Manual de eco

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P. Delegação Regional Norte

Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes

CURSO: TÉCNICO/A DE CONTABILIDADE

UFCD: Estrutura e comunicação organizacional





Objetivos

• Classificar a organização;

• Interpretar a estrutura organizacional;

• Reconhecer os princípios da comunicação organizacional;

• Identificar e caracterizar as funções internas à organização;

• Definir conceitos de qualidade;

Formador: Mónica Gonçalves 2



ORGANIZAÇÃO






Organização

Conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, actuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo pré-determinado através da afectação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar






Organização

Modo como foi estruturado, dividido e executado o trabalho






Organização

• Actuação coordenada: para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas actuem com vista a atingir um objectivo comum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas actividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordenação e controlo é geralmente efectuada por um líder mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efectuadas por todos os membro em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial.






Organização

• Recursos: representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas actividades. Neste recursos incluem-se os recursos humanos, os recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e credibilidade perante o exterior.






Organização

• Afectação eficaz: os recursos organizacionais descritos no ponto anterior são, por definição, escassos, daí que a sua alocação deva ser efectuada eficazmente por forma a que a probabilidade de atingir os objectivos pré-definidos seja a maior possível. É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações.






Organização

• Objectivos: Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro ou, por outras palavras, o propósito que justifica toda a actividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização. Naturalmente, todas as organizações devem determinar não apenas os seus objectivos, mas também definir as medidas e formas de actuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir.






Organização

• Contexto: Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma direta ou indireta, influêcia a sua atuação e o seu desempenho. Nesta envolvente externa inclui-se o contexto económico, tecnológico, sócio-cultural, político-legal, e ainda um conjunto de elementos que actuam mais próximo e directamente com a organização, tais como os clientes, os fornecedores, os concorrentes, as organizações sindicais, a comunicação social, entre outros.




ATIVIDADE

Que tipo de organizações conhece?






Tipos Organizações

• Cooperativas

• Mutualidades

• Instituições sem fins lucrativos

• Voluntariado

• Clubes

• Empresas

• etc




EMPRESA






Empresa

“ Actividade Organizada com carácter económico e profissional com fim de produzir lucro. O titular da empresa poderá ser um comerciante em nome individual ou uma sociedade. ”

Código Comercial






Empresa

Consiste numa sociedade organizada composta de meios humanos, técnicos e financeiros, reunidos tendo em vista a produção de bens e/ou serviços destinados à venda, satisfazendo as necessidades das comunidades onde se encontra inserida






Empresa

A empresa é ainda uma entidade com enquadramento jurídico, económico e

social.






Empresa

O enquadramento jurídico define a forma de constituição e funcionamento do ponto de vista legal.

O enquadramento económico garante que a empresa cumpre os seus objectivos de criação de riqueza.

O enquadramento social garante que a empresa cumpre com os objectivos de desenvolvimento da sociedade em que se insere.

Formador: Mónica Gonçalves

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Empresa

Objectivo

O objectivo último das empresas é: garantir a sua continuidade através da criação de riqueza. Só as empresas que conseguem criar riqueza estão em condições de contribuir para o desenvolvimento da sociedade, quer do ponto de vista económico, quer social.






Empresa

Económicos gerar uma quantidade de dinheiro, proveniente das receitas, superior ao dinheiro necessário para pagar as despesas.

A aplicação desse diferencial – “lucro”, deverá:

• Garantir a sobrevivência da empresa;

• Ser investido no crescimento da empresa;

• Remunerar os accionistas.






Empresa

Objectivos sociais: a empresa deverá contribuir para que seja garantida a estabilidade económica e social da região em que se insere.

Naturalmente que deverá existir um equilíbrio na distribuição da riqueza criada, contemplando os objectivos económicos e sociais






Papel da Empresa na Sociedade

A empresa, tal como a família é uma Célula da Sociedade, e por isso para viver tem de interagir com os outros elementos dessa sociedade.







Mercado Capitais

Mercado Trabalho

Clientes

Fornecedores

Estado

Entidade Sociais/Politicas/Centíficas/ Culturais

Mercado Paralelo







• Mercado de capitais: ao mercado de capitais, a empresa recorre quer para a obtenção de financiamentos, quer para a aplicação dos seus excedentes monetários. O “Custo do dinheiro” e a variedade dos instrumentos financeiros existentes conferem a esta relação uma enorme importância.







• Mercado de trabalho: ao mercado de trabalho vai a empresa recrutar os Recursos Humanos de que necessita. Também aqui a empresa dispõe de várias alternativas, o pessoal próprio ou utilizar a subcontratação de empresas de cedência de pessoal.







• Clientes: a relação fornecedor-cliente desenvolve-se em três fases distintas mas todas elas importantes. – A pré-venda, o fornecedor procura conhecer o mercado e

criar-lhe expectativas. – A venda é o acto físico da troca do produto pelo

pagamento do valor acordado. O preço nem sempre tem uma relação directa com o custo, sendo vulgar definir o preço, como o valor que o cliente está disposto a pagar para obter o produto ou serviço que pretende.

– Na pós-venda assume cada vez maior importância a segurança oferecida ao cliente, através de um serviço pós-venda eficaz.


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• Fornecedores: uma gestão eficiente, passa muito por uma política correcta de selecção de fornecedores. Destacam-se alguns aspectos a ter em consideração: nível de cooperação, nível de diversificação, garantia de continuidade no fornecimento, garantia de confidencialidade.







• Estado: do Estado as empresas têm de obter: segurança, infra-estruturas, garantia de igualdade de tratamento face à lei. Para com o Estado as empresas devem cumprir as suas obrigações legais, nomeadamente pelo pagamento dos seus impostos. A gestão fiscal assume hoje uma enorme importância nos custos das empresas, pelo que se justifica o recurso a especialistas.


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• Entid. sociais/políticas/científicas/culturais:

A acção da empresa não pode ficar delimitada ao espaço físico que ocupa. À empresa cabe um papel importante no desenvolvimento da sociedade em que se insere. As formas de isso ser conseguido diferem, sendo óbvio que uma empresa inserida num meio rural, naturalmente desenvolverá acções diversas duma situada num meio urbano.







• Mercado paralelo: a existência do mercado paralelo é uma realidade que assume níveis de importância diferentes quando se vive em épocas de crise, ou épocas de crescimento. É por isso uma variável que as empresas têm de considerar nas suas estratégias.






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Elementos constituintes da Empresa

Empresa

Terra

Trabalho Capital

Comerciais Administrativo








Financeiros

(Capital)

Capital

Financiamento

Auto-financiamento

Crédito







Físicos/Materiais

(Terra)

Terreno

Edifícios

Equipamento

Maquinaria

Tecnologia Matérias-Primas







Pessoal/Humano

(Trabalho)

Direcção (Nível Institucional)

Executivos (Nível Intermédio)

Técnicos (Nível Intermédio)

Operacionais (Nível Operacional)







Comerciais

Pesquisa de mercado

Promoção

Organização de vendas

Força de vendas

Canais de distribuição





Administrativo

Organização

Planeamento

Controlo



NOÇÕES DE QUALIDADE





Dimensões da qualidade

A Qualidade compreende um conjunto de características que podem ser divididas em 2 categorias:

Características Funcionais- são diretamente úteis ao consumidor e que permitem ao produto dar respostas ao quadro de necessidades do utilizador. Exemplo: velocidade, comodidade…

Características Técnicas - resultam da solução técnica encontrada. Exemplo: material, peso, altura…

Sistema de gestão da qualidade segundo a Norma NP EN ISO 9001: 2000

37 Formador: Mónica Gonçalves





CONCEITOS DA QUALIDADE

Termos relacionados com Qualidade

• Requisito- necessidade ou expectativa expressa,

geralmente implícita ou obrigatória;

• Satisfação de clientes- perceção de clientes quanto ao

grau de satisfação dos seus requisitos.







Conceitos da qualidade

Termos relacionados com Gestão

• Sistema de Gestão da Qualidade- sistema de gestão para dirigir e

controlar uma organização no que diz respeito à qualidade;

• Politica da Qualidade- conjunto de intenções e de orientações de

uma organização relacionadas com a qualidade, como

formalmente expressas pela Gestão de Topo;

• Objetivo da qualidade- algo que se procura obter ou atingir

relativo à qualidade;

• Gestão de topo- pessoa ou grupo de pessoas que dirige e

controla uma organização ao mais alto nível;








Termos relacionados com Gestão

• Planeamento da qualidade- parte da gestão da

qualidade orientada para o estabelecimento dos

objetivos da qualidade e para a especificação dos

processos operacionais e dos recursos relacionados,

necessários para atingir esses objetivos;

• Melhoria continua- atividade permanente com vista a

incrementar a capacidade para satisfazer requisitos.







Conceitos da qualidade Termos relacionados com Processos e Produtos

• Processo- conjunto de atividades interrelacionadas e interatuantes que transformam entradas em saídas;

• Produto- resultado de um processo. Existem 4 categorias genéricas de produtos: serviços, software, hardware e materiais processados;

• Conceção e desenvolvimento- conjunto de processos que transformam requisitos em características especificadas ou em especificações de um produto, processo ou sistema;

• Procedimento- modo especificado de realizar uma atividade ou um processo.







Conceitos da qualidade Termos relacionados com Conformidade

• Conformidade- satisfação de um requisito;

• Não conformidade- não satisfação de um requisito;

• Ação preventiva - ação para eliminar a causa de uma potencial não

conformidade ou de outra potencial situação indesejável;

• Ação corretiva- ação para eliminar a causa de uma não

conformidade detetada ou de outra situação indesejável;

• Correção- ação para eliminar uma não conformidade detetada.








Termos relacionados com Avaliação

• Evidência objetiva- dados que suportam a existência ou a veracidade de algo;

• Inspeção- avaliação da conformidade por observação e julgamento acompanhados, de forma apropriada, por medições, ensaios ou comparações;

• Revisão- atividade realizada para assegurar a pertinência, adequabilidade e eficácia do que estiver em causa, por forma a atingir os objetivos definidos.








Termos relacionados com Auditorias • Auditoria- processo sistemático, independente e

documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objetiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos;

• Programa de Auditoria- conjunto de uma ou mais auditorias planeadas para um dado período de tempo ou com um fim específico;

• Conclusões da auditoria- resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora após ter tido em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações da auditoria.







Conceitos da qualidade Termos relacionados com Auditorias

• Cliente da auditoria- pessoa ou organização que requer uma auditoria;

• Auditado- organização a ser auditada;

• Auditor- pessoa com competência para realizar uma auditoria;

• Perito Técnico- pessoa que possui conhecimento específico ou experiência qualificada sobre o assunto a auditar.






SISTEMA PORTUGUÊS DA QUALIDADE

Estabelecido pelo Decreto-Lei nº 165/83, de 27-04 – SNGQ

Atualizado pelo Decreto-Lei nº 234/93, de 02-07 - SPQ

Novo enquadramento do SPQ pelo DL nº 4/2002, de 04-01

Atualizado pelo Decreto Lei 140/2004, de 08/06

O Sistema Português da Qualidade

constitui o enquadramento legal e

institucional para os assuntos da

Qualidade em Portugal






SISTEMA PORTUGUÊS DA QUALIDADE

DEFINIÇÃO

O SPQ é a estrutura organizacional que engloba, de forma integrada, as entidades envolvidas na qualidade e que assegura a coordenação dos três Subsistemas:

Normalização

Qualificação

Metrologia.




INSTITUTO

PORTUGUÊS

DA QUALIDADE

METROLOGIA

Científica (Fundamental)

Industrial

Legal

NORMALIZAÇÃO

Organismo Nacional

de Normalização

Organismos Setoriais QUALIFICAÇÃO

Acreditação

• Laboratórios

• Organismos de Inspeção

• Organismos de Certificação

Certificação

• Organizações

• Produto/ Serviços

• Pessoas

OS TRÊS SUBSISTEMAS






Qualificação

• A Qualificação abrange duas atividades

Acreditação Certificação

00/XXX.000

CertificaçãoImagem do OC






• A Acreditação tem como objetivo a avaliação da

competência técnica de entidades para fornecerem

serviços de acordo com determinadas normas ou

especificações técnicas

• A Acreditação é evidenciada através de um certificado

emitido pelo organismo acreditador, onde é descrito o

âmbito da acreditação, assim como os documentos de

referência que a entidade cumpre

• Confere o direito ao uso de uma marca

Acreditação






Certificação Procedimento pelo qual uma terceira parte dá uma garantia escrita de que um produto, um serviço ou um sistema está conforme com determinadas exigências (normas ou especificações técnicas aplicáveis).

Certificação de Produtos e Serviços

Certificação de Sistemas de Gestão

Certificação de Pessoas






A Certificação do Sistema de Gestão, consiste no reconhecimento formal por um Organismo de Certificação independente e acreditado (terceira parte), após a realização de uma auditoria, que o Sistema de uma organização cumpre com as normas aplicáveis:

–Gestão da Qualidade (ISO 9001, QS 9000)

–Gestão Ambiental (ISO 14001)

– Gestão da Segurança (OHSAS 18001, NP 4397)

Dando lugar à emissão de um certificado e permitindo o uso de uma marca na documentação

Certificação de sistemas

00/XXX.000







Normalização O IPQ é o Organismo Nacional de Normalização.

Nessa qualidade desenvolve a coordenação global do Subsistema da Normalização, através:

da disponibilização do Programa Anual de Normalização;

da promoção da participação nacional na normalização europeia e internacional;

da votação de documentos normativos;

da coordenação dos Organismos de Normalização Sectorial e das comissões Técnicas Portuguesas;

da aprovação e homologação das Normas Portuguesas.

Nessa qualidade representa Portugal nas estruturas europeias e internacionais de Normalização






Normalização

São consideradas Normas Portuguesas: NP, NPEN, NPENISO.

As NP são elaboradas por Comissões Técnicas Portuguesas

de Normalização, nas quais é assegurada a possibilidade de

participação de todas as partes interessadas. Exs. de CT’s:

– CT27 Cabos de aço

– CT 41 Cereais e derivados

– CT 88 Águas Minerais

– CT 95 Colas

– CT 104 Betões

– CT 139 Aparelhos Sanitários






Metrologia

• MISSÃO

Assegurar o rigor e a rastreabilidade das medições no território nacional, concretizando o objetivo Constitucional de soberania no domínio dos padrões de medida e do controlo dos instrumentos de medição necessários à industria e à sociedade portuguesa em geral.






Metrologia • VISÃO

- Ser um suporte da competitividade nacional e do bem estar dos cidadãos, por via de uma infra-estrutura metrológica tecnologicamente evoluída;

- Ser a entidade nacional de referência na rede metrológica europeia em construção, contribuindo para a liderança da Europa no quadro da economia mundial.






Metrologia Científica

Trata da conservação, manutenção e desenvolvimento de padrões nacionais e é responsável pela rastreabilidade dos padrões de referência.

Industrial

Trata das técnicas e garantias de rastreabilidade das medições durante o processo de fabrico, inspeção e

controlo da qualidade. (USO FACULTATIVO)

Legal

Trata do controlo metrológico para assegurar a defesa do consumidor nas transações comerciais, na saúde, nas questões de segurança e ambientais(USO OBRIGATÓRIO)




MELHORIA CONTÍNUA DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

P A R T E S

I N T E R E S S A D A S

R e q u i s i t o s

S a t i s f a ç ã o

P A R T E S

I N T E R E S S A D A S

Responsabilidade da gestão

Gestão de recursos

Medição, análise,

melhoria

Realização do produto Produto

Input Output

Actividades que acrescentam valor

Fluxo de Informação

Modelo de organização da norma Iso 9001:2000




FAMÍLIA ISO 9000 ISO 9000:2005

Sistemas de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário

ISO 9001:2000 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos

ISO 9004:2000 Sistemas de Gestão da Qualidade Linhas de Orientação para a Melhoria do Desempenho






A ISO 9001:2000 estabelece um conjunto de requisitos, que

podemos considerar como mínimos que um SGQ deve cumprir

para satisfazer o cliente e cumprir os requisitos especificados

para o produto e/ou serviço.

Esta Norma é a mais usada e conhecida, uma vez que é

utilizada para o reconhecimento de SGQ por entidades

certificadoras.

A iso 9001: 2000 “sistemas de gestão da qualidade- requisitos”






Estrutura das normas

• A estrutura das Normas ISO 9001:2000 e ISO 9004:2000

consiste nas seguintes 8 Cláusulas:

1. Campo de aplicação

2. Referência normativa

3. Termos e definições

4. Sistema de gestão da qualidade

5. Responsabilidade da gestão

6. Gestão dos recursos

7. Realização do produto (e/ou serviço)

8. Medição, análise e melhoria






Compatibilidade com outros sistemas

• A compatibilidade com a ISO 14001:2004- Sistemas de Gestão Ambiental, permitindo uma mais fácil integração;

• O objetivo é assegurar que os elementos comuns das duas séries possam ser facilmente implementados, de modo partilhado no todo ou em parte, pelas organizações, sem duplicações necessárias ou imposição de requisitos incompatíveis ou conflituosos.






Iso 9001:2000: requisitos de aplicação-

• Os requisitos da ISO 9001:2000 são genéricos e pretende-se que sejam aplicáveis a todas as organizações, independentemente do:

- Tipo

- Dimensão

- Produto ou serviço que proporcionam

• Apenas são permitidas EXCLUSÕES na cláusula 7 e não podem afectar a:

- Aptidão da organização;

- A responsabilidade da organização para proporcionar um produto que vá ao encontro dos requisitos do cliente e regulamentos aplicáveis.






Iso 9001:2000

Sistema de Gestão da Qualidade

Requisitos gerais

Requisitos da documentação






Requisitos gerais A organização deve estabelecer, documentar, implementar e manter um sistema de gestão da qualidade e melhorar a sua eficácia de acordo com os requisitos desta norma.

A organização deve:

a) Identificar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e para a sua aplicação em toda a organização;

b) Determinar a sequência e interacção destes processos;

c) Determinar critérios e métodos necessários para assegurar que tanto a operação como o controlo desses processos são eficazes;

d) Assegurar a disponiblidade de recursos e de informação necessários para suportar a operação e a monitorização destes processos;

e) Monitorizar, medir e analisar estes processos.






f) Implementar ações necessárias para atingir os resultados

planeados e a melhoria continua destes processos.

Estes processos devem ser geridos de acordo com os requisitos desta Norma.

Em caso de subcontratação de um Processo que afete a conformidade de produto com os requisitos, a organização deve assegurar o controlo sobre tais processos. O controlo de tais processos deve ser identificado dentro do Sistema de Gestão da Qualidade.

Requisitos gerais







GENERALIDADES

A documentação do sistema de gestão da qualidade deve incluir:

a) Declarações documentadas quanto à política da qualidade e os objectivos da qualidade;

b) Manual da Qualidade

c) Procedimentos documentados requeridos por esta norma;

d) Documentos necessários para a organização assegurar o planeamento, a operação e controlo eficazes dos seus processos

e) Registos requeridos por esta Norma (veja-se 4.2.4)

Nota: Onde aparecer o termo “procedimento documentado” nesta norma, quer dizer que o procedimento está estabelecido, documentado, implementado e mantido. A documentação pode ter qualquer formato ou tipo de suporte.






Procedimentos Documentados exigidos pela Norma

Controlo de documentos

Controlo dos Registos da Qualidade

Auditorias internas

Controlo de Produtos não conformes

Acções Corretivas

Ações Preventivas






Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes Documentação do SGQ

A documentação do SGQ inclui: –Política da qualidade e seus objectivos- conjunto de

intenções e de orientações de uma organização, relacionadas com a qualidade tal como formalmente expressas pela Gestão de Topo;

–Manual da qualidade- documento que especifica o SGQ de uma organização;

–Procedimentos documentados- documentos que especificam o modo de realizar uma actividade ou um processo;

–Instruções de trabalho- documentos que definem como se realiza uma actividade;






A documentação do SGQ inclui:

Formulários- documentos desenvolvidos para registar dados;

Planos da qualidade- documentos que especificam quais os procedimentos e recursos associados a aplicar, por quem e quando, num projecto, produto, processo ou contrato específico;

Especificações- documentos que estabelecem requisitos;

Documentos externos- documentos que têm origem externa à organização

Registos- documentos que expressam resultados obtidos ou fornecem evidências das actividades realizadas.

Documentação do SGQ






A documentação do SGQ pode estar em qualquer tipo de suporte (papel ou electrónico):

Em qualquer altura, o pessoal apropriado tem acesso à mesma informação actualizada

Os acessos e as alterações são facilmente efectuados e controlados

A distribuição é imediata e facilmente controlada, com a possibilidade de impressão em papel

Há acesso remoto aos documentos

A remoção de documentos obsoletos é simples e eficaz







Manual da Qualidade

O Manual da qualidade é exclusivo de cada organização

– Estrutura: • Título e Campo de aplicação: deverá especificar e

definir a organização à qual o manual se aplica e especificar qual o referencial normativo.

• Índice: listar o número e o título de cada secção bem como a sua localização

• Verificação, aprovação e revisão: tem de ser evidenciado qual o estado de verificação, aprovação, revisão e data do manual







Manual da Qualidade Política da Qualidade e Objectivos: a política inclui o compromisso de agir em conformidade com os requisitos e melhorar continuamente a eficácia do SGQ. Os objectivos decorrem da política da qualidade. Quando estes estão quantificados tornam-se metas e são mensuráveis.

Organização, responsabilidade e autoridade: Deve descrever a estrutura da organização. As responsabilidades, autoridades e inter-relações podem ser indicadas através de organogramas, fluxogramas eou descrição de funções.

Referências: deve incluir uma lista dos documentos referidos mas não incluídos no Manual.







Manual da Qualidade

Descrição do SGQ: o MQ deverá descrever o SGQ e a sua implementação. Deve incluir as descrições dos processos e respetivas interações , bem como os procedimentos documentados ou referência aos mesmos. O SGQ deve estar documentado seguindo a estrutura da norma ou o fluxo do processo. O MQ deve refelctir os métodos que a organização utiliza para satisfazer a sua política e os seus objetivos.

Anexos: O MQ pode conter anexos com informação de suporte







Procedimentos Documentados

Estrutura e formato: A organização terá de definir o formato dos

procedimentos documentados considerando formas como

sendo tabelas, texto, fluxogramas, ou qualquer método

apropriado.

Os procedimentos documentados podem fazer referência a

instruções de trabalho que definam como se realiza uma

actividade. Os procedimentos descrevem actividades que

envolvem várias funções, equanto as instruções de trabalho

aplicam-se a tarefas próprias da função.







Procedimentos Documentados

Conteúdo

Título: Deverá identificar claramente o PD

Objectivo: Definção do objectivo do PD

Campo de aplicação: Referir as áreas incluídas e as excluídas do campo de aplicação

Responsabilidade e autoridade: Identificar a responsabilidade e autoridade das pessoas e/ou funções organizacionais através, por ex., de fluxogramas e de textos descritivos consoante o apropriado.








Procedimentos Documentados Descrição das actividades – Aspectos a incluir: –Definição de necessidades da organização, clientes e fornecedores

–Descrição dos processos

–Definição do que é para fazer, por quem ou por que função organizacional, porquê, quando, onde e como

–Descrição dos controlos do processo

–Definição da documentação apropriada

–Definição das entradas e saídas do processo

–Definição das medições a fazer

A organização pode decidir que alguma desta informação conste de uma instrução de trabalho






Procedimentos Documentados Registos: Convém identificar nesta secção do PD os registos referentes às actividades nele descritas. Convém identificar os formulários a utilizar para estes registos. Deverá explicar o método de preenchimento, arquivo e manutenção dos registos.

Anexos: Pode conter anexos com informação de suporte, como sendo, tabelas, gráficos, fluxogramas e formulários

Verificação, aprovação e revisão: deve ser evidênciado o estado de verificação e aprovação, estado e data da revisão do PD.

Identificação das alterações: Identificar a natureza das alterações, no próprio documento ou em anexos apropriados.







Instruções de Trabalho Estrutura e Formato: descrever a realização de todo o trabalho que poderia ser prejudicado pela falta de tais instruções. As IT deverão conter um título e uma identificação única. Os PD podem incluir ou referir as IT.

Conteúdo: As IT devem descrever as ac«tividades críticas. Convém evitar pormenores que não acrescentem controlo sobre as actividades.

Tipos de IT: Devem expressar o propósito, o âmbito de trabalho e os objetivos e que referências os procedimentos documentados pertinentes. Devem expressar a ordem ou a sequência das operações, refletindo os requisitos e as atividades relevantes.








Instruções de Trabalho Verificação aprovação e revisão: Terá de se evidenciar a verificação e a aprovação das instruções de trabalho bem como o estado e data de revisão.

Registos: Devem ser definidos os registos especificados na IT. Devem existir regras de preenchimento, arquivo e manutenção dos registos assim como identificação dos formulários a utilizar

Identificação das alterações: Identificar a natureza no próprio documento ou em anexos apropriados.






– Formulários:

São desenvolvidos para registar dados que

demonstrem conformidade com os requisitos do

SGQ. Deverão conter título, nº de identificação,

estado e data de revisão. Convém que os formulários

estejam referidos ou anexados no Manual da

Qualidade, nos PD e/ou IT







Planos da Qualidade

– O plano da qualidade faz parte do SGQ

– Deve identificar e documentar como é que a organização irá atingir os requisitos que são exclusivos de um determinado produto, processo, projecto ou contrato.

– Convém definir o campo de aplicação do plano da qualidade.

– O plano da qualidade pode incluir, instruções de trabalho e/ou registos que sejam exclusivos.







• Especificações

– As especificações são documentos que estabelecem requisitos. As especificações são únicas para os produtos/organizações.

• Documentos externos

– A organização deve considerar os documentos externos e o respectivo controlo no seu SGQ. Os documentos externos podem incluir ´desenhos de clientes, especificações, normas, códigos e manuais de manutenção.

• Registos:

– Expressam os resultados obtidos ou fornecem evidência de que as actividades referidas nos PD e IT foram realizadas. Convém que indiquem a conformidade com os requisitos do SGQ





RESUMINDO......

Documento – conjunto de dados com significado e respetivo meio de suporte.

Procedimento – modo especificado de realizar uma atividade ou um processo, podendo ser ou não documentado.

Registo – documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidência das atividades realizadas.

Instrução de Trabalho – expressa a ordem ou sequência das operações, das atividades criticas.






FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE

• A gestão de topo deve assegurar que os

requisitos do cliente são determinados e

que foi ao seu encontro, tendo em vista

aumentar a satisfação do cliente






Responsabilidade, autoridade e comunicação

• A gestão de topo deve assegurar que as responsabilidades e as autoridades são definidas e comunicadas dentro da organização

Responsabilidade e autoridade






Representante da gestão

A gestão de topo deve designar um membro da gestão que, independentemente de outras responsabilidades deve ter a responsabilidade e autoridade que incluam:

a) Assegurar que os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade são estabelecidos, implementados e mantidos;

b) Reportar à gestão de topo o desempenho do sistema de gestão da qualidade e qualquer necessidade de melhoria;

c) Assegurar a promoção da consciencilização para com os requisitos do cliente em toda a organização;






Comunicação interna

• A gestão de topo deve assegurar o

estabelecimento de processos de

comunicação apropriados dentro da

organização e que a comunicação tem lugar

no que diz respeito à eficácia do Sistema de

Gestão da Qualidade

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Recursos humanos

• O pessoal que desempenha trabalho que afeta a qualidade do produto deve ter competência com base em escolaridade, formação, saber fazer e experiência apropriados.

Generalidades






Competência, consciencialização e formação

A organização deve:

a) Determinar a competência necessária para o pessoal que desempenha o trabalho que afecta a qualidade do rpoduto;

b) Proporcionar formação ou empreender outras acções que satisfaçam estas necessidades;

c) Avaliar a eficácia das acções empreendidas;

d) Assegurar que o seu pessoal está consciente da relevância e da importância das suas actividades e de como as mesmas contribuem para serem atingidos os objectivos da qualidade;

e) Manter registos apropriados da escolaridade, formação, saber fazer e experiência






Infra-estrutura

• A organização deve determinar, proporcionar e manter a infra-estrutura necessária para atingir a conformidade com os requisitos do produto.

• A infra-estrutura inclui, conforme aplicável:

a) Edifícios, espaços de trabalho e meios associados;

b) Equipamento do processo (tanto hardware como software);

c) Serviços de apoio (tais como transportes ou comunicação).






Ambiente de trabalho

• A organização deve determinar e gerir o ambiente de gerir o ambiente de trabalho necessário para atingir a conformidade com os requisitos do produto




A IMPORTÂNCIA DA CERTIFICAÇÃO

ASPECTOS A CONSIDERAR





A Certificação do Sistema de Gestão, consiste no reconhecimento formal por um Organismo de Certificação independente e acreditado (terceira parte), após a realização de uma auditoria, que o Sistema de uma organização cumpre com as normas aplicáveis:

- Gestão da Qualidade (ISO 9001, QS 9000)

- Gestão Ambiental (ISO 14001)

- Gestão da Segurança (OHSAS 18001, NP 4397)

dando lugar à emissão de um certificado e permitindo o uso de uma marca na documentação.

Certificação 00/XXX.000







Preocupações básicas das empresas no domínio da certificação

O meu produto é abrangido por Directivas comunitárias?

O seu uso pode envolver riscos de segurança saúde ou ambiente?

Há legislação de certificação sobre a minha actividade?

Tenho dificuldades de exportação para outros países?

Que vantagem poderá ter a certificação voluntária no meu caso?

Posso confiar na competência do meu laboratório?

Onde poderei realizar calibrações crediveis?

No meu sector, já existem empresas com sistemas gestão certificados?




Seis mitos sobre a certificação

1. A certificação não é um prémio. É um reconhecimento que se atingiu um determinado nível de organização interna

2. A certificação não é obrigatória

É uma opção voluntária que tem de ser tomada pela empresa

3. A certificação da empresa não certifica os produtos

Refere-se ao sistema de garantia da qualidade que foi implementado na empresa, e não à qualidade dos produtos ou serviços fornecidos aos clientes






4. A certificação não é para sempre. Anualmente é realizada uma auditoria, e ao fim de três anos a certificação caduca, sendo suscetível de renovação

5. A certificação não é o grande objetivo da qualidade. Não significa que se atingiu um elevado nível de qualidade. Antes pelo contrário, a certificação deve ser encarada como o limiar mínimo. Existe depois um longo caminho a percorrer para a qualidade total, que não termina nunca

6. A certificação não garante o sucesso da empresa É necessário ter um bom produto e capacidade de

gestão e de inovação

Seis mitos sobre a certificação






CER

TIFI

CA

ÇÃ

O D

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DA

QU

ALI

DA

DE

Contacto inicial e questionário

Proposta e pedido de registo

Sim

Análise da documentação do SQ

OK? Não

Sim

Não

OK?

Auditoria de Concessão

Certificação

Auditoria de Seguimento

OK?

Não

Sim

Auditoria de Acompanhamento (anual)

Auditoria de Acompanhamento (anual)

Renovação

Auditoria de Renovação 3ª

Fa

se

2ª

Fase

1ª

Fase




Vantagens da certificação

Melhoria da organização interna

Melhoria da imagem

Aumento da satisfação/confiança dos clientes

Confiança no Sistema

Melhoria da posição competitiva

Redução de custos

Acesso a determinados mercados e concursos

Assegura menor risco para quem compra ou subcontrata






Vantagens da certificação

Permite a divulgação das Empresas Certificadas

Dispõe de apoios de fundos comunitários

É uma das componentes que pode assegurar:

ao fornecedor, que o seu produto e/ou serviço

cumpre as especificações do comprador;

ao comprador, que a qualidade dos produtos e/ou

serviços que estão a ser adquiridos é a pretendida






Higiene, segurança e saúde no trabalho

Até meados séc. XIX valoriza-se a em detrimento da e mesmo a vida do trabalhador.

A partir da década de 50/60 surgem as primeiras tentativas sérias na área da HSST/legislação.







Legislação actual – permite a protecção eficaz de quem integra actividades industriais, ou outras.

A aplicação da legislação deve ser entendida como o melhor meio de as empresas e os trabalhadores (produtividade, competitividade).







Higiene e segurança …qual a ligação entre estas actividades?

Segurança

Higiene Objectivo: Garantir

capazes de manter um nível de dos colaboradores e trabalhadores de uma empresa.







Higiene do trabalho

Combater, dum ponto de vista não médico, as

, identificando os que podem afectar o

do trabalho e o , visando eliminar ou

reduzir os riscos profissionais







Segurança no trabalho

Combater, dum ponto de vista não médico, os

eliminando as

do

ambiente (=riscos profissionais)

os

trabalhadores a utilizarem medidas

105







Acidentes • Acontecimento imprevisto, que resulta em ferimento, dano, prejuízo, avaria, ruína, etc. •Resultado de um conjunto de factores, nomeadamente, falhas humanas e falhas materiais







Acidente de Trabalho

É o que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da empresa, provocando ou

que cause a , a ou da para o trabalho, ou …







Doenças Profissionais

São aquelas que são adquiridas na sequência do exercício do trabalho em si (o trabalho é determinante para o seu aparecimento).

Doenças do Trabalho

São aquelas que são decorrentes das condições especiais em que o trabalho é realizado.







Acidente de Trabalho

Acidente sem afastamento

Acidente com afastamento – se o trabalhador não

retornar até ao dia seguinte

Incapacidade temporária – perda da capacidade para o trabalho por um

período limitado de tempo.

Incapacidade parcial e permanente – diminuição , por toda a vida, da

capacidade física total para o trabalho.

Incapacidade total e permanente – é a invalidez incurável para o trabalho.







Custos directos: assistência médica e indemnizações; Custos indirectos: perda de horas de trabalho pela vítima e de testemunhas, responsáveis; interrupções da produção; substituições; etc.

Qual a relação entre Condições de Trabalho e a Produtividade/Qualidade?

Diminuição quantitativa e qualitativa da produtividade (aumento de peças defeituosas e dos desperdícios de material)

Acidentes

Fadiga devido a horários excessivos e más condições de trabalho







A produtividade é afectada por:

Produtividade

Um meio ambiente que exponha os trabalhadores a riscos profissionais graves (acidentes de trabalho e doenças profissionais)

Insatisfação dos trabalhadores face a condições de trabalho

que não estejam em harmonia com as suas características

físicas e psicológicas







Relação entre as condições de HSST e o desempenho das empresas:

-Melhores condições de HSST

-Maior satisfação dos trabalhadores

Aumento de Produtividade

Maior competitividade






Trabalho

Para o Homem o trabalho representa:

Uma necessidade económica;

Uma vocação;

Uma satisfação;

Um direito e um dever.






Higiene no Trabalho

O que é? Condições de Higiene das matérias primas e

de todos os materiais utilizados pelo

trabalhador.

Qual o objectivo? Prevenção de Doenças Profissionais


http://images.google.pt/imgres?imgurl=http://www.monumenta.gov.br/site/wp-content/uploads/2008/05/027-no-serro-durante-o-processo-de-enformacao-e-prensagem-manual-vira-se-o-queijo-na-forma-e-308px.jpg&imgrefurl=http://www.monumenta.gov.br/site/?p=367&h=231&w=308&sz=61&hl=pt-PT&start=8&um=1&usg=__xMsmYC3HHM2LZDL47ihVteetGYc=&tbnid=34kNz_2SdX1bqM:&tbnh=88&tbnw=117&prev=/images?q=trabalhador+do+queijo&um=1&hl=pt-PT&sa=G





Segurança no Trabalho

O que é? Respeito/comprimento das normas de

segurança de todo o equipamento utilizado

pelo trabalhador.

Qual o objectivo? Prevenção de Acidentes de Trabalho


http://www.sinduscon-fpolis.org.br/images/IG4cont.gif

http://www.proec.ufg.br/revista_ufg/fome/images/saude1.jpg





Saúde no Trabalho

Higiene

O que é?

Conjunto de técnicas médicas que visam prevenir

doenças profissionais.

Segurança Saúde + = /

Medicina no Trabalho 116






Resumo

Higiene no trabalho

Segurança no trabalho

Saúde no trabalho

Previne


Acidentes Profissionais





ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO





119


Organização

Processo de estabelecer relações entre as pessoas e os recursos disponíveis tendo em vista os objectivos que a empresa como um todo se propõe atingir.






120

Para executar qualquer tarefa com sucesso, é preciso que nos organizemos antes.

Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. Mas pensar em quê?


• Na maneira mais simples de fazer a tarefa, evitando complicações ou controles

exagerados.

• No modo mais barato de fazer a tarefa.

• No meio menos cansativo para quem vai realizar a tarefa.

• Num procedimento que seja mais rápido.

• Em obter a melhor qualidade e o resultado mais confiável.

• Na maneira menos perigosa de fazer a tarefa.

• Numa forma de trabalho que não prejudique o meio ambiente, ou seja, que não cause poluição do ar, da água e do solo.






121

FORMAS DE ENCARAR A ORGANIZAÇÃO DE TRABALHO

1.Análise de funções

O planeamento da mão-de-obra passa por uma adequação entre as pessoas e os postos

de trabalho, assegurando que estejam disponíveis os recursos humanos, quando

necessários;

Contudo, este processo não pode nem deve ser estático (pois as funções estão sempre

em constantes modificações) devendo considerar as capacidades humanas, as

considerações tecnológicas e comerciais;

ERGONOMIA - do Grego ergon, trabalho + nomos, lei. Conjunto de conhecimentos científicos relativos

ao homem e necessários à concepção de instrumentos, máquinas e dispositivos que possam ser

utilizados com o máximo de conforto e eficácia (Wisner - 1972).

A Ergonomia tem por objectivo adaptar o trabalho ao homem.






122

2. Conteúdo do trabalho

Uma adequada organização do trabalho, que pretende não só o aumento da produtividade, como a diminuição do risco e acidentes, deve ter em conta factores como:

Monotonia repetição

➢ Estão frequentemente associadas a alterações do estado de saúde, condicionando

patologias com riscos cardiovasculares, hipertensão e depressão;

➢ Descontentamento por parte dos trabalhadores, o que a curto/médio prazo origina uma

redução do desempenho, da satisfação e da realização, com efeitos sobre a produtividade.

LER - Lesão por Esforço Repetitivo. Conjunto de Síndromes (quadros clínicos/patologias /doenças) que atacam os nervos músculos e tendões (juntos ou separadamente). DORT- Distúrbio Osteomuscular Relacionado ao Trabalho. É exactamente igual a LER porém identifica exactamente a origem do problema: o trabalho. Elas são sempre degenerativas e cumulativas e sempre precedidas de alguma dor ou incómodo.


http://www.ergonet.com.br/













http://novo.almanaquebrasil.com.br/wp-content/uploads/2009/01/68informatica.gif





123

2. Conteúdo do trabalho

Motivação

Este conceito remete para a satisfação das necessidades do sujeito. Ao nível organizacional, encontramos as necessidades:

físicas (como as condições de trabalho);

segurança (relacionadas com o tipo de vínculo com a empresa);

relacionamento (através do estabelecimento de relações interpessoais);

realização (que passam não só pelo desempenho mas pelo alcance de objectivos);

responsabilidade (relacionadas coma liderança e a delegação de funções);

desenvolvimento (associadas à informação/formação);

reconhecimento (recompensas, salários e prémios).






124

Autonomia

Representa a possibilidade que um trabalhador tem de poder controlar o método

de trabalho ou ordem de execução das tarefas, dentro dos procedimentos estabelecidos. Permitir um maior nível de autonomia dos trabalhadores permite aumentar o grau

de satisfação no trabalho, evitando a saturação.

Ritmo de trabalho Representa o tempo que o trabalhador utiliza para executar uma tarefa, devendo ser

tido em conta que o ritmo está directamente associado como esforço que o trabalhador tem

de prestar. Quando um indivíduo sente que não existe modo ou forma de alcançar as exigências

estabelecidas pelo ritmo de trabalho, desencadeia-se uma reacção de stress, e

consequentemente, fadiga física e cansaço psíquico.


http://images.google.com/imgres?imgurl=http://3.bp.blogspot.com/_rXu3elTryY8/SeSZn2J9NYI/AAAAAAAAACo/OWgNSwOKTwg/s320/asas_do_conto.gif&imgrefurl=http://grupomoore.wikispaces.com/A+teoria+da+dist%C3%A2ncia+Transaccional&usg=__gysP8vUGNq6m1_s-W-X34ta_5yA=&h=300&w=320&sz=92&hl=pt-PT&start=43&sig2=EPAAGpsHdEewkjiEgH0EEw&um=1&itbs=1&tbnid=yvDiZZ5PrLMbaM:&tbnh=111&tbnw=118&prev=/images?q=Autonomia&ndsp=18&hl=pt-PT&sa=N&start=36&um=1&ei=onkWS5z-GovI-QbyjJSnBQ

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125

Quantidade de trabalho

Representada através do volume que um trabalhador tem de executar durante um dia de

trabalho, devendo esta ser ajustada a cada pessoa em função do sexo, da idade, da

experiência, etc.

Responsabilização

É importante criar condições para o desenvolvimento de responsabilidades laborais, tendo

em consideração a articulação entre o nível exigido pela tarefa e o grau de

responsabilidade que cada trabalhador está disposto a assumir.

Automatização

Pode permitir a redução da carga física excessiva e a diminuição das tarefas repetitivas,

podendo por outro lado apresentar desvantagens como a diminuição do conteúdo da tarefa,

especialmente no que diz respeito à autonomia e à capacidade de tomar decisões.

Grau de atenção

Tanto os trabalhos que requerem um elevado nível de atenção como os

que requerem um baixo nível, podem originar efeitos negativos: No 1º caso, podem ocorrer alterações da percepção sensorial,

Representando um aumento dos riscos para a saúde; Enquanto no 2º caso, pode surgir uma perigosa sensação de alheamento.






126

Descubra as más práticas e dê uma solução para as mesmas






127

3. Tempo de trabalho

A organização do tempo de trabalho tem efeitos sobre a saúde, visto poder afectar a

qualidade de vida tanto na actividade profissional como nas relações extra laborais.

A organização do trabalho deve ter em conta os horários, o trabalho nocturno e por

turnos, o pluriemprego, o ritmo excessivo, as horas extraordinárias excessivas, a

programação dos ciclos de trabalho.

O tempo de trabalho corresponde ao período durante o qual o trabalhador está a trabalhar ou se encontra à disposição

da entidade patronal e no exercício da sua actividade ou das suas funções, de acordo com a legislação e/ou a prática nacional.

4. Carga física Tipo de organização laboral que visa assegurar

a continuidade da produção (de bens e/ou

serviços) pela presença de várias equipas que

trabalham em tempos diferentes num mesmo posto de trabalho. Inclui turnos rotativos como os turnos fixos nocturnos.






128

5.Carga mental

Corresponde ao nível de actividade ou quantidade de esforço mental requerido para que o

trabalhador obtenha um resultado concreto;

Relação entre as solicitações efectuadas ao indivíduo e a sua capacidade para tratar essa informação; A avaliação da carga mental deve ter em consideração os aspectos cognitivos, emocionais, motivacionais e relacionais implicados em maior ou menor grau no trabalho;

É importante encontrar um equilíbrio adequado entre as capacidades individuais e a exigência

que decorre da realização da tarefa (quantidade de informação a tratar, natureza dessa

informação, sua complexidade, ritmo de execução da tarefa, etc.)

Pode ocorrer:

Sobrecarga (capacidades psíquicas e sociais solicitadas em excesso);

Subcarga (solicitação insuficiente).






129

Desencadeadores da carga mental:

Pressão pela falta de tempo;

Realização de tarefas que implicam a elaboração simultânea de actividades diferentes

e que muitas vezes requerem exigências opostas;

Realização de tarefas complexas;

A carga emocional que pode estar subjacente à execução de determinadas tarefas.


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130

Factores de Risco na organização do trabalho

•Monotonia

•Autonomia

•Ritmo de trabalho

•A comunicação

•Participação

•Identificação com a tarefa

•O tipo de liderança

•Estabilidade de emprego

•Relações interpessoais

•A organização do trabalho é apenas uma das variáveis que determina a situação

de trabalho.

•Outras, igualmente importantes são, a tecnologia, o próprio indivíduo, o grupo, a cultura da empresa, o ambiente físico, etc.






131

Novas Formas de Organização do Trabalho (N.F.O.T.) → Elevar o nível de satisfação dos trabalhadores;

→ Aumentar o rendimento do trabalho.

→ A reorganização do trabalho consiste, basicamente, em mudanças feitas tanto a

montante como a jusante da produção, no sentido horizontal e vertical.

Rotação de tarefas

Equiparar as qualificações;

Dar polivalência aos colaboradores;

Evitar a rotina/monotonia, proporcionando maior diversidade de tarefas;

Combater a desmotivação, o absentismo e o turn over.

Risco: O trabalhador pode percepcionar a polivalência como um acréscimo de carga física

e/ou mental.


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132

Alargamento de tarefas

•Consiste na integração de tarefas (ou de um conjunto de tarefas) da mesma

natureza. Trata-se sobretudo de um alargamento horizontal;

•Ao gestor vem permitir:

Maior variedade e diversidade do trabalho;

Maior duração do ciclo de trabalho; Maior flexibilidade do colaborador e do modo como organiza o trabalho.






133

Enriquecimento de tarefas.

•Consiste basicamente na adição de novas tarefas

qualitativamente diferentes;

•Trata-se de um alargamento horizontal e vertical de tarefas;

•Consiste em modificar cada tarefa individual de maneira a

adquirir certas características correspondentes aos factores de

motivação do trabalhador

(ex.: aumentar o grau de

iniciativa o trabalho, delegar autoridade).






134

Em resumo:

➢ O trabalho, além de possibilitar crescimento, transformações,

reconhecimento e independência pessoal e profissional também pode causar

problemas de insatisfação, desinteresse, apatia e irritação.

➢ Os princípios que se adotam na promoção

e proteção da saúde, mais do que uma

responsabilidade social, traduzem o valor que a organização dá à preservação das

pessoas (o seu capital mais precioso) e são o espelho da própria cultura da

organização.






135

Artigo 15.º

Obrigações dos trabalhadores

1 - Constituem obrigação dos trabalhadores:

a) Cumprir as prescrições de segurança, higiene e saúde no trabalho estabelecidas

nas disposições legais ou convencionais aplicáveis e as instruções determinadas com

esse fim pelo empregador;

b) Zelar pela sua segurança e saúde, bem como pela segurança e saúde das outras

pessoas que possam ser afectadas pelas suas acções ou omissões no trabalho;

c) Utilizar correctamente, e segundo as instruções transmitidas pelo empregador,

máquinas, aparelhos, instrumentos, substâncias perigosas e outros equipamentos e

meios postos à sua disposição, designadamente os equipamentos de protecção

colectiva e individual, bem como cumprir os procedimentos de trabalho

estabelecidos; Formador: Mónica Gonçalves





136

Artigo 15.º

Obrigações dos trabalhadores

1 - Constituem obrigação dos trabalhadores:

d) Cooperar, na empresa, estabelecimento ou serviço, para a melhoria do sistema de

segurança, higiene e saúde no trabalho;

e) Comunicar imediatamente ao superior hierárquico ou, não sendo possível, aos

trabalhadores a que se refere o artigo 13.º as avarias e deficiências por si

detectadas que se lhe afigurem susceptíveis de originarem perigo grave e iminente,

assim como qualquer defeito verificado nos sistemas de protecção;

f) Em caso de perigo grave e iminente, não sendo possível estabelecer contacto

imediato com o superior hierárquico ou com os trabalhadores que desempenham

funções específicas nos domínios da segurança, higiene e saúde no local de

trabalho, adoptar as medidas e instruções estabelecidas para tal situação.






137

ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO Capacidade de estabelecer planos, metas e prazos, distribuindo adequadamente as actividades e

acompanhando sua execução. No exercício de suas funções de gestor, o (a) Sr. (a) é solicitado a rever os processos de trabalho da sua unidade

pois, o impacto das tendências e acções resultantes da sua gerência tem comprometido, limitando o alcance

dos objectivos finais. Que medidas o (a) Sr. (a) adoptaria?






138

Lista de verificação do bom trabalho em equipa

1. Os objectivos e metas estão claros? 2. A qualidade de comunicação é boa e eficaz?

3. A equipa está preparada para encontrar um problema e resolver? A capacidade de resolução de conflitos é

real ou fica apenas no projecto? 4. A equipa é auto-motivada?

5. Há confiança estabelecida entre todos os membros da equipa?

6. E a cooperação, todos ajudam-se mutuamente ou é cada um por si?

7. As pessoas buscam trazer respostas criativas para a solução dos problemas?

8. Os colaboradores sabem superar adversidades? Eles têm uma boa capacidade de aceitação da derrota e de

superação?

9. Há um bom relacionamento interpessoal entre os membros?

10. A equipa é orientada para a obtenção de resultados ou para a resolução dos problemas?

Cinco atitudes que definem como os membros das equipas verdadeiramente coesas se comportam.

1. Eles confiam uns nos outros.

2. Eles envolvem-se em conflitos de ideias sem qualquer censura.

3. Eles comprometem-se com as decisões e planos de acção.

4. Eles chamam-se à responsabilidade quando alguma coisa não

corre de acordo com seus planos.

5. Eles concentram-se na realização dos resultados colectivos.







http://canilho.files.wordpress.com/2007/10/trabalho2.jpg



CLASSIFICAR A ORGANIZAÇÃO






Dimensão

O critério da dimensão não é uniforme embora o mais utilizado seja o número de trabalhadores ao serviço da empresa. Assim teremos:

•Pequenas empresas: Menos de 50 Trabalhadores.

•Médias empresas: Entre 50 e 500 Trabalhadores efetivos.

•Grandes empresas: Mais de 500 trabalhadores.






Dimensão

É no grupo das pequenas empresas que se insere a maior parte do tecido empresarial português.

Como se pode verificar pela análise da informação disponibilizada pelos Mapas dos Quadros de Pessoal relativos ao ano de 1996 (quadro seguinte), 81,3% das empresas não empregam mais que 9 pessoas e somente 0,15% se podem considerar grandes empresas:




MORFOLOGIA DA EMPRESA

A empresa individual

Proprietário e gestor são uma e a mesma pessoa, que é pessoalmente

responsável por todas as atividades da empresa.

Nem sempre estas empresas individuais assumem uma forma jurídica regular e

raras as vezes têm contabilidade organizada.

Apesar da sua muito pequena dimensão e aparente fragilidade, as empresas em

nome individual são muito numerosas, mesmo nas economias consideradas mais

desenvolvidas.





Sociedade por quotas

Constitui-se quando duas ou mais pessoas (ou duas ou mais empresas ou entidades

coletivas) põem em comum os seus recursos para formar uma nova empresa.

Os sócios podem limitar a sua responsabilidade no negócio à quota-parte dos

recursos com que entraram na constituição da empresa (caso mais frequente).

Uma das características mais importantes da sociedade por quotas é cada sócio ser

pessoalmente responsável por todas as atividades da empresa.

Em Portugal, os sócios são por lei solidariamente responsáveis por todas as atividades da

empresa e seus efeitos (incluindo dívidas e outros encargos contraídos pela empresa),

até ao limite do capital social com que entraram na constituição da sociedade.

Na vida real, no universo das sociedades por quotas predominam unidades de pequena

e média dimensão



Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes MORFOLOGIA DA EMPRESA

Sociedade anónima

A participação no capital social da empresa realiza-se através da compra de um

título (ação) com determinado valor facial (por vezes “flutuante”, no caso de o título

ser cotado em Bolsa de Valores).

A responsabilidade dos acionistas limita-se à proporção ou valor das ações que

subscrevem.

Cada ação detida dá direito a um voto na Assembleia Geral (constituída por todos

os acionistas e que reúne, pelo monos, uma vez por ano) e também à receção de um

dividendo (parcela dos lucros apurados no ano anterior).

A sociedade chama-se anónima porque estas ações (sendo títulos representativos

de participação no capital da empresa) podem mudar frequentemente de mãos e, a

cada momento, nem sempre se sabe muito bem quem é que as possui. A

esmagadora maioria das empresas de grande dimensão assumem esta forma jurídica.





Cooperativas

Estas empresas são possuídas pelo coletivo de todos quantos nela trabalham

(cooperativas de produção) ou pelo coletivo dos seus utentes (cooperativas de

consumo e de habitação, por exemplo).

Regra geral, são pequenas ou médias empresas.

O caso mais frequente é o de algumas atividades ligadas à agricultura, como

sejam os lacticínios, o vinho e o azeite.





Empresas públicas

São possuídas pelo Estado (Administração Central, Regional ou Local), podendo

ser o resultado de nacionalizações de uma ou mais empresas anteriormente

privadas.

São geridas por um conselho de administração, com maior ou menor

autonomia, nomeado pelo Governo.

Podem prosseguir ou não fins lucrativos, mas num sistema de economia de

mercado devem atuar em concorrência, mesmo quando uma parte das suas

receitas provém de subsídios do Estado (ou indemnizações compensatórias pela

prestação de um serviço de utilidade pública).

Regra geral são empresas de grande dimensão, em sectores de atividade de

grande peso no conjunto da economia da região ou país.






Propriedade

Este critério de classificação das empresas considera a propriedade dos meios de produção.

As empresas pertencem aos sócios, isto é, os meios necessários à sua atividade surgem em boa parte pelo investimento que aqueles fazem.

Quando se fala em sector privado, público ou em cooperativas, estamos a dizer que os sócios dessas empresas são, respetivamente:






Propriedade

•Comerciantes em nome individual ou sociedades comerciais, cuja atividade se rege pelo Direito Comercial;

•O Estado ou outras pessoas coletivas de direito público, regendo-se a sua atividade por um estatuto especial, aplicando-se o direito comercial apenas de forma complementar. Podem ser criadas pelo Estado, resultar da transformação de um organismo público, aquisição pelo Estado do capital social de uma sociedade comercial privada (expropriação) ou, finalmente, pelo exercício da autoridade do Estado (nacionalização).






Propriedade

•Associados que contribuem com bens e serviços para através da cooperação e interajuda assegurarem a satisfação, sem fins lucrativos, das suas necessidades económicas, sociais ou culturais. Regem-se pelo código cooperativo. Podem, dependendo dos seus objetivos, ser cooperativas de crédito, consumo, etc..






Ramo de actividade

A classificação mais utilizada é da autoria de Colin Clark que considera existirem três sectores de atividade diferenciados. Que são: Sector Primário - Este sector integra as atividades extrativas, isto é, aquelas em que se retiram produtos do mar, do solo ou subsolo. Exemplo: pesca, agricultura, pecuária, minas, etc.. Sector Secundário - Neste sector incluem-se as atividades de transformação, isto é, aquelas que utilizando as matérias primas extraídas da natureza produzem bens necessários no nosso dia a dia.






Ramo de actividade

Exemplo: metalúrgicas, cimento, construção naval, vestuário, calçado, etc.. É comum subdividi-las em indústrias pesadas e ligeiras. Sector Terciário - Finalmente, este sector engloba todas as restantes atividades, adquirindo maior ênfase, os serviços. Exemplo: escolas, os bancos, as empresas de seguros, os hospitais, os estabelecimentos comerciais, os operadores telefónicos, etc.. É, concretamente, o caso do conceito de ramo de atividade. As empresas são agrupadas em conjuntos muito mais restritos e homogéneos facilitando, assim, o seu estudo comparativo.




ESTRUTURA ORGANIZACIONAL






A estrutura Organizacional é um projeto de sistemas que definem como são formalmente divididos, agrupados e coordenados os componentes da organização.

Compreende a disposição das diversas unidades que compõem a empresa (departamentos, divisões, seções etc), as relações entre superiores e subordinados e abrange os deveres, responsabilidades, os sistemas de autoridade e de comunicações existentes. (Cury, 2000)

Estrutura organizacional






Conceito de Estrutura organizacional

• Forma pela qual as atividades e recursos de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas (Stoner, 1992, p.230).

“É a forma como a organização se

organiza”






Funções básicas da estrutura organizacional

• Produzir produtos organizacionais e atingir as suas metas;

• Minimizar as variações individuais sobre a organização

• Estabelecer o contexto no qual o poder é exercido

• Identificar as tarefas que devem ser executadas.

• Disponibilizar recursos e informações aos funcionários.

• Estabelecer medidas de desempenho e condições motivadoras.

...Organizar funções e responsabilidades.






Funções básicas da estrutura organizacional

Melhorar os fluxos internos da organização;

Propiciar maior comunicação entre os setores e processos;

Propiciar a consolidação das redes formais da organização;

Propiciar maior equilíbrio aos níveis de decisão;

Racionalizar os fluxos de informação;

Melhorar a relação custo x benefício;

...Otimizar as atividades e tarefas






TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• FORMAL

Deliberadamente planejada e formalmente instituída com a intenção de organizar a corporação, em aspectos relacionados a responsabilidade, autoridade, comunicação, e atribuição das atividades.

• INFORMAL

É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida por diretrizes ou normas. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem.






ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FORMAL

• Características – Ênfase a posições e cargos em termos de autoridade e

responsabilidade;

– É estável;

– Está sujeita a comando e controle;

– Baseia-se em padrões e critérios específicos;

– Líder formal é instituído e formalizado

– O poder é delegado

– Autoridade hierárquica. Vem de fora dos grupos

– Canais de Comunicação formais

– etc

159






ESTRUTURA ORGANIZACIONAL INFORMAL

• Características – Vinculada as pessoas;

– Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal;

– Dinâmica e mais flexível;

– Não tem foco no controle;

– Trabalha com a inteligência emocional;

– Liderança informal pela influência e afinidade;

– Autoridade vem de dentro do grupo;

– É alicerçada por fluxos e canais informais;

– Pode motivar o trabalho;






TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL

• A estrutura formal pode ainda se dividir em 3 tipos:

– LINEAR (LINHA) Simples e antiga, baseada na organização militar. Segue uma hierarquia única e vertical. significa que

quem está em um nível acima tem autoridade única e absoluta sobre os níveis inferiores, com o direito de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas em uma cadeia escalar

– FUNCIONAL Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Cria-se o staff ou assessoria. Não

existe apenas um único supervisor ou nível superior, mas sim mais de um. Cada um responsável apenas pela atividade/função a que é especialista.

– LINHA-STAFF Uma estrutura que apresenta tanto a linha quanto o staff simultaneamente. Quem trabalha nas

atividades fim da empresa (órgãos de execução) está dentro de uma hierarquia de comando única e vertical. E quem trabalha com atividades que complementam as atividades fim (órgãos de apoio) estão fora da cadeia escalar.






TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: LINEAR(OU LINHA)

• CARACTERÍSTICAS:

– Autoridade única

– Linhas formais de comunicação

– Decisões centralizadas em um único ponto

– Aspecto piramidal

– Simples e de fácil compreensão

– Jurisdição precisa

– Facilidade de implantação, controle e disciplina

– Identificado mais facilmente em pequenas empresas






LINEAR OU LINHA

PRESIDÊNCIA

VICE-PRESIDÊNCIA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO

DIRETORIA

SETOR SETOR

SEÇÃO SEÇÃO






TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: FUNCIONAL


– Autoridade por função ou especialidade

– Mais de um supervisor ou nível superior

– Linhas diretas de comunicação

– Decisões delegadas em vários pontos

– Responsabilidades divididas

– Proporciona foco na atividade desenvolvida

– Melhor supervisão técnica

– Identificado mais facilmente em empresas com processos mais complexos






FUNCIONAL

Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4

Chefe de Manutenção

Hidráulica

Chefe de Manutenção

Elétrica

Gerente de Produção






TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: LINHA-STAFF


– Maior relacionamento com os objetivos da organização

– Jurisdição de autoridade bem definida

– Decisões estão mais ligadas os objetivos e são formadas mediante apoio

do staff

– Co-existência de hierarquia e especialização

– Mantém controle e disciplina sem dividir autoridade

– Staff não tem autoridade, pode apenas apoiar

– Atividades de execução e apoio conjuntas

– Identificado mais facilmente em médias e grandes empresas




LINHA-STAFF

PRESIDÊNCIA

DIRETORIA INDUSTRIAL

DIRETORIA COMERCIAL

DIRETORIA ADMINISTRATIVA/

FINANCEIRA

ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO

ASSESSORIA DE ORGANIZAÇÃO,

SISTEMAS & MÉTODOS

GERÊNCIA ADMINISTRATIVA

GERÊNCIA FINANCEIRA






Elementos da Estrutura Organizacional Formal

Robbins (2000, p. 171) apresenta seis elementos fundamentais a serem considerados na definição da estrutura organizacional Formal.

• Especialização do trabalho

Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos

• Departamentalização

Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização

• Cadeia de comando

Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem

• Margem de controle

Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização

• Centralização e Descentralização

Se refere à distribuição de poder na organização

• Formalização

Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização






Níveis de influência da estrutura organizacional

• Nível estratégico; O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a

empresa e a melhor interação desta com o ambiente. Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para melhor adequação de um produto a seu mercado

• Nível tático O nível tático de influência considera determinado conjunto de aspectos

homogêneos da estrutura organizacional da empresa. Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor administração dos recursos da empresa.

• Nível operacional. O nível operacional considera uma parte bem específica da estrutura

organizacional da empresa. Exemplo: alteração da estrutura organizacional da área de sistemas com a criação de uma unidade organizacional responsável pelas 46 atividades de organização e métodos.






Condicionantes da estrutura organizacional.

• Objetivos e estratégias; Quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil se organizar e

Conhecendo a razão de ser da empresa, onde ela quer chegar e como chegar lá, é mais fácil saber o que esperar de cada um dentro da organização

• Ambiente; A incerteza ambiental, a mudanças externas, às variáveis e todas as contingencias que fazem

com que uma organização esteja pronta a se adaptar com maior rapidez

• Tecnologia A quantidade e qualidade da tecnologia e de conhecimento (Know-how) empregada para a

transformação dos insumos em produtos e serviços é um fator importante para considerar na definição da estrutura organizacional

• Recursos humanos. A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da

integração dos homens que ela organiza. Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções.






Sistemas e Fluxos

Sistemas de Autoridade

Sistemas de Responsabilidade

Sistemas de Comunicações

Sistemas de Decisões*

Fluxo de Trabalho (atividades e processos)

Fluxo de Informações (dados e conhecimentos)

Fluxo de Relações *(estrutura informal, cultura e comportamento)

(Vasconcelos e Hemmel) – (Drucker) – (outros)






Sistemas de Autoridade

Cadeia de comando

Margem de controle

Descentralização/Centralização

É o direito de se cobrar o que deve ser feito, cobrar resultados, dar ordens, tomar decisões, dirigir, requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado.






Sistemas de Responsabilidade

Departamentalização

Formalização

Especialização do trabalho

Refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outra. Ao assumir determinada obrigação, deve-se prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade Alocação das atividades inerentes a esta obrigação.











Sistemas de Comunicações

O que comunicar

Como comunicar

De quem vem a comunicação

Para quem vai a comunicação

O sistema de comunicação é a rede por meio da qual as informações, que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz, tramitem.






Fluxos de Informação

Trabalho de dados, Conhecimento (Know-How)

Manuais, formulários, relatórios e documentos

Fluxos de Trabalho Mostra os direcionamentos e os caminhos que as atividades e os

processo seguem . Como, onde, quando, quanto tempo, quem entrega,

quem recebe, etc

Fluxos de Relações Os relacionamentos informais, os comportamentos e atitudes, a

cultura organizacional e os ambientes internos e externos são

significativos em qualquer organização






Sistemas e fluxos

Os sistemas são apresentados pelo ORGANOGRAMA

Os fluxos são apresentados pelo FLUXOGRAMA






Relembrando...

Cadeia de comando Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem

Margem de controle (Amplitude de controle) Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização

Centralização e Descentralização Se refere à distribuição de poder na organização

Formalização

Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização

Especialização do trabalho Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos

Departamentalização Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização




COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL






“Eu sei que você acha que entendeu o que você pensa que eu disse, mas não estou certo de você tenha percebido que o que você ouviu não é precisamente o que eu quis dizer”

Aviso na Sala de Imprensa do Pentágono






Comunicação

“Um processo que consiste em um emissor transmitindo uma mensagem, através de um meio, para um receptor que reage”Kotter (1977)

• Faltando qualquer um dos elementos (emissor, mensagem, receptor), a comunicação não acontece






Deriva da palavra em latim communicare que

“significa ‘estar em relação com’, representa a acção

de pôr em comum” (Menezes, 1973).

A comunicação, em linhas gerais, pode ser definida

como “o processo de transferir uma pequena

informação selecionada (uma mensagem) de uma

fonte de informação a um destinatário” (Redfield,

1966).

Comunicação






Comunicação

Estímulo Resposta

Emissor Receptor

Mensagem

Canal






Comunicação

Modelo básico da comunicação

Intérprete

Emissor

Receptor

Mensagem

Referencial Diferenças individuais, subculturas e relações sociais

Intérprete

Emissor

Receptor

Mensagem

Canal

Canal

Ruído






Comunicação

• Comunicação organizacional ou empresarial

A comunicação organizacional é um processo,

dependente da cultura, de trocas de informações e

criação de relacionamentos dentro de ambientes

empresariais, orientados por objectivos.

(Fisher, 1993)






Comunicação interna

Comunicação externa

Comunicação

Comunicação organizacional






Comunicação Interna

Conjunto de informações que circulam apenas entre os funcionários da empresa

Empresa 187







A comunicação Interna tem uma importância crucial para o desenvolvimento de um quadro de referência comum a todos os trabalhadores do que é a empresa e, consequentemente, na consolidação da entidade da organização.







A comunicação interna é um sistema de interacções onde o emissor e receptor se inter influenciam e partilham significados simbólicos. É através desta partilha de significados, em termos da Missão, Cultura e Objectivos da Empresa que se desenvolve o conceito do que é a empresa, o qual serve de referência para o seu comportamento.







Comunicação organizacional ou empresarial

Organograma






Formalidade no processo

Informal - Relacionado a aspectos não planeados previamente,

mas que são importantes para o ajustamento das actividades da

organização.

Formal - Referente a processos que são estruturados de acordo

com as necessidades operacionais da organização, em que os

indivíduos diretamente executam as tarefas, funções ou

cumprem o regulamento.

Comunicação






Meios de Comunicação Interna

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados:

– Meios orais

– Meios escritos

– Meios audiovisuais

– Novas tecnologias






Reunião Vantagens: É um dos meios mais eficazes para

comunicar de forma activa nas PME. É imediato e transmite informação de referência.

Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse.

Placard Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para

todo tipo de mensagens. Indicado para informar aspectos legais e acções da empresa.

Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo).






Folheto Vantagens: Dá a conhecer as novidades da

empresa e todas as acções. Chega a toda equipa. Desvantagens: Dispendioso. Manual de acolhimento Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus

procedimentos. Facilita a integração. Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.






Carta ao pessoal Vantagens: Documento assinado pelo

administrador ou director focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores.

Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objectiva.

Inquéritos Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa.

Permite expressão das opiniões dos colaboradores.

Desvantagens: Tempo na realização e análise.






Caixa de sugestões

Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a

criatividade e a participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões.

Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.






Jornal da empresa Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. Numa PME, a sua dimensão pode não justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias, fotocopiadas e distribuídas na empresa, já é possível fazer. O mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores. Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redacção, paginação, impressão e distribuição.






Intranet

Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, médias e grandes dimensões. Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Uma ferramenta do século XXI.

Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da empresa.






E-mail

Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash. Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda a empresa.






Canais de Comunicação

• Comunicação Ascendente

• Comunicação Descendente

• Comunicação Horizontal






• Comunicação Ascendente: a iniciativa do comportamento de comunicação parte dos níveis hierárquicos inferiores estabelecendo-se com os níveis hierárquicos superiores.






• Comunicação Descendente: a iniciativa do comportamento de comunicação parte dos níveis hierárquicos superiores estabelecendo-se com os níveis hierárquicos inferiores.






• Comunicação Horizontal: diz respeito a relações de comunicação que se processam de forma não hierárquica: comunicação entre departamentos, no mesmo departamento ou no mesmo nível hierárquico.






Presença física (comunicação face-a-face): meio

mais rico, atende a todas as características

(incluindo linguagem corporal).

Canal interactivo (telefone e digital): permite o

rápido feedback e trabalho com o foco

personalizado, mas perde no suporte a

informações (linguagem corporal) e o elemento

presencial.

Canais de Comunicação






– Canais personalizados estáticos (cartas, memorandos e relatórios específicos): diminui o suporte a múltiplas informações, continua personalizado, mas o feedback é lento.

– Canais impessoais estáticos (notas, regras e relatórios generalizados): não trabalha com foco personalizado, limitado suporte a informações e o feedback é raro.






Comunicação

Canais de comunicação

Oral – ex.: conversa, aula e telefone

Escrito – ex.: carta, memorando e bilhete

Digital – ex.: e-mail, blog, site e msn

Não verbal – ex.: gestos e expressões faciais

(Giovannini, 1987)






Comunicação externa Conjunto de informações que circulam entre a

Empresa e o Meio Envolvente

Empresa

Meio Envolvente






Áreas funcionais da organização e ambiente

Comunicação externa

• Comunicação organizacional ou empresarial

FIN

PROD

RH

MKT

Organização

Ambiente

Org Org Org Org

Org Org Org Org

Org Org Org Org

Org Org Org Org

Org Org Org Org






FASES DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

Registo da Informação

Compreensão

Interpretação

Memorização / Acção






FACTORES CONDICIONANTES DA PERCEPÇÃO

INDIVIDUAIS / INTERNOS SOCIAIS / EXTERNOS

Necessidades

Emoções

Desenvolvimento Intelectual

Valores Crenças

Estatuto do Emissor

Ambiente Físico

Relações Interpessoais






BARREIRAS À COMUNICAÇÃO

Ideias Pré-concebidas

Recusa de opiniões

Significados Personalizados

Motivação e Interesses

Credibilidade da Fonte

Pouca habilidade do emissor

Clima psico-social

Complexidade do meio






ATIVIDADE




FUNÇÕES






Produção

Produção, é a atividade que cria ou transforma a utilidade das coisas.

Toda a atividade produtiva consiste na combinação da força de trabalho com os meios de produção ou capital, isto é, da habilidade e inteligência do homem com os instrumentos e os recursos que utiliza. Os meios de produção incluem os objetos de trabalho e os meios de trabalho.









Produção

Todos estes conceitos são facilmente identificados nas empresas onde exista a transformação de bens. Nas empresas não industriais o sector de produção não é tão nítido, ou pode mesmo não existir. São empresas que compram e vendem os bens, sem que haja transformação






Produção

Objetivos da Função Produção

A missão da função produção é a satisfação das necessidades dos clientes.

As necessidades dos clientes internos ou externos, porque são os destinatários dos produtos (saídas ou outputs);

Os interesses e as dificuldades dos fornecedores, que disponibilizam os meios necessários (entradas ou inputs);






Produção

Os concorrentes, que disputam os clientes e os fornecedores;

O Estado, que regulamenta a atividade económica;

A gestão adequada dos fatores de produção, por forma a garantir uma produção de qualidade e a custos competitivos.

Vejamos como exemplo, uma empresa produtora de veículos automóveis:









Produção

Devido a toda esta complexidade de entradas e saídas, existe a necessidade de organizar o trabalho dos diferentes sectores da produção, de maneira a não haver “engarrafamentos ou estrangulamentos”.

Tem de existir uma eficiente gestão dos recursos humanos (horários, turnos, horas extras, número de pessoas em cada sector, definição de funções de cada trabalhador), uma gestão adequada das matérias primas e subsidiárias, e dos meios de trabalho necessários.






Comercial

Incorpora o conjunto de atividades conducentes à venda de produtos ou serviços.

Porém, em empresas onde não existam individualizadas as funções de aprovisionamento, marketing ou produção, nomeadamente nas não industriais, pode ser definida como o conjunto de operações de compra e venda de bens ou serviços.






Comercial

Qualquer empresa visa atingir objetivos que, como já referimos, passam por vender os bens que produzem ou os serviços que prestam, gerando, assim, os recursos financeiros necessários para, não só manter e desenvolver a sua atividade, mas também continuar a satisfazer clientes, empregados, proprietários, etc..






Comercial

Ponto crítico de vendas: é o nível de faturação para o qual os proveitos das vendas realizadas pela empresa são iguais aos custos da atividade, não se registando, portanto, lucros nem prejuízos.

Mas o que são os custos das empresas?






Comercial

Custos Fixos: São aqueles que a empresa suporta independentemente de estar a produzir.

Exemplo: Os salários dos empregados, o aluguer do contador da electricidade, a renda das instalações, etc..






Comercial

Custos Variáveis: São aqueles que só se verificam quando a empresa está a produzir, isto é, serão maiores quando a atividade é mais intensa e menores ou nulos se a atividade diminuir ou parar.

Exemplo: A farinha para fabricar o pão, a energia eléctrica gasta na produção, etc..

A partir daquele ponto a empresa começa a ter lucro, isto é, começa a haver uma diferença positiva entre as receitas das vendas dos seus produtos e os custos necessários à sua produção e venda.






Comercial

Previsão de vendas:

A função comercial é, assim, de importância primordial na organização interna das empresas. As previsões de vendas, são o suporte da tomada de decisão das outras funções da empresa.






Comercial

A previsão de vendas é, assim, o “motor” da actividade da empresa, pelo que deve ser o mais objectiva possível. As empresas devem recorrer à análise da informação que possuem e que consta nos: Registos de Encomendas; Registos de Facturas; Conta Corrente de Clientes; Relatórios dos Vendedores; Consulta periódica de publicações.






Comercial

Objetivos da Função Comercial

Em síntese, pode dizer-se que o objetivo principal da função comercial é o de atingir o volume de vendas planeado pela empresa.

Além do objetivo principal, a função comercial tem outros objetivos:

• Prospeção do mercado - a deteção de novos clientes é essencial para o aumento das vendas da empresa.






Comercial

• Informação e comunicação - o vendedor é o principal meio de

comunicação entre a empresa e o exterior. O vendedor tem a tarefa de

receber e transmitir mensagens do cliente e ao cliente.

• Preparação e execução de propostas - a função comercial deve

contribuir para a identificação das necessidades do cliente e

apresentar propostas que visem satisfazê-las.

•Apoio à revenda - por vezes, as empresas não vendem os seus

produtos diretamente aos consumidores finais.






Pessoal

As empresas utilizam, qualquer que seja a sua atividade, um conjunto de recursos para concretizar os seus objetivos.

De entre todos eles, as pessoas assumem-se como o mais decisivo porque são elas com a sua imaginação, vontade, inteligência e saber que fazem a diferença entre o sucesso e o não sucesso das empresas.






Pessoal Como se consegue tudo isto?

Através de gestores inovadores e bem preparados que se rodeiam de colaboradores qualificados, dotados das competências e das atitudes necessárias à concretização dos objetivos das empresas;

Garantindo um clima onde a comunicação seja aberta, os valores e as práticas sejam coerentes e alinhadas com os objetivos da empresa.

Porém, no que diz respeito às pessoas, as empresas estão obrigadas a um conjunto de formalismos de caracter administrativo que resultam de imposições legais e que não podem ignorar.


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Pessoal

Aspetos administrativos da função recursos humanos

Principais aspetos administrativos:

• Pagamento de salários;

• Imposto sobre o Rendimento das pessoas Singulares;

• Taxa Social Única;

• Outras obrigações legais;

• Ficheiro de pessoal.






Pessoal A gestão técnica dos recursos humanos Fases do processo de recrutamento e seleção; • Identificar se de facto existe a necessidade de proceder a

uma admissão; • Definir as tarefas que constituem o posto de trabalho, bem

como as competências necessárias para as executar e o perfil desejável do indivíduo a ocupar o posto;

• Definir o pacote salarial e de benefícios que a empresa está predisposta a oferecer;

• Tomada de decisão se o posto será preenchido internamente (promoção/transferência) ou a necessidade de publicar externamente a necessidade de admitir alguém (anúncio);






Pessoal

•Proceder à identificação dos candidatos que reúnam os requisitos pré-definidos;

• Implementação de um processo de seleção que permita objetivamente suportar a decisão de escolha de um candidato através de técnicas como: análise curricular, testes profissionais/psicológicos, entrevistas, centros de avaliação (simulação de situações reais), etc..






Pessoal

Compensação e benefícios:

Após dotar a empresa com os melhores recursos humanos atendendo às preocupações evidenciadas no ponto anterior, outra importante tarefa se coloca aos profissionais desta função empresarial: mantê-los na organização, motivá-los e criar as condições necessárias para que atinjam excelentes níveis de desempenho, contribuindo, assim, para o sucesso da empresa.






Pessoal A função recursos humanos, como se verifica pelo exposto nos pontos anteriores, assume-se como um apoio a toda a organização, isto é, a todas as restantes funções. Para que este apoio seja efetivo é necessário que ela seja parte integrante na formulação dos objetivos da empresa e das estratégias desenhadas para os alcançar. Estes objetivos devem ser partilhados pelas diferentes funções e pelos diferentes atores na organização, de forma clara e objetiva, para que cada um saiba o que se espera dele.






Financeira

A função Financeira tem a seu cargo conseguir o equilíbrio entre a obtenção

dos recursos financeiros necessários à atividade da empresa e a sua

aplicação, pelo que lhe cabe um papel privilegiado na análise do desempenho

da empresa.

A função financeira necessita de informação, que permita ter uma visão

global e particular da situação financeira da empresa. A contabilidade surge

como um apoio da função financeira, pois é da sua responsabilidade a

elaboração das demonstrações financeiras fundamentais - O Balanço e a

Demonstração de Resultados, entre outros.






Financeira

Objetivos da Função Financeira

A função financeira tem como finalidade a maximização da rentabilidade dos ativos e

a minimização do custo dos passivos, proporcionando aos detentores do capital

acréscimo de valor.

Para atingirem estes propósitos, os responsáveis pela função financeira das empresas

devem prestar especial atenção aos seguintes aspetos:

Prever os movimentos financeiros a curto prazo para a determinação do grau de

liquidez da empresa;

Escolher os projetos de investimento para os excedentes financeiros;

Elaborar planos financeiros de curto, médio e longo prazo.






Planeamento estratégico

É um processo que os gestores utilizam para identificar e selecionar objetivos adequados e planos de ação. Existem três fases no processo de planeamento: (1) Decidir que objetivos a organização irá prosseguir; (2) Decidir qual a maneira como irá alcançar esses

objetivos; (3) escolher os recursos que irá utilizar para alcançar

esses objetivos. A forma como os gestores planeiam determina a eficiência e a eficácia na gestão da empresa.






ATIVIDADE






DÚVIDAS


Marketing

Manual de eco