STANDART OPERASIONAL MERCHANT ENIMART

STANDAR PROSEDUR OPERASI

No. Dokumen SOP-POS-001 Dikeluarkan 15 Januari 2014

No. Revisi 1.0 Mulai Berlaku 09 Februari 2014

1




DAFTAR ISI

• Pendahuluan

• Kelengkapan Merchant

• Pendaftaran Merchant

• Persiapan Transaksi Merchant

• Pendaftaran Terminal

• Login

• Level User Administrator

• Parameter System

• Pengelolaan Stok

• Level User Operasional

• Kasir

• Aktivasi EniCard Member

• Aktivasi EniCard Merchant

• Top Up Kartu Member

• Deposit Merchant

• Kategori Barang2




PENDAHULUAN

Sistem iPOS adalah sistem yang digunakan Merchant untuk membantu memberikan

layanan kepada setiap pelanggan (Member maupun Non Member) yang melakukan

teransaksi MENGGUNAKAN ENICARD di Merchant, seperti: belanja barang, top up kartu,

aktivasi kartu dan lain sebagainya.

Agar kegiatan operasional Merchant dapat berjalan dengan baik dan benar dalam

memberi layanan kepada setiap pelanggan, maka perlu adanya Standar Prosedur Operasi

yang merupakan ketentuan yang harus di pahami dan dilaksanakan oleh setiap Merchant

sebagaimana mestinya tentang bisnis proses serta tahapan-tahapan dalam

menggunakan Sub sistem iPOS dari System IntegraCore berbasis Windows Desktop

dengan konfigurasi Cloud yang digunakan pada setiap Merchant Enimart.

3




1. Untuk menunjang kegiatan operasional, Merchant harus dilengkapi denganperangkat komputer dan perangkat pendukungnya.

2. Perangkat yang harus tersedia adalah sbb:

PROSEDUR KELENGKAPAN MERCHANT

Operating System MS Win7/Win8

Internet Browser Microsoft Internet Explorer 10.0 ke atas

Provider Jaringan Internet Telkom Speedy /Telkomsel / XL / Indosat IM3 / Smartfren / 3 / Esia / Flexi

Penyelenggara Jaringan Koneksi Data

Sistem Operasi & Perangkat Lunak

Perangkat Keras & Perangkat PendukungKomputer Desktop PC / Laptop

Intel Pentium Core2Duo / tipe lain yang lebih tinggi

1 GB RAM, 250GB HDD

Printer Thermal Receipt Printer

Scanner Barcode Scanner

Reader Contactless Smart Card Reader

Koneksi Internet Desktop modem / USB modem Min. Speed 3.1 kbps. (Direkomendasikan Fixed line internet,

bukan mobile Internet)

Untuk mendapatkan kecepatan koneksi yang terbaik antara Merchant degan Data Center ENI, maka pemilihan provider internet dapat di sesuaikan dengan masing-masing lokasi merchant

4




1. Merchant harus mengaktifasi 2(dua) Kartu EniCard:

• EniCard Merchant

• Digunakan sebagai kartu transaksi Top Up Member atau transaksi Non Member.

• Kartu ini harus memiliki Saldo

• EniCard Member

• Digunakan sebagai kartu belanja di Merchant lain • Kartu ini harus memiliki Saldo

2. Input Discount berdasarkan Kategori Barang untuk perhitungan POT

3. Input Stok Barang

PROSEDUR PERSIAPAN TRANSAKSI MERCHANT

5




1. Untuk menjadi Merchant ENI, setiap Merchant wajib melakukan Pendaftaran terlebihdahulu melalui Web MLM

2. Setelah Merchant melakukan Pendaftaran di Web MLM, selanjutnya Merchant akanmendapatkan:

• Merchant Key, • User name, <default>• Password, <default>• Alamat download

3. Level User yang didapat oleh Merchant adalah Default User name & Password untukLevel User Administrator dan Level User Operasional

PROSEDUR PENDAFTARAN MERCHANT

Catatan:• Default Level User Administrator

• User name : admin1• Password : pass@word1

Catatan:• Default Level User Operasional

• User name : kasir1• Password : pass@word1

6




1. Setiap Terminal yang digunakan untuk menjalankan iPOS harus terdaftar.

2. Pendaftaran Terminal harus melalui proses Registrasi Terminal yang dilakukan oleh

Merchant

3. Proses ini harus dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator

PROSEDUR REGISTRASI TERMINAL

7




1. Proses LOGIN merupakan akses masuk ke sistem iPOS

2. Untuk masuk ke sistem iPOS user harus memasukan User name dan Password

3. User yang berhak LOGIN ke sistem iPOS adalah user yang mempunyai hak akses yang

terdaftar pada sistem

4. Level User yang dapat LOGIN ke Sistem iPOS adalah:

• Level User Administrator

• Level User Operasional

PROSEDUR LOGIN

8




User yang memiliki Level Administrator bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan

administrasi di Merchant. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh Level Administrator

pada sistem iPOS adalah sbb:

• Parameter System

• Pengelolaan Stok Barang

• Aktivitas Pengguna

• Laporan

PROSEDUR LEVEL USER ADMINISTRATOR

9




1. Proses Parameter Sistem harus dilakukan untuk mengatur dan menentukan parameter-paremeter yang digunakan oleh sistem iPOS

2. Proses ini dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator

PROSEDUR PARAMETER SYSTEM

10




1. Setiap barang yang dijual di Merchant harus memiliki Kode PLU.

2. Proses ini dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator

3. Apabila terdapat barang yang memiliki barcode tetapi Kode PLU nya belum terdaftar di Master Barang Utama, maka proses yang harus dilakukan adalah:

3.1 Minta Kasir untuk melakukan SCAN barcode barang tersebut melalui Modul Kasir

3.2 Lakukan proses Pengelolaan Stok oleh Level User Administrator

4. Apabila ditemukan suatu barang yang tidak memiliki barcode, maka prosesnya adalah sbb:

4.1 Merchant harus memberi informasi ke Support Kantor Pusat ENI untuk

mendaftarkan Kode PLU di Master Barang

4.2 Selanjutnya Support Kantor Pusat ENI membuat Kode PLU beserta Barcode

terhadap barang tersebut

4.3 Support Kantor Pusat ENI men-distribusikan Barcode tersebut ke semua Merchant

melalui mekanisme yang ditentukan

4.4 Apabila daftar Barcode terdistribusi dari Kantor Pusat ENI, maka Merchant dapat

melakukan transaksi Kasir dengan cara INPUT Nama Barang

PROSEDUR PENGELOLAAN STOK

11




User yang memiliki Level Operasional bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan

operasional sehari-hari di Merchant. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh Level

Operasional pada sistem iPOS adalah sbb:

• Kasir• Aktivasi EniCard Member• Aktivasi EniCard Merchant• Top-up Member• Deposit Merchant• Kategori Barang• Arus Kas• Laporan

LEVEL USER OPERASIONALPROSEDUR

12




1. Menjaga kebersihan Perlengkapan iPOS dan meja POS (Point OF sales).

2. Menyiapkan EniCard Merchant, Kertas Struk dan perlengkapan pendukung lainnya.

3. Menghidupkan PC / Laptop dan perangkat lainnya serta sistem iPOS.

4. Memberikan layanan yang baik kepada setiap palanggan.

5. Scan / input Kode PLU setiap barang, dengan melihat ke layar monitor (perhatikanlabel barang yang mencurigakan dengan fisik barang dan harga ).

6. Menyebutkan jumlah uang yang dibelanjakan kepada konsumen

7. Mintalah bantuan kepada Level User Administrator apabila terjadi masalah.

PROSEDUR KASIR

13




AKTIVASI EniCard MEMBER

1. Kartu Belanja (EniCard) Member Lama

1.1 EniCard yang sudah dimiliki oleh setiap member harus di Aktivasi Ulang ke SistemiPOS.

1.2 Aktivasi EniCard Member dapat dilakukan di setiap Merchant Enimart yang terdekat dengan lokasi dimana member berada.

1.3 Member harus menunjukkan Kartu Member (Kartu Anggota) beserta EniCardyang Lama kepada Kasir, kemudian menyerahkan kepada Kasir untuk di Aktivasi.

2. Kartu Belanja (EniCard) Member Baru

2.1 Aktivasi EniCard Member dapat dilakukan di setiap Merchant Enimart yang terdekat dengan lokasi dimana member berada.

2.2 Member harus menunjukkan Kartu Member (Kartu Anggota) beserta EniCardyang Lama kepada Kasir, kemudian menyerahkan kepada Kasir untuk di Aktivasi.

PROSEDUR

14




1. EniCard Merchant yang sudah dimiliki oleh setiap Merchant harus di Aktivasi Ulang keSistem iPOS

2. Proses Aktivasi EniCard Merchant hanya dilakukan 1(satu) kali yang dilakukan melaluiModul Kasir

3. Aktivasi EniCard Merchant harus dilakukan di Terminal Merchant itu sendiri, tidak dapatdilakukan di Terminal Merchant Lain

AKTIVASI EniCard MERCHANTPROSEDUR

15




1. Proses Top Up Member merupakan proses pemindahan Nilai Saldo dari Kartu BelanjaMerchant ke Saldo Kartu Belanja Member

2. Yang berhak menjalankan Top Up Kartu Member harus petugas yang memiliki Level User Operasional

3. Nilai Minimal yang dapat di pindahkan dari Kartu Belanja Merchant ke Saldo KartuBelanja Member adalah Rp. 50.000,-

4. Biaya Administrasi sebesar Rp. 3.000,-

• Admin Merchant Rp. 1.500,-

• Admin POT Rp. 1.000,-

• Admin ENI Rp. 500,-

5. Apabila nilai Saldo Kartu Belanja Merchant tidak mencukupi untuk melakukan Top Up Member, maka petugas yang berwenang harus melakukan Top Up Merchant terlebihdahulu

TOP-UP KARTU MEMBERPROSEDUR

16




1. Proses Deposit Kartu Merchant adalah proses pengisian Nilai Saldo Kartu BelanjaMerchant dengan cara melakukan transfer ke rekening Bank ENI

2. Nilai Minimal pengisian Nilai Saldo Kartu Belanja Merchant ke Rekening Bank milikENI adalah Rp. 500.000,-

3. Setelah Merchant melakukan transfer dana ke Rekening Bank milik ENI, selanjutnyaMerchant harus konfirmasi ke ENI bahwa transfer sudah dilakukan dengan disertakanbukti transfer

4. Proses Deposit Kartu Merchant melalui Modul Kasir

5. ENI akan secara periodik akan memonitor semua transaksi transfer yang masuk keRekening Bank milik ENI dari Merchant.

6. ENI akan melakukan Approval dan mengirimkan konfirmasi kepada Merchant atasdana yang telah diterima dari Merchant

DEPOSIT KARTU MERCHANTPROSEDUR

17




1. Proses Kategori Barang merupakan proses untuk menentukan discount yang

diberikan untuk setiap Kategori Barang sebagai dasar perhitungan POT per Merchant

2. Pemberian nilai discount untuk setiap kategori barang ditentukan oleh Merchant

3. Proses pemberian discount untuk setiap Kategori Barang di setiap Merchant dengan

Persetujuan terlebih dahulu dari Kantor Pusat ENI sebelum diberlakukan

4. Yang berhak menjalankan proses Kategori Barang adalah petugas yang memiliki Level

User Operasional

KATEGORI BARANGPROSEDUR

18




19

HEAD OFFICE:

Jl Raya Solo- Wonogiri KM 07 Telukan Grogol Sukoharjo – Jawa Tengah 57552Telp. : 0271-6727972Website: www.eni.co.idEmail : [email protected]

SUPPORT SYSTEMPROSEDUR

http://www.eni.co.id/

Marketing

STANDART OPERASIONAL MERCHANT ENIMART