스마트폰 문서뷰어를 이용한매뉴얼 시스템 활용분야

2015년

The Smartest Way ofUsing Enterprise Manuals

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• 매뉴얼 시스템의 구축과 기대효과

• PC와 스마트폰에서의 화면 비교

• 회사내 도입 필요성

• 주요 활용분야

< 목 차 >

Xiper 매뉴얼시스템의 구축과 기대효과

• Xiper는 통합검색기능과 빠른 문서뷰어 기능으로 사내의 다양한 매뉴얼과 문서를 빠르게검색 조회할 수 있고, PC 및 스마트폰에서도 동일하게 이용 가능하여 사무실 뿐만 아니고사무실 외부에서도 필요한 정보를 이용할 수 있습니다.

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등록

무선망

스마트폰, 태블릿 PC내부방화벽

수집 정제 구성 분류 변환

매뉴얼 지시,공지

배포문서

계약문서 업무문서

기록문서

사내문서

통합검색 통합뷰어

포털화면 개인화

연계기능 이력관리

Xiper

파일종류 문서종류

프로세스

PC, Notebook

• 문서 내용에 대해서 검색 및 빠른 조회가능

• 사무실 및 외부에서 동일하게 조회

• 체계적인 문서, 매뉴얼 이용

• 개정내역별로 확인 가능

• 개인화 기능으로 개인별 즐겨찾기

• 통합검색기능(자동완성기능)

• 인기문서, 공지문서, 필독문서 등 제공

• 통합뷰어로 문서 유출 방지(PC, 스마트폰)

• 사내 문서의 체계적 관리

• 사용자별, 문서별 이용현황 파악

• 모든 장소에서 빠른 문서 전달 통한 전파

• 문서기반의 지식관리시스템 구현

• 추가적인 오피스 프로그램 설치 불필요

• 기존 기간계시스템과 다양한 연계

PC와 스마트폰 이용시 화면

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• PC에서 사용하는 변환된 매뉴얼은 스마트폰이나 태블릿 PC에서 추가적인 작업없이 바로사용할 수 있습니다. 변환된 파일은 PC나 모바일에서 동일하게 보여집니다.

업무매뉴얼

Xiper

매뉴얼 Repository

PC 이용시

Smartphone 이용시

포털(메인)화면 카테고리, 검색 문서 조회

Xiper를 도입해야 하는 필요성

• 사내에서 사용하는 문서는 Xiper를 도입하면 장소에 구애받지 않고 필요한 내용을 찾고문서를 신속하면서도 안전하게 조회할 수 있습니다.

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신속한 정보전달

• 전체 문서를 PC나 스마트폰으로 다운로드하지 않고

Streaming 방식으로 해당 페이지만 전달하여 빠르게 조회

본문내용 통합검색

• 등록된 문서의 본문내용을 검색하여 원하는 문서를 카테고

리별로 하이라이트 표시

• 인기검색어 및 내용/제목 검색 지원

스마트폰, 태블릿 PC 지원

• PC를 사용할 수 없는 외부에서도 사무실에서와 동일한 문서

조회 및 검색가능

• 스마트폰 및 테블릿 PC, WIFI 및 4G 이용

내부문서 유출 방지

• PC와 스마트폰에서 조회하는 문서에 대해서 유출을 방지.

• 캡쳐방지 및 원격 접근시 내용표시제한(스마트폰)

캡쳐방지 내용표시제한

모바일뷰어의 최적의 활용분야

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• 웹상에서 관리하는 내부, 재해재난 매뉴얼은 스마트폰이나 태블릿 PC를 통하여 외부무선망을 이용하여 PC에서 사용하던 매뉴얼을 그대로 사용할 수 있습니다.

긴급재난 전파 영업/매장직원 공지

공장 매뉴얼 조회 상담문서 통합 조회

계약서 조회

활용분야 – 긴급재난 전파

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• 웹상에서 관리하는 내부, 재해재난 매뉴얼을 스마트폰이나 태블릿 PC를 이용하여무선통신망을 이용하여 PC에서 사용하던 문서를 그대로 사용할 수 있고, 긴급시이미지나 사진등의 자료를 쉽게 조회할 수 있습니다.

본부 및 사무소 근무자

현장 근무자

긴급알람 링크

스마트폰-무선 네트워크

유선-PC지시사항

기상특보

탐방로 통제

다목적위치표지판

조난 신고자 현황

재난유관기관

시설물

현장 민원

긴급 정보

활용분야 – 공장매뉴얼 조회

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• 넓은 공장환경에서 필요한 매뉴얼을 태블릿 PC를 이용하여 필요한 위치에서 바로 확인할수 있습니다.

공장환경

활용분야 – 회사내 계약서관리

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경리팀

구매팀

총무팀

임원

감사

영업사원

• 커스터마이징 불필요 설치후 바로 사용

- 카테고리별 문서 등록(판매계약서, 구매계약서, 사규, 참고자료(서식외)

- 통합검색기능 이용(실시간 검색어,인기검색어, 내용검색(풀텍스트검색))

- 권한별 자료 이용

- 사용자 관리

• 문서 유출방지

- Streaming 방식으로뷰어를 통해 조회하는방식으로 PC에 문서가남지 않고, 외부 유출이어려움

- 사용자별로 권한관리하여접근할 수 있는 대상 제한

• 자료실기능

- 계약서외에 사규 및 서식등 관련문서를 이용 가능

- 많이 보는 문서 즐겨찾기

• 다년간의 회사내 수많은 계약서를 효과적으로 조회, 검색할 수 있습니다. 시스템 구성시별도의 커스터마이징 없이 바로 사용할 수 있습니다.

활용분야 – 영업, 매장직원 지원시스템

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• PC를 사용하기 어려운 영업 및 매장직원들이 휴대하고 있는 스마트폰이나 태블릿 PC를이용하여 회사내 문서를 쉽게 열람할 수 있습니다.

업무가이드 운영매뉴얼

서비스 매뉴얼 영사매뉴얼

근무자

교육사무실근무

출장/파견

외부근무

※ 신입 교육시부터 매뉴얼시스템을 이용하여 교육하여매장이나 근무시에도 매뉴얼시스템 이용이 생활화됨

외부에서 조회

근무장소

사무실 이동시 현장

활용분야 – 상담, 민원 문서 처리

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• 민원인이 이용하는 여러 사이트와 다양한 채널(Channel)을 통한 민원 및 상담을 한곳에모아서 체계적으로 관리합니다. 담당자는 통합검색을 이용하여 과거내용을 종합적으로검색할 수 있습니다.

민원인

국토교통부 민원 청와대 신문고 권익위 Channel

Interface

담당자

조회30만건

상담내용 수집

민원정보

상담처리기관