Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 1 af 6

jNotat

Status for udmøntning af investeringen i arbejdsrettet rehabilitering

1. Ansættelser Første fase af ansættelser i Arbejdsmarkedsforvaltningen blev gennemført ved årets start. I alt 27

stillinger blev besat i januar, mens yderligere 7 stillinger blev besat i perioden fra februar til maj.

Der er tale om planlagte ansættelser af sagsbehandlere, sundhedsfagligt personale, mentorer og

virksomhedskonsulenter. Aktuelt er ansættelse af yderligere tre mentorer udsat til besættelse i

starten af 2016.

Denne første fase af ansættelser er senere blevet fulgt af ansættelser i Sundheds-, Ældre- og

Handicapforvaltningen, i takt med at investeringen i indsatser for målgrupperne er blevet udmøntet.

Disse ansættelser er fortrinsvis anvendt til udvidelse af beredskabet i eksisterende indsatser.

Fremover vil yderligere ansættelser bl.a. ske i forbindelse med udvikling og etablering af nye ind-

satser.

2. Aktivering af langvarige modtagere af kontanthjælp Tilførslen af flere sagsbehandlere har betydet, at det har været muligt at iværksætte nye aktive-

ringsforløb for gruppen af kontanthjælpsmodtagere, der har været længe på offentlig forsørgelse.

Aktiviteten har således været stigende siden starten af 2015.

Når der alene ses på aktiveringsparate kontanthjælpsmodtagere, der har været på offentlig forsør-

gelse i tre år og derover, er 55 % aktiveret ved udgangen af oktober 2015. En opgørelse over antal

personer og iværksatte indsatser er under udarbejdelse og vil blive fremlagt på mødet.

Omstillingen til nye metoder indebærer en omfattende opkvalificering og en ny anderledes faglig

tænkning hos alle involverede (se også punkt 6). Det er en tidskrævende proces, der kræver fokus,

træning og løbende opfølgning. Først derefter vil alle nye borgere i målgruppen blive omfattet af

den nye arbejdsgang. Derfor har de nævnte kontanthjælpsmodtagere kun delvis været omfattet af

de nye metoder.

Indtil nye indsatser og nye metoder er implementeret, vil disse kontanthjælpsmodtagere blive om-

fattet af hidtidige typer af indsatser. Eventuelle effekter af disse forløb vil tidligst kunne ses i slut-

ningen af 2016. Årsagen er, at der er tale om komplekse problemstillinger for den enkelte, som

derfor ikke forventes at kunne mindskes eller fjernes på kort sigt.

3. Metodebeskrivelse Udmøntningen af investeringen i arbejdsrettet rehabilitering har medført et behov for at tydeliggø-

re, hvordan anvendelsen af helt nye arbejdsformer og redskaber sker i en struktureret sammen-

hæng. Der er således formuleret en samlet metodebeskrivelse, kaldet ’Hjørringmetoden’, hvor det

Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 2 af 6

nye arbejdsgrundlag er beskrevet i en teoretisk forståelsesramme, hvor der indgår detaljerede be-

skrivelser af de enkelte elementer og redskaber. Beskrivelsen af Hjørringmetoden findes i en kort

’pixi-udgave’ og en lang udgave.

4. Hovedprocesser og arbejdsgange Den nævnte metodebeskrivelse står ikke alene. Der er løbende udarbejdet forskellige hovedpro-

cesser vist i diagrammer, så det er muligt for ledere og medarbejdere at omsætte metodebeskri-

velsen til konkrete arbejdsgange i forhold til de valgte målgrupper og ikke mindst i forhold til den

gældende lovmæssige opdeling i f.eks. kontanthjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere og

deres undergrupper.

På den baggrund er der udarbejdet en række arbejdsgangsbeskrivelser, der understøtter medar-

bejdernes anvendelse af de nye metoder og redskaber. Udkast til arbejdsgangsbeskrivelserne

bliver afprøvet i testmiljøer, hvor mindre grupper af medarbejdere anvender de nye arbejdsgange i

forhold til konkrete personsager. Testgruppernes erfaringer indgår i tilretning af beskrivelserne,

inden de nye arbejdsgange bliver udrullet til de involverede medarbejdere.

Screeningsredskaber

Pt. er der gennemført test af de nye screeningsredskaber (spørgeskemaer) for hhv. sygedagpen-

gemodtagere og kontanthjælpsmodtagere, og disse redskaber er sat i drift efter endt pilotdrift. De

nye screeningsredskaber evalueres internt i starten af 2016.

Tværfaglig analyse og konference

Et hovedelement i Hjørringmetoden er den tværfaglige analyse og konference, der i en foreløbig

form er blevet testet gennem længere tid. Det skete allerede i 2014 for sygedagpengesager og i

2015 for kontanthjælpssager. Inden sommerferien i år blev der gennemført en evaluering af pro-

cessen, bl.a. via observationer af en række tværfaglige konferencer. Det blev bl.a. konstateret, at

den hidtidige praksis ikke var tilstrækkelig systematisk og effektiv, selv om den indeholdt gode

elementer. På den baggrund blev det besluttet at udarbejde en detaljeret arbejdsgangsbeskrivelse,

hvor centrale elementer i Hjørringmetoden, herunder ICF og funktionsevneanalyse, blev præcise-

ret.

Der foreligger således en ny arbejdsgangsbeskrivelse, som repræsentanter for de involverede

medarbejdere aktuelt tester i praksis. Efter tilretning trænes de øvrige medarbejdere i den nye ar-

bejdsgang og metode i en proces, der forventes afsluttet i starten af 2016.

Progressionsmåling

Næste større opgave under planlægning er udarbejdelse af en detaljeret arbejdsgangsbeskrivelse

vedr. progressionsmåling. Der er tale om målinger, der primært udføres af borgeren selv og den

fagperson, der arbejder med en konkret funktionsbegrænsning hos borgeren. Den koordinerende

sagsbehandler måler derudover løbende progressionen i forhold til borgerens overordnede be-

skæftigelsesmål. Det sker på baggrund af de progressionsmålinger, der indløber fra borgerne og

fagpersonerne i forhold til deres indsatsmål.

Efter et testforløb forventes målingsmetoden udrullet til øvrige udførende fagpersoner i løbet af

første kvartal 2016.

Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 3 af 6

Håndtering af nye kontanthjælps- og sygedagpengemodtagere efter Hjørringmetoden er således

delvis iværksat. Aktuelt forventes Jobcentrets medarbejdere at kunne anvende den nye metode for

alle personer i målgruppen i første kvartal 2016.

5. It-understøttelse Parallelt med udarbejdelse af hovedprocesser og arbejdsgangsbeskrivelser er den tilhørende it-

understøttelse udviklet og testet. Projektorganisationen arbejder sammen med konsulentvirksom-

heden KIApro, idet udviklingen af it-løsningerne baseres på arbejdsgangsbeskrivelserne. Det fore-

går efter moderne principper med anvendelse af såkaldte agile processer, der indebærer, at man

udvikler og afprøver et element ad gangen. Det er med til at sikre overblik og styring, og dermed

opnås kortere udviklingstid, færre fejl og bedre økonomi i forhold til klassiske metoder til håndtering

af udviklingsprojekter.

Aktuelt er it-understøttelse af arbejdsgangene i forbindelse med anvendelse af de nye screenings-

redskaber i drift efter endt pilotdrift, og en test-version af it-understøttelse vedr. arbejdsgangen for

tværfaglig analyse og konference anvendes pt. af den udvalgte testgruppe.

It-understøttelse af progressionsmålinger er allerede klar i en generel version, der senere skal til-

passes den nye arbejdsgangsbeskrivelse.

Derudover arbejdes aktuelt med samspillet mellem de nye it-løsninger og de eksisterende fagsy-

stemer. I samarbejde med KL, der har investeret deres ekspert i 100 timer til formålet, udvikles en

moderne beskedfordeler, kaldet en MOX, der udveksler data mellem kommunens dokumenthånd-

teringssystem SBSYS og den nye it-understøttelse, kaldet RehApplications.

Udviklingsperspektiv og Innovationsfonden

På lidt længere sigt er der behov for at udvikle lignende samspils-løsninger i forhold til relevante

fagsystemer i f.eks. SÆH og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Dermed sikres, at medarbejderne i de

involverede forvaltninger kan udveksle relevante oplysninger uden dobbelt-indtastning i de forskel-

lige systemer. Derudover vil der være fordele ved at skabe mulighed for at borgerne selv kan få

adgang til relevante oplysninger om dem selv, f.eks. indsatsplaner og progressionsmålinger, lige-

som praksissektoren, f.eks. de praktiserende læger og sygehusene, med fordel kan få adgang til at

levere og modtage oplysninger via RehApplications og/eller samspils-løsninger med eksisterende

systemer.

Arbejdsmarkedsforvaltningen samarbejder derfor pt. med leverandøren, KIApro, om at søge midler

til yderligere udvikling via Innovationsfonden, der støtter offentligt-privat innovationssamarbejde. I

den forbindelse har KL givet udtryk for interesse i at deltage, og det undersøges om andre parter

er interesserede i et strategisk samarbejde herom.

6. Opkvalificering og uddannelse Investeringen indebærer som nævnt en større omstilling af de hidtidige arbejdsformer og en grund-

læggende anderledes faglig tænkning. Anvendelse af nye metoder og nye redskaber kræver, at de

Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 4 af 6

involverede medarbejdere opkvalificeres og får ejerskab til det nye ’mind-set’. Der er derfor plan-

lagt en række uddannelses- og træningsprogrammer til formålet.

Empowerment

Alle involverede medarbejdere i Jobcentret skal uddannes i de særlige teknikker til kommunikation,

der understøtter borgeren i at se muligheder og selv tage ejerskab. Medarbejderne og borgerne

skal i højere grad samarbejde om en udvikling, der mindsker eller fjerner de begrænsninger i bor-

gerens funktionsevne, der forhindrer vedkommende i at få en fast tilknytning til arbejdsmarkedet.

Omkring 100 medarbejdere har allerede gennemført tre dages undervisning i empowerment, og 80

sagsbehandlere og mentorer får derudover personlig supervision i forhold til samtaler med borge-

re, der gennemføres i løbet af efteråret. Forløbet afsluttes med to opsamlingsdage i november,

hvor der udveksles erfaringer om anvendelsen af de nye teknikker. Undervisning og supervision

leveres af Marselisborg - Center for Udvikling, Kompetence & Viden. Samtidig forankres den fort-

satte anvendelse af empowerment i læringspar og via opfølgningsprocesser, som håndteres af

ledelsen.

Der gennemføres yderligere undervisningsforløb i 2016 for nytilkomne medarbejdere og andre

relevante grupper i Jobcentret samt Ydelseskontorets integrationsteam. Derudover planlægges

undervisningsforløb for Myndighedskontorets sagsbehandlere og andre relevante medarbejdere i

involverede forvaltninger.

Tværfaglig analyse og konference

Der er etableret tre tværfaglige teams i Helhedstilbuddet. Hvert team består af en psykolog, fysio-

terapeut og sygeplejerske. Den koordinerende sagsbehandler og hver af disse fagpersoner skal

hver især gennemføre en samtale med borgeren, hvor de belyser borgerens begrænsninger i funk-

tionsevne i forhold til arbejdsmarkedet, men ud fra hver deres faglighed. Ved en efterfølgende kon-

ference drøftes de faglige fund i en fælles proces, ledet af den koordinerende sagsbehandler.

Alle de involverede sagsbehandlere i Jobcentret, der fungerer som koordinerende sagsbehandlere,

skal trænes i deres nye rolle som mødeleder ved den tværfaglige konference. Der er tale om en

særlig funktion, som kræver et særligt fokus. Det gælder også for de øvrige deltagere i konferen-

cen, og der er derfor planlagt et særligt træningsforløb, hvor en ekstern konsulent fra KIApro, med

særlig viden om og erfaring med tværfaglige konferencer, understøtter deltagernes læring. Der

arbejdes med de konkrete personsager, som de koordinerende sagsbehandlere visiterer til den

tværfaglige analyse. Udover træningen arrangeres behovsstyret undervisning på baggrund af de

individuelle behov, som deltagerne viser sig at have undervejs i forløbet. Der kan f.eks. være tale

om undervisning i ICF og funktionsevne – ligesom viden og erfaring omkring empowerment ind-

drages.

Træningsforløbet er iværksat for de medarbejdere, der deltager i testen af arbejdsgangsbeskrivel-

se og it-understøttelse vedr. den tværfaglige analyse og konference. De øvrige medarbejdere træ-

nes efterfølgende i forbindelse med udrulningen til de øvrige medarbejdere. Denne proces forven-

tes afsluttet i starten af 2016.

Det bemærkes, at de involverede borgere skal deltage i konferencen, som det også er tilfældet i

Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 5 af 6

det eksisterende rehabiliteringsteam. Dog vil det først ske, når alle medarbejdere er blevet trænet i

den nye arbejdsform som følge af den tværfaglige analyse og konference.

7. Relationel koordinering Teorien om relationel koordinering er fra starten tænkt ind som et vigtigt element i investeringen og

dermed i Hjørringmetoden. Det er afgørende, at de mange aktører omkring den enkelte borger

arbejder sammen om et fælles mål, på tværs af fagligheder og på tværs af forvaltninger. Forsknin-

gen har vist, at relationel koordinering kan forbedre det tværfaglige samarbejde, især når der er

tale om områder med stor kompleksitet, mange aktører på tværs af forskellige organisatoriske en-

heder og behov for præcis og rettidig kommunikation.

Den danske forsker og konsulent, ph.d. Carsten Hornstrup, har videreudviklet teorien om relationel

koordinering i samarbejde med ophavskvinden til teorien, professor Jody H. Gittell. Den seneste

forskning har således vist, at ledelsens håndtering er en afgørende faktor i succesfulde processer

omkring relationel koordinering.

Efter forslag fra den tværgående styregruppe, der består af chefer fra de involverede forvaltninger,

har direktionen godkendt, at der gennemføres et pilotprojekt vedr. Ledelse af Relationel Koordine-

ring. Pilotprojektet iværksættes i november 2015 og varer et halvt år. Hvis evalueringen af pilotpro-

jektet er positiv, er det tanken at gennemføre et projekt, der omfatter alle involverede ledere og

medarbejdere, der er involveret investeringen i arbejdsrettet rehabilitering på tværs af forvaltnin-

gerne.

Ph.d. Carsten Hornstrup lægger vægt på at inddrage konkret aktionsforskning. Hvis det fulde pro-

jekt gennemføres efter pilotprojektet, vil han derfor søge eksterne midler hertil, bl.a. i forbindelse

med inddragelse af professor Jody H. Gittell i det samlede projekt.

8. Udvikling og iværksættelse af nye indsatser En vigtig del af investeringen i arbejdsrettet rehabilitering er sammensætningen af den indsatsvifte,

der bedst muligt sikrer, at målet nås. Det er nødvendigt løbende at vurdere kvalitet og effekt af de

mange forskellige indsatser, som leveres af de involverede forvaltninger.

Som led i denne proces gennemførte Arbejdsmarkedsforvaltningen en sagsgennemgang i slutnin-

gen af 2014, hvor de aktuelle behov blev vurderet. På den baggrund er der i løbet af 2015 arbejdet

med udvikling af nye målrettede indsatser med fokus på sundhedsfaglige problemstillinger, der

kendetegner målgruppen.

Resultatet af dette arbejde er, at følgende nye indsatser planlægges iværksat i 2016:

Mestringsforløb for borgere med angst.

Iværksættes via Helhedstilbuddet i januar 2016.

Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsforvaltningen

3.11.2015/TB

Side 6 af 6

Livsstilsforløb for borgere med BMI under 30.

Iværksættes via Sundhedscentret i april 2016.

Alkohol, kort rådgivende samtale.

Iværksættes via Sundhedscentret i januar 2016.

Fysioterapeutisk træning efter endt genoptræningsplan.

Iværksættes via Sundhedscentret i april 2016.

Der arbejdes fortsat med udvikling af nye indsatser på baggrund den nævnte sagsgennemgang,

og det forventes, at der kan færdiggøres flere nye indsatsbeskrivelser i starten af 2016. Derefter er

det planen at anvende konkrete erfaringer og evalueringer af både de eksisterende og de nye ind-

satser som grundlag for fremtidige justeringer af indsatsviften.