Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier

Embed Size (px)

Text of Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier

  • 1

    Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier Onderzoek uitgevoerd in opdracht van DWA door Randy de Jong, student HBO Werktuigbouwkunde

    Stagebegeleider: Evert Treur, e-mail treur@dwa.nl

    Een gebouwdossier is een belangrijk hulpmiddel bij het beheren van vastgoed. Het geeft snel inzicht in de kwaliteit van het onderhoud en de beschikbaarheid van alle relevante documenten. Voordeel van een digitaal gebouwdossier is dat het altijd en overal toegankelijk is.

    Het gebouwdossier bestaat uit alle documenten die van belang zijn voor het gebouw. Zo kunnen de wettelijke inspecties, rapportages, keuringen, vergunningen, onderhoudscontracten, onderhoudsrapportages, risico-inventarisaties en zelfs de meerjaren onderhoudsplannen op een centrale plek worden opgeslagen, beheerd en de geldigheid bewaakt. Het is zaak dat deze documenten worden bijgehouden om te kunnen laten zien dat er aan de wettelijke verplichting wordt voldaan. De benodigde gegevens moeten snel beschikbaar zijn bij het plegen van het onderhoud. Er zijn verschillende leveranciers die bedrijven de mogelijkheid geven online een gebouwdossier te onderhouden. Het is interessant om een vergelijking te maken tussen deze leveranciers. Voor deze vergelijking is contact gezocht met de bedrijven, zodat het bedrijf zelf de informatie voor de vergelijking kon aanleveren. Dit is voor alle bedrijven het geval behalve Technozorg. Bij dit bedrijf komt de informatie van hun website. Voor het marktonderzoek is ook Volantis IT benaderd. Volantis IT heeft zich echter teruggetrokken uit het onderzoek. Voor elk bedrijf is er een contactpersoon van dit bedrijf in bijlage I terug te vinden. Tabel Vergelijking gebouwdossiers

    + = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

    Adm

    ea

    HSEXPERT

    IGBS

    Mo

    navisa

    Tech

    no

    zorg

    Vgib

    BIM Compatibiliteit

    - Gentegreerd IFC - - - - N.V. +/-

    - Importeren van database bestanden

    - - - +/- N.V. +/-

    - Exporteren van database bestanden

    - - + - N.V. +/-

    Gebruik

    Het gebouwdossier is online toegankelijk + + + + + +

    Monitoren van installatie +/- +/- - + N.V. -

    Gestructureerd opslaan van documenten + + + + N.V. +

    Zoekfunctie in de database + + - - N.V. +

  • 2

    + = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

    Adm

    ea

    HSEXPERT

    IGBS

    Mo

    navisa

    Tech

    no

    zorg

    Vgib

    Rechten aan gebruikers toekennen + + + + N.V. +

    Alle gebruikers kunnen hun eigen documenten uploaden

    + + + + N.V. +

    Legionellabeheer + + +/- + + +/-

    Online beschikbare documenten voor legionella beheer

    - Logboeken + + + + + +

    - Voorschriften + + + + N.V. +

    - Instructies + + + + N.V. +

    - Tekeningen + + + + N.V. +

    - Rapportages van temperatuurmetingen

    + + + + N.V. +

    - Rapportages van keerklepcontrole

    + + + + N.V. +

    - Rapportages van monstername

    + + + + N.V. +

    Controle

    Signalering dat documenten verouderd zijn

    + + - + N.V. +

    Taken toekennen aan gebruikers +/- + - +/- N.V. -

    - Activiteiten filteren + + - - +/- -

    Periodieke controle voor het nakomen van afspraken

    + + - +/- N.V. +/-

    - Status van rapporten per verantwoordelijke

    + + - + +/- +/-

    - Meldingen over te laat en niet uitgevoerde taken bij betrokken partijen

    + + - +/- +/- +/-

    Meldingen over veranderde Wet- en regelgeving

    - + - + N.V. -

    Archiveren van verouderde documenten + + - + N.V. +

  • 3

    + = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

    Adm

    ea

    HSEXPERT

    IGBS

    Mo

    navisa

    Tech

    no

    zorg

    Vgib

    Versiebeheer van documenten +/- + - +/- N.V. +

    Totale kosten

    - Aanschaf kosten standaard pakket

    - - - 600,- N.V. 2500,-

    - Implementatiekosten Situatie afhankelijk, gemiddeld 2 dagen incl. opleiding

    Ong. 2 dagen

    - - N.V. -

    - Abonnementskosten Staffel: gemiddeld 50 p/j per locatie

    50,- p/m per locatie per discipline

    Vanaf 125,- p/j

    200,- p/j

    N.V. 250,- p/m

    Geschatte terugverdientijd 1 jaar 2 jaar n.v.t. * N.V. 1 jaar

    *De beoogde terugverdientijd is 1 jaar. Gezien het feit dat het gebouwdossier slechts n module is van het totaalpakket is een concrete terugverdientijd niet te definiren.

  • 4

    Admea

    BIM compatibel Dit is niet mogelijk.

    Gebruik De documenten van het gebouwdossier zijn online vanaf elke locatie te raadplegen. Daarnaast heeft Admea een applicatie voor tablet en smartphones. Met deze applicatie kan het gebouwdossier worden ingezien en kunnen inspectieformulieren worden ingevuld en opnamegegevens worden ingevoerd. Deze gegevens worden automatisch op de juiste plek in het gebouwdossier geplaatst. Het monitoren van het gebouw wordt gedaan door het gebouwdossier te koppelen aan het GBS systeem van een gebouw. Dit is alleen mogelijk als het GBS extern te benaderen is.

    Per gebruikersgroep kan vastgelegd worden tot welke gegevens zij toegang hebben. Admea heeft een legionelladossier, waarin documenten beschikbaar zijn en logboeken vanaf elke computer ingevuld kunnen worden. Ook wordt er door specialisten een risicoanalyse of een beheersplan opgesteld en is het mogelijk om begeleiding te krijgen bij het uitvoeren van werkzaamheden aan het waterleidingnet. Het gebouwdossier kan centraal opgeslagen worden bij de klant of op een server bij Admea. Daar komt bij dat software, hardware, configuratie, beveiliging, back ups, en helpdesk zijn inbegrepen bij de dienstverlening. Digitale documenten kunnen afgedrukt worden en nog dezelfde of de volgende dag bezorgd worden.

  • 5

    Controle De beheerder wordt automatisch attent gemaakt op beheersmaatregelen die moeten worden uitgevoerd. Afhankelijk van de inrichting van het gebouwdossier is het mogelijk om taken toe te kennen aan gebruikers. Er zijn periodieke controles om te controleren of afspraken daadwerkelijk worden nagekomen. Het versiebeheer is geen standaard functionaliteit, maar afhankelijk van de inrichting kan dit wel gerealiseerd worden.

    Kosten De kosten worden bepaald per staffel; gemiddeld zijn deze kosten 50, - per jaar per locatie. De implementatie is situatieafhankelijk. Deze is gemiddeld twee dagen incl. opleiding. Het geheel heeft een terugverdientijd van ongeveer een jaar.

  • 6

    HSEXPERT

    BIM compatibel Dit wordt niet gedaan.

    Gebruik HSEXPERT biedt ondersteuning voor het beheer van alle relevante disciplines op het gebied van gebouwveiligheid. Dit komt terug in zes disciplines: RI&E dossier, middelen dossier, incidenten dossier, gebouw & brandveiligheid dossier, milieu dossier en legionella dossier. Het monitoren wordt door HSEXPERT alleen gedaan voor leidingwaterinstallaties voor registratie van flow en temperaturen. De software legt de nadruk op het bewaken van de PDCA cycli, het voldoen aan wet- en regelgeving en risicobeheersing. Het gebouwdossier is online toegankelijk en slaat documenten gestructureerd op. Dit wordt gecombineerd met een zoek- en filtermogelijkheid. De selecties kunnen op het scherm worden gemaakt. Ook kan de geselecteerde data in een interactief dashboard of rapport worden getoond.

    Documenten kunnen door alle gebruikers zowel intern als extern gepload worden. De documenten voor het legionelladossier zijn beschikbaar, maar documenten zijn statisch. Legionellabeheer is een dynamisch proces, waarbij het belangrijk is dat er op situaties en beheerstaken kan worden gestuurd. Een voorbeeld is grenswaardenbewaking. De software signaleert uitzonderingen en rapporteert hierover.

    Controle Er wordt gesignaleerd als er beheerstaken niet zijn uitgevoerd. Door deze signalering is er automatisch bekend dat bijbehorende documenten zijn verlopen. Er worden jaarlijks audits gedaan waarbij ook de actualiteit van documenten aan de orde komt. De status van de taken zijn per verantwoordelijke terug te vinden in een dashboard. De zoekfunctie en filter voor de documenten is ook van toepassing op de taken die aan gebruikers zijn toegekend en afhankelijk van het autorisatieprofiel krijgt de gebruiker automatisch de activiteiten te zien waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is. Voor de inhoud van de documenten wordt er per discipline samengewerkt met derden. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het actueel houden van de relevante gegevens van wet- en regelgeving. Alle relevante documenten kunnen gearchiveerd worden en er kunnen verschillende versies worden beheerd. Ook kunnen alle dynamische data van gebouwen en installaties worden gearchiveerd.

  • 7

    Kosten Het licentiemodel is gebaseerd op het aantal beheerde locaties en op het aantal disciplines (brand, legionella, asbest et cetera) dat met de software wordt beheerd. De kosten hiervoor zijn:

    I 50, - per locatie per maand voor de eerste discipline II 50, - per locatie per maand voor de tweede en volgende discipline (onbeperkt aantal)

    Bij meer dan 10 locaties wordt het tarief per locatie per maand ongeveer 50% van bovenstaande tarieven. De implementatie kost ongeveer twee dagdelen per discipline en het geheel heeft ongeveer een terugverdientijd van twee jaar.

    IGBS

    BIM Compatibel Het gebouwdossier heeft de mogelijkheid om databasebestanden te exporteren.

    Gebruik Het gebouwdossier is online beschikbaar via het inloggen op een website, waarop de documenten op een gestructureerde manier opgeslagen zijn. Er kunnen aan de gebruikers rechten toegevoegd worden, waardoor de gebruikers onder andere hun eige