Curso productividad para emprendedores

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v

Productividadpara

emprendedores

Roberto González Fontenla


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Herramientas BibliografíaWebs recomendadas

Getting things done (GTD)

El emprendedor productivo MetodologíasIntroducción

5 64

2 31


3

Emprendedor (2 empresas)

He creado 2 empresas, una

fue un desastre. Otra muy

bien, la vendí

AutónomoAutónomo convencido,

Defendiendo desde 2011

la figura del Autónomo 2.0

Knowmad

Consultor RRHH.

Técnico Prevención de Riesgos

Autor ‘Autónomo para

dummies’

Formador

Mentor

Trabajador por cuenta ajena

En dos empresas: una genial,

otra un completo desastre.

About me

Autor

Tres libros, los 2 últimos con el

Grupo Planeta. Otro de camino.


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‘‘

’’

“La productividad del trabajador del conocimiento es el mayor de los desafíos del siglo XXI.

En los países desarrollados, es el primer requisito para su supervivencia.” Peter Drucker

‘‘

’’

Reflexiones sobre la productividad

Le preguntaron una vez a un directivo de Coca-Cola

¿Cuánta gente trabaja en Coca-Cola?

Respondió: “aproximadamente la mitad”


5

“Una empresa de éxito está formadapor un hippie y por un mafioso.

El hippie tiene las ideas, el mafioso las rentabiliza”


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¿Qué es la productividad? Según la R.A.E. productividad es 'Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.'.

Cuantas más Unidades fabricadas / menor tiempo = Mayor Productividad

En la ‘Nueva Economía’ o ‘Sector servicios avanzados’ no siempre es así, porque no fabricamos ‘piezas’, sino que trabajamos por proyectos en los que intervienen muchasPersonas, en plazos que pueden ser desde día hasta meses o años.

1. La tarea nunca está terminada

2. La tarea no se ejecuta 'de principio afín'

3. La regla 'más rápido, mejor' no siempre es válida

“Hay 2 tipos de empresas: las rápidas y las muertas” Andy Grove. Presidente de Intel


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“El tiempo es más importante que el dinero. El dinero se puede comprar, el tiempo no”.

« España es de los países en los que más se trabaja y en los que menos se produce »

« En España es habitual trabajar horas extras (y gratis en muchos casos),En los países nórdicos y haces horas extras te despiden. Por incompetente »

«El jefe español quiere v-e-r al trabajador en la oficina ‘de sol a sol’, aunque esté leyendo el Marca » (obviamente, de teletrabajar ni hablamos)

« Desde 2008, muchos tenemos que trabajar el doble para ganar la mitad »

¿Qué opinas de estas frases?


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10%

10%Menos estrésMenos erroresMenos gastos

Más ingresosEl trabajo ‘sale Adelante’

Más rápido y mejor

$$

Invertir en ser más productivo (1) es rentable


9

“Mi objetivo es que ahorres UNA HORA al díaY que la utilices para lo que quieras (ocio, estar con tu familia,

Hacer deporte, etc).

Pero antes… analicemos el panorama actual

Y el que viene. La famosa

TRANSFORMACION DIGITAL


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Si te preocupa el presente, prepárate para el futuro. Los expertos lo definen como VUCA

Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity, que en español es algo así como Volatilidad,

Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad (VICA)

Nuestra competencia ya no son “los de siempre”, ahora son • los chinos• los robots• las Apps• la Inteligencia Artificiales• los drones• Bots• Becarios• Etc.


11Internet, smartphones, Big Data, wearables, etc

Son oportunidades para crear empresas… perono estamos preparados para movernos en esteentorno = miedo/inseguridad/errores/torpeza

.

No puedo!!

WearablesTablets

SmartwatchesSmartphones

Nuestro cerebro recibe cada día MILES de

mensajes, alertas, notificaciones, etc de

dispositivos que antes no existían (antes de 2007

que surgió el Iphone). Que nos causan ansiedad.

Si hasta 2006 nos agobiaba gestionar el correo

electrónico, desde entonces se han sumado las

Redes Sociales y dispositivos como:


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13

Para colmo, Internet nos ha vuelto más “estúpidos”

Nicholas Carr, está convencido de que Internet nos está volviendocada vez más estúpidos y superficiales, dificultando la concentracióndel cerebro humano por culpa del hábito de picotear de hipervínculoen hipervínculo, y formando a personas incapaces de leer mucho másallá de los 140 caracteres de un tuit.

Varios estudios a cargo de psicólogos, neurobiólogos, educadores y diseñadores web obtienen la siguiente conclusión:

Cuando usamos tecnologías de la información, entramos en un entorno que fomenta una lectura ligera, un pensamiento apresurado y distraído,un pensamiento s-u-p-e-r-f-i-c-i-a-l.

Cuando se lee un libro se usan regiones relacionadas con el lenguaje, la memoria yel procesamiento visual.

Cuando se usa Internet se usan regiones cerebrales asociados a la toma dedecisiones y la resolución de problemas.

http://www.elmundo.es/economia/2014/10/03/542e623822601d4d248b4576.html


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Facebook / Whatsapp Twitter / Youtube Instagram / Snapchat

Redes Sociales¿Nueva esclavitud?


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ResultadoNO ESTAMOS PREPARADOS Y VAMOS A ESTALLAR !!

Mente

Ansiedad

Dolores de espalda

Consumo de alcohol y fármacos

Fatiga

Inseguridad

Dificultad para concentrarse

Olvidos

Frustración


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RESUMEN

1. Cada vez tenemos más información y más dispositivos

2. El volumen de información crece a niveles exponenciales

3. Nos cuesta concentrarnos, tenemos menos memoria

4. Sufrimos “La paradoja de la elección”

5. No sabemos filtrar el contenido relevante del falso

¿Cómo vamos a ser productivos? Respuesta: Metodología + Tecnología + Hábitos


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2. El emprendedor productivo


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#MorososLegislación #110Proveedores #330

#IVAClientes HaciendaFinanciación Trabajadores

Clientes Morosidad#349 Transformación Digital

#Renta#390 CompetidoresPrecios Colaboradores

Modo Thinker: pensamiento estratégico, planificar, etcModo doer: hacer


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Creativo

Innovador

Para ser competitivo debesser creativo, innovador, disruptivo,

pero parece que hay unaconspiración judeomasónica

Que se ha propuestoAmargarte el día

Todos los días

Sufres (en silencio) y mucho

Incansable


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CalendarioReuniones

Correo electrónicoGestionar tareas

4

2 31

5 “marrones” del emprendedor

Proyectos

5


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¿Quién te pone la pierna encima?

• Tu creatividad desbordante• Burocracia: Hacienda, Seguridad Social,

ayuntamientos• Los vencimientos• Clientes• Proveedores• Bancos• etc

Y más concretamente:

• Llamadas de teléfono• Reuniones• Gestionar tareas• Ejecutar proyectos• Tu agenda

JULIO


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1. Gestión de tareas

Hay 1000 y unas cosas que hacer en unaempresa, muchas son ‘pequeñas cosas’dispersas, tareas (burocracia, relación conproveedores, corro electrónico, reparaciones y mantenimiento, etc) que son RUIDO, no generan dinero y sí generan estrés. Y son cosas que hay que hacer.

En muchos casos, solemos trabajar ‘apagando incendios’, atacando lo que tenemos encima de la mesa:• Papeles• Recados• Post-it• Responde correos electrónicos • Etc

Ponemos el ‘piloto automático’ de DOER y No analizamos el orden ni la importancia de lo que tenemos delante… en general.


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Goals And ObjectivesEntonces, ¿qué debo hacer? Lo primero es definir nuestros objetivos

¿Duplicar la facturación? Digamos, 100.000 euros/año?¿Aumentar el margen?Abrir 3 delegaciones?¿Lanzar un proyecto nuevo?

El proyecto debe ser SMART:

S: Specific (Específico)M: Measurable (Medible)A: Attainable (Alcanzable)R: Realistic (Realista) T: Time-bound (Oportuno)


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Escribir los objetivos y los pasos necesarios para conseguirlo.

Con las prisas y una falta de metodología provocan queMuchas cosas las tengamos en la cabeza y vayamos improvisando, sin una ‘hoja de ruta’ clara.

Por ejemplo,Si queremos crear un E-commerce debemos pensar:- Target- Cliente ideal- ¿Qué vas a vender en el E-commerce?- Localizar influencers y prescriptores- Desarrollar una estrategia de E-mail marketing- Buscar hosting y un dominio que esté libre- Localizar proveedor logística- Etc, etc, etc.


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A trabajar !Sí, pero ¿en qué orden?

Matriz de Eisenhower

Urgente No urgente

Importante Hacerlo

(Ej. Pagar el IVA)

Planificarlo

(Ej. Preparar inspección)

No importante

Delegarlo

Llamadas, correos, algunas reuniones

Eliminarlo

(Ej. Llamadas e interrupciones)


282. Correo electrónico

Whatsapp y Redes Sociales

Correo electrónico: (existen seminario solo sobre Inboxcero)Con revisarlo 3 veces al día, en la mayoría de los casos es suficiente. Eso sí, responder siempre.(no responder a un E-mail en EEUU es síntoma de mala educación)

Whatsapp:A gusto del consumidor, según tu actividad.

Redes Sociales:A gusto del consumidor, según tu actividad


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Meditar / Deporte 30 minutos

Correo / llamadas 30 minutos

Proyecto 1 2 horas

Proyecto 2 2 horas

Proyecto 3 2 horas

Revisar, Agenda, etc. 30 minutos

Acciones rutinarias 30 minutos

01

02

03

04

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07

¿Cuándo trabajar?Busca tus mejores momentos productivos

Muchos empresarios de éxitoson muy madrugadores (5am-6am)como Tim Cook (Apple)


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ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE F

Abrir nuevatienda

Lanzar un producto

Certificarmeen ISO 9000

Buscarcomerciales

Sustituirordenadores

Cambiar de CRM

Hacer un curso

Mini-vacaciones

3. ProyectosTienes que definir tus proyectos y aplicar una metodólogía)


314. Reuniones

• La regla de las 2 pizzas de Amazon• Definir objetivos, duración y personas intervinientes• Contador (lo usan en Google Ventures). • Hacer reuniones rápidas (de pie incluso). • Evitar ‘apalancamiento’ y que la gente se duerma


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Revisar

Clarificar OrganizarCapturar

5 64

2 31

Método de productividadGetting Things Done (© GTD ) de David Allen

’

1.300.000 ejemplares vendidos

Hacer


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W-A-R-N-I-N-G

GTD (ni otro sistema) es perfecto.

De hecho, un método que tiene 15 años y tiene párrafos queestán obsoletos (como archivar en 42 carpetas los documentos)

y está enfocado a ejecutivos, no al común de los mortalesy ni mucho menos al Freelance / Emprendedor

Peeero, el eje central del libro es muy válido.

Aclaraciones:


34

.

Ideas

Correos electrónicos

Reuniones

.

.

.

LLamadas

Contenidos web

Fotos, PDF

Paso 1: Capturar todo (en papel, Evernote, etc) y VACIAR la mente


35

.

.

Paso 2: Clarificar


36

Basura

Clarificar

Asignar aun proyectoAgendarlo


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Imprescindible: una agenda, sea en papel o digital


38

Archivo

Paso 3: organizar

‘A la espera de otros’

(ej. de un trámite,una contestación, etc)

‘Algún día’

Aprender inglésAdelgazar

Etc

Acciones próximas

Crear lista de tareaspendientes


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Paso 4: Revisión

Dependiendo de la actividad, debe revisarsecalendario, proyectos, acciones siguientes, etc

como mínimo semanalmente (recomendable diariamente)


40

HacerlaRetrasarla Delegarla

Paso 5: Hacer


41

Procastinar

Retrasar el trabajo


42

Delegar

Si no aporta nada interesante, y es asumible económicamente lo ideal es

delegar al máximo y dedicarse al 20% de cosas realmente rentables.


43

Hacer (ponerte en modo ‘doer’)


44

La regla de los 2 minutos

“Si puedes hacer algo en 2 minutos, hazlo” David Allen

Ejemplo:• Llamadas breves• Archivar documentos• Imprimir algo• Enviar un email corto


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15 herramientas de productividad para emprendedores

(para trabajar 1 hora menos al día)


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WorkplaceHábitos

Herramientastrabajo

colaborativo

Herramientasdigitales

uso individual


47Hábitos

Basándose en infinidad de investigaciones y entrevistas llevadas a cabo tanto en el ámbito académico como en el empresarial, el periodista de investigación Charles Duhigg acerca al gran público las conclusiones de los más recientes hallazgos psicológicos y neurológicos acerca de la formación de rutinas.El resultado es un ensayo apasionante, amenizado con ejemplos de la vida real, que demuestra cómo la adopción de un único hábito clave puede transformar radicalmente nuestra vida personal, corporativa y social.


481. Cuida tu cuerpo


492. Cuida tu mente: lee 2 libros al mes


503. Crea tu 'tribu' y busca un mentor

No hay nada más peligroso que un emprendedorque cree que él solo va a cambiar el mundo. Es

posible, pero necesitará ayuda. Este tipo de ayuda puede provenir de: Consultores Formadores Mentores Familia / amigos (poco recomendable) Etc.

O bien de:• Grupo Mastermind (en Boadilla del Monte

hay uno) Yo llevo 2 años para crear uno. No es networking, es aprendizaje 'entre pares'

• Un Mentor

https://ideaemprende.wordpress.com/2013/05/10/por-que-todo-emprendedor-necesita-un-mentor/


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4. Tómate un 'Inspiration day'

Cada 2 semanas tómate una mañana para hacer algoque no haces nunca:

● Curiosear libros en el Fnac (y comprar unos)

● Perderte por una calle desconocida● Hablar con alguien desconocido

Es decir, 'apagar tu cerebro racional' y dejarte llevar,como si fuesen unas 'mini-vacaciones'.


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5. Ten noción del tiempo

Este contador regresivo lo usan en Google Ventures


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Workplace


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1. Espacio de trabajo

Sea en una oficina, un coworkingo en tu casa es preciso quete rodees de un espaciocon:● Luz natural● Silencio ● Todo lo que necesites,● al alcance de la mano

Cada 2 horas deberías hacer una pausa y levantartey tomar agua, fruta, café, etc.Te lo agradecerá tuespalda y tu cabeza


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2. Equipo de trabajo


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3. Herramientas escritorio

Indispensable:• Bloc de notas en papel• (Moleskine, Oxford, etc)• Un buen bolígrafo (yo recomiendo• Pilot G2)• Post-it• Marcadores • Tacos de notas• Pizarra Velleda• Archivadores• Subcarpetas de colores


574. Smartphone

• Recomiendo desactivar TODAS las notificaciones (mi caso), crean mucho ruido.

• Instala APPS básicas como Dropbox, Google Drive, Evernote / OneNote / Todoist

• Lleva siempre un 'Powerbank' • Si lo usas mucho, compra un manos libres bluetooth


58

Herramientas

digitales

uso individual


59

1. Suite ofimática en la

nube

Otras opciones: Office 365, Zoho, etc.


60

2. Almacenamiento en la

nube


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3. Notas, tareas

pendientes, gestión del

conocimiento

Notas sencillas y usoparticular

Notas de text, voz, fotos, PDF, uso multiusuario, etc.


62

4. Tu nueva oficina, tu web + Redes

Sociales


634.

Videollamadas


64

Herramientasdigitales

uso colaborativo


65

1. Gestión de

proyectos


66

Mini guía Trello 1/4


67

Mini guía Trello 2/4: tableros


68

Mini guía Trello 3/4: ejemplo de tarjeta


69

Mini guía Trello 4/4: Añade superpoderes a Trello con Power-Ups


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2. Mensajería instantánea

El email ha muerto?. Ojala !


713. AutomatizarHay muchas ocasiones en el que podemos automatizar nuestro trabajoutilizando herramientas como Zapier o IFTTT. Ejemplos: si marcas enfavorito un tuit en Twitter que lo añada e Evernote.


72Muchas gracias por tu atención !

Small Business & Entrepreneurship

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