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E-procurement, integración y colaboración en la relación proveedor-cliente.
Líderes en Sistemas de Información
1.1. IntroducciIntroduccióónn
2.2. Los Sistemas Los Sistemas ERPERP´́ss3.3. La Empresa ExtendidaLa Empresa Extendida
4.4. El ERP Extendido o ERP IIEl ERP Extendido o ERP II
5.5. EE--businessbusiness: Negocio Electr: Negocio Electróóniconico
6.6. EE--procurementprocurement
7.7. ConclusionesConclusiones
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Agenda
Introducción
La introducción de los Sistemas de Información (SI)
y de las Tecnologías de Información y
Comunicación (TIC) en las relaciones empresariales
han obligado a las empresas a replantearse sus
procesos de gestión, tanto externos como internos,
llegando incluso a establecer nuevas formas de
organización.
En un principio, el papel de
los SI y de las TIC fue la
integración de la
información procedente de las
diferentes áreas de la
empresa en un único sistema.
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Introducción
En la actualidad, esa integración se extiende a la
información generada por el resto de los componentes de
la cadena de suministros, desde clientes hasta
proveedores.
Esta integración no sólo
afecta a los costes de
los procesos de
gestión internos o entre
empresas. Puede llegar a
suponer una total
transparencia en la
cadena de suministros,
logrando así unos índices
de eficiencia difícilmente
mejorables.
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Los Sistemas ERP´s …
Tradicionalmente, cada área funcional de la empresa
contaba con un Sistema de Información distinto, cada uno
con su base de datos y sin ninguna interconexión entre
ellos.
Las compañías se encontraban ante un Sistema de
Información no integrado que hacía difícil la integración
entre los diferentes departamentos, con muchas
ineficiencias y gran riesgo de producirse errores humanos.
Ventas Producción Logística Facturación
Pedido
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Los Sistemas ERP´s …
La necesidad de integrar toda esta información dio lugar, a
mediados de los setenta, a los Sistemas de Información
Integrados (ERP´s) que centralizan todas las bases de
datos y la gestión de la empresa en un único sistema y
establecen la comunicación automática entre todos los
departamentos.
Las siglas ERP corresponden a
Gestión de Recursos
Empresariales y hacen
referencia a una serie de
aplicaciones informáticas
destinadas a gestionar las
diferentes áreas funcionales
de la empresa.
FINANZAS
FABRICACIÓN LOGÍSTICA
- Contabilidad- Cobros/Pagos- Analítica
- Nómina- Recursos Humanos- Control de Presencia
- Ingeniería- Producción- Planificación- Aprovisionamientos
- Ofertas, Pedidos- Almacenes- Expediciones- Facturación
RRHH
EL ERP TRADICIONAL
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Los Sistemas ERP´s …
Información y Gestión en un Sistema único
ERP
Ventas
Facturación
Cli
en
tes
Pro
veed
ore
s
Finanzas
Análisis de Datos
Producción
Logística
RRHH
Almacén
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… Los Sistemas ERP´s
El objetivo principal perseguido por la
implantación de un ERP es conseguir una
optimización de los procesos de gestión y
la integración de la información de la
empresa. Pero no hay que olvidarse de los
riesgos asociados, como el coste de la
puesta en marcha (tanto en tiempo como en
dinero), la necesidad de redefinir
determinados procesos de la organización o la
necesidad de detectar cuales son las áreas
críticas que necesitan una mayor mejora.
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La Empresa Extendida …
La evolución de los Sistemas de Información, las
Tecnologías y las Comunicaciones han perseguido la
integración de los datos procedentes de las diferentes
áreas de la empresa, en un único sistema que permita una
gestión y una visión global de toda la organización. En la
actualidad este objetivo se ha vuelto mucho más ambicioso
al querer integrar también el máximo de información
generada fuera de la empresa.
Es así como nace el concepto de empresa extendida para
denominar a aquellas organizaciones que, además de
gestionar su propia cadena de valor, también tienen en
cuenta el resto de elementos que intervienen en la cadena
global: desde el cliente hasta el proveedor, sin olvidarnos
de los empleados.
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La Empresa Extendida …
Colaboración
Clientes Proveed.
e-business
CRM ERP PLM SCM
Empleados
CRM: Gestión de la Relación con Clientes.
ERP: Sistemas de Gestión Integrados.
PLM: Gestión del Ciclo de Vida de Productos.
SCM: Gestión de la Cadena de Suministro.
La Empresa Extendida …
La empresa extendida obliga a prever y considerar los
efectos que puedan tener las decisiones tomadas en un
determinado nivel de la cadena sobre el resto de niveles.
De esta forma, los Sistemas de
Información de una empresa
extendida deberían abarcar a sus
clientes y proveedores y deberían
ser susceptibles a los cambios que
se produzcan en cualquier punto de
la cadena de suministro.
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La Empresa Extendida …
Estos nuevos sistemas de información aparecieron a principio
de 2000 y fueron bautizados como ERP Extendidos o ERPII.
Son la base de la empresa extendida y gestionan toda la
información generada, tanto por la propia organización como
por clientes y proveedores.
El ERP extendido se basa en
Internet, por lo que ofrece mayor
facilidad de acceso y menor coste de
infraestructura. Estos sistemas, aún
en su fase inicial, deberán permitir,
entre otros, automatizar las
correcciones y sus consecuencias en
cualquier nivel de la cadena.
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La tecnología avanza a pasos de gigante y los EPR´s
extendidos van a permitir la gestión en tiempo real de
todos los procesos de la empresa y sus interacciones con
clientes y proveedores.
Pero para que la empresa extendida sea una realidad,
además de la evolución tecnológica, es necesaria una clara
evolución de la cultura empresarial.
… La Empresa Extendida
TecnologíaCultura Empresarial
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Cada organización tiene que tener claro
cual es el papel que juega dentro de la
cadena de valor. La optimización del
funcionamiento de un eslabón de la
cadena puede ayudar a mejorar el
funcionamiento del resto y de esta
forma, se podrá llegar a establecer
relaciones en las que ambas partes
sean ganadores. Esto se basa en la
generación de confianza entre todos
los miembros de la cadena y en una
clara vocación de cambiar y mejorar.
… La Empresa Extendida
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El ERP Extendido o ERPII
FINANZAS
FABRICACIÓN LOGÍSTICA
- Contabilidad- Cobros/Pagos- Analítica
- Nómina- Recursos Humanos- Control de Presencia
- Ingeniería- Producción- Planificación- Aprovisionamientos
- Ofertas, Pedidos- Almacenes- Expediciones- Facturación
RECURSOSHUMANOS
EL ERP TRADICIONAL
ÁREAS FUNCIONALES
- Nuevas Normas Contables (NIC/NIIF)- Gestión Documental- Veticalización por Sectores de Actividad- Mejoras Funcionales
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS DE ANÁLISIS Y EXTRACCIÓN DE DATOS
CONTROL DE GESTIÓN Y CUADROS DE MANDO
DESARROLLO DE SOFTWARE
CON OTROS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN- Con Empresas del mismo Grupo
- Con Delegaciones, Representantes, Distribuidores
- TELETRABAJO
CON OTRAS EMPRESAS- Con Cadenas o Agrupaciones de Compra
- Con Proveedores y Subcontratistas
- Con Operadores Logísticos y Transportistas
- Con Clientes
- Con Portales: Clientes, Proveedores,...
CON INSTITUCIONES- Banca
- Administración Pública
CON CONSUMIDORES FINALES
REQUISITOS:
- Internacionalización, Multiidioma
EL ERPII EXTENDIDO
OPTIMIZACIÓN FINANZAS
- Tesorería
OPTIMIZACIÓN RRHH- Portal del Empleado- Gestión del Conocimiento- Adecuación Personas/Puestos
OPTIMIZACIÓN FABRICACIÓN Y PLANIFICACIÓN- Gestión de Proyectos- Configurador de Producto- Integración CAD- Calidad- Sevicio Asistencia Técnica (SAT)- Mantenimiento Interno- Recogida Automatizada de Datos en Planta- Planificación a Capacidad Finita- Reducción de Costes
OPTIMIZACIÓN LOGÍSTICA Y VENTAS- Marketing- Fidelización de Clientes (CRM)- Automatización de Almacenes- Reducción Plazos Entrega- Costes de Transporte- Gestión de la Cadena de Suministro (SCM)
INTEGRACIÓN DEPARTAMENTAL
INTEGRACIÓN CON TODA LA CADENA DE VALOR
EVOLUCIÓN FUNCIONAL/SECTORIAL
HACIA ADENTRO HACIA AFUERA
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS TÉCNICAS
ALGORITMOS DE OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN
COMUNICACIONES: ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD
SEGURIDAD
HERRAMIENTAS DE REPORTING ORIENTADAS AL USUARIO FINAL
Definición: Mejora y rediseño
de los procesos de negocio,
utilizando Internet y las nuevas
tecnologías para construir
nuevas relaciones entre las
empresas y su entorno.
e-Business: Negocio Electrónico …
El verdadero valor del e-business está en la
automatización e integración de los nuevos
procesos, con los sistemas de información de
la empresa.
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Ciclo e-business:
e-Business: Negocio Electrónico …
1º TransformarProcesos empresariales
2º CrearNuevas aplicaciones que
enlazan con las existentes
3º GestionarUn entorno ampliable y
seguro
4º AprovecharLos conocimientos y la
información
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… e-Business: Negocio Electrónico
E-businessUsar la información electrónica para mejorar el rendimiento, crear valor y posibilitar nuevas relaciones con clientes y proveedores.
E-commerceConsiste en realizar el marketing, la venta y la compra de
productos y servicios a través de Intenet.
B2BRelaciones comerciales entre empresas
B2CVentas de
productos y servicios a
consumidores no empresariales
Buy Side: E-procurement
Aplicaciones para gestión de las compras de la
organización.
Automatización del proceso de aprovisionamiento de
productos y servicios desde la solicitud hasta el pago.
Sell side
Soluciones para el marketing y venta de
productos y servicios a través de la red.
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e-Procurement
Definición: e-procurement es la
automatización de procesos internos y
externos relacionados con el requerimiento,
compra, suministro, pago y control de
productos utilizando Internet como medio de
comunicación entre el cliente y el proveedor.
Esto supone poder gestionar todas las fases
que comprende el proceso de
aprovisionamiento:
Fases estratégicas
Fases operativas.
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e-Procurement
Caracterísiticas
El flujo de información se realiza en
tiempo real
Permite conocer los datos en el instante
mismo de producirse algún cambio en las
variables: Integración con el ERP.
Acceso desde cualquier punto donde
exista una salida a Internet, sin importar
las distancias geográficas.
Acceso restringido al personal
previamente autorizado, tanto del cliente
como del proveedor.
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e-Procurement
Fases y Coste integral del Proceso de Compra
y Aprovisionamiento
Definición necesidades
Selección Proveed.
Negociac. Envío Pedidos
Recep. Mercancía
Recep. Factura Pago Servicio Post
Venta
Estrategia táctica de compra Fases operativas del ciclo de compras
Alto valor añadido (determinación del precio)
Bajo valor añadido (tareas administrativas)
e-Procurement
Diferentes funcionalidades
Definición necesidades
Negociac. Envío Pedidos
Recep. Mercancía
Recep. Factura Pago Servicio Post
VentaSelección Proveed.
EDI: Intercambio Electrónico de datos
Subastas electrónicas inversas.
Solicitud de ofertas
Gestión de subcontratistas
Planificación colaborativa.
Inventarios compartidos (propiedad del
proveedor, gestionado por el vendedor)
Gestión de envíos de mercancía.
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e-Procurement
EDI: Intercambio electrónico de datos
Lenguaje A Lenguaje B
Estación de
Usuario
Estación de
Usuario
COMUNICACIONES+
CENTRO SERVIDOR (BUZONES)
LENGUAJE COMUN
e-Procurement
EDI: Intercambio electrónico de datos
Central de Pago
ClienteProveedor DECLOP / DEEAPR / DEEACL
PRICAT
FIPROD
ORDERS
ALBARA
INVOIC
COMPAG
RELENT
RELFAC
INVRPT
DECLOP / DEEAPR / DEEACL
INVOIC
COMPAG
RELFAC
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e-Procurement
Subastas electrónicas:
Subastas inversas
El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor
precio posible.
El precio se reduce cada vez que un posible proveedor
mejora su precio (a la baja). Se mejoran los precios debido
a una mayor competencia entre los proveedores.
Hay una relación directa entre el volumen de la compra y
el ahorro en precio: A mayor volumen, más atractivo para
el proveedor es hacerse con la compra y mayor la
competencia desencadenada.
Las claves del éxito están en unas especificaciones y
unas reglas claras y una rápida comunicación con
los proveedores.
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e-Procurement
Otras funcionalidades
Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios
menos agresiva que las subastas inversas.
Gestión de subcontratistas: Gestión on line de la
situación de los trabajos enviados al exterior.
Planificación colaborativa: Proceso interactivo donde
clientes y proveedores cooperan continuamente en la
cadena de valor y comparten información sobre la
planificación de la demanda y las previsiones.
Inventarios compartidos: El inventario gestionado por
el vendedor es propiedad y responsabilidad del proveedor.
Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la
situación de los envíos de mercancía.
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e-Procurement
Ejemplo: Gestión de subcontratistas
El envío de producto a
mecanizar en el exterior
está disponible para el
proveedor desde el
momento de la salida.
Este deberá informar de
que la recepción se ha
producido.
Informará de cada
nueva entrega de
material hasta
completar el trabajo.
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e-Procurement
Modelos de
e-procurement
Modelo Distribuido vs
Modelo Centralizado
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San Sebastián
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e-Procurement
Modelos de e-procurement: CentralizadoMadrid
Barcelona
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e-Procurement
Modelos de e-procurement: Centralizado
El gestor de contenidos externo
es el responsable de desarrollar y
mantener los flujos de
información necesarios para que
el proceso de compras se genere,
permanentemente actualizados y
automatizados.
Proporcionan un único punto de acceso para compradores y
vendedores.
No hay necesidad de mantener una relación contractual entre
el cliente y el proveedor.
e-Procurement
Modelos de e-procurement: Centralizado
Ejem.: www.edreams.es
e-Procurement
Modelos de e-procurement: DistribuidoMadrid
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e-Procurement
Modelos de e-procurement: Distribuido
El gestor de contenidos está
dentro de la propia organización
compradora.
Los requerimientos, necesidades y
especificaciones de la empresa
compradora son específicos para
los proveedores de dicho sector.
El proceso de compra se basa en la selección de proveedores
que realiza la empresa compradora.
Complejidad en la integración de los sistemas informáticos.
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e-Procurement
Modelos de e-procurement: DistribuidoMadrid
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Ejem.: Introducción del Packing List y Etiquetaje en origen
Red interna
Servidor ERP
•
•0•10000
•20000
•30000
•40000
•50000
•1992
•1993
Servidor BB.DD.
Cortafuegos
INTERNET
www.xxxxxx.com
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•0•10000
•20000
•30000
•40000
•50000
•1992
•1993
Servidor E-commerce
Desde la página web se podría establecer un
link a la aplicación, a la que se accedería previa
identificación.
Interno
Público
DMZ
Infraestructura tecnológica necesariaC
lien
te:
Mo
delo
dis
trib
uid
o
e-Procurement
e-Procurement
¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad
para las empresas?
Facilita la puesta en contacto de compradores y
proveedores de todo el mundo.
Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los
proveedores.
Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las
necesidades, requerimientos y especificaciones del
comprador Las transacciones quedan personalizadas
al máximo.
Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia
cada vez mayores.
Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a
adquisición del producto o servicio.
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e-Procurement
¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor?
Proyección de requerimientos futuros
Inventarios reales y actualizados de cada uno de
los productos.
Cantidad de material recibido para facilitar
procesos de facturación.
Establecimiento de cantidad mínima y máxima
de materia prima en planta.
Procesamiento automático de información en el
momento de utilizar el material en producción.
……
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e-Procurement
¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente?
Cantidad de material embarcado
Fecha de embarque del material
Medio de transporte seleccionado para el transporte
Guías para rastrear el material con el departamento
de logística.
Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques.
Problemas de capacidad en el suministro con el
suficiente tiempo de antelación.
Alertas de material defectuoso.
……
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e-Procurement
Beneficios para los compradores:
Se aceleran los procesos de compra.
Se reducen los costes de transacción y operación.
Aumenta el control de los procesos y el flujo definido
para los mismos.
Aumenta la visibilidad de la información relacionada
con compras.
Facilita la labor de control de gastos al aprovechar
las economías de escala.
Evita que se hagan transacciones fuera de los
acuerdos comerciales de la compañía
(Centralización).
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e-Procurement
Beneficios para los proveedores:
Disminuyen los costos de transacción.
Disminuyen los tiempos de procesamiento de
pedidos.
Se facilita el manejo de catálogos personalizados de
clientes y la actuación sobre dichos catálogos.
Disminuyen los costes relacionados con fallos
humanos en el ingreso de pedidos.
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e-Procurement
Resultados de la aplicación de e-procurement
80%Tiempos muertos
80%Costos administrativos
70%Pérdidas de materia prima
60%Inventarios
Porcentaje de reducción obtenido utilizando e-
procurement
Variables para la medición del desempeño de una herramienta
e-procurement
Madrid
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Conclusiones
La integración de las empresas es parte de
las nuevas tendencias de la industria y las
tecnologías de la información están ahí para
hacerlo posible.
Los beneficios económicos de la implantación del e-
procurement aparecen poco tiempo después de su
implementación.
E-procurement es una excelente
alternativa para facilitar la integración y
colaboración de una empresa y sus
proveedores.
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Líderes en Sistemas de Información
INFORMÁTICA 68, S.A.
Zuatzu, 4 – 1º - 20018 SAN SEBASTIAN
Tel: 943 31 14 55 – Fax: 943 31 17 64
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atención
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