ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ ПЕРВИЧНЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ ПРОДУКТОВ DOCSVISION И ABBYY ПЕТРОВА ИРИНА Генеральный директор Уральской Консалтинговой Компании

ООО «Уральская консалтинговая компания» (УКК) создана в 2014 году как аутсорсинговая компания в составе Группы компаний УКПИ. В Группу компаний входят крупные и средние предприятия из различных отраслей экономики (медицина, строительство, сельское хозяйство, производство строительных материалов, энергетика, гостинично-ресторанный бизнес).

Направления деятельности компании:

• бухгалтерское сопровождение

• ИТ-обслуживание

• автоматизация бизнес-процессов

• юридическое сопровождение

• кадровое делопроизводство

УРАЛЬСКАЯ КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ

2

Docsvision внедрен с 2011 года

Версии карточек 4.3 и 5.4 в режиме совместимости

ОРД, совещания, поручения, договоры, процедуры закупок

Более 400 пользователей

50 тысяч документов в год

Документооборот по 75 предприятиям холдинга

DOCSVISION В УКК

3

Централизованная бухгалтерия холдинга;

Ввод первичных документов в центральном офисе и в удаленных

филиалах;

До 50 000 листов в месяц;

Виды документов:

• Накладные ТОРГ-12;

• Акты;

• УПД;

• Счета-фактуры;

• приложения;

• КС-2, КС-3.

ПРОЕКТ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ВВОДА И АРХИВИРОВАНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УКК

4

Высокие затраты на ручную обработку одного документа;

Пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу;

Ошибки при вводе приводят к ошибкам в отчетности;

Несвоевременная отчетность по НДС приводит к изъятию из оборота

значительных сумм денежных средств;

Бухгалтеры вынуждены до 80% времени тратить на ввод данных в

учетные системы.

Неудобно работать с бумажными

оригиналами документов.

ПРОБЛЕМЫ ПРИ РАБОТЕ С ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

5

Необходим архив сканов для оперативной работы и для проверок:

• Сканирование;

• Создание и заполнение карточки в СЭД;

• Связывание документов между собой.

Наполнение архива – трудоемкий процесс;

Необходимо как-то обрабатывать поступление дубликатов, новых и

исправленных версий документов и т.д.

Необходимо управлять НСИ по процессу.

ЗАДАЧИ ПРИ НАПОЛНЕНИИ АРХИВА В СЭД

6

Партнер Docsvision, центр технологической компетенции

ABBYY Certified Integrator с 2015 года

Опыт сотрудничества с УКК с 2009 года

Предложили решение, покрывающее весь процесс от сканирования

и распознавания в ABBYY FlexiCapture до формирования архива в

Docsvision и создания объектов в 1С

РЕШЕНИЕ ОТ КОМПАНИИ HIT-SERVICE

7

Сканы первичных документов

Распознанные образы атрибуты документов

Формирование поступленийтоваров и услуг

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

9

Сканеры Panasonic KV-SL1056

• 45 листов в минуту с двух сторон;

• компактный;

• недорогой;

• сканирование в сетевую папку

по нажатию кнопки.

СКАНИРОВАНИЕ В МЕСТАХ ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

10

ВЕРИФИКАЦИЯ ВСЕГО ПОТОКА ОДНИМ ОПЕРАТОРОМ

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Карточки Пакета документов и первичных документов, связанные

между собой

Поиск по ключевым атрибутам и по содержимому документа

Выгрузка файлов всех выбранных документов на диск нажатием одной

кнопки, что необходимо для предоставления документов в налоговую,

суды, аудиторам и т.д.

Централизованное управление справочником Контрагентов

Задания ответственным бухгалтерам при возникновении спорных

ситуаций

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

13

На основе распознанных документов в 1С создается проект документа «Поступление товаров / услуг»

В «Поступлении» создается ссылка на карточку документа в Docsvision, по которой бухгалтер может перейти из 1С

Автоматическое пополнение справочников Контрагентов и Номенклатуры

Для КС-2 в 1С создается объект «Выполнение работ календарного плана», для КС-3 - «Справка о субподрядных работах»

При верификации выполняются автоматические проверки сумм по строкам и по всему документу, правильность НДС и т.д. Данные поступают в 1С без ошибок и опечаток

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТОВ В 1С

14

Сокращение времени на ввод данных в 4-6 раз

Повышение качества данных в информационных системах

Освобождение времени квалифицированных сотрудников

Электронный архив наполняется автоматически без трудозатрат со

стороны сотрудников компании

Окупаемость проекта – 8 месяцев

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ

15

НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, ШРИФТ TAHOMA, НАЧЕРТАНИЕ REGULAR, КЕГЕЛЬ 24 PT

21

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Петрова Иринаpetrova@u-kk.ruТел. +7 (351) 211-11-16моб. +7 (922) 713-99-11www.u-kk.ru