การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word

การจดการงานเอกสาร ดวยโปรแกรม Microsoft Word

โดย

อาจารยไมตร รมทอง

อาจารยชดชย แกวตา

คณะบรหารธรกจและการจดการ มหาวทยาลยราชภฏอบลราชธาน

คณะวทยาการคอมพวเตอร มหาวทยาลยราชภฏอบลราชธาน

สารบญ

เนอหา

0การจดการเอกสารเบองตน 0 .......................................................................................................... 1

บทท 1 พนฐานเบองตนกบการจดการเอกสารดวยโปรแกรม Microsoft Office ............................. 3

เรมตนการใชโปรแกรม 0 ................................................................................................................. 3

การสรางเอกสารใหม 0.................................................................................................................... 5

การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต 0 .............................................................................................. 6

การตงคาหนากระดาษ 0 .............................................................................................................. 11

การทางานกบขอความ 0 .............................................................................................................. 13

การจดรปแบบตวอกษร 0 ............................................................................................................. 14

การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร0 ................................................................................ 17

บทท 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา 0 ............................................................................. 19

ขนตอนการแบงหนาการแบงหนามประโยชนสาหรบใชในการแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพอใหสามารถเพมขอมลเฉพาะสวนทตองการ0 ................................................................................................ 19

ขนตอนการใสเลขหนา 0 .............................................................................................................. 25

บทท 3 บทปฏบตการการทารายงานหนงเลม 0 ........................................................................... 25

เตรยมโปรแกรม Microsoft Word ........................................................................................... 26

ขนตอนการแยกดงน 0 ................................................................................................................. 27

บทท 4 การสรางสมการคณตศาสตร 0 .................................................................................... 28

โครงสรางสมการ (Structures) ................................................................................................. 30

บทท 5 การทาจดหมายเวยน (Mail Merge) ..................................................................... 31

ขนตอนการทาจดหมายเวยน 0 ..................................................................................................... 32

อางอง0 ........................................................................................................................ ๔๔

สารบญภาพ

ภาพท 1 เรมตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8) ................... 2 ภาพท 2 แสดงขอมลโปรแกรมชด Microsoft office.............................................................................................. 3 ภาพท 3 เรมตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007 ......................................................................................... 4 ภาพท 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม0 .................................................................................................................... 5 ภาพท 5สรางเอกสารเปลา0 ......................................................................................................................................... 6 ภาพท 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต0................................................................................................................... 7 ภาพท 7หนาเอกสารทไดจากการสรางจากเทมเพลต0 ................................................................................................. 8 ภาพท 8 แสดงภาพการบนทกขอมลลงในเครองคอมพวเตอร0 ................................................................................... 9 ภาพท 9 การเลอกชนดของเอกสารทตองการบนทก0 .................................................................................................. 9 ภาพท 10แสดงการปดเอกสาร0 .................................................................................................................................10 ภาพท 11 การออกจากโปรแกรม0 ...........................................................................................................................11 ภาพท 12 การตงคาหนากระดาษ0 ............................................................................................................................12 ภาพท 13 กาหนดรปแบบกระดาษตามตองการ0.......................................................................................................13 ภาพท 14 เครองมอทางานกบขอความ0 ....................................................................................................................14 ภาพท 15แบบตวอกษร0 ............................................................................................................................................14 ภาพท 16 การจดรปแบบตวอกษร0 ........................................................................................................................15 จาก ภาพท 17เราจะตองเลอกรปแบบตวอกษรกอนแลวคอยเลอกหนาตางแบบตวอกษร0 ......................................15 ภาพท 18 รปแบบการใสหมายเลขขอความ0 .............................................................................................................16 ภาพท 19 ใสหมายเลขขอความทไดหมายเลขลาดบ หรอสญลกษณ Bullet หนาขอความ0 ....................................17 ภาพท 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล0 ...................................................................................................................18 ภาพท 21 แทรกภาพจากไฟล0 ..................................................................................................................................19 ภาพท 22การแบงหนา Next Page ........................................................................................................................20 ภาพท 23 จะไดเหมอนในเนอหา0 .............................................................................................................................21 ภาพท 24 การใสสารบญ0 ........................................................................................................................................22 ภาพท 25 การใสสารบญอตโนมต0 ............................................................................................................................23 ภาพท 26 ขนตอนนสาคญเมอมการแบงสวนเรยบรอยตองเลอก0............................................................................24 ภาพท 27 การแทรกเลขหนา0 ...................................................................................................................................25 ภาพท 28 แสดงแทบInsert แทรก0 ...........................................................................................................................28 ภาพท 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครองมอ Equation Tools (เครองมอสมการ) ซงแทบDesign (ออกแบบ) เราสามารถเลอกแทรกสญลกษณเขามาสรางเปนสมการได0 .....................................................................................29 ภาพท 30 แสดงสญลกษณพเศษ (Symbol) ............................................................................................................30 ภาพท 31 ภาพไฟลขอมลทเตรยมสาหรบทาจดหมายเวยน สรางจาก Microsoft Excel .......................................32 ภาพท 32ภาพไฟลขอมลทเตรยมสาหรบจดหมายเวยน สรางจาก Microsoft Word .............................................33 ภาพท 33 เขาเวบไซต คณะบรหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th ..........................................................................34 ภาพท 34 แบบฟอรมบนทกขอความ ของคณะบรหารศาสตร มหาวทยาลยอบลราชธาน 20110 .............................34 ภาพท 35 ตวอยางจดหมาย0 .....................................................................................................................................35 ภาพท 36การผสานแฟมขอมล การเปดใชคาสงจดหมายเวยน0 ................................................................................36 ภาพท 37การผสานแฟมขอมล จดหมายเวยนเลอกเอกสารทใชเรมตน0....................................................................37 ภาพท 38การผสานแฟมขอมล เลอกผรบจดหมาย0 .................................................................................................38

ภาพท 39การผสานแฟมขอมล เลอกไฟลขอมลผรบจดหมาย0 ..................................................................................39 ภาพท 40การผสานแฟมขอมล แสดงเลอกตาราง เมอใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมลรายชอ0 ........39 ภาพท 41การผสานแฟมขอมล ผรบจดหมายเวยน0 .................................................................................................40 ภาพท 42การผสานแฟมขอมล เลอกทอย หรอ เขตขอมล0 .......................................................................................41 ภาพท 43Preview your lettersหรอการแสดงตวอยางจดหมาย0 .........................................................................42 ภาพท 44 ตวอยางการพมพจดหมายเวยน0 ...............................................................................................................43

1 ไมตร รมทอง ระบบสารสนเทศเพอการจดการ

บทนา

การจดการเอกสารเบองตน

ภาพรวมของระบบ Microsoft Office 2007 เปนชดของซอฟตแวรเดสกทอปและ เซรฟเวอรทครบวงจร ซงคณสามารถใชเพอเพมประสทธภาพของการทาธรกจ มความสามารถ ใหมๆ มากมายทจะชวยเพมประสทธภาพในการทางานสวนบคคล และชวยลดความซบซอนของ การทางานรวมกน ความแตกตางของ Microsoft Office 2007โปรแกรม สานกงานทวไป จะมพนททางานทคลองตวมากขนและไมรกรงรง ลดสงทไมจาเปน และชวยให ผใชสามารถสรางผลงานทตองการไดอยางรวดเรวและงายยงขนวธตดตงโปรแกรม Microsoft Office 2007 โปรแกรมสานกงานทวไป วธการตดตงโปรแกรม การเปดใชงานเรมแรก คอมพวเตอรมประโยชนมากมายมหาศาล ชวยใหเราทางานยาก ๆ ไดมากมายหลายอยาง ไมวาจะเปนการพมพงานเอกสาร การสรางและตกแตงภาพสวย ๆ การเลนเกม และความบนเทง ทางดานมลตมเดยตาง ๆ ทเกดขนจาก “โปรแกรม (Program)” ทไดตดตงไวแลวในเครอง คอมพวเตอร โปรแกรมมาตรฐานทสาคญ และนามาใชกนทวไป กคอ โปรแกรมสานกงานทวไป (Microsoft Office 2007) โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เปนโปรแกรมประมวลผลคาทนยมใชกนมากอย ในปจจบนน เพราะมคณลกษณะทด เชน การจดรปแบบสะดวกรวดเรว ฯลฯ และมประโยชนตอการจดเกบเอกสารและการปรบแกไข พนฐานการใชโปรแกรมตงแตการ เปด สวนประกอบตาง ๆ เชน แทบเมน แทบเครองมอ มมมอง ฯลฯ และการจดการไฟลเอกสาร เชน การเปด การปด การบนทก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อกทงยงรองรบภาษาไทย 2ชดโปรแกรมระบบ Microsoft Office 2007 ชดโปรแกรม เซรฟเวอร และบรการใหมๆ ใน Microsoft Office 2007 จะใหฟงกชนการ ทางานเพมเตมและโซลชนใหมๆดวยตวเลอกแพคเกจทปรบปรงใหม คณจะมทางเลอกเพมมากขนกวาเดมในการหนมาใชเทคโนโลยและโซลชนเฉพาะอยางตามทเหมาะกบความตองการของธรกจ และตวคณเอง

1. เรมการใชโปรแกรม Microsoft office 2007 โดยคลกเลอกทปม START => All Programs =>

Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007

1.1. ปม START

1.2. All Program

1.3. Microsoft Office

1.4. Microsoft Office Word 2007


ภาพท 1 เรมตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8)

จากภาพท 1 เรมการเปดใชโปรแกรม Microsoft word 2007

ปมSTART => All Program => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007

รอสกครจะแสดงหนาตางโปรแกรม Microsoft Office Word ซงโปรแกรมชด Microsoft Office จะมทงหมด

9 โปรแกรมประกอบไปดวย 1. Microsoft Office Access 2007 2. Microsoft office Excel 2007 3.

Microsoft Office Outlook 2007 4. Microsoft Office PowerPoint 2007 5. Microsoft Office Visio

2007 (โปรแกรมนตองตดตงเพมเตม) 6. Microsoft Office OneNote 2007 7. Microsoft Office InfoPath

2007 8. Microsoft Office Publisher 2007 9. Microsoft Office Groove 2007 และอาจมเสรม

Microsoft Office Project

หมายเหต : Microsoft Office Visio 2007 (โปรแกรมนตองตดตงเพมเตม) และ Microsoft Office

Project 2007 ตองตดตงเพมเตม

8.3

8.1

8.2

8.4


ภาพท 2 แสดงขอมลโปรแกรมชด Microsoft office

บทท 1 พนฐานเบองตนกบการจดการเอกสารดวยโปรแกรม

Microsoft Office เรมตนการใชโปรแกรม

โปรแกรม Microsoft Word 2007 หรอเรยกสน ๆ วา Word จดเปนเปนโปรแกรมประเภท

เวรดโปรเซสเซอร มความสามารถในการจดทาเอกสารตกแตงขอความ การตรวจคาผดและการจดรปแบบเอ

สารอตโนมต และยงมความสามารถอน ๆ อกมากมาย ในการทเราจะเรยนรในขนตอไปน จงควรให

ความสาคญกบพนฐานของโปรแกรม


ภาพท 3 เรมตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007

1. หมายเลข 1 ปม Office (Office) หมายถงปมทรวมคาสงเกยวกบไฟล File ทงหมด

2. หมายเลข 2 แถบหวเรอง (Title Bar) เปนแถบแสดงชอไฟลทเปดอย

3. หมายเลข 3 คอแถบ (Quick Access Toolbar) แถบเครองมอดวน เปนแถบเครองมอทรวมคาสงใช

งานเปนประจาเพอใหเรยกใชไดงาย

4. หมายเลข 4 สวนตดตอกบผใช (Ribbon) รวมคาสงทงหมดทตดตอกบผใชโดยแบงเปนแทบและกลม

คาสงใหเลอกใชไดทนท

5. หมายเลข 5 แถบสถานะ (Status bar) แสดงสถานการณทางานของโปรแกรมวาขณะนนทางานอะไร

6. หมายเลข 6 เปนสวนทใชเปลยนมมมองการแสดงขอความใน Word

7. หมายเลข 7 เปนสวนทใชเปลยนมมมองการแสดงขอความใน Word ดการแสดงเปนเปอรเซนต %

8. หมายเลข 8 เปนการแสดงสกรอบาร (Scroll Bar) ใชเลอนหนาตางโปรแกรมขนหรอลง

3 2 1

4

5 6 7

8

6 9


9. หมายเลข 9 หมายถงตวชเมาส Mouse Pointer คอสญลกษณแสดงตาแหนงของเมาสบนจอภาพ

การสรางเอกสารใหม เมอเราตองการทางานกบเอกสาร ใหเราเลอกสรางเอกสารใหมขนมากอน โดยการสรางเอกสารใหม

นน เปนการสรางเอกสารเปลาขนมาหรอสรางเอกสารจากแมแบบทโปรแกรม Word นอกจากนนยงสามารถ

เลอกสรางไฟลเอกสารในรปแบบอน ๆ ไดอก เชน ไฟลเอกสารเวบเพจ ไฟลเอกสาร XML ไฟลเอกสาร PDF

การสรางเอกสารใหมนน ใหเราคลกเลอกทปม และเลอกคาสง New (สราง) จะปรากฏบาน

หนาตางงาน New Document (เอกสารใหม) ขนมาซงเราสามารถเลอกสรางเอกสารใหมในรปแบบไดจาก

บานหนาตางน

1. หมายเลข 1 เลอกปม Office

2. หมายเลข 2 เลอก สราง

3. หมายเลข 3 เอกสารเปลา

สรางเอกสารเปลา

หากตองการสรางเอกสารทวไป หรอกาลงทางานกบเอกสารหนงอย และตองการสรางเอกสารใหม

ขนมาหรอเพงเรมตนใชงานโปรแกรม Microsoft Word และอยากสรางเอกสารงาย ๆ ไมตองการรปแบบ

ทซบซอน การเลอกสรางเอกสารใหมแบบเอกสารเปลา

การสรางเอกสารแบบนเปนวธหลกในการทางานบน Microsoft Word โดยเราสามารถพมพขอมล

และเลอกปรบแตงเอกสารไดตามตองการ

1 3

ภาพท 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม

2


1. หมายเลข 1 คลกเมาสเลอก Blank document หรอเอกสารเปลา

2. หมายเลข 2 คลกเลอกทปม Create เพอสรางเอกสารใหม

3. เอกสสารใหมทไดตาม หมายเลข 3

การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต

เทมเพลต(Template) เปนตนแบบของเอกสารทมการจดวางรปแบบของขอความบนหนาเอกสารใน

เบองตนไวใหแลว เชน การกาหนดขอความบนหวและทายกระดาษไว หรอกาหนดสไตลพนหลงของเอกสารไว

เพยงใหเราเลอกเอกสารจากเทมเพลต และเรมตนพมพขอมลทตองการลงไดทนท เพอเปนการประหยดเวลา

ในการตกแตงหนาตามเอกสารใหมเองทงหมด ลกษณะคลายกบการสรางเอกสารเปลา

1

2 3

ภาพท 5สรางเอกสารเปลา


ภาพท 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต

หมายเลข 1 คลกเมาสท แมแบบทตดตอ เพอสรางเอกสารจากเทมเพลต

หมายเลข 2 คลกเลอกเทมเพลตทตองการ

หมายเลข 3 คลกเลอกสรางเปนไฟลเอกสารหรอไฟลแมแบบ

หมายเลข 4 คลกเลอกสราง หมายถงสรางเอกสารทเราตองการ

1

2

3

4


ภาพท 7หนาเอกสารทไดจากการสรางจากเทมเพลต

2การบนทกเอกสารทสราง

การพมพเอกสารตาง ๆ ขอมลตาง ๆ ลงในเอกสารทสรางขนเรยบรอยแลวกอนออกจากโปรแกรม

Microsoft Word เราตองทาการบนทก หรอ Save เอกสารทพมพไวกอนเพอทจะนาเอกสารทไดจดทามาใช

ตอในภายหลงหรอใชในครงตอไป โดยการตงชอไฟลไดยาวไมเกน 256 ตวอกษร และนามสกลทไดจะเปน

.docxในเวอรชน 2007 จะเปนนามสกล .docxขนตอนการบนทกขอมลเปนดงน

1. 2หลงจากพมพเอกสารขอมลทตองการลงบนเอกสารเรยบรอยแลว สามารถเลอกบนทกทปม และ

เลอกคาสง บนทก หรอคลกเมาสทปม ทแถบ Quick Access

2. 2จะพบหนาตาง Save As ทชอง Address ใหกาหนดชอไฟลเอกสาร

3. 2ตงชอไฟลเอกสารในชอง File Name : ชอแฟม

4. 2คลกเมาสทปม เพอบนทกไฟลเอกสารทสรางขนลงในเครองคอมพวเตอร


ภาพท 8 แสดงภาพการบนทกขอมลลงในเครองคอมพวเตอร

ภาพท 9 การเลอกชนดของเอกสารทตองการบนทก

1

2

3

4

คลกเลอกปม Office เพอทาการบนทก

5


2การบนทกเอกสารเปนชอใหม

1. Word Document บนทกเปนไฟลเอกสาร 2. Word Template บนทกเปนไฟลแมแบบ 3. Word 97-2003 บนทกไฟลสาหรบเปดในเวอรชน 97 -2003 ได 4. PDF บนทกเอกสารแปลงใหเปนไฟลเอกสารอเลกทรอนกส .PDF 5. Web Page บนทกเอกสารใหเปน Web Page หรอเวบไซตสาหรบเผยแพรผานเวบไซต 6. Other Formats รปแบบอน ๆ

2การปดเอกสาร

เอกสารทเราทางานนนดวยนน หลงจากทไดทาการบนทกเรยบรอยแลว หากเราตองการทางานกบ

เอกสารอน และไมตองการทางานกบเอกสารเดมอกในขณะนน กควรปดเอกสาร โดย

1.กดทปม 2. จากนนนเลอกคาสง ปด

ภาพท 10แสดงการปดเอกสาร

2การออกจากโปรแกรม

1

2


การออกจากโปรแกรมเมอเสรจสนการใชโปรแกรม Microsoft Word และไดทาการบนทกเอกสาร

แลว กอนปดเครองหรอเรยกใชโปรแกรมอน ๆ ทางานควรออกจากโปรแกรม Microsoft Word กอนดงภาพ

ตอไปน

ภาพท 11 การออกจากโปรแกรม

1.กดทปม 2. จากนนนเลอกคาสง ออกจากโปรแกรม

การตงคาหนากระดาษ

การตงคาหนากระดาษเพอใหไดตรงตามความตองการของเราในการใชงานโปรแกรมสามารถกาหนด

ขอบเขตของการพมพและการแสดงผลไดเองโดยสามารถกาหนดรปแบบของหนากระดาษดงน

1

2


ภาพท 12 การตงคาหนากระดาษ

1. เลอกแทบคาสง เคาโครงหนากระดาษ

2. เมาสคลกเลอกปมลกสร มมขวาของเครองมอตงคาหนากระดาษ

3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตงคาหนากระดาษ

4. ปรบเปลยนหนากระดาษใหเปนแนวตงหรอแนวนอน

5. กาหนดระยะขอบตามทเราตองการ

2เลอกรปแบบกระดาษ

1. เลอกแทบคาสง เคาโครงหนากระดาษ

2. เมาสคลกเลอกปมลกสร มมขวาของเครองมอตงคาหนากระดาษ

3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตงคาหนากระดาษ

4. ปรบเปลยนหนากระดาษใหเลอกกระดาษ

5. หนาตางรปแบบของกระดาษ A4หรอกระดาษขนาดอน ๆ ทเราตองการ

1

2

3 4

4


ภาพท 13 กาหนดรปแบบกระดาษตามตองการ

การทางานกบขอความ

การทางานหลกความสามารถหลกของ Microsoft Word คอชวยใหผใชสามารถสรางเอกสารท

ตองการไดอยางรวดเรว ในอดตสรางเอกสารนนเราใชการเขยนดวย ลายมอลงกระดาษ ซงแมจะทาไดสะดวก

แตการตกแตงหรอแกไขภายหลงไดยาก จากนนมาถงยคเครองพมพดดเขามาชวยในการพมพเอกสารซงชวย

แกปญหาในเรองตวอกษรไดบางแตกใชงานไดคอนคางยงยาก

เมอคอมพวเตอรถกผลตขนมาใชงานโปรแกรมสาหรบสรางเอกสารถกผลตขนมา Microsoft word

ถอวาเปนโปรแกรมทไดรบความนยมสง การพมพเอกสารทาไดโดยการพมพจากแปนคยบอรดทยดหยน

กวาเดมมาก สามารถแกไขหรอจดรปแบบทตองการไดอยางรวดเรว

สาหรบโปรแกรม Microsoft Office 20007 การจดรปแบบเอกสารจะอยในสวนของเครองมอ หนาแรกจะ

ประกอบไปดวยเครองมอดงน

1

2

3

4

5


ภาพท 14 เครองมอทางานกบขอความ

1. แบบอกษร ใชสาหรบจดรปแบบอกษรรปแบบของ Font ขนาดของ Font

2. ยอหนาใชสาหรบจดยอหนาจดขอความใหอยกงกลาง ชดซาย ชดขวา จดเตมแนว และ กระจายแบบ

ไทยสญลกษณพเศษ หมายเลขยอหนา การเรยงลาดบ

3. ลกษณะ รปแบบทจดไวแลวเหมาะสาหรบการออกแบบ

4. การแกไข ใชสาหรบการแกไขจะมการคนหา การแทนทเอกสารและเลอกขอความทตองการ

การจดรปแบบตวอกษร

ในกรณทตองการแบบตวอกษรพเศษของเราไดโดยกาหนดการแสดงผลของตวอกษรหรอขอความนน

ๆ ไดโดยการเลอกทคาสง แบบตวอกษร โดยการคลกเลอกทปมคาสง ตามหมายเลข 1

ภาพท 15แบบตวอกษร

เมอคลกเมาสกดปมลกศร จะปรากฏหนาตางของแบบตวอกษร สาหรบการเปลยนแปลงตวอกษรนนเราจะตอง

เลอกตวอกษรกอน แลวคอยเลอกปมลกศรทอยดานลางตามหมายเลข 1 จะแสดงบานหนาตางดงรป 27 การ

จดรปแบบตวอกษร

1 2 3 4

1 คลกเมาสเลอก


ภาพท 16 การจดรปแบบตวอกษร

จาก ภาพท 17เราจะตองเลอกรปแบบตวอกษรกอนแลวคอยเลอกหนาตางแบบตวอกษร

1. เปดหนาตาง Font

2. เลอกรปแบบตวอกษรทตองการ

3. ตอบตกลงเมอเลอกเสรจแลว

2การใสเลขลาดบ และ สญลกษณ Bullet

Microsoft Word ไดจดเตรยมสญลกษณหนาขอความหรอทเรยกวา Bullet สญลกษณแสดงหวขอ

ยอย รปแบบตาง ๆ ไวใหเราเลอกใชงานอยางหลากหลายเพอใหเอกสารดเปนระเบยบมากขนการใสเลขลาดบ

และ สญลกษณ Bullet สามารถทาไดดงน

ใหแทรกขอความหรอลาดบเลขลงในหวขอและลาดบรายการดงน

คณะบรหารศาสตรสาขาทเปดสาหรบการเรยนการสอนดงน

1

2

3


ภาพท 18 รปแบบการใสหมายเลขขอความ

เมอตองการเพมขอมล โดยทยงใหแสดงสญลกษณ Bullet หรอลาดบเลขโดยใหเลอกหวขอหรอขอมล

ทตองการใสลาดบเลขหนาตามหมายเลข 1 เลอกรปแบบหมายเลขในรปแบบหมายเลข 2 เลอกหวขอท

ตองการจะปรากฏตามรปท 30

1. สาขาการจดการ

2. สาขาการจดการ

3. สาขาการจดการการตลาด

4. สาขาการเงนและการธนาคาร

5. สาขาระบบสารสนเทศเพอการจดการ

6. สาขาการเงนและการธนาคาร

7. สาขาธรกจระหวางประเทศ

8. สาขาเศรษฐกจพอเพยง


การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร

สาหรบเอกสารทสรางขนมาในโปรแกรม Microsoft Word สามารถแทรกไฟลภาพประกอบตาง ๆ

ลงในเอกสารไดงาย ๆ ทงภาพประเภทคลปอารต ทเปนภาพในลกษณะรปวาด หรอนาไฟลภาพประเภทอน ๆ

เชน .JPG .BMP .TIFF หรอ .PNG

การแทรกภาพจากไฟล

นอกจากภาพคลปอารตแลว หากเรามไฟลภาพชนดอน ๆ ทเตรยมไวสาหรบประกอบเอกสารเชน

ภาพกจกรรมตาง ๆ ภาพถาย

ภาพกจกรรมคณะบรหารศาสตร

ภาพท 19 ใสหมายเลขขอความทไดหมายเลขลาดบ หรอสญลกษณ Bullet หนาขอความ


ภาพท 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล

1. หมายเลข 1 หมายถงการเลอกแทบ Insert แทรกภาพ

2. หมายเลข 2 หมายถงการภาพทตองการจากตาแหนงไฟลภาพทเกบไวในเครองคอมพวเตอร

3. หมายเลข 3 เมอเลอกเรยบรอยใหคลกเมาส แทรกลงไปในเอกสารของเราจะปรากฏภาพทเลอกใน

ตาแหนงทตองการ สาหรบตาแหนงทเราตองการใหภาพแสดงทใดใหนาเมาสไปคลกลงทนน ตาม

ภาพท 21 เมอแทรกภาพเรยบรอย

1

2 3


ภาพท 21 แทรกภาพจากไฟล

บทท 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา

ขนตอนการแบงหนาการแบงหนามประโยชนสาหรบใชใน

การแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพอใหสามารถเพมขอมล

เฉพาะสวนทตองการ


ภาพท 22การแบงหนา Next Page

ขนตอนในการแบงหนา

1.เคาโครงหนากระดาษ

2.เมาสคลกเลอกท ตวแบงสวน เลอกหนาถดไป

2

1


ภาพท 23 จะไดเหมอนในเนอหา

การแบงสวนระหวางเนอหาออกจาก ปกหนา คานา สารบญ

หมายเลข 1 เลอกเนอหาทไมตองการ

หมายเลข 2 เลอกเคาโครงกระดาษ

หมายเลข 3 หนาถดไป

หมายเลข 4 เมอแบงเรยบรอย

1

3

4

1

3

2


ภาพท 24 การใสสารบญ

1

2


ภาพท 25 การใสสารบญอตโนมต

การใสสารบญดงน

1. เลอกไปทรายการ การอางอง 2. สารบญอตโนมต 3. สารบญอตโนมต 4. จะปรากฏขอมลทเลอกตามรายการทตองการเกดเปนสารบญ

4


ภาพท 26 ขนตอนนสาคญเมอมการแบงสวนเรยบรอยตองเลอก

ขนการการแบงสวนเรยบรอยเมอทาการใสเลขหนาใหทาการเลอก

1. เชอมโยงไปกอนหนาเพอตดความสาพนธระหวางหนาของเอกสารออกจากกนเพราะหากไมตดหนาจะมการเรยงลาดบหนา 1- 5, 1-10 หากลบจะลบออกดวยกนทงหมด

2. ใหคลกเลอกไมใหปมนทางานในหมายเลข 2

1

2


ภาพท 27 การแทรกเลขหนา

ขนตอนการใสเลขหนา

1. เลอกทรายการ แทรก 2. คลกเมาสเลอกทแทรกเลขหนา

3. เลอกแบบทตองการ เชน ตองการไวดานบน ดานซาย หรอดานขวา หรอ จดกงกลาง

4. เมอเลอกเรยบรอยจะปรากฏตวอกษรทกระดาษมมขวา

บทท 3 บทปฏบตการการทารายงานหนงเลม 1) หนาปก (ไมมตวเลข) 2) คานา (ไมมตวเลข) 3) สารบญ (ไมมตวเลข) 4) เนอหา (หนาตวเลข 1) 5) บรรณานกรม (ไมมตวเลข)

1 2

3 4


2ขอดของใสหนารวมไฟลเดยวคออะไร? -ตองการแปลงเปนไฟลMicrosoft word เปนไฟลทมนามสกลเปน.pdfเวลาแสดงหนามนจะแสดงเปนเลขหนาiและหนา 1

-งายตอการปรบปรงและแกไข เมอตองการเพมขอมลสามารถนาไฟลมาตอไฟลได

- เมอตองการแกไขขอมลสามารถแกไขไดทกททตองการแกไขเชน ปรบเปลยนเลขหนา หรอ ปรบเปลยนรปภาพเพราะเมอทาการปรบเปลยนจะทาใหขอมลหมายเลขหนา หมายเลขเอกสารและ สารบญจะทาการเปลยนตามไปดวย

เตรยมโปรแกรม Microsoft Word

1. (หนาปก คานา ไวดานบนเหมอนปกตบรรณานกรมไวลางสด) จดกลมขอมลทแยกมารวมกน

2. แบงหนาแยกรายการกเหมอนใหโปรแกรมรวาเราแยกหนา ออกเปน 2 ไฟลคลายอยางนนกดทบรเวณวางๆ (ดานลางของเนอหาทจะแยก) ไปท 2"เคาโครงหนากระดาษ" -> "ตวแบง" -> "หนาถดไป”

กจะไดแยกหนา (สงเกตไดวาตรงทแยกจะเปน 1 ใหม)

3 สวนของเนอหา ใสเลขหนาเรยบรอยใหทาการปรบเลขหนาใหเรมตนเปน 1

1


ภาพท 1 ปรบเปลยนตวเลขตามทตองการเรมตนจาก 1

ขนตอนการแยกดงน

- หนาปก (ไมมตวเลข) 2แยก2หรอแบงหนา - คานา (ไมมตวเลข) - สารบญ 2แยก2หรอแบงหนา - เนอหา (หนาตวเลข 1) 2 แยก2หรอแบงหนา - บรรณานกรม (ไมมตวเลข)

ตรงเนอหาเราตองการเปนตวเลขอยแลว มาจดการกบหนาปกกอน เพราะเราไมตองการมหมายเลขหนา

4. กด cursor หนาแรกแลวกดไปท "หวกระดาษ" 2 ->"แกไขหวกระดาษ"2->คลกเลอก "หนาแรกตางกน"ตามภาพท 7

ภาพท 2เลอก หนาแรกตางกน จะทาใหหนาแรกไมมหมายเลขหนาของเอกสาร

เทาน เนอหากจะไมมเลขหนาทเราไมตองการคอหมายเลข 1

5. จดการแปลงเลขหนาคานา สารบญ 2ไมตองปรบแตงเพราะไมใสเลขหนา 2 อางอง ไมตองแกไขเนองจากไมตองการใสเลขหนา

1


6. เสรจสนกระบวนการ

บทท 4 การสรางสมการคณตศาสตร ในการสรางเอกสารทมความซบซอนมากขน เชน การจดทาคมอ การทาหนงสอ การทารายงาน การ

ทางานวจยจะมสวนประกอบอน ๆ เพมขนภายในเอกสารทเราตองทา เชน ดชน (Index) การใสลาดบเลขหนา

(Page No.) การใชหวกระดาษ และทายกระดาษ (Header and Footer) เปนตน ในทนจะกลาวถงการใช

คาสงอตโนมต ใน Microsoft Word จดทาสงเหลานใหเราอตโนมต ซงจะชวยลดเวลาในการสรางเอกสารได

เปนอยางมาก

เปดใชงานแถบเครองมอ Equation Tools

เนองจากสมการทางคณตศาสตรมสญลกษณพเศษมากมาย เราจงใชวธปกตในการพมพขอความ

ธรรมดาไมได เราตองเปดแทบเครองมอ Equation Tool(เครองมอสมการ) ซงมหนาทสาหรบเขยนสมการ

คณตศาสตรโดยเฉพาะ การเปดแทบเครองมอ Equation Tools ขนมาใชงานมวธดงน

ภาพท 28 แสดงแทบInsert แทรก

หมายเลข 1 หมายถง คลกเลอกแทบinsert (แทรก) จากนนคลกเลอกปมคาสง Equation (สมการ)

1


ภาพท 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครองมอ Equation Tools (เครองมอสมการ) ซงแทบDesign (ออกแบบ)

เราสามารถเลอกแทรกสญลกษณเขามาสรางเปนสมการได

ภายในเอกสารของ Word จะปรากฏกรอบสเหลยมสาหรบแทรกสมการคณตศาสตรขนมาโดยเราสามารถ

เลอกสมการจากแทบDesign (ออกแบบ) ตามตองการ

ทาความรจกเครองมอในแถบ Equation Tools

เครองมอตาง ๆ ในแถบเครองมอ Equation Tools ชวยใหเราสามารถสรางสมการตาง ๆ ไดอยาง

รวดเรว เชน การแสดงเลขเศษสวนแบบซบซอน เปนตน รวมทงเครองหมายหรอสญลกษณทางคณตศาสตร

ตาง ๆ ทไมมบนคยบอรด เชน เครองหมายอนทเกรต ∬ เครองหมายสาหรบการสรางเมทรกซ

�⋯

⋮ ⋱ ⋮⋯

�เปนตน ซงแบงออกเปน 2 สวนใหญ ๆ คอสญลกษณพเศษ (Symbol) และโครงสราง

(Structures)

ตวอยางสตรS.D. = �∑ x2

N − �∑ x2

N �

2


สญลกษณพเศษ (Symbol)

สญลกษณพเศษตาง ๆ ทเราสามารถเลอกแทรกลงในกลองขอความไดทนทจะอยในแทบDesign (ออกแบบ)

กลมคาสง Symbol (สญลกษณ) ซงเราสามารถเปลยนแปลงกลมคาสงได ดงน

ภาพท 30 แสดงสญลกษณพเศษ (Symbol)

1. ทแทบDesign กลมคาสง Symbol สญลกษณ คลกทปม

2. เลอกกลมคาสงทตองการใชงาน

3. จากนนกลมคาสงทเราเลอกจะแสดงในกลมคาสง Symbol (สญลกษณ) ใหเราเลอกใชงานไดตามท

ตองการ ซงมใหเลอกตามจดประสงคทจะใชงาน เชน Basic Math (คณตศาสตรพนฐาน) สญลกษณ

พนฐานทางคณตศาสตรGreek Letter (ตวอกษรกรก) สญลกษณตวอกษรกรก เปนตน

โครงสรางสมการ (Structures)

1. Fraction (เศษสวน)

1

2

4

1

2 3

5

6

9

7

10

8

11


2. Script (สครปต)

3. Integral (อนทกรล)

4. Radical (เครองหมายกรณฑ)Large Operator (ตวดาเนนการขนาดใหญ)

5. Bracket (วงเลบเหลยม)

6. Accent (สวนทถกเนน)

7. Operator (ตวดาเนนการ)

8. Function (ฟงกชน)

9. Limit and Log (ขดจากด และลอการทม)

10. Matrix (เมทรกซ)

บทท 5 การทาจดหมายเวยน (Mail Merge) Mail Merge (จดหมายเวยน) คอการทาจดหมายหลายๆ ฉบบโดยมเนอความเหมอนกน แตมชอและทอย

ผรบทไมเหมอนกนเทานน ซงแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบสาหรบผรบแตละราย กเพยงแตสรางไฟล

ทเกบชอ - ทอยไวกอน และสรางไฟลทเกบขอความในจดหมายไวอกหนงแยกจากกน แลวจงนาขอมลทงสอง

ไปรวมหรอผนวกกน ทาใหจดหมายทมรปแบบและขอความทเหมอนกน เวนแตชอและทอยของผรบเทานน

เมอตองการจดหมายในลกษณะอยางนอก เชน บตรเชญ รายงานผลการประกอบการ สรางไฟลทเกบขอความ

ในจดหมายใหม แลวนาไฟลรายชอของผรบทไดสรางไวแลวมาใชอก ชวยใหทาจดหมายรวดเรวขน หรอจะ

นาไปใชกบอเมลเพอสงจดหมายใหกบสมาชกกได

การใช Microsoft Word แกปญหาการทางานทซาซอนดงกลาวทาใหงายขน โดยคณสรางจดหมายทม

ขอความจะใช รวมกน ไวกอน จากนนกกาหนดให Word ใสขอความทแตกตางกนนนโดยอตโนมต

องคประกอบของจดหมายเวยน

1. เอกสารหลก (Main Document)คอเอกสารเรมตนจะเปนจดมายเวยน แบบฟอรม ขอความอเมล ซอง

จดหมายหรอปายเมล ทกาหนดใหมขอความ ขนาดและรปรางทเหมอนกนไวเพอใชเปนตนแบบของการพมพ

จานวนมาก

2. แหลงขอมล (Data Source)คอรายชอและทอยของผรบ รหสสนคา ฯลฯ ซงสวนใหญจะเกบอยในรปแบบ

ของตารางของ Word ตารางชอของ Excel ตารางฐานขอมลของ Access หรอจากสมดรายชอของOutlook

เพอนามาผนวกเขากบตวเอกสารเมอสงพมพจดหมาย ซอง หรอปายเลเบลโปรแกรมจะเปลยนรายชอใน

เอกสารแตละชดโดยอตโนมต


ประเภทของเอกสารหลก

เอกสารหลก (Main document) ทสามารถสรางเปนจดหมายเวยนได จะใหเลอกในขนท 1 ของ Wizard

หรอตวชวยของการสรางจดหมายเวยนดงน

ก. Letters (จดหมาย) สงจดหมายไปยงผรบจานวนมาก

ข. E-Mail messages (ขอความอเมล) สงขอความแบบอเมลไปยงรายชอผรบ

ค. Envelopes (ซองจดหมาย) พมพชอ - ทอยลงบนซองจดหมาย

ง. Labels (ปายผนก) พมพชอ - ทอยลงบนปายผนก หรอฉลาก

จ. Directory (ไดเรกทอร) จะเปนการรวบรวมขอมลตางๆ มาไวในเอกสารเชน รายชอ สมาชก แคตตาลอก

สนคา หรอรายการอะไหลสนคา

ขนตอนการทาจดหมายเวยน

1. แฟมจดหมายหรอแฟมเอกสารหลก

2. แฟมขอมลทตองการผสานเขากบแฟมเอกสารหลกการจดเกบขอมลตองจดเกบในรปแบบของตาราง

หรอจดเกบแบบฐานขอมลทสรางจากโปรแกรมMicrosoft Excel

1. เตรยมไฟลขอมลซงเปนไฟลททาจาก Microsoft Word หรอ Microsoft Excel กไดดงภาพ

ภาพท 31 ภาพไฟลขอมลทเตรยมสาหรบทาจดหมายเวยน สรางจาก Microsoft Excel

1


หมายเลข 1 สรางหวตารางเพอใชเปนฟวสหลกสาหรบทาจดหมายเวยน

ภาพท 32ภาพไฟลขอมลทเตรยมสาหรบจดหมายเวยน สรางจาก Microsoft Word

หมายเลข 1 หวตารางซงจะใชในการเพมขอมลลงไปในจดหมายหลกสาหรบสงถงบคคลทเราตองการ

ตดตอสอสารโดยใชจดหมายเวยน

เรมตน

1 สรางแฟมเอกสารหลกเหมอนกบการสรางเอกสารธรรมดาทวไป จากนนใหบนทกแฟมขอมลเกบไว

ดงรปสามารถดาวนโหลดตวอยางของจดหมายราชการไดทเวบไซต www.bus.ubu.ac.thดาวนโหลดเอกสาร

ตามหมายเลข 1

1

http://www.bus.ubu.ac.th/


ภาพท 33 เขาเวบไซต คณะบรหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th

ภาพท 34 แบบฟอรมบนทกขอความ ของคณะบรหารศาสตร มหาวทยาลยอบลราชธาน 2011

ใหคลกคาวา แบบฟอรมบนทกขอความ เพอทจะเขยนจดหมายแจงเวยน ใหกบบคลากร หรอ

หนวยงานตาง ๆ ทราบ ณ ทนเปนการแจงรายละเอยดเกยวกบงาน

1

2

http://www.bus.ubu.ac.th/


ภาพท 35 ตวอยางจดหมาย

เรมตนการเปดใชงานคาสงจดหมายเวยน

1. ไปคลกเลอกท การสงจดหมาย

2. เรมจดหมายเวยน

3. ตวชวยสรางจดหมายเวยนทละขนตอน

4. เมอเลอกจะปรากฏ หนาตาง Task pane ของ Mail Merge ประกอบดวยขนตอนการดาเนนการเพอ

สราง Mail Merge 6 ขนตอน

5. ขนตอนท 1 Select document type

1

2


6. หวขอ Select document type เปนการเลอกชนดของเอกสารทใชทาจดหมายเวยนใหคลก Letters (จดหมาย) -> Next Starting document (ถดไป : กาลงเรมเอกสาร) ดงรป

ภาพท 36การผสานแฟมขอมล การเปดใชคาสงจดหมายเวยน

7. ขนตอนการทาจดหมายเวยนมทงหมด 1-6 ขนตอน ตองวางเมาสให Courser กระพรบทจดท

ตองการทจะนารายชอของบคคลทเราตองการสงจดหมายเปนการเลอกเอกสารผใชเรมตน

หมายเลข 7 คอใหคลกเลอกถดไป

4

3

5


ภาพท 37การผสานแฟมขอมล จดหมายเวยนเลอกเอกสารทใชเรมตน

ขนตอนท 2 Select starting document type

8. หวขอ Select staring document เปนการกาหนดเอกสารทตองการใชทาจดหมายเวยน เลอก Use

the current document (ใชเอกสารปจจบน) -> Next: Select recipients (ถดไป:เลอกผรบ) ดง

รป

6

7


ภาพท 38การผสานแฟมขอมล เลอกผรบจดหมาย

9. ขนตอนท 3 Select recipientsหวขอ Select recipients เปนขนตอนในการเลอกแฟมขอมลของ

ผรบจดหมายทจะนามาผสมผสานกบเอกสารหลก

10. คลก Use existing list

11. Browse ->เลอกโฟลเดอร

12. เลอกแฟมทตองการผสานกบเอกสารหลก

13. คลกปม Open ดงรปภาพ

8

9


ภาพท 39การผสานแฟมขอมล เลอกไฟลขอมลผรบจดหมาย

14. เมอเลอก เปด จะปรากฏหนาตางใหเลอก Sheet ทมรายชอ ในกรณทใชโปรแกรม Microsoft Excel

เปนตวเกบขอมลรายชอ

ภาพท 40การผสานแฟมขอมล แสดงเลอกตาราง เมอใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมลรายชอ

10

11

12

13

14


15. ในขนตอนท 3เมอเลอกแฟมขอมลแลวจะปรากฏกรอบโตตอบ Mail Recipientsซงจะแสดงรายชอทงหมดในแฟมขอมลเราสามารถ คลก R หนาขอมลเพอเลอกสรางจดหมายเวยนใหขอมลนน หรอคลกซาเพอไมเลอกแลวคลกปมตกลง(OK -> Next: Write your letter)เพอเขาสขนตอนตอไป ดงรปภาพ ในหนาน สามารถทจะ ปรบปรงรายชอผรบ เชน การเรยงลาดบ การกรอง หาคาทซากน และตรวจสอบทอยไดดวยเปนการทาใหขอมลมระเบยบมากขน

ภาพท 41การผสานแฟมขอมล ผรบจดหมายเวยน

16. ขนตอนท 4 Write your letters ใหเลอนเคอรเซอรไปยงตาแหนงทตองการแทรกเขตขอมล ->คลกท More items (รายการเพมเตม)

17. เลอกเขตขอมลทตองการ 18. คลกปม Insert (แทรก) ดงรปภาพ 19. เมอแทรกจะปรากฏหลงจากแทรกเขตขอมลทตองการแลวเขตขอมลนนจะปรากฏในตาแหนงท

เคอรเซอรวางอยในรป <<ชอเขตขอมล>> ณ ทนจะเปน <<ชอสกล>>จากนนคลกปม Close (ปด)->คลก Next Preview your letters(แสดงตวอยางจดหมายของคณ)

15

15.1


ภาพท 42การผสานแฟมขอมล เลอกทอย หรอ เขตขอมล

20. ขนตอนท 1 Preview your letters

21. หากไมตองการรายชอใหคลกเลอกหมายเลข 21 ชอของผรบจะหายไปจากจดหมาย

22. Preview your letters จะสามารถเลอกด ->ตวอยางของจดหมาย แกไขขอมล จากนนคลกท Next:

Complete merge จะแสดงรายชอ ดงรป

16

17

18

19


ภาพท 43Preview your lettersหรอการแสดงตวอยางจดหมาย

รปท 1 การเลอกแกไขหรอพมพจดหมายเวยน

23. ขนตอนท 2 Complete the merge

24. Complete the merge สามารถเลอกคลกท Edit Individual letters เพอแกไขจดหมายในแตละ

ฉบบได หรอคลกท Print เพอพมพจดหมายเวยนออกทางเครองพมพ ดงรป

20

21

23

22


ภาพท 44 ตวอยางการพมพจดหมายเวยน

25. แกไขแตละจดหมาย จะแสดงหนาตางสาหรบผสานเปนเอกสารใหม จะม พมพทงหมดหรอ ระเบยน

ปจจบน หรอจากหนา 1 – 10 ตามทเราตองการ

สดทายผจดทาหวงเปนอยางยงวาจะทาใหผเรยนไดรบความรจากการจดการเอกสารไมมากกนอยซงในทน

ตองฝกปฏบตทาบอย ๆ จะเกดความชานาญในการเรยน

24 25

27

26

อางอง ดวงพร เกยงคา. Word 2007 ฉบบสมบรณ (2009-2010).โปรวชน จากด, 2551กรงเทพฯ.

พนจนทร ธนวฒนเสถยร และคณะฯ.Windows XP OFFICE 2007 ฉบบสมบรณ.ซคเซส มเดย จากด, 2553

กรงเทพฯ

http://www.microsoft.com

http://oas.psu.ac.th/~skittiphong/don/index.php?option=com_content

http://landlady.exteen.com/20090322/how-to-microsaftword

http://cstproject.exteen.com/20081115/how-to-i-ii-1-word

http://office.microsoft.com/th-th/

ภาคผนวก

http://www.microsoft.com/

http://oas.psu.ac.th/~skittiphong/don/index.php?option=com_content

http://landlady.exteen.com/20090322/how-to-microsaftword

http://cstproject.exteen.com/20081115/how-to-i-ii-1-word

Software

การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word