Fa 11.0 hdsd chuong 18. huong dan in hoa don tu phan mem fa11

Chương 18

Hướng dẫn sử dụng in hóa đơn từ chương trình

Nội dung

18.1 Phân quyền khi in hóa đơn ....................................................................................................2 18.1.1 Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn và in hóa đơn ...............................................2 18.1.2 Phân quyền sử dụng ký hiệu hoá đơn, quyển chứng từ .......................................................3

18.2 In hóa đơn từ chương trình ...................................................................................................6 18.2.1 Mẫu hóa đơn ..........................................................................................................................6 18.2.2 Các bước thực hiện ...............................................................................................................6 18.2.3 Trạng thái khi in chứng từ ......................................................................................................6 18.2.4 Một số xử lý khi in hóa đơn ....................................................................................................7

18.3 Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm Fast ....... 10

Fast Accounting 11 – Tài liệu HDSD Chương 18: Hướng dẫn in hóa đơn từ chương trình

Fast Software Co., Ltd. XVIII.2/16

18.1 Phân quyền khi in hóa đơn

Để được in hóa đơn, người sử dụng phải có các quyền sau:

1. Quyền truy cập chức năng (màn hình) cập nhật hóa đơn và in hóa đơn

2. Quyền được sử dụng quyển hóa đơn đang sử dụng

18.1.1 Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn và in hóa đơn

Menu thực hiện

Hệ thống/ Quản lý người sử dụng/ Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Chức năng

- Dành cho người quản lý (đăng nhập vào chương trình với tên User quản lý) khai báo, phân quyền người sử dụng chương trình.

Khai báo một số quyền người sử dụng: Quyền vào các phân hệ, màn hình cập nhật và các báo cáo



18.1.2 Phân quyền sử dụng ký hiệu hoá đơn, quyển chứng từ

Menu thực hiện

Hệ thống/ Quản lý NSD/ Phân quyền sử dụng ký hiệu hoá đơn, quyển chứng từ

Chức năng

- Chương trình cho phép phân quyền truy cập của từng người sử dụng đến từng quyển hóa đơn (quyển chứng từ).

- Để cho thuận tiện thì khi tạo mới 1 quyển hóa đơn thì mọi người được phân quyền sử dụng. Người quản lý có thể hạn chế quyền truy cập này cho những ai không có quyền



18.1.2.1 Thêm phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, quyển chứng từ

Các bước thực hiện

1. Nhấn nút ‘Mới’ hoặc phím ‘F4’

2. Điền thông tin Tên NSD và chọn ‘Ds quyển c.từ’

3. Nhấn ‘Nhận’

Thông tin chi tiết

Tên NSD Chọn user người sử dụng

Danh sách quyển c.từ Chọn ký hiệu hóa đơn của quyển c.từ, phân quyền cho các user truy cập vào chương trình chỉ được sử dụng quyển c.từ đã được chọn

18.1.2.2 Sao chép phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, quyển chứng từ


1. Nhấn nút ‘Sao chép’ hoặc phím ‘Ctrl + F4’

2. Điền thông tin Tên NSD và chọn ‘Ds quyển c.từ’




18.1.2.3 Sửa phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, quyển chứng từ


1. Nhấn nút ‘Sửa’ hoặc phím ‘F3’

2. Sửa lại thông tin


18.1.2.4 Xem phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, quyển chứng từ


1. Nhấn nút ‘Xem’ hoặc phím ‘F2’

2. Nhấn ‘Đóng’ hoặc phím ‘Esc’ thoát ra

18.1.2.5 Xóa phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, quyển chứng từ


1. Nhấn nút ‘Xoá’ hoặc phím ‘F8’

2. Chương trình hiện thông báo ‘Có/Không chắc chắn xoá không?’, chọn ‘Có’ để thực hiện xoá phân quyền



18.2 In hóa đơn từ chương trình

18.2.1 Mẫu hóa đơn

Trong phần mềm đã có sẵn một số các mẫu hóa đơn để có thể tự tin trực tiếp từ phần mềm:

- óa đơn T T (mẫu tự in - tiền hạch toán)

- óa đơn T T (mẫu tự in - tiền ngoại tệ)

- óa đơn bán hàng (mẫu tự in - tiền hạch toán)

- óa đơn bán hàng (mẫu tự in - tiền ngoại tệ)

Và một số mẫu để in trên mẫu hóa đơn đặt in.

- óa đơn T T (mẫu in sẵn - tiền hạch toán)

- óa đơn T T (mẫu in sẵn - tiền ngoại tệ)

- óa đơn bán hàng (mẫu in sẵn - tiền hạch toán)

- óa đơn bán hàng (mẫu in sẵn - tiền ngoại tệ)

Chương trình cho phép người sử dụng tự căn chỉnh, chèn logo… để có mẫu in theo yêu cầu.

18.2.2 Các bước thực hiện

Đối với hóa đơn nhập mới

1. Nhập hóa đơn mới và lưu

2. Nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + P

3. Chọn mẫu báo cáo cần in

Đối với hóa đơn đã nhập trước đó

1. Nhấn nút ‘Tìm’ để tìm hóa đơn đã nhập trước đó

2. Sau khi đã tìm được hóa đơn cần thiết thì nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + P

3. Chọn mẫu báo cáo cần in

18.2.3 Trạng thái khi in chứng từ

- Khi nhấn nút in trong màn hình n chứng từ (chỉ đối với một trong các mẫu hóa đơn trên) thì chương trình s cập nhật lại Trạng thái lần in ( 1 nếu kích in lần đầu, 2 nếu kích in lần 2,...)

- Trạng thái s thể hiện trên màn hình nhập liệu: Di n giải Trạng thái lần in (0/1/2/.../n) thuộc ô dưới c ng màn hình (c ng ô với di n giải trạng thái). óa đơn chưa được in thì hiện 0



18.2.4 Một số xử lý khi in hóa đơn

18.2.4.1 Sửa hóa đơn

Đối với hoá đơn tự in:

- óa đơn đã có số hóa đơn phát sinh sau nó thì chương trình không cho phép sửa, khi đó s không xuất hiện nút ‘Sửa’

Đối với hoá đơn đặt in:

- Không quản lý hóa đơn, hóa đơn đã in hoặc có số hóa đơn phát sinh sau nó vẫn được Sửa, trừ trường ngày chứng từ, ký hiệu, số hóa đơn.

18.2.4.2 Xóa hóa đơn (áp dụng chung cho Hóa đơn đặt in và Hóa đơn tự in)

- Xóa hóa đơn được thực hiện trong trường hợp hóa đơn chưa có số hóa đơn phát sinh sau nó. Người sử dụng chỉ cần chọn hóa đơn cần xóa, nhấn nút ‘Xóa’, chương trình s xác nhận lại việc xóa hóa đơn bằng hộp thoại. Nhấn ‘Có’ để xóa hóa đơn.

18.2.4.3 Xoá bỏ hóa đơn (áp dụng chung cho Hóa đơn đặt in và Hóa đơn tự in)

Đối với hóa đơn đã có số phát sinh sau nó:



- Xóa bỏ hóa đơn được thực hiện trong trường hợp hóa đơn đã có phát sinh số hóa đơn sau nó. Lúc này, khi nhấn nút ‘Xoá’ chương trình s không cho phép xóa mà s hỏi lại người sử dụng Có chuyển sang tình trạng xóa bỏ hóa đơn không?

- Nếu đồng ý, người sử dụng s phải gõ vào mật khẩu user đăng nhập hiện hành để xác nhận việc xóa bỏ hóa đơn. Nhấn Nhận để xóa bỏ hóa đơn.

Đối với hóa đơn đã được in

- Hóa đơn đã được in thì chương trình không cho phép xoá, khi đó s không xuất hiện nút ‘Xoá’, mà s được thay thế bằng nút ‘Xoá bỏ’


- Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ)

- Nhấn nút ‘Xóa bỏ’

- Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút ‘Có’ để thực hiện xóa bỏ hóa đơn



- Chương trình yêu cầu đăng nhập lại mật khẩu của user hiện hành

- hi ch n x „Xoá bỏ hóa đơn‟ thì chương trình ch ưu duy nh t v o tệp thuế đ u ra để báo cáo các thông tin v s thuế t h ng doanh s thuế để tr ng v gán c t t n ngư i ua v ghi ch gán v o ch „Xoá bỏ hóa đơn‟

- Nh ng chứng từ đ thực hiện “Xóa bỏ hóa đơn” sẽ ko t đi chứng từ cập nhật vẫn thể hiện nhưng trạng thái ghi sổ “Hủy hóa đơn”

- Trong trư ng hợp hóa đơn đ In ho c đ Xóa bỏ chương trình sẽ không cho phép s a xóa khi đó sẽ không xu t hiện n t „S a‟ v „Xóa‟

18.2.4.4 In lại hóa đơn

Khi in hóa đơn từ lần 2 trở đi, chương trình s ra thông báo:

Chương trình s yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in

Đ i với hoá đơn tự in: hi in hoá đơn n 2 tr n hoá đơn sẽ xu t hiện ch „Bản sao‟

Đ i với hoá đơn đ t in: Dù in nhi u n vẫn ko n ch „Bản sao‟

18.2.4.5 Tra cứu lịch sử in hoá đơn

Tiện ích Xem thông tin in hóa đơn tại biểu tượng góc trên c ng bên phải màn hình để thể hiện thông tin các lần in. Các thông tin thể hiện bao gồm: Lần in, người in, thời gian in, tên máy in.



18.3 Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm Fast

Dưới đây là một số mẫu hóa đơn tự in trực tiếp từ phần mềm mà FAST đã thực hiện cho một số khách hàng.













Khi in lần thứ 2 trở đi, chương trình s bổ sung chữ ‘Bản sao’ ngay trên hóa đơn