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BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH
KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN
– SAP EASY DOCUMENT
MANAGEMENT (EASYDMS)SEBASTIAN WEISE24.02.2017
INHALTSVERZEICHNIS
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2
1. Was ist SAP EasyDMS?
2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS im Überblick
3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS
4. Wer ist KARŌN?
Was ist SAP EasyDMS?
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 3
SAP EASYDMS - ÜBERBLICK
• SAP Easy Document Management (SAP EasyDMS)
Ist eine weitere Benutzeroberfläche für die Dokumentenverwaltung/ Dokumentenmanagement mit SAP
Es ist eine eigene Clientinstallation mit der Integration in den Windows Explorer dadurch besitzt das
EasyDMS eine benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Oberfläche
Durch die vereinfachte Art & Weise Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, anzuzeigen und zu suchen,
benötigen die Benutzer keine erweiterten SAP Kenntnisse
Alle Daten, die im SAP EasyDMS erstellt werden, werden direkt mit dem SAP Backend System (SAP GUI)
synchronisiert alle Änderungen werden direkt im SAP System durchgeführt, auch wenn man sich in einer
anderen Oberfläche befindet.
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 4
SAP EASYDMS - ÜBERBLICK
• SAP EasyDMS in der Windows Explorer Umgebung
Verwaltung von Dokumenten (Originalen) und Ordnerstrukturen
mit dem Windows Explorer
Ablegen und automatisches Einchecken von Originalen per
Drag&Drop
Status-, Berechtigungs- und Workflowsteuerung
Erweiterte Dokumentsuche
Verlinkung von Dokumenten (versenden von Links auf
Dokumente)
Unterstützt Objektverknüpfungen zu anderen SAP Objekten
Versionierung
Kontrolle über das DMS Customizing im SAP BackendKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 5
KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS im Überblick
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 6
KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP EASYDMS
• SAP EasyDMS Tools
SmartSolution für SAP EasyDMS
Statussteuerung
Klassifikationsvererbung
Dokumentbaseline
„Hidden Folder“
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 7
• SAP EasyDMS Tools
Customizing für Ordnerstruktur
Customizing für Funktionen
Virtuelle Folder (View bzw. Suchfolder)
Papierkorb
SAP PPM Integration
Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage:http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagementhttp://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement
KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 8
KARŌN SMART SOLUTION (1)
• Advanced Delete Folder: Löschen von kompletten Ordnerstrukturen, über extra Berechtigungsobjekt
• Import Folder: ermöglicht den Import von Ordnerstrukturen an vordefinierten Stellen
• Export Folder: ermöglicht Export von gesamten Ordnerstrukturen
• Copy&Paste von Ordnerstrukturen
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 9
KARŌN SMART SOLUTION (2)
Vorteile:
• Schließen von Lücken im SAP Standard (wie auf der vorherigen Folie beschrieben)
• Effizienteres Arbeiten durch Zeitersparungen beim Import, Export, Kopieren oder beim Löschen von
ganzen Strukturen
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 10
Aus GOPA IT wurde die KARŌN Beratungsgesellschaft mbH nach einer Umbenennung im Jahr 2016
KARŌN STATUSSTEUERUNG (1)
• In Bearbeitung setzen
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 11
KARŌN STATUSSTEUERUNG (2)
• Freigabesteuerung/ Versionierung
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH
Das setzen des Status kann entweder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Dokument/ Ordner oder über die SAP Eigenschaften des Objektes gesteuert werden.
Folie 12
KARŌN STATUSSTEUERUNG (3)
Vorteile:
• Bessere Übersichtlichkeit in welchen Ordnern sich Dokumente befinden
• Zeiteinsparungen beim Suchen nach Dokumenten in leeren Ordnern
• Steigerung der Eindeutigkeit für freigegebene Dokumente, da nur eine freigegebene Version zu
einem Dokument existieren kann
• Reduktion der Fehlerquote durch das Arbeiten mit nicht mehr aktuellen freigegebenen
Dokumentversionen
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 13
KARŌN KLASSIFIKATIONSVERERBUNG
• Merkmale des Ordners werden bei Neuanlage und Kopie an
die Dokumente und Unterordner weitervererbt
Vorteile:
• Automatismus
• Keine manuelle Pflege der Klassifikationsmerkmale nötig
• Zeitersparnis beim Anlegen von Dokumenten und Ordnern
durch verringerte Klickanzahl
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 14
KARŌN BASELINE (1)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 15
• Verschlagwortung des Pfades in dem
sich ein Ordner oder Dokument
befindet
• Hilft bei der Suche von Dokumenten,
insbesondere, wenn ein Dokument
über die Suche gefunden oder per Link
aufgerufen wurde und über das
Suchergebnis keine direkter
Verwendungsnachweis gemacht
werden kann
KARŌN BASELINE (2)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 16
Vorteile:
• Verringerte Suchzeiten durch Verschlagwortung des Pfades in der Klassifizierung
• Zeitintensivere Verwendungsnachweise von Ebene zu Ebene entfallen
• Der Dokumentinfosatz kann für den integrierten Verwendungsnachweis geöffnet bleiben
KARŌN HIDDEN FOLDER (1)
• In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden,
solange sie keine Dokumente beinhalten Versteckte Ordner können somit ausgeblendet werden
• Wird ein Dokument in einen dieser Ordner abgelegt, wechselt der Status automatisch auf in Arbeit
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 17
KARŌN HIDDEN FOLDER (2)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 18
• Funktion für SAP EasyDMS sowie den KARŌN DokumentExplorer vorhanden
Vorteile:
• Bessere Übersichtlichkeit über die in Verwendung befindlichen Ordner
• Gezielte Navigation zu schon abgelegten Dokumenten
• Verringerte Suchzeiten
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Customizing für Ordnerstruktur
• Festlegen sogenannter Dokumentartbeziehungen es kann nur bestimmte
Nachfolger auf eine Dokumentart geben
Vorteile:
• Gezielte Einschränkung der zur Anlage verwendbaren Dokumentarten für Ordner und
Dokumente
• Fehlerreduktion durch falsch verwendete Dokumentarten
• In Kombination mit der Berechtigungssteuerung werden dem User nur die tatsächlich
verwendbaren Dokumentarten angezeigt
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 19
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Customizing für Funktionen (1)
• Festlegung, welche Dokumentart ist ein Ordner, Dokument oder beides und steht für die
Suche zur Verfügung
• Festlegen von Zusatzfunktionen für Dokumentarten
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 20
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Customizing für Funktionen (2)
Vorteile:
• Unterscheidung zwischen Ordner und Dokument auf Dokumentartebene
• Steuerung der Objektberechtigungen (ACL) auf Dokumentartebene
• Steuerung welche Dokumentarten im Suchergebnis erscheinen sollten
• Zentrale Steuerung verschiedener KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS in einer
übersichtlichen Tabelle auf Ebene der Dokumentarten
• Einfache Bedienung Nach Grundsetup und einer kleinen Schulung können weitere
Einstellungen vom Kunden selbst durchgeführt werden
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 21
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Virtuelle Folder (View bzw. Suchfolder)
• Unter einem Viewfolder hängt keine feste Ordnerstruktur
• Beim Öffnen des Viewfolders im EasyDMS wird eine Suche zur Laufzeit durchgeführt
• Ergebnis: Anzeige von Ordnern und Dokumenten nach gewünschten Kriterien oder Merkmalen
(Dokumentarten, Klassifizierung)
• Z. B.: Zeige mir alle Projektordner für einen bestimmten Standort (Werk) an
Vorteile:
• Erzeugen von verschiedenen Sichten auf Prozess-/ Produktdaten ohne umfangreiche Strukturen
• Suchergebnisse sind immer aktuell, da die Suche zur Laufzeit durchgeführt wirdKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Papierkorb (1)
• Funktion kann analog zum Papierkorb im Windows betrachtet werden
• Steuerung des Löschvorgangs über Statuswechsel, Löschfunktionen im EasyDMS oder Taste Entf
• Dokumente und Ordner können gelöscht werden auch in Kombination mit dem Advanced Delete
Folder der KARŌN SmartSolution einsetzbar
• Aufbewahrungszeit im Papierkorb ist über einen Parameter flexibel steuerbar
• Wiederherstellung über Statuswechsel möglich
• Log Tabelle über gelöschte Objekte vorhanden
• Job zur Löschung der Dokumente und Ordner aus dem Papierkorb läuft im Hintergrund
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 23
WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS
Papierkorb (2)
Vorteile:
• Es existiert ein Papierkorb analog zum Windows Papierkorb erhöhte Sicherheit für die
Anwender
• Schnelles auffinden gelöschter Dokumente im SAP EasyDMS
• Einfaches Wiederherstellen gelöschter Dokumente und OrdnerKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 24
KARŌN PPM PROJEKTMANAGEMENT INTEGRATION (1)
• Vererben und Synchronisierung der ACL Berechtigungen
von cProjects nach SAP DMS
• Einhängen einer definierten Projektstruktur in SAP
EasyDMS bei Projektanlage im SAP cProjects (PPM)
• Übernahme von Klassifizierungsdaten
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 25
KARŌN PPM PROJEKTMANAGEMENT INTEGRATION (2)
Vorteile
• Keine manuellen Tätigkeiten für die Anlage einer Projektstruktur im SAP EasyDMS notwendig
• Keine zeitlichen Dependenzen zwischen Aktualisierung der Berechtigung im SAP cProjects (PPM) und
der Aktualisierung auf der Projektstruktur im SAP EasyDMS
• Geringere Fehlerquote durch hinzufügen einer falschen Struktur im SAP EasyDMS oder einer falschen
Benennung
• Geringer Fehlerquote durch den Entfall der manuellen Zuordnung von Berechtigungen in einem
zweiten Schritt im SAP EasyDMS
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 26
Wer ist KARŌN?
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 27
VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN
VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 28
KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik.
Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase. Von der Strategie über die Prozessoptimierung bishin zur Implementierung.
SAP-Lösungen und weitereTeamcenter-Lösungenund weitere
BERATUNGSUMFELD
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 29
PRODUKTLEBENSZYKLUS
UNSERE KUNDEN
FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND KONZERNE
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 30
Sebastian Weise
Business Consultant
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH
Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim
Telefon +49 175 7285701 / Telefax +49 6142 30170-11
[email protected] / www.karon.de
Geschäftsführung
Heinz Jörg Göbert / Thorsten Schmidt / Marcus KranzKARŌN Beratungsgesellschaft mbH