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Questetraハンズオンセミナービギナー向け業務プロセス設計
Wifiに接続し、今日利用する Questetra BPM Suite にログインできることを確認してください。
http://goo.gl/Rb9aDaから、「作業依頼フロー_スグ試用3.qar」をダウンロードしてください。
事前準備
• http://goo.gl/Rb9aDaから、「作業依頼フロー_スグ試用3.qar」をダウンロードしてください。
• Questetra BPM Suite にいるユーザ数を確認してください。– （右上のユーザ名）→「システム設定」
– 1ユーザしかいない場合は、別に1ユーザを追加してください
アジェンダ
1. 既成のプロセスモデルで試す
2. プロセスモデルの設計
3. 他の人に仕事を
4. タスク処理画面の高度な設定
5. 処理担当者の設定で、組織を活用する
6. 処理担当者で、上司を設定する
7. フローを分岐させる
8. タスクの締め切りと通知
9. 自動処理
Questetra BPM Suite の基本概念①
プロセスモデル
• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール
• 「業務ルール」「規定」など
プロセス（インスタンス）
• ルールに従って実際に行われる、一連の仕事
• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など
従うべきルール
ルールにそって動く実際の業務
既成のプロセスモデルで試す
体験用のプロセスモデルをインポート 1/2
1. （右上のユーザ名）→「プロセスモデル設定」
2. 「アーカイブから新規作成」→先ほどダウンロードした 「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」 をアップロード– http://goo.gl/Rb9aDa
3. 以下は無変更で、そのまま「新規作成」
– プロパティの編集
– プロセスモデル内で使用されている組織の関連付けを行ってください
体験用のプロセスモデルをインポート 2/2
5. 「開発中のバージョン1のリリース」を押してください
6. バージョンメモは空のまま、「リリース」を押してください
既成のプロセスモデル（業務）をインポートし、使用できる状態にしました
プロセスモデルを見る 1/2
開始イベント／終了イベントプロセスを新規開始することのできるポイント／終了するポイントを表す
フロー工程の前後関係を表す１つの工程から複数のフローが出ている（分岐）する場合もある
プロセスモデルを見る 2/2
スイムレーン同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングするスイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する
タスク人が処理すると定めた工程システムが処理する（自動処理）される工程もあるが、アイコンが異なる
プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 1/4
1. 「ワークフロー」→「新規開始」
2. 一覧から「作業依頼フロー」を見つけて、左から2つ目のボタン
– 「作業依頼フロー」の「１．依頼作業の入力」の処理画面が開きます
3. 「依頼先」で他のユーザBを指定→他を入力して、「『１．依頼作業の入力』処理完了」
プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 2/4
4. 先に「依頼先」で指定したユーザBでログイン
– 別のブラウザを使うと楽です
5. 「マイタスク」（左メニュー）→一覧から「作業依頼フロー」の「2.再確認／完了報告」を見つけて左から2つ目のボタン→「2.再確認／完了報告」の処理画面が開きます
6. 処理画面で何か入力して「再確認」– 「完了」を押さないで
7. 最初のユーザでログイン8. 「マイタスク」（左サイド）
→一覧に「作業依頼フロー」の「1. 再確認への対応」があることを確認
プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 3/4
9. 「1x. 再確認への対応」の虫眼鏡ボタン
10. 以下の情報が表示されています
– 概要
– 関連する会話（社内SNS）
– 処理記録および現在の状態
– プロセスデータ（入力データ）
– 状態
プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 4/4
トークン特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す原則、１つのプロセスに１つだが、複数になる場合もある全てのトークンが終了イベントに到達すると、プロセスは終了する
• 先ほど見たプロセスモデルと同じであることを確認してください
• 個々のプロセスは、プロセスモデルに従って動作します
• １つ１つのタスクを処理していけば、トークンが動いていきます
Questetra BPM Suite の基本概念②
プロセスモデル
• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール
• 「業務ルール」「規定」など
タスク
• プロセスモデル内で、人が処理すると定めた工程
• 自動処理される工程もある
– イベント、サービスタスクなど
プロセス（インスタンス）
• ルールに従って実際に行われる、一連の仕事
• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など
トークン
• 特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す
従うべきルール
ルールにそって動く実際の業務
プロセスモデルの設計
Questetra BPM Suite の基本概念③
プロセスモデルの３要素
• プロセス図（業務フロー図）– 工程、および工程の前後関係
• データ項目（タスク処理画面）– 取り扱うデータ– タスク処理画面（入力画面）
• 処理担当者– 誰が各タスクを処理するか
タスク処理画面を作る 1/2
1. （右上のユーザ名）→「プロセスモデル設定」
2. 「プロセスモデル新規作成」
3. プロセスモデル名は任意で、そのまま「新規作成」
タスク処理画面を作る①
• 以下のプロセス図を作成してください
• http://youtu.be/jHK9juTN0eg
• モデラー内でも、「ファイル」→「チュートリアル」から参照可能です
• タスクをダブルクリックして、名前を変更
プロセスモデルを見る （改めて）
スイムレーン同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングするスイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する
タスク人が処理すると定めた工程システムが処理する（自動処理）される工程もあるが、アイコンが異なる
開始イベント／終了イベントプロセスを新規開始することのできるポイント／終了するポイントを表す
フロー工程の前後関係を表す１つの工程から複数のフローが出ている（分岐）する場合もある
タスク処理画面を作る 1/5
• プロセスデータ項目で以下を追加
– 数値
– 日付
タスク処理画面を作る 2/5
• データ編集許可設定を、以下のように– “入力”タスクは、全データを「編集可」に
– “確認”タスクは、全データを「表示のみ」に
• 「保存」→「閉じる」
• 「開発中のバージョン1のリリース」
• プロセスを開始できる状態になったので、プロセスを開始します
タスク処理画面を作る 3/5
プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 4/5
1. 「ワークフロー」→「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理
3. 次の工程「確認」に進んでいるはずなので、それを探します「ワークフロー」→「マイタスク」
4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、タスクを処理
定義したデータ項目が、タスク処理画面に表示される設定に応じて、「入力」「確認」での、各項目の編集可否が変わる
タスク処理画面を作る 5/5
• データ編集許可設定– 編集可 ：値の閲覧可能。および編集可能
– 表示のみ：値の閲覧可能。編集はできない。
– 「-」 （なし）：値の閲覧も、項目の閲覧もできない。
• データの種類– 文字（単一行／複数行）
– 数値
– 選択（ラジオ／チェック／セレクトボックス／検索セレクト）
– 日付（年月日／年月／月日／年）／日時
– ファイル
– ユーザ／組織
– 掲示板
– テーブル
Questetra BPM Suite の基本概念④
• プロセスモデルにバージョンの概念
• 各プロセスは、開始したタイミングのプロセスモデルのバージョンに紐付いている
– プロセスは、その時点での最新バージョンでしか開始できない
• リリースすると、開発中だったものが最新バージョンになる
バージョン１
バージョン2
バージョン3（最新）
バージョン3（開発中）
リリース
他の人に仕事を
他の人に仕事を 1/10
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動
① ②
③
他の人に仕事を 2/10
以下のプロセス図に変更してください
1. スイムレーンをドラック＆ドロップで追加
2. 「確認」「終了」を追加したスイムレーンに、ドラッグ＆ドロップで移動
3. スイムレーンの名称変更– プロパティダイアログから変更
他の人に仕事を 3/10
• 処理担当者の設定画面に移動• “担当者2” にて、以下の設定
– 「ユーザ: 〇〇」を選択して、「編集」ボタンを押す• 他のユーザに変更して「確定」
– 「候補者の表示」で、選択したユーザが表示されることを確認
プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
他の人に仕事を 4/10
1. 「ワークフロー」→「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理
3. 別ユーザでログインしなおして、「ワークフロー」→「マイタスク」
4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、タスクを処理
担当者設定で指定したユーザに、「確認」タスクが割りあたるようになる
少し脱線 「開始したプロセス」を見る
• 「開始したプロセス」か「処理したタスク」
• タスクとプロセスの違いは工程のレベルで見るか、全体で見るかの違い
• プロセス（インスタンス）には、「工程名」や「締め切り」の属性はない
• 「マイタスク」「引き受け待ち」は、「工程のレベル」で見ている。「全体のレベル」で見ていない。
他の人に仕事を 5/10
再びプロセスモデルを編集します
① ②
③
“担当者2” にて、設定を「追加」
• 先ほどとは異なるユーザを選択して「確定」
他の人に仕事を 6/10
プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
他の人に仕事を 7/10
1. 「ワークフロー」→「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理
3. プロセスモデルで指定した、２人のユーザそれぞれでログイン
「マイタスク」ではなく、「引き受け待ち」に「確認」タスクが入る
Questetra BPM Suite の基本概念⑤
• 設定に該当するユーザが１人しかいない場合
• 仕事は、自動的にそのユーザのものとなる
• 設定に該当するユーザが２人以上いる場合
• 仕事は「誰かが引き受けてくれるのを待つ」（引き受け待ち）状態に– 対象ユーザに依頼メール
• 仕事は、引き受けたユーザのものとなる
他の人に仕事を 8/10
1. 「引き受け待ち」にある「確認」タスクで、虫眼鏡アイコン
2. 「詳細」ページの
「処理記録および現在の状態」から、「候補者」ボタン
– 処理担当の候補者が表示される
– プロセスモデルで指定した２人のユーザ
3. 「引き受ける」または「引き受けて処理開始」からタスク処理が可能
引き受けた時点で、他の候補者の「引き受け待ち」リストからは消える
他の人に仕事を 9/10
• 現在、もう１人のユーザではプロセスを開始できない
• 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる
• 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に
• それ以外のスイムレーンでは、「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」
担当者１の「担当者設定」で、もう１人のユーザを追加してやると、そのユーザもプロセスを開始できるようになる
他の人に仕事を 10/10
• 組織で指定
– 〇〇に直接所属する人／のリーダ
– 〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ
• ユーザで指定
• プロセスデータで指定
– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織
• スイムレーンを用いた相対的な指定
– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など
• ロールで指定
タスク処理画面の高度な設定
タスク処理画面の高度な設定 1/10
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動
データ項目を追加します
① ②
③
タスク処理画面の高度な設定 2/10
データ項目は全データタイプを１つずつ追加（すでにある、数値と日付以外）
編集許可設定は、「入力」タスクではすべて「編集可」
「ガイドパネル」のみ「表示のみ」
「確認」タスクでは、すべて「表示のみ」
タスク処理画面の高度な設定 3/10
• 段組設定を変更
• 項目の順番も変更
• 複数の項目を選択し、まとめて段組設定／順番変更もできます
タスク処理画面の高度な設定 4/10
• 「数値」データを選択してください
• 「必須」に
• 「説明」を追加
• 接頭文字を「＄」に
• 最小値を “10” に
• 最大値を “20” に
タスク処理画面の高度な設定 5/10
• 「選択」データを選択してください
• 表示ラベルを「はい」と「いいえ」に
• 初期値を「いいえ」に– 初期値は、プロセスを開始したタイミングで設定される値
• 表示ラベルが変わっても、選択肢 ID が同じであれば、検索や集計で同じ選択肢と扱われる
タスク処理画面の高度な設定 6/10
• 「ユーザ」データを選択してください
• 「必須」に
• 初期値を「プロセス開始ユーザ」に（編集ボタンを押した先で変更）– 初期値は、プロセスを開始したタイミングで設定される値
– ここでは、プロセスを開始したユーザが設定されるという意味
タスク処理画面の高度な設定 7/10
• 「ガイドパネル」データを変更
• ガイドパネルは、入力フィールドを持たず、「説明」のみを設定できる特殊なデータタイプ
• 説明には HTML を記述可能– お勧めしませんが、Javascriptも記載可能
タスク処理画面の高度な設定 8/10
• 「テーブル」データを変更
• 最大行数を “3” に。（編集ボタンから）
• 「テーブル項目を追加」で、数値を３つ追加
• テーブル項目名を変更「文字」「数字１」「数字２」「数字３」
• 「文字」を「必須」に
• 「数字３」の編集ボタンから（次へ続く）
タスク処理画面の高度な設定 9/10
• 「数字３」のテーブル項目を変更
• 「ふたつの項目の積が入る 数字１×数字２」に
• 「テーブルの下に集計が表示される」に
タスク処理画面の高度な設定 10/10
保存後、「開発中のバージョン○のリリース」タスク処理画面の動きを確認してください
特に、数値型・ユーザ型の入力チェックとテーブル型の動き
処理担当者の設定で、組織を活用する
ユーザと組織・ロール
• Questetraには「ユーザ」「組織」「ロール」の概念– 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの– 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する
• 組織はツリー構造で、ルートは１つ– 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提
• ロールはツリー構造を持たない– 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの– 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的
• 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない– 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない
• 組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある– 「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用
全社
開発部 営業部
営業1課
営業2課
管理部
ユーザと組織
• https://seminaｒ-ja.questetra.net
• ユーザ名とパスワードはhttp://www.questetra.com/ja/trial/
• 所属は次の通り
• １人目がリーダ
• 全社
– SouthPole
• 営業部
– Hawaii
• 営業1課
– Galapagos
– Oahu
• 営業2課
– Solomon
– Midway
• 管理部
– Sumatera
– Maldives
• 開発部
– Canarias
– SaintHelena
全社
開発部 営業部
営業1課
営業2課
管理部
処理担当者の設定で、組織を活用する
プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください
• タスクやスイムレーンの名称変更を忘れずに
担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を
「管理部に直接所属する人」に
処理担当者の設定で、組織を活用する
担当者設定で、「申請者」のスイムレーンの設定を
「全社に直接所属する人」に
処理担当者の設定で、組織を活用する
保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、SouthPole および Hawaii で
プロセスを開始できるかどうか確認してください
処理担当者の設定で、組織を活用する
• 「組織：全社に直接所属している人」は「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象
• 「組織：全社より下位組織に所属している人」は「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象
– 「全社」は除かれる
• この２つを組み合わせると、全ユーザが対象になる
全社
開発部 営業部
営業1課
営業2課
管理部
処理担当者の設定で、組織を活用する
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動
他のユーザでも、プロセスを開始できるようにします
① ②
③
担当者設定で、「申請者」のスイムレーンの設定を
「組織：全社に直接所属する人」「組織：全社より下位組織に所属する人」に
処理担当者の設定で、組織を活用する
保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、Hawaiiでもプロセスを開始できることを確認してください
処理担当者で、上司を設定する
担当者設定の種類
• 組織で指定
– 〇〇に直接所属する人／のリーダ
– 〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ
• ユーザで指定
• プロセスデータで指定
– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織
• スイムレーンを用いた相対的な指定
– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など
• ロールで指定– ロール〇〇に所属する人
課題
次のような、簡単な出張の申請業務を、クエステトラ上に実装してください（先のプロセスモデルを改良してください）
申請内容は
• 申請者（代理申請はＮＧ）
• 出張期間（開始日と終了日）
• 費用
• 内容（出張先など）
必ず、上司の承認が必要
最後は、費用の前払いを行うため、管理部が確認する
つまり「申請」「上司の承認」「管理部による前払い」の3ステップ
「上司の承認」の処理担当者の設定以外について、取り組んでください
（出張後の清算のステップがないとか、細かいことは無視してください）
「上司の承認」の処理担当者設定
以下、２つの方法、それぞれで試してみます
• プロセスデータで指定
– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織
• スイムレーンを用いた相対的な指定
– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など
1. 「上司」に相当するユーザ型データ項目を追加
2. 担当者設定で追加したデータ項目を指定
3. 「申請」時に、申請者に「上司」を入力してもらう形に（編集許可設定）
「上司」をプロセスデータで指定 1/2
「上司の承認」は、データで指定したユーザに割りあたることを確認してください
「上司」をプロセスデータで指定 2/2
○• 解りやすい
• あらゆる場合に対応できる
ו 厳格にルールを適応できない
– 間違った「承認者」を指定することも可能
「上司」の処理担当者の設定を
「スイムレーン：『申請者』のタスクを処理した人と同じ組織のリーダ」に
「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 1/4
「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 2/4
• いずれも@questetra.com
• １人目がリーダ
• 全社
– SouthPole
• 営業部
– Hawaii
• 営業1課
– Galapagos
– Oahu
• 営業2課
– Solomon
– Midway
– 管理部
• Sumatera
• Maldives
– 開発部
• Canarias
• SaintHelena
全社
開発部 営業部
営業1課
営業2課
管理部
Oahu で申請すると、Galapagos が承認者にMidway で申請すると、Solomon が承認者になる
「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 3/4
「同じ組織のリーダ」を指定したが、他に５パターン
営業２課のユーザから見ると
• 同じ組織（営業２課）
• 親組織（営業部）
• より上位組織（営業部と全社）
それぞれ「人（リーダ＋メンバ）」または「リーダ」の２パターン
全部で ３×２＝６パターン
全社
開発部 営業部
営業1課
営業2課
管理部
「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 4/4
○• 厳格にルールを適応できる
ו NGパターンがある
– 「同じ組織のリーダ」という指定だと、リーダの人が申請すると、自分自身が「上司として承認」することになる（業務ルール上、認められているなら問題ない）
– 「親組織のリーダ」という指定だと、社長（ルート組織のリーダ）の申請に対して承認者がいなくなる（おそらく社長は有給休暇を申請しない）
• 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない– 組織にレベルの概念が無いため
「上司の承認」の設定についてのまとめ
• プロセスデータで指定
• スイムレーンを用いた相対的な指定
• （スイムレーンを用いた相対的な指定とロールの組み合わせ）
• （厳密に、承認者を計算する方法）
現状、「これさえ知っておけば完璧」「設定も簡単」という方法はありません。
最初は、厳密性よりも、設定が容易な方をお勧めします。
厳密で穴が少ない
設定が容易
フローを分岐させる
フローを分岐させる 1/7
大きく２種類ありますが、まず１つ目タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する方法です
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動
① ②
③
フローを分岐させる 2/7
上司が「却下」できるようにします
以下のように、プロセス図に変更してください
1. 終了イベントを上司のスイムレーンに追加
2. 承認タスクから終了イベントへのフローを追加
フローを分岐させる 3/7
1. 「承認」タスクの「分岐」設定に移動2. 「分岐タイプ」はそのまま3. 「遷移先の決定」の「ボタン名」を変更
• 「前払い」へ遷移するボタンを「承認」に• 「終了」へ遷移するボタンを「却下」に
分岐条件で設定した２つのボタンが表示されるいずれかのボタンを押すとタスクが完了し、設定した先にトークンが移動する
フローを分岐させる 4/7
データの値に応じて、分岐させることも可能
再びプロセスモデルの編集画面に移動
① ②
③
フローを分岐させる 5/7
金額が100万円を超える場合は、社長の確認も必要にします
以下のように、プロセス図に変更してください
1. 「社長」のスイムレーンを追加
2. 「社長」のスイムレーンに「確認」タスクを追加
3. 「排他ゲートウェイ」と「結合ゲートウェイ」を追加し、「承認」タスクと「前払い」タスクの間を、以下の形になるように
– Advanced パレットに、2つのゲートウェイがあります
フローを分岐させる 6/7
1. 「分岐」ゲートウェイのプロパティに移動
2. 分岐タイプはそのまま
3. （名前なし）へ遷移する条件を削除（「ー」ボタンで）
4. 「デフォルトフロー」の遷移先を（名前なし）に
• （名前なし）の遷移先とは、統合ゲートウェイ
フローを分岐させる 7/7
5. 遷移先が「確認」である条件式の条件名を編集「100万円以上」
6. 同じ行の条件式のアイコンをクリック
7. 「条件式設定」で「詳細な条件を設定する」を選択
8. 「費用」「右の値以上」を選択し、「1000000」を入力
9. 「閉じる」で条件式が「費用>= 1000000」になっていることを確認
「費用」が1000000以上であれば、「確認」タスクへトークンが自動的に移動
分岐のまとめ
タスクでの分岐
• タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する
• 最初に条件を満たした、１つのフローのみにトークンを流す（ と同じ）
ゲートウェイでの分岐
• 最初に条件を満たした、１つのフローのみにトークンを流す
• トークンを複製し、全てのフローにトークンを流す
• トークンを複製し、条件を満たしたフローのみにトークンを流す
• 複数のフローを１つに集約するトークンが複数になっている場合は、１つにまとめる
タスクの締め切りと通知
標準の通知機能
• いくつかのタイミングで通知
– オファーされた時（「引き受け待ち」のタスクが発生したとき）
– 割り当てられた時（「マイタスク」が発生したとき）
– 締め切り１日前／１時間前／締め切り後○時間おき
• 通知方法が2種類
– メール／タスクフィード（社内ＳＮＳ）
• ユーザ自身が受け取りタイミングを制御
– プロセスモデルの設計者が、ユーザの設定を無視して通知する方法も（後ほど）
タスクの締め切り
• タスクごとに「締め切り日時」を設定可能– 一覧表示や、通知で活用される
• 締め切り日時の指定方法– データ項目で指定
– プロセスが開始してから
– タスクが発生してから
• 該当タスクにトークンが到達してから
• 締め切り時の処理– 何もしない（通知するだけ）
– タスクを終了させる
タスクの締め切り
みなさんのQuestetra BPM Suite に戻ってください
「タスク処理画面の高度な設定」で作成したプロセスモデルを再編集します
① ②
③
タスクの締め切り
1. 「確認」タスクの「締め切り／通知」設定に移動
2. 「締め切り日時」を、「日時」データで指定された日時に
3. 締め切り到達時の処理はそのまま
以下を確認してください• 締め切り時にメール通知がされること• マイタスクや引き受け待ちの一覧で、
締め切り日時が表示されること
ユーザの設定を上書きしての通知
• ユーザが「受け取らない」設定にしていても、メール通知することができる
• 通知が必須であるヒューマンタスクで使用
• 設定はユーザ側の通知受信の設定に対応
– オファーされた時
– 割り当てられた時
– 締め切り１日前／１時間前／締め切り後○時間おき
ユーザの設定に関わらず、メール通知される
自動処理
Questetra BPM Suite には、自動処理を行うアイテムが多数ある
プロセスを自動開始するアイテム
定期的にプロセスを開始する等
トークンが到達したら、自動処理を行うアイテム
外部サービスに HTTP リクエストを投げる等
自動処理のアイテム
プロセスの途中で、メールを送る 1/3
「タスク処理画面の高度な設定」を再編集し、以下のプロセス図にしてください
• 「送信」で使用しているアイテムは、「メッセージ送信中間イベント（メール）」
• Advanced のタブ内にあります
• トークンが到達すると、自動的にメールを送信
プロセスの途中で、メールを送る 2/3
• 「送信」の設定を以下の通りに
• アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、コピー＆ペースト
• 宛先にある固定アドレスは、適当なものを
プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、メールが届くことを確認してください
プロセスの途中で、メールを送る 3/3
メッセージ送信中間イベントを、標準の通知機能の代わりに使うことも可能だが、一長一短ある
「標準の通知機能」のメリット／デメリット
• タスクの処理担当者に、メールを送ることができる
• セキュリティを考慮した内容になっている（見えるべきでないデータが、メールに含まれることはない）
• メールの内容を、細かくカスタマイズすることができない
「メッセージ送信中間イベント」のメリット／デメリット
• メールの内容を、細かくカスタマイズすることができる
• セキュリティの考慮は、設計者任せ
• 標準の通知機能でできることの中に、実現できないこともある
プロセスの途中で、PDF の自動生成 1/4
「タスク処理画面の高度な設定」を再編集し、以下のプロセス図に変更してください
• 「サービス」で使用しているアイテムは、「サービスタスク（PDF生成）」
• Advanced のタブ内にあります
• トークンが到達すると、テンプレートのPDF にデータを埋め込み、新しい PDF を作成
プロセスの途中で、PDFを自動生成 2/4
「サービス」の設定を以下の通りに• 「テンプレートとするPDFフォーム」は、「プロセスモデルファイル」を選択し「sample.pdf」を入力
• 「PDFファイルを保存するファイル型データ項目」は「ファイル」
• 「保存する際のファイル名を指定する文字型データ項目」は「文字」
• 「自動生成」ボタンを押し、ファイルを保存
保存後、「開発中のバージョン○のリリース」プロセスの新規開始は待ってください
プロセスの途中で、PDFを自動生成 3/4
自動生成された PDF は以下のようなもの
• PDF のフィールドに、データが埋め込まれる• これをベースに、独自のPDF テンプレートを作成しても構わない
プロセスの途中で、PDFを自動生成 4/4
• 詳細ページの「プロセスモデル」メニューから「プロセスモデルファイルの管理」
• 「プロセスモデルファイルの管理」ページで、ファイルを保存– 種類は「サービスタスク(PDF生成) で使用する PDFフォーム」
– ファイル名は「sample.pdf」
– ファイルは、先ほどダウンロードしたファイル
プロセスを動かして、データが埋め込まれた PDF が作成されることを確認してください
まとめ
プロセスモデル
• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール
• 「業務ルール」「規定」など
タスク
• プロセスモデル内で、人が処理すると定めた工程
プロセス（インスタンス）
• ルールに従って実際に行われる、一連の仕事
• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など
トークン
• 特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す
従うべきルール
ルールにそって動く実際の業務
プロセスモデル（3要素）の実装が肝
•プロセス図•データ項目•処理担当者
