View
102
Download
16
Embed Size (px)
Citation preview
ADMINISTRASI SURAT MENYURATPENYIAR SHOLAWAT WAHIDIYAH
Tinjauan tentang rincian surat-menyuratbagi para Pengurus PSW,
dimaksudkan sebagai pedoman administrasidalam melaksanakan tugas-tugas
Perjuangan Wahidiyah.
Disampaikan pada :Asrama Wahidiyah Romadlon 1433 HRabo, 25 Juli 2012Di MTs Ihsanniat, Rejoagung, Ngoro – Jombang
PENGERTIAN
Suatu bentuk pernyataan kehendak/gambaran suatu peristiwa yang dituangkan dalam tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain.
Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.
SURAT PSW Fungsi surat
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Sebagai dokumentasi PSW.
3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).
Ciri Utama Surat1. Bersifat pelayanan.2. Bersifat menetes keseluruh bagian PSW.3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam PSW.
BENTUK SURAT PSW
Surat Dinas PSW menggunakan bentuk lurus (block style) atau bentuk lurus penuh (full block style).
Surat Dinas PSW ditulis mulai dari margin kiri yang sama yaitu berjarak 37 (tiga puluh tujuh) milimeter dari tepi kiri kertas. Jika mungkin, margin kanan juga dibuat sama berjarak 21 (dua puluh satu) milimeter dari tepi kanan kertas. Alinea yang satu dengan yang lain berjarak satu baris atau 2 (dua) spasi.
Isi bagia
n-bagia
n surat :
1. kop surat;
2. tanggal surat;
3. nomor surat;
4. lampiran
;5. hal atau
perihal;6.
alamat atau
tujuan surat;
7. salam pembuka (basmala
h & salam),
8. khusus surat
kepada instansi Pemerintah atau lembaga
lain dapat
ditambah kata
Dengan hormat, dibawah salam);
9. pembuka
surat 10. isi surat
atau inti surat;
11. penutup surat;
12. salam
penutup;13.
nama PSW atau
BADAN atau
MAJELIS TAHKIM; (diatasnya boleh ditambah kalimat “Hormat kami”;
14. Ketua dan
Sekretaris;
15. tanda tangan
dan stempel;
16. nama Ketua dan
nama Sekretari
s, menggunakan huruf besar
(kapital) semua;
17. tembusan (kalau
ada).
JENIS SURAT SURAT MASUK
semua jenis surat yang diterima dari Organisasi/ Instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)
SURAT KELIUARsurat yang sudah lengkap
(bertanggal,bernomor,berstempel,dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh PSW yang ditujukan/dikirim kepada Organisasi/Instansi/lembaga atau perorangan yang lain.
SIRKULASI SURAT
Surat Masuk dan proses tindaklanjutnya.• Diberi lembar disposisi dan diagendakan.• Didisposisi ketua / yang berwenang.• Diteruskan kepada yang berkompeten.• Bila perlu dijawab dilimpahkan pada konseptor, dalam hal ini
kembali pada sekretaris, dikirim pada yang berkompeten untuk mendapatkan respon dan perbaikan dimana perlu.
• Konsep jawaban surat diketik dan diagendakan terlebih dahulu.
• Kemudian diserahkan kepada Ketua (yang berkompeten) untuk mendapatkan koreksi, setelah disetujui kemudian dibubuhkan paraf.
• Diketik ulang bila ada koreksi, kemudian dimintakan tanda tangan, dan membubuhkan stempel.
SIRKULASI SURAT
Surat Keluar dan proses pembuatannya.
Ketua memberikan garis besar isi pokok surat keluar.
Sekretaris membuat konsep surat keluar secara lengkap.
Konsep dikirim kembali pada ketua, untuk mendapatkan disposisi.
Diagendakan.Diketik dengan rapi.Kembali kepada ketua untuk mendapat
persetujuan dan pemarapan.Sekretaris dan Ketua membubuhan
tandatangannya.
Selamat Berjuang!
Terima Kasih