Технология работы супермаркета 2013 года. Только партнерам!

Технология работы одиночного супермаркета

www.servplus.ru | 8 495 780-55-56 1 © Отдел аналитики и системной интеграции

СОДЕРЖАНИЕ

Оглавление

I. ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................................................................... 3

НАЗНАЧЕНИЕ ДАННОГО ДОКУМЕНТА ........................................................................................................................ 3 УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЫМИ ОПЕРАЦИЯМИ И ТОВАРОДВИЖЕНИЕМ ............................................................................ 3 ДОКУМЕНТЫ. ПРИНЦИПЫ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА В ТОРГОВОЙ СИСТЕМЕ .......................................................................... 4 АНАЛИЗ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА В ТОРГОВОЙ СИСТЕМЕ ................................................................................. 6

II. ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ УЧЕТА .............................................................................................................. 8

МЕСТА ХРАНЕНИЯ ..................................................................................................................................................... 8 ФОРМИРОВАНИЕ КЛАССИФИКАТОРОВ ТОВАРОВ И КОНТРАГЕНТОВ.......................................................................... 8

Классификаторы товаров .................................................................................................................................. 8 Классификаторы контрагентов ....................................................................................................................... 9

ФОРМИРОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ ПОСТАВЩИКОВ И КЛИЕНТОВ .............................................................................. 9 Справочник поставщиков ................................................................................................................................... 9 Справочник клиентов .......................................................................................................................................... 9

ФОРМИРОВАНИЕ СПРАВОЧНИКА ТОВАРОВ ............................................................................................................... 9 Шаблоны названий товаров ............................................................................................................................... 9 Карточки товаров (тары, услуг) ......................................................................................................................10

III. ЗАКУПКИ ......................................................................................................................................................11

УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ТОВАРОВ ................................................................................................................................11 Общие условия поставки ...................................................................................................................................11 Контракты с поставщиком ..............................................................................................................................11

ЗАКАЗЫ ПОСТАВЩИКАМ ..........................................................................................................................................11 Настройка параметров автоматического заказа .........................................................................................11 Методика работы с заказами ..........................................................................................................................12

ПОСТАВКА ТОВАРА ..................................................................................................................................................13 Идентификация поставки .................................................................................................................................13 Разграничение ответственности ....................................................................................................................14 Приемка товара. Заполнение спецификации накладной .................................................................................14 Сертификаты ....................................................................................................................................................15 Цены в приходной накладной .............................................................................................................................15 Проверка приходных цен ....................................................................................................................................16

МАРКИРОВКА ТОВАРА ..............................................................................................................................................16

IV. ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ................................................................................................................................17

ЦЕНЫ В ТОРГОВОЙ СИСТЕМЕ....................................................................................................................................17 НАЗНАЧЕНИЕ ЦЕН .....................................................................................................................................................17 ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕН ...............................................................................................................................................17

Ручное управление ценами .................................................................................................................................17 Автоматическое управление ценами ................................................................................................................18 Расчет цен...........................................................................................................................................................18 Алгоритмы расчета цен ....................................................................................................................................18 Проверка цен .......................................................................................................................................................19

ЦЕННИКИ ..................................................................................................................................................................19

V. СИСТЕМЫ ЛОЯЛЬНОСТИ И МАРКЕТИНГОВЫЕ АКЦИИ ...........................................................20

ТОВАРЫ С ФИКСИРОВАННЫМИ ЦЕНАМИ ..................................................................................................................20 МАРКЕТИНГОВЫЕ АКЦИИ .........................................................................................................................................20 СКИДКИ ....................................................................................................................................................................20 ДИСКОНТНЫЕ КАРТЫ ...............................................................................................................................................21



VI. ПРОДАЖИ .................................................................................................................................................... 22

СТРУКТУРА МАГАЗИНА ............................................................................................................................................ 22 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КАССАМИ ............................................................................................................................... 22 ЗАГРУЗКА ВЕСОВ ...................................................................................................................................................... 22 РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОДАЖ .............................................................................................................................................. 23 ПОПОЛНЕНИЕ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ ТОРГОВОГО ЗАЛА ............................................................................................ 23 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАССОВЫХ ПРОДАЖ............................................................................................................. 24

VII. РАСХОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ, НЕ СВЯЗАННЫЕ С ПРОДАЖЕЙ ТОВАРА ...................................... 25

ВОЗВРАТ ТОВАРА ПОСТАВЩИКАМ И СПИСАНИЕ ТОВАРА. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ....................................................... 25 ГЕНЕРАЦИЯ ВОЗВРАТОВ ПОСТАВЩИКУ ................................................................................................................... 26 СПИСАНИЕ ............................................................................................................................................................... 26

VIII. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ .............................................................................................................................. 27

IX. РАСЧЕТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ ........................................................................................................... 29

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ УЧЕТА ОБЯЗАТЕЛЬСТВ .............................................................................................................. 29 РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ .................................................................................................................................. 29 РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ .......................................................................................................................................... 30

X. ПРОИЗВОДСТВО ........................................................................................................................................ 31

Схема документооборота в производстве ..................................................................................................... 31

XI. РАСЧЕТ ТОВАРОДВИЖЕНИЯ ............................................................................................................... 34

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ РАСЧЕТА ТОВАРОДВИЖЕНИЯ И СЕБЕСТОИМОСТИ .................................................................... 34 ПОРЯДОК РАСЧЕТА ТОВАРОДВИЖЕНИЯ ................................................................................................................... 35

Выбор даты и времени расчета товародвижения......................................................................................... 35 Запрет на исправление документов в отчетном периоде ............................................................................. 35 Перенос данных в аналитическую базу ............................................................................................................ 35 Запуск расчета товародвижения..................................................................................................................... 35 Анализ ошибок и неопределенных себестоимостей ....................................................................................... 35

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ «ЗАДНИМ ЧИСЛОМ» И ПОВТОРНЫЙ РАСЧЕТ ТОВАРОДВИЖЕНИЯ ...................................... 36 Исправление документов в отчетном периоде ............................................................................................... 36 Удаление результатов расчета из аналитической базы данных .................................................................. 36 Повторный перенос данных в аналитическую базу данных .......................................................................... 36 Перезапуск расчета товародвижения ............................................................................................................. 36 Запуск контрольных отчетов........................................................................................................................... 36

XII. ЭКСПОРТ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ .............................................. 37



I. Введение

Назначение данного документа Данный документ предназначен для пользователей, ставящих целью автоматизировать управление

и учет в супермаркете или в сети супермаркетов.

Под супермаркетом в рамках данного документа понимается розничный магазин

самообслуживания площадью от 300 до 5000 квадратных метров, имеющий широкий ассортимент

товаров от 5 до 40 тысяч наименований, в том числе нон-фуд. В супермаркете поддерживается

высокий уровень сервиса для покупателей. Данная технология может применяться и к магазинам,

называющимся универсамами, магазинами у дома, гастрономическими бутиками и пр. Поэтому

далее в тексте вместо слова супермаркет употребляется слово магазин.

Документ содержит описание технологии работы магазина, в котором применяется торговая

система «СуперМаг Плюс». Данная технология использует самые последние достижения в области

ведения розничной торговли и применения средств автоматизации.

Описанная технология может быть творчески изменена, дополнена и оптимизирована

пользователем. При этом торговая система «СуперМаг Плюс» не накладывает жестких

ограничений на построение бизнес – процессов «под клиента».

Торговая система предназначена для решения следующих задач:

Управления торговыми операциями и товародвижением.

Ведение достоверного первичного учета торговых операций.

Анализ данных первичного учета для целей принятия управленческих решений.

Управление торговыми операциями и товародвижением

Работу магазина можно сравнить с работой конвейера по сборке автомобилей, где каждый

сотрудник выполняет строго определенную операцию. Работой конвейера управляет программа.

Каждый работник имеет свое автоматизированное рабочее место. Конвейер имеет пульт

управления, с которого производится установка параметров работы конвейера. Аналогично, в

магазине роль автоматизированных рабочих мест выполняют кассы, весы, сканеры, портативные

терминалы, маркировщики, консоли операторов и т. п. Роль программы выполняет торговая

система «СуперМаг Плюс». Роль пульта управления выполняет широкий набор параметрических

настроек, прав доступа, проверок в торговой системе, при помощи которых выстраивается

технология работы магазина с учетом пожеланий пользователя.

Следует заметить, что управление процессом – это главная задача торговой системы.

В рамках данного документа предлагается базовая технология работы магазина с возможностью

использования различных вариантов решений ряда типовых бизнес - задач. В основе работы

магазина лежит реализация технологии «полного цикла» и инструментального контроля движения

товарных потоков с использованием различного рода манипуляторов (сканеров штрихкодов,

портативных терминалов сбора данных, электронных маркировщиков и весов, POS-терминалов).

Инструментальный контроль основан на тотальном штрихкодировании товаров. В случае

невозможности использования штрихкодов пользователями торговой системы могут

использоваться визуально воспринимаемые цифровые короткие коды. Применение

штрихкодирования обеспечивает высокую достоверность учета и контроля товарных потоков.



Технология «полного цикла» включает следующие операции с товаром: заказ товара поставщику,

рассылка заказов поставщику, идентификация поставки на основании заказа, приемка товара

(возврат товара), реализация товаров в торговом зале через кассовую линейку, анализ текущих

остатков товара, формирование нового заказа поставщику. Далее «полный цикл» повторяется.

Перед запуском «полного цикла» создаётся карточка поставщика, карточки товаров, заносятся в

систему договоренности с поставщиком об ассортименте поставляемых товаров, сроках и условиях

поставки, об условиях оплаты, ценах и иных существенных условиях.

С «полным циклом» может быть синхронизирован и процесс ценообразования (формирования цен

реализации). В данном случае каждая новая поставка может служить основанием для

формирования новых значений розничных цен. С другой стороны, ценообразование можно не

связывать с «полным циклом», а проводить независимо на основании анализа конкурентной среды

и требуемого уровня доходности.

Технология, описанная здесь, довольно подробно разбига на функциональные роли сотрудников.

Очевидно, что для некрупных магазинов несколько разных ролей может входить в круг

обязанностей одного сотрудника и, наоборот, для крупных магазинов одной и той же ролью может

обладать несколько сотрудников.

Документы. Принципы ведения учета в торговой системе

Торговая система является документоориентированной. Каждая финансово – хозяйственная

операция сопровождается созданием документа в торговой системе. Данные документы

подразделяются на две категории: влияющие на товародвижение и не влияющие на

товародвижение.

Документы, влияющие на товародвижение.

1. Накладные (приходные, расходные, на внутреннее перемещение, расход на производство

ингредиентов, возврат из производства ингредиентов, выход их производства готовой

продукции).

2. Кассовые документы на продажу и возврат от покупателя, созданные на основании

сменных отчетов за календарную дату.

Документы, не влияющие на товародвижение.

1. Контракт с поставщиками.

2. Контракт с клиентами.

3. Заказ поставщику.

4. Счет клиенту.

5. Платежные документы входящие и исходящие.

6. Инвентаризационная опись.

7. Сличительная ведомость.

8. Акт переоценки.

9. Маркетинговая акция.

В торговой системе определено несколько видов системных операций. Каждая операция описывает

действие, выполняемое документом, в котором она указана: например, приход, списание,

инвентаризация излишков и т.д. Пользователь может сам создать произвольное количество

операций и использовать их наравне с системными операциями.



Некоторые отчеты (например, «товародвижение по операциям») позволяют группировать

документы по операциям и получать итоговые суммы по ним.

Кроме того, при экспорте документов в бухгалтерскую программу создаваемые проводки

привязываются именно к операции.

Все документы имеют уникальный номер, дату создания и состоят из двух частей: общей части и

спецификации.

Правила генерации номеров документов разных видов могут настраиваться пользователем.

Механизм очень удобен для создания «говорящей» системы номеров документов. Например,

номера приходных документов будут начинаться с «Пн» (приходная накладная), далее будет

сгенерирован уникальный, например, четырехзначный номер. Номера документов в системе

уникальны, следовательно, начать нумерацию документов с начала года заново невозможно.

Можно задать тип операции, который будет подставлен по умолчанию во вновь создаваемый

документ.

Можно задать один из видов цен, который определен для места хранения данного документа. Этот

вид цены будет подставлен в новый документ.

Пользователь может настраивать режим редактирования документа. Если сотрудник откроет на

редактирование документ соответствующего типа в указанном месте хранения находящийся в

указанном статусе, то для документа будет установлен указанный режим редактирования в

соответствии с его правами доступа.

Такие настройки позволяют уменьшить объем ручной работы («переключений») при вводе

документов в системе.

При вводе цен и сумм в спецификацию документов пользователь может установить правила

округления для связанных взаимным расчетом значений.

В строке документа (имеются в виду приходная и расходная накладные) существуют 5

взаимозависимых чисел: цена с налогами и без налогов, количество, а также и сумма с налогами и

без налогов. Очевидно, что из-за необходимости округлять суммы с точностью до 2 знака (до

копеек) должна быть возможность определить, какое именно число будет округляться.

Для каждой операции прихода или расхода есть возможность определить список типов сумм,

которые могут округляться, и одно из этих значений помечается как состояние по умолчанию.

Настройка мастера создания документов позволяет уменьшить количество полей, которые оператор

должен заполнить при создании документов в зависимости от его должности (в смысле прав

доступа к системе). Есть возможность «включать/выключать» пять вспомогательных полей при

заполнении документа: дата и номер счета-фактуры поставщика, номер накладной поставщика,

сумма по документу поставщика, на основании заказа поставщику.

Существует возможность разделения прав доступа по каждому виду документов с точки зрения их

добавления и изменения статусов (причем раздельно как в сторону повышения, так и в сторону

понижения статуса). Разделение производится именно по виду документа, но не по типу указанной

в нем операции.

Для документов существует понятие «срока давности». Есть возможность указать для группы

пользователей срок давности, по истечении которого пользователи теряют установленное право на

редактирование документа. Пользователь лишается права создавать и редактировать «старые»

документы.

Для целей ведения первичного учета используется натурально – стоимостной метод. Система ведет

достоверный учет количества товаров и их стоимости. «СуперМаг Плюс» поддерживает списание

стоимости реализованных товаров по ценам приобретения по методам FIFO (“первый пришел -

первый ушел”) или по средневзвешенной.

Для магазина в системе «СуперМаг Плюс» стандартно поддерживается документооборот только

одного юридического лица. Это юридическое лицо (магазин) может работать на общей системе



налогообложения, упрощенной системе налогообложения или находится на уплате единого налога

на вмененный доход.

Существует возможность построения более сложных юридических схем с участием нескольких

юридических лиц. В силу того, что данные решения являются индивидуальными и нестандартными

в рамках данного документа они не рассматриваются.

Данные первичного учета могут средствами торговой системы экспортироваться в другие

программы, бухгалтерские, учетные, аналитические, финансовые и другие.

Торговая система позволяет вести расчет произвольного количества косвенных налогов,

исчисляемых с суммы реализации товаров, применять различные ставки налогов, устанавливаемые

в соответствии с региональным и местным законодательством. Пользователь может определить

произвольное количество косвенных налогов в системе. Для каждого налога определяется

произвольное количество ставок налога.

Каждый налог имеет определенный приоритет его начисления. Налог с приоритетом «0»

начисляется на сумму без налогов в первую очередь, затем на полученную сумму начисляется

налог с приоритетом «1» и т.д. При расчете налогов с суммы, в которую они включены, порядок

расчета налогов обратный, сначала вычисляется налог с максимальным приоритетом из тех,

которые входят в сумму, затем от оставшейся суммы вычисляется налог со следующим

приоритетом, а в последнюю очередь вычисляется налог с приоритетом «0».

Налоги объединяются в системе в группы налогов. Группы налогов «привязываются» к карточкам

товара. Но данная привязка не означает, что указанные налоги будут всегда применяться к данному

товару, она определяет ставки налогов, которые будут применяться при исчислении налогов. Какой

налог должен применяться в каждом конкретном случае определяется выполняемой операцией.

Налоговые группы имеют срок действия. Торговая система позволяет хранить историю изменения

налоговых ставок.

Для каждой стандартной операции указываются налоги, которые входят в цены товаров, указанные

в документе. Налоги указываются совместно с типом оплаты документа (наличный/безналичный).

Их применение определяется типом оплаты документа, который указывается в «шапке» документа.

В налоговых настройках операций и в настройках контрагента можно указать, как влияет

юридический статус контрагента (физическое или юридическое лицо) на применение налогов.

Таким образом, при расчете сумм налогов учитываются: тип операции, вид оплаты, тип

контрагента. Затем для каждого товара определяются ставки налогов, которые указаны в налоговой

группе привязанной к карточке товара.

Для учета региональных налогов в систему введено понятие «регион». Каждое место хранения

может быть отнесено к тому или иному региону. К товарной карточке может быть привязано

несколько налоговых групп. Для каждого региона своя группа. При вычислении налогов по

конкретному документу для товара выбирается налоговая группа, соответствующая региону, к

которому относится место хранения, указанное в документе.

Поставщики могут иметь признак того, что они освобождены от уплаты НДС. В этом случае при

вводе приходной накладной от такого поставщика ставка НДС для всех товаров будет

автоматически устанавливаться в 0 (вне зависимости от налогов, входящих в операцию).

Анализ данных первичного учета в торговой системе

Система «СуперМаг Плюс» содержит раздел отчетов. Отчеты, как и вся торговая система, строятся

с использованием гибких параметрических настроек, что позволяет варьировать условия

выполнения отчетов. Все отчеты, предлагаемые в торговой системе, связаны с определенными

бизнес процессами розничной сети или магазина. Данный набор отчетов является достаточным для



анализа и принятия управленческих решений. Полный список отчетов с примерами приведен в

документе «Альбом печатных форм».

Пользователь может самостоятельно создавать отчетные формы и интегрировать их в торговую

систему. Процедура подключения новых отчетов и требования к программным инструментам по их

созданию приведены в «Руководстве системного администратора».

Аналитические возможности торговой системы могут быть существенно расширены применением

встроенного в систему раздела «Бизнес-анализ».



II. Основные объекты учета

Места хранения Местом хранения в торговой системе называются торговые и складские объекты, в разрезе которых

ведется учет товародвижения и товарных остатков. Место хранения является в системе

элементарным объектом, его дальнейшее деление на более мелкие объекты невозможно.

В зависимости от дальнейших планов развития розничной структуры пользователя формируется

список мест хранения.

Если пользователь предполагает в дальнейшем создание обособленного от данного магазина

склада, распределительного центра, который будет источником снабжения сети магазинов (в том

числе и данного магазина). То для данного варианта построения системы в справочнике «Склады и

магазины» должны быть созданы две записи: «магазин», для которого следует указать тип места

хранения – «склад – магазин», и «распределительный центр» (РЦ), для которого следует указать

тип места хранения – центральный склад. Причем, магазин должен быть подчинен РЦ. При этом

следует помнить, что место хранения РЦ создано на перспективу и текущей работе магазина не

участвует.

Если пользователь считает, что в дальнейшем данный магазин станет распределительным центром

сети, и при этом все товарные запасы магазина превратятся в товарные запасы РЦ. То для данного

варианта построения системы в справочнике «Склады и магазины» должна быть создана

единственная запись – «магазин», для которого следует указать тип места хранения - центральный

склад.

В этом случае, будет предоставлена максимальная функциональность системы необходимая для

работы отдельного магазина.

Формирование классификаторов товаров и контрагентов

Классификаторы товаров

В торговой системе предусмотрено формирование основного классификатора товаров и множества

дополнительных классификаторов, которые в терминологии системы называются «Ассортименты».

Данные подход позволяет реализовать неоднозначность взгляда на список товаров со стороны

различных сотрудников пользователя. Данная неоднозначность связана со специализацией данного

сотрудника и его профессиональными обязанностями. Например, закупщик классифицирует товары

по поставщикам, администратор зала – по планограмме магазина, маркетолог - по маркетинговым

группам, менеджер – по категориям и т.д.

Учитывая, что для каждого из сотрудников классификатор (ассортимент) является управленческим

инструментом, поэтому пользователю есть смысл создать в системе множество ассортиментов.

Построение базового классификатора товаров является обязательным, в отличие от создания

ассортиментов. Его архитектура должна удовлетворять основным требованиям и пожеланиям

пользователя. Неограниченные возможности классификатора по уровням вложенности и

количеству групп позволяют построить классификатор любой сложности.



Классификаторы контрагентов

Контрагенты могут быть поставщиками и (или) клиентами (покупателями) в договоре купли –

продажи с пользователем. Клиентами могут являться так же и розничные покупатели, чьи личные

данные (фамилии, дисконтные карты…) должны быть занесены в систему.

Список контрагентов – поставщиков может быть сгруппирован в Классификаторе поставщиков.

Список контрагентов – клиентов может быть сгруппирован в Классификаторе клиентов.

Классификаторы поставщиков и клиентов являются действенными инструментами управления и

анализа, поэтому их созданию и содержанию пользователю рекомендуется уделить не меньшее

внимание, чем классификатору товаров.

Формирование справочников поставщиков и клиентов

Справочник поставщиков

Торговые операции в розничной торговле начинаются с заключения договора купли – продажи

(поставки) с поставщиком. Первым шагом в работе с поставщиком является занесение его

реквизитов в торговую систему. Эти данные заносятся на основании сведений, предоставленных

поставщиком, копий его учредительных и регистрационных документов, иных документов. При

правильной организации работы внесение в систему нового поставщика должно носить

разрешительный характер. Для реализации вертикали управления вводом в оборот нового

поставщика пользователь может воспользоваться статусами данного объекта, дав возможность

активировать и блокировать поставщика только руководителю или иному значимому лицу.

Контрагент становится поставщиком, если он отнесен в одну из групп Классификатора

поставщиков.

Справочник клиентов

Справочник клиентов формируется аналогично. Если поставщик одновременно является клиентом,

то его не следует заносить в систему повторно. Контрагент становится клиентом, если он отнесен в

одну из групп Классификатора клиентов.

Формирование справочника товаров

Шаблоны названий товаров

В системе существует механизм шаблонов для формирования названий товаров, который

«вынуждает» пользователя следовать определенным правилам при введении в систему названия

нового товара. Шаблоны могут разрабатываться администратором системы и присваиваться узлам

товарного классификатора. Таким образом, можно избежать многочисленных ошибок операторов,

которые приводят к пересортице и «захламлению» справочника товаров. Например, один и тот же

товар вводится в систему дважды: один раз как «масло Смоленское» и второй раз как «Смоленское

масло». С использованием шаблонов количество подобных ошибок существенно меньше.

Поэтому формирование справочника товаров рекомендуется начать с создания шаблонов названий.



Карточки товаров (тары, услуг)

Заведение новой карточки товара или внесение в карточку изменений требует строгого

администрирования. Управление количеством «боевых» позиций является одним из ключевых

моментов управления всем торговым процессом. Для каждого формата магазина существует свое

оптимальное количество торгуемых позиций. Неоправданное расширение ассортимента или его

частая ротация ведет к потере управляемости запасами, повышенным трудозатратам,

недостоверной аналитике, но не приводит к увеличению выручки и доходности.

Поэтому введение в ассортимент новой товарной позиции должно быть строго формализовано и

экономически обоснованно. Рекомендуется организовать разрешительный порядок заведения новой

карточки или внесения изменений в существующую карточку. Для этого следует ограничить круг

лиц, имеющих доступ к функционалу создания карточек товара, разграничить права доступа в

зависимости от статуса карточки и ее функционального раздела.

Карточку товара следует создавать только при наличии образца товара. Это позволит

сканированием безошибочно завести штрихкод, название, тип упаковки, вес и т.д.

Исходя из принципа временной определенности и логики заключения договора купли – продажи

карточку товара следует заводить после создания карточки поставщика. При этом следует заметить,

что карточка товара не содержит прямой связи между товаром и поставщиком. Такая связь

устанавливается при формировании спецификации договора купли – продажи с данным

поставщиком в других функциональных разделах торговой системы.



III. Закупки

Условия поставки товаров

Общие условия поставки

Условия поставки (сроки поставки, график поставки, график заказов, ассортимент поставки)

определяются по каждому поставщику для всех товаров, поставляемых им в магазин. Регистрация в

системе этих данных позволяет осуществлять автоматическое формирование заказа поставщику.

Если поставщик имеет разные условия поставки для разных товаров, то для диверсификации

условий поставки используются Контракты с поставщиками.

Контракты с поставщиком

Контракт описывает условия поставки товаров, которые используются при автоматическом

создании заказов поставщику.

К этим условиям относятся: время выполнения заказа в днях, графики приема заказов и отгрузки

товаров поставщиком, периодичность заказа, указывается список товаров поставляемых по

контракту, количество товара и его цена.

В Контракте указываются места хранения, в которые должна быть осуществлена поставка товара.

При автоматическом создании заказов поставщику для этих мест хранения и будет учитываться

данный контракт.

Используя Контракты, можно реализовать технологию работы по «прайс-листам» поставщика при

приемке товаров. Контракт содержит цены поставки, которые сопоставляются с фактическими

ценами в приходной накладной. Пользователь самостоятельно может настроить список

поставщиков, по которым следует контролировать приходные цены.

При поступлении товаров по приходной накладной может контролироваться не только цена, но и

наличие самого Контракта. Это позволяет осуществлять приемку только того товара, который

присутствует в Контракте.

Приходную накладную можно автоматически заполнить ценами из Контракта на закупку.

Заказы поставщикам

Настройка параметров автоматического заказа

Заказ товаров может быть сформирован автоматическим способом и в ручном режиме. Регламент

работы с заказом утверждается приказом по организации.

При автоматическом создании заказ формируется на основе:

данных о среднесуточных продажах по товарам;

текущих остатков товаров на объекте;

минимального уровня запаса товара в днях;

максимального уровня запаса товара в днях;

графика заказов и поставок в днях недели по поставщику;



частоты заказа для поставщика (через 2 дня или 1 раз в неделю и т.п);

количества товаров в упаковке поставщика;

ассортимента поставок для поставщика;

наличия контракта с поставщиком.

Для работы с автоматическим заказом необходимо провести процедуру расчета среднесуточной

реализации.

Частота расчета скорости продаж не более одного раза в день. Расчет может быть произведен как за

все время работы системы (с момента ее инсталляции), так и за произвольно выбранный период

времени. В качестве метода расчета может быть взят подсчет среднесуточной реализации за весь

период, включая дни, когда продаж не было. Или же за основу расчетов берутся только те дни,

когда на объекте были продажи товаров. Расчет среднесуточной реализации возможен для всех

товаров и выборочно по группам товаров. Расчет среднесуточной реализации может быть

произведен из карточки товара.

Оптимальным периодом расчета является месяц (четыре – шесть недель).

Периодически производимый расчет среднесуточной реализации позволяет учесть плавно

происходящие сезонные изменения.

При составлении заказа в ручном режиме удобно использовать «окно свойств» для отслеживания

текущих остатков товаров включаемых в заказ и цен на них.

Методика работы с заказами

Создавать документ «Заказ поставщику» при работе с поставщиком настоятельно рекомендуется.

Не смотря на то, что приход товара можно создать в системе и без ссылки на заказ. Заказ является

одним из обязательных элементов управления запасами. Следовательно, документы заказа должны

создаваться и храниться в системе, распечатываться в виде документа, заверяться подписями

сотрудников, архивироваться в бумажном виде и храниться определенное время.

Последовательность работы с заказами следующая.

Создается заказ (вручную или автоматически), наполняется товарами с указанием количества и,

возможно, цен и доводится до статуса «размещен». Следует помнить, что заказ является

односторонним документом и не является соглашением покупателя и продавца и указание в

нём цен поставки носит справочный характер.

Заказ отсылается поставщику. Для передачи заказа могжет использоваться электронный

документооборот EDI .

При поступлении товара, в момент создания приходной накладной, можно создать причинно -

следственную связь между ней и заказом, на основании которого создается данная приходная

накладная, и скопировать из заказа товар с заказанным количеством и ценами. При создании

приходной накладной на основании заказа существуют проверки (регулируемые с помощью

прав доступа) на соответствие заказа и полученного товара.

После перевода приходной накладной в статус «Принят на складе», заказ автоматически

переводится в статус «выполнен» и не может быть повторно использован в качестве основания

при создании приходных накладных. За автоматическое закрытие заказов по изменению

статуса приходной накладной отвечает настройка в административном модуле. Заказ может

быть переведен пользователем в статус «выполнен» и вручную.

В крупных магазинах могут быть созданы отделы закупок и заказов.

Отдел закупок отвечает за снабжение магазинов товаром. На плечах сотрудников отдела закупок

лежит принятие решения о количестве заказываемого товара, ответственность за поддержание

корректных остатков в учете для целей заказа. Обычно весь ассортимент товаров разбивается



между менеджерами отдела закупок по группам классификатора. Один менеджер ведет закупки

товаров из одной или нескольких групп классификатора.

Отдел заказов выполняет чисто техническую роль. Работу его сотрудников можно сравнить с

работой секретарей. В их задачу входит запуск в торговой системе процедуры генерации

автоматического заказа по всему ассортименту товара в определенное регламентом время. В

торговой системе создается множество документов «Заказ поставщику». Сотрудники отдела

заказов должны иметь права только на генерацию, просмотр, печать заказов поставщику.

После генерации заказы могут быть изменены вручную сотрудниками отдела закупок. Далее заказы

утверждаются (поднимаются до статуса «Размещен») отделом закупок. Утвержденный заказ

сотрудник отдела закупок изменить уже не может без особого разрешения. Утверждение заказов

должно происходить до определенного регламентом часа. Ответственность за своевременность

утверждения и содержание заказа лежит на отделе закупок.

Отдел заказов печатает утвержденные документы заказа и отправляет их поставщикам различными

способами. Ответственность за правильность и своевременность отсылки лежит на отделе заказов.

Для контроля складских запасов менеджеры используют отчет «Торговые запасы», который

позволяет получить информацию о товарах, для которых текущий остаток выходит за

установленные границы.

Отчет «Товары, которые не заказывались в течение периода времени» позволяет выявить товары,

для которых уровни складских запасов, скорее всего, завышены - поэтому остатка товара

достаточно для торговли в течение длительного интервала времени без дополнительных заказов.

Для контроля за выполнением поставщиками заказов предназначен отчет «Исполнение заказов».

Отчет позволяет выявить недопоставленные товары или товары, которые не были заказаны, но, тем

не менее, были поставлены и приняты или поставлены в большем количестве, чем было заказано.

Поставка товара Поставка товара включает в себя в идентификацию поставки, приемку товара по количеству и

качеству, инструментальную проверку штрихкодов товаров (если таковые есть), формирование

приходной накладной. При приеме товара могут быть напечатаны этикетки и ценники для

полученных товаров.

Идентификация поставки

Данный этап является обязательным для крупных магазинов, принимающих в день множество

машин. Поставка идентифицируется по факту предоставления экспедитором сопроводительных

документов на товар. При этом процесс приемки является совершенно независимым от

идентификации. Оператор, принимающий документы от поставщика, создает приходную

накладную, связывает ее с заказом, вводит «шапку» приходной накладной, но не создает

спецификации документа.

Экспедитор поставщика получает указание на место и время разгрузки товара от оператора и

ожидает разгрузку.

При правильной организации работы с поставщиком основанием для получения разрешения на

разгрузку является наличие у экспедитора заказа на этот день. Задачей оператора является

установить, что экспедитор прибыл в соответствии с заказом, в нужное место и в нужное время. В

этом, собственно, и состоит смысл идентификации.

Для небольших магазинов операция идентификации выполняется совместно с приемкой товара.



Разграничение ответственности

Приходная накладная имеет несколько статусов: «черновик», «принят на складе», «принят

полностью».

Каждый статус отражает некоторый этап в «жизни» документа. Например, состояние «черновик»

говорит о том, что документ создан, но это только его проект, который не влияет ни на остатки

товаров, ни на их цены. Следующее состояние – «принят на складе» отражает тот факт, что товар

принят на склад в количественном отношении, т.е. ассортимент и количество принятого на склад

товара соответствует электронной накладной. Накладная оставленная в статусе «принят на складе»

не имеет жизненного смысла в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса к договору

купли – продажи. Данный статус является временным и в конце дня все накладные следует вывести

из этого статуса.

Накладная в статусе «принят полностью» влияет на остатки в системе в количестве и ценах.

С помощью механизма разграничения прав доступа можно распределить работу с накладной между

разными сотрудниками. Например, один вводит накладную в ассортиментном выражении (статус

«черновик»), другой принимает товар в количественном выражении и переводит накладную в

статус «принят на складе», третий вводит в документ цены и переводит документ в статус «принят

полностью».

Приемка товара. Заполнение спецификации накладной

Спецификация накладной может быть заполнена четырьмя различными способами (естественно,

допустима их любая комбинация):

Инструментальный ввод с использованием портативного терминала сбора данных. В этом

случае приемщик сканирует полученные товары и вводит их количество в терминал с

последующей выгрузкой в базу данных.

Инструментальный ввод с использованием ручного сканера.

Ручной ввод артикулов или штрихкодов товаров. Ввод выполняется путем выбора товара из

справочника или прямым вводом штрихкода или артикула товара.

Ручной ввод артикулов поставщика. Артикул поставщика – уникальный идентификатор товара,

который поставщик поддерживает и отображает в печатной форме приходного документа. Для

использования артикула поставщика следует предварительно его завести в торговую систему в

разделе «Контрагенты», закладка «Поставщик».

Рекомендуется использовать «слепую приемку». Приемщик, не имея на руках документов

поставщика, сканирует портативным терминалом сбора данных весь привезенный товар, вводя

фактическое количество. Данные с терминала сбора данных выгружаются в торговую систему в

тело соответствующей приходной накладной.

При отсутствии терминала сбора данных сканирование можно проводить сканером на длинном

шнуре (сканируются упаковки) или отбирать образцы для сканирования.

В любом случае при приемке товара рекомендуется использовать инструментальные средства

идентификации товара. Ручное заведение спецификации документа является нежелательным

исключением из правила.

Сотрудники магазина при создании приходной накладной выполняют следующие этапы.

Заполняют спецификацию приходной накладной в базе данных торговой системы и вносят

фактическое количество способами, описанными выше.

Вносят, если это необходимо, количество товара по документам поставщика и причину

расхождения его с фактическим количеством. Это дает возможность напечатать «Акт

несоответствия» или «Расходную накладную» на возврат недостающего товара или излишне

поставленного товара.



Вносят в приходную накладную справочную информацию о документах поставщика (номер

счета-фактуры, номер сертификата соответствия, сроки годности, номера ГТД и т.п.).

Для ввода товаров используется один из режимов – «спецификация» или «прием на склад»

Режим «спецификация» ориентирован на прием товара с помощью терминала сбора данных и

ручного сканера. При этом каждая единица или наименование товара сканируются отдельно. Если

сканируемый штрихкод относится к упаковке, то в поле «количество» будет подставлено

количество единиц товара в этой упаковке. Если просканировать несколько разных штрихкодов,

относящихся к одному товару, но с разным количеством единиц в упаковке, то поле «количество» в

содержании накладной для данного товара будет суммироваться. Товары могут сканироваться в

любой последовательности. В спецификации накладной для каждого товара будет только одна

строка с суммарным количеством.

Режим «прием на склад» ориентирован на прием товара в ручном режиме. Если в начале ввода

указывается штрих-код, то он служит только для идентификации товара, но весь дальнейший ввод

происходит в ручном режиме. Пользователь вводит имеющиеся упаковки одного товара

последовательно друг за другом, при этом в случае необходимости могут быть созданы новые

штрихкоды товара и упаковок.

Спецификация накладной может быть детализирована по признакам товаров. Детализация приемки

товаров по признакам возможна в режиме спецификации и в статусе документа «черновик».

При приеме товара, у которого указаны нормы списания на отходы, автоматически возможно

формирование расходной накладной на списание по указанным в карточке товара нормам убыли.

Сертификаты

Для каждой строки номенклатуры, входящей в спецификацию приходной накладной, может быть

указан номер сертификата. Сам сертификат может быть введен в систему с указанием сроков его

действия, перечня товаров, к которым он относится, и указанием их количества.

Для проверки наличия сертификатов соответствия для приходных накладных предназначен отчет

«Приходы без сертификатов» (группа отчетов «Документооборот»), который позволяет получить

реестр документов от поставщиков без сертификатов соответствия, с просроченными

сертификатами.

Цены в приходной накладной

Значения цен могут быть введены в режиме «спецификация». Но для ввода значений цен

предусмотрены специальные режимы редактирования, «ценовой» и «валютный».

Варианты ввода цен могут быть следующие: ввод цены без налогов, полной цены, суммы без

налогов, полной суммы. После ввода одной из сумм, остальные суммы будут рассчитаны, учитывая

значение поля «количество» и ставки налогов, указанные для товара.

Для работы с ценами и суммами в накладных пользователь может выделить отдельного сотрудника,

соответствующе настроив права доступа и режимы редактирования.

Значения цен в накладную могут проставляться из контрактов. Это позволяет реализовать жесткий

режим работы с ценами поставщика, основанный не на данных о ценах из накладных поставщика, а

на условиях контракта.

После заполнения приходной накладной ценами и проверки данных цен с ценами указанными в

контракте на закупку, накладная переводится в статус «принят полностью». В результате товар

становится доступным для продажи. Одновременно с этим могут быть сформированы новые цены

реализации на основании цен прихода. Подробнее формирование новых цен описано в разделе

«Ценообразование».



Проверка приходных цен

Пользователь может настроить контроль приходных цен на основании заключенных контрактов на

закупку. Данный контроль настраивается по каждому поставщику индивидуально. Процедура

проверки включает контроль наличия контракта и контроль соответствия цены прихода

контрактной цене с учетом заданных отклонений.

Для каждой группы товаров (каждого товара) можно задать допустимый процент изменения

приходной цены относительно предыдущего прихода. При следующем приходе товаров, начиная со

второго, система будет проверять приходные цены на соответствие разрешенному проценту

изменения цены. Сравнение происходит с ценой этого же товара в последней поставке (накладной)

от этого же поставщика. Если приходная цена товара (цена в накладной поставщика) выходит за

рамки разрешенного процента изменения цены, то в зависимости от настроек системы у оператора

либо появляется предупредительное сообщение об этом, либо система запрещает приход такого

товара.

Проверка на разрешенный процент изменения цены происходит при смене статуса приходной

накладной из статуса «принят на складе» в статус «принят полностью». Проверку на разрешенный

процент изменения цены можно также отключить.

Маркировка товара

Правильная маркировка товара позволяет существенно поднять пропускную способность магазина.

Под маркировкой товара подразумевается присвоение товару уникального штрихкода поскольку

иногда товар не имеет маркировки штрихкодами или его штрихкоды пересекаются со

штрихкодами других товаров.

В первом случае при считывании этого штрихкода при приеме товара с помощью сканера (или

попытке ввести его вручную) оператор получит сообщение об отсутствии товара с таким

штрихкодом, и система предложит создать новый товар.

Во втором случае при создании нового товара и попытке присвоения ему штрих-кода, который уже

был ранее присвоен другому товару, оператор получит сообщение о наличии в системе такого кода,

и система не позволит присвоить его товару.

Кроме того, может производиться маркировка упаковок одноименных и разноименных товаров

(наборов).

Маркировка товара (т.е. печать этикеток для наклейки их на товар) может происходить как в

момент создания электронной накладной – для каждой строки спецификации отдельно, так и после

создания накладной для всех строк спецификации или только для выделенных строк.

Этикетки также могут быть распечатаны и из карточки товара.

Печать этикеток выполняется с помощью специального принтера этикеток, в настройках которого

указывается файл шаблона для этикеток.

Для маркировки недорогих товаров, не имеющих собственного штрихкода, может использоваться

короткий код. Он не имеет графического отображения, а представляется в виде набора цифр.

Короткий код может наноситься на товар этикет-пистолетом. Код воспринимается кассиром

визуально и вводится вручную на кассе.



IV. Ценообразование

Цены в торговой системе В торговой системе может быть определено любое количество видов цен (вид цены можно

рассматривать как прайс-лист, например, розничный, оптовый и т.д.), имеющий свое название и

правила формирования значений цены. Эти цены являются продажными ценами, т.е. ценами,

формируемыми пользователем на основании приходных цен или иных маркетинговых

соображений.

Для места хранения определяются Учетная цена и цена для кассы. Следует иметь в виду, что

учетная цена не имеет никакого отношения к типу учетной политики фирмы и не играет никакой

роли при расчете товародвижения и определении себестоимости. Учетная цена используется только

при проставлении цен по умолчанию инвентаризационных ведомостях, а также в некоторых

отчетах.

Назначение цен Для нормальной работы системы достаточного одного вида цены, например, с названием

«Розничная».

Если есть необходимость в инвентаризационных описях указывать другие цены, то необходимо

создать еще один дополнительный вид цены (с названием, например, «учетная»), который должен

быть указан в качестве учетной. Для этого вида цены не нужно указывать проценты наценки и

тогда при формировании актов переоценки на основании прихода товара для вида цены «учетная»

будет сформирована цена, равная цене последнего прихода.

Формирование цен Формирование цен возможно в режиме переоценки от действующей розничной цены и в режиме

наценки от приходной цены. Для этих режимов указывается процент переоценки и наценки,

соответственно. Процент наценки и переоценки привязывается к группам товарного

классификатора. Процент наценки может быть детализирован по товарам.

Цены на товары устанавливаются с помощью «Актов переоценки», которые могут быть созданы

как вручную, так и автоматически.

Следует иметь в виду, что описанная в этом разделе руководства установка цен на товары

подразумевает их изменение в товарных карточках, но не на кассах. Загрузка новых цен на кассы -

это отдельный процесс, не связанный с процессом формирования цен.

Ручное управление ценами

Для немедленного назначения новой цены на товар следует создать «Акт переоценки» в ручном

режиме и выбрать условие исполнения акта переоценки «немедленно при оприходовании». В этом

случае цены будут установлены в сразу при сохранении «Акта переоценки».

Можно установить дату исполнения «Акта переоценки». При выборе режима исполнения «по

наступлению указанной даты» в качестве даты используется дата самого «Акта», таким образом,

при наступлении указанной даты «Акт» будет автоматически переведен системой в статус

«исполнен». Этот режим удобен тогда, когда Акты подготавливаются заранее, например, 31

декабря, а вступают в действие с 4 часов утра 1 января.



Можно установить режим исполнения «Акта» «при оприходовании документа-основания». Этот

режим удобен, когда пришла партия товара, но она по каким-то причинам (например, необходимо

уточнить цены у поставщика) не может быть выложена в продажу (т.е. приходная накладная

остается в статусе «принят на складе»). В этом случае необходимо к созданному в ручном режиме

«Акту переоценки» указать в качестве основания соответствующую «Приходную накладную».

Таким образом, когда указанная накладная будет переведена в статус «принят полностью», «Акт

переоценки» будет исполнен, и новые цены будут сохранены в качестве новых значений цен в БД

торговой системы. Заметим, что «Приходная накладная» и «Акт переоценки» по номенклатуре

товаров (карточек) могут не совпадать друг с другом.

При ручном редактировании «Акта переоценки» применяются функции массовой обработки цен:

«Добавить к новой цене», «Добавить фиксированную величину», «Процент от текущего значения

новой цены», «НДС со ставкой соответствующей артикулу», «НсП со ставкой соответствующей

артикулу», «Все налоги со ставками соответствующими артикулу». Данная возможность позволяет,

с одной стороны, уменьшить вероятность операторских ошибок при создании Актов. А с другой

стороны, возможно разделение ответственности между сотрудниками: например, менеджер -

ценовик устанавливает допустимый диапазон изменения цен (для групп товаров), а оператор,

создающий «Акт переоценки», может действовать только в разрешенном диапазоне.

Автоматическое управление ценами

Торговая система предоставляет возможность автоматического формирования новых цен на

основании прихода товара. В этом случае Акт переоценки создается при переводе приходной

накладной в статус «принят полностью» при применении функции «Наценить и принять».

Расчет цен

Новые цены рассчитываются на основании цен указанных в приходных накладных. В некоторых

случаях, в документе может быть несколько строк одного артикула с разными ценами. В этом

случае, необходимо решить вопрос, какую цену использовать в качестве базиса для расчета

розничной цены. Данная проблема решается с помощью установки в модуле «Администратор»

способа выбора цен (параметр – «Цены повтор. артикулов при наценивании»). Может быть

установлен один из методов – выбрать минимальную цену, максимальную цену, среднюю,

средневзвешенную, либо первую попавшуюся (то есть в порядке системных номеров базы данных).

Средневзвешенная цена рассчитывается следующим образом:

Цена = (<цена1>Х<кол-во1> + <цена2>Х<кол-во2> + … <ценаN>Х<кол-воN>) / <

кол-во1+кол-во2+…кол-воN>

Алгоритмы расчета цен

Существуют два способа расчета цен в торговой системе «СуперМаг Плюс» на основании цены

прихода.

Наценка производится на сумму без налогов (бухгалтерский метод). Если в исходную цену

поставщика входят косвенные налоги, то для ценообразования используется цена, очищенная

от налогов. К ней применяется процент наценки. Затем добавляются косвенные налоги,

включенные в налоговую структуру данного вида цены. Данный алгоритм позволяет

приблизить процент наценки к норме прибыли, однако требует внимательного аккуратного

использования при получении одного и того же товара от разных поставщиков, один из

которых освобожден от уплаты НДС.

При втором способе расчёта цен конечная цена получается простым умножением исходной

цены на процент наценки (коммерческий метод).

Способ расчета цен устанавливается как атрибут места хранения.



Проверка цен

В торговой системе предусмотрена возможность проверки созданных актов переоценки на

соответствие правилам проверки цен, заданным в справочнике «Правила проверки цен».

Функция проверки ошибок позволяет отобрать из проверяемых документов те строки, которые не

удовлетворяют действующим правилам проверки цен.

Проверка может быть выполнена в ручном режиме непосредственно в списке документов «Акты

переоценки».

Акты переоценки проверяются всегда при попытке перевести документ в статус «Принят к

исполнению», если у пользователя не определено специальное право регистрации документа без

проверок.

Проверки осуществляется и при автоматическом формировании актов изменения цены на

основании приходного документа.

Ценники В стандартную поставку входит несколько печатных форм ценников. Пользователи могут сами

выбрать наиболее подходящие ценники и подключить их к соответствующим разделам товарного

классификатора. Возможна печать ценников на каждую единицу товара.



V.Системы лояльности и маркетинговые акции

Товары с фиксированными ценами Для товаров, по которым покупатель обычно судит об общем уровне цен в магазине («маячковые»

товары) есть возможность «заморозить» цену на товар. Для этого необходимо в его товарной

карточке установить признак «Товар с фиксированной ценой». Если к тому же, в модуле

«Администратор» установлен признак «При наценивании пропускать товары, цена которых

неизменна», то при автоматическом формировании Актов переоценки на основании прихода или

перемещения такие товары не будут включены в Акты и цена на них останется неизменной. То есть

цены на такой товар могут быть установлены только вручную.

Также можно установить признак, что на такие товары не будут распространяться никакие виды

скидок (модуль «Администратор») и он не будет принимать участие в маркетинговых акциях.

Маркетинговые акции В системе предусмотрен механизм планирования и проведения маркетинговых акций по

продвижению товаров. Это временное изменение цен на определенные товары. Такой механизм

получил название «Маркетинговых акций».

После окончания Акции автоматически восстанавливаются прежние цены. Фактически Акция

представляет собой механизм для автоматического создания двух «Актов переоценки». Первый Акт

устанавливает новые цены (обычно сниженные), а второй Акт восстанавливает прежнее значение

цен.

В процессе редактирования документа Маркетинговая акция можно проверить конфликтность с

уже созданными маркетинговыми акциями. Проверяется существование маркетинговой акции по

данному артикулу, в данном месте хранения, по данному виду цены, имеющей пересечение по

времени проведения с создаваемой акцией.

Если в новом Акте переоценки указан товар, который участвует в действующей Акции, то

вступление в действие новой цены для данного товара откладывается до окончания Акции.

Если артикул с атрибутом "Фиксированная цена" участвует в Маркетинговой акции, то он получает

цену акции и по ее окончании возвращает прежнюю фиксированную цену. Помещение артикула с

«Фиксированной ценой» в документ Маркетинговая акция контролируется функцией проверки с

возможностью назначения для должности степени контроля значений «Запрет», «Предупреждение»

и «Игнорирование». По умолчанию устанавливается «Запрет». Артикул с фиксированной ценой,

участвующий в акции, не будет акцептировать изменения цены в результате наценивания прихода

или переоценки. Если артикул не имел цены до начала акции, то после ее окончания он сохранит

цену маркетинговой акции.

Скидки Система предоставляет возможность устанавливать несколько видов скидок: по сумме чека, по

времени покупки, безусловная скидка на группу товаров, скидка на количество. При

одновременном применении данных видов скидок величины (суммы) скидок складываются

(особенности применения скидок по дисконтным картам описаны ниже). Существует контроль



того, чтобы суммарная скидка не превысила некоторого значения. Максимальное значение скидки

устанавливается либо для товара индивидуально (в товарной карточке), либо для группы товаров

(там же, где устанавливается сама скидка).

Дисконтные карты В торговой системе есть возможность создать произвольное количество типов дисконтных карт,

эмитированных либо самим торговым предприятием, либо какой-либо организацией, с которой,

например, заключён договор на обслуживание её дисконтных карт. Для каждого типа можно

создать произвольное количество дисконтных карт. В дальнейшем возможна дополнительная

«эмиссия» карт.

По дисконтной карте могут быть предоставлены скидки на сумму покупки и/или безусловная

скидка на одну или несколько товарных групп. При одновременном применении скидок они

суммируются (но с учетом максимального значения скидки).

Если покупатель предъявляет при оплате одновременно несколько дисконтных карт разных типов,

то скидки будут суммироваться с другими дисконтными картами только по дисконтным картам,

имеющим свойство «совместима». Данное свойство устанавливается для всего типа дисконтных

карт.

Величина скидки может быть определена как на отдельные дисконтные карты (т.е. индивидуально

для каждой карты), так и для всех дисконтных карт одного типа.

Действие карт может быть временно приостановлено (заблокировано). Для дисконтных карт может

устанавливаться срок действия.

Дисконтная карта может быть сделана именной, что может быть удобно для проведения разного

рода рекламных компаний.

При создании дисконтных карт рекомендуется придерживаться следующего порядка действий.

В справочнике «Штрихкоды» для каждого типа дисконтных карт необходимо создать

отдельный тип штрих-кодов. Желательно, чтобы его название (название применения)

совпадало с названием типа дисконтных карт. Здесь же необходимо указать префикс для кодов

дисконтных карт того вида, которому будет в дальнейшем присвоен данный тип штрихкода.

При создании нового типа дисконтных карт тип штрихкода не указывается, он указывается при

создании самих карт. Именно поэтому название штрихкода должно как-то (не обязательно

строго!) соответствовать типу дисконтных карт.



VI. Продажи

Структура магазина Под структурой магазина (торгового зала) в данном случае понимается не расположение товаров по

полкам, а описание разбиения торгового зала по отделам. Под отделом понимается некоторая

законченная структура, в которой покупатель проходит полный цикл приобретения товара, начиная

от его отбора и заканчивая оплатой. В структуре магазина самообслуживания достаточно

определить только одну группу отделов и только один «отдел» с названием, например, «торговый

зал».

К отделам и группам отделов прикрепляются электронные весы и кассы.

Каждая касса прикрепляется к группе отделов. В кассу будут загружаться товары, «привязанные» к

отделам, входящим в указанную группу.

Весы прикрепляются к отделам. Для каждых весов должен быть определен список товаров,

информация о которых загружается в весы.

Взаимодействие с кассами Торговая система «СуперМаг Плюс» взаимодействует не с кассовыми аппаратами напрямую, а с

лицензированной кассовой программой, работающей на кассовых терминалах.

Взаимодействие с кассами заключается в периодической загрузке в кассовую программу

справочников (в первую очередь списка товаров с ценами и штрихкодами) и принятия из нее

оперативных данных о продажах и данных о результатах торговли по закрытию смены.

Взаимодействие с кассами осуществляет специальный сервис (служба) операционной системы

“Кассовый сервер”, который может быть запущен как на сервере, так и на одном из рабочих

компьютеров одновременно с основным приложением.

Возможны два режима загрузки справочников в кассовую программу : (1) «полная загрузка», при

которой полностью обновляются справочники кассы, и (2) «загрузка изменений», загрузка только

той информации, которая изменилась с момента последней загрузки («полной загрузки» или

«загрузки изменений»).

Обмен данными с кассами может происходить как по команде оператора, так и в автоматическом

режиме с заданной периодичностью.

Необходимо помнить, что для того, чтобы товар был загружен в кассу, он должен:

Иметь отметку в товарной карточке «Грузить в кассу».

Входить в ассортимент одного из отделов той группы отделов, к которой привязана касса.

Иметь ненулевую цену.

Загрузка весов Загрузка информации в весы производится из основного модуля торговой системы по команде

оператора. Предварительно для каждых весов составляется свой список товаров, информация о

которых загружается в весы. Естественно, в этот список будут включены только товары, имеющие

признак «грузить в весы».



Система предоставляет несколько алгоритмов позволяющих изменять нумерацию PLU: по

артикулу, по наименованию, с минимальными изменениями прежней нумерации и на основании

нумерации весов другого отдела. Последний способ нумерации помогает решить проблему

«размещения» одинаковых товаров на одинаковых функциональных кнопках разных весов, даже

если они принадлежат разным отделам.

Система позволяет загружать описания состава товара в весы, для более полного представления

покупателям информации о товаре.

Результаты продаж Результаты продаж представляются в виде документов двух типов: продажи по кассе и возвраты от

покупателей. Данные документы формируются при закрытии смены на кассе и представляют собой

Z-отчеты, но с детализацией по артикулам и ценам продажи.

Документы доступны для просмотра, но не для изменения. Хотя они могут быть удалены

пользователем, имеющим соответствующие права. Возможность удалять кассовые документы

позволяет делать их повторную выгрузку из базы данных кассовой программ, если по каким-либо

причинам это необходимо сделать.

Из кассовой программы в торговую систему передаются электронные копии чеков, а при приеме

информации могут быть созданы статистические документы: итоги продаж по времени, статистика

продаж по дисконтным картам, по кредитным картам и т.д.

С электронной копии чека можно распечатать документы на этот чек: расходную накладную, счет-

фактуру, товарный чек и список сертификатов на товарный чек.

Пополнение товарных запасов торгового зала Реализован механизм оповещения о необходимости пополнения запасов торгового зала в течение

рабочего дня в форме печати требований на доставку товара в торговый зал. Требования

печатаются по мере продаж товара через кассы и по факту поступления в магазин нового товара

или товара с недостаточным количеством.

Механизм рассчитан на физическое наличие в магазине торгового зала и подсобного помещения,

которые описаны в структуре складов и магазинов как одно место хранения.

Для правильной работы механизма необходимо, чтобы перед его стартом полки торгового зала

были заполнены товаром в количестве, которое определяется как «Максимум торгового зала».

Товар, количество которого недостаточно, должны быть полностью размещены в торговом зале.

Требование распечатывается на принтере и дублируется в виде текстового файла. В случае

необходимости требование может быть распечатано повторно из текстового редактора (Word или

Notepad, в случае использования Notepad необходимо устанавливать шрифт Courier New).

Полнота выполнения требования контролируется пользователем административно. То есть система

считает, что требование всегда выполняется.

Если товара в подсобном помещении недостаточно для выполнения требования, то считается, что

весь доступный товар должен поступить в торговый зал.

Товар, количество которого недостаточно, попадает в требование по факту регистрации накладных

на перемещение или приходных накладных.



Документирование кассовых продаж При обслуживании некоторой категории покупателей, оформляющих покупку за наличные через

кассовый аппарат, возникает потребность в выдаче, помимо кассового чека, определенного

комплекта документов. После регистрации продажи на кассе, оперативная информация о продажах

поступает в торговую систему. Спецификации чека служит основанием для печати комплект

документов (товарный чек, список сертификатов, расходная накладная, счет-фактура). Для печати

счета-фактуры и накладной необходима предварительная регистрация реквизитов покупателя в

системе и выдача ему именной дисконтной карты.

Печать сопроводительных документов может вестись и в автоматическом режиме. Печататься

будут сопроводительные документы в заданном количестве экземпляров и комплектности по всем

чекам, отобранным с помощью гибкого фильтра чеков.

Учет выданных счетов-фактур по кассовым чекам производится на основании документов «Счет-

фактура кассового чека».

Для анализа продаж предназначена группа отчетов «Магазинные». В группу входят: отчет по

скидкам, по скидкам по дисконтным картам, реализация по z-отчетам и ряд других отчётов.

Для контроля остатков и запасов товаров на складе предназначены отчеты из группы «Товарные» и

«Менеджерские».



VII. Расходные операции, не связанные с продажей товара

Возврат товара поставщикам и списание товара. Общие принципы

Возврат товара поставщику и списание испорченного товара производятся с помощью расходной

накладной с указанием операции «возврат поставщику» или «списание», соответственно.

При создании расходных накладных существует возможность подобрать соответствующие

приходные накладные, по которым товар был поставлен. Пользователь торговой системы может

воспользоваться несколькими способами автоматического подбора приходных накладных или

сделать ссылку на приходную накладную вручную. В терминологии торговой системы подбор

приходных накладных и установление между ними связей называется подбором оснований для

расчета товародвижения.

При подборе оснований для каждого товара необходимо указать его номер позиции в выбранном

вручную документе основания и номер этого документа.

Возможен другой вариант создания расходных накладных на возврат и на списание –

полуавтоматический. В накладную заносятся товары, и затем применяется функция «проставить

основания».

Простановка оснований возможна по четырем различным алгоритмам, причём выбор алгоритма

зависит от потребностей пользователя в конкретных обстоятельствах.

Возможно применение нескольких алгоритмов последовательно. Для этого в диалоговом окне

отмечаются алгоритмы, которые будут использованы, и устанавливается порядок их выполнения.

Простановка оснований по товародвижению

Для каждого артикула рассчитывается товародвижение по методу FIFO. Учитываются все расходы

и перемещения.

Данный алгоритм дает наибольшую доказуемость попадания возврата на документ прихода с точки

зрения движения товара. Можно документально подтвердить порядок движения товара от поставки

до возврата.

В случае неправильного ведения документооборота данная функция может не найти документа

прихода для некоторого количества товара.

Простановка оснований по срокам годности

Ищутся все документы прихода с данным товаром с учетом срока годности товара. В процедуре

предусмотрена возможность указать диапазон разброса: плюс, минус количество дней, которые

считаются совпадающими с указанным сроком годности.

Простановка оснований по первому приходу

Приходные документы рассматриваются, начиная с даты, установленной пользователем и до

текущей даты (метод FIFO).



Простановка оснований по последнему приходу

Приходные документы рассматриваются, начиная с даты, установленной пользователем и до

самых первых документов (метод LIFO).

В найденных документах берется в рассмотрение количество товара за вычетом количества, на

которое ссылаются другие возвраты и списания.

Все перечисленные алгоритмы принимают в рассмотрение накладные со статусом «Принят

центром» и со статусом «Заблокирован» до даты документа возврата включительно.

Все алгоритмы исключают из рассмотрения приходные документы, которые уже были

распределены на расходы с помощью подобного способа или других способов, существующих в

системе (например, документов списания или расходных накладных). Подробнее о привязки

расходов и приходов смотрите раздел «Расчет товародвижения».

В результате подбора оснований в строках накладной будут проставлены ссылки на документы-

основания. Некоторые строки в исходной накладной могут «расщепиться» на две и более строк, по

количеству подобранных оснований.

Генерация возвратов поставщику Возврат поставщику может быть сделан путем подбора оснований в расходной накладной так, как

это описывалось выше, либо может быть применен следующий алгоритм:

Пользователем создается расходная накладная без указания контрагента, в спецификацию

накладной помещаются все товары, которые нужно вернуть поставщикам (причём

необязательно одному поставщику).

Для этой накладной (в статусе «черновик») применяется функция «генерация возвратов

поставщику».

Функция использует те же самые алгоритмы подбора оснований.

В результате работы этой функции будут созданы накладные для каждого поставщика

отдельно. Все товары, которые не могут быть возвращены с точки зрения данной функции,

помещаются в последний из сформированных документов - с неопределенным поставщиком.

Все созданные документы за исключением документа с нераспределенным товаром

приобретают статус «Заблокирован».

Исходный документ может быть удален, если это указано в диалоге функции.

Списание Списание выполняется по таким же правилам, как и возврат поставщику. Рекомендуется в

справочнике контрагентов создать специального клиента (контрагента), который будет

использоваться в накладных на списание.

Списания можно проводить и без подбора оснований, а использовать автоматическую привязку

после процедуры расчета товародвижения. При такой технологии цены в накладных на списание

можно указывать розничные или учетные.



VIII. Инвентаризация

Торговая система поддерживает два вида инвентаризации: частичную инвентаризацию и полную

инвентаризацию. Частичная инвентаризация проводится обычно для отдельных групп товаров либо

по отделам места хранения. В отличие от нее полная инвентаризация проводится по месту хранения

в целом. Сличительная ведомость - основной документ инвентаризации - создается по реальному

составу и количеству товаров. Товары в спецификацию ведомости включаются либо вручную из

списка, либо сканером, либо из портативного терминала, с помощью которого выполняется

пересчет товаров.

При проведении инвентаризации создаются документы «Сличительные ведомости» и

«Инвентаризационные описи». «Инвентаризационные описи» удобно использовать при проведении

инвентаризации несколькими бригадами, так как на основании нескольких инвентаризационных

описей и приказа о проведении инвентаризации может быть составлена единая сличительная

ведомость.

Документы «Сличительная ведомость» и «Инвентаризационная опись» по своему содержанию

практически идентичны за исключением того, что «Сличительная ведомость» дополнительно

содержит информацию об обнаруженных излишках или недостаче.

Полную инвентаризацию рекомендуется производить с разбиением на зоны торгового зала и иных

площадей, где находится товар. По каждой зоне составляется своя инвентаризационная опись, в

которую вносится товар произвольным списком и его фактическое количество. На основании этих

инвентаризационных описей создается сличительная ведомость. Данная методика позволяет

избежать рутинной предварительной подготовки к инвентаризации, «собирания» одноименного

товара со всего магазина в «одну кучу».

Возможны два варианта процедуры проведения инвентаризации (частичной или полной):

немедленная инвентаризация и отложенная инвентаризация. При немедленной инвентаризации в

спецификацию сличительной ведомости сразу будут автоматически введены учетные остатки

товара по данному месту хранения. При отложенной инвентаризации учетные остатки

проставляются только по специальному указанию на дату составления сличительной ведомости.

После проставления учетных остатков в ведомости автоматически заполняется графа "Разница".

Данный вариант проведения инвентаризации удобен тем, что позволяет при наличии определенных

прав производить корректировку учетных данных «задним числом», периодически пересчитывая

остатки. Этот процесс следует строго административно регламентировать и определить круг лиц,

под чьими системными правами доступа можно будет проводить данные исправления. В противном

случае это может привести к фальсификации результатов инвентаризации.

Результатом инвентаризации могут быть две различные группы корректирующих документов: акты

обнаружений и акты потерь, приходная накладная с торговой операцией "инвентаризация

излишков" и расходная накладная с операцией "инвентаризация недостачи».

Акты обнаружений и акты потерь не отражаются, не изменяют товарных остатков. Они

предназначены лишь для того, чтобы скорректировать товарные остатки при автоматическом

формировании заказов поставщикам, и носят временный характер.

Приходная накладная с торговой операцией "инвентаризация излишков" и расходная накладная с

операцией "инвентаризация недостачи», которые включаются в товародвижение и находят

отражение в учете, изменяют товарные остатки. При проведении полной инвентаризации все ранее

созданные акты обнаружений и потерь автоматически уничтожаются.

Акты потерь и обнаружений, как и приходная накладная с торговой операцией "инвентаризация

излишков" и расходная накладная с операцией "инвентаризация недостачи», создаются

автоматически на основании сличительной ведомости.



Приходная и расходная накладные создаются для специального контрагента, например, с названием

«Инвентаризация», для которого в классификаторе Поставщиков и Клиентов рекомендуется

создать отдельную группу, например, с названием «Вспомогательные».

При проведении инвентаризации рекомендуется использовать терминалы сбора данных, что

позволяет существенно увеличить достоверность учета и скорость проведения инвентаризации.

Следует иметь в виду, что приходная и расходные накладные, созданные на основании

сличительной ведомости, имеют товары с такими же ценами, как и в сличительной ведомости

(которая создается по определенному виду цены, со значениями этого вида цены из архива цен на

дату документа). В приходной и расходной накладной эти цены могут быть изменены

пользователем. Данная особенность позволяет проводить разную стоимостную оценку результатов

инвентаризации для целей учета и для целей взыскания ущерба с материально ответственных лиц.



IX. Расчеты с контрагентами

Общие принципы учета обязательств Расчеты с контрагентами в торговой системе «СуперМаг Плюс» ориентированы на управление

дебиторской и кредиторской задолженностью, связанной с товародвижением. Прежде чем начать

использовать систему расчета с контрагентами следует правильно распределить документооборот

между торговой системой и бухгалтерской системой, в которой ведется учет иных обязательств.

Подход, предлагаемый в торговой системе, ориентирован на крупные торговые организации, где

управленческий и бухгалтерский учет разделены и во времени и по людским ресурсам.

Для расчетов с контрагентами в созданы два вида платежных документов: «Платеж» и «Получение

платежа». Каждый из них может отражать перечисление денег, как в наличной, так и в безналичной

форме (что соответствует кассовым ордерам и банковским платежным поручениям,

соответственно).

Расчеты с поставщиками Документ «Платеж» может быть привязан к одной или нескольким накладным, по которым был

получен товар от поставщика. Привязка может быть сделана как вручную, так и в

полуавтоматическом режиме, когда пользователю предлагается список неоплаченных приходных

накладных, из которого он выбирает документы для оплаты.

Вручную добавление документов может быть выполнено через указание номера накладной

поставщика, номера счета-фактуры поставщика или номера документа в торговой системе.

Для накладных, указанных в спецификации платежного документа, можно указать сумму оплаты

по этой накладной (т.е. накладная может быть оплачена не полностью).

Для того, чтобы накладная могла быть оплачена с помощью платежного документа в ее заголовке

должен быть установлен соответствующий признак «Оплата по документу Платеж», а для места

хранения, к которому относится накладная должен быть установлен признак «Оплата приходных

накладных по документу Платеж».

Для отслеживания графика платежей поставщикам предназначен отчет «График расчетов с

поставщиками», в который выводятся все неоплаченные или частично оплаченные приходные

накладные с указанием оставшейся задолженности и штрафных сумм.

Торговая система отслеживает целостность платежной информации. Если после оплаты приходной

накладной в ней была обнаружена ошибка, в результате исправления которой сумма накладной

должна измениться, то рекомендуется следующая последовательность действий:

понизить статус приходной накладной до состояния, позволяющего исправить ошибку и внести

в нее необходимые изменения;

удалить из документа-платежа ссылку на эту накладную, понизив предварительно статус

Платежа до состояния «черновик»;

вновь добавить в Платеж измененный документ-накладную;

если сумма накладной в результате внесенных изменений возросла, то уменьшить сумму

оплаты по документу до суммы самого платежного документа и поднять статус документа-

платежа до состояния «принят»;

если сумма накладной уменьшилась, то оставить платежный документ в статусе «черновик»

или перевести его в статус «заблокирован» для предотвращения случайного его удаления. В



дальнейшем излишнюю сумму платежа можно использовать для оплаты новых накладных в

обычном порядке.

Для учета возвратов поставщику рекомендуется следующая методика. Непосредственно документы

возврата в оплате приходных накладных можно не использовать (хотя такая возможность

существует). Для учета сумм по накладным возврата необходимо создать документы-платежи на

суммы возвратных накладных. В качестве общих оснований у платежных документов указать

возвратные накладные. В дальнейшем использовать эти платежные документы в обычном порядке.

Расчеты с клиентами Расчеты с клиентами ориентированы на поддержку следующей цепочки документов:

клиенту выставляется счет на оплату, т.е. в системе создается документ Счет для этого клиента

(с помощью счета товар может быть зарезервирован, причем для каждой строки спецификации

могут быть указаны разные сроки резервирования товара);

затем клиент оплачивает Счет. После этого создается расходная накладная для этого клиента,

которая может быть создана на основании счета путем экспорта его строк с указанием в общих

основаниях номера счета. Затем в систему вводится платежный документ «Получение

платежа», в спецификации которого в качестве оплачиваемого документа указывается эта

расходная накладная.

В данном руководстве этот раздел подробно не рассматривается, так как не имеет отношения к

работе одиночного магазина.



X.Производство Производственный цех является материально обособленным объектом на территории магазина.

Товародвижение между магазином и производственным цехом оформляется приемо -

передаточными документами.

В торговой системе поддерживается документооборот по производству готовой продукции и

обороту ингредиентов в магазине или сети магазинов. В документообороте учтены следующие

особенности производства в сетях розничных супермаркетов:

Состав и количество производимой продукции в производстве является непостоянным,

поэтому цены на продукцию определяются заранее и корректируются только по результатам

работы за значительный промежуток времени.

Производство, представляет собой структуру, отделенную от склада и торгового зала.

Производство, как правило, находится в магазине. Это сокращает потери продукции от

естественной порчи.

Учет в производстве ведется по входу ингредиентов в производство. Также ведется учет

проданной продукции и продукции, переданной в торговый зал. Остальные движения и

преобразования продукции в производстве не учитываются.

Сотрудниками производства ведется учет поступлений товаров в производство. Учет ведется в

том виде, в котором товар идентифицируется в магазине. В дальнейшем, товары одинаковые с

точки зрения производства не различаются сотрудниками производства. Такие товары

используются как один ингредиент.

Регулярной процедурой в производстве является возврат готовой продукции на дальнейшую

переработку. Источником процесса является короткий срок жизни продукции при сохранении

годности к использованию.

Основанной задачей Калькуляции является статистический учет предполагаемого расхода

ингредиентов на готовую продукцию. Расходная часть Калькуляции содержит ингредиенты.

При формировании Калькуляции нет необходимости явной регистрации отходов производства

и расхода вспомогательных материалов. При составлении Калькуляции удобно вводить

процент потерь для автоматического определения веса ингредиента после переработки и для

оценки общего веса готовой продукции.

Руководители магазинов контролируют потери в производстве на основании результатов

инвентаризации и статистических сведениях о расходах на производство по рецептам. При

инвентаризации в производстве подсчитывается количество ингредиентов, готовой продукции

и полуфабрикатов.

Система осуществляет контроль учетных остатков в производстве на основании Калькуляций,

корректирует учетные остатки по результатам инвентаризации. Система рассчитывает примерную

стоимость продукции за период для коррекции цены и бухгалтерскую себестоимость производства.

Для анализа работы производства в Системе используются следующие отчеты: Движение в

производстве в закупочных ценах, Остатки в производстве, а также реестры производственных

документов.

Схема документооборота в производстве

В производственном документообороте, поддерживаемом Системой, используются следующие

документы:

Акт замера - документ предназначен для пересчета единиц измерения товара в единицы

измерения его для целей производства. Например, бутылка масла пересчитывается в 0,5

килограмма того же масла.



Расход на производство – документ предназначен для регистрации перемещения товара со

склада на производственный участок.

Рецепт – документ предназначен для описания состава и количества ингредиентов,

необходимого для изготовления продукции. Также в Рецепте описывается технология

изготовления продукции. Рецепт не зависит от места хранения и может быть использован

персоналом на любом производственном участке.

Документ Рецепт является основанием для документа Калькуляция. Документ Рецепт бывает

двух видов: Рецепт на изготовление продукции и Рецепт на разделку.

Калькуляция – документ предназначен для расчета и регистрации плановой (нормативной)

себестоимости готовой продукции. Документ Калькуляция создается пользователем на основе

документа Рецепт. Сохраненный набор данных документов позволяет торговому предприятию

контролировать изменение плановой себестоимости готовой продукции во времени.

Акт производства – документ предназначен для регистрации факта создания новой продукции

в производстве из ингредиентов производственного участка. Акт производства бывает двух

видов: Акт производства продукции и Акт разделки продукции.

Выход из производства – документ предназначен для регистрации факта передачи готовой

продукции из производства на склад. В документе регистрируется список передаваемой

продукции, количество и цены.

Возврат из производства - документ предназначен для регистрации в системе возврата

ингредиента с производственного участка на склад.

Структурная схема поддерживаемого Системой документооборота в производстве

приведена на рисунке.

Рецепт КалькуляцияВыход из

производства

Акт производства/

Акт разделки

Возврат из

производства

Расход на

производство

Акт замера

Передача товаров для производства оформляется в виде специального документа «Расход в

производство». Изготовление готовой продукции и полуфабрикатов производится на основании

документа «Рецепт», в котором описывается, какие ингредиенты и в каком количестве требуются

для изготовления продуктов. С помощью аналогичных рецептов реализуется процесс разделки,

например, мясных туш. В этом случае, в качестве готовой продукции указывается несколько

товаров (вырезка, грудинка, печень и т.д.).

На основании рецепта создается «калькуляция», документ предназначен для расчета и регистрации

плановой себестоимости готовой продукции. Калькуляция используется пользователем для

проставления цен. На один рецепт может существовать несколько калькуляции в зависимости от

используемых ингредиентов.

На основании калькуляции создается «акт производства», документ предназначен для регистрации

факта создания новой продукции в производстве из ингредиентов производственного участка. «Акт

производства» бывает двух видов: Акт производства продукции и Акт разделки продукции.

Изготовленная продукция после регистрации «Акта производства» приходуется в месте хранения, в

состав которого входит производственный участок, с помощью специальных документов «Выход

из производства».



Производственный модуль реализует поддержку технологии, при которой ингредиенты

списываются по факту изготовления готовой продукции в количестве, соответствующем рецепту.

Существует возможность вернуть неиспользованные ингредиенты на склад, используя документ

возврат из производства.



XI. Расчет товародвижения

Общие принципы расчета товародвижения и себестоимости

Все документы в системе создаются и «живут» в оперативной базе данных. В момент создания

документов связи между приходами и расходами товаров обычно нет. Связь может быть

установлена вручную между приходом и расходами только для всех операций, кроме операции

«Продажа». Процедура простановки оснований была описана выше.

Связь между приходами и продажами устанавливается в результате работы специальной

процедуры, называемой процедурой расчета товародвижения.

Расчет товародвижения производится в специальной базе – аналитической, куда переносятся

документы (в упрощенном варианте) из оперативной базы. Данный процесс называется переносом

документов.

Документы из оперативной базы переносятся в аналитическую базу вместе с установленными

вручную связями между теми документами, для которых эти связи определены. Процедура расчета

товародвижения учитывает эти связи и не изменяет их.

Не следует считать, что требуется обязательная ручная привязка расходных документов к

приходным документам. Если, например, для расходной накладной такая связь не установлена, то

процедура расчета товародвижения установит ее автоматически по таким же правилам, как для

документов продаж. Связи, установленные вручную, процедура расчета товародвижения не

изменяет.

Пользователям следует иметь в виду, что изменение связей вручную может привести к изменению

всего документооборота и, следовательно, отчетности. Например, если покупатель делает возврат

товара из-за заводского дефекта, то торгующая организация также может вернуть его поставщику.

При оформлении документа возврата поставщику необходимо указать конкретный приход товара,

который может относиться (по времени) к периоду, за который отчетность уже сдана. Таким

образом, происходит реальное изменение документооборота: если раньше данный товар считался

проданным (и по нему были сделаны соответствующие расчеты, например, рассчитаны налоги), то

теперь получается, что пришедший товар был возвращён поставщику. Таким образом, если

вручную привязать возврат поставщику к «давнему» приходу товара, а затем сделать перерасчет

товародвижения, то, возможно, получить данные, отличные от ранее полученных.

Расчет товародвижения производится по методу FIFO. Установленная таким расчетом связь между

приходными и расходными документами может использоваться для определения себестоимости

проданного, списанного, возвращенного товара с использованием цен из приходных накладных.

Тем самым можно реализовать метод списания себестоимости по методу FIFO.

Можно использовать метод «средневзвешенной» для расчета себестоимости. Средневзвешенная –

метод, согласно которому стоимость каждого изделия определяется по средневзвешенной

стоимости аналогичных изделий, имеющихся в наличии на начало периода и приобретенных или

произведенных в течение периода. Средневзвешенная стоимость может рассчитываться на

периодической основе. В качестве периода усреднения пользователь может выбрать календарный

день или календарный месяц.

Ниже приводится рекомендуемая методика выполнения расчетов товародвижения.



Порядок расчета товародвижения

Выбор даты и времени расчета товародвижения

Правильнее всего привязать дату расчета товародвижения к календарному периоду, например одна

неделя, месяц и т.д. Тогда в результате расчета товародвижения внутри отчетного периода

возможно получение, как полной отчетности, так и бухгалтерских проводок для дальнейшего

экспорта в бухгалтерскую программу. При соответствующем административном устройстве

компании (правильном ведении базы данных, своевременном устранении операторских ошибок и

т.д.) возможен и ежедневный расчет товародвижения.

Время начала процедуры расчета товародвижения лучше всего определить заранее. Желательно на

момент расчета исключить работу с торговой системой пользователей, так как при переносе данных

изменение документов и других объектов запрещено.

Запрет на исправление документов в отчетном периоде

Чтобы никто не мог внести исправления в отчетный период и, таким образом, нарушить

соответствие в оперативной и аналитической базах, в административном модуле системы можно

выставить запрет на исправление и удаление всех документов до указанной даты (даты окончания

отчетного периода). Этот запрет может быть снят только пользователем с максимальными

привилегиями (правами) в системе.

Перенос данных в аналитическую базу

Перед выполнением переноса желательно, чтобы все накладные, кассовые отчеты и прочие

документы, участвовавшие в товародвижении, в выбранном периоде имели статус «принят (или

отпущен) полностью», иначе они не будут перенесены. В дальнейшем это поможет избежать

ненужной путаницы с документами. Перенос данных осуществляется в административном модуле

торговой системы.

Запуск расчета товародвижения

Расчет товародвижения производится в административном модуле. Результаты расчета

автоматически помещаются в таблицы, из которых в последствии системой извлекаются данные

для отчетов, ссылающихся на себестоимость. Причем сведения обо всех артикулах по каким-либо

причинам не получивших привязку к основаниям (документам, содержащим цену поставки),

помечаются в таблицах отдельно. В системе (в отчетах) такие артикулы выделяются как «товары с

неопределенной себестоимостью».

Анализ ошибок и неопределенных себестоимостей

Для анализа «неопределенной себестоимости» применяются бухгалтерские и менеджерские отчеты

системы.

Самым очевидным фактором появления «неопределенной себестоимости» является неправильное

ведение документов в системе (например: нарушение временной хронологии поступления и

расходования товара, проведение расхода товара в количестве большем, чем есть на самом деле и т

.п.).

Вообще говоря, расчет товародвижения практически всегда устанавливает себестоимость,

генерируя "форсированные" привязки с перерасходом количества прихода. Совсем «не

установленная себестоимость» имеет место только тогда, когда первый расход артикула имел место

раньше его первой поставки.

В общем случае анализ ошибок и неопределенных себестоимостей сводится к нахождению в

системе документов, в которых были допущены ошибки.



Внесение изменений «задним числом» и повторный расчет товародвижения

Исправление документов в отчетном периоде

Процедуру исправления документов рекомендуется поручить одному или нескольким сотрудникам,

обладающим определенными правами и навыками работы с системой.

Процесс требует серьезного понимания причин возникновения ошибок и ответственности при их

устранении.

Практически необходимо «откатить» исправляемые документы до статуса «черновик», внести

необходимые изменения (изменить количество и/или цену, добавить или удалить одну или

несколько товарных строк, изменить основание, изменить поставщика и т.п.) и перевести

документы в исходный статус. В некоторых случаях для устранения неопределенной

себестоимости может потребоваться удаление старых и создание новых документов.

Удаление результатов расчета из аналитической базы данных

После исправления документов необходимо из аналитической базы удалить результаты расчетов

товародвижения. Удаление производится в административном модуле системы.

Повторный перенос данных в аналитическую базу данных

Для того чтобы результаты исправлений в оперативной базе данных попали в аналитическую базу

необходимо повторно выполнить перенос данных (при этом возможен полный перенос за

выбранный период или перенос только исправленных документов). Перенос данных

осуществляется в административном модуле.

Перезапуск расчета товародвижения

После всех описанных выше действий в административном модуле системы повторно запускается

расчет товародвижения. Предполагается, что при этом все исправленные и вновь созданные

документы также привяжутся к основаниям.

Запуск контрольных отчетов

Вторично запускаются отчеты для анализа «неопределенных себестоимостей». При отсутствии

артикулов с «неопределенной себестоимостью» в отчетности за заданный период задачу по

исправлению ошибок можно считать решенной. На практике это означает, что произошло

установление соответствия между фактом движения товара и его приходом, то есть между строкой

документа расхода, возврата от покупателя или перемещения со строкой приходного документа, и

все артикулы привязаны к определенным ценам поставок. Если «неопределенные себестоимости»

не удалось полностью устранить, необходимо снова повторить все действия, начиная с пункта

«Анализ ошибок и неопределенных себестоимостей».



XII. Экспорт информации для бухгалтерских программ

В торговой системе реализован экспорт информации для бухгалтерских программ. Программа

экспорта информации позволяет пользователю самому определить форматы выгружаемой

информации в соответствии с требованиями внешних учетных и аналитических систем. Под

форматом понимается список выгружаемых полей, их расположение в строке, порядок сортировки

строк, а также тип создаваемых файлов (текстовый или dbf).

Могут быть экспортированы справочники, товарные карточки, контрагенты, список мест хранения,

операции, налоговые группы, классификатор товара, классификатор поставщиков, классификатор

клиентов, документы.

Существует возможность настроить произвольное количество вариантов (или сценариев) выгрузки

информации.

В системе существуют как бы две базы с информацией, оперативная и аналитическая. Текущие

документы создаются пользователями в оперативной базе. В аналитическую базу документы

копируются перед расчетом товародвижения.

Пользователь выбирает, из какой базы выгружать информацию в бухгалтерскую систему. Только в

аналитической базе есть информация о себестоимости товаров, поэтому все операции, которые

используют ее значение, должны экспортироваться именно из аналитической базы. С другой

стороны, информация в аналитическую базу переносится периодически, а наиболее оперативная

информация находится, соответственно, в оперативной базе. Таким образом, из этой базы может

быть получена наиболее оперативная информация.

Выгрузка информации производится за указанный период времени. В выгрузку входят документы

всех типов, раздельная выгрузка документов разных типов (или с разными операциями)

невозможна. После выполнения выгрузки документы никакой «специальной» отметки в базе

данных не получают, поэтому следует быть внимательными с определением периодичности

выгрузки и заданием диапазона дат, чтобы не пропустить документы за какой-либо диапазон дат,

или наоборот, не выгрузить документы дважды.

____________________________________________________________________

Документ предназначен для частного просмотра.

Несанкционированное распространение запрещено!

© Группа компаний «Сервис Плюс». Отдел аналитики и системной интеграции.

Technology

Технология работы супермаркета 2013 года. Только партнерам!