Обмен юридически значимыми электронными документами: задачи

при переходе на ЭДО

Наиболее готовые отрасли к переходу на ЭДО на текущий момент:

2

Понятия

ЭДО – юридически значимый обмен электронными счетами фактурами и другими документами через оператора ЭДО.

Мы привыкли, что документы информационной базы - электронные, а оригиналы первичных и других документов – бумажные.

При переходе на ЭДО, когда все документы становятся электронными, часто возникает путаница.

Для этого введем понятия:

- Документ информационной базы – документ ИБ.

- Юридически значимый электронный документ – ЭД.

- Усиленная квалифицированная электронная подпись – ЭП

4

Задачи, при переходе на ЭДО

По опыту ряда проектов, можно выделить основные задачи:

• сформировать экономическое обоснование – повысить приоритет проекта

• определить бизнес-заказчика и технических исполнителей

• выбрать решение ЭДО

• внедрить ЭДО как часть информационной системы

• оценить необходимость реинжиниринга бизнес-процессов

• определить форму «Соглашения об обмене ЭД» с контрагентами

• вовлечь основных контрагентов в обмен ЭД

• вовлечь остальных контрагентов в обмен ЭД

Задача: составить экономическое обоснование – повысить приоритет проекта

Неполное представление о точках затрат при бумажном обмене документами мешает началу проекта.

При составлении экономического обоснования перехода на ЭДО можно выделить 4 основных блока вопросов:

- Возможность вовлечения ключевых контрагентов по количеству совершаемых сделок

- Логистические и хозяйственные издержки

- Трудовые ресурсы

- Юридическое сопровождение

Решение:

Мы разработали опросник для составления такого обоснования.

6

Основные точки затрат при бумажном обмене документами

• Расходные материалы (бумага, картриджи)

• Амортизация принтеров

• Доставка документов (почта, курьеры)

• Ручной ввод входящих документов

• Время руководителей на подписание документов

• Хранение бумажных документов (персонал, помещения, противопожарные системы и т.п.)

• Копирование для сдачи в ФНС

• Пени, штрафы, доначисление налогов за утерянные документы, нечеткие подписи и печати, ошибки в оформлении

7

Преимущества ЭДО

• Ускорение обмена документами – ускорение финансовых потоков;

• Ускорение ввода документов, а, следовательно, и приходования товара;

• Снижение затрат на расходные материалы;

• Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов

• Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов;

• Хранение документов в электронном виде, отказ от бумажных архивов;

8

Преимущества ЭДО непосредственно в учетной системе

• Быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ учетной системы – архив ЭД является частью информационной базы;

• На основе входящих ЭД автоматически создаются документы учетной системы, которые остается провести;

• Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего ДО.

• Затраты на доставку документов снижаются в разы;

• Все это позволяет больше времени уделять самому бизнесу, а не бумажкам!

• ЭДО – первый шаг к сертификации ISO и переходу на более высокие уровни развития бизнеса.

Рабочая группа и ее задачи

Состав рабочей группы:

Руководителя проекта со стороны бизнеса – топ-менеджер или другой сотрудник, имеющий полномочия.

Руководителя проекта с технической стороны – руководитель ИТ/ РП.

Задачи/зоны ответственности:

Служба ИТ готовит рабочее место с ЭДО Бухгалтер тестирует обмен

ЭД и дает обратную связь

Доработка ИС?

Выбор решения ЭДО

Есть возможность использования различных веб-порталов, отдельных программ, которые позволяют производить обмен ЭД – выбор сделать не всегда просто.

Решение 1С-ЭДО является неотъемлемой частью самой учетной системы. Во всех типовых решениях включая БП, УТ, УПП, 1С:ERP и т.д. – функционал ЭДО уже есть «в коробке».

Документы «рождаются» в учетной системе, из нее передаются, в нее принимаются и в ней же хранятся.

Для работы с ЭД доступны: удобный поиск, фильтрация, массовое подписание, разграничение прав доступа, возможность использования любого количества сертификатов ЭП

И многое другое, например:

ЭДО как часть информационной системы

Для интеграторов/ИТ служб:

понятный бизнес-процесс

нет "зоопарка" решений

не нужно изучать и администрировать новые программы

Для пользователей:

не нужно осваивать новые программы, достаточно в привычном ПО использовать дополнительный функционал

Для руководителей:

проще принять решение об использовании новых функций имеющейся информационной системы, чем о внедрении нового продукта

Все это относится и к контрагентам – их привлечение становится проще

ЭДО как часть информационной системы на базе ПП 1С

Во всех типовых решениях на платформах «1С:Предприятие 8.2 и 8.3», функционал ЭДО уже есть «в коробке», а также может быть встроен, если конфигурация не типовая.

Бесплатно распространяется клиент ЭДО «8» для пользователей систем на базе «1С:Предприятие 7.7»

В СЭД системе «1С:Документооборот 8» также будет встроен функционал ЭДО (в декабре 2013 года), что позволит повысить прозрачность бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего (ЭДО) документооборота.

Изменение бизнес-процессов

ЭДО может быть организован по разному, как у продавца, так и у покупателя, в зависимости от трех основных факторов:

количества уполномоченных лиц (выполняющих функции: подписания, проведения, визирования/согласования)

структуры информационной системы

особенностей бизнеса (например, задержки первичных документов от поставщиков).

Базовые изменения в бизнес-процессах при ЭДО

При обмене ЭД по услугам, серьезных изменений при переходе на ЭДО обычно не возникает – вместо кнопки печать, ответственное лицо поставщика нажимает кнопку ЭД «Сформировать, подписать и отправить», а ответственное лицо покупателя вместо разбора бумажных документов и их ввода в ИБ, нажимает кнопку «получить и отправить», после чего проверяет, при необходимости дозополняет и проводит документ ИБ, который сформировался автоматически на основании полученного ЭД.

При обмене ЭД необходимо учитывать, что в накладной или Акте теперь будет только одна подпись с каждой стороны.

Необходимо определить каким образом, например, кладовщик, будет информировать бухгалтера о возможности проведения документов, по полученному товару. Варианты – проведение документа ИБ или утверждение ЭД и др.

Базовые изменения в бизнес-процессах при ЭДО

Нужно учитывать, что часть документов останется на бумаге (например, ТТН доверенности на получение товара и т.п.).

Частичный переход на ЭДО (даже в рамках одной сделки) НЕ противоречит законодательству и все равно позволит получить ряд преимуществ от ЭДО.

Даже если входящие документы часто приходят с опозданием – есть смысл дублировать их ЭД, т.к. снижается количество ошибок и ускоряется ввод документов и приходование товара. При этом ЭД могут не являться юридически значимыми, а использоваться с целью информационного обмена.

Бумажные документы при истребовании ФНС можно отсканировать, заверить ЭП и сдать на равне с ЭД (Приказ ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@)

Анализ количества ответственных лиц (точек контроля)

Если в Вашей компании в процессе бумажного обмена документами участвуют несколько ответственных лиц, можно заменить визирование/согласование бумажных документов на электронное визирование/согласование (например, в виде проведения документа ИБ, утверждения ЭД, подписания ответного ЭД).

Процесс формирования документа ИБ, проведение, формирование ЭД, его подписание ЭП может быть разбит на этапы и выполняться отдельно разными сотрудниками.

Например, менеджер по продажам может только сформировать документ ИБ и провести его (1 точка контроля) – заместитель бухгалтера на основании документа ИБ, может создать ЭД (2 точка контроля) и отправить его на подпись ген. диру для подписания ЭП (3 точка контроля).

Если количество виз/согласований более 3-х, то рекомендуется использовать специализированное решение СЭД, например, 1С:Документооборот 8.

Анализ структуры информационных систем

1. Проанализируйте, в каких программах происходит формирование и проведение документов ИБ.

2. Если таких систем две и более, то рекомендуется выбрать «основную» систему, из которой будет осуществляться ЭДО.

3. При необходимости доработайте ИС/выведите «лишние» программы из эксплуатации.

Например, если в Вашей компании документы «рождаются» в CRM или ERP, а потом с определенной периодичностью выгружаются в другую учетную систему для ведения учета, то рекомендуется

Использовать для ЭДО «основную» систему (CRM или ERP).

Либо обмен данными между двумя системами проводить как минимум раз в сутки.

Анализ особенности бизнеса - задержки первичных документов от поставщиков

При переходе на ЭДО, необходимо учитывать, что ЭД невозможно выставить задним числом – оператор ЭДО четко фиксирует дату отправки и получения ЭД.

Варианты работы с ЭД:

1. По факту - выставлять корректировочные счет фактуры и акты.

2. Формировать документы на «прогнозную» сумму (по аналогии с ЖКХ), далее, по факту, закрывать корректировками.

3. Предусмотреть возможность выставления бумажных документов на стыке периодов (например, если подтверждение о получении или ответная подпись не получены к концу месяца/квартала).

4. На «стыке периодов» можно принимать к учету ЭД как текущим, так и прошлым периодом до 25 числа текущего месяца.

5. Изменить бизнес процесс по которому документы выставляются задним числом.

Задача: определить форму «соглашения об обмене ЭД» с контрагентами

Форма соглашения об обмене может быть простой (приглашение – принятие приглашения прямо в программе), а может быть сложной (заключение соглашения об обмене в виде отдельного документа).

Простая форма соглашения используется для обмена любыми документами с контрагентами, при высокой степени доверия (например в ГК, партнерской сети и пр.)

Сложная форма соглашения используется для того, чтобы:

- Определить какими типами ЭД Вы согласны обмениваться с контрагентом

- По каким признакам, можно однозначно определить какой документ является оригиналом – электронный или бумажный (например, если Вы оставляете возможность выставления бумажных документов на «стыке периодов»)

- Зафиксировать регламент работы с ЭД, если контрагент их не получает/не реагирует в определенный срок.

- Определить другие специфические для Вашей компании (бизнеса) особенности обмена документами, в т.ч. электронными.

Для того, чтобы получить от перехода на ЭДО экономический эффект в заданные сроки, нужно определить ключевых по количеству сделок контрагентов и предложить им перейти на ЭДО.

Решение:

Вы и контрагент можете использовать любые сертификаты электронной подписи, которые принимает ФНС, например, используемые для электронной отчетности.

Оператор ЭДО «Такском» также предлагает решения ЭДО для «не 1С»-пользователей. (В гетерогенных информационных системах у разных контрагентов предлагается использовать единый сервис ЭДО, но с разными клиентскими модулями – для разных учетных систем).

Подключение пользователей производят партнеры «1С». Широкая сеть – 6700 фирм-франчайзи на территории России – могут предложить услугу ЭДО пользователям программ «1С:Предприятия».

Таким образом все Ваши контрагенты, использующие ПП 1С – могут перейти с Вами на обмен ЭД, используя свою ЭП и существующие криптосредства.

Задача: вовлечь основных контрагентов в обмен ЭД

Вовлечение остальных контрагентов в обмен ЭД

типовая настройка ЭДО занимает 5-15 минут

контрагент не использует учетной системы

или

Задача: перейти на ЭДО с контрагентами, осуществляющими обмен через разных операторов ЭДО

Решение:

Проанализируйте своих контрагентов на предмет использования решений 1С.

Предложите им использовать встроенный функционал ЭДО в ПП 1С для обмена с Вами.

Это не требует от контрагента интеграции новой программы, затрат на подключение – таким образом Ваши контрагенты смогут использовать одно или несколько решений для обмена ЭД одновременно.

При переходе на ЭДО корпоративные клиенты обычно проходят 4 этапа:

Изучение, принятие решения о начале проекта Тестовый период Опытная эксплуатация Промышленная эксплуатация

Фирма 1С и ее партнеры предлагают корпоративным заказчикам особые условия использования решения 1С-ЭДО в период оценки возможностей сервиса и его опытной эксплуатации, в т.ч.:

предоставление необходимого количества тестовых сертификатов ЭП

бесплатный трафик электронных документов на период тестирования сервиса.

Координацию проекта по организационным, методическим и техническим вопросам

Хотим сначала «потрогать»!