Как сэкономить время и нервы финансистов? Облачный архив первичной бухгалтерской

документации

Илья Омехин Менеджер проектов КРОК

Москва, 22.05.2013

2

ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Налоговые проверки

Запросы госорганов

Страховые случаи

Внутренние запросы компании

1. Необходим быстрый поиск документов

3

ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2. Бумажные документы неудобны ―Долго и сложно находить ―Теряются ―Необходимо копировать или сканировать ―Нет разделения доступа

3. В большинстве случаев достаточно копии Решение – электронные архивы

4

• Электронный архив – это информационная система, содержащая отсканированные копии документов с их атрибутами, которые позволяют быстро найти нужный документ

• Возможности ―Поиск по атрибутам ―Контекстный поиск ―Просмотр ―Пересылка ―Печать ―Совместная работа и пр.

ПЕРВЫЙ ШАГ: ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

5

Структура хранилища

ЭЛЕМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Поиск

6

ЭЛЕМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Карточка документа Скан документа

7

• Электронный архив бухгалтерских документов в облаке —Преобразование документов в электронный вид —Хранение электронных документов

• Возможности ―Защищенный доступ к архиву из любой точки ―Все возможности традиционного электронного архива:

мгновенный поиск, просмотр, пересылка, печать документов, совместная работа и пр.

СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ: ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ В ОБЛАКЕ

8

СХЕМА РЕШЕНИЯ

9

ОТЛИЧИЯ ОТ ТРАДИЦИОННОГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Традиционный электронный архив

Электронный архив в облаке

CAPEX $$$ 0

Техподдержка $$$ 0

Подключение новых пользователей

$$$ 0

Хранение документов $$$ 0

Дополнительная нагрузка на ИТ-службу, расширение штата

Требуется приобретение,

развертывание и настройка

оборудования и ПО

Нет

10

ОТЛИЧИЯ ОТ ТРАДИЦИОННОГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Традиционный электронный архив

Электронный архив в облаке

Срок запуска в эксплуатацию 6 месяцев 1 месяц

Предоплата Да Постраничная оплата по факту

Число обрабатываемых документов

Ограниченно Неограниченно

Число пользователей Ограниченно Неограниченно

Гарантия качества услуги и надежного хранение

Возможно Да, согласно SLA

11

• Интеграция с ERP и другими системами заказчика • Проверка распознанных данных по справочникам • Автоматическая и ручная сверка • Отправка в архив бумажных документов

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

12

• Основная задача: быстро найти нужные первичные документы по запросу

• Срок промышленной эксплуатации – 1 год • Более 40 тыс. стр. в месяц • Время получения электронной копии – не

более 3х дней с момента получения бумажной • Время на поиск документов сократилось с

недель до минут

ПРИМЕР ПРОЕКТА: М.ВИДЕО

13

• Снижение рисков бумажных документов • Повышение эффективности за счет

―Ускорения работы с документами ―Избавления от непрофильной деятельности

• Эластичность – поддержка роста бизнеса • Не требует инвестиций

ЗАКЛЮЧЕНИЕ: ЧТО ДАЕТ РЕШЕНИЕ БИЗНЕСУ

14

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Илья Омехин Менеджер проектов КРОК

111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, корп.1 +7 495 974 2274, доб. 6226, +7 495 974 2277 (факс)

IOmehin@croc.ru www.croc.ru