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#AlfrescoDayBarcelona
La gestión de la información en elMuseo Marítimo de Barcelona
Pilar CuervaCoordinadora del proyecto GIM
Eva CarraleroReponsable TIC
Agenda
Ø PresentaciónØ Proyecto de Gestión de la información (GIM)Ø ResultadosØ Futuros usos
§ Oficina de registro y digitalitzación
Agenda
Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)
Ø Ente público local formado por:Ayuntamiento de BarcelonaDiputación de Barcelona yAutoridad Portuaria de Barcelona
Ø Año de creación: 1993
Ø Conservación y preservación del conjunto patrimonial de las Atarazanas de Barcelona y la prestación de servicios vinculados a l’MMB
Ø Declarado Museo de Interés Nacional el 3 de Octubre de 2006
Presentación
Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)
Ø Extensión en el agua: pailebote Santa Eulalia
Ø 75 trabajadores en plantilla
Ø Más de 300 actividades anualesØ 240.000 visitantes anualesØ 614.030 usuarios entre servicios y actividadesØ Más de 90.000 objetos y documentos en la colección: piezas, cartografía,
fotografías, planos…Ø 250.000 documentos en Alfresco
Presentación
Proyecto de Gestión de la Información (GIM)
Ø Inicio 2010Ø Objetivos:
q Compartir y difundir la información que genera el MMB § Integrar los recursos de información del MMB§ Crear herramientas transversales y de trabajo
colaborativoq Abordar los retos de la administración electrónica
§ Documentos electrónicos válidos administrativa y jurídicamente
§ Cumplimiento de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios público
ProyectoG
IM
Ø Objetivos:
q Modernizar las aplicaciones de negocio obsoletas§ Generar y/o adaptar aplicaciones transversales
q Transformar la gestión de documentos electrónicos§ organizados en carpetas mapeada por un sistema de
gestión documental transversal, eficiente y eficaz
ProyectoG
IM
Evaluación de ECM 2011
Ø Microsoft SharepointØ NuxeoØ DocumentumØ DocuwareØ Alfresco
Valoración:§ Open source para organización pequeña-mediana§ Costes (implantación, mantenimiento, personalizaciones)§ Red de partners y implantación en el mercado§ Edición on-line de documentos
ProyectoG
IM
Modelo inicialProyecto
GIM
Fortalezas§ Capacidad de integración con
aplicaciones de terceros§ Edición on-line§ Repositorio de documentos y (gestión
de los objetos digitales y flexibilidaden la asignación de metadatos)
§ Resolución de los “bugs” y deficiencias en versiones superiores. Evolución permanente de la plataforma
§ Adaptación del modelo documental de origen
§ Creación de espacios de trabajodiferenciados
ProyectoG
IM
Debilidades§ Los desarrollos personalizados
tienen costes elevados para una organización pequeña-mediana
§ Necesidad de desarrollos específicos y complejos para poder utilizar Alfresco como interface única de acceso a datos de otras aplicaciones
§ Evolución y actualización continuada de la plataforma
Plan de migración y actualización constante
§ Cambio tecnológico importante§ La evolución de la aplicación
condiciona la evolución del sistema tecnológico corporativo
(compatibilidad con navegadores)
Alfresco
Metadatos
Alfresco en el proyecto Resultados
Prácticamente la totalidad de metadatos son insertados automáticamente.
Metadatos Expedientes(Inserción automática)
Datoúnicovinculante:
DNIUsuarioADyRRHH
Alfrescoen el
Proyecto
Resultados
ResultadosR
esultados
Registro y copia auténticade documentos(Metadatos+ e-signatura+ sello de tiempo)
Gestor documental
MUX
Usuario web
RIM
WEB
Futurosusos
Oficina de registro y digitalitzación
Alfresco en el proyecto de gestión de la información del MMB
Ø Alfresco es la base de nuestra gestión de documentosØ Nos permite incorporar los documentos administrativos , las
digitalizaciones de los documentos históricos y los documentos de archivo
Ø Nos permite integrar los datos de las aplicaciones con los documentos(objetos digitales) relacionados
Ø Nos permitirá el acceso externo a nuestra gestión documental desde la web pública
Ø Nos permitirá difundir los objetos digitales asociados a nuestracolección
Presentey futuro
