BeeOffice

Jak usprawnić i ułatwić pracęorganizacji usługowych i ’shared services center’ ?

Terminarz

Terminarz BeeOffice to łatwe w użyciu i wygodne narzędzie do planowania, rejestracji i rozliczania prac:

• pracownicy odnotowują swoją aktywność przypisując ją do predefiniowanych zadań (np. klientów bądź projektów)

• dodatkowe atrybuty pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie zadań (rodzaj prac, lokalizacja, stawka…)

• zarejestrowane prace prezentowane są w formie przejrzystej listy, kalendarza lub raportu dla wybranej osoby, zespołu czy całej firmy

Czym zajmuje się mój zespół w tym tygodniu?

Osoby zarządzające oraz pracownicy mają łatwy i szybki wgląd w aktywności:

• zebrane dane można na bieżąco monitorować i raportować

• BeeOffice pozwala na ich podstawie stworzyć plan fakturowania oraz zebrać dane o zrealizowanych pracach do faktur (np. „wystaw fakturę za aktywności dotyczące projektu wdrożenia CRM, faza 3, miesiąc listopad, zespół programistów”)

Co powinienem zafakturować za ubiegły miesiąc?

Na podstawie danych z BeeOffice w prosty sposób fakturujemy prace (dla klientów zewnętrznych lub w ramach wewnętrznych rozliczeń centrum usług wspólnych z organizacją):

• automatycznie wybierane są aktywności dla danego zadania / projektu / klienta

• uzupełniamy informacje w nagłówku i pozycje faktury (np. referencja do nr zamówienia)

• decydujemy w jaki sposób BeeOffice ma podzielić przychód z faktury na osoby/zespoły

Funkcje samoobsługi pracowniczej

Terminarz prac to tylko część z dostępnych w BeeOffice funkcji.

BeeOffice wspiera również szereg typowych procesów biurowych realizowanych w każdej firmie:

• planowanie urlopów i akceptacja wniosków urlopowych

• rozliczanie delegacji

• akceptacja innych kosztów / zakupów

• rezerwacja zasobów

• ewidencją sprzętu wydawanego pracownikom i licencji IT

• zarządzanie samochodami wraz z rozliczeniem paliwa w autach służbowych i kilometrówki czy ryczałtu w autach prywatnych

• konfigurowalne wnioski i działania HR pozwalające na wymianę informacji z działem kadr (np. skierowania na badania, zaświadczenia o zatrudnieniu, wnioski o premie, etc.)

Ze względu na definiowane w BeeOffice procesy workflow wykorzystywane w wielu funkcjach, odzwierciedlamy w systemie również strukturę organizacyjną i listę pracowników firmy, stąd BeeOffice może stać się firmową książką adresową.

Powyższe funkcje nie muszą być wdrażane w komplecie – można wybrać jedną lub więcej z nich lub poprzestać na uruchomieniu samego terminarza.

Funkcje samoobsługi pracowniczej

Dostępność, wdrożenie, technologie

BeeOffice dostępne jest dla wszystkich pracowników przez przeglądarkę internetową – nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników

Możliwe jest skorzystanie z dwóch modeli utrzymania:

• instalacja na własnej infrastrukturze IT

• model abonamentowy – BeeOffice udostępnione z BCC Data Centers (tzw. Software as a Service)

Zapewniamy zgodność działania BeeOffice z przepisami – automatyczne aktualizowanie diet, ryczałtów i innych elementów w przypadku zmian prawa.

Otwarte interfejsy (WebService) pozwalają na połączenie BeeOffice z innymi systemami IT.

Wdrożenie BeeOffice jest bardzo szybkie i w porównaniu do innych systemów IT zdecydowanie prostsze. Może trwać zaledwie parę dni, zamiast tygodni lub miesięcy w przypadku podobnych rozwiązań.

Zaprezentowane funkcje BeeOffice to tylko przykłady realizacji wybranych procesów. Dzięki BeeFramework – fundamencie programistycznym BeeOffice, możemy dla Państwa zdefiniować inne, potrzebne scenariusze.

Rozwiązanie dostępne w wersji polskiej i angielskiej

Możliwe jest skorzystanie bezpłatnie z wersji demonstracyjnej BeeOffice

Producentem i właścicielem wszelkich praw autorskich do BeeOffice jest firma BeeCluster z Grupy BCC – wiodącego polskiego dostawcy rozwiązań IT.

Dlaczego warto sprawdzić BeeOffice?

BeeOffice porządkuje sprawy administracyjne, oferując wgląd w aktualny status oraz historię obsługi każdej sprawy

BeeOffice automatyzuje czasochłonne czynności np. automatycznie wylicza diety i ryczałty w delegacji, na podstawie na bieżąco pobieranych z NBP kursów walut przelicza wartości w innych walutach na PLN

BeeOffice zmniejsza liczbę pytań, które pracownicy kierują do innych działów („Ile mogę wziąć jeszcze dni urlopu w tym roku?”, „Czy moja delegacja z listopada została już rozliczona?”)

BeeOffice zmniejsza liczbę pytań, które menedżerowie kierują do innych działów („Ile godzin pracy poświęciliśmy na projekt X ?”, „Jaką kwotę wydatków zatwierdziłem w ubiegłym miesiącu?”)

BeeOffice jest rozwijane od 10 lat na podstawie własnych doświadczeń Grupy BCC realizującej usługi dla setek klientów w Polsce i za granicą

Brak oczekiwania na odpowiedź mailową lub telefoniczną innego działu (większość spraw można samodzielnie obsłużyć lub sprawdzić w BeeOffice, przez 24h/dobę)

Oszczędność czasu i pracy poświęcanej na rutynowe działaniaprzez menedżerów, finanse, HR, administrację

Pracownicy i przełożeni we wszystkich działach pracują efektywniej i są bardziej zadowoleni mogą poświęcić energię na sprawy naprawdę ważne dla firmy zamiast marnować czas na rutynowe czynności!

Zapraszamy do kontaktu:

Jakub Żurekjakub.zurek@beeoffice.com+48 605 175 795

Michał Kunzemichal.kunze@beeoffice.com+48 605 175 776

www.beeoffice.com/pro