Upload
alinizam99
View
223
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
1
Bilişim Şartnamelerinde Dikkat Edilecek Genel
Konular
Sürüm 1.0
İstanbul Kalkınma Ajansı tarafından desteklenene “Yönetici Denetçi ve Son Kullanıcı Bilişim Akademisi” kapsamında hazırlanan bu yayının içeriği İstanbul
Kalkınma Ajansı ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup, içerik ile ilgili tek sorumluluk Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesine aittir.
2
İçindekiler Tablosu
Önsöz 3
1 Şartname ............................................................................................................................. 4 1.1. Şartname Kısımları ...................................................................................................... 4 1.2. Şartnamelerdeki Yanlış İfadeler: Kapsamın Belirsizliği ............................................. 4
Rekabete Açık Şartname Hazırlamak................................................................... 5 1.2.1.
Yaklaşık Maliyet Belirlenmesi ............................................................................. 5 1.2.2.
Ödeme Şekilleri .................................................................................................... 5 1.2.3.
2 Her şartnameye eklenmesi gereken teknik-idari kısımlar .................................................. 6 1.3. Ürünün Kuruma Uyarlanması Projesi ......................................................................... 6
Kapsam belirleme ................................................................................................. 6 1.3.1.
Planlama ............................................................................................................... 6 1.3.2.
Yürütme ................................................................................................................ 7 1.3.3.
Kontrol ................................................................................................................. 7 1.3.4.
Kabul İşlemi ......................................................................................................... 7 1.3.5.
1.4. Bakım ........................................................................................................................... 8 1.5. Ceza ve diğer şartlar .................................................................................................... 8 1.6. Fikri ve sınai mülkiyete konu olan hususlar ................................................................ 8
3 Kaynaklar ........................................................................................................................... 9
3
Önsöz
Bu taslak Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi, Yönetici Denetçi ve Son Kullanıcı Bilişim Akademisi
Tarafından Hazırlanmıştır. Bir bilişim şartnamesinde olması gereken temel özellikler açıklanmıştır.
Buradaki maddeler şirketlere göre arttırılabilir ve azaltılabilir. Her maddenin şirket yapısına göre
değerlendirildikten sonra kullanılması önerilir. Özel bir projede doğrudan kullanımı halinde çıkabilecek
sorunlardan FSMVÜ sorumlu tutulamaz.
Şartnamede sıralanan her maddenin hangi kurumsal sürecin parçası olacağı kurumsal yapıya göre
belirlenmelidir. Kurumsal ihtiyaçlara göre ilave ve çıkarmalar da olabilir.
4
1 Şartname Şartname, alınacak ürün veya hizmetin ve yapılacak çalışmanın net tanımını içeren belgedir. Alım şartları
şartnamede toplanır.
Bir ürün satın alımında şartname alıcı firma tarafından hazırlanmalıdır.
Bazı firmalar şartname hazırlamamakta veya şartname hazırlığını satan firmaya bırakmaktadır.
Alıcı ne istediğini bilmezse satıcı istenen kalitede bir ürün sağlayamaz
1.1. Şartname Kısımları
Şartname ihtiyaçlar, kapsam, isteklilere yapılan açıklamalar, yazılım ürünleri listesi, terimler ve şartlar,
altyüklenici kontrol yöntemi ve teknik kısıtlar hakkında bilgiler içermelidir. Şartnamelerde en az aşağıdaki
bölümler olmalıdır:
Giriş - Proje tanımı: Projenin genel kapsamı kısaca tanımlanır.
Alınacak ürün tanımı: Yazılım satın alınabilir, var olan yazılım kuruma uyarlanabilir veya yeni bir yazılım
geliştirme işlemi ihale edilebilir.
İhtiyaç analizi ve hizmet tanımı: Özellikle hazır bir ürün alınacaksa bu ürünün hangi özellikleri kurulacak ve
kullanılacak net belirtilmelidir. Aksi halde sanki tüm özellikler kullanılacakmış gibi bir durum ortaya çıkar.
Bu durumda yüklenici firma zor durumda kalabilir(kalıyor!).
Çalışma sistemi: Birlikte çalışma ve proje yönetim esasları, çalışma ortamı, yazılım ve kod kontrol araçları,
teknik yöntemler, kontrol yöntemi ve kontrol toplantı zamanlaması bu bölümde belirtilir.
Personel özellik ve adetler: Satın alan kurum, özelleştirme işleminde çalışacak yüklenici personelin
olabilecek en az tecrübe, mesleki unvan ve sayısını belirtmelidir. Bu, projeyi çok az kişiyle yapmaya çalışacak
yüklenicilere karşı alınması gereken bir önlemdir.
Belgeleme sistemi: Yazılıma paralele geliştirilecek analiz, tasarım, kontrol belgeleri ve kod açıklama belgesi
gibi belgeler bu bölümde belirtilir.
Servis kapsam ve süresi: Sağlayıcı firma destek kapsamı ve süresi belirtilmelidir. Yeni talepler ve destek
talepleri net ayrılmalıdır. Aksi halde sürekli yeni taleplerle bitmeyen bir proje ortaya çıkar.
Eğitim: Hemen tüm yazılımda bir eğitim ihtiyacı var. Bu ihtiyaç eğitim kapsam, süre, yer ve belgelerini içerecek
şekilde belirtilmelidir.
Firmaların önceki referanslarıyla ilgili şartlar: Aday firmaların yaptıkları önceki işlerin içeriği, mali değeri ve
yerel destek imkânlarıyla ilgili şartlar belirtilmelidir. Büyük ölçekli ihalelerde bu madde çok önemlidir.
Entegrasyon: Yazılım tek başına çalışamaz. Mevcut yazılımlarla bütünleşik çalışma şekli şartnamede
tanımlanmalıdır.
Cezai Şartlar: Olumsuz durumlarda izlenecek yöntem, verilecek maddi ve idari cezalar belirtilmelidir.
Şartnamede alınacak ürün özellikleri ve yapılacak uyarlamayla ilgili kısımlar birbirinden ayrılmalıdır.
Örneğin güvenlik altyapısında rol, birim ve kullanıcıya göre yetkilendirme yapılabilmesi bir ürün özelliğidir.
Kurumdaki tüm kişileri sisteme tanımlamak ise ürün özelliği değil bir uyarlamadır.
Şartnamede ürün özelliği olarak istenen bir kalemin uyarlama ile sunulmasını engelleyecek maddeler
olmalıdır. Ürünün çekirdek kısmında bulunması gereken bir özelliği sağlayıcı firmanın özel olarak
yazması entegrasyon, sürüm geçişi, güncelleme ve destek konularında önemli sorunları beraberinde getirir.
1.2. Şartnamelerdeki Yanlış İfadeler: Kapsamın Belirsizliği
Şartnamelerdeki ifadeler şüpheye yer bırakmayacak şekilde kesin, açık, net ve tutarlı olmalıdır. Bazı
ifadeler ve kelimeler kullanılması belirsizlik olabileceğine dair ipuçları verir[Nizam-2014]. Kapsamın
belirsizliğini anlatan bazı ifadeler:
Şartnamede "Kurumun tüm yazılım ihtiyacının karşılanması", “Birimin diğer yazılımlarıyla entegrasyon
yapılması” gibi muğlâk ifadeler vardır. İş başlayınca onlarca farklı yazılımın entegre edilmesi gibi
beklenmedik talepler gelebilir.
“gibi”, “vb.” gibi ifadeler bulunmaktadır. Örneğin “Memur, işçi gibi personelin maaş hesabı için gerekli ekran
ve fonksiyonların yazımı.” ifadesindeki “gibi” kelimesi tehlikelidir. Çünkü proje diğer personel türlerinin
özelliklerini kapsayacak şekilde genişleyebilir.
Şartnamede "Ürünün kurumun ihtiyacına uyarlanması" gibi ifadeler vardır. Alınacak ürün tarif edilmiş ancak
müşteriye nasıl özelleştirileceği belirsizdir. Hangi özelliklerin kuruma özelleştirileceği net belirtilmelidir.
5
Şartnamede "Destek süresince kurumun ihtiyaç duyacağı eklemeler müteahhit tarafından yapılacaktır” gibi
ifadeler vardır. Bu durumda destek kapsamı belirsizdir. Firma her şeyi isteyebilir. Aslında destek süreci
gerçekleştirme süresiyle aynı kabul edilmiş gibidir.
“Bu özelliğin olması iyi olur gibi” sonuca etkisi belirsiz ifadeler vardır.
Şartnamelerde uzun ve farklı açıklamaların olması
Rekabete Açık Şartname Hazırlamak 1.2.1.
Yazılım temin şartnameleri birden fazla firmanın eşit katılımını sağlayacak maddeler içermelidir. Yazılım
çeşitliliğinin çok fazla olduğu günümüzde sadece tek firmaya bağlı kalmaya gerek yoktur. Neredeyse her
ihtiyaç için benzer özelliklere sahip yazılım üreten farklı firmalar bulunabilir[Nizam-2014].
İhtiyaçtan yola çıkarak ürün özelliklerini olmazsa olmaz, olması gerekli ve olması iyi olur şeklinde sınıflamak
gerekir.
Olmazsa olmaz, madde sayısının az tutulması rekabeti kolaylaştırır. Ancak kurum için çok gerekli maddelerin
şartnamede bulunmalıdır.
Yaklaşık Maliyet Belirlenmesi 1.2.2.
Adaylardan alınacak ön teklif ve piyasa araştırmalarıyla, satın alınacak ürün ve hizmetin yaklaşık maliyeti
belirlenmelidir. Yaklaşık maliyet şartnamenin içerisinde veya ek olarak gösterilebilir. Kamu kuruluşlarında
yaklaşık maliyetin şartname ekinde olması kanuni mecburiyettir.
Ön teklifte yapılacak tüm işler için tek fiyat verilmesi yeterli değildir. Alınacak yazılımın modülleri,
özellikleri, kuruma özelleştirmeyle ilgili hizmet bedeli ve yazılım bakım bedeli ayrı ayrı belirtilmelidir.
Yaklaşık maliyet çalışması fayda maliyet analizinde de kullanılabilir. Fiyatı çok yüksek ancak faydası az
olan bir yazılım özelliğinin alınmasından vazgeçilebilir.
Ödeme Şekilleri 1.2.3.
Satın alma çeşitli yöntemlerle yapılabilir. Kurumsal ihtiyaçlar hangi satın alma şeklinin kullanılacağı
konusunda belirleyicidir. Ödeme şekli de, yazılımın geliştirme sürecinin nasıl yürütüleceği konusunda
etkilidir. Ödeme şekilleri:
Sabit fiyat: Müşteri temel özelliklere bir fiyat belirler ve ihaleye çıkar. En çok tercih edilen yöntemdir. Risk
büyük ölçüde yüklenici üzerindedir.
Süreye bağlı ödemeler: Bakım ve destek anlaşmaları gibi uzun süreli işler tercih edilen bir yöntemdir.
Ön ödemeli: Ürün geliştirme için gerekli altyapı, eğitim gibi faaliyetlerle ilgili en başında bir avans verilmesi
yöntemidir. Çok yüksek maliyetli işlerde tercih edilir. Sabit fiyata benzerdir.
Sabit fiyat ilave özellikler için fiyat artışı: Sabit fiyata ek olarak yeni özellikler için pay ayrılmasıdır.
Yazılımlar için en doğru yöntem olmakla birlikte en az tercih edilen yöntemlerden birisidir.
6
2 Her şartnameye eklenmesi gereken teknik-idari kısımlar
1.3. Ürünün Kuruma Uyarlanması Projesi
Yüklenici ürünün tanımlı özelleştirmeleri gerekli planlama, yürütme ve kontrol aşamalarını
gerçekleştirmekten sorumludur.
Kapsam belirleme 1.3.1.
Ürünün hangi özelliklerinin kuruma hangi şartlarla uyarlanacağı net olarak belirtimelidir.
Planlama 1.3.2.
Yüklenici, sözleşmenin yürürlüğe girmesi için gerekli olan yasal prosedürlerin tamamlandığının kendisine
tebliği ve buna göre işe başlama tarihinden itibaren, sözleşme veya eklerinde belirlenen süre içinde,
üstlenilen işler için kontrol teşkilatının öngöreceği formda ve detaylarda ayrıntılı bir iş programı düzenler ve
kontrol teşkilatının uygun görüşüne sunar. İş programı, kontrol teşkilatı tarafından talep edildiği takdirde,
yüklenicinin işin yürütülmesi için uygulamayı önerdiği metotlar ve düzenlemeler hakkında genel bir
açıklamayı da içerecektir(EK8- Madde 28).
Yüklenici en az aşağıdaki ayrıntıları içeren bir planı kuruma sunacaktır.
Ürün Uyarlaması Sürüm 1
Görev İsmi Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi Sorumlu Kişi
Analiz aşaması
Nesneler arası etkileşim veya süreç modeli Süreç İsmi, Sürecin amacı ve hedef kitlesi, Sürecin başlama ve bitiş koşulları, Girdi ve çıktıları, Süreç kapsamındaki roller, aktiviteler ve iş kuralları Süreçlerin organizasyon seviyesinde sorumluları ve vekilleri) Süreçlere ilişkin verimlilik, sonuç ve kalite performans göstergelerinin ve ölçme sıklıklarının belirlenmesi. +Mevcut ??? adet birime ait ??? sürecin analiz edilmesi. İlgili birimler, sorumlular, yapılan birim işler, işlerin girdi ve çıktıları, birim işler arası bağlantılar, kurallar, süreçler arası ilişkiler tasarlanacaktır.
Veri model analizi Sisteme mevcut modele ilave edilecek alanların analiz edilmesi
Güvenlik model analizi Kullanıcı, rol ve yetki tanımları arasındaki ilişkilerin belirlenmesi Elektronik imza gerektiren işlemlerin belirlenmesi
Kullanıcı ara yüzü ihtiyaçların analizi Ekran ve diğer fonksiyonlardaki değişiklilerin belirlenmesi Yeni ekran ihtiyaçların belirlenmesi
Raporlama analizi ??? Birimlerinde kullanılacak ??? raporlarının tasarlanması
Sistemler arası entegrasyon analizi
Donanım ihtiyaçlarının analiz edilmesi
Kontrol Noktaları
Tasarım aşaması
Analiz edilen ihtiyaçların tasarlanması
…
Gerçekleştirme
Süreç Kurumdaki ??? birimlerindeki ve ??? isimli süreçlerinin gerçekleştirilmesi
Güvenlik Kullanıcıların güvenlik ayarlarının yapılması için altyapı kurulumu Sistemin devreye girmesi ve örnekleme amacıyla ??? sayıda kullanıcı ve birimin güvenlik ayarlarının yapılması
7
Yukarıdaki plan sadece tek bir sürümü ifade etmektedir. Planının tekrar eden sürümler şeklinde
geliştirilmesi gereklidir.
Yürütme 1.3.3.
Yüklenici ürünün aşağıdaki belirtilen özellikleri üzerinde tanımlı özelleştirmeleri zamanında yapma ve
teslim etmekle zorunludur.
Yürütme süresinde yüklenici kuruma verdiği ve onaylı iş programına aynen uymak zorundadır.
Yüklenici yürütme sürecinde çıkan sorunları öncelikle çözmelidir.
Yüklenici işin her aşamasında geliştirilen kullanıcı arayüzü ve raporları kuruma göstererek ilerlemelidir.
Yürütme sürecinde yapılan tüm işlemler belgelenmelidir.
Kontrol 1.3.4.
Kontrol yapılanların kurumun şartnamede tanımladığı ihtiyaç ve yüklenici tarafından sunulan
ayrıntılı plana uygunluğunun değerlendirilmesi sürecidir.
Yüklenici firma sürüm kontrol ve onay aşamaları için gerekli ön hazırlığı yapmakla yükümlüdür. Bu
kapsamda yapılan ve yapılamayan işlerin listelenmesi, yapılanların sunumu gerçekleştirilmelidir.
Yüklenicinin hazırlayacağı projeler ve/veya raporlar onaylanmak üzere idareye teslim edilirken, idarece
yapılacak incelemeleri kolaylaştıracak ve bunların teklif edilen şekli ile sözleşme veya eklerinde belirlenen
şartlar çerçevesinde, amaca en uygun olduğunu gösterecek bilgilerin de diğer teknik belgelerle birlikte
yüklenici tarafından verilmesi gereklidir. (EK8-Madde 25)
Yüklenici kontrolde çıkan hatalarla ilgili bir plan vermeli ve bunları acilen çözmelidir.
Kabul İşlemi 1.3.5.
Yapılan işler kontrol teşkilatı tarafından değerlendirilir. Burada her iş parçasının ve
bütünleşik olarak şartnamedeki işlerin tamamıyla bitmesi esastır.
İşler %90 tamamlansa da (kurum özel olarak onaylamazsa) kabul aşamasına geçilmez.
Sürüm1 Sürüm2 Sürüm3
Veri modele yapılan ilaveler, Veri modeline yapılan eklerin gerçekleştirilmesi
Test
Yapılan tüm çalışmaların ayrıntılı şekilde test edilmesi
Devreye Alma
Kullanıcı eğitimleri
Donanım temini
Altyapı yazılımlarının temini ve kurulması
Geliştirilen yazılımın kurulması
Ürün Uyarlaması Tüm Planı
Görev İsmi Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Sorumlu
Kişi
Sürüm1
Sürüm1 Kontrol ve Onay
Sürüm2
Sürüm2 Kontrol ve Onay
Sürüm3
Sürüm3 Kontrol ve Onay
8
İşler bitmeye yakın olarak değerlendiriliyorsa yükleniciye ek süre verilebilir.
Ek süre sonunda işler biterse ödeme yapılabilir.
Zamanında tamamlanmayan işler için cezai müeyyide süreci başlar.
İşin tamamıyla bitmeyeceği anlaşılırsa, kısmi kabul edilebilir. Burada özellikle Tamamlanan modüller
dikkate alınır.
Kısmi kabulde yüklenicinin hakediş veya teminatından uygun görülecek bir bedel kesilir.
1.4. Bakım
Bakım, yazılımı güncel ve işletime uygun tutma, başka bir ortama taşıma gibi hizmetleri
tanımlar.
Proje temel olarak devreye girdikten sonra yüklenici çıkan hataları gidermek amacıyla ürüne ??? sene daha
destek verecektir.
Bakım anlaşmalarına ürününü güncellenmesi ve iyileştirmeler de dahil edilebilir (seçime bağlı).
Bakım sürecinde kurumun istekleri temel olarak bakım isteği olarak değerlendirilir ve yüklenici tarafından
gerçekleştirilir.
Bir isteğin bakım sınırlarını aşması ve yeni istek olarak değerlendirilmesi durumunda yüklenici bunun için
ek süre ve maliyet talep edebilir. Ancak öncelikle isteğin ürün yapısı ve geliştirme sürecine etkisini ifade
eden geniş çaplı bir değerlendirme raporu yazmalıdır. Ancak bu raporun kurum tarafından kabulü
durumunda ek süre ve maliyet isteği gerçekleştirilecektir.
1.5. Ceza ve diğer şartlar
İşin zamanında yapılaması, yetkisiz bilgi paylaşımı gibi durumlarda yapılacakları tanımlar.
Yüklenici şirket projenin zamanında tamamlanmaması halinde her gün için % X oranında ceza ödeyecektir.
“Yüklenici, işle ilgili olarak elde ettiği her tür bilgi ve dokümanı özel ve gizli tutacak ve idarenin önceden
yazılı izni olmaksızın sözleşmeye ait her hangi bir detayı ifşa etmeyecek veya yayınlamayacaktır. Türk
yargı mercilerinin kararları saklı kalmak kaydıyla, sözleşmenin amaçları doğrultusunda her hangi bir ifşa
veya yayınlama gerekliliği konusunda bir uzlaşmazlık ortaya çıkarsa idarenin bu konudaki kararı nihai
olacaktır. Gizlilik yükümlülüğü, sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesinden sonra da devam eder.”
1.6. Fikri ve sınai mülkiyete konu olan hususlar
Kuruma özel yapılan geliştirmelere ait kodlar, belge ve üstlenilen bir hizmetin konusu olan ya da hizmetin
ifası sırasında veya ifası nedeniyle meydana getirilen ürünler üzerindeki fikri ve sınai haklar ile marka,
patent, endüstriyel tasarımlar, faydalı modeller, yarı iletken topoğrafyalar (chip’ler), dijital iletişim, ticaret
unvanları ile diğer ad ve işaretler, coğrafi ad ve işaretler, açıklanmamış bilgiler ve benzeri fikri ve sınai
mülkiyet konusu haklardan idareye ait olacaktır.
Yüklenici ürünü oluşturan alt parçaların lisanslarını da sağlamalıdır. (İlave maliyet getiren bu konu seçime
bağlıdır.)
Yüklenicinin, sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya getirmesi
nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu
olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve
mali sorumluluk kendisine aittir. Yüklenici bu konuda kurumdan herhangi bir istemde bulunamaz. Buna
rağmen kurum hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla yükleniciye
rücu eder. İdarenin talebi üzerine yüklenici, sözleşme imzalanmadan önce, üstleneceği hizmetin fikri ve
sınai mülkiyet konusu olup olmadığını, eğer bu kapsamda ise, konuya ilişkin kendisine ve üçüncü kişilere
ait hak ve yükümlülükleri, idareye tam olarak bildirmek ve belgelendirmek zorundadır. Bu ödevin hiç veya
gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle kurum herhangi bir zarara, zarar tehlikesine veya hak kaybına
uğrarsa, bu nedenle uğradığı her türlü zararı diğer hakları saklı kalmak üzere ( yoksun kalınan kar ve
kaçırılan fırsatlar dahil ) yükleniciden tahsil ve tazmin eder. (EK-8)
9
3 Kaynaklar
Nizam A.,Yazılım Proje Yönetimi, ISBN: 978-605-4220-74-4, Papatya Yayıncılık Eğitim, 2014
http://web.ogm.gov.tr/birimler/bolgemudurlukleri/antalya/ube%20Mdrlkleri%20CETVELLER/Makine%20
%C4%B0kmal/kanun%20ve%20y%C3%B6netmelikler/hizmet%20uygulama%20y%C3%B6netmeli%C4%
9Fi/Hizmet%20Genel%20sartname.01.03.doc