Case: Stockholms läns landsting - en översikt av det nya intranätet 2013

Landstingsstyrelsens förvaltning LSF Kommunikation Martina Hansson

2013-10-25

Landstingsstyrelsens förvaltning


Bakgrund

Så här började intranätprojektet med Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, HSF?

• Toivo Heinsoo, landstingsdirektör beslutade – ”gör det tillsammans”

• HSF är ”syster” förvaltning till Landstingsstyrelsens förvaltning, LSF

• LSF ansvarar för Stockholms läns landsting, SLL intranät

• Ännu en ”syster” förvaltning kom in i slutet – Trafikförvaltningen, TF


Stockholms läns landsting

Organisation

Uppdaterad 2013-04-01

Stockholms läns landstings organisation

+ Politisk organisation Styrelser för bolag och produktion i förvaltningsform Förvaltning och verksamhet

Trafik- förvaltningen

Landstingsråds-beredningen

• Södersjukhuset AB

• Danderyds Sjukhus AB

• S:t Eriks Ögonsjukhus AB

• Södertälje Sjukhus AB

• Folktandvården Stockholms län AB

• Ambulanssjukvården i Storstockholm AB

• MediCarrier AB

• Stockholm Care AB

• AB Stockholms Läns

• Karolinska Universitetssjukhuset

• Stockholms läns sjukvårdsområde


Kultur-

förvaltningen

Patientnämndens förvaltning

Revisions- kontoret

Landstings-

fullmäktige

Landstings-

styrelsen

Patient- nämnden

Trafik- nämnden

Kultur- nämnden

Tillväxt- och regionplanerings-

utskottet

Produktions-utskottet

Arbets- utskottet

Hälso- och sjukvårds-förvaltningen

Hälso- och sjukvårdsnämnden

Aktiebolag med i huvudsak externa

styrelseledamöter

Förvaltningsstyrelse

med externa styrelseledamöter

6 program-beredningar

3 geografiska utskott

• TioHundra AB

Aktiebolag

Gemensamt bolag med Norrtälje kommun

AB Storstockholms Lokaltrafik, SL

Locum AB

Waxholms Ångfartygs AB

Landstingshuset i Stockholm AB

Aktiebolag med politiska

styrelseledamöter

Sjukvårds- och omsorgskontoret

Sjukvårds- och omsorgsnämnden i

Norrtälje*

Färdtjänst- och tillgänglighets-

beredningen

Färdtjänst-utskottet

Beredningen för sjötrafik

Revisors- kollegiet

Forsknings-beredningen

Miljö- och skärgårds-

beredningen

3 geografiska sjukvårdsstyrelser

*Gemensam nämnd med Norrtälje kommun

Målgrupper och intressenter


Omfattning

Inloggade användare


Omfattning

Icke-inloggade användare


Omfattning

Upphandlingsregler att följa

• Projektledare – intranätprojektet övergripande

• Byråer – innehåll och struktur

• Tekniska leverantörer – bygga efter våra krav – vår lösning – förvaltning



Projektstart

Rigga projektet

Extern projektledare – HSF/LSF

Projektgrupp

Styrgrupp

Cloud Nine – innehåll och struktur

Teknisk leverantör


Informera om förstudie och tidigare leverantör

Vad gjorde tidigare leverantör? – Cloud Nine tog över

Viktigt att läsa in sig på dokument

Viktigt att leverantörer lär känna verksamheten


Uppstart, nollmätning och workshop

Rigga referensgrupper – teknik - innehåll

Uppdatera referensgrupp – från förstudie m m

Workshop – krav teknik – innehåll

Nollmätning från förstudie

Webb-enkät - struktur



Mål och syfte

Varför nytt intranät?

Skapa en naturlig utgångspunkt i det dagliga arbetet

Allt samlat – dokument, projektrum, fast information, genvägar

Samtidigt få viktig och nice to know nyheter från ledningen och andra verksamheter


Öppenhet Kompetens Pålitlighet



Struktur

Cloud Nine

Förr

Cloud Nine

Förr/Områden

Strukturen

Vikta visuellt

Framhäva eller tona ned?

Gruppera

Informationsdesign - dåläge

Struktur


Hur blev strukturen på nya intranätet?

Gemensam struktur flera förvaltningar

Riktad kommunikation - nyheter

Verksamhetsstyrning fick styra

Verksamhetsplanen genomsyrar

Tydligare överblick


Informationsdesign - dåläge

Struktur


Struktur

Informationsdesign - nuläge



Innehåll


Dåläge

Ostrukturerat, följer inte verksamhetsplan och verksamhetens mål

Personalisering saknas, förutom prenumerationsmöjlighet

Sökning på innehåll, dokument och personer/kompetenser fungerar inte tillfredsställande

Sociala funktioner saknas, framför allt möjlighet till kommentar och dialog

Projektstöd efterfrågas, även med externa intressenter


Innehåll och struktur Struktur

Kvalitetssäkring av texter

Utbildning/migrering

Kartläggning ansvariga/redaktör för innehåll

Förvaltning struktur och innehåll, kopplat till teknik

Redaktörshandbok för redaktörer

Utreda behovet av resurser

Genomgång för medarbetarna i förvaltningen


Vilka har arbetat med innehåll och struktur ?

Referensgrupp med representanter från alla funktionsområden och avdelningar

Resurser som jobbar med verksamhetsstyrning på LSF och HSF i samverkan med ledningen har samarbetat i framtagandet av övergripande struktur

Redaktörer har fått speciell introduktion

Cloud Nine har hjälpt oss med innehåll och struktur


– Riktat nyhetsflöde

– Välstrukturerad fast information

– Målgruppsanpassat Tydlig uppdelning för olika målgrupper

– Avdelningssidor med fokus på den egna gruppen

– Profilsidor för alla medarbetare

– Samarbets- och projektrum på flera nivåer

– Kommentarsmöjligheter

– Anpassa för mobil och läsplattor *

* Beroende på SLL’s infrastruktur

Vad är nytt?



Vinster för olika målgrupper

• Lättare att samarbeta mellan förvaltningarna

• Effektivare – lättare att hitta

• Överblick – personliga val

• Kvalitetssäkring – alla hjälps åt – kommentarer - sidansvarig

• Stärka internkommunikationen – avdelningssidor

• Chefsfliken - målgruppsanpassat

• Möjligheter att utveckla tillsammans framåt –uppföljning och möjlighet till input

• Naturlig utgångspunkt i mitt dagliga arbete - mål

Vad är nyttan för mig som medarbetare? Landstingsstyrelsens förvaltning

Vad är nyttan med att använda nya intranätet för politiker och tjänstemän inom SLL? Exempelvis

Att följa hur verksamheter lever upp till politiska beslut

Att verksamheter lever upp till gemensamma mål

Inblick i de olika avdelningarna på förvaltningarna

Överblick vad händer i förvaltningarna - nyheter

Söka efter medarbetare med specifika kompetenser – profilsidorna

Projektöversikt – vilka projekt pågår i SLL – följa projekt



Riktad kommunikation

• Avdelningssidan - nyhetsbrev

• Kontakta oss/ledningsrutan till höger

• Lokala nyheter

• Samarbetsrum – avdelningens/enhetens

• Diskussioner

Hur kan du som chef kommunicera med medarbetarna?



Hur påverkar det här redaktörerna?

Redaktör – nyheter med kategorisering Landstingsstyrelsens förvaltning

Målgrupper Tidigare har allt kommunicerats till alla, utom till chefer.

Idag kan vi målgruppsanpassa genom kategorisering:

För alla intressenter i förvaltningen eller hela SLL, Stockholms läns landsting

Chefer

Medarbetare

Avdelningssidor – lokal nyhet

Tydlig avsändare och möjlighet att prenumerera – personliga val

Rättigheter

Huvudredaktör ansvarar för huvudnyheter

Huvudredaktör/Redaktörer ansvarar för LSF och SLL nyheter

Redaktörer ansvarar för sin avdelningssida

Redaktörer ansvar för fasta sidor


Och hur blev det då?

zcCompany

zcCompany

zcCompany

Intern kalender för avdelningen

zcCompany

zcCompany


Nästa steg

Fortsatt utbildning för redaktörer

Förankring hos medarbetarna

Enkätundersökning – input från medarbetare och redaktörer

Intranätförvaltningen – utveckling efter input – förvaltningsplan 2014


På agendan – intranätförvaltningen

Vad sker framåt för att lära oss intranätet?


Utbildning - redaktörer

Temautbildningar – nyheter- bildhantering, formulär, F&S

Öppen verkstad varje vecka

Redaktörssida på intranätet med nyheter – tips och hjälpmedel - redaktörshandbok

Redaktörsträffar

Kontinuerliga träffar där vi tar upp gemensama problem och vad vi vill framåt och vad som är pågång

Medarbetare

Informationssida för medarbetarna på intranätet

PPT som hjälp att komma igång – går ut till verksamheten och informerar

Nyheter med tips och påminnelser kontinuerligt

Fortsätter att informera och lyfta något varje medarbetarträff

Viktigt att tänka på?


Viktigt att tänka på?

Grundlig förstudie och projekt direkt efter

Realistisk tidplan

Tekniken ska inte styra

Tänk igenom strukturen – nivåer - verksamhetsplan

Kraven – glöm inte att utgå från gamla intranätet

Informera cheferna kontinuerligt

Lyft redaktörerna hela vägen

Förankra hos medarbetarna

Jobba mycket med motståndarna till nytt intranät


Landstingsdirektörens stab

Forskning och utveckling, FoU

Ann Eberhardsson Jan Andersson

Organisation

Uppdaterad 2013-06-01

Landstingsstyrelsens förvaltning, LSF

LSF Administration

SLL Ekonomi och finans SLL IT SLL Juridik och

upphandling SLL Personal

och utbildning

SLL Strategiska fastighetsfrågor och

investeringar

SLL Tillväxt, miljö och

regionplanering

Anders Nyström Gunnel Forsberg Susanne Bayard Anne Rundquist Maria Englund Marit Brusdal Penna Peter Haglund

• LSF Kansli

• Presidiesekretariatet

• LSF Kommunikation

• LSF Service

• Landstingsarkivet

• Regionala enheten för kris- och katastrof- beredskap, REK

• Ekonomi och verksamhetsstyrning

• Koncernredovisning

• Strategiska investeringar - ekonomi

• LSF Ekonomi

• Administration

• Affärs- och tjänsteutveckling

• Verksamhetsnära tjänster

• Kompetenscenter

• Drift och support

• Juridiska avdelningen

• Upphandlings avdelningen

• Personalstrategiska avdelningen

• Avtal, pension och uppföljning

• Central förvaltning PA-system

• LSF HR

• NKS Bygg • Regionplaneavdelningen

• Tillväxtavdelningen

• Processavdelningen

• Miljöavdelningen

• SLL Säkerhet

• SLL Informations-säkerhet

• LSF Bibliotek

• Berga naturbruks-gymnasium


Biträdande förvaltningschef Anders Nyström

Landstings- direktör

Toivo Heinsoo

Funktionsområde

Avdelning Funktion

Tack!

Frågor eller kontakt [email protected]


mailto:[email protected]

Technology

Case: Stockholms läns landsting - en översikt av det nya intranätet 2013