#ishare: Kỹ năng excel cho mọi người

Kiều Liên – Tiên Phát

Nội dung trình bày1. Tổng quan về Excel

a) Lịch sử hình thànhb) Ứng dụng trong cuộc sốngc) Các phần mềm tương tự

2. Các hàm thông dụng trong Excela) Nhóm hàm thống kêb) Nhóm hàm logicc) Nhóm hàm tra cứu

3. Bài tập thực hành4. Trả lời câu hỏi và chia sẻ kinh nghiệm

21/06/2015 http://clbinternet.info 2

Tổng quan về Excela) Lịch sử hình thànhb) Ứng dụng trong cuộc sốngc) Các phần mềm tương tự

21/06/2015 http://clbinternet.info 3

Ứng dụng trong cuộc sống

21/06/2015 http://clbinternet.info 4

Ứng dụng trong cuộc sống

21/06/2015 http://clbinternet.info 5

Các phần mềm tương tự

21/06/2015 http://clbinternet.info 6

Các phần mềm tương tự

21/06/2015 http://clbinternet.info 7

Các ứng dụng trong cuộc sống• Quản lý tài chính

o Thu chi cá nhâno Quỹ tổ chức đội nhómo Lãi suất ngân hàngo …

• Quản lý nhân sựo Danh bạ thông tin liên lạc bạn bèo Thông tin thành viêno …

• Quản lý hoạt động• …• …

21/06/2015 http://clbinternet.info 8

Excel specifications and limits

CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL1. Nhóm Hàm xử lý số: Abs, Sqrt, Round, Int, Mod

2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu chuỗi: Lower, Upper, Proper, Left, Right, Mid, Len, Trim

3. Nhóm hàm thống kê: Count, CountA, Countif, Max, Min, Average, Sum, Sumif

4. Hàm xếp vị thứ: Rank

5. Nhóm hàm xử lý dữ liệu logic: if, and, or, not

6. Nhóm hàm xử lý dữ liệu ngày - tháng - năm: today, now, day, month, year, weekday

7. Nhóm hàm xử lý dữ liệu giờ - phút - giây: second, minute, hour

8. Nhóm hàm tra cứu: vlookup, hlookup, match, index

3 Hàm thường sử dụng1. Nhóm hàm thống kê2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu logic 3. Nhóm hàm tra cứu

1. Nhóm hàm thống kê

a. Hàm COUNT- Cú pháp: COUNT(phạm vi)- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu số trong phạm vi.

b. Hàm COUNTA- Cú pháp: COUNTA(phạm vi)- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong danh sách List.

c. Hàm COUNTIF- Cú pháp: COUNTIF(phạm vi, điều kiện)- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi.

• Ví dụ 1:

COUNT(D3:D11) = 7

= ???

• Ví dụ 2:

COUNTA(E3:E11) = 8

• Ví dụ 3:

COUNTIF(E3:E11;Khá) = 0

COUNTIF(E3:E11;"Khá") = 3

=> SAI

=> ĐÚNG

2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu logic

a. Hàm IF:- Cú pháp: IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)- Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện+ Nếu biểu thức điều kiện là True (đúng) thì trả về giá trị 1.+ Ngược lại, nếu biểu thức điều kiện là False (sai) thì trả về giá trị 2.

b. Hàm AND:- Cú pháp: AND(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)- Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu tất cả các biểu thức điều kiện đềuđúng và trả về giá trị False (sai) khi có ít nhất một biểu thức điều kiện sai.

c. Hàm OR:- Cú pháp: OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)- Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu có ít nhất một bt điều kiện đúng vàtrả về giá trị False nếu tất cả các bt điều kiện đều sai.

• Ví dụ 4:

IF(D3>=5;"Đậu";"Rớt") = Đậu

• Kết quả:

• Ví dụ 5:

IF(AND(D3>=5;E3>=5);"Đậu";"Rớt")= Rớt

• Kết quả:

• Ví dụ 6:

IF(OR(D3>=5;E3>=5);"Đậu";"Rớt")= Đậu

• Kết quả:

3. Nhóm hàm tra cứu:a. Hàm VLOOKUP:- Cú pháp: VLOOKUP(n, khối, m, r)- Công dụng: Tiến hành tìm giá trị n trong cột đầu tiên của khối và lấy giá trị tương ứng trên cột thứ m Nếu r=0: thì tìm giá trị chính xác bằng với n. Nếu không tìm thấy thì trả về lỗi #N/A (lỗi không tìm thấy) Nếu r=1: thì cột đầu tiên của khối phải được sắp xếp tăng dần vàlúc đó nếu không tìm thấy giá trị chính xác với n sẽ lấy giá trị tương ứng gần của n.

b. Hàm HLOOKUP:HLOOKUP có cú pháp và công dụng tương tự VLOOKUP nhưng được dùng trongtrường hợp bảng tra được bố trí theo hàng ngang thay vì theo hàng dọc nhưVLOOKUP.

• Ví dụ 7:

VLOOKUP(D3;$B$14:$C$17;2;1) = Khá

• Kết quả:

• Ví dụ 8:

VLOOKUP(D3;$B$14:$C$17;2;0) = #N/A

• Kết quả:

• Ví dụ 9:

HLOOKUP(D3;$C$14:$F$15;2;0) = #N/A

• Kết quả:

Ngoài ra cũng có một số hàm khá đơn giản và thường sử dụng

1. Hàm AVERAGE- Cú pháp: AVERAGE(phạm vi)- Công dụng: Trả về giá trị là trung bình cộng của các ô trong phạm vi.

2. Hàm SUM- Cú pháp: SUM(phạm vi)- Công dụng: Trả về giá trị là tổng các ô trong phạm vi

3. Hàm SUMIF- Cú pháp: SUMIF(vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng cần tính tổng)- Công dụng: Hàm dùng để tính tổng có điều kiện. Chỉ những ô nào trên vùng chứa điều kiện thoả mãn điều kiện thì sẽ tính tổng những ô tương ứng trên vùng cần tính tổng.

• Ví dụ:

4. Hàm LOWER:- Cú pháp: LOWER(s)- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ thường.- Ví dụ: LOWER("NGUyễn VĂN a") = nguyễn văn a

5. Hàm UPPER:- Cú pháp: UPPER(s)- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa.- Ví dụ: UPPER("NGUyễn VĂN a") = NGUYỄN VĂN A

6. Hàm PROPER:- Cú pháp: PROPER(s)- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi s sang chữ hoa và các ký tự còn lại là chữ thường.- Ví dụ: PROPER("NGUyễn VĂN a") = Nguyễn Văn A

7. Hàm LEFT:- Cú pháp: LEFT(s, n)- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái.- Ví dụ: LEFT("EXCEL";2) = EX

8. Hàm RIGHT:- Cú pháp: RIGHT(s, n)- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải.- Ví dụ: RIGHT("EXCEL";2) = EL

9. Hàm MID:- Cú pháp: MID(s, m, n)- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m- Ví dụ: MID("EXCEL";3;2) = CE

Bài tập thực hành

Bài tập thực hành• Bài tập 3: Lọc các data trùng trong sheet

“trung data” theo mã trường theo 3 cách1. Xoá hẳn đi2. Bôi vàng nó lên3. Cho biết các trường xuất hiện bao nhiêu lần

• Bài tập 4: Điền vào bảng kết quả thi của học sinh trong sheet “ket qua thi hki” các cột trung bình môn, kết quả, xếp loại

Giải đáp 1• Bài tập 1: Để tìm các trường được thêm mới, ta sử

dụng công thức Vlookup tìm trong sheet “thong ke 2015” so với sheet “thong ke 2014”, nếu không tìm ra thì Trường đó mới được thêm vào

(xem công thức file excel sheet “thong ke 2015” )

Những giá trị tìm được thì sẽ hiển thị trong cột Công thức, còn nếu trả về giá trị #N/A thì nghĩa là ở sheet 2014 không có nên không tìm ra⇒ Những dòng #N/A đó chính lànhững trường mới được thêm vàotrong năm 2015 so với 2014

37

Giải đáp 2• Bài tập 2: Ví dụ: format hiện tại 20151203: 4

số đầu là năm (2015), 2 số kế tiếp là tháng(12) và 2 số cuối là ngày(03) => 03/12/2015

4 số đầu là năm => left(20151203,4) = 20152 số kế tiếp là tháng => mid(20151203,5,2) = 122 số cuối là ngày => right(20151203,2) = 03

Tiếp theo dử dụng Date(year;month;day) => ra kết quảChúng ta có thể sử dụng công thức gộp lại: DATE(LEFT(C2;4);MID(C2;5;2);RIGHT(C2;2)))

(xem kết quả ở file excel)

38

Giải đáp 3• Bài tập 3: Để lọc các data trùng trong sheet “trung

data” theo 3 cách, đầu tiên ta phải copy thành những sheet khác nhau

1. Xoá hẳn đi => Trong excel có tab «Remove Duplicates» được dùng, nếu yêu cầu xóa bớt những data trùng và không quan tâm nó trùng bao nhiêu hay những thông tin trùng là gì => ở đây sẽ xóa những data trùng, giữ lại 1 dòng. Ví dụ: có 2 dòng trùng thì xóa 1 còn lại 1; nếu 3, 4..dòng trùng trở lên thì xóa tương ứng 2, 3...chỉ giữ lại 1 dòng duy nhất

Các bước thực hiện: 2. chọn Data -> Remove Duplicates, xuất hiện bảng3. Tick vào cột cần xóa trùng -> OK

•Chọn Data -> Remove Duplicates

39

Giải đáp 3

•Chọn cột Ký hiệu -> OK

40

Giải đáp 3

•Kết quả thông báo: Đã xóa 13, còn lại 57

41

Giải đáp 3

42

Giải đáp 3• Bài tập 3: 2. Bôi vàng nó lên: sử dụng Conditional Formatting để bôi màu

•Chọn cột cần bôi -> Home -> Conditional Formatting -> New Rule

43

Giải đáp 3

Xuất hiện hộp thoại, chọn như những chỗ khoanh tròn -> Format

44

Giải đáp 3

1

2

3

•Xuất hiện hộp thoại, chọn bôi màu…theo ý thích -> OK

45

Giải đáp 3

•Tất cả những giá trị trùng được bôi màu vàng

46

Giải đáp 3

47

Giải đáp 3• Bài tập 3: 3. Cho biết các trường xuất hiện bao nhiêu lầnSử dụng PivotTable để thống kê

Chọn cột -> Insert -> PivotTable

Xuất hiện hộp thoại -> OK

• Ở khung bên phải, chọn như trong hình• Chọn vào chỗ ô số 1,

chỗ số 2 tự xuất hiện như trong hình• Kéo chữ Ký hiệu ở 1 vào ô 3• Ô 3 nhớ chọn «Count», muốn thay đổi

thì chọn vào xuất hiện hộp thoại 4

-> click Value Field Settings

48

Giải đáp 3

2 3

1

4

•Bên trái xuất hiện khung, giá trị 2,3…là những giá trị được lặp lại bao nhiêu lần

49

Giải đáp 3

50

Giải đáp 3• Bài tập 3: Còn 1 cách nữa là ta Sort theo cột C (ký hiệu)Xong sử dụng công thức IF để trả về giá trị 1 là đúng (trùng), giá trị 0 là sai (không trùng)

(xem trong công thức trong sheet “trung data” )

Để sử dụng được công thức theo cách này, nhớ phải Sort theo thứ tự A->Z hoặc Z->A cho cột này,

nếu không sẽ không đúng

Giải đáp 4• Bài tập 4: Điền vào bảng kết quả thi của học

sinh trong sheet “ket qua thi hki” các cột trung bình môn, kết quả, xếp loại

•Trung bình môn sử dụng công thức AVERAGE•Kết quả sử dụng công thức IF và And lồng nhau•Xếp loại sử dụng công thức Vlookup

(xem trong sheet “ket qua thi hki” )

Cần tài liệu tham khảo ?• Google• http://www.giaiphapexcel.com/

21/06/2015 http://clbinternet.info 52

Điều gì tiếp theo ?

• CLB Internet sẽ gởi lại slide tài liệu cho các bạn đã đăng ký tham gia

• Các hoạt động tiếp theo ?o iShare: các chủ đề giúp nâng cao kỹ năng áp

dụng công nghệ vào cuộc sống.o iTalk: các buổi cà phê trao đổi về công nghệ,

chuyện nghề, kỹ năng mềm…o …

• Yêu cầu chủ đề hoặc cộng tác ?

21/06/2015 http://clbinternet.info 53

Thông tin liên hệ

21/06/2015 http://clbinternet.info 54

Website CLB Internethttp://clbinternet.info

Facebook Grouphttp://fb.com/groups/clbinternet/

Chủ nhiệm: Chương Tiên Phátphatchuong@clbinternet.info0902 813 669