ผศ.ดร.ปร�ชญนั�นัท์� นั ลสุ�ขhttp://www.prachyanun.com

การบร หารสุ�านั�กงานัยุ�คใหม่� ไม่�ได�หม่ายุถึ ง การปร�บเปล"#ยุนัสุภาพของสุ�านั�กงานัเฉพาะสุ�วนัท์"#เป*นักายุภาพ แต่�เป*นัการเปล"#ยุนัว ธี"การท์�างานั

งานัร�บ-สุ�งหนั�งสุ/อ งานัค�ดแยุกจดหม่ายุ-พ�สุด�ไปรษณี"ยุ� งานัร�างโต่�ต่อบหนั�งสุ/อ งานัพ ม่พ�และสุ�าเนัาเอกสุาร งานัประสุานังานัพ ธี"การ งานัจ�ดเก4บค�นัหา และท์�าลายุเอกสุาร

เคร/#องพ ม่พ�ด"ดเคร/#องคอม่พ วเต่อร�เคร/#องถึ�ายุเอกสุารชวเลขแฟ้6ม่ค�าสุ�#ง

e-Mail e-Learning / e-Training e-Library Video Conference IP Box KM Network / LAN Wireless Wi-Fi

Wi-MaxBoardbandWeb ServiceMobile Service3GVirtual Environment

WordExcelPowerpointPDFJPG , GIF , PNGAvi, Mpeg , MP3 , MP4Paperless

e-Officee-Documente-Procurement / e-AuctionGFMISe-Petitione-Inspectione-Shopping ฯลฯ

ระบบจั�ดการเอกสาร E-Document Management System เป็�นระบบที่��ใช้�ใน การจั�ดการ จั�ดเก�บ เอกสาร ในร�ป็แบบของไฟล์� (Digital File) ผ่ านระบบเคร"อข าย (Network) ผ่ าน Web-Based Application โดยมี�การจั&าล์องโครงสร�างการจั�ดเก�บเสมี"อนจัร'ง ป็ระกอบด�วย ตู้�� , ล์'*นช้�ก , แฟ+มี แล์ะ แฟ+มีย อย ซึ่-�งสามีารถสร�างได�ไมี จั&าก�ด ที่�*งย�งรองร�บการน&าเข�าที่�*งร�ป็แบบไฟล์� (Digital File) แล์ะการน&าเข�าผ่ านเคร"�องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy) เพื่"�ออ&านวยความีสะดวกในการค�นคว�าเอกสาร สามีารถใช้�งานพื่ร�อมีก�นได�ในเวล์าเด�ยวก�น สะดวกในการส"บค�นข�อมี�ล์ รองร�บการส"บค�นข�อมี�ล์ในเน"*อหาของเอกสาร แล์ะมี�ระบบจั�ดการความีป็ล์อดภั�ย โดยมี�การเข�ารห�สไฟล์�เอกสารบนเคร"�องแมี ข าย (Server) แล์ะ การก&าหนดส'ที่ธิ์'3การเข�าถ-งในระด�บตู้ าง ๆ สามีารถแบ งออกเป็�นกล์5 มี

การจ�ดเก4บไฟ้ล�เอกสุาร Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf),

การจ�ดเก4บไฟ้ล�ร8ปภาพ JPG, JPEG, TIFF, PDF และไฟ้ล�ม่�ลต่ ม่"เด"ยุ Mpeg, MPG, AVI, MP3

การนั�าเข�าเอกสุารได�ท์�9งแบบไฟ้ล� (Digital File) การนั�าเข�าผ�านัเคร/#องแสุกนั High Speed Scanner (Hard Copy)

ก�าหนัดอายุ�และต่�ออายุ�ของเอกสุาร รวม่ท์�9งม่"การแจ�งเต่/อนัเม่/#อเอกสุารใกล�หม่ดอายุ�

ก�าหนัดด�ชนั" , รายุละเอ"ยุดของเอกสุาร และค�าสุ�าค�ญควบค8�ก�บการนั�าเข�าเอกสุาร เพ/#อสุะดวกในัการสุ/บค�นัเอกสุาร

ก�าหนัดสุ ท์ธี :ให�เป*นัเอกสุารเฉพาะกล��ม่ (Private Doc) หร/อเอกสุารสุาธีารณีะ (Public Doc)

การจ�ดเก4บเวอร�ช�#นัเอกสุารท์"#ม่"การเปล"#ยุนัแปลง (Version Control)

การก8�ค/นัเอกสุารได� (Restore)

สุ/บค�นัต่าม่โครงสุร�างการจ�ดเก4บเอกสุาร จากช/#อ และข�อม่8ลประกอบของเอกสุาร

สุ/บค�นัจากเนั/9อหาของเอกสุาร สุาม่ารถึสุ/บค�นัได�จากไฟ้ล�ประเภท์เอกสุาร เช�นั Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf) เป*นัต่�นั

การเข�ารห�สุไฟ้ล�เอกสุารท์"#อยุ8�บนัเคร/#องแม่�ข�ายุ (Server)

ก�าหนัดสุ ท์ธี :การใช�งานัต่าม่โครงสุร�างการจ�ดเก4บเอกสุาร

ก�าหนัดสุ ท์ธี :การเข�าถึ งโครงสุร�างการจ�ดเก4บเอกสุารของกล��ม่ผ8�ใช� และผ8�ใช�

การเก4บประว�ต่ การเข�าสุ8�ระบบและการใช�งานัต่�าง ๆ ของผ8�ใช� (Log file) ต่าม่ประกาศของกระท์รวง ICT

การจ�ดการกล��ม่ผ8�ใช�และผ8�ใช�ได�ไม่�จ�าก�ด การจ�ดการโครงสุร�างการจ�ดเก4บเอกสุารและจ�ดการพ/9นัท์"# (Smart Space) ของโครงสุร�างการจ�ดเก4บในัแต่�ละล�าด�บ

การต่�อเวลาเอกสุารหม่ดอายุ�และก8�ค/นัไฟ้ล�เอกสุารท์"#ถึ8กเปล"#ยุนัแปลง (Version Control)

การสุ�ารอง (Backup) ไฟ้ล�เอกสุาร เพ/#อป6องก�นัไฟ้ล�เอกสุารม่"ป<ญหา และ โอนัยุ�ายุไฟ้ล�เอกสุาร (Movement) เพ/#อลดพ/9นัท์"#การจ�ดเก4บ (Space Size) ของโครงสุร�างการจ�ดเก4บเอกสุาร

การแสุดงรายุงานัและสุถึ ต่

ระบบพ ม่พ�สุล ปเง นัเด/อนั (e-account) ระบบสุารบรรณีอ เล4กท์รอนั กสุ� (e-filing) ระบบจองห�องประช�ม่ (e-booking-room) ระบบจองรถึสุ�วนักลาง (e-booking-car) ระบบบร หารโครงสุร�างองค�กร (e-organization) ระบบยุ/#นัใบลา (e-leave) ระบบฝากข�อความ่ (e-messenger) ระบบสุถึ ต่ การใช�งานั (e-statistic) ระบบม่อบหม่ายุและต่ ดต่าม่งานั (e-follow-up) ระบบนั�ดหม่ายุ (e-schedule) ฯลฯ

- ระบบร�บ-สุ�งหนั�งสุ/อ - การเว"ยุนัหนั�งสุ/อให�บ�คลากรภายุในั

หนั�วยุงานั - ต่ารางนั�ดหม่ายุสุ�าหร�บผ8�บร หาร - ต่ารางนั�ดหม่ายุสุ�วนับ�คคล - ปฏิ ท์ นัก จกรรม่สุ�าหร�บหนั�วยุงานัและ

สุ�วนับ�คคล

- การม่อบหม่ายุงานัผ�านัระบบ - การเก4บข�อม่8ลภาระงานัของบ�คลากร

ภายุในัหนั�วยุงานั - การรายุงานัความ่ก�าวหนั�าของภาระ

งานัของบ�คลากรภายุในัหนั�วยุงานั - ประเม่ นัผลการปฏิ บ�ต่ งานัของบ�คลากร

- ผ8�ใช�สุาม่ารถึลางานัในัประเภท์ต่�างๆ ได�ผ�านัระบบฯ

- ผ8�บร หารสุาม่ารถึอนั�ม่�ต่ การลาผ�านัระบบฯ - จ�ดท์�ารายุงานัสุร�ปเก"#ยุวก�บ ว�นัลาสุะสุม่

ของบ�คลากร - จ�ดท์�ารายุงานัเพ/#อประกอบการประเม่ นั

ผลการปฏิ บ�ต่ งานัของบ�คลากร

- จ�ดท์�าฐานัข�อม่8ลผ8�เข�าร�วม่ประช�ม่ - จ�ดท์�าระเบ"ยุบวาระและเอกสุารแนับ

สุ�าหร�บการประช�ม่ - จ�ดท์�ารายุงานัการประช�ม่ - จ�ดการด�าเนั นัการประช�ม่ - จ�ดท์�าระบบสุอบถึาม่ก�าหนัดการประช�ม่

และต่รวจสุอบข�อม่8ลยุ�อนัหล�ง - จ�ดท์�ารายุงานัสุร�ปการประช�ม่ต่�างๆ

- สุร�างแบบสุอบถึาม่ออนัไลนั�ภายุในัหนั�วยุงานั

- สุร�างแบบสุอบประเม่ นัผลงานัออนัไลนั�

- จ�ดท์�ารายุงานัสุร�ปผลการต่อบแบบสุอบถึาม่ต่�างๆ