HR i molnet - workshop HR tech 2016

HR i molnetWorkshop HR Tech 2016-02-11Fredrik Rexhammar, independent HRIS [email protected]: https://se.linkedin.com/in/rexhammar

mailto:[email protected]

HR i molnet - workshop

Digitalisering av HRHR, HRIT och IT

StrategiKostnaderFunktionalitetFörmåga

Business case

Lön vs. HRLokal vs. GlobalSvit vs. Best of breed

ArkitekturProjekt & PartnersFörändringsarbeteSLA/förvaltningPersondata/säkerhet

Införande

Den här workshopen görs oftast tillsammans med HR:s ledningsgrupp och HRIT ansvariga.Syftet är antingen att orientera sig om området HRIT inför ett större projekt eller som startpunkt i att formulera en HRIT strategi.Eftersom dagens övergripande tema är molnet så har jag lagt tyngdpunkten där.

Arbetsmetodik

För varje område (strategi, business case, arkitektur och införande) Bakgrund och kort genomgång Arbeta med eget case/egen situation (två och två eller mindre grupper)

Vad är relevant för min organisation att arbeta vidare med? Vilka är möjligheterna respektive utmaningarna?

Gemensam sammanfattning

Sammanfattning och reflektion av förmiddagen görs avslutar workshopen

Högt tempo och fokus på att hålla tiden (35 min per område) Syftet är att ha belyst alla aspekter och ge deltagarna ett grundmaterial att arbeta vidare ifrån. Raster tas i samband med eget arbete

Molnstrategi

HRIT som del av både HR och IT

Prioriterade HR frågor- för HR chefer i Norden

HR teknologi är med på HR chefers agenda.Den som kan använda enkla system som tilltalar användarens beteende i en digital värld uppnår fördelar inom de övriga prioriterade områdena – global efterfrågan och brist på talang/kompetens

Andreas König och Fredric Ghatan från Chalmers School of Entrepreneurship har intervjuat 25 HR chefer i Norden.Resultaten finns publicerade i ”Successful Talent Aquisition in the digital age”

https://www.linkedin.com/hp/update/6100193739551109121




Medarbetare är digitala Digitala samhället

Banker Deklaration E-förvaltning e-handel Sociala medier

Skapar digital kompetens som kan användas som resurs

Medarbetarperspektivet - digitalisering och HR strategi

E-deklaration

E-faktura

Sociala medier

Digitala banktjänster

E-handel

Legitimering

DigitalaBetallösning

ar

E-förvaltningE-faktura

Sociala medier

E-handel

Legitimering

DigitalaBetallösning

ar

E-förvaltning

Vanan att ha en konsumentupplevelse skapar efterfrågan på enkla digitala lösningar!

HR strategi måste innefatta digital kompetens

Förutsättningar och krav Nya heltäckande HR plattformar i molnet möjliggör

för HR att leverera verksamhetsnytta – men de måste förstå teknologin för att kunna utnyttja den!

HR specialister förväntas kunna både sina specialområden och HR systemen där man arbetar med dem. HR processer och kanaler är integrerade med varandra.

Enkelhet har ett egenvärde Komplexitet kräver information och utbildning Komplexitet tar tid och fokus från användare Komplexitet skapar följdfrågor, supportärenden etc.

Utmaningar Digital kompetens inom HR släpar efter HR systems kartan måste ritas om -

leverantörerna släpar efter Inlåsningseffekter med gamla system Att skapa enkelhet kan vara svårt

Innebär förändring i både process och användbara och enkla system

Innebär att konsolidering inte bara är en IT fråga

How HR Became A Technology-Based ProfessionIt's Time to Redesign HRThe Simplification of Work: What is HR's RoleCAP Gemini – the digital GAP

HR i molnet som del av IT strategin

Hur ställer sig IT organisationen till molntjänster i stort? Exempel från Sverige - rapport om hur statliga myndigheter bör förbereda sig för att effektivisera sin

leverans genom att utnyttja molnet HR är en lämplig kandidat för att tillämpa en molnstrategi

Idag finns det mogna, pålitliga och beprövade lösningar i molnet Ny teknologi utvecklas ”cloud first” HR är inte ”core business” med avseende på IT-lösningar Att bygga upp och underhålla IT-kompetens för HR-system prioriteras inte och blir kostsamt över

tiden Kontinuerlig leverans av nya och förbättrade versioner utan behov av kostsamma IT-projekt Lägre och förutsägbar totalkostnad

Strategi

Exempel på frågor

Anteckningar/kommentarer

Finns det i organisationens övergripande strategi respektive HR strategi kopplingar till HRIT frågor?Finns en uttalad HRIT strategi?

Hur bedömer jag den digitala kompetensen inom HR i min organisation?

Hur uppfattar medarbetare HR processer och HR system idag?

Hur förhåller sig IT till molntjänster i allmänhet?

Hur ser HRIT området ut med avseende på on-premise respektive molntjänster?

Hur ser nuvarande systemleverantörer på digitalisering, förenkling etc.

Övrigt

Vad är relevant för min organisation?Vilka är utmaningarna för min organisation?Vad skulle vi behöva arbeta vidare med?Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra styrkor.

Business case för molnet

Mer och bättre funktionalitet och minskade kostnader

Exempel på drivkrafter och krav på HRIT

Exempel på drivkrafter och behov… Systemstöd saknas för HR processer Behov av integrerade HR processer Behov av globala HR processer och rapportering Flera stand alone-lösningar för olika HR-processer Behov av mer affärsdrivande talent management lösningar

utöver lokal lön/ERP Masterdata i flera lokala system Gamla lönesystem i slutet av sin livscykel Konsolidera IT system och minska antalet HR system Förenklade processer och systemstöd Behov av kontrollerade arbetsflöden Masterdatamanagement och ID management Hantera alla personer dvs. både medarbetare, konsulter etc.

…vilka kräver system och leverantörer som

Se bortom medarbetarregistret, lön och tid –HR teknologi sett ur ett större perspektiv syftar till att förbättra arbetsvardagen genom att utöka funktionalitet, förbättra kommunikation och göra återkommande HR processer enklare och snabbare.

Möjlighet att kombinera lokal lön/lagkrav med global HR Gå från rapportering av basala medarbetardata till analys, prognos

och beslutsunderlag. Medför krav på att kunna utnyttja HR data till framåtriktad analys jämfört med efterhandsrapportering.

Användarupplevelsen i centrum med enkla, användbara och mobila processer/funktioner. Systemet måste stödja, engagera och förbättra produktiviteten.

Integrerade processer som utbyter data med varandra. Medför krav på att fler processer/funktioner ska finnas i samma system. (On-boarding, kompetens, prestation, kompensation, succession etc.)

Leverantörer med nischlösningar dyker upp hela tiden. Medför krav på öppna gränssnitt och integrationsmöjligheter.

Flexibla, snabba och stegvisa implementeringsmodeller.

HR i molnet - värden

Snabbare implementeringsprojekt som kan göras stegvis (3-4 mån)…men ibland kan det vara bättre att ”get the basics right” först

Snabbare värderealisering enligt ovan Verksamheten kan planera och införa nya funktioner genom ständiga uppdateringar utan

större uppgraderingsprojekt. Större möjligheter till anpassning genom att öka/minska licenser/användare/kapacitet Lägre initialinvestering (hårdvara, licenser etc.) och överblickbar totalkostnad Kostnader för HR teknologi sjunker dvs. stordriftsfördelar på leverantörssidan märks i

prissättning Många leverantörer har redan eller är på väg att nästan uteslutande leverera sina system

som molnlösningar

Följ upp faktisk kostnad och värde för on-premise - exempel

Brist på interna IT-resurser specialiserade på HRIS skapar behov av konsultstöd. Två stora uppgraderingar över en 5-årsperiod Ändå upplever verksamheten frustration då man ändå inte har tillgång till den senaste

funktionaliteten

Inve

ster

ings

kost

nad

Supp

ort

Supp

ort

Supp

ort

Upp-

grad

erin

g

Supp

ort

Supp

ort

Inte

rnt

SL

AKo

nsul

t

Inve

ster

ings

kost

nad

Supp

ort

Supp

ort

Supp

ort

Upp-

grad

erin

g

Supp

ort

Supp

ort

Inte

rnt

SL

A

Inte

rnt

SL

A

Inte

rnt

SL

A

Inte

rnt

SL

A

Kons

ult

Kons

ult

Kons

ult

Kons

ult

Upp-

grad

erin

g

Teoretisk kostnad per enhet under fem år

Faktiskt kostnad per enhet under fem år

Molntjänster driver konsolidering både för IT och verksamhet

Incitamenten för konsolidering är högre i molnet.

Marginalkostnaden för att addera fler moduler är låg.

Integrerade HR processer HR processer interagerar

och utbyter data Medarbetare gör allt i ett

och samma system - enkelt

Gemensam rapportering på all data

Lärande PrestationUtvecklingRekrytering

RapporterKompensati

on Ny Modul?TalangOn-boardingStrategisk HR-svit

Incitamenten för konsolidering är ännu högre i molnet än i lokala system. Marginalkostnaden för att addera fler moduler är låg.

Kost

nade

n fö

r fö

rsta

m

olnb

aser

at

mod

ulen

(ink

l. in

frast

rukt

ur).

70 %

Extra

mo

dul 1

5-15

%

Extra

mo

dul 2

5-15

%

Inte

grat

ions

-ko

stna

d

Alte

rnat

iv

mol

nlös

ning

fö

r ex

tram

odul

2 Alternativt måste en relation till en ny molnleverantör inledas vilket också medför eventuella inegrationer.

Marginalkostnaden för en extramodul hos samma leverantör är ofta låg.

Exempel på totalkostnad Functional area Consolidated SaaS solution Standalone solutions

Consolidated solution X yearly SaaS fee N/A HR Core Included in consolidated solution X yearly SLA

Compensation management

Included in consolidated solution 0,5 X yearly SLA

Performance Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution.

Talent review and succession

Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution.

Learning Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution.

Potential yearly IT costs for HR

1 X 2 – 3 X

Glöm inte att göra jämförelse med outsourcing – särskilt för lön

On premise internal IT solution

Business process outsourcing

Software as a service (SaaS)

Exempel

Ny funktionalitet – compensation Bonus Lönerevision

Kapacitet och förmåga inom HR att genomföra en global process Möjlighet att styra och följa upp

strategiska kompensationsfrågor Enklare och bättre kvalitet för chefer

Compliance Kontrollerade flöden istället för excel

Ökad kostnad…nytt system Finns inget ”gammalt” system att ersätta

Konsolidera samtidigt och lös andra problem – lägre totalkostnad Nytt masterdata system tillsammans

med compensationsmodul Ny modul för performance och talent i

samma system

….total lönekostnads ökning minskar med 0,01%....

Business case för molnet

Exempel på frågor Anteckningar/kommentarerVilka mål, problem eller andra utmaningar finns idag inom organisationen där HR ses som en del av lösningen?Hur skulle befintliga eller nya HRIT lösningar vara en del av HR:s arbete med ovanstående?

Utgå från drivkrafterna på sidan 11. Vilka drivkrafter är relevanta? Lägg till fler vid behov.

Hur ser livsscykelsituationen ut för HR systemen ut idag? Hur påverkar det HRIT planerna?

Erfarenheter från nuvarande förvaltning med exempelvis daglig förvaltning, support från leverantör, uppgradering, kompetensförsörjning etc.Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som affärsutvecklande, t.ex. stödja strategi, tillväxt eller intäktsskapande.

Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som effektivisering, besparing och ”cost avoidance”

Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som minskad risk, t.ex. säkerställa att följa lagar och regler.


Arkitektur

Hur ser HR systemsmarknaden ut

Lärande• Utb. adm• e-lärande• Sammarbete

Prestation• Mål• Planer• Utvärdering

Utveckling• Roller• Kompetenser• Karriärplanering

Rekrytering• Portal/annonser• CV databas• Intern/extern

Rapporter• Personal data• Lönedata• Extern data• Data warehouse• Extern plattform

Kompensation• Lönerevision• Bonus• Förmåner

Workforce planning• Kompetens• Organisation• Prognos

Talanghantering• Successionsplan• Talangpooler

On-boarding• Introdution• Utrustning• time-to-perform

Rapporter(kostnad & frånvaro)

Lokal arbetsrätt LAS etc.

Processtöd för HR

Talent Mgmnt System / moduler

Masterdata

Lokala lönenäraHR-funktioner

LönLön

Tid / schemaläggning / bemanning Resa / utläggTid och resa

Extern rapportering till myndigheter

Masterdata för alla anställda (medarbetarregister)• Person- och anställningsdata för alla medarbetare (och konsulter)• Team och organisationsstruktur dvs. vem är chef över vem• Basprocesser för underhåll (NY, ÄNDRING och AVSLUT)• Rapport och export funktioner

Ekosystemet för HRIT

Transaktionellt lager

Master data för alla anställda (medarbetarregister)

Lön Tid, resa, utlägg

Lönesystem

Rekrytering Lärande

On-boarding Kompensation

Utveckling Prestation

Talanghantering Workforce

planning

Rapporter

Master data lager


HR process stöd(talent management system/moduler)

Lokala lön/ HR leverantörerOutsourcing leverantörer



ERP system





planning

Rapporter

ERP leverantörerMaster data lager





Molnbaserade HR system





planning

Rapporter

Molnbaserade HRplattformar

Master data lager





Nischsystem





planning

Rapporter

Master data lager



Nischleverantörer

Nischleverantörer



Olika typer av system överlappar





planning

RapporterMolnbaserade HRplattformar

ERP leverantörer

Nischleverantörer

Nischleverantörer

Svenska löneleverantörerOutsourcing leverantörer



best practice exempel 1 (från Svenska HR dagarna 2015)





planning

Rapporter

Master data lager



Lokal eller outsourcad lön

MolnbaseradHR plattform

Existerande ERP lösning







planning

Rapporter

Master data lager



Lokal lön

MolnbaseradHR plattforminklusive HR master



Lön Tidrapportering, resa, utlägg


Ärendehantering Rekrytering

Prestation

e-learning

Master data lager



HR master och prestationsmodul

Lokaloutsourcad lön

Separata försystem

Arkitektur

Exempel på frågor Anteckningar/kommentarerUtgå från bilden på sidan 18

Försök att beskriv er befintliga arkitekturUtgå från exempel på bilderna 24-26

Fundera på vilka för- och nackdelar de olika lösningarna kan tänkas ha.Utgå från bild 26Vilka utmaningar och möjligheter skulle man stå inför om man t.ex. vill införa en molnbaserad plattform med både stöd för Core HR/masterdata och talentprocesser?

Hur skulle er målarkitektur se ut? Vad skulle vara viktigast?

Utgå från funderingar kring de behov och drivkrafter vi diskuterade under Strategi och Business case.


Införande

Projekt, förändringsarbete och förvaltning

Implementering

Val av integratör är lika viktigt som val av system Om molntjänsten är uppbyggd på en modulär arkitektur som tillåter steg-för-steg

införande…..då måste också integratörens projekt bygga på de principerna Närhet och iterativt arbetssätt viktiga komponenter för att uppnå bästa kravuppfyllnad Förståelse för ”best practice” processer i systemet krävs

Utmana HR:s processer och våga förändra processen om det blir enklare för användaren i systemet

Underskatta inte behovet av förändringsledning Möt användarna med många och varierade av utbildning, support och uppmuntran i

tillägg till de vanliga kanalerna

32

Effekt är resultat av både struktur och efterlevnad

STRU

KTU

REFTERLEVNAD

Inga krav på efterlevnadFå följer processenTidsödande att följa processenVarierande och låg kvalitet i underlagOnödigt arbete skapas

Tydliga krav på efterlevnadAlla följer processenEnkelt att göra rättHög och jämn kvalitet i underlagFrigör tid för kvalitativt arbete

Process

Ad hoc

Integrerade/end-to-end processer

Integrerade IT system

IT system

Tänk på att det är svårt att avhjälpa brister i efterlevnad med mer struktur. Dvs. det är

många gånger lättare att arbeta med efterlevnad

Effek

t

Exempel på stegvis införandemodell

Kontinuerlig information, utbildning etc

Fas 1En konsoliderad Masterdata på anställda och organisationer

Masterdata inom HR

Fas 2Hantering av kompensation i en kontrollerad arbetsström istället för Excel

Lönerevision och bonus

Fas 3Nytt system för lön, tidsrapportering och resehantering.

Fas 4Prestation, talanghantering och succession

Prestation och succession

Värd

eFu

nktio

nanl

itet

Projektresurser:• Små fokuserade team – arbetar nära ”ämnesexperter” inom HR• Systemleverantören tillhandahåller åtkomst till lösningen men applikationskonfigurationen kan göras av

fristående partner• Projektledare som säkerställer leverans och kvalitet. • Bygg upp verksamhetsnära förvaltning redan i projektet• Referensgrupper i verksamheten involveras

Lönehantering

Intern organisation

Affärsnära förvaltning Business service management / Förvaltningsledare Ansvara för effektivt utnyttjande av leverantörens

support Kan processerna och kravställer ny konfiguration

utifrån verksamhetens behov Säkerställa att ny funktionalitet kommer ut i

verksamheten Digital kompetens inom HR krävs för att utnyttja

ständigt ny funktionalitet i nya versioner. HR:s processägare och HR specialister måste vara

involverade Involvera chefer och medarbetare – enkelt att testa

SLA med egna IT avdelning SLA med intern SLA-organisation behövs

fortfarande men med förändrat innehåll Mer generiska IT tjänster och mindre

specialiserad HRIT applikationsförvaltning Säkra åtkomst till tjänst (webbläsare,

brandväggar, proxy, etc) Integrationer Löpande uppföljning och revision av IT-säkerhet IT arkitekt med förståelse för verksamheten är

en nyckelroll

Cloud management på riktigt – inte perfekt men ofta bättre än nuläget

Val och jämförelseparadoxen

Nuvarande lösning

Föreslagenlösning

Teoretiskt”bästa” lösning

Vi spenderar för mycket tid här

• Persondata• Kontinuitetsplanering• Servicenivåer• IT säkerhet• Juridik

Lagkrav

...när vi borde säkerställa detta

Molnet, säkerhet och persondata

Persondata Det är inte förbjudet att ha persondata i

molnet…men gör rätt Allmänt krav på att följa lokal och EU

rätt Håll data inom EU/EES

Alla siter inklusive disaster recovery Hantera supportpersonal utanför EU/EES

Underleverantörer EU: nya dataskyddsdirektiv från 2018

(Sverige) Utanför EU/EES?

Lita inte på Safe Harbour - risk för att alla Safe Harbour avtal blir ogiltiga

EU:s ”model clauses” ska användas

Säkerhet Arbeta med IT avdelning med

molnstrategi…inte mot Stora leverantörer har bättre

förutsättningar att leva upp till säkerhetskrav

Regelbundna oberoende 3:e parts penetrationstest/säkerhetstester

Regelbundna process revisions rapporter (t.ex. Type 2 SOC1)

Data processing agreement

Vendor

Company/Group

Other legal unit

Adherence agreement

Data processing agreement

Sub-contractor

Exempel: Governance matrix

What Who How When

Penetration tests Third party or internal department Separate agreement with vendor is always required

On suspicion or major architectural changes.

Review third party security reports

Third party conducts test. Vendor delivers tests to customers for review

Regular basis i.e. yearly

Review third party process audit reports (like Type 2 SOC 1)

Third party conducts audit. Vendor delivers audit report to customers for review

Regular basis i.e. yearly

List of sub-contractor entities Vendor keeps an updated list and report changes to customer.

When changes occur

Inspect premises Customer staff or third party Visit datacentres

Follow legislation on personal data integrity

Customer and vendor´s joint responsibility

Follow updates and proposals for changes in legislation. Prepare actions within customer organization or vendor delivery.

Continuous

Vendor follow up Customer vendor management Vendor meetings to inform and possibly align strategies

Införande

Exempel på frågor Anteckningar/kommentarerJämför egna erfarenheter av införandeprojekt med erfarenheterna i bild 30.Hur tror du förvaltning och SLA med egna IT avdelningen behöva utvecklas om ni skulle använda molntjänster i större utsträckning?Har ni erfarenhet av att arbeta med IT – säkerhet och juridiska avdelningar runt molntjänster och persondatalagar? I så fall beskriv hur ni organiserade arbetet?Fundera på de 3 viktigaste aspekterna att ta hänsyn till i just din organisation vad gäller säkerhet/persondata, införande och förvaltning.Fundera över viktiga kompetenser inom HR och IT för att lyckas med en molnstrategi?Fundera på hur faktorerna ”Efterlevnad” och ”Struktur” ser ut i din organisation? Se bild 36. Hur skulle det inverka på framtida HRIT projekt?Övriga reflektioner


Avslutning

Reflektioner

Reflektera

Vad tar jag med mig från dagens workshop?Vad kunde vi ha gjort bättre i workshopen?

Länkar och referenser

Referens LänkSuccessful Talent Aquisition in the digital age


HR måste förstå teknik https://www.linkedin.com/hp/update/6098261216281522176

HR släpar efter i kompetensuppbyggnad

CAP Gemini – the digital GAP

HR och enkelhet https://www.linkedin.com/pulse/simplification-work-what-hrs-role-josh-bersin

HR måste kunna utnyttja teknik

https://www.linkedin.com/pulse/20140503234646-131079-it-s-time-to-redesign-hr

Molntjänster i Svenska staten

https://secure.pensionsmyndigheten.se/Molnet16.html

Här är en sammanställning av intressanta länkar som jag refererar till i presentationen.

