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Beneficios de las herramientas colaborativas
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Rambla Catalunya, 33 - 08007 Barcelona - T. 932 541 530Fortuny, 3 - 28010 Madrid - T. 917 021 645www.nextret.net - [email protected]
NexTReT
Modernización e Innovación en la Administración
Beneficios de las herramientas colaborativas en la Administración Local
Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011
Optimizamos el área TIC de nuestros clientes con servicios gestionados y proyectos de infraestructuras TIC, aplicaciones y soluciones de calidad de servicio.
Qué hacemos
Proyectos destacadosRepsol: Arquitectura y plan de gobierno para la plataforma SharePoint
Azkar: Virtualización del puesto de trabajo para 5.000 usuarios
ICEX: Gobierno y mejora de la calidad de servicio de aplicaciones
Ministerio de Defensa: Portal de Conducción de Operaciones
Desde 1993
Más de 5.000 proyectos con éxito
Más de 200 profesionales
Más de 100 certificados de fabricantes
Oficinas en Barcelona y Madrid
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NexTReT también puede optimizar tu área TIC
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Soluciones completas
Plataforma de productividad
Infraestructura
+
Microsoft Partner Program: TOTAL de 13 competencias en tecnología Microsoft
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Servicios SharePoint
Maximizar la rentabilidad y eficiencia del proceso productivo también requiere actuaciones específicas en ámbitos transversales a la organización:
Desarrollo Implantación y personalización Desarrollo .Net + SharePoint Integraciones Backoffice Integraciones con productos de terceros (BPM, OCR, etc.)
Operación y Mantenimiento Contenido y desarrollo Administración 24x7 de la plataforma Servicio de Atención al usuario Monitorización de la experiencia del usuario
Arquitectura y Governance Auditorías de rendimiento y arquitectura Consultoría SOA Definición de la arquitectura Definición del plan de Governance
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HERRAMIENTAS COLABORATIVAS EN EL
AYUNTAMIENTO DE POZUELO DE ALARCÓN
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Objetivo
Construcción del Gestor Documental de Ayuntamiento con la plataforma Microsoft SharePoint Server 2010, con el objetivo de: Reducción de costes de gestión, agilizando la tramitación y la búsqueda de
documentos Mejorar la colaboración y gestión sobre los expedientes y documentos, tanto
físicos como digitales Adaptación a la ley 22/2007, cuyos conceptos principales se resumen en:
Identificación Autenticación Integridad de la información Confidencialidad Disponibilidad Conservación
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
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FUNCIONALIDADESPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 8
Funcionalidades
Áreas Documentales Organización de la Gestión Documental del Ayuntamiento en 4 áreas principales:
Administración, Gobierno, Hacienda y Servicio. Cada área dispone de una serie de sub-áreas asociadas.
Series Documentales Cada sub-área engloba un conjunto de series documentales. Existen más de 300
Series Documentales definidas en el sistema
Expedientes Dentro de cada Serie Documental accedemos a los expedientes que contiene. Cada expediente contiene los documentos asociados al mismo. Atributos: Facilitan la clasificación y búsqueda posterior de los mismos. Además, en
el sistema se pueden incorporar árboles de clasificación globales (Tesaurus) que facilitan dicha clasificación.
Documentos: Cada expediente admite una serie de tipos de Documento. Para cada tipo de Documento se pueden definir una serie de atributos específicos
Ciclo de vida: Cerrar expediente. Fecha de caducidad y motivo de cierre Expediente caducado. Se notifica y decidir entre: Posponer fecha de caducidad,
Enviar al archivo, Eliminar del sistema9Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011
Funcionalidades
Firma Digital El gestor permite realizar la firma de los documentos, integrándose con un
sistema de firma electrónica. Este proceso de firma asegura la Autenticidad de la información.
Búsqueda El sistema integra un potente motor de búsqueda. Se pueden buscar
expedientes y documentos a dos niveles: Búsqueda por texto (Full-text Search) Formulario de búsqueda específica por atributos
Préstamos y registro de entrada/salida Préstamo físico: Gestión, desde el sistema, de préstamos de documentos
físicos. Préstamo digital: Una vez los expedientes están en el archivo, se pueden
solicitar su préstamo donde nos concederán su acceso para consulta durante un periodo definido.
Registro de entrada/salida. Permite mantener el registro de entrada y salida del Ayuntamiento. Una vez cargado un documento digitalizado genera un número de registro y se controla el estado desde el sistema.
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BENEFICIOS11Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011
Beneficios que se obtienen con el sistema
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Algunos de los beneficios directos que podemos identificar gracias a la incorporación de este sistema son: Seguridad en el acceso a la información a través de roles y permisos Disponer de documentación centralizada con versionado automático de los
documentos y expedientes. Reducción del uso del correo electrónico con archivos adjuntos
Auditoría de acceso y Trazabilidad de las operaciones realizadas sobre expedientes y documentos
Mejora de la gestión de los expedientes/documentos a través de: Ciclo de vida de los expedientes Préstamo digital y físico
Ahorro de tiempo en la búsqueda de información y acceso a los expedientes Ahorro de papel y de espacio físico al disponer de los expedientes
digitalizados Concurrencia de acceso: La información está siempre disponible para
múltiples usuarios
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¿Hasta dónde quieres llegar?
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Nuestro compromiso es optimizar el área TIC de nuestro cliente consiguiendo que preste un mejor servicio a su organización y a sus clientes con flexibilidad y reducción de costes.
Si quiere dar el siguiente paso nos encontrará en:
Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011
BarcelonaRambla Catalunya, 33Tel: 932 541 539Fax: 934 175 062
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