Projektopstart bølge 3

Opstart af bølge 3

Obligatorisk Digital Selvbetjening

for projektledere

25. september 2013

25. september 2013 Koncern IT

Dagsorden

1. Hvad er obligatorisk og effektiv digital selvbetjening?

2. Områder i bølge 3

3. Ideen bag obligatorisk og effektiv digital selvbetjening?

4. De økonomiske forventninger?

5. Roadmap for jer som projektledere

6. Hvordan lykkedes I med projekterne?

7. Forventninger til jer lige nu

8. Spørgsmål

9. Kontakt


Hvad er obligatorisk og effektiv digital selv-betjening?

• En del af den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015

• En del af målet om at frigøre en effekt på samlet ca. 2 mia. i kommunerne fra 2015

• En del af Direktionens strategiske indsatsplan ”Vores Egen Butik”

• Lovene om digital selvbetjening fokusere på:

• At kommuner SKAL stille brugervenlige løsninger til rådighed via hjemmeside og borger.dk

• At borgere, der KAN anvende digitale selvbetjeningsløsninger SKAL anvende dem

• At kommunen har pligt til at vejlede borgeren i løsningen og generelt om regler

• At kommunen KAN afvise ansøgninger, der ikke modtages digitalt med mindre borgeren ikke

kan anvende løsningerne – eller der gælder særlige forhold (fx fysiologiske og psykiske

årsager mv.)

• At for de borgere, der ikke kan, skal kommunen betjene borgeren på anden vis (tænk

billigste kanalalternativ)

• Bølge 3 løsningerne skal være i drift pr. 1. december 2014.


Områder i bølge 3

De omfattede obligatoriske områder og projektledere i parentes er:

• Ansøgning om beboerindskud (Helle Bareuther)

• Folkeregisterområdet - bopælsattest og adresseforespørgsel (Lene B. Hansen)

• Logiværterklæring (Lene B. Hansen)

• Ansøgning om byggetilladelse (Nina G. Bredahl)

• Ansøgning om byggearbejde (Nina G. Bredahl)

• Serviceydelser på trafik og vej (Per B. Thorsager)

• Anmeldelse om opgravning og ledningsarbejder (Børge Nielsen)

• Affaldshåndtering fra borgere (Bjarne Kallesøe)

• Affaldshåndtering fra virksomheder (Bjarne Kallesøre)

• Udlån og udleje af lokaler (fokus på foreninger under folkeoplysningsloven) - (Kristina

Gaardsted)


Områder i bølge 3Bølge 1 - December 2012 Bølge 2 - December 2013 Bølge 3 - December 2014 Bølge 4 - December 2015

Aftalt og lovgivet Aftalt og lovgivet Aftalt Under afklaring

Flytning Begravelseshjælp Sygedagpenge

Botilbud til ældre og folk

med handicap

Sundhedskort Friplads til dagtilbud

Ansøgning om

beboerindskud

Ansøgning om dækning

af merudgiftsydelser til

børn med nedsat

funktionsevne

EU-sygesikring Hjælpemidler

Bopælsattest og

adresseforespørgsel

Ansøgning om tabt

arbejdsfortjeneste ifbm.

forsøgelse af børn

Optagelse i dagtilbud Udrejse Logiværterklæringer

Ansøgning om

enkeltydelser

Optagelse i fritidshjem Kørekort

Ansøgning om

byggetilladelse

Ansøgning om hjælp til

forsøgelse

(kontanthjælp)

Optagelse i SFO

Navne- og

adressebeskyttelse

Ansøgning om

byggearbejde

Ansøgning om personligt

tillæg

Skoleindskrivning Pas

Serviceydelser på trafik

og vej

Anmeldelse af BBR

oplysninger

Skadedyrsbekæmpelse

(rotter)

Anmeldelse om

opgravning og

ledningsarbejder Evt. mfl.

Lån til betaling af

ejendomsskat

Affaldshåndtering fra

borgere

Sygedagpenge

(oplysningsskema)

Affaldshåndtering fra

virksomheder

Udlån/udleje af lokaler

og ejendomme

Udlån og udleje af

lokaler

Valg af læge Parkering

Vielse/partnerskab

Seviceområder

Status

Foreløbige områder

i bølge 4


Ideen bag obligatorisk og effektiv digital selvbetjening

De økonomiske forventninger

Hvad er formelt besluttet?

Med Økonomiaftalen for 2014 fortsætter bølgeplanen. KL og regeringen har aftalt indhold og

potentialer for bølge 3, som træder i kraft den 1. december 2014. Bølge 4 er IKKE aftalt, men er

i proces.

Bølge 3 indeholder 10 opgaveområder:

1. Affaldshåndtering fra borgere

2. Affaldshåndtering fra virksomheder

3. Anmeldelse om byggearbejde

4. Ansøgning om byggetilladelse

5. Ansøgning om lån til beboerindskud

6. Registrering i CPR (bopælsattester og folkeregistermeddelelser)

7. Serviceydelser på vej og trafikområdet (ansøgning om råden over vej)

8. Anmeldelse om opgravnings- og ledningsarbejder

9. Logiværtserklæringer

10. Ansøgning om betalingslicenser og afgifter i forbindelse med parkering (vedrører ikke

Herning).



Økonomi og forudsætninger

Udgifter ifm. implementeringen af bølge 3 i 2014 dækkes af potentialet i 2015. Altså intet

potentiale i budget 2014!

Overgangen til digital selvbetjening i tredje bølge vil frigøre:

• 64 mio. kr. i 2015 (ca. 1 mio. kr. i HK) stigende til

• 94 mio. kr. i 2016 og frem (ca. 1,4 mio. kr. i HK)

Forudsætninger:

• Kommunerne tilvejebringer de fornødne ”effektive, brugervenlige og tilgængelige

selvbetjeningsløsninger i relevant omfang”.

• Loven for bølge 3 forudsættes at være trådt i kraft den 1. december 2014. Relevant

lovgivning en forudsætning for realisering af gevinst.

• Der igangsættes analyseaktiviteter frem mod økonomiaftale 2015, der skal afdække de

områder, der skal indgå i den fjerde og sidste bølge.



Principper for gevinstrealisering

Principperne i bølge 1 og 2 er politisk besluttet 3,1 mio. kr. i gevinstrealisering.

• IT-investering og afledt drift findes som udgangspunkt på fagområdet, når løsningen

relaterer sig til et fagområde

• Gevinsterne udmøntes på det pågældende fagområde

• Gevinsten anvendes i bølge 1 og 2 til finansiering af implementering af projekter (fx

central digitaliseringspulje)

Realisering af gevinster for bølge 3 og 4 følger de samme principper for bølge 1 og 2.



Roadmap for jer som projektledere

Her er vi lige nu



• Projektetablering (Indhold og rammer for projektet via organisering og projektbeskrivelse)

• Tids- aktivitets- og ressourceoverblik

• Afdække nuværende systemer, processer og sammenhænge, kanaler (AS-IS) = (grundlag for gevinster)

• Fastlægge nye processer og sammenhænge (TO-BE) = (grundlag for gevinster) + evt. borgerinddragelse

• Skabe overblik over økonomiske og kvalitative gevinster

aug sep okt nov dec jan feb mar apr

Afklaring

PlanlægningKOMBIT AS-IS og TO-BE

2014

Procesafdækning TO-BE

Business Case - baseline

KOMHEN 2.0 måling

KOMBIT Faktaark

Aktivitets- og ressourceplan

Projektorganisering

Projektbeskrivelse

Procesafdækning AS-IS

2013Faser



• Procesafdækning fastlægger nye krav til nuværende eller anskaffelse af nye løsninger

• Tilpas Business Case efter modtaget tilbud

• Teknisk skal nye løsninger etableres og integreres (husk 24 nationale udviklingskrav)

• Organisatorisk (fastlæg kanalvalg ud fra kommunens kanalstrategi, klæde medarbejdere på til nye processer

og opgaver, juster organisation til nye processer og opgaver, sikre sammenhæng til borger.dk mv.)

• Obligatorisk implementering overfor borgerne (lukke kanaler, markedsføring mv.) og gevinster realiseres på

jeres fagområde

maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar

Driftsoverdragelse

Business Case - gevinstrealsering

2014

Kravspecikation Udbud

Teknisk implementering

Faser2015

Gennemførelse

Obligatorisk borgerimplementeringAfslutning

Business Case review

Intern organisatorisk forandring/implementering


Hvordan lykkedes I med projekterne?

• Brug Herning Kommunes projektmodel til at styre projektet ud fra / Koncern IT kan understøtte fagområdets projektleder med sparring

• Følg udviklingen for det enkelte område hos KL og KOMBIT:

• http://www.kl.dk/Fagomrader/Administration-og-digitalisering/digital-selvbetjening/Obligatorisk-digital-selvbetjening/

• http://kombit.dk/eds

• Procesanalyse (AS-IS) og (TO-BE) kan udarbejdes med støtte fra Koncern IT

• Koncern Økonomi og IT kan støtte jer i udarbejdelsen af Business Case

• Koncern IT er i gang med KOMHEN-målinger sammen med jer via kanalanalyse

• Anskaffe/tilpasse nye/eksisterende digitale løsninger (støtte fra Koncern Indkøb og IT)

• Nye effektive løsninger implementeres teknisk og organisatorisk overfor medarbejdere og borgere, hvor OPB (Koncern IT/Kommunikation og HR) kan understøtte jer.

http://www.kl.dk/Fagomrader/Administration-og-digitalisering/digital-selvbetjening/Obligatorisk-digital-selvbetjening/

http://kombit.dk/eds


Forventninger til jer lige nu

1. Få projektet etableret, lav en plan og få samlet de rigtige mennesker (projektgrundlaget)

2. AS-IS afdækning og Business Case (baseline) påbegyndes

3. Tilmeld jer dialogportalen på KL og gruppen Obligatorisk Digital Selvbetjening (http://dialog.kl.dk/)

4. I forventes at afrapportere status på projekterne hver måned (programleder følger jer op)

http://dialog.kl.dk/


Spørgsmål

?


Kontaktinfo

Kim Nielsen Ranch

Programleder i Koncern IT

E-mail: [email protected]

Mobil: 2960 7034

LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

mailto:[email protected]

Technology

Projektopstart bølge 3