Upload
jprinsen
View
126
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Beschrijft de implementatie van het onderzoekinformatiesysteem (CRIS) Pure aan Tilburg University: het implementatieproject, de data in het Tilburgse Pure RIS, exposure via Pure, rapportages uit Pure, de uitrol en het gebruik. Afgesloten wordt met achtergrondinformatie over leverancier en systeem en met leerpunten.
Citation preview
Pure – een voorbeeld van een RISaan Tilburg University
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
15 september 2014
2
Inhoudsopgave
• Implementatieproject
• Data in het Pure RIS
• Exposure en verantwoording
• Live sinds 22 april
• Atira/Elsevier en Pure
• Leerpunten
3
Implementatieproject
4
Projectorganisatie
• Stuurgroep
• Executive: directeur LIS
• Een senior user van elke faculteit; soms directeur
• Projectgroep
• Functioneel beheerder Metis
• Technisch projectleider
• DBA legacy import
• Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders
5
Inspanning – wie en hoeveel?
Facult
eiten
LIS A
ppl.b
ehee
r
LIS P
roj.m
an.
LIS R
es. s
uppo
rt
LIS U
nix
LIS O
verig
Comm
unica
tie
Ove
rig c
entra
al
0
500
1000
1500
2000
2500
GeplandGerealiseerd
Totaal gepland: 4425 uur
Totaal gerealiseerd: 7155 uur
6
Projectverloop
Project initialisatie
4/2013-6/2013
Installatie
6/2013-7/2013
Sync en import
7/2013-3/2014
Output services
11/2013-3/2014
Productie, voorlichting, organisatie
3/2014
Go live en einde project
4/2014-6/2014
7
Data in het Pure RIS
Soorten data
• Organisaties (430)
• Universiteit, Schools, Instituten
• Personen (5.300)
• Medewerkers (WP), PhD Studenten
• Publicaties (72.000) en activiteiten (8.100)
• Onderzoekgroepen en projecten (1.100)
8
9
Organisatie- en persoonsdata – route
IDM
Organisatiedata
• Uitgangspunten
• SAP-HR is leidend
• Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure
• Data wordt dagelijks gesynchroniseerd
• Uitdagingen
• Selectie (organisaties met WP)
• Uit de pas lopen organogrammen SAP-HR en Metis
• Goede mapping Metis - SAP-HR
• Naamswijzigingen in SAP-HR
10
Persoonsdata
• Uitgangspunten
• SAP-HR is leidend
• Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure
• Data wordt dagelijks gesynchroniseerd
• Uitdagingen
• WP-ers die niet in SAP-HR zitten (oud-werknemers, externe en beurspromovendi)
• Aanpassing workflow HR
• Selectie van WP
• Nieuwe codes
11
Publicatie- en activiteitendata – route
12
Publicatie- en activiteitendata – route
13
Afbouwen na go live
Publicatie- en activiteitendata
• Uitgangspunten
• Repository is bronbestand (evt. extra conversie vanuit Metis)
• Weinig voorkomende types handmatig invoeren
• Uitdagingen
• Kwaliteit brondata
o Lege verplichte velden
o Inconsequente invoer
o ‘Creatief’ gebruik van velden
• Mapping
• Afstemmen met RUG
• Juridische annotaties
14
Oz-groepen en projecten– route
15
16
Oz-groepen en projecten (1)
• Uitdagingen
• Hoeveelheid werk rondom mapping
• Verplichte begindatum ontbrak in Metis
• Parent organisatie uit SAP-HR bepalen
17
Exposure en verantwoording
18
Exposure via output services – route
NARCIS
19
Output services
• Uitgangspunten
• Pure is de bron voor overzichten van onderzoekoutput
• Uitdagingen
• Integratie met Experts & Expertise (medewerkerspagina’s)
• Doorgronden van Pure web services
• Werk Atira/Elsevier
20
Verantwoording via rapportages
• Uitgangspunten
• Pure is de bron voor onderzoekoutput
• Uitdagingen
• Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages
• Workaround voor input FTE –> SharePoint en Excel
21
Live sinds 22 april
22
Uitrol in de schools
• Instructie en voorlichting
• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed
• Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn
2313-04-2023
Invoer en gebruik
Economics Social Sciences
Law Humanities Theology
Early adopters voeren zelf in
Rest door secretaresses en student-assistenten
Invoer door Pure coördinator
Invoer door Pure coördinator
Vanaf 10/2014: WP-ers voeren zelf in
WP-ers voeren zelf in
WP-ers voeren zelf in
Titelpresentatie in Footer
Pure sessies
invoer en redactieportal
24
Toekomst – vervolgproject(en)
• Eerste prioriteit
• Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen
• Advanced Portal en Bibliometrics Module implementeren
• Organisatie synchronisatie verbeteren
• Eventueel
• Press clippings door TiU communicatieteam
• Door Atira/Elsevier te ontwikkelen
• SEP module
• Graduate module
• Goede oplossing voor input FTE (eerste versie oktober 2014)
• Documenttype voor juridische annotaties
25
Atira/Elsevier en Pure
26
Atira/Elsevier – het bedrijf en de implementatie
• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties
• Implementatieproject zeer goed georganiseerd
• Start-up workshop
• Views en handleidingen via wiki
• JIRA voor issues
• Duidelijke error logs
• Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode)
• Prettige samenwerking
• Vaste projectmanager en IT-er
• Tweewekelijks overleg
• Snelle reactie
• Eerlijk
27
Pluspunten• Zeer gebruikersvriendelijk
• Goede faciliteiten voor data beheer
• Geïntegreerde workflow
• Extra modules, bijvoorbeeld voor bibliometrics
• Applicatiebeheer uit te besteden
• Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit
Minpunten• Vergt zware dedicated
machine
• Gaat niet efficiënt om met database
• Geen faciliteiten voor input FTE (tot okt. 2014)
• Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk
Pure – het systeem
28
Leerpunten
29
Leerpunten (1)
• Standard portal is netjes, maar ECHT standaard
• Planning in offerte Atira/Elsevier was te optimistisch
• Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten
• Volg de hardware-eisen van Atira/Elsevier
• Goede afbakening scope loont
• Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira/Elsevier)
30
Leerpunten (2)
• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import
• Test systematisch. Testers hebben sturing/testscenario’s nodig
• Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt
• Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import
• Accepteer en plan werk na go live
• Trek samen op met andere Nederlandse Pure sites (o.a. voor afspraken en workarounds)
31
Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
TiU kan delen met andere universiteiten en hogescholen
Projectplan (PID)
Eindrapport
Vragen? Meer informatie?