SharePoint Search mot 360° og ProArc Knut-Erik Gudim, Principal Product Manager

31.10.2013

Software Innovation A leading Scandinavian ECM software provider

Mer enn 580 kunder …. B

usin

ess

360

Pro

Arc

P

ublic

360

Hvorfor er søk viktig?

•  «På spørsmål om hva som var viktigst å vektlegge i arbeidet med å gjøre systemet mer brukervennlig, svarte de ansatte»

Bedre gjenfinnbarhet

•  «Vi finner ikke dokumenter når vi skal hente noe til gjenbruk»

•  «Kanskje det ligger i systemet og mulig det er der - men vi Vi klarer ikke å formulere søket»

•  Mange kontakter helpdesk for å søke...

”Søkebildet” i virksomhetsystemer – er ofte for eksperten

…. mens det brukerne er vant til fra Internett……

…og det de ønsker seg…?

…. med innhold fra flere kilder samtidig….

Kort oversikt - hvilke søkemuligheter systemene idag?

Hva har vi av søkemuligheter? – Dynamiske lister

Hva har vi av søkemuligheter? – «Globalt» søk

Hva har vi av søkemuligheter? – «Globalt søk – med eksterne kilder»

Hva har vi av søkemuligheter? – «Utvidet søk» for eksperten

Som kan lage søk for andre

Hva har vi av søkemuligheter? – «Enterprise search connector»

• Web Services /BCS komponenter som kan benyttes for å koble 360 inn som en kilde i en enterprise søk løsning •  FAST – SharePoint 2010

Brukes av partnere til å bygge integrasjoner

Det vi nå arbeider med

SharePoint Search 2013 i 360 og ProArc «out of the box»

Enklere og billigere implementering – bedre for brukerne

•  En «out-of-the-box» løsning for SharePoint Search 2013 som kan •  Brukes internt i 360 og ProArc

•  Konfigureres uten koding

•  Inngå i større enterprise løsninger

Utfordringer

•  Hva skal indekseres? •  Dokumenter og metadata?

•  Hvilke metadata

Project

Case Contact

Activity

Estate (”Custom”)

Document

Utfordringer

•  Hvordan håndtere sikkerheten? •  Tilganger endrer seg dynamisk i et sak- og

dokumentsystem

Litt teknikk

•  «Business Connectivity Services»

Indeksering av dokumenter og metadata via BCS

SP Search

360 ProArc

Man kan bestemme hvilke metadata som skal indekseres

•  Trinn 1 (Ved indeksering): Vi overfører sikkerhetsinfo/aksessmatriser

•  Trinn 2 (Ved søk): Vi gjør en ekstra sjekk ved presentasjon av resultatet

Sikkerhet – tilgangskontroll i to trinn

Pre-­‐Trimmer   Post-­‐trimmer  Security change reflects only after running a crawl.  

Security is real time  

No query latency  Impact on query latency, thus performance  

Refiner counts always accurate   Not accurate  

SharePoint Search 2013 «out of the box» - hva vil det gi?

Kombinert søk dokument-tekst og metadata Tilbyr all funksjonalitet i SharePoint Search

•  «Refiners» (filter)

Integrasjon av SharePoint Search 2013 «out of the box»

•  «Promoterte» resultater

Integrasjon av SharePoint Search 2013 «out of the box»

•  Forhåndsvisning, thumbnails

Integrasjon av SharePoint Search 2013 «out of the box»

•  «Avansert søk»

Integrasjon av SharePoint Search 2013 «out of the box»

Oppsummering - status

•  Dagens interne søkemuligheter kan kompletteres med eksterne søkemotorer •  For SharePoint 2010 og/eller FAST leverer vi i dag

«Enterprise Search Connector»

•  Et teknisk grensesnitt for integrasjon

•  Vi vil levere SharePoint Search 2013 «out-of-the-box» i 360 og ProArc i løpet av 2014 •  Pilotprosjekter pågår

Husk

•  “The top 20% of companies using enterprise search achieved notable productivity gains:

•  executives surveyed spent six hours less personally looking

for information each week, compared to a one hour reduction

reported by executives at companies not among the best

performers;

•  and staff at top performing companies spent 28 hours less

searching for information each week, compared to a one hour

reduction at other companies. “

Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.com

knut-erik.gudim@software-innovation.com