Click here to load reader
Upload
kokurikulumbainun
View
17.573
Download
15
Embed Size (px)
Citation preview
BAB 3: SISTEM FAIL
Skop Perbincangan
1.Konsep Fail2.Jenis-jenis Fail3.Senarai Fail Panitia Di Sekolah4.Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail
Fail
• Merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting
• Setiap folder akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor panggilan.
• Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu proses pengurusan sesebuah organisasi.
Sistem Fail
• Cara atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan kemas.
• Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod.
• Ia berfungsi untuk pelaporan, pelaksanaan dan proses tindakan susulan
Ciri-ciri Fail
• Mudah disimpan, dicari dengan cepat dan difahami
• Tidak kompleks dan mengelirukan• Memenuhi keperluan organisasi• Mudah diproses dan diklasifikasikan• Mempunyai sistem rujukan atau carian
Sistem Fail Utama
Ada empat jenis mengikut pengkelasan (sistem) iaitu:-a.Pengkelasan mengikut abjadb.Pengkelasan mengikut perkarac.Pengkelasan mengikut angkad.Pengkelasan mengikut tempat atau kawasan
Kod Sistem Fail (surat rasmi)
• Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo
• Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan agensi luar)
• Sampul kecil digunakan untuk fail sementara (sekiranya fail asal hilang)
• Kertas minit kecil dikepilkan pada helaian depan fail untuk perhatian dan makluman
Jenis-jenis Fail• Mengikut warna, seperti;
a. Putih – Terbuka dan terhadb. Hijau – SULIT (fail peribadi)c. Merah Jambu – Rahsia (dokumen negara)
d. Kuning – Rahsia Besar; Berpalang merah di sebelah luar kulit (dokumen keselamatan negara bagi kes ISA)
e. Sampul Kecil – fail sementara (fail asal hilang dan akan dipindah semula ke fail asal setelah dijumpai)
Klasifikasi Fail• Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c) - dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada
sesiapapun yang tidak berkaitan• Fail Rahsia dan Sulit – berkaitan perkara 53(b) - dokumen hak persekutuan atau negeri dan digunakan oleh individu yang terlibat sahaja, tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan• Fail Rahsia Besar – berkaitan perkara 53(a)
- dokumen hak persekutuan atau negeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan
Proses Failing
• Namakan fail ikut tajuk atau perkara• Nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk• Tampal kertas minit disebelah kiri kulit
(rujukan)• Dokumen disebelah kanan (masukkan
dalam lubang yang bertali)• Susunan ikut tarikh terkini.
Pernomboran Dokumen
• Dari kanan ke kiri• Surat keluar – pen biru atau hitam• Surat masuk – pen merah• Catatkan di kertas minit – rujukan• Tulis ikut lajur bertajuk
Tutup Fail
• Setelah dokumen ada 100 helai atau bersamaan tebal fail satu inci
• Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth: JPNS 3552/26/Jld 2(24)
• Fail lama diikat dengan tali putih• Disimpan bersama dengan fail baru
Tempoh Penyimpanan Fail
• Lima tahun – ikut keperluan dan garis panduan
• Maklum pada arkid negara selepas 5 tahun• Jika tiada jawapan, tindakan adalah
disimpan di tempat yang ditetapkan untuk rujukan.
• Dimusnahkan apabila dapat kebenaran dari pihak berwajib atau kerajaan (jika fail persekutuan atau negeri)
Senarai Fail Panitia Di Sekolah• Minit Mesyuarat Panitia• Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran• Rancangan Pelajaran Tahunan• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli
panitia• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran• Semakan kerja bertulis• Kewangan dan inventori• Bank soalan• Program Panitia• Fail timbul
Isu-isu semasa dalam sistem failing
• Tiada buku peredaran/pergerakan fail• Sistem yang tidak tekal atau konsisten• Fail ikut bersama pengguna/pengerak• Tidak dipelihara penggunaannya• Tiada pemantauan pengurusan fail• Fail dibuat tidak mengikut tatacara
pembinaan sesuatu fail• Fail tidak ikut sistem dan keperluan
organisasi
Sekian, terima kasih