Thcs Phan Bang Tinh Dien Tu Excel 2003

§¹i häc quèc gia hµ néi

khoa c«ng nghÖ

tµi liÖu h−íng dÉn thùc hµnh m«n tin häc c¬ së

phÇn b¶ng tÝnh ®iÖn tö excel l−¬ng viÖt nguyªn

hµ néi th¸ng 1 n¨m 2003

Tin häc c¬ së - Tµi liÖu thùc hµnh b¶ng tÝnh ®iÖn tö

Trang 2

MỤC LỤC Bài 1: Làm quen với Excel ...................................................................................7

I. Mục tiêu ............................................................................................................7

II. Tổng quan về Excel .........................................................................................7

II.1. Giới thiệu Excel ........................................................................................7

II.2. Đặc điểm của Excel 2000 .........................................................................8

II.3. Khởi động và thoát khỏi Excel .................................................................8

II.4. Màn hình làm việc của Excel....................................................................9

II.5. Giới thiệu bảng tính của Excel ...............................................................12

II.6. Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính...............................................13

II.7. Các thao tác với file dữ liệu....................................................................15

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................20

Bài 2: Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính.......................................................21

I. Mục tiêu ..........................................................................................................21

II. Nhập dữ liệu vào bảng tính............................................................................21

II.1. Các kiểu dữ liệu trong Excel...................................................................21

II.2. Cách nhập chữ tiếng Việt........................................................................23

II.3. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu ......................................................................24

II.4. Các phương tiện sửa và xoá....................................................................29

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................31

III. Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính........................................33

III.1. Định dạng cột, dòng, ô ..........................................................................33

III.2. Cách chọn hàng, cột và ô.......................................................................34

III.3. Chèn hàng, cột và ô ...............................................................................35


Trang 3

III.4. Huỷ hàng, cột và ô.................................................................................37

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................39

III.5. Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook............................40

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................44

IV. Định dạng cho dữ liệu ..................................................................................45

IV.1. Định dạng cho dữ liệu kiểu số...............................................................45

IV.2. Định dạng ngày tháng ...........................................................................46

IV.3. Định dạng vị trí .....................................................................................47

IV.4. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu ............................................................49

IV.5. Tạo đường viền ô ..................................................................................50

IV.6. Tô màu...................................................................................................51

V. Sao chép và di chuyển dữ liệu.......................................................................53

V.1. Sao chép dữ liệu .....................................................................................53

V.2. Di chuyển dữ liệu ...................................................................................58

V.3. Xoá dữ liệu: ............................................................................................61

V.4. Sao chép định dạng, chèn ghi chú ..........................................................61

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................62

Bài 3: Công thức và tính toán cơ bản .................................................................64

I. Mục tiêu ..........................................................................................................64

II. Sử dụng Công thức trong Excel.....................................................................64

II.1. Các toán tử ..............................................................................................64

II.2. Nhập công thức vào bảng tính ................................................................65

II.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối ................................................................67

II.4. Liên kết dữ liệu .......................................................................................68


Trang 4

II.5. Tìm kiếm và thay thế ..............................................................................69

II.6. Sắp xếp dữ liệu .......................................................................................70

Bài 4: Dùng hàm trong công thức ......................................................................76

I. Mục đích..........................................................................................................76

II. Khái niệm hàm trong Excel: ..........................................................................77

III. Nhóm hàm số................................................................................................77

IV. Nhóm hàm thống kê .....................................................................................78

V. Nhóm hàm đổi kiểu .......................................................................................83

VI. Nhóm hàm kí tự............................................................................................84

VII. Nhóm hàm điều kiện...................................................................................87

VII.2. SUMIF .................................................................................................89

VII.3. COUNTIF ............................................................................................89

VIII. Nhóm hàm ngày tháng...............................................................................89

VIII.1. Date.....................................................................................................89

VIII.2. WEEKDAY........................................................................................90

VIII.3. DAY....................................................................................................90

VIII.4. MONTH..............................................................................................90

VIII.5. YEAR .................................................................................................90

IX. Nhóm hàm logic ...........................................................................................91

IX.1. Hàm And ...............................................................................................91

IX.2. Hàm OR.................................................................................................91

IX.3. Hàm NOT..............................................................................................92

X. Nhóm hàm tìm kiếm......................................................................................92

X.1. Hàm VLOOKUP ....................................................................................93


Trang 5

X.2. Hàm HLOOKUP ....................................................................................94

XI. Cách sử dụng hộp Function..........................................................................94

Câu hỏi và bài tập ...............................................................................................96

Bài 5: Định dạng trang và In ấn .........................................................................98

XII. Mục đích .....................................................................................................98

XIII. Định dạng trang và in ấn ...........................................................................98

XIII.1. Định dạng trang ..................................................................................98

XIII.2. In.......................................................................................................101

Câu hỏi và bài tập .............................................................................................102

Ôn tập ...............................................................................................................103

I. Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu .........................................................103

II. Nhập, sửa, xoá dữ liệu .................................................................................103

II.1. Nhập hằng:............................................................................................103

II.2. Nhập công thức:....................................................................................103

II.3. Sửa toàn bộ dữ liệu ...............................................................................103

II.4. Sửa một phần dữ liệu: ...........................................................................104

II.5. Xoá dữ liệu............................................................................................104

III. Các thao tác với hàng, cột, ô ......................................................................104

III.1. Chọn hàng, cột ô..................................................................................104

III.2. Chèn thêm hàng, cột, ô ........................................................................104

III.3. Huỷ thêm hàng, cột, ô .........................................................................104

III.4. Thay đổi độ rộng cột ...........................................................................105

III.5. Thay đổi độ cao hàng ..........................................................................105

IV. Các thao tác với một bảng tính...................................................................105


Trang 6

IV.1. Kích hoạt bảng tính .............................................................................105

IV.2. Các thao tác với sheet..........................................................................105

V. Một số hàm thông dụng...............................................................................106

V.1. Các hàm thống kê .................................................................................106

V.2. Các hàm đổi kiểu ..................................................................................106

V.3. Các hàm kí tự........................................................................................106

V.4. Các hàm toán học .................................................................................106

V.5. Các hàm logic .......................................................................................106

V.6. Cách sử dụng hộp Function..................................................................107

VI. Sao chép và di chuyển dữ liệu....................................................................107

VI.1. Sao chép dữ liệu ..................................................................................107

VI.2. Di chuyểndữ liệu .................................................................................107

VII. Định dạng cho dữ liệu và in ấn .................................................................108


Trang 7

Bài 1: Làm quen với Excel

I. Mục tiêu • Giới thiệu Excel

• Đặc điểm Excel

• Khởi động và thoát khỏi Excel

• Màn hình làm việc

• Giới thiệu về bảng tính Excel

• Di chuyển trong bảng tính

• Làm việc với tệp

II. Tổng quan về Excel

II.1. Giới thiệu Excel

Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng

phần mềm Microsoft.

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel

cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công

thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính

năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.

Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97,

Excel 2000. Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử

dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở

ngại.

Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh hoạ, sau đó khởi động

Excel vừa học vừa thực tập.


Trang 8

II.2. Đặc điểm của Excel 2000

Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi

trường từ Windows 95 trở nên do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000

trong cách định dạng và trang trí, khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:

Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và

Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000.

Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều sẽ tương thích trong

Excel 2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 97 sẽ không tương thích với các phiên bản

trước, tuy nhiên nếu cần Excel 97 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các

phiên bản trước.

Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x.

* Bộ Offce 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (Xử lí

bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và

Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web).

II.3. Khởi động và thoát khỏi Excel

II.3.1. Khởi động Excel:

Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau: Start\Programs\Microsoft

Excel (xem hình)


Trang 9

Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của

Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh

Office Bar

II.3.2. Thoát khỏi Excel:

Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ

liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau:

C1: Chọn File\ Exit

C2: Click nút ở góc bên phải thanh tiêu đề.

C3: Double click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề.

C3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

C4: Click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình

đơn chọn Close.

C5: Right Click biểu trượng trên thanh

Taskbar khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close.

Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất

hiện thông báo như sau:

Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hăy kích

nút No, quay trở lại chọn Cancel để làm tiếp.

II.4. Màn hình làm việc của Excel


Trang 10

II.4.1. Màn hình Excel

Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:

- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và

tên tệp. Tên ngầm định do Excel đặt là Book 1, Book 2, ...

- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép

thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File,

Exit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cách sử dụng thực đơn và các

lệnh trên thực đơn sẽ được lần lượt giới thiệu trong các phần sau.

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh

các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file

vào đĩa (Save), ....

- Thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar): chứa các nút giúp định dạng

nhanh dữ liệu như: chọn font cho dữ liệu (font), chọn cỡ font cho dữ

liệu (Font size), ....

- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời.

- Dạng nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện

thời trong bảng tính.

- Bảng tính (Work sheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.


Trang 11

- Danh sách các sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện

thời. Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Các tên này có

thể đổi được (xem phần sau).

- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện

thời của bảng tính.

II.4.2. Định dạng màn hình Excel

Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bầy, tuy nhiên có thể

làm ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ

khác bằng cách click mở trình đơn View và chọn:

Formula Bar : Thanh công thức.

Status Bar : Thanh trạng thái.

ToolBar : Thanh công cụ, có

nhiều thanh công cụ như:

+ Standard : Chuẩn.

+ Formatting : Định dạng.

+ Drawing : Vẽ.

+ Picture : Hiệu chỉnh hình.

+ …

(Click vào tên các thanh

công cụ để chọn hoặc huỷ bỏ).

Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click & drag tại

khoẳng trống hoặc thanh tiêu đề của chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình.


Trang 12

II.5. Giới thiệu bảng tính của Excel

II.5.1. Workbook

Mỗi Workbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Work sheet

(bảng tính), các biểu đồ (Chart), .... Trong một Workbook có thể có tối đa 255 sheet.

Các phiên bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ

Excel 97, máy mở ngầm định 3 Sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số Sheet ngầm

định này bằng cách sử dụng thực đơn Tools/Options. Trong hộp Sheet in new

workbook của mục General gõ số Sheet ngầm định muốn mở trong file mới.

Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng

tính.

II.5.2. Worksheet

Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Worksheet), trên mỗi bảng tính

bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là

các ô (cells).

- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các

phiên bản trước nó chỉ có 16384 hàng). Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của

mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536.

- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột

(column heading) được đánh số theo A, B, C, ..., IU, IV.


Trang 13

- Các ô (cells): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên

của cột và tên của dòng tạo ra ô đó (Tên cột luôn đứng trước tên dòng).

Ví dụ: A1 (ô giao giữa cột A và hàng 1), E200 (ô giao giữa cột E và hàng 200).

Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell reference.

- Vùng ô (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ hai

ô trở lên), địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới

phải của vùng. Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện cách

nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4,

C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7.

II.6. Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính

Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính

Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ

bản ghi tới ô đó.

II.6.1. Di chuyển con trỏ ô bằng chuột

Kích chuột tại ô muốn chọn.


Trang 14

Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào

các mũi tên của thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuốn ngang

(horizontal bar) để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô cần chọn.

II.6.2. Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím

Phím Công dụng

←, Shift + Tab Để chuyển con trỏ qua trái một ô.

→, Tab Để chuyển con trỏ qua phải một ô.

↑ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ô.

↓ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ô.

Ctrl + ←, → Để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất của vùng dữ liệu.

Ctrl + ↑, ↓ Để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu (tức vùng trên bảng tính có chứa dữ liệu).

PgUp Để chuyển con trỏ ô lên một màn hình.

PgDn Để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình.

Home Để chuyển con trỏ tới ô bên trái nhất trong một hàng.

Ctrl + Home Để chuyển con trỏ tới góc trên bên trái của bảng tính.

Ctrl + End Để chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái của bảng tính.

End+←, End→, Có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di End+↑, End+↓ chuyển đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên. Nếu ô hiện thời đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô kế tiếp có chứa nội dung.

End + Enter Chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng.

II.6.3. Dùng hộp hội thoại GoTo

1. Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh GoTo, xuất hiện

hộp hội thoại.


Trang 15

2. Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45. Muốn

chuyển tới một ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa

chỉ ô. Ví dụ, Sheet2!H50.

3. Click OK.

Ghi chú:

Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong

hộp Name Box và ấn Enter.

II.7. Các thao tác với file dữ liệu

II.7.1. Ghi file hiện thời vào đĩa

Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy

tính. Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào

đĩa để sau đó sử dụng sau.

Các bước thực hiện:

1. Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (hoặc kích chuột vào nút Save

trên Standard toolbar).

2. Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại

Save As (xem hình).


Trang 16

3. Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc folder (thư

mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file.

Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Baihoc thuộc ổ C, hãy kích chuột

vào nút Combo, sau đó kích đúp vào tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục

Bangtinh (xem hình)

3. Kích chuột vào hộp File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ BD10A.

Tên file trong môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 kí tự, trong khi ở môi

trường DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 kí tự.

4. Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save.

Excel tự động gán phần mở rộng .XLS vào tên file. Do đó tên file đầy đủ lúc

này là BD10A.xls. Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính.

Ghi chú:


Trang 17

• Trong trường hợp tên file vừa gõ vào trùng với tên file có sẵn tại chính thư mục

vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau

• Máy thông báo rằng đã tồn tại file BD10A.xls tại thư mục Bangtinh của ổ đĩa

C, bạn có muốn thay thế file cũ hay không? Nếu kích bút Yes, máy sẽ xoá file

cũ và ghi nội dung của file mới vào đĩa với tên cũ. Nếu chọn No, thì file cũ sẽ

được giữ nguyên và nội dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa.

• Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc

thay đổi của file đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại.

II.7.2. Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác

Có thể sao chép file hiện thời trên máy tính thành file khác với nội dung hiện tại

bằng cách sau:

1. Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As. Xuất hiện hộp hội thoại như hình

3.1.

2. Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xoá tên file cũ trong

hộp File name và gõ tên mới.

Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ

việc chọn lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.

Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên.

3. Nhấn Enter hoặckích nút Save.

Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một

file mới với tên file khác hoặc với tên file cũ nhưng đặt ở vị trí khác.

* Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel, mở khung Save as type

để chọn.


Trang 18

* Có thể click nút Tools\General Option (mở hộp thoại Save Option) để có

thêm những lựa chọn khác.

+ Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ khi sửa đổi.

+ Read-only recommended: Thuộc tính chỉ được xem

+ Password to open: Mật khẩu khi mở tệp

+ Password to modify: Mật khi mở sửa.

II.7.3. Gọi một file có sẵn từ đĩa ra màn hình

Khi muốn gọi một file đã được lưu trữ từ đĩa ra màn hình để làm việc tiếp, hãy

thực hiện các bước sau:

1. Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard

toolbar). Xuất hiện hộp hội thoại Open.

2. Trong hộp Save in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở.

3. Kích đúp vào tên file cần mở. Hoặc kích chọn tên file cần mở và kích vào nút

Open.

Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành theo các bước như hình sau:

Ghi chú:

• Một cách ngầm định, Excel lưu trữ 4 file được mở gần nhất ở cuối thực đơn

file. Do đó, để mở một trong 4 file đó chỉ việc kích vào thực đơn File và kích

vào tên file cần mở.


Trang 19

Trong Windows 9x, có thể mở file được sử dụng thường xuyên bằng cách kích vào

nút Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở.

• Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel. Có thể xem danh sách các

file đang mở ở dưới thực đơn Window. Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào

tên file đó.

II.7.4. Tạo một file mới

Để tạo một file mới hãy làm như sau:

Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại:

Chọn Workbook và kích OK.

Ghi chú:

• Có thể dùng nút New trên Standard toolbar.

II.7.5. Đóng file hiện thời

1. Mở thực đơn File.

2. Kích chọn lệnh Close.

Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo như hình 1.3. Chú ý lựa

chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu không muốn

lưu lại những thay đổi).


Trang 20

Câu hỏi và bài tập

1. Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.

2. Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel.

3. Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet.

4. Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel (Excel 5.0, Excel 7.0,

Excel 97) có giống nhau hay không?

5. Các địa chỉ cùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính?

6. Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn

File.

7. Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As.


Trang 21

Bài 2: Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính

I. Mục tiêu

• Các kiểu dữ liệu trong Excel

• Cách nhập chữ tiếng việt

• Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

• Các phương tiện sửa và xoá

• Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

• Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook

• Nhập công thức vào bảng tính

• Dùng hàm trong công thức

• Sử dụng các hàm

• Sao chép và di chuyển dữ liệu

II. Nhập dữ liệu vào bảng tính

II.1. Các kiểu dữ liệu trong Excel

Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái

niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá

trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này.

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào

ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu:

- Hằng (constant value)

- Công thức (formula value)

- Các kiểu lỗi và các giá trị logic


Trang 22

II.1.1. Kiểu hằng:

Kiểu hằng là giá trị không đổi. Các giá trị này có thể là chữ (text) hoặc số

(number)

a. Text:

Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu kí tự, ở chế độ

mặc định sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô.

Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh, ....

Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &,

#, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự

(text). Ví dụ: 123?, #78965, 120 456, ...

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví

dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345.

b. Number

Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên

phải của ô. Nếu số âm có thể nhập dấu "-" phía trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn.

Number bao gồm:

- Các số thông thường, ví dụ 2345, 56.89, ....

- Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bính thường với dấu phân cách là gạch

ngang (-) hay gạch đứng (/). Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiấng

Anh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell. Một cách ngầm định, Excel

lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900

đến 31/12/9999.

- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến

0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.).


Trang 23

II.1.2. Kiểu công thức

Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán

tử. Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @.

Dạng tổng quát của công thức:

= <biểu thức>

Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó.

Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter. Khi đó,

kết quả hiện trong ô B2 sẽ là 60.

II.1.3. Kiểu logic và các lỗi

Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, ...

không tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức

logic hoặc khi xuất hiện lỗi.

II.2. Cách nhập chữ tiếng Việt

Có nhiều cách gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI và TELEX.

II.2.1. Kiểu gõ VNI:

Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu.

Các phím được quy định như sau:

Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, ơ

(7), dấu ă (8), dấu ngang đ (9).

Cách gõ : Gõ phím dấu ngay sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A).

* Khi bỏ dấu sai phải xoá cả nguyên âm và gõ lại.


Trang 24

II.2.2. Kiểu gõ TELEX:

Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng

Việt để thể hiện dấu. Để thể hiện dấu theo quy định sau:

â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), nặng (j),

hỏi (r), ngã (x), xoá dấu (z).

Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi

gõ nguyên âm, nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift.

II.3. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

II.3.1. Quy tắc chung

Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau:

1. Kích hoạt ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc Click tại thanh công

thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn.

2. Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện

trên dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện

thời.

Nếu gõ nhầm, hãy nhấn phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu

vào. Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau:

+ End: Để chuyển nhanh con trỏ text tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ

liệu.

+ Home: Để chuyển nhanh con trỏ text tới đầu phần dữ liệu.

+ Backspace: Để xoá các kí tự bên trái của trỏ Text.

+ Delete: Để xoá kí tự bên phải của trỏ Text.

3. Nhấn phím Enter để chuyển sang ô tiếp theo.

Chú ý:


Trang 25

Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím chỉ hướng ← (Left Arrow), →

(Right Arrow), ↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow).

Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy nhấn phím ESC hoặc

kích vào hộp X trên dòng nhập dữ liệu. Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào

ô hiện thời.

II.3.2. Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh

Excel cho phép nhập dữ liệu nhanh như sau:

Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví

dụ như các dãy:

1, 2, 3, 4, ....

2, 4, 6, 8, ....

Jan, Feb, Mar, ...

Mon, Tue, Wed, ...

ta có thể nhập nhanh như sau:

1. Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào một ô đầu của dãy

trong trường hợp cần nhập dãy tháng hoặc ngày trong tuần).

2. Chọn hai (hoặc một) ô đầu.

3. Đặt trỏ chuột tại Fillhandle cho biến thành dấu +. Sau đó rê chuột sang phải

hoặc xuống dưới để tăng dãy số.


Trang 26

Ví dụ:

Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vùng, hãy làm như sau:

1. Chọn vùng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cách nhau).

2. Gõ dữ liệu vào ô hiện thời.

3. Giữ Ctrl và nhấn Enter.

Ví dụ: ô H1, H3, H4, H6 đều có dữ liệu là kg. Để nhập nhanh dữ liệu vào các ô

này cần thực hiện như sau: Phải chọn các ô H1, H3, H4, H6 (giữ phím Ctrl khi cần

chọn các ô không nằm cạnh nhau). Gõ chữ "kg" vào ô H6. Tiếp tục giữ Ctrl và nhấn

phím Enter, kết quả cả bốn ô H1, H3, H4, H6 đều có cùng chữ "kg".

Xem hướng dẫn trong hình sau:

Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau:

1. Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu.

2. Gõ dữ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đó

xuống dưới (xem chiều mũi tên).


Trang 27

Hình 2.6

Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại.

Nhấn phím Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải.

Hình 2.7

II.3.3. Gõ dữ liệu kiểu text

Để gõ text vào một ô, gõ text cần nhập và ấn Enter. Excel sẽ tự động dóng

hàng text về mép trái của ô (xem hình 2.8)

Hình 2.8

Chú ý:

• Khi text dài hơn độ rộng của một ô, Excel cho phép kéo dài kí tự sang các ô lân

cận ở bên phải, nếu chúng rỗng (xem dữ liệu trong ô A1 trên hình 2.8).

• Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa dữ liệu thì ta sẽ không nhìn thấy một

phần text vừa gõ vào (xem dữ liệu trong các B5, B6 - dữ liệu gõ vào là "Trần


Trang 28

Thanh Bình" và "Hoàng Tuấn Hùng"). Đừng lo lắng về điều đó, text do ta đã gõ

vào vẫn còn nguyên vẹn trong ô hiện thời chỉ bị giấu đi một phần thôi. Chúng ta

sẽ được học cách điều chỉnh độ rộng ô hoặc định dạng text trong bài sau.

II.3.4. Gõ dữ liệu kiểu số

Gõ số thông thường: Để gõ một số thông thường vào bảng tính, hãy làm như

sau:

1. Chọn ô muốn gõ số.

2. Gõ số cần nhập.

3. Nhấn Enter.

Số được nhập vào sẽ được dồn sang bên phải ô.

Ví dụ: muốn gõ số 5567 vào ô C8, hãy kích ô C8, gõ số 5567 và nhấn Enter.

Chú ý:

• Một cách ngầm định, trong Excel, phần thập phân được ngăn cách với phần

nguyên bởi dấu chấm (.). Do đó chúng ta phải gõ số 345.6 chứ không được gõ

345,6. Nếu gõ 345,6 Excel sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu text.

• Khi gõ một số âm, hãy gõ dấu trừ (-), sau đó gõ tiếp những con số. Ví dụ, -123,

-564, -45.765, ...

• Khi số được gõ vào dài hơn độ rộng của một ô, Excel sẽ thể hiện số đó dưới

dạng như 3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là 3 nhân với 104) hoặc ######. Để

xem toàn bộ số, hãy nới rộng độ rộng cột (xem phần sau).

II.3.5. Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng

Khi gõ dữ liệu kiểu ngày tháng và giờ trong bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo

những mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết.

Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của

Excel.


Trang 29

Gõ Kiểu Ghi chú

4 – Apr d –mmm Ngày, tháng

9/23/89 m/d/y Tháng, ngày, năm

23 - Sep - 89 d-mmm-yy Ngày, tháng, năm

Sep - 89 mmm – yy Tháng và năm

12:01 Am h:mm AM/PM Giờ, phút sáng hoặc chiều

12:01:00 Am h:mm:ss

AM/PM

Giờ, phút, giây sáng hoặc chiều

12:01 h:mm Giờ, phút

12:01:00 h:mm:ss Giờ, phút, giây

9/23/89 12:00 m/d/yy h:mm Tháng, ngày, năm, giờ, phút

Chú ý:

• Có thể gõ dấu "/ " hoặc dấu "-" để ngăn cách giữa các kí tự chỉ ngày tháng. Ví

dụ: 1/23/94 hoặc 23 - Jan -94.

• Có thể gõ ngày và giờ trong cùng một ô nhưng bắt buộc ngày và giờ phải phân

cách nhau bởi một dấu trống. Ví dụ 1/23/94 1:30 AM.

II.4. Các phương tiện sửa và xoá

II.4.1. Sửa dữ liệu

Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác. Có thể sửa dữ

liệu trong các trường hợp sau:


Trang 30

II.4.2. Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới

1. Chọn ô chứa dữ liệu muốn thay thế.

2. Gõ dữ liệu mới.

3. Nhấn phím Enter.

Ví dụ: Nếu muốn thay số "564" trong ô B8 bởi số 200000, hãy kích chuột vào ô

B8, gõ 200000 và nhấn Enter.

II.4.3. Sửa một phần nội dung trong ô

1. Chọn ô cần sửa nội dung.

2. Gõ phím F2 hoặc kích chuột vào dòng nhập dữ liệu sao cho xuất hiện trỏ text

ở cuối phần dữ liệu trong ô hiện thời hoặc trong dòng nhập dữ liệu.

3. Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến các vị trí cần sửa.

4. Xoá phần dữ liệu sai bằng các phím Delete hoặc Backspace hoặc gõ thêm

phần dữ liệu cần bổ sung.

5. Nhấn phím Enter sau khi sửa xong dữ liệu.

Ví dụ: Nếu muốn sửa "Phạm T Hải" thành "Phạm Thanh Hải" tại ô C5, hãy

kích chuột vào ô C5. Sau khi nhấn phím F2, con trỏ text xuất hiện ở cuối phần dữ liệu,

dùng phím Left Arrow để chuyển trỏ text tới sau chữ T, gõ thêm "hanh" và ấn phím

Enter.

II.4.4. Xoá dữ liệu

1. Chọn ô chứa dữ liệu cần xoá.

2. Nhấn phím Delete.


Trang 31

Câu hỏi và bài tập 1. Phân biệt sự khác nhau sau khi gõ một chuỗi kí tự và sau khi gõ một dãy số.

2. Tại sao khi gõ số 100000 dưới dạng 100 000 vào một ô của bảng tính và nhấn

phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô.

3. Tại sao khi gõ ngày 26 tháng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/99 và nhấn phím

Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô.

4. Nhập các dữ liệu vào bảng tính theo mẫu sau. Khi nhập, chú ý sử dụng các kĩ

thuật nhập nhanh. Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu

cho thật chính xác. Thoát khỏi Excel, xuất hiện hộp hội thoại hỏi ta có lưu trữ

file hiện thời vào đĩa không, hãy kích nút Yes và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls.

A B C D E F G

1 Bảng điểm học kì I

2 Môn: Toán

3 Lớp: 10 A

4

5

6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3

7 STT Họ và tên Ngày sinh M 15' 1 T HK

8 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 7 9 7 8

9 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 8 10 9 9

10 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 5 6 7 6

11 4 Lê Thu Nga 4/24/83 9 7 8 9

12 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 8 9 6 8

13 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 4 5 4 5

14 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 9 7 10 8


Trang 32

5. Mở file vừa ghi, sửa dữ liệu của bài tập số 4 trong bài ở trên và ghi vào đĩa

với tên BD10A.xls.

6. Dùng lệnh Save As để sao chép thành file BD10B.xls trong cùng thư mục. Sau

đó sửa lại theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.

A B C D E F G


2 Môn: Toán

3 Lớp: 10 B

4

5

6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3

7 STT Họ và tên Ngày sinh M 15' 1 T HK

8 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 6 8 7 7

9 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 4 5 5 4

10 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 8 9 10 9

11 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 7 8 8 8

12 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 9 9 8 9

13 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 9 9 8 10

14 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 5 7 6 7

15 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 9 8 10 10

16 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 9 9 8 10

17 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 8 7 8 8


Trang 33

III. Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

III.1. Định dạng cột, dòng, ô

III.1.1. Thay đổi độ rộng cột

a. Dùng chuột

1. Chọn số cột cần điều chỉnh độ rộng.

2. Đặt chuột ở mép phải vùng chọn tại phần tiêu đề cột sao cho biến thành dạng

mũi tên hai đầu

3. Rê chuột sang trái hoặc phải để giảm hoặc tăng độ rộng cột. Thả chuột khi

ưng ý.

b. Dùng thực đơn

1. Chọn số cột cần điều chỉnh độ rộng.

2. Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Column và kích tiếp vào Width, xuất

hiện hộp hội thoại

3. Trong hộp Colummn width, gõ trị số cho độ rộng cột theo các giá trị từ 0 tới

255 (biểu thị cho số kí tự được phép gõ theo độ rộng của ô).

4. Kích OK.

III.1.2. Thay đổi độ cao hàng

a. Dùng chuột

1. Chọn số hàng cần điều chỉnh độ cao.

2. Đặt chuột ở mép dưới vùng chọn tại phần tiêu đề hàng sao cho biến thành

dạng mũi tên hai đầu.


Trang 34

3. Rê chuột xuống dưới hoặc lên trên để giảm hoặc tăng độ cao của hàng. Thả

chuột khi ưng ý.

b. Dùng thực đơn

1. Chọn số hàng cần điều chỉnh độ cao.

2. Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Row và kích tiếp vào Height, xuất hiện

hộp hội thoại

3. Trong hộp Row height, gõ trị số cho độ cao của hàng theo các giá trị từ 0 tới

409 (biểu thị cho chấm điểm pt được phép gõ theo độ cao của hàng).

4. Kích OK.

Ghi chú:

• Nếu muốn độ rộng cột hoặc độ cao của hàng vừa khít với nội dung dài nhất

được chứa trong nó, hãy kích đúp vào mép phải hoặc mép dưới trong các vùng

tiêu đề cột hoặc hàng.

III.1.3. Nối và tách ô:

Nối: Chọn những ô muốn nối, click biểu tượng trên thanh công cụ để nối.

Tách: (chỉ tách được nhữn ô đã nối) Chọn ô đã nối, sử dụng Menu Edit\Clear\

Formats.

III.2. Cách chọn hàng, cột và ô

III.2.1. Chọn hàng

• Chọn một hàng: kích chuột vào tiêu đề của hàng đó.


Trang 35

• Chọn nhiều hàng liền nhau: kích và rê chuột trongvùng tiêu đề hàng; hoặc kích

vào tiêu đề hàng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề hàng cuối.

• Chọn nhiều hàng cách nhau: kích vào một tiêu đề hàng, giữ Ctrl và kích vào

các tiêu đề hàng còn lại.

III.2.2. Chọn cột

• Chọn một cột: kích chuột vào tiêu đề của cột đó.

• Chọn nhiều cột liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề cột; hoặc kích

vào tiêu đề cột đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề cột cuối.

• Chọn các cột cách nhau: kích vào tiêu đề một cột, giữ Ctrl và kích vào các tiêu

đề cột còn lại.

III.2.3. Chọn ô

• Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn.

• Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột để chọn; hoặc kích vào một ô, giữ

Shift và kích ô đối diện trong vùng ô cần chọn.

• Chọn các ô cách nhau: kích chọn một ô, giữ Ctrl và kích vào các ô còn lại.

III.3. Chèn hàng, cột và ô

Đôi khi sau khi gõ dữ liệu, ta có nhu cầu chèn thêm hàng, cột hoặc ô để điền

thêm dữ liệu. Các thao tác chèn thêm được thực hiện như sau.

III.3.1. Chèn hàng

1. Chọn số hàng cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng.

2. Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn

lệnh Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Rows).

3. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các hàng trống vừa chèn thêm

Ví dụ:


Trang 36

Hình 4.1

III.3.2. Chèn cột

1. Chọn số cột cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột.


lệnh Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Columns).

3. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các cột trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

III.3.3. Chèn ô

1. Chọn số ô cần chèn

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Cells). Xuất hiện hộp hội thoại


Trang 37

3. Chọn một trong các lựa chọn sau:

- Shift Cells Right: chèn và đẩy các ô được chọn sang phải.

- Shift Cell Downs: chèn và đẩy các ô được chọn xuống dưới.

- Entire Row: chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn.

- Entire Colummn: chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn.

4. Kích vào OK.

5. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các ô trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

III.4. Huỷ hàng, cột và ô

Khi cần huỷ hàng, cột hoặc ô hãy thực hiện theo các cách sau.

III.4.1. Huỷ hàng

1. Chọn số hàng cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng.


lệnh Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

III.4.2. Huỷ cột

1. Chọn số cột cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột.


Trang 38


lệnh Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

Ví dụ:

III.4.3. Huỷ ô

1. Chọn số ô cần chèn

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete). Xuất hiện hộp hội thoại:

3. Chọn một trong các lựa chọn sau:

- Shift Cells left: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang

trái.

- Shift Cell up: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên dưới ô được chọn lên

trên.

- Entire Row: huỷ toàn bộ các hàng chứa các ô đã chọn.

- Entire Column: huỷ toàn bộ các cột chứa các ô đã chọn.

4. Kích vào OK.

Ví dụ:


Trang 39


1. Nêu các thao tác chọn hàng, cột và ô.

2. Nêu các thao tác chèn và huỷ các hàng, cột, ô.

3. Nêu sự khác nhau giữa việc huỷ một ô và xoá dữ liệu trong một một ô.

4. Hãy nêu cách làm cho độ rộng của 5 cột liền nhau trong một bảng tính vừa khít

nội dung của chúng chỉ bằng hai động tác chuột.

5. Điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng bằng chuột và bằng thực đơn khác nhau

như thế nào về độ chính xác.

6. Mở file BD10A.xl và BD10B.xls, chèn thêm cột giới tính và điền dữ liệu theo

mẫu sau và ghi lại vào đĩa.

Mẫu 1: A B C D E F G

1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 A 4 5 6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 37 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK 8 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8 9 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9 10 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6 11 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9 12 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8


Trang 40

Mẫu 2: A B C D E F G 1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 B 4 5 6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3 7 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK 8 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7 9 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4 10 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9 11 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8 12 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9 13 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10 14 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7 15 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10 16 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10 17 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8

III.5. Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook

III.5.1. Kích hoạt một bảng tính

Trong một Workbook có rất nhiều WorkSheet, để kích hoạt một worksheet, hãy

làm như sau:

Cách 1: Kích chuột vào tên Worksheet cần kích hoạt.

Nếu không nhìn thấy tên Worksheet cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để

hiện tên Worksheet cần kích hoạt trongdanh sách các sheet và kích vào tên nó.

Nút Tác dụng

chuyển tới tên bảng tính tiếp sau


Trang 41

chuyển tới tên bảng tính cuối cùng

chuyển tới tên bảng tính ngay trước đó

chuyển tới tên bảng tính đầu tiên

Cách 2: kích nút phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh

sách các sheet. Kích chuột vào tên sheet cần kích hoạt. Nếu số sheet trên bảng tính

nhiều hơn 16 sheet, kích tiếp vào More sheets..., xuất hiện hộp hội thoại Activate, kích

vào tên sheet cần thiết và kích nút OK.

III.5.2. Đổi tên bảng tính

Tên ngầm định Excel đặt cho các Worksheet là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ...

Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn

trong việc phải nhớ Sheet nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng

tính. Excel cho phép đổi tên các Worksheet theo các bước sau:

1. Kích nút phải chuột tại tên Worksheet cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên

Sheet. Xuất hiện thực đơn ngắn

2. Kích tiếp vào Rename. Một quầng đen bao quanh tên cũ.

3. Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp

10A).

4. Nhấn Enter.


Trang 42

III.5.3. Chèn thêm bảng tính mới

Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một Workbook. Chúng

ta có thể chèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:

1. Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các Sheet, ví

dụ Sheet 3. Xuất hiện thực đơn ngắn.

2. Kích vào Insert..., xuất hiện hộp hội thoại Insert.

3. Kích chọn Worksheet và kích OK. Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện

thời và đẩy sheet cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải.

III.5.4. Xoá bảng tính

Excel còn cho phép xoá các bảng tính. Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó

đều bị xoá sạch. Các bước thực hiện như sau:

1. Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá. Xuất hiện thực đơn ngắn (hình

5.1).

2. Kích tiếp vào Delete. Xuất hiện thông báo hỏi ta có thực sự muốn xoá bảng

tính hay không?

3. Kích OK nếu muốn xoá thật. Kích Cancel nếu không muốn xoá nữa.


Trang 43

III.5.5. Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính

Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc

chuyển một bảng tính tới file khác hoặc có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống

hệt nhau.

Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực

đơn ngắn.

2. Kích vào Move or Copy..., xuất hiện hộp hội thoại sau

3. Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó.

Nếu chỉ di chuyển hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp

này. Nếu muốn di chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn (New book).

4. Trong hộp Before sheet, chọn tên sheet sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau

khi di chuyển hoặc sao chép.

5. Kích OK nếu muốn di chuyển bảng tính.

Trong trường hợp muốn sao chép thì phải kích chọn Create a copy rồi mới kích

OK.


Trang 44


1. Thực hành các thao tác kích hoạt bảng tính theo hướng dẫn trong bài.

2. Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ

thành tên mới là HKI-10A và HKI-10B.

3. Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xoá chúng đi.

4. Nêu sự khác nhau giữa xoá file và xoá bảng tính.

5. Sao chép sheet HKI-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HKI-10A

Sau đó tự vào điểm học kì II cho các bạn.

Làm tương tự đối với file BD10B.xls.

6. Sao chép các sheet HKI-10A và HKI-10B sang cùng file mới có tên là

BDKHOI10.xls.


Trang 45

IV. Định dạng cho dữ liệu

Trình bày bảng tính là một công việc rất cần thiết trong quá trình làm việc với

EXCEL. EXCEL lưu trữ các dữ liệu trong các ô của bảng tính cùng với các thông số

định dạng của các ô đó. Việc định dạng cho các dữ liệu trong bảng tính có thể tiến

hành bằng các lệnh Cells trong thực đơn Format.

IV.1. Định dạng cho dữ liệu kiểu số

Cùng một giá trị nhưng số có nhiều cách thể hiện khác nhau, để định dạng số có

thể thực hiện như sau:

Chọn khối muốn định dạng.

Chọn Format\Cell (Ctrl+1), sau đ ó chọn mục Number trong hộp hội thoại

Format Cells và chọn tiếp các thông số định dạng sau.

Trong hộp Category chọn các kiểu dữ liệu cần trình bày và chọn tiếp các thông

số khác tuỳ thuộc vào loại dữ liệu đã được chọn trong hộp này. Hãy vừa chọn vừa

quan sát hộp Sample để xem mẫu định dạng. Cụ thể:

• General: định dạng chung. Với kiểu định dạng này, text gõ vào sẽ được dóng hàng bên trái và dữ liệu kiểu số sau khi gõ vào bảng tính sẽ được dóng hàng bên phải ô.


Trang 46

• Number: dùng để định dạng các số thông thường. Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Use 1000 Separators(,) - dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn, Negative numbers - chọn cách định dạng số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.

• Currency - dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ. Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức,...) Negative numbers - chọn cách định dạng số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.

• Accounting: kí tự tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số được định dạng theo kiểu này sẽ được dóng thẳng hàng. Chọn các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức,... ). Sample hiện mẫu định dạng.

• Date: định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type • Time: định dạng giờ theo mẫu được trong hộp Type • Percentage: định dạng theo kiểu phần trăm. Số chữ số sau dấu chấm thập phân

được chọn trong hộp Decimal Places. • Text: định dạng số theo kiểu Text. • Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại • Custom: tuỳ biến theo khuôn dạng được gõ trong hộp Type. Nút Delete được

dùng để xoá khuôn dạng không cần dùng đến.

IV.2. Định dạng ngày tháng


Trang 47

Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày,

tháng và năm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống. Cùng một ngày

nhưng có thể chọn cach hiển thị khác nhau.

Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category ở bảng Number chọn mục

Date, và chọn cách hiển thị bên khung Type.

Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm), nếu không

vừa ý với các dạng có sẵn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục

Custom trong khung Category, và gõ dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ:

dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số tháng/4 số năm) như 25/11/1998.

IV.3. Định dạng vị trí

Chọn mục Alignment trong hộp Format Cells để dóng hàng cho dữ liệu.

Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy

nhiên có thể định dạng lại theo các bước sau:


Trang 48

Chọn khối dữ liệu.

Click chọn các biểu tượng định dạng vị trí trên thanh công

cụ hoặc chọn Format\ Cell (Ctrl+1), trong hộp thoại Format\Cells chọn bảng

Alignment:

Khung Horizontal : Click mở khng này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang.

+ General: Tổng quát

+ Left (Indent): Trái

+ Right: Phải

+ Center: Giữa

+ Justify: Đều hai bên

+ Fill: Vừa bằng ô, vùng

+ Center Across seletion: Giữa vùng

Khung Vertical : Click mở khung nay để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc.

+ Top: Phía trên

+ Center: Giữa


Trang 49

+ Botton: Phía dưới

+ Justify: Đều hai bên

Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (Chỉnh độ nghiêng trong

khung Degrees).

Text Control: Các điều khiển khác. Chọn Wrap Text nếu muốn Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô. Chọn Shrink to fit nếu muốn Text vừa khít trong các ô khi các ô đó bị co hẹp. Chọn Merge cells nếu muốn trộn các ô trên cùng hàng và cùng cột. Sau khi trộn, chỉ có dữ liệu nằm ở ô trái trên trong vùng đã được chọn hiện trong ô được trộn. Do đó, muốn ô trộn chứa tất cả dữ liệu trong vùng đã chọn thì trước khi trộn phải sao chép toàn bộ dữ liệu vào ô trái trên.

IV.4. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu

Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn khối muốn định dạng. 2. Chọn Format\Cell (Ctrl+1)

Chọn các định dạng trong bảng Font trong hộp hội thoại Format Cells.

- Font, Font style : Kiểu chữ.


Trang 50

- Size : Kích cỡ. - Underline: Các kiểu chữ gạch chân được mô tả tại vị trí Underline (None

- bình thường, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đúp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải của ô, Double Accounting - gạch đúp kiểu tài chính).

- Color: Màu. - Preview: Xem trước.

Trong khung Effects có 3 mục lựa chọn:

- Strikethrought : Gạch ngang. - Superscript : Số mũ (x2). - Subscript : Chỉ số (H2O).

* Trên cùng một ô để định dạng kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu,

chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bình thường.

* Lựa chọn Normal Font được dùng nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định.

IV.5. Tạo đường viền ô

Mục Border trong hộp hội thoại Format Cells cho phép tạo khung (đường viền)

cho khối ô hiện thời.

Các đường kẻ dòng và cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy, nếu cần có

khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau:

- Chọn ô, vùng muốn kẻ khung. - Chọn Format\ Cell và chọn bảng Border.

Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại:

- None : không kẻ khung. - Outline : kẻ vòng chung quanh khối hoặc ô. - Inside : kẻ các đường bên trong khối chọn. - Style : chọn dạng đường kẻ. - Color : Chọn màu.

Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung,

dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá.


Trang 51

IV.6. Tô màu

Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tô màu cho các ô được

chọn.Trong đó:

• Pattern: mẫu nền. • Color: màu tô. Trong đó No Color: hủy tô màu nền. • Sample: hiện mẫu tô theo các thông số vừa được chọn.

Câu hỏi và bài tập 1. Thực hành lại tất cả các thao tác định dạng dữ liệu đã nêu trongbài.


Trang 52

2. Mở file BD10A.xls và trình bày lại theo mẫu sau.

3. . Tự trình bày lại dữ liệu trong file BD10B.xls


Trang 53

V. Sao chép và di chuyển dữ liệu

V.1. Sao chép dữ liệu

Khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta phải nhập dữ liệu hoặc gõ công

thức giống nhau hoặc gần giống nhau nhiều lần tại các vị trí khác nhau ở những thời

điểm khác nhau. Khi đó, thay cho việc phải gő nhiều lần, chúng ta hãy dùng chức năng

copy của Excel để tiết kiệm thời gian làm việc.

Sau khi sao chép, kết quả của bản sao sẽ khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu

gốc trước khi sao chép:

• Nếu dữ liệu gốc là hằng hoặc là công thức chỉ chứa hàng và địa chỉ tuyệt đối,

kết quả sao chép sẽ không thay đổi so với bản gốc.

Ví dụ: nếu dữ liệu gốc có dạng là hằng chữ như: "Bảng Tổng kết điểm", hoặc là

một con số như "450000" hoặc là công thức dạng "=$A$5*12" thì dù sao chép tới đâu,

kết quả bản sao vẫn giống hệt dữ liệu gốc.

• Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thě kết quả sao chép sẽ khác so

với bản gốc. Nó sẽ phụ thuộc vào vị trí hiện thời của ô chứa kết quả sao chép.

Ví dụ, ô C12 chứa công thức "=SUM(C6:C11)". Khi ta tiến hành sao chép sang

ô bên phải, thì tại ô D12 Excel sẽ đổi lại thành công thức "=SUM(D6:D11)". Nếu sao

chép sang ô G18, thì công thức lúc này sẽ là "SUM(G12:G17)".

Sau đây chúng ta sẽ học một số phương pháp sao chép dữ liệu khác nhau.

V.1.1. Dùng chuột

Ta có thể dùng chuột để sao chép nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn

hình.

a. Dùng nút trái chuột:

1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép.

2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ó .


Trang 54

3. Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện

dấu + bên cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh

vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag

to copy cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn chúng

ta, nếu muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên

sheet.

Chú ý:

• Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu

thì kết quả sao chép sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu muốn

sao và chèn kết quả vào vùng dữ liệu đă có sẵn thì phải giữ Ctrl + Shift trong

khi rê chuột. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng

đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép

dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích.

b. Dùng nút phải chuột

1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép.

2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.

3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng

trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê

chuột; sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả".

Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án

sau:

• Copy Here: dán kết quả sao chép tại đây.

• Copy as Value Only: chỉ sao chép giá trị của các ô

chứa dữ liệu gốc.

• Copy as Format Only: chỉ sao chép định dạng giá

trị của các ô chứa dữ liệu gốc.

• Link Here: liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc.


Trang 55

• Shift Down and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu

ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới.

• Shift Right and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở

vùng đích và đẩy chúng sang phải.

• Cancel: huỷ việc sao chép.

V.1.2. Dùng bộ đệm (clipboard)

Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của máy tính để cất dữ tạm thời

các kết quả sao chép. Sau khi dùng lệnh dán (Paste), Windows sẽ sao chép dữ liệu từ

clipboard vào vị trí hiện thời trong bảng tính.


1. Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép

2. Làm một trong các cách sau:

• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Copy.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

• Kích nút phải chuột và kích Copy trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Copy trên Standard toolbar.

Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn.

3. Chọn vị trí đích chứa kết quả sao chép:

• Nếu sao chép một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích.

• Nếu sao chép vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời.

• Nếu sao chép tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích.

4. Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:

V.1.3. Sao chép bình thường:

• Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần).


Trang 56

• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Paste trên Standard toolbar.

Ghi chú:

• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng

đích sẽ bị xoá mất.

• Để dán kết quả sao chép và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:

+ Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Copied cells (hoặc dùng

lệnh Copied cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:

+ Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down

sẽ đẩy các ô hiện thời xuống dưới.

• Nếu muốn xoá đường viền nhấp nháy xung quanh khối dữ liệu, hăy nhấn ESC.

V.1.4. Dán đặc biệt

1. Chọn đích dán kết quả sao chép.

2.Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong

thực đơn ngắn khi kích nút phải chuột). Xuất hiện hộp hội thoại


Trang 57

3. Trong hộp Paste Special, chọn một hoặc vài tuỳ chọn sau:

• Trong hộp Paste, chọn một trong các tuỳ chọn: All- sao toàn bộ hằng, công

thức, kiểu định dạng sang vùng đích. Formulas - chỉ sao chép công thức sang

vùng đích. Values - chỉ sao chép giá trị sang vùng đích. Formats - chỉ sao chép

định dạng sang vùng đích. Comments - chỉ sao chép chú thích sang vùng đích.

Validation - chỉ sao chép những thông số trong hộp hội thoại Validation sang

đích. All except border - sao chép tất cả trừ đường viền sang vùng đích.

• Trong hộp Operation chọn một trong các tuỳ chọn: None - sao chép và thay thế

giá trị của ô nguồn vào ô đích. Add - sao chép và cộng giá trị ô nguồn và ô đích.

Subtract - sao chép và trừ giá trị của ô nguồn và ô đích. Multiple - sao chép và

nhân giá trị ô nguồn và ô đích. Divide - sao chép và chia giá trị của ô nguồn và

ô đích.

• Skip blanks được chọn nếu không muốn các ô trống trong vùng dữ liệu gốc xoá

những giá trị ở vị trí tương ứng trong vùng đích.

• Transpose được chọn sẽ sao chép và hoán vị trí cột/hàng trong vùng dữ liệu gốc

thành vị trí hàng/cột trong vùng dữ liệu đích.

• Nút Paste Link được dùng khi muốn kết quả sao chép liên kết với dữ liệu vùng

gốc. Mọi sự thay đổi của dữ liệu gốc sẽ tự động dẫn đến mọi thay đổi dữ liệu

trong vùng đích.


Trang 58

V.1.5. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu)

Phương pháp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phép điền dữ liệu ở các ô kề

bên các ô đă chọn theo một quy luật nhất định. Các thao tác của phương pháp này đă

được trình bày, khi giới thiệu các thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cách dùng

Fillhandle để mở rộng dãy dữ liệu. Chú ý rằng, khi sao chép công thức, chỉ cần chọn

một ô chứa công thức.

V.2. Di chuyển dữ liệu

Trong khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta có nhu cầu di chuyển các dữ

liệu tới vị trí mới thay cho việc phải xoá chúng ở vị trĩ cũ và gõ lại ở vị trí mới. Vị trí

mới của dữ liệu có thể là một ô hoặc một vùng ô khác trên cùng sheet, có thể là sheet

khác trong cùng file hoặc có thể là file khác của Excel hoặc Winword, ...

Sau đây giới thiệu một số phương pháp di chuyển dữ liệu.

V.2.1. Dùng chuột

Ta có thể dùng chuột để di chuyển nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn

hình.

a. Dùng nút trái chuột

1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần di chuyển.


3. Rê vùng lựa chọn tới đích. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao

quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo

"Drag to move cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn

chúng ta, nếu muốn di chuyển sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích

chọn tên sheet.

Chú ý:

• Khi rê chuột để di chuyển dữ liệu vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ

liệu thì sẽ xuất hiện thông báo


Trang 59

• Nếu kích OK, dữ liệu mới sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu

chọn Cancel, sẽ huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu.

• Nếu muốn chèn kết quả di chuyển vào vùng dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Shift

trong khi rê chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng

dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag

to Cut and Insert cell contents, use ALT key to switch sheets". Sau khi thả

chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống

dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô

trong vùng đích.

b. Dùng nút phải chuột

1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần di chuyển.


3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng

trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê

chuột; sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả".

4. Sau khi thả tay, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án

sau:

• Move Here: dán kết quả di chuyển tại đây.

• Shift Down and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu

ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới.

• Shift Right and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở

vùng đích và đẩy chúng sang phải.

• Cancel: huỷ việc di chuyển.


Trang 60

V.2.2. Dùng bộ đệm (clipboard)


1. Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển.

2. Làm một trong các cách sau:

• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Move.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

• Kích nút phải chuột và kích Move trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Cut trên Standard toolbar.

Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn.

3. Chọn vị trí đích chứa kết quả di chuyển:

• Nếu di chuyển một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích.

• Nếu di chuyển vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời.

• Nếu di chuyển tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích.

Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:

Di chuyển bình thường:

• Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần).

• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Paste trên Standard toolbar.

Ghi chú:

• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng

đích sẽ bị xoá mất.

• Để dán kết quả di chuyển và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:


Trang 61

+ Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Cut cells (hoặc dùng lệnh

Cut cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:

+ Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down

sẽ đẩy các ô hiện thời xuống dưới.

V.3. Xoá dữ liệu:

(Ô không bị xoá) Chọn khối dữ liệu muốn xoá và thực hiện một trong những

cách sau:

- Right click và chọn Clear contents

- Chọn Edit\ Clear\ Contents.

- Nhấn phím Delete.

Sau khi xoá, nếu muốn lấy lại dữ liệu có thể sử dụng tính năng Undo bằng một

trong 3 cách sau: Chọn Edit\ Undo, nhấn Ctrl+Z, hoặc click biểu tượng Undo trên

thanh công cụ.

V.4. Sao chép định dạng, chèn ghi chú

V.4.1. Sao chép định dạng:

(Chỉ sao chép định dạng của ô, không sao chép nội dung ô) Nếu muốn các ô

khác ccó định dạng giống như một ô nào đó ta có thể thực hiện:

- Chọn ô có định dạng muốn sao chép

- Click biểu tượng Format\ Painter

- Click vào ô hoặc click & drug lên khối muốn sao chép.


Trang 62

V.4.2. Chèn ghi chú (Comment):

Mỗi ô đều có thể chèn ghi chú, khi đưa con trỏ chuột đến góc bên phải của ô,

ghi chú sẽ hiển thị. Để chèn chi chú cần thực hiện:

- Right click tại ô muốn chèn ghi chú và chọn Insert Comment (hoặc sử

dụng trình đơn Insert\ Comment).

- Chọn Format\ Comment để định dạng kiểu chữ (font) sau đó nhập ghi

chú bình thường.

V.4.3. Chỉnh sửa và xoá ghi chú:

- Chỉnh sửa: Right click tại ô muốn chỉnh sửa và chọn Edit Comment

- Xoá :Right click tại ô muốn xoá và chọn Delete Comment.

Câu hỏi và bài tập 1. Thực hành lại tất cả các thao tác sao chép và di chuyển dữ liệu đã nêu trong

bài.

2. Nêu sự khác nhau giữa việc sao chép tất cả dữ liệu trong một bảng tính sang

bảng tính khác và việc sao chép chính bảng tính đó thành hai bản.

3. Mở file BD10B.xls, tính toán tương. Trong khi tính toán có sử dụng việc sao

chép công thức sao cho kết quả có dạng sau:

A B C D E F G H I J K 1 Bảng điểm học kỳ I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 B 4 5 6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3

7 STT Họ và tên Ngày sinh

Giới tính M 15' 1 T HK Điểm

TB XL Xếp TT

8 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7 7 Khá 89 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4 4.4 Kém 1010 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9 9.1 Giỏi 211 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8 7.9 Khá 6


Trang 63

12 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9 8.7 Giỏi 513 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10 9.1 Giỏi 214 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7 6.4 TB 915 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10 9.6 Giỏi 116 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10 9.1 Giỏi 217 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8 7.9 Khá 6

Tổng kết Điểm TB cả lớp 7.9 Điểm TB cao nhất lớp 9.6


Trang 64

Bài 3: Công thức và tính toán cơ bản

I. Mục tiêu

• Các toán tử

• Cách nhập công thức vào bảng tính

• Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

• Liên kết dữ liệu

• Tìm kiếm và thay thế

• Sắp xếp dữ liệu

II. Sử dụng Công thức trong Excel

II.1. Các toán tử

Khái niệm: Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính. Một công thức đôi khi

chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như

5+4+10 = 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như dq = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x-

d y) cosq +xysin2q

Trong Excel, công thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng "=". Dạng tổng

quát của công thức trong Excel như sau:

= <Biểu thức>

Trong đó, <biểu thức> là tập hợp các hằng, các địa chỉ ô, các hàm, các toán

tử,...Các toán tử trong một công thức có dạng sau:

II.1.1. Toán tử số:

+ (cộng), / (chia)

- (trừ), ^ (phép luỹ thừa)

* (nhân), % (phần trăm)


Trang 65

II.1.2. Toán tử chuỗi

& nối chuỗi

II.1.3. Toán tử so sánh

> lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng

< nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng

= bằng, <> khác

II.2. Nhập công thức vào bảng tính

II.2.1. Quy tắc chung

1. Kích hoạt một ô trống sẽ chứa giá trị của công thức.

2. Gõ dấu =

3. Gõ biểu thức.

4. Nhấn Enter.

Sau khi nhấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân

công thức hiện trên dòng nhập dữ liệu.

II.2.2. Công thức đơn giản

Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35.

Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:

1. Chọn ô chứa kết quả.

2. Gõ = 45 - 10

3. Nhấn Enter.

Ngay sau khi nhấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên dòng

nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện công thức vừa gõ vào.

Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào

công thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.


Trang 66

Ví dụ 1:

Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức:

=20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức

sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60.

Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tự động biến thành 120.

Ví dụ 2:

Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10"

và trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu

- khối 10".

Chú ý:

Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói

quen, nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ

không hiện kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới

dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự.

• Trong công thức cho phép gõ dấu cách.

• Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và nhấn Enter, Excel sẽ

xuất hiện thông báo tương tự như sau:

Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hãy kích vào nút Yes. Nếu muốn tự sửa

công thức, kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi

tương tự như sau:


Trang 67

Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ text trong ô

chứa công thức. Hãy tự sửa lỗi và nhấn phím Enter.

II.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có 2 loại địa

chỉ: địa chỉ tuơng đối và địa chỉ tuyệt đối.

II.3.1. Địa chỉ tương đối:

Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa

chỉ tương đối.

Ví dụ : = B5+F4-D6

Khi sao chép công thức (click & drug) các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ

tự biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.

Ví dụ : khi sao chép công thức ở

ví dụ trên sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành

=C6+C5+E7

II.3.2. Địa chỉ tuyệt đối:

Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ

trở thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt

đối theo dòng và cột.

Ví dụ: =$B$5+$F4-D$6

- $B$5 : Đặt giá trị tuyệt đối cả cột lẫn


Trang 68

dòng (có thể nhấn F4).

- $F4 : Đặt giá trị tuyệt đối theo cột.

- D$6 : Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng.

Khi sao chép công thức (click & drag), các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ

không thay đổi.

Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ 3 sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành

=$B$5+$F5+E$6

II.4. Liên kết dữ liệu

II.4.1. Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính

Trong một tập tin Excel bao gồm nhiều bảng tính (Worksheet), khi tạo ra công

thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính kkhác nhau. Muốn nhập địa chỉ của

một ô ở một bảng tính khác vào công thức, cần nhập tên của bảng tính đó và ký tự (!)

trước địa chỉ ô.

Ví dụ : =D4+Sheet2!D4

(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở bảng tính Sheet2)

II.4.2. Liên kết dữ liệu giữa các tập tin Excel:

Mở các tập tin muốn liên kết trên cùng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ô ở

một tập tin khác vào công thức, nhập tên tập tin đó (cả phần mở rộng .xls) trong dấu

ngoặc vuông [], và tên bảng tính (Sheet), tất cả có thể để trong dấu nháy đơn ’’ và ký

tự (!) ở trước địa chỉ ô.

Ví dụ : =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4

(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xsl)

Để chuyển đổi giữa các tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trình đơn Window\Tên

tập tin.


Trang 69

II.5. Tìm kiếm và thay thế

II.5.1. Tìm kiếm:

Nếu có nhiều dữ liệu trong bảng tính và muốn nhanh chóng tìm đến một ô dữ

liệu nào đó, có thể sử dụng chức năng này.

- Chọn Edit\ Find (Ctrl+P).

- Nhập các ký tự muốn tìm trong khung Find what và lựa chọn cách tìm

kiếm:

+ Match case : Tìm kiếm có phân biệt chữ thường và chữ in.

+ Find entire cells only : Chỉ tìm dữ liệu đứng riêng trong ô.

+ Search : Chọn cách tìm theo cột (By Columns) hoặc theo dòng (By

Rows).

+ Look in : Chọn loại dữ liệu cần tìm.

- Click nút Find next để lần lượt tìm.

II.5.2. Thay thế:

Nếu muốn tìm một từ nào đó trong bảng tính để thay thế bằng một dữ liệu khác

một cách nhanh chóng, có thể sử dụng chức năng này.

- Chọn Edit\ Replace (Ctrl+H).


Trang 70

- Nhập các ký tự cần tìm trong khung Find what và những ký tự muốn

thay ở khung Replace with, các lựa chọn khác cũng giống như ở phần

tìm kiếm.

- Click nút Find Next để lần lượt tìm kiếm. Khi tìm thấy click nút Replace

để thay thế, (Replace All tự động thay thế tất cả những vị trí tìm thấy).

II.6. Sắp xếp dữ liệu

Khi nhập dữ liệu, Microsoft Excel sử dụng trật tự sắp xếp xác định để xếp đặt

các dữ liệu theo giá trị của chúng. Khi ta sắp xếp một chuỗi kí tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trái sang phải theo

từng kí tự. Ví dụ như, nếu một ô chứa chuỗi kí tự "A100," ô này sẽ được sắp sau ô

chứa chuỗi kí tự "A1" và trước ô chứa chuỗi kí tự "A11." Khi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau: - Các số được sắp xếp từ giá trị âm nhỏ nhất tới giá trị dương lớn nhất. - Chuỗi kí tự được sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $

% & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R

S T U V W X Y Z . - Trong các giá trị logic, FALSE được sắp xếp trước TRUE. - Tất cả các giá trị lỗi bằng nhau. - Các ô trống luôn luôn được sắp xếp cuối cùng. Ta có thể sắp xếp lại các hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của

Excel. Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại các hàng, các cột hoặc các ô riêng


Trang 71

biệt theo thứ tự sắp xếp do ta chỉ định: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z

hoặc giảm dần (descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.

II.6.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột

1. Kích vào một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.

2. Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Ascending .

Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Descending .

Ví dụ, chúng ta có danh sách các cán bộ lớp như sau

Họ đệm Tên Chức vụ Lớp

Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A

Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B

Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C

Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D

Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A

Trần Hồng Hà Lớp phó 10A

Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B

Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B

Vũ Hồng Thủy Lớp phó 10C

Trần Thanh Hà Lớp phó 10C

Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D

Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D

Để sắp xếp danh sách theo thứ tự giá trị tăng dần của cột Lớp, kích chuột vào

một ô bất kì trong cột này và kích vào nút Ascending trên thanh công cụ.


Trang 72

II.6.2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột

1. Kích một ô trong danh sách muốn sắp xếp.

2. Thực hiện Data / Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.

3. Trong các hộp Sort by và Then by kích chọn tên các cột muốn sắp xếp.

4. Chọn các tuỳ chọn khác nếu cần thiết và kích OK. Trong My list has có hai tuỳ

chọn: Header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn có dòng tiêu đề, No header row - trong vùng

dữ liệu vừa chọn không có dòng tiêu đề. Thông thường, nên để trạng thái chọn ngầm định của

máy.

Lặp lại các bước 2- 4 nếu cần thiết.

Ghi chú:

• - Nếu cột ta chỉ định trong hộp Sort by các giá trị trùng nhau, ta có thể sắp xếp

các giá trị này bằng cách chỉ định cột khác trong hộp Then by đầu tiên. Nếu các

giá trị trong cột thứ hai được sắp xếp này trùng nhau, ta có thể chỉ định cột thứ

ba trong hộp Then by thứ hai.


Trang 73

• - Nếu ta cần sắp xếp nhiều hơn ba cột, hãy sắp xếp những cột ít quan trọng nhất

trước. Ví dụ như, nếu chúng ta muốn sắp xếp danh sách cán bộ theo các cột

Lớp, Chức vụ, Họ đệm và Tên thì phải sắp xếp hai lần. Đầu tiên, chọn cột Tên

trong hộp Sort by và kích nút OK. Lần thứ hai, kích Lớp trong hộp Sort by, kích

Chức vụ trong hộp Then by thứ nhất, chọn Descending và kích Họ đệm trong

hộp Then by thứ hai và kích OK. Kết quả có dạng như sau:

Họ đệm Tên Chức vụ Lớp

Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A

Trần Hồng Hà Lớp phó 10A

Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A

Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B

Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B

Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B

Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C

Trần Thanh Hà Lớp phó 10C

Vũ Hồng Thủy Lớp phó 10C

Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D

Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D

Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D

II.6.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng

1. Kích một ô trên danh sách dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort. 3. Kích nút Options, xuất hiện hộp hội thoại Sort Options.


Trang 74

4. Dưới Orientation, kích Sort left to right, và sau đó kích OK.

5. Trong các hộp Sort by và Then by kích các hàng muốn sắp xếp.

II.6.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo

1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list)

Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khác thứ tự ngầm định của máy,

chúng ta phải tự tạo một danh sách theo thứ tự do mình đặt ra. Ví dụ như, nếu sắp xếp

cột Xếp loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel,

thì kết quả sẽ đươc sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiên, để hợp lí hơn,

chúng ta phải tự tạo danh sách theo thứ tự: Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm

theo thứ tự đó. Hãy làm như sau:

1. Nếu ta đã nhập vào bảng tính danh sách các phần tử theo thứ tự riêng của

mình thì hãy chọn danh sách đó. Ví dụ, hãy gõ vào các ô A1:A4 các giá trị sau Gioi,

Kha, TB, Kem và chọn bốn ô này.

2. Thực hiện Tools / Options, kích mục Custom Lists.


Trang 75

3. Để sử dụng danh sách đã chọn, kích nút Import.

Nếu chưa thực hiện bước 1, hãy gõ danh sách mới bằng cách kích New list trên hộp

Custom lists và sau đó gõ các phần tử của danh sách trong hộp List entries. Các phần tử cách

nhau bởi dấu phảy hoặc dấu ENTER. Kích nút Add. Ghi chú:

• Một danh sách tự tạo có thể chứa chuỗi kí tự hoặc chuỗi kí tự xen lẫn các con

số. Nếu muốn tạo danh sách chỉ chứa các con số, đầu tiên chọn đủ số ô trống

chứa các phần tử của danh sách. Thực hiện Format / Cells, và kích mục

Number. A'p dụng kiểu định dạng Text cho các ô trống và sau đó gõ danh sách

các số trong các ô vừa định dạng.

b. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo 1. Chọn một ô trong vùng hoặc toàn bộ vùng dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort. 3. Kích Options. 4. Dưới First key sort order, kích danh sách tự tạo và kích OK.


Trang 76

5. Kích chọn bất kì lựa chọn khác nếu cần thiết. Ghi chú:

• Trật tự sắp xếp theo thứ tự của danh sách tự tạo chỉ áp dụng cho cột được chỉ

định trong hộp Sort by. Để sắp xếp nhiều cột theo thứ tự của danh sách tự tạo

hãy sắp xếp từng cột riêng biệt. Ví dụ, để sắp xếp theo các cột A và B, theo thứ

tự này, đầu tiên sắp xếp theo cột B, và sau đó chỉ định thứ tự của danh sách tự

tạo bằng cách sử dụng hộp hội thoại Sort Options. Tiếp theo, sắp xếp theo danh

sách của cột A.

Bài 4: Dùng hàm trong công thức

I. Mục đích

• Khái niệm hàm trong Excel

• Nhóm hàm số

• Nhóm hàm thống kê

• Nhóm hàm đổi kiểu

• Nhóm hàm ký tự

• Nhóm hàm có điều kiện

• Nhóm hàm ngày tháng

• Nhóm hàm Logic

• Nhóm hàm tìm kiếm

• Cách sử dụng hộp Function


Trang 77

II. Khái niệm hàm trong Excel:

Giả sử trong các ô A3, B3, C3, D3, E3, F3 chứa các số. Để tính tổng các số này

chúng ta có thể dùng công thức sau: =A3+B3+C3+D3+E3+F3, nhưng cách dùng

nhanh hơn cả là sử dụng hàm =SUM(A3:F3).

Cú pháp chung của hàm

<tên hàm> ([Đối số])

trong đó:

<tên hàm> được sử dụng theo tên quy ước của Excel.

[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa

chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng nhau.

Sau đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số hàm hay dùng nhất.

III. Nhóm hàm số

III.1.1. Hàm SQRT

Hàm căn bậc hai.

Cú pháp:

SQRT(number)

Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT

trả lại giá trị lỗi #NUM!.

Ví dụ:

SQRT(16) bằng 4

SQRT(-16) bằng #NUM!

SQRT(ABS(-16)) bằng 4

III.1.2. Hàm ABS

Trả lại giá trị tuyệt đối của số.


Trang 78

Cú pháp:

ABS(number)

Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối.

Ví dụ:

ABS(2) bằng 2

ABS(-2) bằng 2

Nếu A1 chứa -16, thì SQRT(ABS(A1)) bằng 4

III.1.3. Hàm ROUND

Làm tròn số

Cú pháp:

ROUND(number,num_digits)

Trong đó, number là số muốn làm tròn. Num_digits chỉ định số chữ số muốn

làm tròn. Nếu num_digits lớn hơn 0 (zero), thì số được làm tròn đến số xác định sau số

thập phân. Nếu num_digits bằng 0, thì number được làm tròn tới phần nguyên. Nếu

num_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân.

Ví dụ:

ROUND(2.15, 1) bằng 2.2

ROUND(2.149, 1) bằng 2.1

ROUND(-1.475, 2) bằng -1.48

ROUND(21.5, -1) bằng 20

IV. Nhóm hàm thống kê

IV.1.1. Hàm Average

Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các đối số.

Cú pháp:


Trang 79

AVERAGE(number1,number2, ...)

Trong đó: Number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số.

Ghi chú:

• Các đối số có thể là các hằng số, tên hoặc địa chỉ ô chứa số.

• Nếu địa chỉ ô nằm trong đối số chứa text, các giá trị logic hoặc các ô trống thì

các giá trị này được bỏ qua. Tuy nhiên, các ô chứa các giá trị bằng 0 đều được

tính.

Ví dụ:

Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì:

AVERAGE(A1:A5) bằng 11

AVERAGE(A1:A5, 5) bằng 10

IV.1.2. Hàm Max

Hàm này trả lại giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị.

Cú pháp:

MAX(number1,number2,...)

Trong đó: number1,number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị lớn nhất của

chúng.

Ghi chú:

• Các đối số có thể là các hằng số, các ô trống, các giá trị logic hoặc text đại diện

cho số. Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text không thể chuyển thành số được sẽ

gây ra lỗi trong công thức.

• Nếu một đối số là địa chỉ vùng, chỉ có những giá trị số trong vùng mới được

tính trung bình. Các ô trống, các giá trị logic, các giá trị text và các địa chỉ trong

vùng được bỏ qua. Nếu muốn tính trung bình cả cho các giá trị logic và text thì

dùng hàm MAXA thay thế.


Trang 80

• Nếu hàm không chứa đối số sẽ cho giá trị bằng 0.

Ví dụ:


MAX(A1:A5) bằng 27

MAX(A1:A5,30) bằng 30

IV.1.3. Hàm MIN

Hàm này trả lại giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị.

Cú pháp:

MIN(number1,number2, ...)

Trong đó: number1, number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị nhỏ nhất của

chúng. Đặc điểm của các đối số này hoàn toàn tưng tự như các đối số của hàm MAX.

Ví dụ:


MIN(A1:A5) bằng 2

MIN(A1:A5, 0) bằng 0

IV.1.4. Hàm SUM

Hàm này cho giá trị là tổng các số trong một miền ô.

Cú pháp:

SUM(number1,number2, ...)

Trong đó, number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số muốn tính tổng giá trị của

chúng.

Ghi chú:


Trang 81

• Các số, các giá trị logic và text đạI diện cho số mà ta gõ trực tiếp trong danh

sách đối số đều được tính (xem hai ví dụ đầu tiên ở dưới đây).

• Nếu một đối số là một vùng địa chỉ thì chỉ có những giá trị số trong vùng này

được tính. Các ô trống, các giá trị logic hoặc các giá trị lỗi trong vùng này bị bỏ

qua (xem ví dụ thứ ba).

• Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text mà không thể chuyển thành số sẽ gây lỗi.

Ví dụ:

SUM(3, 2) bằng 5

SUM("3", 2, TRUE) bằng 6 vì các giá trị text chuyển thành giá trị số và

giá trị logic TRUE chuyển thành số 1.

Khác với ví dụ trên, nếu A1 chứa "3" và B1 chứa TRUE, thì:

SUM(A1, B1, 2) bằng 2 vì các tham chiếu tới các giá trị không phải là số

không được chuyển thành số.

Nếu các ô A2:E2 chứa 5, 15, 30, 40, và 50, thì:

SUM(A2:C2) bằng 50

SUM(B2:E2, 15) bằng 150

Chú ý:

• Khi cần dùng hàm SUM, hãy sử dụng nút AutoSum ( ) trên Toolbar thực hiện

phép tính nhanh hơn. Các bước thực hiện như sau:

1. Kích hoạt ô chứa kết quả. (Khi cộng một cột, hãy kích hoạt ô phía dưới sát ô

cuối cùng của cột. Khi cộng một hàng, hãy kích hoạt ô sát phía bên phải của hàng).

2. Kích chuột vào nút AutoSum. lúc này trên thanh công thức xuất hiện

=SUM(Đối số chỉ vùng).

3. Nhấn Enter, nếu tất cả các đối số chỉ vùng phù hợp với địa chỉ vùng cần

chọn. Ngược lại, phải dùng chuột để chọn lại vùng địa chỉ (liên tục hoặc rời rạc) rồi

mới nhấn Enter.


Trang 82

IV.1.5. Hàm COUNT

Đếm số ô chứa số và các số trong danh sách đối số.

Cú pháp:

COUNT(value1,value2, ...)

Trong đó, value1, value2, ... là 1 tới 30 đối có thể chứa hoặc tham chiếu đến các

ô chứa các loại dữ liệu khác nhau nhưng chỉ có các số được đếm.

Ví dụ:

Trong bảng sau

A

1 345

2 6/9/88

3

4 5:20:15

5 TRUE

6 #DIV/0!

7 Giá tiền

ta có:

COUNT(A1:A7) bằng 3

COUNT(A2:A7) bằng 2

COUNT(A1:A7, 2) bằng 4

IV.1.6. Hàm RANK

Hàm này trả lại số thứ tự trong một danh sách số.

Cú pháp:

RANK(number,ref,order)


Trang 83

Trong đó, number là số muốn tìm thứ tự của nó trong dãy số. Ref là vùng giá trị

hoặc địa chỉ của vùng dãy số. Các giá trị không phải là số trong vùng này được bỏ qua.

Order là thứ tự sắp xếp dãy số. Nếu order bằng 0 (zero) hoặc bỏ qua, Microsoft Excel

xếp thứ bậc theo thứ tự giảm dần của dãy số. Nếu order là bất kì giá trị nào khác 0,

Microsoft Excel sắp thứ bậc theo thứ tự tăng dần của dãy số.

Ghi chú:

• RANK sắp xếp các số trùng nhau theo cùng bậc. Tuy nhiên, sự hiện diện của

các số trùng nhau ảnh hưởng tới thứ bậc của các số khác. Ví dụ, trong chuỗi số

nguyên, nếu số 10 xuất hiện hai lần và có thứ bậc là 5, thì 11 sẽ có thứ bậc là 7

(không có số nào có thứ bậc là 6).

Ví dụ:

Nếu A1:A5 chứa các số 7, 3.5, 3.5, 1, và 2, thì:

RANK(A2,A1:A5,1) bằng 3

RANK(A1,A1:A5,1) bằng 5

V. Nhóm hàm đổi kiểu

V.1.1. Hàm TEXT

Hàm này đổi các giá trị số thành text với định dạng cho trước.

Cú pháp:

TEXT(value,format_text)

Trong đó, value là giá trị số, hoặc công thức cho giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa

giá trị số. Format_text là định dạng số kiểu text trong hộp Category thuộc mục

Number trong hộp hội thoại Format Cells (sẽ được trình bày kĩ ở phần sau).

Format_text không thể chứa dấu sao (*) và không thể được định dạng kiểu General.

Ghi chú:


Trang 84

• Sử dụng hàm TEXT để chuyển số thành định dạng text, và kết quả không là số

nữa.

Ví dụ:

TEXT(2.715, "$0.00") bằng "$2.72"

TEXT("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") bằng "April 15, 1991"

V.1.2. Hàm VALUE

Hàm chuyển giá trị text đại diện cho một số thành giá trị số.

Cú pháp:

VALUE(text)

Trong đó, text là các kí tự số nằm trong dấu nháy hoặc địa chỉ ô chứa text muốn

chuyển thành số. Text có thể chỉ hằng số, ngày tháng hoặc thời gian được biểu diễn

theo định dạng của Microsoft Excel. Nếu text không tuân theo các định dạng này, hàm

VALUE trả về giá trị lỗi #VALUE!

Ghi chú:

• Nói chung không cần dùng hàm VALUE trong công thức vì Microsoft Excel tự

động chuyển text thành số khi cần thiết.

Ví dụ:

VALUE("$1,000") bằng 1,000

VALUE("16:48:00")-VALUE("12:00:00") bằng "16:48:00"-"12:00:00"

bằng 0.2, tương đương với 4 giờ và 48 phút.

VI. Nhóm hàm kí tự

VI.1.1. Hàm LEFT

Hàm này trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên trái của chuỗi kí tự.

Cú pháp:


Trang 85

LEFT(text,num_chars)

Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn trích ra một số kí tự bên trái. Num_chars chỉ

định số kí tự muốn trích ra. Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng 0. Nếu num_chars lớn

hơn độ dài của text, hàm LEFT trả lại toàn bộ text. Nếu num_chars bị bỏ qua, nó trả

lại một kí tự.

Ví dụ:

LEFT("Hà Nội", 2) bằng "Hà"

Nếu A1 chứa "Huế", thì LEFT(A1) bằng "H"

VI.1.2. Hàm RIGHT

Hàm này trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên phải của chuỗi kí tự.

Cú pháp:

RIGHT(text,num_chars)

Các đối của hàm RIGHT tương tự như hàm LEFT.

Ví dụ:

RIGHT("Hà Nội", 3) bằng "Nội"

RIGHT("Hà Nội") bằng "i"

VI.1.3. Hàm MID

Trả lại số kí tự xác định từ chuỗi kí tự, bắt đầu từ một vị trí xác định.

Cú pháp:

MID(text,start_num,num_chars)

Trong đó, text là chuỗi kí tự chứa các kí tự muốn trích ra. Start_num là vị trí của

kí tự đầu tiên muốn trích ra từ chuỗi kí tự. Kí tự đầu tiên của chuỗi text được đánh số

là 1. Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi kí tự, hàm MID trả về chuỗi rỗng "".

Nếu start_num nhỏ hơn độ dài của chuỗi kí tự nhưng start_num cộng num_chars vượt

quá độ dài của chuỗi kí tự, hàm MID trả về các kí tự từ điểm bắt đầu cho tới hết chuỗi


Trang 86

kí tự. Nếu start_num nhỏ hơn 1, hàm MID trả lại giá trị lỗi #VALUE!. Num_chars chỉ

định số kí tự muốn trích ra. Nếu num_chars có giá trị âm, hàm MID trả về giá trị lỗi

#VALUE!

Ví dụ:

MID("Phan Tùng", 1, 4) bằng "Phan"

MID("Phan Tùng", 6, 20) bằng "Tùng"

MID("1234", 5, 5) bằng "" (chuỗi rỗng)

VI.1.4. Hàm UPPER

Chuyển text thành chữ hoa (chỉ đúng với tiếng Anh và tiếng Việt không dấu

(nếu gõ tiếng Việt có dấu theo kiểu telex))

Cú pháp:

UPPER(text)

Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn chuyển thành chữ hoa. Text có thể là chuỗi kí

tự hoặc địa chỉ ô.

Ví dụ:

UPPER("total") bằng "TOTAL"

Nếu E5 chứa "sum", thì UPPER(E5) bằng "SUM"

VI.1.5. Hàm LOWER

Chuyển text thành chữ thường(chỉ đúng với tiếng Anh và tiếng Việt không dấu

(nếu gõ tiếng Việt có dấu theo kiểu telex).

Cú pháp:

LOWER(text)

Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn chuyển thành chữ thường. Hàm LOWER

không chuyển các kí tự không phải là text thành chữ thường.

Ví dụ:


Trang 87

LOWER("E. E. Cummings") bằng "e. e. cummings"

LOWER("Apt. 2B") bằng "apt. 2b"

VI.1.6. Hàm PROPER

Biến tất cả các chữ cái đầu từ và tất cả các kí tự ở ngay sau những kí tự đặc biệt

thành chữ hoa đồng thời biến tất cả các chữ cái còn lại thành chữ thường.

Cú pháp:

PROPER(text)

Trong đó, text là chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy, công thức cho giá trị text hoặc

địa chỉ ô tham chiếu tới giá trị text.

Ví dụ:

PROPER("this is a TITLE") bằng "This Is A Title"

PROPER("2-cent's worth") bằng "2-Cent'S Worth"

PROPER("76BudGet") bằng "76Budget"

VI.1.7. Hàm TRIM

Xoá bỏ tất cả những dấu cách thừa trừ một dấu cách giữa các từ.

Cú pháp:

TRIM(text)

Trong đó, text là chuỗi kí tự hoặc địa chỉ ô tham chiếu tới chuỗi kí tự.

Ví dụ:

TRIM(" Họ và tên ") bằng "Họ và tên "

VII. Nhóm hàm điều kiện

VII.1.1. Hàm IF

Trả lại một giá trị nếu điều kiện chỉ định được đánh giá là TRUE và trả lại giá

trị kia nếu điều kiện nhận giá trị FALSE.


Trang 88

Cú pháp:

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trong đó, logical_test là bất kì giá trị hoặc biểu thức nào được đánh giá là

TRUE hoặc FALSE. Value_if_true là giá trị được hàm trả về nếu logical_test là

TRUE. Value_if_true có thể là một công thức. Value_if_false là giá trị được trả về nếu

logical_test có giá trị FALSE. Value_if_false có thể là công thức.

Ghi chú:

• Có thể lồng 7 hàm IF thay cho các giá trị value_if_true và value_if_false. Xem

ví dụ cuối.

Ví dụ:

Trong ví dụ sau, nếu giá trị trong ô A10 là 100, khi đó, logical_test là TRUE,

và giá trị tổng của vùng B5:B15 được tính. Ngược lại, logical_test là FALSE, hàm sẽ

trả về giá trị là chuỗi rỗng ("").

IF(A10=100,SUM(B5:B15),"")

Giả sử khi ta cần xếp loại học sinh theo điểm trung bình theo tiêu chuẩn cho

trong bảng sau:

Nếu điểm TB thì xếp loại

lớn hơn hoặc bằng 8.5 Giỏi

từ 6.5 đến 8.5 Khá

từ 5.0 đến 6.5 TB

nhỏ hơn 5.0 Kém

Ta có thể dùng các hàm IF lồng nhau như sau:

IF(DTB>=8.5,"Giỏi",IF(DTB>=6.5,"Khá",IF(DTB>=5.0,"TB","Kém"))))

Trong ví dụ trên, hàm IF thứ hai là đối số value_if_false của hàm IF thứ nhất.

Tương tự, hàm IF thứ ba là đối số value_if_false của hàm IF thứ hai. Ví dụ, nếu đối số


Trang 89

logical_test đầu tiên (DTB>=8.5) là TRUE, hàm trả về giá trị "Giỏi". Nếu đối số

logical_test thứ nhất nhận giá trị FALSE, hàm IF thứ hai được kiểm tra tiếp, ...

VII.2. SUMIF

SUMIF(Vùng 1, “điều kiện”, vùng 2)

@ Tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với các ô vùng 1 đã thoả mãn

điều kiện.

Ví dụ : Dữ liệu trong vùng B4:B7 là 3, 6, 8, 6

Dữ liệu trong vùng C4:C7 là 6, 9, 9, 4

=SUMIF(B4:B7, “>5”, C4:C7) {kết quả là =22}

Tinh tổng giá trị các ô trong vùng C4:C7 tương ứng với các ô trong vùng B4:B7

nếu giá trị các ô này lớn hơn 5, như vậy các ô có giá trị 6, 8, 6 trong vùng B4:B7 thoả

mãn điều kiện, tương ứng với các ô có giá trị 9, 9, 4 trong vùng C4:C7, kết quả tổng

bằng 22.

VII.3. COUNTIF

COUNTIF(Vùng, “điều kiện”)

@ Đếm các ô thoả mãn điều kiện trong vùng.

Ví dụ: (Lấy ví dụ của B4:B7 ở ví dụ trên)

=COUNTIF(B4:B7, “<5”) {=1}

VIII. Nhóm hàm ngày tháng

VIII.1. Date

DATE(yy, mm, dd)

@ Nhập ngày tháng.

(yy,mm,dd) : Nhập hai số của năm tháng ngày.

Ví dụ : =DATE(98,09,25) {Kết quả =9/25/98}


Trang 90

(Tháng 9 ngày 25 năm 98)

VIII.2. WEEKDAY

WEEKDAY(Tháng-ngày-năm)

@ Trả về số thứ trong tuần.

Ví dụ : Dữ liệu trong ô B3 là ngày 11/06/98

=WEEKDAY(B3) {=6}

(Ngày 6/11/98 là thứ 6)

VIII.3. DAY

DAY(Tháng-ngày-năm)

@Trả về số thứ tự của ngày trong tháng.

Ví dụ : =DAY(11/25/98) {=25}

Có thể dùng hàm DAY để tính số ngày, tuần.

Ví dụ : Dữ liệu trong ô C3 là ngày 11/25/98

=(DAY(C3)-DAY(B3)) {=19}

VIII.4. MONTH

MONTH(Tháng-ngày-năm)

@ Trả về số của tháng

Ví dụ : =MONTH(B3) {=11}

VIII.5. YEAR

YEAR(Tháng-ngày-năm)

@ Trả về số của năm

Ví dụ : =YEAR(B3) {=98}


Trang 91

IX. Nhóm hàm logic

IX.1. Hàm And

Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số nhận giá trị TRUE; trả về giá trị

FALSE nếu một hoặc nhiều đối số nhận giá trị FALSE.

Cú pháp:

AND(logical1,logical2, ...)

Trong đó, logical1, logical2, ... là 1 tới 30 điều kiện có thể nhận một trong hai

giá trị TRUE hoặc FALSE. Nếu đối không nhận giá trị logic, hàm AND trả về giá trị

lỗi #VALUE!

Ví dụ:

AND(TRUE, TRUE) bằng TRUE

AND(TRUE, FALSE) bằng FALSE

AND(2+2=4, 2+3=5) bằng TRUE

Nếu B1:B3 chứa các giá trị TRUE, FALSE, và TRUE, thì AND(B1:B3) bằng

FALSE.

Nếu B4 chứa số giữa 1 và 100, thì AND(1<B4, B4<100) bằng TRUE

Giả sử rằng ta muốn hiện giá trị của B4 nếu nó chứa một số có giá trị từ 1 đến

100, ngược lại muốn hiện thông báo lỗi. Nếu B4 chứa 104, thì IF(AND(1<B4,

B4<100), B4, "The value is out of range.") bằng "The value is out of range."

Nếu B4 chứa 50, thì IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "The value is out of range.")

bằng 50.

IX.2. Hàm OR

Trả về giá trị TRUE nếu bất kì đối số nào nhận giá trị TRUE; trả về giá trị

FALSE nếu tất cả các đối số nhận giá trị FALSE.

Cú pháp:

OR(logical1,logical2,...)


Trang 92

Trong đó, logical, logical2,... là 1 tới 30 điều kiện sẽ nhận một trong hai giá trị

TRUE hoặc FALSE.

Ví dụ:

OR(TRUE) bằng TRUE

OR(1+1=1,2+2=5) bằng FALSE

Nếu A1:A3 chứa các giá trị TRUE, FALSE, and TRUE, thì OR(A1:A3)

bằng TRUE.

1. AND(Các biểu thức điều kiện)

@ Trả về giá trị “Và” logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện.

Ví dụ : =IF(AND(B3>5,E3=”A”), “Đ”, “H”)

Nếu B3 lớn hơn 5 và (AND) E4 là A thì cho kết quả là “Đ”, ngược lại sẽ

cho kết quả là “H”.

IX.3. Hàm NOT NOT(Các biểu thức điều kiện)

@ Trả về giá trị “Không” Logic (True hay False) của các biểu thức điều

kiện.

Ví dụ : =IF(AND(B3>5, NOT(C3=0)), “Đ”, “H”)

Nếu B3 lớn hơn 5 và (AND) C3 không (NOT) bằng 0 thì kết quả là “Đ”,

ngược lại sẽ cho kết quả là “H”.

X. Nhóm hàm tìm kiếm


Trang 93

X.1. Hàm VLOOKUP

VLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, 0)

@ Tìm giá trị x ở cột thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương

ứng ở cột thứ n.

Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng mã hàng để điền tên thích hợp vào cột tên

hàng của bảng phiếu giao hàng

Lập công thức cho ô C13:

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0) {=Sắt}

Tìm giá trị bằng giá trị của ô B13 trong cột thứ nhất của vùng A2:B5 và lấy giá

trị tương ứng ở cột thứ 2. {kaats quả = sắt}.

Trong công thức nên đặt giá trị tuyệt đối cho địa chỉ vùng để không bị thay đổi

khi sao chép.


Trang 94

X.2. Hàm HLOOKUP HLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, 0)

@ Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột.

Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng giá để điền vào cột giá của bảng phiếu

giao hàng.

Lập công thức cho ô D13:

=HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0) {=100}

Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột.

XI. Cách sử dụng hộp Function

Trong trường hợp không nhớ chính xác tên hàm hoặc cú pháp của hàm có thể

dùng cách sau:

1. Đặt trỏ text trên dòng nhập dữ liệu hoặc trong ô, nơi cần đặt hàm.

2. Chọn thực đơn Insert/Function (hoặc kích nút trên Standard Toolbar),

xuất hiện hộp hội thoại

3. Trong hộp Function Category chọn tên nhóm hàm


Trang 95

Tên nhóm ý nghĩa

Most Recently Used các hàm hay dùng nhất

All tất cả các hàm

Financial các hàm tài chính

Date & Time các hàm kiểu ngày tháng

Math & Trig các hàm toán học

Statistical các hàm thống kê

Database các hàm cơ sở dữ liệu

Lookup & Reference các hàm tìm kiếm

Text các hàm kí tự

Logical các hàm logic

Information các hàm thông tin

4. Kích chuột trong hộp Function Name để chọn tên hàm cần thiết.

5. Sau khi kích vào OK, tên hàm xuất hiện tại vị trí cần dán hàm và xuất hiện

hộp hội thoại hướng dẫn vào các đối số của hàm. Ví dụ như nếu chúng ta chọn hàm

SUM, sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:

6. Sau khi vào các đối số, kích nút OK.


Trang 96

Câu hỏi và bài tập Thực hành lại tất cả ví dụ đã nêu trong bài, học thuộc cú pháp cũng như ý nghĩa của

các hàm đã nêu ở trên.

Mở file BD10A.xls và tính thêm các cột Điểm TB, XL và Xếp TT theo các công thức

sau (xem mẫu):

a) Điểm TB bằng trung bình cộng của (hệ số 1 + 2*hệ số 2 + 3*hệ số 3)

b) Xếp loại (XL):

Giỏi nếu điểm TB lớn hơn hoặc bằng 8.5.

Khá nếu điểm TB trong khoảng từ 6.5 đến 8.5

TB nếu điểm TB trong khoảng từ 5.0 đến 6.5

Kém nếu điểm TB nhỏ hơn 5.0

c) Xếp TT (thứ tự) theo điểm TB từ cao xuuóng thấp.

Gợi ý:

Theo bảng mẫu, điểm TB của học sinh Lê Văn Thanh, tại ô I8 được tính theo

công thức sau

= ROUND(E8+F8+2*G8+3*H8)/7

Xếp loại của học sinh này tại ô J8 được tính thao công thức sau:

=IF(I8>=8.5," Giỏi",IF(I8>=6.5,"Khá",IF(I8>=5.0,"TB","Kém")))

Xếp thứ tự của học sinh này tại ô K8 được tính theo công thức sau

=RANK(I8,$I$8:$I$17)

Tương tự, có thể tính cho các học sinh còn lại. Tuy nhiên, để tính nhanh nhất

hãy dùng cách sao chép công thức sẽ được trình bày trong bài 6. A B C D E F G H I J K


2 Môn: Toán

3 Lớp: 10 A

4

5

6 Hệ số 1

Hệ số 2

Hệ số 3

7 STT Họ và tên Ngày Giới M 15' 1 T HK Điểm XL Xếp


Trang 97

sinh tính TB TT

8 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8 7.7 Khá 69 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9 9 Giỏi 2

10 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6 6.1 TB 8

11 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9 8.4 Khá 412 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8 7.6 Khá 7

13 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 Nữ 4 5 4 5 4.6 Kém 10

14 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 Nữ 9 7 10 8 8.6 Giỏi 3

15 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 Nam 9 8 7 8 7.9 Khá 5

16 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 Nữ 9 9 8 10 9.1 Giỏi 1

17 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 Nữ 6 7 7 5 6 TB 9 Tính tiếp phần tổng kết điểm trong cả lớp ở cuối bảng điểm theo mẫu dưới đây, trong

đó: Điểm TB cả lớp được tính theo công thức: =AVERAGE(H8:H17) Điểm TB cao nhất lớp được tính theo công thức: =MAX(H8:H17) Điểm TB thấp nhất lớp được tính theo công thức: =MIN(H8:H17)

Tổng kết

Điểm TB cả lớp 7.5 Điểm TB cao nhất lớp 9.1 Điểm TB thấp nhất lớp 4.6


Trang 98

Bài 5: Định dạng trang và In ấn

XII. Mục đích

• Định dạng trang

• In

XIII. Định dạng trang và in ấn

XIII.1. Định dạng trang

Công việc chuẩn bị in ấn bảng tính bao gồm các phần việc được thực hiện từ

lệnh File/Page Setup.

Trong hộp hội thoại Page Setup ta có thể thực hiện các công việc sau:

Vào các thông số in bao gồm 4 loại thông số:

1. Page: Các thông số trang giấy in.

2. Margins: Các thông số lề trang in.

3. Header/Footer: Tiêu đề trang in (nếu cần thiết).

4. Sheet: Các thông số về dữ liệu cần in trên bảng tính.

Nút Print Preview dùng để kiểm tra trước khi in chính thức ra giấy in.


Trang 99

Nút Print dùng để ra lệnh in.

Nút Option dùng để đặt lại các thông số máy in.

Nút OK đóng cửa sổ Page Setup.

Các thông số in sẽ được mô tả cụ thể dưới đây.

XIII.1.1. Page

• Orientation: hướng in. • Scaling: tỷ lệ in. Có hai lựa chọn sau:

o Adjust to: tỷ lệ in so với dạng chuẩn. o Fit to: dãn/nén vùng in trong số trang được chỉ ra bởi các thông số về

chiều rộng (wide) và chiều dài (tall).

• Paper Size: kích thước giấy in. • Print Quality: chất lượng in. • First Page Number: số trang bắt đầu cần đánh số.

XIII.1.2. Margins

• Các thông số lề Top, Bottom, Left, Right: lề trên, dưới, trái, phải. • From Edge/Header, Footer: khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang. • Center on Page: in vào giữa trang theo chiều: Horizontally (ngang), Vertically

(dọc).


Trang 100

XIII.1.3. Header/Footer

Các thông số về tiêu đề được đưa vào tự động hoặc bằng tay khi nhấn các nút

Customize Header hoặc Customize Footer.

• Left section, Center section, Right section: vị trí trình bày tiêu đề trong trang. • Các nút phía trên dùng để: trình bày font chữ, chèn số trang, tổng số trang, ngày

giờ hệ thống.

XIII.1.4. Sheet

• Print Area: chọn vùng dữ liệu cần in. • Print Titles: tiêu đề hàng, cột của dữ liệu, trong đó:

o Row to repeat at top: tiêu đề hàng. Các hàng được in ra ở mọi trang. o Column to repeat at left: tiêu đề cột. Các cột được in ra ở mọi trang.


Trang 101

• Print: lựa chọn kiểu in

o Row and Column Heading: in tiêu đề hàng, cột của bảng tính. o Gridlines: in ra lưới của các ô bảng tính. o Comment: in chú thích. o Draft Quality: in nhanh (bỏ qua format). o Black and white: in đen trắng.

• Page Order: thứ tự in.

o Down, then over: in từ trên xuống dưới trước, sau đó mới sang ngang. o Over, then down: in sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới.

XIII.2. In

Công việc in trong EXCEL được thực hiện bằng lệnh File/Print. Hộp hội thoại

Print xuất hiện.

• Printer: tên của máy in, kiểu máy in, ... • Nút Properties: chọn các thông số của máy in như khổ giấy, hướng giấy, chế độ

phân giải màu, chất lượng in, ... • Page Range: lựa chọn vùng in.

o All: in toàn bộ các trang. o Pages From...To: in hạn chế các trang từ...đến trang ...

• Print What:


Trang 102

o Selection: chỉ in vùng được chọn. o Selected Sheet: in các sheet đang làm việc. o Entire Workbook: in toàn bộ Workbook.

• Copies: số lượng bản in. • Print to file: được chọn nếu muốn văn bản ra file. • Nút Preview: dùng để xem tổng quát bảng tính trước khi in chính thức ra giấy

in.

Sau khi đã chọn xong các thông số in kích chuột tại nút OK hoặc nhấn Enter để

bắt đầu công việc in.

Câu hỏi và bài tập 1. Thực hành lại tất cả các thao tác chuẩn bị in ấn trong bài và xem kết quả ở chế độ

Print Preview. 2. Mở file BD10A.xls, mở sheets cài đặt cỡ giấy in là A4, font chữ chính trong bảng là

Times New Roman và cỡ chữ nhỏ nhất là 12. Xem kết quả ở chế độ Print Preview. Nếu dữ liệu nằm trên hai trang giấy, hãy đặt lại chế độ in sao cho chúng nằm khít trên một trang in.

3. Làm tương tự với file BD10B.xls. 4. Hãy đặt chế độ in sao cho sau khi in ra, các bảng điểm của lớp 10A và 10B đều có tên

sheet và ngày tháng in nằm ở góc trái phần tiêu đề trên, dòng chữ "Trường PTTH ABC" nằm ở góc phải tiêu đề trên và số trang nằm ở giữa phần tiêu đề dưới theo mẫu sau:


Trang 103

Ôn tập

I. Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu

Khởi động Excel : Start /Programs /Microft Excel.

Thoát khỏi Excel: File / Exit hoặc Alt + F4.

Mở file mới: File /New

Ghi file vào đĩa: File /Save

Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác: File / Save As.

Gọi file cũ: File /Open.

II. Nhập, sửa, xoá dữ liệu

II.1. Nhập hằng:

• Chọn ô trống.

• Gõ dữ liệu

• Nhấn Enter.

II.2. Nhập công thức:

• Chọn ô trống

• Gõ dấu bằng (=)

• Gõ biểu thức

• Nhấn Enter.

II.3. Sửa toàn bộ dữ liệu

• Chọn ô cần sửa

• Gõ dữ liệu mới

• Nhấn Enter.


Trang 104

II.4. Sửa một phần dữ liệu:

• Chọn ô cần sửa

• Nhấn F2 hoặc kích chuột lên dòng nhập dữ liệu

• Chuyển con trỏ text tới vị trí cần sửa, xoá bớt hoặc chèn thêm dữ liệu.

• Nhấn Enter.

II.5. Xoá dữ liệu

• Chọn ô cần xoá dữ liệu

• Nhấn phim Delete.

III. Các thao tác với hàng, cột, ô

III.1. Chọn hàng, cột ô

• Kích chuột vào tiêu đề hàng nếu chọn cả hàng, vào tiêu đề cột nếu chọn cả cột,

vào ô nếu chọn ô.

• Chọn các hàng, cột, ô liền nhau: chọn phần tử đầu khối. Giữ Shift và kích chuột

vào phần tử đối diện ở cuối khối.

• Chọn các hàng, cột, ô rời rạc: chọn một phần tử. Giữ Ctrl và kích chọn các

phần tử còn lại.

III.2. Chèn thêm hàng, cột, ô

• Chọn số hàng, cột, ô cần chèn.

• Kích nút phải chuột, chọn Insert hoặc dùng Insert => Rows (hoặc Columns

hoặc Cells).

III.3. Huỷ thêm hàng, cột, ô

• Chọn số hàng, cột, ô cần huỷ.

• Kích nút phải chuột, chọn Delete hoặc dùng Edit => Delete.


Trang 105

III.4. Thay đổi độ rộng cột

• Chọn các cột cần điều chỉnh độ rộng

• Đặt trỏ chuột ở mép phải vùng tiêu đề và rê chuột hoặc dùng thực đơn Format /

Column / Width.

III.5. Thay đổi độ cao hàng

• Chọn các hàng cần điều chỉnh độ cao

• Đặt trỏ chuột ở mép dưới vùng tiêu đề và rê chuột hoặc dùng thực đơn Format /

Row / Hight.

IV. Các thao tác với một bảng tính

IV.1. Kích hoạt bảng tính

• Kích chuột vào tên sheet trên danh sách các sheet.

• Dùng các nút chuyển , , ,

• Kích nút phải tại vùng các nút chuyển và kích vào tên sheet cần thiết.

IV.2. Các thao tác với sheet

• Chọn sheet

• Kích nút phải chuột vào tên sheet và chọn các lệnh sau:

Rename: đổi tên bảng tính

Insert: chèn thêm bảng tính

Delete: xoá bảng tính

Move or copy: di chuyển hoặc sao chép bảng tính.


Trang 106

V. Một số hàm thông dụng

V.1. Các hàm thống kê

Average(number1, number2, ...): tính giá trị trung bình của các số.

Max(number1, number2, ...): tính giá trị lớn nhất của các số.

Min(number1, number2, ...): tính giá trị nhỏ nhất của các số.

Sum(number1, number2, ...): tính tổng các số.

Count(number1, number2, ...): đếm các ô chứa số.

Rank(number, ref, order): trả lại số thứ tự trong danh sách số.

V.2. Các hàm đổi kiểu

Text(value, format_text): đổi các giá trị số thành text.

Value(Text): chuyển các text đại diện cho giá trị số thành số.

V.3. Các hàm kí tự

Left(text,num_chars): trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên trái chuỗi kí tự.

Right(text,num_chars): trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên phải chuỗi kí tự.

Mid(text,start_num,num_chars): trả lại một số kí tự từ một vị trí xác định.

Upper(text): chuyển text thành chữ hoa.

Lower(text): chuyển text thành chữ thường.

Proper(text): chuyển chữ cái đầu từ và các kí tự ngay sau kí tự đặc biệt thành thành

chữ hoa.

Trim(text): xoá bỏ tất cả các kí tự trống thừa.

V.4. Các hàm toán học

SQRT(number): hàm căn bậc 2.

ABS(number): lấy giá trị tuyệt đối.

Round(number,num_digit): làm tròn số.

V.5. Các hàm logic

If(logical_test,value_if_true, value_if_ false): hàm trả lại giá trị đúng nếu biểu thức

logic nhận giá trị TRUE và ngược lại.


Trang 107

And(logical1, logical2, ...): hàm nhận giá trị TRUE nếu tất cả các đối số nhận giá trị

TRUE.

OR(logical1,logical2, ...): hàm nhận giá trị FALSE nếu tất cả các đối số nhận giá trị

FALSE.

V.6. Cách sử dụng hộp Function

Insert /Function.

VI. Sao chép và di chuyển dữ liệu

VI.1. Sao chép dữ liệu

• Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc. Giữ Ctrl và rê chuột tới đích.

• Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn

một trong các lựa chọn sau trong thực đơn ngắn: Copy Here - dán kết quả sao

chép tại đây, Copy as Value Only- chỉ sao chép giá trị của dữ liệu gốc, Copy as

Format Only- chỉ sao chép định dạng của dữ liệu gốc, Link Here - liên kết với

các ô chứa dữ liệu gốc, Shift Down and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở

vùng đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Copy - chèn vào các ô

chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc sao chép.

• Dùng bộ đệm

+ Chọn dữ liệu gốc.

+ Edit / Copy

+ Chọn một ô vùng đích

+ Edit / Paste hoặc Edit / Paste Special.

VI.2. Di chuyểndữ liệu

• Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc. Rê chuột tới đích.


Trang 108

• Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn

một trong các lựa chọn sau trong thực đơn ngắn: Move Here - dán kết quả di

chuyển tại đây, Shift Down and Move - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích

và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Move - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở

vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc di chuyển.

• Dùng bộ đệm

+ Chọn dữ liệu gốc.

+ Edit / Cut

+ Chọn một ô vùng đích

+ Edit / Paste.

VII. Định dạng cho dữ liệu và in ấn Định dạng cho dữ liệu: Format / Cells.

Cài đặt trang giấy in: Format / Page Setup.

Xem trước khi in: File / Print Preview.

In: File / Print.


Trang 109


1. Hãy phân biệt sự khác nhau giữ việc xoá một file, xoá một bảng tính và xoá dữ

liệu.

2. Hãy phân biệt sự khác nhau giữa việc đặt tên file và đặt tên cho bảng tính.

3. Mở file BD10A.xls, sao chép bảng tính HKI-10A và đổi tên bản sao thành

HKII-10A. Hãy tự vào điểm học kì II cho các bạn lớp 10A, trong đó số điểm hệ

số 1 của các bạn không giống nhau. Chẳng hạn như, bạn thứ nhất chỉ có một

điểm hệ số 1, bạn thứ 4 lại có 3 điểm hệ số 1, ... Sau đó tính cột điểm TB cho

các bạn chỉ bằng một công thức và hoàn thành mốt các cột còn lại. Trình bày

bảng điểm cho đẹp và in ra giấy hoặc xem ở chế độ Print Preview.


Trang 110

Technology

Thcs Phan Bang Tinh Dien Tu Excel 2003