Внешний документооборот с контрагентами

Внешний документооборот

с контрагентами

2

Зачем нужно автоматизировать обмен документами

Переход к электронному документообороту.

Сокращение действий, выполняемых вручную человеком.

Ускорение доставки документов до адресата.

Визуальный контроль состояния доставки.

Автоматизированная проверка ЭЦП поступивших документов.

Автоматизированное создание входящих документов.

Автоматическое построение дерева переписки по документу.

Например, сейчас в «1С» десятки тысяч входящих документов создаются вручную. Можно было сильно упростить жизнь секретарям, если бы был автоматический обмен документами с партнерами.

3

Что предлагает «1С:Документооборот 8»

В ДО встроена подсистема СВД (Система внешнего документооборота).

ДО может выступать как в качестве клиента, так и сервера внешнего документооборота:

клиент отправляет, получает документы, выполняет подписание и проверку ЭЦП,

сервер выполняет маршрутизацию сообщений между клиентами СВД.

Передача документов может выполняться посредством электронной почты или web-сервисов.

Формат передаваемых сообщений соответствует ГОСТ Р 53898-2010.

4

Схема работы системы внешнего документооборота

Клиент 1ООО «Меркурий проект»

Клиент 2ОАО «Плазма»

Сервер СВД

Удостоверяющий центр

Прием документов от сервераи отправка сообщений серверу

•Электронная почта

Прием документов от сервераи отправка сообщений серверу•Web-сервис

Проверка ЭЦП

Далее будет рассматриваться такая схема взаимодействия двух организаций.

5

Настройка сервера внешнего документооборота

Клиенты внешнего документооборота общаются только через сервер.

Сервер внешнего документооборота осуществляет маршрутизацию сообщений между клиентами:

он знает, какому клиенту, каким способом и в каком формате передать сообщение.

6

Порядок настройки сервера

Настройка сервера системы внешнего документооборота

Для удобства настройки все команды расположены в том порядке, в котором необходимо настраивать сервер.

7

Клиенты хранятся в справочнике «Пользователи».

Для клиентов, которым сообщения будут отправляться по электронной почте,необходимо указать адрес e-mail в контактной информации.

Клиент 1

Клиент 2

Настройка сервера системы внешнего документооборота.Шаг 1 из 5

Если обмен сообщениями будет выполняться через почту, то необходимо продолжить настройку.

8

Настройка сервера системы внешнего документооборота.Шаг 2 из 5

9

Настройка сервера системы внешнего документооборота.Шаг 3 из 5

Транспорт приема указывает, откуда и в каком формате сервер будет получать сообщения.

10

Настройка сервера системы внешнего документооборота.Шаг 4 из 5

Транспорт отправки указывает, каким образом и в каком формате сервер будет отправлять сообщения.

11

Настройка сервера системы внешнего документооборота.Шаг 5 из 5

Правила пересылки говорят, какому клиенту каким способом должно быть перенаправлено сообщение.

Если для какого-то клиента правило пересылки не указано, сервер будет ожидать, что клиент сам обратится к немуза сообщением.

12

Настройка клиента системы внешнего документооборота

Клиент отправляет и принимает сообщения от сервера:

Через web-сервис или через электронную почту.

Другие клиенты, с которыми планируется обмен документами, должны быть заведены в системе в качестве корреспондентов.

Возможности работать в качестве клиента СВД включается в настройках программы.

13

Настройка клиента системы внешнего документооборота.Шаг 1 из 2

1

2

14

Настройка клиента системы внешнего документооборота.Шаг 2 из 2

15

Завершение всех настроек

Все настройки выполнены:

на сервере заведены пользователи, настроены транспорты приема-передачи, правила пересылки,

на клиентах настроены транспорты приема-передачи, правила отправки сообщений.

Настроено расписание регламентных заданий:

на сервере:

прием сообщений сервером СВД,

пересылка сообщений сервером СВД.

на клиентах:

отправка сообщений по СВД,

прием сообщений по СВД.

16

Отправка документа по СВД.Шаг 1 из 2

Отправка исходящего документа происходит:

автоматически после регистрации документа,

вручную по команде.

Если выбран формат сообщения с ЭЦП, то документ обязательнодолжен быть подписан.

17

Отправка документа по СВД.Шаг 2 из 2

Документы в очереди на отправку обрабатываются регламентным заданием.

Отправка сообщений по СВД

18

Получение документов по СВД

Если клиент СВД работает через почту, сообщения ему отправляет сам сервер:

(на сервере СВД) регламентное задание «Пересылка сообщений сервером СВД»,

(на клиенте СВД)регламентное задание «Прием сообщений по СВД»,

этот вариант работает для ОАО «Плазма».

Если клиент СВД работает через web-сервис, он сам периодически опрашивает сервер на предмет наличия новых сообщений для себя:

(на клиенте СВД)регламентное задание «Прием сообщений по СВД»,

этот вариант работает для ООО «Меркурий проект».

19

Получение документов по СВД

Полученные документы отражаются в списке входящих документов:

их также можно посмотреть и в специальной форме «Проверка загруженных данных».

В списке отображается статус проверки ЭЦП принятого документа:

проверка может осуществляться автоматически, такая функция есть в настройках.

Если ЭЦП не прошла проверку, то документ нельзя будет зарегистрировать.

С помощью настройки бизнес-событий можно настроить автоматический запуск процесса обработки входящего документа.

Получение документов по СВД

Для проверки загруженных документов предусмотрено специальное рабочее место.

В одном месте можно рассмотреть все автоматически загруженные документы.

20

21

Отправка и получениеуведомления о доставке

После получения документа ОАО «Плазма» информация о факте доставки отобразится у отправителя ООО «Меркурий проект».

Можно ознакомитьсяс историей изменениясостояния документав СВД.

22

Отправка и получениеуведомления о регистрации

После регистрации документа ОАО «Плазма» информация об этом факте отобразится у отправителя ООО «Меркурий проект».

2

1

23

Отправка и получениеответного документа

После обработки документа в ОАО «Плазма» готовится ответный исходящий документ для ООО «Меркурий проект».

Его жизненный цикл такой же, как и у документа, направленного из ООО «Меркурий проект».

В ООО «Меркурий проект» привязка полученного документа и исходного документа происходит автоматически.

24

Отправка и получениеответного документа

2

1

25

Итоги

Документы «ходят» между организациями практически самостоятельно.

Доставка документа занимает считанные минуты:

в зависимости от настройки расписания регламентных заданий,

но точно гораздо быстрее, чем при помощи обычной почты.

Карточки документов заполняются сами:

ничего не нужно заполнять вручную, можно сразу работать.

Документы сами проверяют свою правильность с помощью ЭЦП.

Документы сами увязываются в дерево переписки (связи между ними устанавливаются автоматически).

26

Доработки на местах

По требованиям заказчика может быть расширен состав:

Форматов сообщений:

так велась разработка в типовой конфигурации – сначала было реализовано сообщение строго по ГОСТ Р 53898-2010, а затем был добавлен новый формат для передачи документов с ЭЦП.

Транспортов приема-передачи:

новые транспорты (например, файловый) также добавляются аналогично существующим.

Мы готовы помогать!

Внешний документооборот с контрагентами