1С: Документооборот 8

1С:Документооборот. Демонстрация возможностей программыСанкт-Петербург, Отель Holiday Inn Московские ворота, 22 мая 2013 г. 1УльтраЮнион.РФ

«1С: Документооборот 8».

Демонстрация возможностей программы

Надежный компас в управлении бизнесом!

Заместитель Генерального директораПетров Дмитрий[email protected](812) 777 0990, доб. 554

УльтраЮнион.РФ1С:Документооборот. Демонстрация возможностей программыСанкт-Петербург, Отель Holiday Inn Московские ворота, 22 мая 2013 г.


Создание документа

Подписание/утверждение

Регистрация

Исполнение

Аналитика

Хранение

Что такое СЭД


Ускорение процесса обработки документов

Укрепление исполнительской дисциплины

Контроль сроков и результатов исполнения

Централизованное хранение документов

Сокращение времени на поиск документов

Организация коллективной и групповой работы

Информационная безопасность организации

Что дает использование СЭД


Преимущества «1С:Документооборот 8»

Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ

Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров

Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях

Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК

Создание графических бизнес-процессов

Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.)

Небольшие затраты на внедрение и владение системой

Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства


Какие задачи решает «1С:Документооборот 8»

Учет входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан; Ведение договоров и сопроводительных документов к ним;

Автоматизация ключевых бизнес-процессов –рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;

Использование времени в сроках исполнения процессов;

Контроль исполнительской дисциплины; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;

Разграничение прав доступа по видам документов и ролям;

Возможность работы с электронной цифровой подписью;

Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

Ведение архива организации;

Полнотекстовый поиск любых данных;

Ведение статистической отчетности;

Учет и анализ рабочего времени сотрудников.


Возможности системы «1С:Документооборот 8»

Веб-доступ

Нумераторыдокументов

Атрибутивный и полнотекстовый

поиск данных

Гибкая система прав доступа

Маршрутизацияработ и документов

Протоколирование

Поддержкараспределенной

работы

Учет затрат рабочего времени

сотрудников

Отчетность

Уведомлениеисполнителей

Централизованное идецентрализованноеадминистрирование

Настройкаинтерфейса

Обработка внешнейкорреспонденции

Ролевая маршрутизация

Контрольисполнительской

дисциплины

Внутреннийдокументооборот

Административныерегламенты, НСИ

Хранение и контрольверсий файлов

Ведение архива

Сканирование и распознавание

И многое другое…


Возможности «1С:Документооборот 8»

Работа с документами и файлами

Виды документов

Виды бизнес-процессов

Разграничение прав доступа

Ведение архива

Ведение отчетности

Поиск данных

Учет затрат рабочего времени сотрудников

Организация рабочего места


Виды документов

• Вид документа определяет:

– маршрут обработки документа (бизнес-процессы);

– правила формирования регистрационного номера;

– нормативный срок исполнения документа;

– права доступа к документу.


Виды бизнес-процессов

• Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем.

• Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом.

• Поручение – выдача поручения одному сотруднику.

• Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом.

• Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.

• Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное.

• Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.


Пример бизнес-процесса «Согласование»


Согласование документа


Ознакомление с результатами согласования документа


Работа с договорами


Работа с файлами

Работа с любыми типами файлов

Групповая работа пользователей с файлами:

Сохранение версий файлов

Занятие файла для редактирования

Установка прав доступа к файлам и папкам

Импорт файлов и каталогов

Загрузка файлов со сканера


Работа с ЭЦП


Учет рабочего времени

Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач.

Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени.


Учет рабочего времени

Хронометраж времени работы над каждой задачей.

Учет затрат времени по видам работ



• Уведомление о новых задачах по электронной почте



• Помещение задач на рабочем столе



• Многопользовательская работа в локальной сети или через Интернет:

– Работа в тонком клиенте«1С:Предприятия 8.2»

– Работа в веб-клиенте с использованием браузера


Архивное делопроизводство

• Создание и хранение номенклатуры дел организации.

• Формирование дел.

• Сдача дел в архив на хранение.

• Предусмотрены все необходимые печатные формы.


Полнотекстовый поиск

Как по реквизитам, так и по содержимому файлов.

• С учетом морфологии:

– Русской, английской и украинской.

• Поиск похожих слов.

• Выполняется моментально.

• Ищет по всем данным:

– Входящие, исходящие, ОРД,файлы, задачи, бизнес-процессы,еженедельные отчеты и т. д.

• Всегда под рукой:

Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.


Формирование отчетности

• Состав отчетов:

– Справка об объеме документооборота

– Документооборот по корреспондентам

– Сводка по видам документов

– Справка об исполнительской дисциплине

– И другие…


Преимущества внедрения СЭД

Для руководителя организации

Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины

Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования

задач

Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами

Финансовый директор

Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов

Эффективность возврата инвестиций

ИТ-директор

Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими

системами

Возможность масштабировать систему

Обеспечение информационной безопасности организации

Руководитель канцелярии

Сокращение объема документооборота

Контроль сроков и результатов исполнения

Оперативное составление отчетности и поиск документов


Внедрение СЭД

Обследование организации

Разработка технического задания с учетом требований заказчика

Выработка программ и методик внедрения

Разработка, тестирование и адаптация информационной системы

Обеспечение интеграции с существующими корпоративными

системами

Обучение пользователей в специализированном учебном центре

или на территории заказчика

Подписка на информационно-техническое сопровождение (в

течение первых 6 месяцев - бесплатно)


Внедрение СЭД


Спасибо за внимание!Есть вопросы? – Обращайтесь!

Надежный компас в управлении бизнесом!

УльтраЮнион.РФ1С:Документооборот. Демонстрация возможностей программыСанкт-Петербург, Отель Holiday Inn Московские ворота, 22 мая 2013 г.

Business

1С: Документооборот 8