Документооборот и управление процессами - IS …ДОКУМЕНТООБОРОТ И УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ 18 согласовывается

Инструкция пользователя

Раздел 16

ДОКУМЕНТООБОРОТ

И УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ

Версия 7.11.032

Страниц 25

2019


ДОКУМЕНТООБОРОТ И УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ 2

СОДЕРЖАНИЕ

Документооборот и управление процессами.......................................................................... 3

16.1 Общая характеристика ............................................................................................ 3

16.2 Модуль Настройки .................................................................................................... 4

16.3 Модуль Шаблоны документов ............................................................................... 9

16.3.1 Работа с Редактором схем процессов ................................................................... 15

16.4 Модуль Документы ................................................................................................. 20

16.5 Модуль Процессы .................................................................................................... 22

Приложение 1 ......................................................................................................................... 23



Документооборот

и управление процессами

16.1 Общая характеристика

Подсистема Документооборот предназначена для создания и настройки шаблонов

документов (шаблонов карточек документов), а также для создания шаблонов маршрутов

документов, построения бизнес - процессов.

Рис. 1 – Подсистема Документооборот

Подсистема Документооборот включает следующие модули:

Настройка;

Настройка шаблона документа;

Документы;

Процессы.

Работа в подсистеме дает следующие возможности:

1. Организацию рабочих процессов регистрации документов, согласование,

утверждение:

- Постановка заданий сотрудникам;

- Контроль сроков исполнения заданий;

- Сбор данных от сотрудников;

- Паралельная и последовательная работа с документами;



- Передача документов от сотрудника к сотруднику;

- Сохранение истории передачи документа от сотрудника к сотруднику;

- Отчеты.

2. Поиск необходимых документов:

Подсистема Документооборот позволяет искать документы по множеству разных

атрибутов, таких как: номер документа, код изделия, дата документа, автор, по

содержанию документа, по названию документа, кто согласовывал, по подписанту,

по регистратору, инициатору, т.д.;

3. Ограничение доступа сотрудников.

Каждый сотрудник имеет определенный доступ к различным видам, подвидам

документов. Так же настраиваются доступы на создание, просмотр, согласования,

утверждения, регистрацию, архив;

4. Сохранение документов в электронном виде.

В электронном архиве вся информация сохраняется автоматически, индексируется,

группируется для дальнейшего поиска необходимой информации;

5. Контроль выполнения заданий сотрудниками:

Для контроля своевременного исполнения документов сотрудникам отправляются

сообщения по электронной почте. Каждое задание имеет установленный срок

исполнения, по окончанию которого сотрудник получает напоминание о

просроченных задачах;

Руководители получают напоминания о просроченных задачах, не выполнение,

согласования, утверждения документов;

6. Создание Бизнес-процесса позволяет централизованно управлять

маршрутами проходжения документов. Рядовые сотрудники не могут самостоятельно решать, куда передать документ.

Система сама, в соответствии со стандартными правилами, передает документ от

сотрудника к сотруднику. Есть возможность права выбора нескольких маршрутов

прохождения документов.

16.2 Модуль Настройка

Окно модуля Настройка состоит из таких закладок:

Справочники;

Нумерация;

Проводки;

Параметры.

На закладке Справочники / Константы возможно создавать поля пользователя с

одним из четырех типов: NUM, CHAR, DATE, TIME. Поле может содержать числовую

или текстовую константу, или задаваться программно (по клавише F4 открывается

Редактор программ. Работа с Редактором программ описана более подробно в

Руководстве программиста). Константы используются в программах проводок.



Рис. 2 – Создание Константы

Закладка Справочники/ Журналы предназначена для создания (при необходимости)

журналов для разделения документов по определенным признакам.

Закладка Справочники/Комиссии (підписи) позволяет создавать комиссии для

подписания документов соответствующего типа (требующих созыва комиссии). Можна

создать рабочую, инвентаризационную комиссию, комиссию для признания объектов в

составе предприятия, комиссию по списанию ОС и др. Создание комиссии начинается с

выбора или создания Типа комиссии (по клавише Insert)

Рис. 3 – Выбор типа комиссии

Заполняются поля Дата, Наименование, Тип документа, Дата и номер документа,

выбираются Глава и члены комиссии, имеющие право подписи.

а)



б) в)

Рис. 4 – Создание комиссии

На закладке Справочники/Калькуляция для документов различных типов

подключаются программы калькуляции. Их можно использовать для задания, например,

маршрута исполнения. По клавише F4 открывается Редактор программ. Работа с

Редактором программ описана более подробно в Руководстве программиста.

На закладке Справочники есть возможность настроики Справочников

документооборота, например, статусов документов или видов доверенностей.

Кроме заданных по умолчанию типов документов можно по клавише Insert добавить

другие необходимые типы, или отредактировать имеющиеся по F4. Созданные

пользователем типы будут отличаться визуально более тонким написанием шрифта и

нумерацией.

Для примера на Рис. 5 добавлен справочник Гриф документа и разные категории

грифа: совершенно секретно и только для руководителей подразделений.

Рис. 5 – Добавление Справочника документов



Для примера на Рис. 6 в системном справочнике Вид доставки создана категория

Обращение через сайт отзывов.

Рис. 6 – Модуль Настройка закладка Справочники

Закладка Заместители предназначена для создания заместителей при необходимости

передавания права подписи или согласования документа.

На закладке Нумерация задается срок действия номера документов различных типов:

- Не ограничен;

- День;

- Месяц;

- Год;

- Квартал.

При необходимости проводиться настройка Автонумерации документов разных

типов. Определяется Длина номера документа (от 8 до 20 символов), наличие Приставки

в номере (общего и для пользователя), Формат номера (номер, год/номер, месяц/номер,

день/номер, номер/год, номер/месяц, номер/день), наличие в номере Разделителя.

Дополнительно можно поставить отметки (при необходимости) Дополнять номер

нолями и Использовать свободные номера.

В нижней части окна отображается Пример автоматически сформированного номера.



Рис. 7 – Модуль Настройка закладка Нумерация

На закладке Проводки осуществляется настройка алгоритма проводок по каждому

типу документов в подсистеме.

На закладке по клавише Insert создаются типовые операции (дальше ТО) или группы

типових операций. При создании ТО заполняются поля:

Код операции – произвольное цифровое заполнение;

Наименование – произвольное наименование ТО достаточное для ее идентификации.

Указывается способ задания проводки по операции: Табличный или Програмный.

Если нужно, проставляются отметки в таких параметрах:

• Назначить наименование операции содержанием операции;

• Удалять ручные проводки;

• Операция по умолчанию;

• Объединение однотипных проводок;

• Архив.



Рис. 8 – Модуль Настройка закладка Проводки

Настройки на закладке Параметры находятся на стадии разработки.

16.3 Модуль Шаблоны документов

Модуль предназначен для настройки/создания шаблонов типовых документов,

которые используются на предприятии, полей регистрационной карточки документа, вида

регистрационной карточки документа, спецификации и процесса.

Окно модуля содержит комбинированный реестр, в левой части – реестр шаблонов

документов, в правой осуществляется настройка шаблонов документов с закладками: Поля,

Настройка вида, Спецификация и Процесс.

В поле Разделы шаблонов можна со списка выбрать необходимый системный раздел:

Внешние документы, Входные, Обращения граждан, Исходные.

Разделы шаблонов – это папки, в которых будут сохраняться документы. Перечень

разделов можно дополнять/редактировать (по клавише F4), возможно самостоятельно

создать раздел с типом Пользовательский по клавише Insert.



Рис. 9 – Создание пользовательского Раздела шаблонов

Окно модуля содержит перечень типовых шаблонов документов для каждого

Раздела (в левой части окна), который при необходимости можно изменять/дополнять.

При необходимости Шаблоны документов также можно создать по клавише Insert.

Рис. 10 – Создание Шаблона документа

По внешнему виду Пользовательские шаблоны документов отличаются от

системных написанием шрифта, шрифт пользовательских шаблонов тонкий, в отличии от

системных шаблонов выделеных жирным шрифтом.



Рис. 11 – Созданный пользовательский шаблон документа (отличается тонким

шрифтом)

В правой части окна Настройка шаблона документа находяться закладки Поля,

Настройка вида, Спецификация и Процесс.

Закладка Поля позволяет добавить в шаблон необходимые поля из системного

справочника идентификаторов и наименований полей. Также, для удобства, при работе с

документом можно получать Вложения, Обсуждения, Описание, Документы, Процесс

документа. Для этого надо проставить соответствующие отметки в нижней части окна с

названием Закладки.

На Рис. 12-13 приведен пример создания шаблона Служебной записки с набором

обязательных полей.

Рис. 12 – Выбор необходимых в документе полей



Рис. 13 – Структура Служебной записки, заданная пользователем

Закладка Настройка вида дает возможность настраивать внешний вид шаблона

документа. Для каждого выбранного поля документа настраиваются: местонахождение

поля в документе, цвет поля, шрифт и его цвет, высота и ширина поля, размер шрифта і т.д.

Рис. 14 – Настройка вида шаблона документа

Закладка Спецификация позволяет просматривать реестр полей документа с их

характеристиками, такими как Идентификатор поля, Наименование, Клас, Длина/Место

точки, Справочник, Тип справочника, Код справочника. Доступны все опции работы

с реестрами (сортировка, применение фильтра, поиск).



Подробнее о работе с реестрами, фильтрами, использование логических условий

фильтра см. Инструкция пользователя Раздел 1 Общие сведения, параграф Реестры.

Рис. 15 – Окно Спецификация в модуле Настройка шаблона документа

Закладка Процес содержит реестр созданных шаблонов маршрутов для каждого

системного и пользовательского типа документа. Рядовые сотрудники не могут

самостоятельно решать, куда передать документ.

Рис. 16 – Закладка Процес с созданными шаблонами маршрутов движения

документа

На закладке Процес есть возможность создания бизнес-процессов в BPMN.

BPMN – система условных обозначений для моделирования бизнес-процессов. Цель

BPMN - это поддержка моделирования и управление бизнес-процессами. Система

позволяет создать модель и нотацию бизнес-процесса в виде блок-схемы, понятной для всех

пользователей. Наиболее распространены условные обозначения при создании блок-схемы

(перечень основных графических элементов моделирования бизнес-процесса) приведены в

Приложении 1.

Создание нового маршрута происходит с помощью клавиши Insert (или по пункту

меню Реестр/Создать). Редактирование имеющегося маршрута осуществляется по

клавише F4.

При создании нового маршрута открывается окно Новый процесс, где поля Код и

Наименование обязательны для заполнения, поле Описание заполняется при



необходимости, выбирается Тип маршрута. При нажатии кнопки ОК создается новая

запись в реестре.

Рис. 17 – Создание процесса

При нажатии на процессе клавиши Enter открывается окно Редактор схем процессов

для графического создания шаблонов маршрутов документов – в виде блок-схемы.

Рис. 18 – Пример маршрута движения документа, созданного в Редакторе схем

процессов

По клавише F5 можна копировать маршруты с уже имеющихся. По клавише F8 не

нужный маршрут можна удалить.

Если в шаблоне создан только один шаблон маршрута, то данный документ автоматом

отправляется по этому маршруту, если несколько - есть возможность выбрать шаблон

маршрута, по которому будет отправлен данный документ. Для этого в контекстном меню

необходимо выбрать отметку Шаблон по умолчанию.



16.3.1 Работа с Редактором схем процессов

Редактор схем процессов предназначен для графического отображения маршрутов

документов – создание бизнес-процесса.

Окно редактора содержит стандартные панели меню Файл, Изменить, Просмотр,

Объект, Сервис, панель работы со шрифтом, цветом и заливкой, и набор графических

элементов, соответствующих нотации BPMN - наиболее распространенном методе

описания бизнес-процесса.

Рис. 19 – Панель работы с шрифтом/цветом/заливкой

Рис. 20 – Панель графических элементов BPMN

Описание графических элементов меню Редактора схем процессов

Элемент Удаления – позволяет удалить ненужный / ошибочный блок

Элемент Выделение – позволяет выделить нужный блок

Элемент Старт процесса, означает начальное событие, например,

получение входящей корреспонденции.

Элемент Финиш процесса, означает завершение процесса, например,

отправление счета за услуги на печать.

Элемент Задание – описывает действия (задачи), которые должны быть

выполнены на определенном этапе бизнес-процесса. В прямоугольник

можно вписать суть самого действия. При двойном нажатии левой

кнопки мыши открывается окно Задание в котором в соответствии с

целями и задачами Документооборота на предприятии задаются:

Действие, Статус, Срок действия и Программа (Рис. 20).



Рис. 21 – Заполнение блока Задания для целей Документооборота на предприятии

В окне Задания на закладке Действие заполняются поля:

Тема – произвольное заполнение сути задачи;

Описание – развернутое описание Задача, формулировка должна отражать сущность

действий, которые необходимо выполнить;

Исполнитель – выбирается из реестра работников предприятия лицо, для которого

сформулированно задание;

Контроллер – из реестра работников выбирается ответственное лицо, которое будет

контролировать ход выполнения задания;

При необходимости возможно проставить отметки Сообщать по почте, Сообщать в

системе и Сформировать задачи в Отношения с клиентами.

Закладка Статус позволяет проставить необходимые отметки, при которых Задание

может быть закрытым, то есть будет считаться выполненным.

Рис. 22 – Закладка Статус Задания



Закладка Срок действия позволяет задать срок действия Задания и Статус при

окончании срока действия:

а)

б) в)

Рис. 23 – Функции закладки Срок действия (а), выбор варианта срока действия (б) и

выбор статуса задачи при окончании срока действия (в)

Закладка Програма позволяет создать программу калькуляции для исполнения Задания.

Элемент Решение, другое название Шлюз или Развилка/

Разветвление. Это контрольный узел или блок, появляется в случае

условного разветвления бизнес-процесса.

Шлюзы необходимы в случаях, когда порядок действий зависит от различных

факторов.

Например, при работе с заказчиком шлюз появляется на этапе принятия клиентом

решения о покупке «да или нет». При согласии клиента необходимо оформить покупку, при

отказе от покупки надо выяснить возможные причины отказа, провести работу с клиентом

и т.д..

В случае принятия Решения в Документообороте, как например, можно привести

работу по разработке ТЗ на продукт/услугу, его согласование и предача в производство

продукта / услуги. Если ТЗ соответствует критериям, заданным заранее - оно



согласовывается и идет в производство, если не соответствует критериям, то ТЗ не согласен,

и возвращается на доработку.

При двойном нажатии левой кнопки мыши на элементе Решение открывается окно

исполнения Умови (Рис. 23).

Рис. 24 – Окно критериев Условия

На закладке Реквизиты по клавише Insert вызывается окно Действие, в котором в

поле Идентификатор выбирается поле, которое будет критерием принятия решения. Поле

выбирается по Наименованию или по уникальному Идентификатору (Рис. 24).

В окне Действие в поле Условие выбирается условие соответствия заданному

критерию принятия решения. Для числовых полей и дат возможны такие критерии

соответствия:

- равно;

- не равно;

- меньше;

- меньше или равно;

- больше;

- больше или равно.

Для текстовых полей критерием может быть только значение «равно» и «не равно».

В поле Значения вводиться значение при котором принимается тот или иной вариант

решения. Для числовых полей это - число.

а)



б)

в)

Рис. 25 – Выбор критериев разветвления в блоке Решение/Шлюз (а), задание

уникального идентификатора (б), назначене условий принятия решения (в)

Элемент Шибка, осуществляется, когда возникает ошибка

при выполнении программы или действия

Элемент Отправить сообщение, используется для

отображения сути взаимодействия между участниками

бизнес-процесса или при отправке сообщения на электронную

почту

Элемент Комментарий применяется для действий, которые

выполняются. Объект данных предоставляет информацию о

том, какие действия необходимо выполнить и / или какой

результат этих действий. Может отображаться как один на

схеме, так в нескольких местах



Элемент Текст – текстовые аннотации позволяют

разработчику модели бизнес-процесса вводить

дополнительную информацию

Блок Программа предназначен для написания

дополнительных программ обработки (калькуляций)

Группа элементов Переход:

Прямой переход/Боковой переход/Дуговой

переход/Объеденитель

Элементы сочетают один блок с другим, указывая поток

выполнения действий, служат для отображения того порядка,

в котором организованы действия процесса

Элемент Разветвления, создает паралельные пути

выполнения действий

Элемент Объединение, применяется для завершения и

объединения паралельных путей выполнения действий

Источник/Выходной соединитель представляет собой

сквозной блок для повышения читаемости диаграммы. Он

выполняет поток выполнения для целевого соединителя.

Допустимые входа: много разрешенных выходов

Приемник / Целевой соединитель представляет собой

сквозной блок для повышения читаемости диаграммы. Он

получает поток выполнения от связанного выходного

соединителя

Моделирование бизнес-процесса осуществляется путем расположения на свободной

плоскости окна необходимых элементов, внесение критериев принятия решения /

выполнения действий в соответствующие поля, заполнение комментариев при

необходимости.

Готовую схему бизнес-процесса можна просмотреть или распечатать по пункту меню

Файл/Предварительный просмотр и Файл/Печать.

16.4 Модуль Документы

В данном модуле создаются, согласовываются и утверждаются все виды документов.

Окно модуля содержит комбинированный реестр, в левой части - реестр шаблонов

документов, в правой Реестр созданных документов с указанием Статус документа.

В поле Разделы шаблонов, которое действует как журнал, можно из списка выбрать

необходимый системный раздел: Внешние документы, Входящие, Обращения граждан,

Исходящие.

А



Рис. 26 – Реестр созданных документов

Создание документа осуществляется по клавише Insert.

Рис. 27 – Создание Служебной записки

Окно создания документа содержит следующие закладки:

Документ;

Вложения;

Обсуждение;

Описание;

Документы;

Процесс;

История.



На закладке Документ заполняются поля, позволяющие полностью

идентифицировать документ:

Маршрут движения – выбирается маршрут движения документа из числа созданных

в шаблонах;

Номер и Дата – присваиваються документу;

От кого и Кому – поля заполняются путем выбора из перечня сотрудников

предприятия;

Вид входящего – поле заполняется из списка по соответствующему Справочнику,

который создан в модуле Настройка;

Краткое содержание – коротко описывается содержание документа;

Кто готовил – заполняются путем выбора из перечня сотрудников предприятия;

На № – заполняется номер входящего документа;

Состав документа – описывается состав и структура документа;

Категория секретности – выбирается из справочника;

Регистратор – вносяться данные из перечня сотрудников предприятия;

Дата закрытия документа, Дата окончания действия документа – выбираются из

календаря в соответствии со сроками обусловленными бизнес-процессом;

Инициатор закрытия документа – выбирается из реестра сотрудников;

Статус – заполняется автоматически, в соответствии с бизнес-процессом.

На закладке Вложения могут быть добавлены любые файлы для данного документа.

Закладка Обсуждения содержит заметки по обсуждению документа.

Закладка Описание позволяет внести примечания по содержанию документа.

Закладка Документы содержит реестр взаимосвязаных документов.

Закладка Процесс содержит графическое отображение бизнес-процесса движения

документа.

Закладка История воссоздает историю движения документа.

16.5 Модуль Процессы

Модуль предназначен для отображения маршрутов документов, которые

выполняются на данный момент времени.

Главное окно модуля является реестром документов, находящихся в движении в

настоящее время. В реестре отображаются: номер документа, дата документа,

наименование шаблона, наименование процесса, статус задачи и ответственный сотрудник.

Для получения детальной информации по движению документа необходимо зайти в

документ, откроется окно документа со всей информацией о нем в настоящее время.



Додаток 1

Перечень основных графических элементов моделирования бизнес-процесса в

соответствии с нотацией BPMN

Елемент схемы Графическое представление Описание

Событие Событие это то, что

происходит в течение бизнес-

процесса .

Задание В блоке Задание указывается

задание

Действие Действие - общий термин,

обозначающий работу,

которая выполняется

исполнителем в ходе бизнес-

процесса

Шлюз

Решение

Шлюз используется для

контроля расхождения

Потока операций. Для

ответвления или соединения

маршрутов в соответствии с

логическим условием

Поток операций

Поток операций служит для

отображения того порядка, в

котором организованы

действия процесса

Поток сообщений Поток сообщений служит для

отображения обмена

сообщениями между

участниками .

Ассоциация Ассоциация служит для

установления связи между

информацией и элементами

потока

Пул Участник взаимодействия.

Пул так же может выступать

в качестве зоны

ответственности или

графического контейнера,

отвечающий за

распределение определенного

набора действий.



Дорожка используется для

отображения распределения

ролей и может быть как

вертикальной, так и

горизонтальной

Объект данных

Объект данных

предоставляет информацию о

том, какие действия

необходимо выполнить и /

или результат этих действий

Отправить сообщение

Сообщение используется для

отображения сути

взаимодействия между двумя

участниками бизнес-процесса

или при отправке сообщения

на электронную почту

Группа назначения

Группа предназначена для

группировки графических

элементов, принадлежащих

одной и той же категории

Текстовые аннотации Текстовые аннотации

позволяют разработчику

модели бизнес-процесса

вводить дополнительную

информацию

Тип (например:

Неопределенный,

Сообщения, Таймер, Ошибка,

Отмена, Компенсация,

Условие, Связь, Сигнал,

множественные,

Завершение)

Стартовые и некоторые

промежуточные события

имеют триггеры,

определяющие причины

происхождения событий

данных типов

Разъем источника Выходной соединитель

представляет собой сквозной

блок для повышения

читаемости диаграммы. Он

выполняет поток выполнения

для целевого соединителя.

Допустимые входа: много

разрешенных выходов

А



Целевой соединитель

Целевой соединитель

представляет собой сквозной

блок для повышения

читаемости диаграммы. Он

получает поток выполнения

от связанного выходного

соединителя

Переход

Объединяет один блок с

другим, указывая поток

выполнения диаграммы

Объект вилка

разветвления

Создает параллельные пути

выполнения

Присоединить объект Применяется для завершения

и объединения параллельных

путей выполнения

Documents

Документооборот и управление процессами - IS …ДОКУМЕНТООБОРОТ И УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ 18 согласовывается