Escritório de Processos de Negócios

Uires Tapajós | Consultor e Professoruires.tapajos@CompanyWeb.com.br | http://www.LinkedIn.com/In/Uires/

• Especialista em GRC - Governança, Risco e Conformidade.

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ContextoO Ambiente de Gestão está cada vez mais complexo e incerto.

Em cenário de incertezas:

Vamos investir mais em publicidade?

Fazer Fusão e Aquisição?

Ou melhorar nossa Margem de Contribuição através damelhoria interna de como fazemos nosso trabalho?

Contexto

Eficiência operacional• Ênfase na eliminação de burocracia• Diminuição de custos• Diminuição de tempo de execução das tafefas

Eficiência operacional• Ênfase na eliminação de burocracia• Diminuição de custos• Diminuição de tempo de execução das tafefas

Agilidade na adaptação as Mudanças de Cenário• Adaptabilidade as mudanças de cenários• Inovação• Mitigação de riscos e incertezas

Agilidade na adaptação as Mudanças de Cenário• Adaptabilidade as mudanças de cenários• Inovação• Mitigação de riscos e incertezas

Por que um Escritório de Processos é tãoimportante?

Sem o Escritório de Processos, enfrentamos problemas de:

De não termos uma Visão Macro e sim individual, olhar além da sua área e sim doprocesso todo;

Concentração excessiva na atuação no dia-a-dia para solucionar problemasemergenciais sem ter tempo e estrutura para pensar em como melhorar os processos;

Desmotivação e perda de desempenho por não conseguir efetivamente implantarnovos processos/ideias;

e falta de apoio, continuidade e permanência das práticas e iniciativas de gestão deprocessos.

Por que um Escritório de Processos é tão importante?O Escritório de Processos apoia toda a organização com:

Metodologias

Modelos

Ferramentas

Condução de projetos estratégicos

Treinamentos

Mentoring (apoio individual aos gestores e usuários dos processos)

E a Gestão por Processos?É preciso ir além de projetos pontuais de processos. É precisoimplementar a Gestão (constante) por Processos.

Gestão por Processos é um conjunto de práticas, que requer pessoasgestoras - os Gestores por Processos, os quais, guiados pormetodologia de trabalho e suportados por sistemas, modelagem,fluxo de trabalho (workflow), monitoramento dos indicadores deperformance, integração entre aplicativos etc., promovem a melhoriaconstante de cada processo.

Escritório de Processos é importante para:1. Criar e consolidar a cultura por processos;

2. Tornar Gestão por Processos uma iniciativa perene, fazendo parte

do contexto de gestão global, no seu dia a dia;

3. Promover Gestão por Processos iniciativas conexas e de altasinergia, alinhadas à estratégia corporativa;

4. Promover o entendimento e conseqüente engajamento de todos, no

trabalho de melhoria global do negócio.

Qual o motivador para termos o Escritório deProcessos?

Apoio aos Gestores dosProcessos, sendo um braço de

auxílio nos trabalhos deacompanhamento e aplicaçãodas iniciativas para aperfeiçoar

os processos;

Orientação naformulação dosindicadores de

desempenho dosprocessos;

Promoção e garantia doalinhamento dos

processos de negóciocom a estratégia

corporativa;

Participação eacompanhamento da

gestão dos projetos queenvolvem melhorias de

processos;

Responsabilidades

Suportar e acompanhar asiniciativas de implementação

de TI para processos;

Fomentar aintegração entre osprocessos e áreas

envolvidas;

Fomentar aintegração entre osprocessos e áreas

envolvidas;

Auxiliar na identificaçãode oportunidades de

melhorias nos sistemasde informação

existentes;

Auxiliar na identificaçãode oportunidades de

melhorias nos sistemasde informação

existentes;

Ser o guardião dospadrões, regras,mecanismos de

avaliação etc., e tambémdas ferramentas usadas

na Gestão porProcessos;

Ser o guardião dospadrões, regras,mecanismos de

avaliação etc., e tambémdas ferramentas usadas

na Gestão porProcessos;

Gerenciamento emanutenção das

metodologias aplicáveis aociclo de vida dos processos

(modelagem, análise,proposição e implantação de

melhorias, avaliação dosresultados);

Gerenciamento emanutenção das

metodologias aplicáveis aociclo de vida dos processos

(modelagem, análise,proposição e implantação de

melhorias, avaliação dosresultados); Responsabilidades

ResponsabilidadesGarantia (auditoria) de conformidade de Processos;

Padronização e harmonização os processos de negócios entre localidades;

Desenvolvimento e difusão de metodologia e as melhorespráticas de gestão por processos;

Institucionalização e consolidar as iniciativas da Gestão por Processos na organização;

Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de Gestão porProcessos, assegurando a disseminação do conceito e das práticas dessa gestão naorganização;

Auxiliar na geração de conteúdos referentes à capacitação;

Realização da interlocução entre os Gestores de Processos com a Alta Administração etambém com a Gestão de Projetos.

Nota: Responsabilidades O Escritório de Processos não é Gestor de Processos e nem deve fazer as

funções ligadas à Gestão por Processos, pois para isso a organização

contratou os gestores de negócio.

O Escritório de Processos não retira autonomia das áreas de negócio, mas

sim auxilia e participa, nas iniciativas definidas pelos gestores para a

melhoria de cada processo, como um prestador de serviços.

O que esperar do Escritório de Processos?Gerir Processos de Negócio significa mudar continuamente a forma como umaorganização executa suas atividades, visando aumentos significativos dedesempenho como:

Fortalecimento da excelência operacional;

Aumento da visibilidade para tomada de decisão(baseado em indicadores);

A maximização de ganhos com a Gestão por Processos passa porconstruir o ambiente ideal para se repensar a forma como umaorganização deve executar suas atividades.

O que se esperar do Escritório de Processos?O ambiente deve ser colaborativo e suportado por métodos e ferramentasadequadas. O Escritório de Processos busca oportunidades para:

Redução decustos

Melhoria dacomunicaçãoentre as áreas

Otimizaçãoda tomada de

decisão

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