Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza...

Bartłomiej JuszczykBartłomiej Juszczykwłaściciel Agencji Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb właściciel Agencji Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb

Komunikacja wewnętrzna w firmie,Komunikacja wewnętrzna w firmie,PR niedoceniany. PR niedoceniany.

Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

O wspieraniu komunikacji wewnętrznej dwa słowa.

czy pracownik może być ambasadorem marki?

czy to już propaganda czy jeszcze komunikacja?

czy popuścić wodze komunikacji?

To nic innego, jak sieć komputerowa ograniczająca się do komputerów w firmie.

Do intranetu dostęp mają zazwyczaj tylko pracownicy danej firmy, posiadający do tego odpowiednie uprawnienia.

Intranet przypomina Internet, z tym jednak zastrzeżeniem, że jest ograniczony do wąskiej grupy osób.

Intranet umożliwia przeglądanie zastrzeżonych dla danej firmy stron internetowych (np. wewnętrznego bloga), poczty e - mail itp.

Co to jest Intranet?Co to jest Intranet?

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Funkcje IntranetuFunkcje Intranetu

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Biuletyn informacyjny

System wymiany danych pomiędzy poszczególnymi działami firmy

System komunikacji grupowejSystem obsługi klienta i

CRM

Panel, gdzie pracownicy mogą znaleźć wszelkie informacje związane z działalnością firmy: plany rozwoju, dokumenty, logotypu itd.

czyli...

Intranet jest po prostu systemem zarządzania komunikacją i informacją

wewnętrzną

• Umożliwia szybkie rozprzestrzenianie informacji istotnych dla pracowników firmy

• W sieci Intranet można umieszczać wzory umów, regulamin pracowniczy oraz inne informacje związane z organizacją firmy

• Intranet podzielony na poziomy ogranicza tym samym wstęp części pracowników do określonych kategorii informacji nieprzeznaczonych dla nich.

• Obecnie coraz częściej intranet wychodzi poza firmę (można się zalogować do zasobów firmy z Internetu, znając swój login i hasło)

Zalety IntranetuZalety Intranetu

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

1.Skoro intranet wyrósł z innych systemów wewnętrznych w firmach…

2.… częstokroć bywa tylko zestawem procedur, wewnętrznym CRM’em, narzędziem martwym.

3.Problem ów wynika z braku zaplanowania jasnej struktury i ustalenia celu intranetu…

4.… jak również późniejszej „aktualizacji”.

5.Czy zatem intranet może stać się bardziej demotywatorem niż narzędziem informacji?

Równie łatwo się pogubićRównie łatwo się pogubić

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

CASECASE

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

•Agencja reklamowa, około 40 osób zatrudnionych, obszar działania – cała Polska

•Kilka dywizji wyspecjalizowanych w: tradycyjnej reklamie, interactive, technologiach, PR, marketingu wyszukiwarkowym

•Różnorodność działów, płaska struktura, sporo stanowisk samodzielnych (specjalistycznych)

•Proces rozwoju – od firmy jednoosobowej po obecny kształt

•Stały progres w zatrudnieniu, obsługiwanych Klientach, nowych narzędziach, przychodach (kryzys niestraszny)

•Specyficzna kultura organizacyjna

I. Sytuacja wyjściowaI. Sytuacja wyjściowa

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

I. Sytuacja wyjściowa - komunikacjaI. Sytuacja wyjściowa - komunikacja

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Komunikacja naturalna począwszy od

startu firmy

Narzędzia: mailing, spotkania integracyjne, sporadyczne spotkania całego składu firmy

Szczerość i otwartość w informowaniu

Usprawnienie komunikacji wewnętrznej, czyniąc ją nie narzędziem propagandy, nie sztywnym systemem, ale żyjącym organizmem

Zagrożenia:

•Utrata kontroli nad przesyłanymi treściami

•Chaos komunikacyjny

•Oderwanie ludzi do pracy na rzecz czytania intranetu

•Niechęć i złe postrzeganie intranetu

•Anonimowość

II. Problem II. Problem

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

• Analiza sytuacji wyjściowej – badanie wśród pracowników

• Opracowanie funkcjonalności intranetu

• Ustalenie architektury informacji

• Wskazanie zespołu redakcyjnego

• Opisanie metod pomiaru efektywności rozwiązania

• Opracowanie strategii promocji intranetu wewnątrz firmy oraz metody wdrożenia

• Prace wdrożeniowe – dopuszczenie pracowników do postępów

• Szkolenie użytkowników intranetu

• Czytelne wskazanie zasad użytkowania

• Uruchomienie portalu

III. Proces wdrożenia intranetu III. Proces wdrożenia intranetu

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

• Decyzję o wdrożeniu intranetu podejmuje kierownictwo firmy. Sama inicjatywa często bywa oddolna.

• Wdrożenie powinno uwzględniać bieżącą obsługę procesów, obieg dokumentów w firmie oraz nawyki pracowników

• W proces projektowania Intranetu powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu przedsiębiorstwa jako całości.

• Należy uwzględnić aspekty techniczne oraz organizacyjne. Nieocenione jest wsparcie kadry zarządzającej.

• Ważne – udział PR w budowaniu intranetu.

Jak wdrażać Intranet?Jak wdrażać Intranet?

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

• Łączenie treści formalnych (50%) z nieformalnymi (50%)

• Koncepcja luźnej strony informacyjnej

• Dopuszczenie anonimowości – rzecz zaufania

• Stały rozwój

• Aktualizacja dwutorowa (blog i news)

• Włączenie na tyle dużo treści formalnych i wiedzowych, by intranet był traktowany poważnie

• Nieprzenoszenie ruchu do intranetu

IV. Założenia systemuIV. Założenia systemu

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

• Przyjazny system zarządzania treścią

• Zabezpieczenia dostępu ograniczone do pracowników

• Monitoring ruchu po IP

• Monitorowanie odwiedzalności

• Wdrażanie kolejnych rozwiązań

• Możliwość definiowania uprawnień dla grup pracowników oraz personalizowanie dla nich informacji

• Możliwość nieograniczonej rozbudowy struktury intranetu

• Szeroki wachlarzu dostępnych gotowych rozwiązań funkcjonalnych

• System jest absolutnie otwarty na rozbudowę

IV. Założenia systemu - technologicznieIV. Założenia systemu - technologicznie

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

V. Co znajduje się w sieci IntranetV. Co znajduje się w sieci Intranet

Aplikacje standardowe (najważniejsze: podział na dwa obszary):

• baza dokumentów

• biuletyn informacyjny

• struktura organizacyjna

• wewnętrzna książka teleadresowa (wraz z wyszukiwarką)

• zarządzanie urlopami i nieobecnościami

• terminarz korporacyjny

• baza wiedzy

• sondy i ankiety

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Niestandardowe aplikacje:

• galeria zdjęć pracowników, fotografii ze wspólnych imprez

• opis ludzi

• mapa przedstawiająca schematyczną strukturę firmy

• skrzynka pomysłów, gdzie pracownicy mogą zamieszczać swoje sugestie dotyczące rozwoju firmy, wspólnych imprez oraz spotkań itd.

• blogi redagowane przez team leaderów poszczególnych marek, działów czy zarządu

• dział aktualności, gdzie zamieszczane będą różne informacje dotyczące pracowników oraz życia firmy, a także ogłoszenia o dowolnej tematyce

• informacje o aktualnie prowadzonej rekrutacji

• okolicznościowy kalendarz, roczne plany rozwojowe, cele firmy itd.

V. Co znajduje się w sieci IntranetV. Co znajduje się w sieci Intranet

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

galeria

blogi

Informacje i aktualności

Kalendarz imprez firmowych

VI. KorzyściVI. Korzyści

Kodeks etyczny, który stał się nim faktycznie

Baza wiedzy – wykorzystywana i rozbudowywana przez ludzi

Opis struktury oraz nowych rekrutacji

Kalendarz urlopów

Anonimowa skrzynka pomysłów

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Bazę wiedzy każdy rozbudowuje samodzielnie; struktura firmy pomaga się „nie zgubić”

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Pełna i jedyna wiarygodna identyfikacja wizualna firmy oraz jej marek

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Moduł galerii – dokumentuje dla „potomnych” wydarzenia w firmie

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Kalendarz zasobów stał się również miejscem powiadomień o urlopach, L4, urodzinach, ważnych wydarzeniach w firmie

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

System blogów wewnętrznych:

• 9 blogów

• Dowolność komentowania i polemik

• Odwiedzany codziennie

• Wpisy cytowane w wewnętrznych rozmowach

• Odwiedzany codziennie przez 90% ludzi w firmie

• Zintegrowany z mikroblogiem

• Przez 2,5 roku 162 wpisy moje i ok. 250 wpisów pracowników

• Zdecydowanie najskuteczniejsze źródło przekazywnaia informacji

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Intranet pozwala przełamać dystans komunikacyjny w firmie. Każdy z działów ma inny system organizacji, inną strukturę, a

nawet ...poczucie humoru….

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

… czasami dość specyficzne.

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

Przykładowe zastosowania Przykładowe zastosowania Intranetu w innych firmachIntranetu w innych firmach

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

• Jasne określenie reguł i procedur obowiązujących w firmie

• Zapewnienie dostępu pracowników do aktualnych informacji

• Stworzenie ogólnodostępnej bazy dokumentów

• Oszczędność w wykorzystaniu materiałów biurowych

• Skrócenie czasu oraz monitorowanie zadań wykonywanych przez pracowników

• Szybsza adaptacja nowych pracowników

• Skrócenie czasu szkoleń wewnętrznych (samoszkolenie pracowników)

• Zarządzanie informacją z jednego źródła daje możliwość jej aktualizacji oraz modyfikacji

Pracownicy stają się ambasadorami marki mając przekonanie do jej uczciwości komunikacyjnej względem nich samych

Efekty wdrożenia IntranetuEfekty wdrożenia Intranetu

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

DziękujęDziękuję! :)! :)

www.adweb.pl

Bartłomiej Juszczyk

bartlomiej@juszczyk.com