Организация переговорного пространства

Организация переговорного пространства.

Оформление кабинетов

• Общая переговорная самое универсальное решение. Это просторное помещение, способное вместить большое количество людей. Дизайн переговорной строг и функционален, в обстановке нет ничего лишнего: длинный стол и кресла – ее главные составляющие. Такой интерьер подойдет для встреч любого уровня, конференций, собраний сотрудников.

• В любой крупной компании непременно должна быть подобная переговорная. Но так ли она необходима небольшим фирмам? Все зависит от специфики работы. Если в компании нет потребности в регулярных «многолюдных» совещаниях, гораздо эффективнее оборудовать несколько небольших переговорных комнат, которые будут выполнять те же функции, но в меньших объемах. Организация, которой все же иногда требуется большой зал, можно воспользоваться компромиссным вариантом: одна комната делится на несколько маленьких переговорных при помощи мобильных перегородок. В случае необходимости все зоны легко объединяются для проведения крупного мероприятия.

• Поскольку общая переговорная служит прежде всего представительским целям, располагается она чаще всего во фронт-офисе (часть офиса, ориентированная на работу с клиентами).

Общая переговорная

Общая переговорная

• Закрытая переговорная – это VIP-зона, в которую имеют доступ только руководитель и его особенно важные клиенты. Эксклюзивность обстановки поставлена здесь во главу угла. Мебель, оборудование, картины – все должно соответствовать самому высокому классу. Для закрытой переговорной не нужны большие площади, в ее задачи входит создать условия неформальной обстановки для нескольких человек. Это VIP-решение для солидной, заботящейся о своем имидже компании. Закрытая переговорная размещается преимущественно рядом с кабинетом руководителя.

Закрытая переговорная

Закрытая переговорная

• Корпоративная переговорная. Разумеется, она в полной мере соответствует уровню компании, однако у нее другие задачи, а значит, и совершенно иная обстановка. Поскольку переговорная предназначена исключительно для «внутреннего пользования», вполне оправдан принцип «минимум затрат – максимум пользы». Как правило, в такой переговорной с помощью мобильных перегородок и складной многофункциональной мебели можно менять обстановку в зависимости от предстоящего мероприятия. Очень часто корпоративная переговорная выполняет также функции комнаты отдыха для сотрудников. В этом случае в ней должен быть предусмотрен «уголок» со всем необходимым: мягкой мебелью, мини-буфетом, плазменной панелью, оснащенной тюнером и аудиосистемой. Корпоративная переговорная находится в служебном пользовании, поэтому она располагается в бэк-офисе.

Корпоративная переговорная

Корпоративная переговорная

• ТИПЫ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ

Театральный тип переговорной• Назначение:• используется для

представления заказчикам или партнерам пилотных и окончательных версий продукции в виде доклада или презентации.

• Позволяет эффективно разместить большое количество людей в достаточно небольшой комнате.

• Аудитория может располагаться максимально близко к докладчику, легко вступая с ним в диалог во время обсуждения.

• Особенности оформления: • Стулья располагаются рядами перед

докладчиком. Расстановка может быть прямолинейной, полукруглой или елочкой, в зависимости от формы и площади самого помещения. Желательно расставить стулья так, чтоб присутствующие могли располагаться не строго друг за другом.

• Для докладчика устанавливают стол или кафедру.

• Если планируется демонстрация видео материалов или слайдов, то необходимо за спиной докладчика оборудовать телевизионный или иной экран.

• Из оборудования используются также доски и подставки для плакатов. В большой переговорной понадобятся микрофоны для докладчика и слушателей во время обсуждения.

• Недостатки:• Данный вид переговорных

комнат плохо подходит для того, чтобы делать заметки.

• Отсутствие столиков не позволит также предложить присутствующим напитки и закуски.

• Возможные варианты решения:

• комбинировать с зонами другого типа, либо использовать только для ознакомительного доклада, а затем перейти в совещательную комнату другого типа.

• Снабдить сиденья стульев небольшими откидывающимися столешницами: на них можно ставить напитки или использовать как столики для ноутбуков и блокнотов.

Переговорная в стиле классной комнаты

• Назначение:• Для тех ситуаций, когда

предполагается большой объем доклада о проекте или презентация материала с параллельным ведением заметок присутствующими. Этот вид совещательных комнат подходит для работы с компьютерами. Длительные совещания также вполне комфортно проводить в переговорных подобного типа.

• Особенности оформления:• Длинные узкие столы

рядами размещаются перед докладчиком. Если комната небольшая, то в ряду столы можно плотно приставить друг к другу. В большой переговорной придется оставить проходы в длинных рядах. На столы, как правило, ставят напитки и стаканы, чтобы утолить жажду во время длительных заседаний.

• Недостатки:• Подобный тип

планировки не подходит для комфортного обмена мнениями между присутствующими, поскольку сидящим плохо видны другие участники заседания.

• Возможные варианты решения:

• Трансформируемая и легкая мебель и элементы зонирования, способные изменить планировку в несколько минут

Банкетный тип совещательной комнаты

• Назначение:• Подходит для небольших

внутренних совещаний или переговоров с партнерами и конкурентами на рынке. Используется преимущественно для ситуаций, когда нужно проинформировать партнеров о важных новостях бизнеса или для выработки общей позиции по определенному вопросу, привлечь исследовательскую группу для проведения коммерческого анализа.

Особенности оформления: Присутствующие располагаются за круглым столом, на котором могут быть расставлены закуски с напитками или разложены блокноты для записей (в зависимости от конкретной цели переговоров). Вместимость переговорной зависит от размера стола. Наиболее часто используют столы диаметром 150 см (для 6-9 человек), 170 см (для 8-10 человек) и 180 см ( для 9-11 человек).

Банкетный тип совещательной комнаты

• Недостатки:• Банкетный стиль

мало пригоден для переговоров с демонстрацией видеоматериалов или графических плакатов и постеров.

Варианты решения:Если все же другой комнаты в офисе нет, то придется оставить свободной примерно четверть стола с той стороны, где будут представляться наглядные материалы.

Стиль полумесяца• Назначение:• Этот вариант дизайна

одинаково хорош для проведения докладов, корпоративных банкетов, семинаров, больших сессий, переговоров с презентаций графических и видео материалов.

• Пожалуй, данный тип совещательных помещений следует признать наиболее универсальным.

• Особенности дизайна:• Столы располагаются крутым

полумесяцем, обращенным в сторону кафедры или подиума для докладчика либо стола для президиума или организатора совещания.

• Все участники могут одинаково хорошо видеть как докладчика, так и остальных присутствующих. Полный обзор позволяет взаимодействовать каждому со всеми

Стиль конференции• Назначение:• Самый распространенный

тип переговорных комнат. Предназначен для совещаний с ограниченным числом присутствующих, где предполагается общение между участниками. Также подходит для деловых обедов на высоком уровне.

• Особенности дизайна:• Вместительный

четырехугольный стол или несколько таких столов, составленных в виде прямоугольника. Участники переговоров усаживаются по всем четырем сторонам стола.

• Если необходимо подчеркнуть особый статус приглашающей стороны, то это подчеркивается дизайном мебели.

Стиль конференции

• Недостатки:• Не самый удобный

тип переговорной для презентации графических материалов.

• Для видео презентаций лучше использовать персональные ноутбуки или планшеты для каждого участника.

П-образный тип комнаты для совещаний

• Назначение: • Хорошо подходит для

совещаний с презентацией аудиовизуальных материалов, предполагающих последующий обмен мнениями. Удобно также использовать подобные помещения для корпоративных банкетов. В большой переговорной, где общий стол составлен из нескольких меньших столов, можно легко регулировать его размер, убирая или приставляя столы до получения нужной длины.

• Особенности дизайна: • Прямоугольные столы

расставлены в виде буквы "П". Экраны и стенды для визуальных презентаций помещаются с четвертой свободной стороны. Во время переговоров участники рассаживаются только по внешней стороне стола. Для банкетов допустимо размещение и с внутренней стороны также.

П-образный тип комнаты для совещаний

• Недостатки:• Некоторое неудобство

обзора комнаты есть только у людей, располагающихся возле углов стола во время совещаний.

Переговорный стол с полым центром

• Назначение: • Для совещаний и

переговоров с числом участников от 17 до 30 человек. Дизайн способствует хорошему обзору и коммуникации. Для больших групп лучше использовать восьмиугольную и шестиугольную расстановку, так обзор будет гораздо удобнее.

•

• Особенности дизайна:• Столы шириной 75 см

выставляются в виде прямоугольника (чаще всего), шестиугольника, восьмиугольника или треугольника так, чтобы центр оставался пустым. Прямолинейная часть такого стола не должна превышать 360 см, иначе участникам будет неудобно взаимодействовать друг с другом.

Переговорный стол с полым центром

• Недостатки:• Данный тип дизайна не

подходит для демонстрации визуальных материалов.

• Единственный вариант - размещение хорошо видимых предметов в центре между столами, если для понимания их сути не требуются дополнительные пояснения докладчика.

• Например, это может

быть архитектурный макет, образцы продукции и т.п.

Комбинированные и трансформируемые переговорные• переговоры предусматривают

разные типы последовательного взаимодействия участников, например, демонстрацию пилотных материалов и последующее обсуждение промежуточных итогов за круглым столом.

• Отдельные типы переговорных зон могут располагаться последовательно или плавно перетекать одна в другую.

• Если требуется создание менее формальной обстановки на завершающей стадии переговоров, то высокие офисные столы можно заменить низкими кофейными, а удобные кресла расставить вокруг ковра.

Комбинированные и трансформируемые переговорные

Комбинированные и трансформируемые переговорные