корпоративным контентом на базе решений IBM ECM ... ·...

Примеры проектов по управлению

корпоративным контентом на базе

решений IBM ECM.

Опыт Уралвагонзавод, МГТС, Tele2

Михаил Соколовский

Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи)

Содержание

#1. Что такое ECM.

#2. Решение «Электронный документооборот».

#3. Решение «Управление финансовыми документами».

#4. Внедрение СЭД на предприятиях ОАО «НПК

«Уралвагонзавод» им. Ф.Э. Дзержинского.

#5. Замена СЭД в ОАО «Московская городская

телефонная сеть».

#6. Консолидация финансовой функции и создание

архива финансовой документации в Tele2 Россия.

#1. Что такое ECM

Много

неструкту-

рированной

информации

Видео,

аудио,

фото

Веб-контент

Счета, договора,

корреспонденция,

техническая и

нормативная

документация

Сканированные

документы,

факсы

E-mail До 80% информации

внутри организации –

неструктурированная

Неструктурированная

информация ежегодно

растет в ~2 раза

До 20% времени

тратится на поиск

До 6% всех

документов теряются

60% менеджеров

не имеют доступа ко всей

важной информации при

принятии решений

Смена парадигмы управления информацией

- от лоскутной автоматизации бюрократии к решениям для сквозных бизнес-процессов,

от электронного документооборота (СЭД) к управлению корпоративным контентом (ECM)

ЕСМ - Enterprise Content Management - Управление корпоративным контентом

- это комплекс концепций, методологий и программных технологий, обеспечивающих

получение, обработку, хранение, управление, совместное использование

неструктурированной информации вне зависимости от ее формы.

Analytics & Business Intelligence

Business Process Management

Управление контентом

Хранилище информации

#2. Решение «Электронный документооборот»

Цели внедрения

Рост эффективности и оперативности

работы с документами

Реализация коллективной работы

Управление документами в рамках

системы менеджмента качества

Преимущества

Ускорение обработки информации

Параллельное выполнение операций

Контроль исполнения поручений

Защита от утери и порчи

Совместный доступ

Быстрый поиск

Аудит действий

Сокращение издержек на бумагу и

технику

#3. Решение «Управление финансовыми

документами»

Проблемы роста объемов бухгалтерской документации

Увеличение штата бухгалтеров

Неконтролируемые процессы обработки первичной бухгалтерской документации

Долгая транспортировка и потери документов при получении и согласованиях

Постоянный поиск документов в бумажном и электронном виде

Отсутствие контроля исполнительской дисциплины сотрудников и контрагентов

Риски первичных бухгалтерских документов в учете по недействующим

договорам

Значительные затраты на работу с бумажными версиями документов

Составляющие решения для централизованных приема, обработки, отчетности, поиска и хранения первичных финансовых документов

Пакетная загрузка, пересканирование и добавление документов в пакет.

Шаблоны распознавания первичных документов

Согласование и обработка первичных документов: контроль исполнительской

дисциплины сотрудников и контрагентов

и / или

Безбумажный юридически-значимый документооборот, с выгрузкой из ERP-

систем, подписанием электронной подписью, отправкой и получением через

интерфейс от контрагентов

Интеграция с Учетными системами: атрибуты, вложения, ссылки на

документы

Интеграция с Системами согласования договоров: выгрузка карточки, учет

первичных документов

Выгрузка и печать реестров учетных систем и произвольных реестров

Механизмы подготовки и передачи отчетов контролирующим органам

Преимущества

Снижение затрат по ведению всех

бухгалтерских операций

Сокращение издержек по поддержке

территориально-распределенных организаций,

содержанию помещений и вычислительных

мощностей

Уменьшение времени сбора документов за

период, поиска информации, подготовки

отчетов и актов сверки для контролирующих

органов и контрагентов

Исключение задержек и потерь на этапах

сбора и доставки из филиалов в центр

Повышение контролируемости бизнес-

процессов и исполнительской дисциплины

Реализация безбумажного юридически-

значимого документооборота

Повышение качества принимаемых решений

за счет единого информационного

пространства для договоров, учетных систем,

архивов

#4. Внедрение СЭД на предприятиях

ОАО «НПК «Уралвагонзавод»

им. Ф.Э. Дзержинского

Предпосылки и особенности построения АСЭД

Территориальная распределенность

Масштабность автоматизации

Необходимость создания единого информационного пространства СЭД

Минимизация инвестиций в создание системы и сроков внедрения

Большая стоимость, в рамках корпорации, содержания СЭД отдельных

предприятий

Завершающийся проект внедрения АСЭД УВЗ на центральной площадке

корпорации

Цели проектов тиражирования АСЭД

• Стандартизация подходов к управлению предприятиями корпорации

• Возможность оптимизации процессов ДО, определения узких мест

предприятий

• Единый подход к интеграции АСЭД с ИС предприятий, внедрению ЭЦП

• Единый подход в лицензионной политике корпорации

• Единый подход к защите и сохранности информации

• Единый подход к расширению АСЭД и наращиванию функционала АСЭД

• Единый подход в использовании опыта накопленного при разработке

и внедрения АСЭД

• Использование накопленного большого опыта команды проекта

со стороны корпорации

• Минимизация расходов по техническому

сопровождению СЭД

Преимущества использования

• Высокая скорость окупаемости проекта

– Компания получает результат сразу, перенеся в СЭД существующие регламенты

(практику) работы с документами

• Невысокие затраты на обслуживание

– Простота и высокая скорость реализации регламентов

(за счет настраиваемости системы и наличия готовых заготовок)

– Простота поддержки работы системы в распределенной среде. Не нужно выполнять

сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации для обеспечения

доставки связок документов

– Средства архивирования данных на каждом сервере, где с ними велась работа

– Легкость замены версий системы средствами Lotus (одна ночь на 100 серверах по

шаблону)

• Функциональная полнота. 4 области автоматизации:

– Структура организации (в том числе функционально-проектная)

– Организация прохождения документов

– Работа с поручениями

– Работа с корреспонденцией

Преимущества использования СЭД

До внедрения

На поиск, согласование и утверждение

документов приходится 30% рабочего

времени сотрудников. Это примерно

1 месяц в год

На ожидание поступления документов

– 20%

На передачу документов между

подразделениями – 10 %

На подготовку стандартных отчетов

о движении документов – 10 %

На создание новых документов

тратится до 30% рабочего времени

20-30% поставленных задач вообще

не решаются

6-15% бумажных документов

безвозвратно теряется

В среднем создается 19 копий каждого

документа

После внедрения

Увеличение скорости и точности поиска

позволяет сэкономить 2-5 часов в неделю на

одного сотрудника и составляет от 5-15%

Применение СЭД увеличивает

производительность труда на 20-50%,

а время обработки одного документа

уменьшается более чем, на 75%, а

уменьшение затраты на хранение на 80%

Прототипы и шаблоны документов позволяют

экономить от 20-30% времени от трудозатрат

на создание новых документов, а это около

7,5% от полного рабочего времени сотрудника

Утверждение и согласование документа на

одного сотрудника составит 10-30%

По оценкам специалистов внедривших СЭД,

использование решения может

способствовать увеличению прибыли

предприятия на 5-15%

Средний процент экономии времени

составляет более 60%

Основные принципы тиражирования и подходы к внедрению

АСЭД на предприятиях корпорации

• Внедрение АСЭД УВЗ как единой версии СЭД для предприятий корпорации

• Учет особенностей процессов ДО предприятий в силу возможности

настраиваемости базового ПО

• Использование единой методологии внедрения СЭД на предприятиях

• Обследование процессов документационного обеспечения на предприятии

• Установка и настройка системы

• Интеграция с необходимыми существующими ИС предприятия

• Разработка отчетных форм

• Доработка эксплуатационной документации

• Обучение пользователей

• Миграция исторических данных из существующих ИС (СЭД) предприятия

• Опытная эксплуатация системы

• Использование единых методов инфраструктурного

обеспечения (виртуализация, кластеризация, интеграция с MS AD)

#5. Замена СЭД в ОАО «Московская

городская телефонная сеть».

О компании ОАО «Московская городская телефонная сеть»

• Одна из крупнейших в Европе компаний местной проводной связи

• Постоянная задача - предоставление качественной и доступной телефонной

связи и доступа в Интернет жителям Москвы

• Персонал предприятия обслуживает более 4,4 млн. абонентов. Число

пользователей, подключенных к Интернету от МГТС, по технологии ADSL,

превысило 446 тысяч человек

• На сети действует 253 телефонных станций

В 2010 году МГТС заняла второе место после МТС в Национальном рейтинге

прозрачности закупок и удостоена сертификатом «Гарантированная прозрачность»

Предпосылки проекта по внедрению СЭД

• Высокие затраты на развитие и сопровождение существующей СЭД

• Функциональное отставание существующей СЭД от современных

систем электронного документооборота

• Проблемы развития существующей СЭД

• Несоответствие существующей СЭД стандарту управления

документами

в рамках АФК «Система»

Цели проекта

• Сокращение затрат на поддержку новой СЭД

• Разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной

системой управления ОАО МТС

• Снятие функциональных ограничений по развитию системы

• Внедрения системы архивации данных

• Миграция данных из старой системы в новую

Этапы проекта

• Обследование и анализ текущего состояния документооборота

в компании

• Разработка, настройка и установка системы

• Разработка отчетных форм

• Интеграция

• Обучение пользователей

• Развертывание системы

• Миграция данных из существующей СЭД

• Опытная эксплуатация

Полученные результаты

• Приведение СЭД к единому стандарту управления документами в рамках

корпорации «Система» с возможностью интеграции с СЭД ОАО МТС

• Создание 2 600 автоматизированных рабочих мест (Web-клиент)

• Интеграция с SAP HR, Microsoft Active Directory

• Оптимизация бизнес-процессов и разработка регламентов

• Значительное снижение расходов на сопровождение СЭД

• Соблюдение лицензионной чистоты

• Применения механизмов наложения ЭЦП с соблюдением ЮЗДО

• Переход на тиражное специализированное решение

с возможностью интеграции, развития и масштабирования

• Создание линий потокового сканирования

с использованием технологии штрих-кодирования

• Применение виртуализации, организация работы

в кластере

#6. Консолидация финансовой функции

и создание архива финансовой

документации в Tele2 Россия.

О компании Tele2

• Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в

Европе

• Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества

услуг на всех рынках Tele2 (The Best Deal)

• Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов

абонентов

в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве,

Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России

• В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной,

так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа и

передачи данных

• С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже – OMX Nordic

Exchange Stockholm

• В России Tele2 обслуживает около 21 млн. абонентов, предоставляя им

услуги мобильной связи

Предпосылки проекта

• Быстрый рост бизнеса и объема документооборота

• Централизация бухгалтерии (создание ОЦО)

• 36 операционных компаний + 9 представительств ЦФ

• Стратегия компании: качество по разумной цене

Требования к системе

• Количество пользователей системы - не менее 1000

• Количество документов - до 10 млн в год

• Количество площадок – до 40 регионов

• Обмен документами с ОЦО

• Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему

• Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты,

уведомления, группировка, управление учетными записями и правами

доступа, оперативный доступ к данным)

• Гибкий атрибутивный поиск документов

• Интеграция с другими Информационными системами

• Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его

изменения без дополнительного программирования)

Этапы проекта.

#1 - Хранение документов и обмен с ОЦО

• Хранение и передача документов в ОЦО

• Пакетное сканирование первичных документов

• Регистрация сканирования документов с возможностью

принять\вернуть на доработку

• Создание потомков документов для автоматизации процесса

создания

• Миграция документов существующего ЭДО

• Полнотекстовое распознавание документов

• Интеграция с финансовой системой Компании

• Интеграция со справочником контрагентов

Этапы проекта.

#2 - Визирование, готовность заменить устаревшую СЭД

• Создание системы визирования

• Оповещение по E-mail

• Электронный архив регистрационных форм Абонентской службы

• Электронный архив документов для Юридической службы

Этапы проекта.

#3 - Интеграция с внешними информационными

системами Компании, создание отчетности

• Интеграция с финансовой системой Компании

• Получение информации о статусе платежа

• Автоматическое добавление номера п/п

• Расширение функционала визирования

• Возможность отзыва документов с визирования

• Создание механизма замещений

Михаил Соколовский Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи) тел. +7 (495) 974-79-79 msokolovsky@it.ru http://blogic20.ru/

Спасибо за внимание