View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
2011
PROJECTMATIG WERKEN
Luk Indesteege
2011
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
----------------------------
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
Doelstellingen
Na deze bijeenkomsten:
heb je een basisinzicht in projectmatig werken
kan je een project faseren
weet je hoe beslissingen in een project kunnen genomen worden
heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project
2011
Werkwijze
oefeningen,
actieve inbreng van de deelnemers
beperkte stukjes theorie
praktijkvoorbeelden,
ervaringsuitwisseling
interactie en vragen
2011
Oefening 1 : kennismaking
1. Naam, functie of rol
2. Werk je in projecten? Wat is jouw taak hierin?
3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten?
4. Wat verwacht je van vandaag?
2011
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
Projectmatig werken is niet nieuw
2011
1. Er zijn meerdere
manieren van werken
1. Routinematig werken: seriewerkstandaardprocedures
2. Improviserend werken:innovatiecreativiteit
3. Projectmatig werken: eenmaligtussen improviserend en routinematig werken
Dit is geen kwalitatieve indeling!
2011
Vergelijking werktypes
improvisatie project routine
onderwerp nieuw nieuw bekend
resultaat onbekend gepland bekend
regels weinig krijtlijnen procedures
aanpak flexibel planmatig vast
structuur weinig tijdelijk standaard
2011
2. Projectmatig werken
Tussen improviseren en seriewerk ligtprojectmatig werken
Een project heeft als kenmerken:
Doel opdrachtgever
Einddatum mijlpalen
Budget geld, werkuren
Structuur projectleider, medewerkers,werkpakketten WP
2011
Oefening 2: wat is een project?
omschrijf een eigen projecten
(thuis of in het werk):
doel
periode, duur
projectleider
medewerkers
2011
Drie succesvoorwaarden bij de start van een project
Het projectvoorsteloverleg tussen opdrachtgever en projectleider over het doel, het resultaat van het project
De projectleiderDe geschikte persoon met de nodige competentiesen bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken
De projectgroepeen divers team dat o.l.v. de projectleider alle
verschillende taken goed en tijdig uitvoert
2011
succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel
Is er een akkoord (tussen opdrachtgever en projectleider)
over het op te lossen probleem ?
Is het resultaat (doel) duidelijk omschreven?
Is het resultaat een goede oplossingvoor het probleem?
Zijn er tegengestelde belangen?
2011
succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider
kent hij/zij de organisatie en het thema?
is hij/zij bevoegd om te beslissen?
heeft hij/zij organisatietalent?
heeft hij/zij leidinggevende talenten?(mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)
kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?
2011
succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam
zijn de betrokken groepen, afdelingen, …vertegenwoordigd?
zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig
is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland?
zijn er tegenstrijdige belangen in het team?
aanvaarden de teamleden het leiderschapvan de projectleider?
2011
structuur van een project
OpdrachtgeverDOEL
projectleider
WP1 WP2 WP3 WP4
Admin
2011
Extraatje bij succesvoorwaarden
Een NAAM voor het project
duidelijk
link met het doel
goed bekkend
2011
Drie sleutelbegrippen bij projectmatig werken
faserenproject indelen in fasen (standaard)
beslissenopdrachtgever geeft groen licht voorvolgende fase
beheersenis de taak van de projectleider
Dit zijn de 3 thema’s van deze opleiding
2011
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
3. Projectfasering
0. initiatieffase
1. definitiefase
2. ontwerpfase
3. voorbereidingsfase
4. uitvoeringsfase
5. nazorgfase
Doel: het project te kunnen overzien
en de werkzaamheden te kunnen plannen
2011
Fasering in een project
0. initiatief we gaan ‘iets’ doen
1. definitiefase akkoord over wat we willen + PL, budget
2. ontwerpfase plan opstellen, offerte
3. voorbereiding afspraken maken
4. uitvoering nu gebeurt het
5. nazorg opruimen, onderhoud, toepassing
2011
Oefening 3:projectfasering
Herneem (per 2) een eigen project:
Omschrijf kort de 5 fasen 1. Definitie
2. Ontwerp
3. Voorbereiding
4. Uitvoering
5. Nazorg
en de bijbehorende mijlpalen
2011
Projectfase 1 : definitie
Doel: duidelijkheid over de opdracht krijgen
Werkwijze:
Overleg over de opdracht, keuzes maken
Definiëren van doel en resultaat
Bepalen van de einddatum
Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten
Projectleider aanduiden
Kwaliteitseisen vastleggen
Eensgezindheid bereiken
Mijlpaal 1: goedgekeurd projectopzet
2011
Projectfase 2 : ontwerp
Doel: precies plan van aanpak
Werkwijze:
Brainstormen met projectmedewerkers
Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten
Tijdsplanning opmaken
Kosten berekenen, offerte maken, plan
Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan(door de opdrachtgever) GO/NOGO
2011
Projectfase 3 : voorbereiding
Doel: alles klaar hebben voor uitvoering
Werkwijze:
Draaiboek / checklist opstellen
Materialen bestellen
Mensen inplannen
Toeleveranciers vastleggen
Risk management opstarten
Communicatie opstarten
Mijlpaal 3 : startensklaar
2011
Projectfase 4 : uitvoering
Doel: projectresultaat bouwen
Werkwijze:
Stap voor stap uitvoeren
Kwaliteit bewaken
Risk management
Bijsturen
Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan
2011
Projectfase 5 : nazorg
Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik
Werkwijze:
Nazorgplan uitvoerendisseminatie, inbedding, valorisatie….
Al het tijdelijke opruimen
Alle administratie afwerken
Opleiding voor de gebruikers
Onderhoud systematiseren
Mijlpaal 5: project is af (oplevering),resultaat blijft
2011
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
4.1 Het belang van beslismomenten
veiligheid voor de opdrachtgever:
Hij heeft informatie over het projectverloop
Hij kan bijsturen
Hij blijft betrokken
veiligheid voor de projectmedewerkers
Ze krijgen tussentijdse feedback
Zij hebben een duidelijk kader
Ze hebben vrijheid van werken binnen elke fase
De kans op aanvaarding en succes is groot
2011
4.2 Wie beslist, wanneer, waarover?
Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af
de projectleider beslist (met hetteam) gedurende elke fase
de opdrachtgever beslist bij elkemijlpaal (na elke fase)indien afwezig: adviesgroep
hoe: met beslisdocumenten
2011
4.3 beslisdocumenten
1. Na de definitiefase: projectvoorstelAanleiding, doel, resultaat, doelgroep, middelen, timing
2. Na de ontwerpfase: plan van aanpakActiviteiten, fasering, gedetailleerd budget,…
3. Na de voorbereiding: draaiboekDetail van acties en middelen
4. Na de uitvoering: resultaatBeschrijving, publicatie, …… nazorgplan
5. Na de nazorg einddossiersaldodossier, eindrapport
2011
Overzicht van de inhoud
1. Verschillende manieren van werken
2. Wat is een project?
3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen
5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
5. Projectbeheersingprojectmanagement
Derde sleutelelement naast faseren en beslissen
De taken van de projectleider: Zorgen dat het project goed loopt en tijdig binnen budget het resultaat bereikt
plannen en organiseren
beheren en beheersen
meten en bijsturen
risicomanagement en brandjes blussen
weten en laten weten
2011
Projectbeheersing : 5 beheersaspecten
1. Tijd mijlpalen
2. Geld budgetbewaking
3. Kwaliteit gestelde eisen
4. Informatie duidelijkheid voor allen
5. Organisatie eenduidige afspraken
Dit zijn de taken van een projectleider
2011
5.1. TIJD beheersen
werktijd per takenpakket en werkpakket WP
totale werktijd verdelen over WP
marges voorzien
heen en weer denken
van grof naar fijn plannen (nu fijn en later grof)
doorlooptijd werktijd
parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning
tijden strikt registreren en rapporteren
2011
BALKENPLANNING
J A N F E B M A A
Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
WP1
Taak 1
WP1
Taak 2
WP1
Taak 3
WP2
Taak 1
2011
Oefening 4:balkenplanning
Omschrijf 6 activiteiten bij het bouwen van een huis, 2 per fase
Ontwerp Voorbereiding Uitvoering
Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden
2011
5.2. BUDGET beheersenTotale budget is de norm, en deelbudgetten per fase
marges zijn mogelijk tussen fases
kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit
eerstvolgende fase wordt in detail uitgewerkt, latere fases grof
werkelijke uitgaven strikt registreren
na elke fase budgetcontrole en bijsturing
vergeet de onderhoudskosten achteraf niet (nazorgfase)
geen niet-gebudgetteerde uitgaven
2011
5.3. INFORMATIE beheersen
Communicatie kent 3 problemen: De zender het kanaal De ontvanger
enkele verduidelijkingen: Gezegd ≠ gehoord Gehoord ≠ begrepen Begrepen ≠ aanvaard Aanvaard ≠ uitgevoerd
Uitvoeren is nagenoeg onnatuurlijk
2011
5.3. INFORMATIE beheersen
duidelijke en eenduidige informatie
goedgekeurd en op papier
niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt
overzichtelijke documenten : Van wie + doelstelling
Voor wie + verwachte actie
Datum verzending + datum afhandeling
info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten
info dient gearchiveerd (naamgeving)
2011
5.4. KWALITEIT beheersen
moeilijkst te omschrijven beheersfactor
eisen zoveel mogelijk als (meetbare) kwaliteitsnormen in cijfervorm formuleren
Effect voor de gebruikers
Inhoud, omvang van het resultaat
Vorm van het resultaat, presentatie
karakter is afhankelijk van fase:
1+2: kwaliteitseisen omzetten in normen
3+4: handhaven van kwaliteitsnormen
4+5: toetsen van de normen
ook hier zijn marges noodzakelijk
2011
5.5. ORGANISATIE beheersen
bevoegdheden vastleggen
beslisstructuur vastleggen
relatie met rest van de organisatie afspreken: de opdrachtgever moeit zich niet met de uitvoering
de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen
de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren (tijdelijk) aan de projectleider
2011
Beheersaspecten integreren
de 5 beheersaspecten beïnvloedenmekaar, vooral de marges
bij elke mijlpaal moet de balansopgemaakt van alle 5, en de prioriteiten in de volgende fase
een projectleider is maar gelukkig als de 5 beheersaspecten goed lopen
2011
Nog enkele extraatjes
hoe denken?eenvoudige denkregels
hoe risico’s verkleinenrisk management
hoe projectmatig werken intern ‘verkopen’? De voordelen
softwarepakketten
2011
Hoe werken in projecten: 3 regels
1. Eerst denken, dan doen
2. Van voren naar achteren denken en terug
3. Van grof naar fijn denken
Deze 3 denkregels gelden in elke fase
2011
Risk managementnr Risico Impact Preventieve actie Evo-
lutieCuratieve actie
1
2
3
4
verder: financiële impact, wie?, prioriteiten…..
2011
Oefening 5:risk-management
Project : studiebezoek in SpanjeOmschrijf kort 5 risico’s (brainstorming)Denk ook aan de fasenOntwerp, Voorbereiding en Uitvoering
Vul de Risk Management tabel in
2011
Softwarepakketten voor projectmatig werken
betalend: MS Project e.a.
freeware:
www.zoho.com
http://ganttproject.biz/
www.openworkbench.org
2011
Voordelen van projectmatig werken
efficiënte inzet van schaarse mankracht
PW is motiverend
PW is overzichtelijk, veilig
PW is leerrijk
PW is afwisselend
PW is niet-hiërarchisch
2011
Vragen ???
2011
Dank voor uw aandachtige medewerking en tot ziens
Recommended