3-Ciclo Vital de Los Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

• No somos archiveros hasta que no estamos capacitados para conocer en teoría y aplicar a casos concretos las fases del ciclo vital de los documentos.

• Toda la selección documental basa el estudio de los valores de un documento en las fases o edades del ciclo vital.

• Tres fases o edades basadas en la cantidad de uso o en el valor decreciente de los papeles.

• El ciclo vital basado en cantidad de uso habla de documentos activos, semiactivos o inactivos sin especificar cuánto movimiento tiene cada una de estas categorías.

• Este método es útil para saber ubicar los documentos en relación al usuario.

• Una regla archivística: Los documentos deben hallarse siempre en la posición más favorable al usuario

Esta regla no sirve para la selección por dos razones:

1. No establece fechas exactas de término de una fase e ingreso a otra.

2. Se presta a la confusión de que mayor actividad significa mayor valor.

• Para la selección documental es pues preciso plantear las edades de los documentos de archivo con parámetros que nos ofrezcan estos dos datos:

1. Fecha exacta y fundada del paso de una fase a otra, sea cual sea el tipo documental.

2. Valor exacto del documento en cada momento del ciclo, estableciendo razones administrativas y jurídicas.

TRAMITACIÓN DE UN DOCUMENTO

• Cuando la autoridad otorga o niega algo: documentos dispositivos.

• Testimonie o testifique un acto o un hecho: documentos testimoniales.

• Que alguien transmita una información: documentos informativos.

VIGENCIA DEL DOCUMENTO

• El documento obtenido tiene un antes y un después.

• Antes de que exista se da la tramitación, cuando aparece: ordena, testifica o informa.

• Pasado un tiempo, el documento queda obsoleto: Es el después

DEFINICIÓN DE VIGENCIA• La fuerza que tiene un

documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.

• PLAZO DE VIGENCIA: Es el tiempo durante el cual un documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental.

ESQUEMA DEL CICLO VITAL A PARTIR DE LA VIGENCIA

• Fase o edad administrativa: momento de planificación del tipo documental, momento de tramitación.

• Tiene como usuarios: Productor o sede de procedencia, interesado

• Los documentos son recursos para el desarrollo de la comunidad donde circulen

• Fase permanente o histórica: Son los investigadores que buscan la información de los documentos de archivo con un interés retrospectivo

• Durante la fase permanente los documentos constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizó.

MOMENTO DE PLANIFICACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL

• Estudia tres elementos:1. La información oportuna.2. El soporte o medio en el que se va a volcar la

información.3. El recorrido óptimo para llegar a la persona

competente con todos los datos que le son necesarios, en el menor tiempo posible.

TRAMITACIÓN

• Tiene como fin acumular los antecedentes necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento de archivo.

• Durante esta etapa, el documento suele hallarse muy “activo”.

MOMENTO DE VIGENCIA

• Hay que definir exactamente cuándo se inicia y cuándo se termina, ya que el centro del ciclo vital y que nada puede ser eliminado que esté vigente, sea cual sea la cantidad de uso que tenga.

• ¿CÓMO SE INICIA LA VIGENCIA?

Con la firma de la autoridad competente, otros con la promulgación.

• ¿CÓMO CONCLUYE LA VIGENCIA?

1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.

2. Porque se produce un documento que modifica o anula al primero.

3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.

4. Los documentos meramente informativos pierden vigencia cuando el destinatario se entera de su contenido.

5. En el caso en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

MOMENTO DE PLAZO PRECAUCIONAL

• Objetivos del plazo precaucional:1. Responder a posibles reclamaciones

administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, o a su tramitación y cumplimiento.

2. Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente.

DIFERENCIAS:• El objetivo de la vigencia es imponer,

testimoniar o informar, según el tipo documental de que se trate. Responde al cumplimiento del texto.

• Los dos objetivos del plazo precaucional son responder reclamaciones o servir de sustento a otro documento. Gira alrededor del texto –asuntos-

FIJACIÓN DE FECHAS PARA EL PLAZO PRECAUCIONAL

• Se inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia. La prescripción se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en el documento.

• Se concluye de dos maneras: por prescripción de derecho, por la tabla de plazos precaucional. Es una lista de tipos documentales o de asuntos a los que se adjunta la cantidad de tiempo que han de ser retenidos hasta la fecha de su destino final, es decir, la transferencia permanente o la destrucción.

FASE PERMANENTE O HISTÓRICA

• No todos los documentos que se inician llegan a esta fase. Documentos que han de conformar el Patrimonio Documental de la comunidad.

• Los documentos que entran a esta fase son consultables para el público en general.

• Por eso todo documento ya seleccionado o se pasa a una institución archivística abierta al público o se custodia en una zona de archivo dotada de facilidades para la consulta.

PROGRAMA DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

• OBJETIVOS DEL PROGRAMA: Son las metas a que se debe llegar, también son los tópicos que sirven para diagnosticar el acierto en la tarea que se está realizado.

1. Obtener una corriente fluida de documentos2. Lograr ahorros sustanciales3. Que después de la eliminación quede

archivalía coherente y completa.

Obtener una corriente fluida de documentos

• Se obtiene fluidez en la circulación por la homologación de trámites a lo ancho de todo un sistema integrado de archivos que, además fácilmente se puede coordinar con otros sistemas integrados de archivos.

1. El estudio del valor primario o inmediato de los documentos.

2. El estudio del valor secundario.

Lograr ahorros sustanciales

• La economía presenta distintos aspectos:1. Ahorro en tiempo de búsqueda.2. Ahorro de cantidad de espacio.3. Ahorro de calidad de espacios.

Que después de la eliminación quede archivalía coherente y completa

• La selección trabaja con archivalía y, una vez terminada la operación, lo que queda es archivalía, es decir conjuntos orgánicos de documentos y no colecciones caprichosas de papeles.

¿CÓMO NO DEBE HACERSE LA SELECCIÓN?

• Selección por tipos documentales. Es el sistema más parecido al correcto. Una parte de la selección se basa en los tipos documentales. Ejem. Leyes, libro de Actas, presupuestos y balances.

• Otra vertiente es que parte de la selección se establecerá por la significación del tema o asunto del documento, sin tener en cuenta el tipo documental.

• Hay tipo documentales que se conservan sea cual sea el asunto que ventilan. Ejem.Los Decretos del presidente.

• Selección por antigüedad. Tiene su razón de ser, se extrae de él todo lo que es válido, pero como criterio general es nefasto.

• Selección por el valor administrativo. Todo documento vigente en una institución es importante para alguien y su destrucción mientras está vigente produce daño. Valores evidenciales o predecibles y valores no predecibles o informativos: valores para la administración y para la investigación.

• Selección por el nivel del organigrama. Las oficinas centrales de una institución producen una elevada proporción de los documentos e valor predecible y las oficinas periféricas producen los de valor no predecible.

• Selección por cantidad de uso. En la fase administrativa, la cantidad de uso sirve para decidir en qué lugar ha de estar los papeles, pero no para conocer su valor.

• Selección por criterio de un empleado. La selección requiere perspectivas muy amplias: conocimiento de muchos archivos, relacionados entre sí, también amplia cultura principalmente relacionada con el archivo. Se requiere que el archivero posea un título universitario tal como historiador, abogado, etc.

• La solución propuesta. Para la selección documental se necesitan dos juicios de valor. De desafectación y para la investigación y la historia.