公文書撰寫之技巧

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公文書撰寫之技巧

報告人︰主任秘書 廖年欣 98 年 1月 21 日

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大綱

一、公文書撰寫之主要依據二、公文程式的類別與格式三、公文程式的其他公文四、簽稿性質與擬辦方式五、法律統一用字六、本校各單位之公文書撰寫式例七、 Q & A

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一、公文書撰寫之主要依據 公文程式條例 文書處理手冊 印信條例 中央法規標準法 統一用字與統一用語　 數字使用原則

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公文的意義

公文程式條例第 1條規定：

「稱公文者，謂處理公務之文書…。」

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公文的必備條件 1. 實質條件：須為處理公務所製作的文書， 才能稱之為「公文」。

2. 形式條件：處理公務所製作的文書，必須

具備「公文程式條例」所規定

的程序與格式。

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二、公文程式的類別與格式

公文類別「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」與「其他」六種。

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公文程式的類別 令公布法律、發布法規命令、解釋性規定 與裁量基準之行政規則及人事命令時 使用。

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公文程式的類別 令令屬於上級對下級指示的公文。

公布法律、任免、獎懲官員，總統、 軍事機關、部隊發布命令時用之。

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公布法律、發布法規命令 1. 令文可不分段，敘述時動詞一律在前，如：

(1) 訂定「○○○施行細則」。(2) 修正「○○○辦法」第○條條文。(3) 廢止「○○○辦法」。

2. 多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入 同一令文處理；法規命令之發布，亦同。 3. 公、發布應以刊登政府公報方式為之，並於機關 電子公布欄公布；必要時，以公文分行各機關。

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發布人事命令 1. 人事命令分：任免、遷調、獎懲。

2. 人事命令格式由人事主管機關訂定， 並應遵守由左至右之橫行格式原則。

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令之發布 1. 經立法院制定之法律，由總統以「令」公布之。 ( 法、律、條例、通則 )

2. 行政機關基於法律授權而訂定之法規命令 由行政機關以 「令」發布之。 ( 規程、規則、細則、辦法、綱要、標準 或準則 )

3. 上級機關對下級機關，或長官對屬官，依其權限或職權 為規範機關內部秩序及運作，所為非直接對外發生規範 效力之一般、抽象之規定 由行政機關以「函」檢發之。 ( 要點、注意事項、須知、基準、作業程序、方案、 章程、範本、補充，規定等。 )

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令無論制 ( 訂 ) 定或廢止法規、人事派免、獎懲所發布之命令，統稱為「令」。

不因種類之不同而改稱「人事派免令」、「獎勵令」、「懲罰令」等。更不宜變更為「人事派免通知書」、「獎懲通知書」。

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人事派免命令教育部 令

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者： 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：隨文

主旨： ○ ○玆核定陸軍步兵少校李 等 1 8 員調職，自冊列生效日起生效，請查照。 說明：副本 ( 含附件 ) 抄送國防部人事次長室 2 份 ( 人管組、中央作業組 )、陸

軍總司令部、海軍總司令部、總政治作戰部、聯勤總部留守業務署第五組、憲兵司令部東區憲兵隊終端站、國立成功大學、國立政治大學、國立中興大學、國立成功高級中學、冊列本人各 1 份、軍訓處 5 份。 ( 以上均請查照或登記 )。

正本：冊列新任單位、台北市政府教育局 副本：如說明

部長 曾 志 朗

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人事獎勵命令( 學校全銜 ) 令

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者： 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：隨文 主旨：核定 ○ ○ ○本校 副教授等 4 9 員 5 3 件獎勵案，詳如附件，請查照。 正本：冊列人員 副本：冊列相關單位

校長簽字章

印 信

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請 查照

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公文程式的類別 呈

「呈」有呈送、奉上之意，屬上行文。

簽呈

呈請 核示

陳請 核示

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呈的寫作要領對總統有所呈請或報告時用之。

依照上行文的精神寫作，第三段「辦法」，隨呈文的內容，改用「建議」 或「請求」。

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公文程式的類別 咨平行公文之一，僅限於總統與立法、 監察兩院往返公文時用之。 (現況 )

文書處理手冊則為 總統與國民大會、立法院公文往復時 使用。

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咨的寫作要領「咨」屬平行文，無約束力，其性質區 分為徵求、答覆、洽請、移送四種。

總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

依照平行文的精神並活用公文的三段式寫作要領。

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公文程式的類別 函各機關處理公務有下列情形之一時使用 (1) 上級機關對所屬下級機關有所指示、 交辦、批復時。 (2) 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3) 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4) 民眾與機關間之申請及答復時。

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查核 督導查核 查勘查辦督導

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函稿的式例行政院 函 ( 稿 )

地址： 1 0 0 台北市忠孝東路 1 段 1 號 傳真： (0 2 ) 3 3 5 6 - 6 9 1 6

受文者： 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：隨文

○ ○ ○主旨：檢送本院對 委員 專案質詢之書面答復 3 份，請 查照轉達。

說明：依據 貴院第 5 屆第 5 會期第 2 1 次會議對本院所提書面質詢 ( 關係文書編號： 5 -5 -2 1 -2 2 2 5 ) 辦理。

正本：立法院 副本：行政院秘書處 ( 含附件 1 份 )

院長 游 ○ ○

第 層決行：

承辦單位 會核單位 決行

核稿

○ ○ ○打字 ○ ○ ○校對 ○ ○ ○監印 ○ ○ ○發文

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會銜函式例國防部、教育部 函

地址：地址： 1 0 0 ○ ○ ○ ○台北市 區 路 0 0 號 聯絡方式： ( 承辦人、電話、傳真、 e - m a i l )

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者： ○ ○ 大學 發文日期：中華民國 8 9 年 1 2 月 1 4 日 發文字號： 字 號 ( 國防部之字號 ) 字 號 ( 教育部之字號 ) 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：隋文 主旨：檢送「軍訓課程折算役期作業實施規定」1份，請 查照。 說明：依據兵役法施行法第 5 2 條第 2 項規定辦理。 正本：行政院海岸巡防署、內政部、教育部中部辦公室、公私立大專校院、台北市政府、高雄市政府、教育

部各縣市聯絡處 ( 含金門縣 )、國防部人事參謀次長室、國防部作戰參謀次長室、國防部後勤參謀次長室、國防部主計局、國防部財務中心、國防部人事室、陸軍總司令部、海軍總司令部、空軍總司令部、聯勤總司令部、軍管區司令部、憲兵司令部。

副本：內政部役政署、教育部軍訓處、國防部法制司、國防部人力司 ( 均含附件 )

部長 ○ ○ ○ ( 蓋國防部長簽名章 ) 部長 ○ ○ ○ ( 蓋教育部長簽名章 )

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申請函式例申請函

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者： ○ ○ ○市 區區公所 申請日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日 主旨： ○ ○請維持 溪水流之暢通，以維附近居民生命財產之安全。 說明： ○ ○ ○ ○ ○ ○茲為 溪 橋至 橋間之水道，已長滿布袋蓮，且部分里民在溪床上

種植長莖作物，搭設工寮或作物支架，若未能儘早清除，雨季來臨時，將嚴○ ○重阻塞河道，影響水流，危及 里居民生命財產之安全。

建議：請僱工在 5 月前完成河道障礙物之清除工作。

○ ○ ○申請人： ( 蓋私章 ) 性 別：男 年 齡： 3 0 歲 職 業：公 住 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○址： 市 區 里 路 0 號

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上行函式例○ ○ 科技大學 函

○ ○ ○ ○ ○ ○地址：郵遞區號 縣 鄉 路 0 0 號 ○ ○ ○承辦人： 先生

電話： 0 0 -0 0 0 0 - 0 0 0 0 轉 0 0 0 0 1 0 0 台北市中正區中山南路 5 號 受文者：教育部 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：見說明三 主旨：檢陳本校 9 2 1 地震公私立學校修復、重建教學建築貸款與設施專案貸款相關

資料如說明三，請 鑒核。 說明： 一、依據 鈞部民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日 ○ 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號函辦理。 二、貸款總額計新台幣 3 億元 ( 工程大樓拆除復建 2 億元、行政等七棟大樓及戶

外設施復建 9 ‚0 0 0 萬元、第二教學大樓連續壁及地錨錨頭補強 1‚0 0 0 萬元 )。 三、檢陳資料如下列：

(一 ) 申請書 (1 )、 (2 )、 (3 ) 及申請書彙總表各 5 份，如附件 1、 2、 3、 4。 (二 ) 擬修復重建計畫如附件五 ( 含工程大樓復建工程說明如附錄 1，工程

大樓部分修建暨新建工程規劃平面圖如附錄 2，工程、行政、教學、管理、綜合、設計、圖書館、宿舍等 8 棟大樓平面圖如附錄 3 至 1 0，總配置圖如附錄 1 1，地籍圖如附錄 1 2，新增土地清冊如附錄 1 3，擬修復建土地地號面積如附錄 1 4 各 1 份，土地所有權狀 1 9 張如附錄 1 5 )。

(三 ) 第二教學大樓新建工程連續壁因地震受損補強計畫書如附件 6。 (四 ) 償債計畫如附件 7。 (五 ) 行政會議、校務會議、董事會會議紀錄如附件 8、 9、 1 0。 (六 ) 財務報表如附件 1 1。 (七 ) 「 9 2 1 集集大地震」震災後建築物第一階段緊急安全評估報告書如附件

1 2。 正本：教育部 副本：本校會計室 ( 含附件 1、 2、 3、 4、 5 )

校長 ○ ○ ○ ( 職章 )

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鑒核 鑑察鑒核鑑核鑒別鑒賞鑑諒

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二段式平行函式例○ ○ 科技大學 函

○ ○ ○ ○ ○ ○地址：郵遞區號 縣 鄉 路 0 0 號 ○ ○ ○聯絡人： 先生

聯絡電話： 0 0 - 0 0 0 0 - 0 0 0 0 轉 0 0 0 0 ( 郵遞區號 ) ( 地址 )

○ ○受文者： 國際開發股份有限公司 發文日期：中華民國 9 2 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 9 2 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：

○ ○主旨：本校 系師生一行 5 0 人，擬於民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日 ( 星期三 )，上午 9 時

至 11 時赴 貴公司參觀學習，請 惠允並導覽。 說明： 一、參觀學習重點：俱樂部之整體營運及管理。

○ ○ ○ ○ ○ ○二、本活動由本校副教授 博士領隊，助理教授 博士為副領隊。

○ ○正本： 國際開發股份有限公司 ○ ○副本：本校 系

校長 曾 ○ ○ 出國 副校長 ○ ○ ○ 代行

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三段式平行函式例○ ○ 市政府教育局 函

○ ○ ○ ○ ○ ○地址：郵遞區號 市 區 路 0 0 號 傳真： 0 0 -0 0 0 0 - 0 0 0 0

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者：本府警察局 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：隨文 主旨：請 貴局對各級學校周圍販售色情、暴力刊物之書店、賭博性電動玩具店及

學生吸食違禁物等嚴加取締，以有效遏止青少年犯罪事件發生，請 查照。 說明： 一、奉本市政府民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日府秘字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號函辦理。 二、青少年正處於身心發展階段，容易受外在不良影響而染上惡習；少數不肖業

者針對青少年學生好奇心理，在學校周圍販售色情、暴力刊物，經營電動玩具店；且於會同衛生局抽查若干學校學生之尿液，亦發現有少數吸食安非他命之反應，對學生身心健康及發展，實有極端不良之影響，理應速謀有效方法加以解決。

辦法： 一、請 通知所屬分駐 ( 派出 ) 所加強取締本市各級學校四周販售違禁刊物之

書店及電動玩具店。 二、請 派員會同校外會組成巡邏小組，於每日各級學校上、放學期間，加強學

校四周之巡邏，防止學生在不良場所逗留。 三、如查獲吸食或持有違禁品之在學學生，請逕行通知學校並副知本局。 四、檢附本市各校曾有逃家、逃學紀錄學生名冊 1 份，請 貴局少年隊及少輔會

專案追蹤輔導。 正本：本府警察局 副本：本局第二、三科

局長 ○ ○ ○

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三段式下行函式例台灣省政府 函

○ ○ ○ ○ ○ ○地址：郵遞區號 縣 市 村 0 0 號 傳真： 0 0 -0 0 0 0 - 0 0 0 0

( 郵遞區號 ) ( 地址 )

○ ○受文者： 縣政府 發文日期：中華民國 5 7 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：

主旨：所屬公教人員於婚喪喜慶，不得假借職務濫發喜帖或訃告，如有故違者，當

視情節議處，希轉知所屬照辦。 說明： 一、依據行政院 0 0 年 0 0 月 0 0 日 ○ 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號函辦理。 二、查行政院訂頒「行政機關貫徹十項革新要求實施要點」規定：「公教人員於

婚喪喜慶，應儘量儉樸節約，以茶點或酒會招待為原則，不得舖張浪費，除有親戚關係或深交者外，不得假借職務濫發喜帖或訃告。」各級公教人員自應勵行實踐。

三、據反映：邇來省屬公教人員有假借職務濫發喜帖或訃告，藉機斂財之情事，嚴重敗壞政風，亟須嚴加禁止。

辦法： 一、省屬公教人員應切實依「十項革新要求」勵行實踐。 二、各機關 ( 學校 ) 對所屬人員，認有違反上述規定之情事者，得令當事人詳

為報告，並提供有關資料，經查核確有不當者，應視其情節予以議處；發現有藉機斂財者，應予嚴懲。

三、各級主管須以身作則，自我督勵，為所屬楷模，並對所屬嚴加督導考核。 正本：所屬各機關、學校 副本：行政院、本府人事處

省主席 ○ ○ ○

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致理技術學院 函 ( 稿 )主旨：檢陳本校「○○計畫」乙式 2 份，如附件， 請 鑒核。

說明：依據　鈞部民國 97 年 8 月 18 日○字第○號

函辦理。

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公文程式的類別 公告各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

公告周知；公告週知周年慶；週年慶

公佈；公布 公佈欄；公布欄宣布；宣佈

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週 知週 知 週 末 週 刊週期表周 期 周 年周 到 周 濟 周 天

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布與佈布 告 布告欄 布 局 布 景 布 置 布與佈

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公文程式的類別 公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

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公告的寫作要領 一、一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。 二、加註標點符號。 三、內容應簡明扼要，來文日期、文號及會商研議 過程等，不必層層套用敘述。 四、分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」 ( 或說明 ) 三 段，段名上不冠數

字，可用「主旨」一段完成的，不必勉 強湊成二段或三段。

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公告的寫作要領五、公告分段要領( 一 )「主旨」扼要敘述，使人一目了然公告的目的和 要求，「主旨」的文字緊接著冒號之下書寫， 大都以公告……」開頭。

(二 )「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關 法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文 日期、字號。 有 2 項以上「依據」者，每項 應冠數字，並分項條列，另列空格書寫。

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公告的寫作要領五、公告分段要領( 三 )「公告事項」 ( 或說明 ) 是公告的主要內容，須分項 條列，使層次分明。倘公告事項只就「主旨」補充說明 事實經過或理由時，改用「說明」。如另有附件、附表、 簡章、簡則等文件時，只須提到參閱「某某文件」，公 告事項內不必重複敘述。

(四 ) 一般工程招標或標購物品等公告，得用表格處理，免用 三段式。

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公告的其他注意事項一、登報公告，可用較大字體簡明標示公告目的， 免署機關首長職稱、姓名，免蓋印。

二、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於 公布欄時，須蓋用印信，用印位置在首頁中間 偏右上方空白處。

三、公告不必標示：受文者、機關地址、傳真、 速別、密等、正本等項。

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公告的其他注意事項四、公告之署名一律蓋職銜簽字章。

五、公告本身不可以直接用電子交換傳送。因公告 和令係屬同一格式，均無正本、受文者欄位之 設計。

六、應比照「令」另以公文 檢送各機關。

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公告標準格式( 全銜 ) 公告

發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 附件： 主旨： 依據： 公告事項： ( 可依需要改為說明 ) 一、 二、

(一 ) (二 )

副本：

首長簽字章

印 信

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公告 (主旨、兩種依據－張貼 )○ ○ 科技大學 公告

發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 附件：

○ ○ ○ ○ ○ ○主旨：公告本校 年制 系 班學生 於民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日在圖書館協助

緝賊有功，著記大功乙次，以資獎勵。 依據： 一、本校學生獎懲規則第 0 條第 0 項第 0 款之規定。 二、本校第 0 次訓育委員會決議。

○ ○副本：本校 系、學生事務處生活輔導組

校長 曾 ○ ○

印 信

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公告 (主旨、依據、公告事項 )內政部 公告

發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號

主旨：公告民國 0 0 年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵規則。 公告事項： 一、民國 0 0 年出生的男子，本年已屆徵兵年齡，依法應接受徵兵處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地 ( 鄉、鎮、市、區 ) 公所公告的

時間、地點及手續，前往辦理申報登記。

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公告 (主旨、說明－登報 )○ ○ 股份有限公司 公告

發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號

主旨：公告本公司招募員工報名截止日期延後至本 (0 ) 月 0 日 ( 星期三 ) 止。

○ ○說明：本次 颱風造成多處交通中斷，為免影響有意報考者之權益，報名截止日期順延 3 天。

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三、公文程式的其他公文

(1) 　書函 (2) 　開會通知單 (3) 　公務電話紀錄 (4) 　手令或手諭 (5) 　簽 (6) 　報告 (7) 　箋函或便箋 (8) 　聘書

(9) 　證明書 (10)　證書或執照 (11)　契約書 (12)　提案 (13)　紀錄 (14)　節略 (15)　說帖 (16)　定型化表單

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書　函 凡機關或單位間，於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通

報時使用。

代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表。

適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用。

性質不如函之正式性。

機關 ( 學校 ) 可以發「函」或「書函」，單位則只能發「書函」。

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機關間書函式例○ ○ 科技大學 書函

○ ○ ○ ○ ○ ○地址： 縣 鄉 路 0 0 號 ○ ○ ○承辦人： 小姐

電話： 0 0 -0 0 0 0 - 0 0 0 0 轉 0 0 0 0 傳真： 0 0 -0 0 0 0 - 0 0 0 0

( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者： 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：

主旨：為充實本校圖書館館藏並利本校師生台灣通史之查閱與研究，請 惠贈「重修台灣省通誌」乙套。

正本：台灣省文獻委員會 副本：本校圖書館、秘書室

學校條戳

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單位間書函式例○ ○ 科技大學校長室 書函

承辦人： ○ ○ ○ 分機號碼： 0 0 0 0

○受文者： 系

發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○發文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：新訂本校 8 9 學年度開課人數基準如說明，請 查照。 說明： 一、 9 2 1 震災本校受創嚴重，復建經費龐大，教育部雖補助億餘元，但工程大樓

必須部分拆除重建，所需經費超過 3 億元，且第二教學大樓刻正興建中，所需經費亦需 4 億元以上，自然對經常門預算產生排擠作用，故而在積極尋求開源外，節流亦屬必須。

二、開課人數基準如下： 大學部： 2 0 名學生 ( 8 8 學年度日間部原為 1 2 名，進修部原為 2 0 名 )。 研究所： 5 名學生 ( 8 8 學年度日間部及進修部原來均為 3 名 )。 三、副本抄送教務處、進修部 ( 均請查核 )、各學院 ( 請督導 )。

正本：本校各系所、通識教育中心、教育學程中心、體育室、軍訓室 副本：如說明三

校長室條戳

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查核 督導查核 查勘查辦督導

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公文屬通報性質與不須正式行文之處理原則

上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為原則。

公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以電子郵遞方式處理。

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( 機關全銜 ) ( 文別 )( 會銜公文機關排序：主辦機關、會辦機關 )

地址： ( 會銜公文列主辦機關，令、公告不須此項 ) 聯絡方式： ( 會銜公文列主辦機關，令、公告不須此項 )

( 郵遞區號 ) ( 電子發文不須此項 )( 地址 ) ( 電子發文不須此項 )受文者： ( 令、公告不須此項 )

發文日期：發文字號： ( 會銜公文機關排序：主辦機關、會辦機關 )速別： ( 令、公告不須此項 )密等及解密條件或保密期限： ( 令、公告不須此項 )附件：（令不須此項）

( 本文 ) ( 令：不分段 公告：主旨、依據、公告事項三段式 函、書函等：主旨、說明、辦法三段式 )

正本： ( 令、公告不須此項 )副本： ( 含附件者註明：含附件或含○○附件 )

( 蓋章戳 )

【會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章 3 公分　令：蓋用機關印信、機關首長簽字章　公告：蓋用機關印信、機關首長簽字章　上行文：署機關首長職銜、姓名、蓋職章　平、下行文：蓋機關首長簽字章　書函、一般事務性之通知等：蓋機關 ( 單位 ) 條戳】

說明：　一、本格式以 A4 70 磅以上模造紙或再生紙製作。　二、依據「公文程式條例」，如以電子方式徵，得不蓋用印信。　三、一般公文蓋用印信之位置，以在首頁中間偏右上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。

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公文本文格式

令 ：不分段 公告 ：主旨、依據、公告事項三段式 函、書函等：主旨、說明、辦法三段式

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通　知機關內部各單位間有所洽辦或通知時用之。對外行文，如內容簡單時亦可用通知，多係對個人而言。

文書處理手冊之公文類別並無「通知」。

公務實際運作上，常見有使用「通知」之公文，但因沒有標準之格式，以致出現之「通知」形式，可謂五花八門。

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通知式例○ ○ 科技大學校長室 通知

受文者： 發文日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日 發 ○ ○文字號： 字第 0 0 0 0 0 0 號 主旨：為追求卓越，訂於民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日 ( 星期三 ) 至新竹工研院電通所及

交通大學參觀，請 查照並準時參加。 說明： 一、集合地點：行政大樓前；集合時間：參觀當日 1 1 時 5 0 分 ( 集合前請自行

解決午餐問題 )，1 2 時整準時開車。約於下午 6 時 3 0 分左右返抵台中晚餐。 二、參觀內容及參加對象，詳如檢附之參觀行程表。

正本：如附件所列參加人員 副本：

校長室條戳

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通　告 通告就是對大眾的布告，目的是機關內部某單位將某一事項，以張貼的方式，告知全機關、或多數單位、或全體員工、或多數員工，或學生時使用，因為沒有特定受文對象，所以，不必寫「受文者」。

文書處理手冊並無「通告」類公文。

公務實際運作上，常見有使用「通告」之情形，但因無標準格式，致其形式，與「通知」一樣五花八門。

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通告式例

○ ○ 科技大學校長室 通告 通告日期：中華民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

○ ○ ○ ○ ○一、謹邀 大學教授 先生於本 (5) 月 3 日 ( 星期三 ) 下午 3 時蒞臨本校禮堂演講，講題為「當前國內政治情勢之觀察」。

二、屆時請本校各同仁踴躍參加聽講。

校長室條戳

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四、簽稿性質與擬辦方式一、性　質(一 )「簽」為機關內部公文， ( 舊稱簽呈 )為

幕僚處理公務表達意見，以供上級了解 案情並抉擇之依據，分為下列兩種：

1. 機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

2. 下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

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稿的性質

( 二 )「稿」為公文之草本，依各機關規定程序

核判後發出。

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簽的擬辦方式二、擬辦方式(一 )先簽後稿

1. 制定、訂定、修正、廢止法令案件。2. 有關政策性或重大興革案件。3. 牽涉較廣，會商未獲結論案件。4. 擬提決策會議討論案件。5. 重要人事案件。6. 其他性質重要必須先行簽請核定案件。

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簽的擬辦方式

( 二 )簽稿併陳 1. 文稿內容須另為說明或對以往處理情形 須酌加析述的案件。

2. 依法准駁，但案情特殊須加說明的案件。

3. 須限時辦發不及先行請示的案件。

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簽的擬辦方式

( 三 ) 以稿代簽：一般案情簡單，或例行 承轉的案件。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

簽通常分為「主旨」、「說明」、「擬辦」三段；內容簡單者，亦得用一或二段。

「主旨」扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

「說明」第一項，通常寫依據，或說明案情之緣由、經過與有關法規。

所述來文、前案、相關法規應附陳，但常發現有未附卷者。

有將下級單位主管指示辦理事項，錯誤引用為簽辦之依據。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

重要政策，或有爭議性之問題，未以幕僚之專業與倫理，據實反映問題、提供足夠資訊供決策者參考，並作處理方法之分析與至當之建議。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

「擬辦」通常不分項，但意見較多 時應分項 條列。

「擬辦」為簽之重點所在，應對案情提出具體處理意見或解決方案，不可僅用「陳核」或「請示」等字樣規避責任，或讓主官扮黑臉。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

簽的「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」段不重複「說明」事項。

常見錯誤 發現在「說明」段，提擬辦意見。 在「擬辦」段重複「說明」事項。 錯將擬辦事項全部寫在說明段。 缺少擬辦意見。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤

簽署原則由左而右，由上而下。署名或職名章之上免加「職」字。 署名或職名章、日期時間之右免加「謹簽」或「謹陳」。

註：在文件空白處簽文時，若能在職名章之後 加註「謹簽」或「謹陳」，可讓審核決 人員，清楚的了解簽辦人是誰。

67

簽稿的撰擬要領與常見錯誤

會核單位有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定。

有未送回主辦單位綜合修改或再洽商，即送請核決者。

68

簽稿的撰擬要領與常見錯誤

來文內容繁多時，應仔細閱讀並列出來文之重點、目的與期望，以使審核、決人員不需詳看來文，只看摘要便可一目瞭然。

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簽稿的撰擬要領與常見錯誤承辦人員必須具備依法行政的觀念與操守。

無論是擬辦或建議，凡涉法規者，務必在說明欄引述，以供長官採擇之重要參考。

否則一旦發生違法情事，承辦人員將難卸違法失職之責。

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簽　式例簽 於 ○ ○ 室

主旨：簽陳本 (0 ) 月 0 日參觀工研院電通所及交通大學相關準備事項，請 核示。 說明： 一、 0 0 月 0 0 日參觀活動時間、參觀地點及參加對象，擬如附陳參觀程序表 ( 附

件 1 )。 二、當日活動經費概估約需新台幣 0‚0 0 0 元，擬如附陳經費預算表 ( 附件 2 )。 三、洽請工研院電通所及交通大學同意參觀函，擬如附陳函稿 ( 附件 3、 4 )。 四、通知本校參觀人員查照事項，擬如附陳通報稿 ( 附件 5 )。 五、為策安全將準備急救箱 1 個備用。 六、為節約經費，參加人員當日午餐自理。

擬辦： 一、經費 0‚0 0 0 元 ○ ○，擬由 經費項下支應。 二、依據預算表進行租車、辦理保險、訂餐及購備礦泉水。

○三、請本室 組長備便紀念品 1 0 份分送電通所及交通大學。 四、核可後，即通知各參加單位及相關參加人員查照。

會核單位： 第 層決行 承辦單位 會核單位 審核單位 決行

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簽　式例

簽 於 ○ ○ 科技大學

主旨：本校訂於本 (0 ) 月 0 日 ( 星期三 ) 上午 8 時至中午 1 2 時舉行本學期校務工作檢討會，恭請 蒞校指導並勗勉。

說明：董事長致詞勗勉時間於當日 0 時 0 分至 0 時 0 分 ( 程序表附陳 )。 敬陳 董事長

( 蓋校長職名章 ) ( 日期及時間 )

註：陳核對象有 2 人以上時，依序由上到下，由小到大。

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簽　錯誤式例簽 民國 0 0 年 0 0 月 0 0 日

於 生 輔 組

○ ○ ○ ○主旨： 系同學 於 0 0 月 0 0 日協助緝盜有功，著記大功乙次，並頒發獎金0‚0 0 0 元元，請 查照。

說明： 一、奉學務長指示辦理。 二、獎金 0‚0 0 0 元由學輔經費支應。

擬辦：擬於校長核可後即依附陳之公告稿公告周知。 當否？乞示！上呈

校 長 曾 學務長 蘇 ( 蓋承辦人職名章 ) ( 日期及時間 )

承辦單位 會核單位 決行

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簽　參考式例簽 於 學 務 處

○ ○ ○ ○ ○主旨： 系 班學生 協助緝賊有功，擬記大功乙次並頒發獎金新台幣 5‚0 0 0元元整，請 核示。

說明： ○ ○ ○一、學生 於 0 0 月 0 0 日 ○下午 時在圖書館閱覽室發現竊賊後，即機警反映

並協助學校將其捕獲送交警方，勇氣可嘉。 二、依據學生獎懲辦法第 0 條第 0 ○款之規定， 生之義行得記大功乙次；按照規

定記大功之獎勵須提交學校訓育委員會議決。 ○擬辦： 生之獎勵案，擬援例於核可後即依附陳之公告稿先行公告記大功乙次，再提交最近一次之訓育委員會議追認；獎金 5‚0 0 0 元元則由學輔經費支應，並請 鈞長於 0 0 月 0 0 日 ○ ○ 學院升旗時親自頒發與表揚。

會核單位：會計室 承辦單位 會核單位 決行 核稿：

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五、法律統一用字布與佈、徵與征、帳與賬、館與舘、礙與碍、賸與剩、黏與粘、表與錶、占與佔、菸與煙、糧與粮、蒐與搜、失蹤與失踪、蹤跡與蹤蹟、牴觸與抵觸、儘量與盡量、拆除與撤除、制定與訂定部分與部份、計畫與計劃、紀錄與記錄雇員與僱員、給與與給予、澈底與貫徹週年與周年、剪影與翦影、聯絡與連絡修正與修訂

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上行公文的期望語

請　鑒核 請　核示 請　鑒察

請　核備 請　鑒核備查

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平行公文的期望語

請　查照 請　察照 請　查照辦理

請　查核辦理 請　查照見復 請　查照轉告

請　查核備案 請　查明見復 請　查照辦理見復

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下行公文的期望語

希查照 希查照轉告

希照辦希辦理見復

希轉行照辦 希切實辦理

78

上行公文的其他期望語

請　鑒察 請　核撥 請　鑒察核撥

請　核銷 請　核定 請　核獎

請　鑒核施行 請　核銷並撥款 請　釋示

請　准予登記發行 復請　審查

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平行公文的其他期望語

請　查收 請　公告 請　存參

請　諒察 請　同意 請　惠復

請　惠允 請　補發 復請　查核

請　同意結案 請　查填惠復 請　惠允見復

請　惠予提供 請　惠予補助 請　惠予更正

請　惠予同意 請　惠允並導覽

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平行公文的其他期望語

請　查照參辦 請　查照審議 請　惠予公差假

請　惠予更正見復 請　惠予協助指導 請　惠予辦理結清銷戶

請　惠予公告並歡迎推薦人選 請　核備並簽章後檢還

請　惠予公告並鼓勵相關人員踴躍參加

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平行公文的其他期望語

請　查照辦理並核撥 請　查照並惠賜指導

請　查照並轉知所屬 請　查照並轉知相關系所

請　贊助經費並派員指導 請　查照並轉知參訓人員如期參加

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平行公文的其他期望語請　踴躍報名參加

請　查照並函轉○○局

請　鼓勵所屬組隊報名參賽

請　依說明事項配合辦理

請　轉知貴校師生踴躍賜稿

請　轉知貴校相關領域教師踴躍投稿

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平行公文的其他期望語移請　卓辦

移請　卓處逕復

剋日　見復，以便轉陳

建請　惠予註銷其機密等級

請依研習計畫準時報到參加

請自行上網下載並轉知所屬踴躍報名

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下行公文的其他期望語請參考 請參採

同意備查 准予備案

轉請查照 請注意改進

請轉告所屬確實照辦 請轉知所屬機關學校照辦

請依規定辦理並轉行所屬照辦

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下行公文的其他期望語希切實執行

請查收轉發

希轉知所屬遵照

請於文到二週內見復

准予備查並請照核復事項辦理

請查照並轉知計畫有關單位配合辦理

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六、本校各單位之公文書撰寫式例

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七、 Q　＆　Ａ

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公文書撰寫之技巧

　　　 報告完畢　　 謝謝大家