บทที่ 4...

บทท 4 หลกการจดทาเอกสารของระบบสารสนเทศ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ความหมายเอกสารของระบบสารสนเทศ

เปนเอกสารทอธบายถงเสนทางการไหลของเอกสาร

ประเภทของเอกสารทใช กระบวนการปฏบตงานตางๆในองคกร

เปนเครองมอสาคญสาหรบใชในการพฒนาระบบ ประเมน

ประสทธภาพในการควบคมภายใน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ความสาคญของเอกสารของระบบสารสนเทศ

เอกสารของระบบสารสนเทศทางการบญชเปนสงสาคญตอ

องคกรทกประเภทเนองจากสามารถใชเปนสอในการตดตอสอสาร

และใหขอมลตางๆ ตอองคกร ทงแสดงใหเหนถงเสนทางเดนของ

เอกสารหรอขอมลตางๆจากจดเรมตนถงจดสนสดของระบบ

แหลงจดเกบเอกสารและขนตอนการทางานของหนวยงานตางๆ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

การจาแนกเอกสารของระบบสารสนเทศ

1. แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

2. แผนผงงาน(Flowchart)

* ผงทางเดนเอกสาร(Document flowchart)

* ผงงานระบบ (System Flowchart)

* ผงงานโปรแกรม(Program flowchart)

* ผงงานโครงสราง (Structure charts)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

เปนแผนภาพทนกวเคราะหใชเพอทาความเขาใจของระบบ

สารสนเทศเพอพฒนาระบบใหม

อธบายถงการไหลของขอมลภายในองคกร ระหวางการ

ประมวลผล แหลงเกบขอมล จดเรมตนและจดสนสดของขอมล

สามารถแสดงกระบวนการปฏบตงานไดหลายระดบตงแต

ภาพรวมของกระบวนการปฏบต เปนการเขยนในระดบท

เรยกวา “Context Diagram” และแตกออกมาเปนระดบทม

รายละเอยดมากขน เปนระดบ 0 ระดบ 1 ระดบ 2 ตามลาดบ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

ความละเอยดของขอมลมากนอยเพยงใดนนขนอยกบความ

ตองการของผ ใช

ในแผนภาพการไหลของขอมลไมสามารถระบกระบวนการ

ปฏบตงานวาใครหรอหนวยงานไหนเปนผปฏบต และจดเกบ

ขอมลไวในสอชนดใด

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

สญญลกษณการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

(Data Flow Diagrams)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

1. ทาความเขาใจกบระบบงานและลกษณะงานภายในองคการ

2. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลฉบบราง และตรวจสอบความ

ถกตอง

3. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลทาฉบบจรง โดยนาขอมลท

ไดมาเขยนในระดบ Context Diagram ภาพรวมของกระบวนการ

ปฏบตงานและไมตองระบหมายเลขไวในสญลกษณ

4. หลกเลยงการเขยนเสนทางการไลของขอมลตดกนหรอทบกน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

5. การเขยนแผนภาพแผนภาพการไหลของขอมลใหเขยนจากซาย

ไปขวาและจากบนลงลาง

6. อธบายรายละเอยดของกระบวนการปฏบตทซบซอนโดยแตก

กระบวนการปฏบตงานในระดบ Context Diagram ออกเปน

กระบวนการปฏบตงานในระดบยอยซงกระบวนการปฏบตงานใน

ระดบยอยนนในสญลกษณของกระบวนการปฏบตมหมายเลข

กากบระบถงระดบยอยแตละดบ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

เชน ระดบ 0 จะระบหมายเลขไวในสญลกษณคอ1.0 ,2.0 ,3.0 ซง

หมายเลข 1 2 3 แสดงถงลาดบของกระบวนการปฏบตงาน สวน

หมายเลข 0 หลงทศนยมคอระดบของแผนภาพการไหลของขอมล

และถาตองการอธบายรายละเอยดเพมเตมใหแตกจากระดบ 0

ออกเปนระดบ 1 เชน 1.1 ,1.2 .1.3 ระดบ 2 เชน 1.11,1.12, 1.13ม

2.11, 2.12, 2.13 เปนตนและระดบ 3และระดบถดไปใชหลกการ

เดยวกน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ตวอยางระบบงานของวงจรรายได

ตารางขนตอนงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

DFD ระดบ Context Diagram: วงจรรายได

วงจรรายไดประกอบดวยขนตอนงานหลก 4 ขนตอน

ขนตอนท 1.0 รบการสงซอจากลกคา

ขนตอนท 2.0 จดสงสนคาใหลกคา

ขนตอนท 3.0 แจงหนและเรยกเกบเงนจากลกคา

ขนตอนท 4.0 เกบเงนชาระหนจากลกคา

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

DFD Level 0: วงจรรายได

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ขนตอนท 1.0 รบการสงซอจากลกคา

ประกอบดวยขนตอนยอย 4 ขนตอน

ขนตอนท 1.1 รบคาสงซอ

ขนตอนท 1.2 ตรวจสอบลกคา

ขนตอนท 1.3 ตรวจสอบสนคาคงคลง

ขนตอนท 1.4 จดทาใบสงขาย

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

DFD Level 1: ขนตอนท 1.0

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ขนตอนท1.1-1.2 เมอกจการไดรบการสงซอจากลกคา จะทาการ

ตรวจสอบวาลกเกาหรอใหม หากเปนลกคาใหมจะถกตรวจสอบสถานะทางการ

เงน หากเปนลกคาเกา กจการกจะตรวจสอบวามวงเงนซอเชอเทาไหร ถายงม

วงเงนเชอเหลอเพยงพอ กจะดาเนนการขนตอนท 1.3 ตอไป

ขนตอน 1.3 ตรวจสอบสนคาทลกคาสงวามเพยงพอทจะจดสงใหลกคา

ตามเวลาทกาหนดหรอไม หากไมเพยงพอกตองแจงลกคา แตรอสนคาทจะผลต

ใหมและมคาสงซอเพมเตมภายหลง หรอตดสนใจยกเลกการสงซอ หากมสนคา

เพยงพอกจะดาเนนการขนตอนท 1.4 ตอไป

ขนตอน 1.4 เมอตรวจสอบลกคาและตรวจสอบสนคามไวขายเรยบรอย

แลว พนกงานจะจดทาใบสงขาย ซงเปนเอกสารสาคญ ของระบบการสงขาย

ใบสงขายมกจะถกจดทาขนหลายชด สงไปยงหนวยงานตางๆทเกยวของ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ภาพ 16 DFD Level 1: ขนตอนท 2.0

ขนตอนท 2.0 ประกอบดวยขนตอนงานยอย 2 ขนตอนไดแก

ขนตอนท 2.1 หยบสนคาและบรรจหบหอ

ขนตอนท 2.2 จดสงสนคา

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ขนตอนท 2.1 ใบสงขายจากฝายขายชดทสงมาทคลงสนคามกถกเรยกวาใบ

หยบสนคา พนกงานในคลงสนคาจะทาการหยบสนคาออกจากทเกบ จดสงใบหยบ

สนคา พรอมทงสนคาสงใหฝายจดสงสนคา

ขนตอนท 2.2 ฝายจดสงสนคาเมอไดรบใบสงขายจากฝายขายกจะเกบรอไว

จนไดรบสนคาและใบหยบสนคาทหยบสนคาแลวจากคลงสนคา จงนาใบสงขาย ใบ

หยบสนคา และสนคามาเปรยบเทยบวาถกตองตรงกน แลวจงจดทาเอกสารเกยวกบ

การสงสนคา

เมอจดเตรยมเอกสารเสรจกจะสงมอบสนคาทพรอมขนสง ใบตราสงสนคา

และใบบรรจหบหอใหบรษทรบจดสงสนคา เพอดาเนนการขนสงไปใหลกคาตอไป.

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

2. แผนผงงาน(Flowchart)

เปนเทคนคทใชอธบายขนตอนการประมวลผลขอมลรายการ

คาและทางเดนเอกสารหรอขอมลในระบบสารสนเทศ

สาหรบในงานดานบญชเรมจากผตรวจสอบภายในนาผงงาน

มาใชเพอทาความเขาใจกระบวนการทางธรกจในการตรวจสอบ

การดาเนนงานของธรกจ

ผสอบบญชนาผงงานมาใชเปนเครองมอในการวเคราะหการ

ควบคมภายในบรษทลกคาทเขาตรวจสอบ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

2. แผนผงงาน(Flowchart) (ตอ)

ขอด

นาเสนอเปนภาพทาใหเขาใจงายและรวดเรว

ผสอบบญชและผบรหารสามารถใชผงงานเปนเครองมอใน

การปรกษาหารอหรอแลกเปลยนความคดเหนกน

ขอเสย

ผอานไมคนเคยกบสญลกษณตางๆทใชในการเขยนกยากท

เขาใจในผงงานทเขยน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

สญลกษณมาตรฐานทใชสาหรบการเขยนผงงาน เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

สญลกษณมาตรฐานทใชสาหรบการเขยนผงงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

สญลกษณมาตรฐานทใชสาหรบการเขยนผงงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงงานทางเดนเอกสาร (Document Flowcharts)

แสดงใหเหนภาพการปฏบตงานของหนวยงานทจดทา

เอกสาร สงตอไปยงหนวยงานไหนบาง เพอวตถประสงคใด มการ

ควบคมอยางไร มการจดเกบเอกสารไวทไหน หรอถกทาลายทงไป

สามารถตดตามเอกสารจากจดเรมตนถงจดสนสดในการปฏบตงาน

ได และเปนเครองมอสาคญใชสาหรบการวเคราะหระบบการ

ควบคมภายในหรอเรยกอกชอหนงวา ผงการควบคมภายใน

(internal control Flowcharts) ซงผสอบบญชและนกบญชนยมใช

ในปจจบนเพอหาจดออนและการขาดประสทธภาพของการควบคม

ภาพในและการจดทารายงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยนแผนผงงานทางเดนเอกสาร

1. ทาความเขาใจกบระบบงาน ลกษณะงานภายในองคการและ

ระบชอหนวยงานทเกยวของกบกระบวนปฏบตงาน

2. เขยนแผนผงงานเอกสารฉบบราง และตรวจสอบความถกตอง

3. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลทาฉบบจรง

4. การเขยนแผนผงงานเอกสารจากบนลงลางหรอจากซายไปขวา

5. เขยนหวลกศรทกครงเพอแสดงเสนทางการไหลของเอกสาร

6. ระบชอ เลขทสาเนาของเอกสารหรอรายงาน ลงในสญลกษณ

ของเอกสาร และเอกสารตนฉบบใหใสหมายเลข 1

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยนแผนผงงานทางเดนเอกสาร

7. ระบชอกระบวนการปฏบตงานลงในสญลกษณของกระบวนการ

ปฏบตงาน

8. ใชสญลกษณการเชอมตอในหนากระดาษแผนเดยวกนหรอเชอมตอ

ระหวางหนากระดาษเพอหลกเลยงกบการตดกนของทางเดนของเอกสาร

รวมทงใหระบตวอกษรในสญลกษณการเชอมตอ

9. ใชสญลกษณการอธบายขอมลเพมเตมเพออธบายกจกรรมทไมชดเจน

ตวอยาง

การเขยนผงงานเอกสารของกระบวนการทารายงานทางการ

เงน โดยเรมจากพนกงานฝาย A จดทาเอกสาร “ป” 3 ฉบบ โดย

ตนฉบบของเอกสาร “ป” สงใหลกคา สาเนาเอกสาร “ป” ฉบบท 2

เกบไวในแฟมเอกสารทฝาย A โดยจดเรยงตามเลขท สวนสาเนา

เอกสาร “ป” ฉบบท 3 สงไปยงฝายบญช หลงจากฝายบญชไดรบ

สาเนาเอกสารแลวจะบนทกรายการคาลงในสมดบญชแยกประเภท

และจดเกบเอกสาร “ป” ไวในแฟมเอกสารทฝายบญชโดยจดเรยง

ตามเลขทของเอกสาร “ป” สวนงานขนตอไปของฝายบญชคอการ

จดทางบทดลองและรายงานทางการเงนเพอสงใหแกผ ใช

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ตวอยางแผนผงงานเอกสารของกระบวนการทารายงานการเงน เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงงานระบบ

ใชคอมพวเตอรเปนเครองมอในการปฏบตงาน และได

อธบายถงความสมพนธระหวาง สวนนาเขาขอมล การประมวลผล

และผลลพ ธ ท ไ ดจากการประมวลผล และทาใ หทราบถ ง

กระบวนการปฏบตงานทงหมดตงแตเรมแรกถงสนสดกระบวนการ

วามใครเกยวของบาง และผลลพธทไดจดเกบไวทใด ขอมลท

นาเขามอะไร ผลลพธทไดจากการประมวลผลเปนรปแบบใด

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยน

1. ทาความเขาใจกบระบบงาน ลกษณะของงานภายในองคการ

และเลอกสญลกษณทจะใชเขยนผงงานระบบใหเหมาะสม

2. เขยนแผนผงงานระบบฉบบราง และตรวจสอบความถกตอง

3. เขยนแผนผงงานระบบฉบบจรง

4. เขยนทศทางการไหลของกระบวนการปฏบตงานจากบนลงลาง

หรอจากซายไปขวาโดยหวลกศรระบทศทางการเขยนผงงาน และหลกเลยง

การตดกนของเสนทางการไหลของกระบวนการปฏบตงาน

5. ใชสญลกษณการเชอมตอในหนากระดาษแผนเดยวกนหรอ

เชอมตอระหวางหนากระดาษเพอหลกเลยงกบการตดกนของเสนทางการ

ไหลของกระบวนการปฏบตงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยน

6.ใชสญลกษณเดมสมาเสมอตลอดการเขยนผงงานระบบ

7. เขยนคาอธบายสนๆ ไวในสญลกษณ และควรวาดสญลกษณใหม

เนอทเพยงพอทจะเขยนคาอธบาย

8. ใชกฎของ “Sandwich Rule “ ในกระบวนการประมวลผล ซงกฎน

กาหนดวา สญลกษณการประมวลผลจะตองอยระหวางสญลกษณการนาเขา

และสงออก (Input Process Output)

9. ถามสาเนาเอกสารหรอรายงานใหระบชอ เลขทสาเนาของเอกสาร

หรอรายงาน ลงในสญลกษณของเอกสารไวบนมมบนขวามอของสญลกษณ

และเอกสารตนฉบบใหใสหมายเลข 1

10. เขยนสญลกษณการอธบายขอมลเพมเตมเพออธบายกจกรรมท

ไมชดเจน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ตวอยาง

การเขยนผงงานระบบแสดงใหเหนกระบวนการจดทารายงาน

ทางการเงน โดยเรมจากฝาย ABC นาเอกสาร B” มาบนทกขอมลผาน

เครองเทอรมนล ขณะทมการบนทกขอมลนนระบบจะมการตรวจสอบความ

ถกตองของขอมลทนาเขาและถาพบวามรายการผดพลาดเกดขน รายการท

ผดพลาดจะแสดงใหเหนทางจอภาพของเครองเทอรมนล หลงจากทได

ตรวจสอบความถกตองแลวกจะบนทกเขามลไปเกบไวทแฟมขอมลรายการ

คา ตอมาจะนาขอมลจากแฟมขอมลรายการคาไปปรบปรงรายการกบ

ขอมลในแฟมขอมลหลกของบญชแยกประเภทเมอปรบปรงเสรจเรยบรอย

แลวกจดพมพงบการเงนเพอสงตอใหแกผ ใช สาหรบเอกสาร “B” จดเกบไว

ในแฟมเรยงตามเลขท สวนแฟมขอมลรายการและแฟมขอมลหลกของบญช

แยกประเภทไดจดเกบในจานแมเหลก

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงงานของโปรแกรม

• แสดงขนตอนการทางานตามลาดบขนของชดคาสงงาน (Computer

Program)และอธบายขนตอนการทางานยอยของการประมวลผลของ

ผงงานระบบ ซงสามารถแสดงความสมพนธระหวางแผนผงงานระบบ

และผงงานโปรแกรม สาหรบนกบญชใชผงงานโปรแกรมเปรยบเทยบ

กบชดคาสงงานทใชจรงเพอประเมนประสทธภาพการควบคมภายใน

ของระบบงานและใชในการตรวจสอบในการปฏบตงานจรงตามกรอบ

แนวคดทกาหนดไวเบองตนหรอไม

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

วธการเขยน

1. ทาความเขาใจกบกระบวนการปฏบตงานในระบบงาน

2. เขยนแผนผงงานโปรแกรมฉบบราง และตรวจสอบความ

ถกตอง

3. เขยนแผนผงงานโปรแกรมฉบบจรง

4. เขยนทศทางกระบวนการทางานจากบนลงลางหรอจากซายไป

ขวาโดยหวลกศรระบทศทางการเขยนผงงาน

5.ใชสญลกษณเดมอยางสมาเสมอตลอดการเขยนผงงาน

โปรแกรม

7. เขยนคาอธบายสนๆ ไวในสญลกษณ และควรวาดสญลกษณ

ใหมเนอทเพยงพอทจะเขยนคาอธบาย

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ตวอยาง

การเขยนผงงานโปรแกรมของกระบวนการปรบปรงขอมลใน

แฟมขอมลหลกของบรษทลกคา โดยเรมตนจากการอานขอมลนาเขาคอ

ใบแจงหน คานวณยอดลกหนตามใบแจงหนและนายอดลกคาทคานวณ

ไดมาบวกกบยอดลกหนเดมทคางชาระ หลงจากนนบนทกยอดรวมลกหนท

คานวณไดใหมปรบปรงลงในแฟมขอมลหลกของลกคา จนถงใบแจงหนใบ

สดทายจงหยดปฏบตงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ความสมพนธระหวางแผนผงระบบและแผนผงงานโปรแกรม เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงโครงสรางการปฏบตงาน

แสดงถงความสมพนธของการปฏบตงานตามลาดบชนของ

โมดล (Module)ดงน

* ระดบบนสด อธบายภาพรวมโครงสรางโปรแกรม

โมดลของการปฏบตงานในระบบ

* ระดบทสอง ขยายภาพกระบวนการปฏบตงานของ

โปรแกรมโมดลระดบบนสดโดยแบงเปนโมดลยอย (Sub Module)

* ระดบทสาม ขยายภาพกระบวนการปฏบตงานของ

โปรแกรมโมดลระดบทสองและเปนแบบนเรอยไปในโมดลยอย

ระดบลางทตอจากระดบทสาม

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

เขยนความสมพนธตามลาดบชนของโมดล จะเขยนใน

ทศทางจากบนลงลาง และจากซายไปขวา

ปจจบนบรษทหลายแหงนยมใชเปนเครองมอในการพฒนา

โปรแกรมในระบบงานแทนการใชผงงานโปรแกรม

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงโครงสรางการปฏบตงาน

ตวอยาง

แผนภมโครงสรางของการปฏบตงานการปรบปรง

แฟมขอมลหลกโดยระดบบนสดของแผนภมโครงสรางของการ

ปฏบตงานการปรบปรงแฟมขอมลหลก โมดลยอยในระดบท 2 ซง

ขยายภาพโมดลในระดบบนสดจะประกอบไปดวยโมดลของการเปด

แฟมขอมล โมดลของการประมวลผล โมดลปดแฟมขอมล สวน

โมดลยอยในระดบท3 เปนสวนขยายภาพโมดลในระดบท 2

ประกอบไปดวย โมดลอานขอมล โมดลการคานวณขอมล และ

โมดลการบนทกขอมล

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนภมโครงสรางของการปฏบตงานการปรบปรงแฟมขอมลหลก

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แบบฝกหดทายบท

1. อธบายและยกตวอยางแผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow

Diagrams)

2. อธบายและยกตวอยางแผนผงงานแตละประเภท (Flowchart)

3. Data Flow Diagrams มสญลกษณกสญลกษณ อะไรบาง

4. ระดบ context diagram ไมมสญษณใดบาง

5. อธบายความสมพนธระหวางแผนผงระบบและแผนผงงานโปรแกรม

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209