คู่มือการปฏิบัติงาน...

คมอการปฏบตงาน สารบรรณอเลกทรอนกส

ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

กระทรวงศกษาธการ เอกสารล าดบท 15/๒๕๕9

ค ำน ำ

การจดท าคมอการปฏบตงานสารบรรณอเลกทรอนกสน กลมงานอ านวยการ ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล จดท าขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณอเลกทรอนกส การด าเนนงานของหนวยงานในสงกด ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออ านวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ท าใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารส านกงานมประสทธภาพมากยงขน

ทงน ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณขน จากคมอและเอกสารการใหความรตางๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการด าเนนงาน การปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงาน สารบรรณ เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกนและพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการด าเนนงาน และน ามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป

หวงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนตอหนวยงานตางๆและโรงเรยนในสงกดส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลในการด าเนนภารกจตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

อาอฉะ วลาวรรณ นกจดการงานทวไป

ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล

สำรบญ เรอง หนำ 1. ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 1 2. หนาทของเจาหนาทสารบรรณกลาง 1 3. ขนตอนการลงทะเบยนหนงสอรบ รบเขาจากภายนอก 2 4. หนงสอสงออกไปภายนอก 3 5. ขนตอนการลงทะเบยนรบ-สง หนงสอจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทกระบบ 4

- ระบบ my-office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล 4 - ระบบ E-doc รบ-สง หนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน 11 - ระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกสส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาสตล 19 - ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอนกส (E-Filing) เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต 25 - ระบบงานสารบรรณจงหวดสตล ส านกงานจงหวดสตล 27

6. ระเบยบทเกยวของ 36 - ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ 37

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส คอ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบส านก

นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๙ แกไขเพมเตม(ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๙ ขอ ๔ ใหเพมค านยามวา “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามค าวา “หนงสอ” และสวนราชการ” ในขอ ๖ แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลไดน าระบบ My office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส มาใชในส านกงาน ตงแตวนท 19 ธนวาคม 2556 เปนตนมา ในการนเพอใหเจาหนาทสารบรรณกลางหรอผปฏบตหนาทแทน มแนวทางในการปฏบตทงานถกตอง และไมกอใหเกดความเสยหายตอทางราชการ จงไดจดท าคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกสขน โดยมรายละเอยดดงน

หนาทของเจาหนาทสารบรรณกลางส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ดงน 1. การรบ-สง หนงสอราชการของส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ม 5 ระบบ ดงน

๑) ระบบ my-office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ๒) ระบบ E-doc รบ-สง หนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน ๓) ระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกสส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาสตล ๔) ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอนกส (E-Filing) เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต ๕) ระบบงานสารบรรณจงหวดสตล ส านกงานจงหวดสตล

2. ลงทะเบยนรบหนงสอจากทกระบบขางตนทกๆระยะ โดยอาจก าหนดระยะเวลาตอวนๆละ 4-5 ครง ดงน ๑) เวลา 08.30 น. ๒) เวลา 10.30 น. ๓) เวลา 13.30 น. ๔) เวลา 15.30 น. ๕) เวลา 16.30 น.

3. การปฏบตงานเกยวกบหนงสอทมชนความเรวคอ ดวน ดวนมาก ดวนทสด ใหปฏบตดงน เมอลงทะเบยนรบในระบบ My office แลว ใหแจงธรการกลมทมมเรองดงกลาวทราบ

หรอ เจาของเรอง หากไมมบคคลดงกลาวใหแจงผทอ านาจเหนอชนขนไป เพอใหการด าเนนการในเรองตางๆทนทวงท เพอไมกอใหเกดความเสยหายตอทางราชการ

4. การปฏบตงานเกยวกบหนงสอทมชนความลบ คอ ลบ ลบมาก ลบทสด ปกปด ใหปฏบตดงน วธสงเกตหนงสอทมชนความลบ คอ สวนราชการเจาของเรองจะบรรจซองสองซอง

โดยซองแรกจะมวธการจาหนาซองเหมอนซองหนงสอทวไป และซองหนงสอซองทอยดานในจะประทบตรา ตามชนความลบของหนงสอนนๆ ดวยตวอกษรสแดง เมอเปดเจอซองลกษณะดงกลาว หามเปดซองเองโดยเดดขาด ตองแจงผอ านวยการส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล หากไมมหรอไมอย หรออยแตไมสามารถปฏบตราชการได ใหแจงผรกษาราชการผอ านวยการส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลในขณะนน เปนผเปดซอง หากไมมบคคลดงกลาวขางตนใหแจงหวหนากลมงานทมความอาวโส เปนผเปดซอง เมอผมอ านาจเปดซองและพจาณาในชนตนแลว ใหเจาหนาทสารบรรณกลางลงทะเบยนรบในทะเบยนรบ(ลบ)ซงจะไมน าไปลงรบในทะเบยนรวมของส านกงาน เชนเดยวกบการลงทะเบยนหนงสอสงกใหลงทะเบยนหนงสอสงในทะเบยนหนงสง(ลบ)

๒

5. การปฏบตงานเกยวกบหนงสอทสวนราชการเจาของเรองสงแลวทางระบบอเลกทรอนกสทกระบบขางตนและไดลงทะเบยนรบแลวในระบบ My office สช.สตล แลว แตสวนราชการเจาของเรองไดสงหนงสอดงกลาวมาทางจดหมายดวย ใหด าเนนการ ดงน

ตรวจสอบเลขทหนงสอ จากระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล หากตรงกบเลขทหนงสอทสงมาทางจดหมาย ใหสงหนงสอดงกลาวกบเจาหนาทผรบผดชอบในเรองนนโดยไมตองลงทะเบยนรบอก

ขนตอนการละเบยนหนงสอรบ รบเขามาจากภายนอก

๑. การรบหนงสอ จากไปรษณย และหนวยงานภายนอก ทงหนงสอทางราชการ และหนงสออน ๆ ๒. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลงและเปดซอง ตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของ แลวจงด าเนนการตอ ๓. สแกนหนงสอทกหนา ๔. ลงทะเบยนรบในระบบ My office โดยกรอกรายละเอยดใหครบถวน ๕. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหกลมงานทเกยวของ

Flow Chart แสดงขนตอนการรบหนงสอ

แผนการปฏบตงานสารบรรณ ( Flow Chart )

ผรบผดชอบ กจกรรม ระเบยบทเกยวของ

งานรบหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆ

งานสารบรรณ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม หนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสาร ดวยระบบสารบรรณ

อเลคทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสาร ประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

จดสงไปใหฝายทเกยวของ เพอด าเนนการตอไป เสนอผเกยวของโดยตรง ด าเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

ชนความเรว ชนความลบ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ . ศ .2526

๓

หนงสอสงออกไปภายนอก

๑. ใหเจาของเรองตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ ลงทะเบยนหนงสอสง รวมทงสงทสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

๒. เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรอง กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ / สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก สงได ๓ วธ คอ โดยระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส โดยทางไปรษณย และสงโดยสมดสงหนงสอ / ใบรบ ถาเปนใบรบใหน ามาผนกตดกบส าเนาคฉบบ

Flow Chart แสดงขนตอนการสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอสงทสงมาดวย

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

จดสงเรองใหหนวยงานตาง ๆ

น าสงไปรษณย

ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนน าสงการเงนเบกจาย เกบส าเนา

ใบน าสงเขาแฟม

รวบรวมส าเนาคนเจาของเรอง

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

๔

ขนตอนการลงทะเบยน รบ –สง หนงสอจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทกระบบ ระบบ my-office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล

1. ขนตอนการลงรบหนงสอราชการภายในดวยระบบ my-office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

- เปดเวบไซต ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล http://www.opes.go.th/

- คลกท My office หรอพมพ ttp://203.172.179.22/opec/satun2559/index.php

๕

- ใส ชอผใช = opecst01 ใส รหสผาน = 123456 ใสตวเลขตามทปรากฏ แลวคลกเขาสระบบ

- คลกทรบหนงสอราชการ ๑ เรอง

๖

- คลกน าสงกลม

-คลกเลอกน าสงธรการกลม

๗

- พจารณาวาเปนหนงสอของกลมงานใดตามการมอบหมายหนาทการปฏบตงานฯและ

คลกเลอก ตามตวอยางหนงสอขางลาง คอ เรอง ขอรบเงนอดหนนเรยนฟร ๑๕ ป ตามประมาณการ เปนงานของกลมงานสงเสรมการจดการศกษา ฉะนน ใหคลกเลอกกลมสงเสรมการจดการศกษา และ คลกบนทกเอกสาร

- เสรจสนขนตอนการลงรบหนงสอราชการภายใน

2. ขนตอนการลงรบหนงสอราชการภายนอกดวยระบบ my-office ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

- เปดเวบไซต ส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล http://www.opes.go.th/

๘

- คลกท My office หรอพมพ ttp://203.172.179.22/opec/satun2559/index.php

- ใส ชอผใช = opecst01 ใส รหสผาน = 123456 ใสตวเลขตามทปรากฏ แลวคลกเขาสระบบ

๙

- คลกหนาแรก

- คลกลงทะเบยนรบหนงสอทวไป

๑๐

- ขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอทวไป(ภายนอก) 1.สแกนหนงสอทไดรบมาจากภายนอก 2.คลกเลอกประเภทหนงสอตามล าดบชนความเรวของหนงสอ 3.พมพเลขหนงสอทไดรบจากทสแกน 4.ลงวนทโดยใหลงรบวนท ปจจบนทลงรบหนงสอในขณะนน 5.พมพชอหนงสอ 6.พมพทมาของหนงสอเชน ชอสวนราชการ,ชอโรงเรยน,หรอชอต าแหนงของผมอ านาจลงนามในหนงสอของ

สวนราชการ หรอโรงเรยน นนๆ 7.พจารณาวาเปนหนงสอของกลมงานใดตามค าสงมอบหมายการปฏบตงานและ คลกถงกลม 8.คลกเลอกลงทะเบยนน าสง และคลกน าสงธรการกลม กรณทสามารถพจาณาไดในฐานะสารบรรณกลาง หากไมสามารถพจารณาไดวาเปนหนงสอของกลมใด ใหคลกน าสงผอ านวยการกลม 9.คลกเลอกไฟลทสแกนไวใหตรงกบหนงสอทก าลงลงทะเบยนรบ 10.เมอพมพขอมลลงทกชองเรยบรอยแลวรายละเอยดจะปรากฏตามภาพขางลาง แลวใหคลกบนทกเอกสาร

- เมอคลกบนทกเอกสารแลว จะปรากฏหนาจอตามภาพขางลาง หากตองการรบหนงสอ

ฉบบอนตอไปใหคลก ลงรบหนงสอภายนอก

- เสรจสนขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอภายนอก

๑๑

ระบบ รบ-สง หนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

ขนตอนการรบหนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

- เปดเวบไซตส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน www.opec.go.th

- คลกระบบ รบ-สง หนงสออเลกทรอนกส

๑๒

- พมพชอผใช 9100 และรหสผาน 9100 และคลกเขาสระบบ

- คลกทเรองทสงเขามา

๑๓

- คลกลงทะเบยนรบ และบนทกไฟลทกไฟล เพอน าไปลงรบในระบบ my office สช.

สตล เพอใหเกดความสะดวก รวดเรว ในการลงทะเบยนรบหนงสอ ใหใชวธการเปดระบบ my office สช.สตล และ ระบบ e-doc ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน พรอมๆกนสองหนาตางๆและคดลอก เลขหนงสอ ชอหนงสอ และสวนราชการเจาของเรองจาก my office สช.สตล มาลงทะเบยนรบใน ระบบ e-doc ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

- เสรจสนขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอในระบบ e-doc ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอสนกสส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

๑๔

ขนตอนการสงหนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

- เปดเวบไซตส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน www.opec.go.th

- คลกระบบ รบ-สง หนงสออเลกทรอนกส

๑๕

- พมพชอผใช 9100 และรหสผาน 9100 และคลกเขาสระบบ

- คลกสงหนงสอ

๑๖

- คลกเลอกหนวยงานทตองการสง คลกเลอก สช.สวนกลาง

- กรอกขอมลใหครบทกชอง

๑. สแกนหนงสอทตองการจะสง ๒. ชอเรอง ๓. ระดบความส าคญ ๔. เลขทหนงสอ ๕. ลงวนท (วนททหนงสอออก) ๖. แนบไฟล (ไฟลหนงสอทสแกนไว) ๗. คลกเลอกผรบ

๑๗

- คลกเลอกกลมงานทจะสงหนงสอ และกลมงานภายใน

- คลกสงหนงสอ

๑๘

- เมอท าตามขนตอนตางๆ ครบทกขนตอนแลวจะปรากฏรปภาพตามทปรากฏดงรปภาพขางลาง

- เสรจสนขนตอนการสงหนงสอราชการอเลกทรอนกส ส านกงานคณะกรรมการสงเสรมการศกษาเอกชน

๑๙

ระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล ขนตอนการรบหนงสอ ระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล - เปดเวบไซต ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาสตล http://www.sesao.go.th/ - และคลกท คลกท e-office สพป.สตล

- พมพ USERNAME = opes และ PASSWOED = 4721 แลวคลกเขาสระบบ

๒๐

- คลกทชอเรอง

- คลกลงเลขรบ

๒๑

- คลกลงเลขรบ และคลกตกลง

- คลกเปดไฟลหนงสอ เพอบนทกลงในเครองคอมพวเตอรเพอน าไปลงทะเบยนหนงสอรบ ในระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล

- เสรจสนการลงทะเบยนหนงสอรบในระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล

๒๒

เมอลงทะเบยนหนงสอรบในระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล เสรจสนแลวใหเปดระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล เพอน าหนงสอทลงทะเบยนรบในระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล ไปรบในระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล ดวย โดยใหเปดระบบทงสองระบบพรอมๆกนเพอคดลอกรายละเอยดจากระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล ไปวางรายละเอยดตางในระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล

ขนตอนการสงหนงสอ ในระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล - เปดเวบไซต ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาสตล http://www.sesao.go.th/ - และคลกท คลกท e-office สพป.สตล

- พมพ USERNAME = opes และ PASSWOED = 4721 แลวคลกเขาสระบบ

๒๓

- คลกสงหนงสอ

- พมพรายละเอยดตางๆ ใหครบถวน รายละเอยดปรากฏตามภาพ - สแกนหนงสอเปนไฟล PDF - พมพเลขทหนงสอ - พมพวนทหนงสอออก - พมพเรองหนงสอทจะสง(พมพเรองยอ ถาม) - คลกเลอกสถานท หรอ โรงเรยนทจะสง

๒๔

- คลกแนบไฟลเอกสารทไดสแกนไวแลว เมอแนบไฟลครบใหคลกสง

- เสรจสนขนตอนการสงหนงสอ ในระบบ SPESAO e-office ระบบส านกงานอเลกทรอนกส สพป.สตล

๒๕

ระบบรบ-สงหนงสออเลกทรอนกส (E-Filing) เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต

เปดเวบไซต http://sbp.opes.go.th/ ทชอง Address

- ใส password = opec01 ใส username = op123 แลวคลกเขาสระบบ

- ขนตอนการรบหนงสออเลกทรอนกส (E-Filing) เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต

๒๖

- คลกทเรองหนงสอทเขาลาสด

- คลกรนเลขทรบ คลกลงลงรบ เปดไฟลหนงสอทกไฟล เพอน าไปลงทะเบยนรบในระบบ

My office สช.สตล โดยใหเปดระบบทงสองระบบพรอมๆกนเพอคดลอกรายละเอยดจากระบบ ระบบ รบ-สงหนงสอส านกงานอเลกทรอนกส (E-Fing)เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต ไปวางรายละเอยดตางในระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล

- เสรจสนขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอรบ-สงหนงสอส านกงานอเลกทรอนกส

(E-Filing)เขตพฒนาพเศษเฉพาะกจจงหวดชายแดนภาคใต

๒๗

ระบบงานสารบรรณจงหวดสตล

เปดเวบไซต http://123.242.184.178/SatunEDoc/

ใส password = poc_176 ใส username = poc_176 แลวคลกปม Submit

เลอกเมนตามทตองการ

๒๘

ขนตอนการลงรบหนงสอในระบบงานสารบรรณจงหวดสตล

- คลกท หนงสอรอลงทะเบยนรบ(๑ ฉบบ)

- คลกทชอเรอง

๒๙

- คลกทลงทะเบยนรบ

- คลกท ระบบจะเรยงล าดบเลขทรบโดยอตโนมต

๓๐

- คลกทบนทก

- หนาจอจะกลบสระบบงานสารบรรณจงหวดสตล ใหคลกทแนบไฟล

๓๑

- คลกท open เพอเปดดหนงสอ

ขนตอนท ๘ น าหนงสอดงกลาวไปลงทะเบยนรบในระบบ My office

- เสรจสนการลงทะเบยนรบหนงสอในระบบ My office ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส สช.สตล

๓๒

ขนตอนการสงหนงสอในระบบงานสารบรรณจงหวดสตล

- สแกนหนงสอทตองการจะสง - เปดหนาแรกระบบงานสารบรรณจงหวดสตล คลกทสงหนงสอ

- ใสขอมลตางๆใหครบถวนโดยเฉพาะชองสเหลอตองใหครบและคลกท Brose...

๓๓

- คลกไฟลทตองการแนบ และคลก open

- คลกเพม และคลกบนทก

๓๔

- คลกหนวยงานทจะสง(กรณนลกศรจะชไปททดสอบเพราะเปนการทดสอบ)

- คลกเพมผรบทชองสงถง-ไมสงตนฉบบ และคลกสง

๓๕

- หนาจอจะขนภาพนแสดงวาการสงเสรจสน

**************************************

๓๖

ภาคผนวก

ระเบยบทเกยวของ

๓๗

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒)

พ.ศ.๒๕๔๘

หนา ๓๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒)

พ.ศ. ๒๕๔๘

โดยทเปนการสมควรแกไขเพมเตมระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพอใหเหมาะสมกบสภาวการณในปจจบนทมการปฏบตงานสารบรรณดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และเปนการสอดคลองกบการบรหารราชการแนวทางใหมทมงเนนผลสมฤทธ ความคมคา และการลดขนตอนการปฏบตงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณใหเปนการดาเนนงานทมระบบ มความรวดเรว มประสทธภาพ และลดความซาซอนในการปฏบตราชการ

อาศยอานาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แหงพระราชบญญตระเบยบบรหารราชการแผนดน พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรฐมนตรโดยความเหนชอบของคณะรฐมนตรจงวางระเบยบไว ดงตอไปน

ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘”

ขอ ๒ ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนถดจากวนประกาศในราชกจจานเบกษาเปนตนไป ขอ ๓ ใหยกเลกความในขอ ๕ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชขอความตอไปนแทน “ขอ ๕ ในกรณทกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวย

การรกษาความลบของทางราชการ กาหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวเปนอยางอน ใหถอปฏบตตามกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยการนน”

ขอ ๔ ใหเพมนยามคาวา “อเลกทรอนกส” และคาวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามคาวา “หนงสอ” และ “สวนราชการ” ในขอ ๖ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

““อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการ ทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน

หนา ๓๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส””

ขอ ๕ ใหยกเลกความในขอ ๙ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ ๙ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก ๙.๑ หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง

บคคลภายนอก ๙.๓ หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๙.๔ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ๙.๖ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ขอ ๖ ใหยกเลกความในขอ ๒๗ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน “ขอ ๒๗ หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของ

เจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และคารอง เปนตน

สอกลางบนทกขอมลตามวรรคหนง หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด-อานอยางเดยว หรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน”

ขอ ๗ ใหยกเลกความในขอ ๒๙ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน

หนา ๓๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

“ขอ ๒๙ การตดตอราชการนอกจากการจะดาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถดาเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสง ไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองสาคญจาเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหทาเอกสารยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจาเปน ตองยนยนเปนหนงสอใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน”

ขอ ๘ ใหยกเลกความในขอ ๓๕ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ ๓๕ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงาน สารบรรณกลางปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน

การรบหนงสอทมชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผรบผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ”

ขอ ๙ ใหยกเลกความในขอ ๔๑ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ ๔๑ หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน การสงหนงสอทมชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผสงผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ”

ขอ ๑๐ ใหยกเลกความในขอ ๕๗ ขอ ๕๘ และขอ ๕๙ แหงระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแทน

หนา ๓๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

“ขอ ๕๗ อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสอดงตอไปน ๕๗.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวย

การรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ๕๗.๒ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงาน

สอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบ ใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

๕๗.๓ หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

๕๗.๔ หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

๕๗.๕ หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป

๕๗.๖ หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมดความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบ การตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

หนงสอเกยวกบการเงน ซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง ๑๐ ป หรอ ๕ ป แลวแตกรณ ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

ขอ ๕๘ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดทาขน ทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

หนา ๓๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

๕๘.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวย การรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

๕๘.๒ หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปกาหนดไวเปนอยางอน

๕๘.๓ หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนนใหจดทาบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเอง สงมอบใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ขอ ๕๙ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป และบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเอง อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการผมอบและสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

๕๙.๑ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหจดทาตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๙.๑.๑ ชอบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ประจาป ใหลงตวเลขของ ปพทธศกราชทจดทาบญช

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทสงมอบ ๕๙.๑.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรอง

ใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๙.๑.๑๒ ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกล

ดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผมอบ

หนา ๓๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง ราชกจจานเบกษา ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

๕๙.๑.๑๓ ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบมอบ

๕๙.๒ บญชหนงสอครบ ๒๐ ป ทขอเกบเอง ใหจดทาตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๙.๒.๑ ชอบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเองประจาป ใหลงตวเลขของ ปพทธศกราชทจดทาบญช

๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๒.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๒.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๒.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง ๕๙.๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๒.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๙ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรอง

ใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)”

ประกาศ ณ วนท ๒๑ มถนายน พ.ศ. ๒๕๔๘ พนตารวจโท ทกษณ ชนวตร

นายกรฐมนตร

คณะผจดท ำ ทปรกษำ ๑. นายดาลน นงอาหล ผอ านวยการส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ๒. นายเกรก แตงเกลยง รองผอ านวยการส านกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ๓. นางสาวหาสานะ นละ นกวชาการเงนและบญชปฏบตการ ผจดท ำ นางสาวอาอฉะ วลาวรรณ นกจดการงานทวไป รวบรวบ/เรยบเรยง/รปเลม นางสาวอาอฉะ วลาวรรณ นกจดการงานทวไป

ส ำนกงำนกำรศกษำเอกชนจงหวดสตล

(อำคำรเฉลมพระเกยรต ส ำนกงำนเขตพนทกำรศกษำประถมศกษำสตล หมท ๔ ต ำบลคลองขด อ ำเภอเมอง จงหวดสตล ๙๑๐๐๐

โทร./โทรสำร ๐-๗๔๗๒-๔๗๒๑ E-mail : opec.satun@gmail.com, website : http://opes.go.th