ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ -...

นางสาวอนงค์รัตน์ ลือนาม

หัวหน้ากลุ่มพัฒนาระบบงานสารสนเทศ

ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ ศสส.สป.

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์

(E-document)

วันที่ 2 – 3 กรกฎาคม 2557

? ?

?

?

? ? ?

?

?

? ?

?

?

?

?

Database

MIS (Management Information Systems)

วัตถุประสงค์

เพื่อเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติงานทางด้าน สารบรรณของหน่วยงาน ท าให้การรับ – ส่งเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิส์ภายในหน่วยงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นไปตามมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันท่ี 16 สิงหาคม 2548

การด าเนินงาน

กระทรวงมหาดไทย เริ่มใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อ พ.ศ. 2551 โดยใช้กับหน่วยงานภายในของ สป.มท. แล้วขยายผลให้ 75 จังหวัดและกรมใช้งาน เมื่อ พ.ศ. 2552

การด าเนินงาน ปี พ.ศ. 2553-2557

จังหวัดที่ลงระบบฯ และแนะน าการใช้งานแล้ว

1. กระบี่ 9. ล าพูน 2. สระบุรี 10. อ่างทอง 3. นนทบุรี 11. จันทบุร ี4. ชุมพร 12. กาญจนบุรี 5. อ านาจเจรญิ 13. ปัตตานี 6. พระนครศรอียุธยา 14. ประจวบคีรีขันธ์ 7. ตรัง 15. สมุทรสงคราม 8. สมุทรปราการ 16. ตาก

การด าเนินงาน ปี พ.ศ. 2553-2557

จังหวัดที่ลงระบบฯ แล้ว

1. พิจิตร 7. นครราชสีมา 2. ระยอง 8. ลพบุรี 3. นครพนม 9. นครราชสีมา 4. พิษณุโลก 10. ลพบุรี 5. ชลบุรี 12. เพชรบูรณ์ 6. ชัยภูมิ 13. สระแก้ว

ประโยชน์ที่คาดว่าจะไดร้ับ

1. หน่วยงานมีระบบสารบรรณช่วยอ านวยความสะดวกให้กับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารงานเอกสาร

2. หน่วยงานมีการน าเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยยกระดับการบริหารการจัดการการปฏิบัติงานในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

หน่วยงาน

สังกัด มท.

กระทรวงมหาดไทย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

CC QDT

http://123.242.165.137/index.jsp

http://www.tak.go.th/

จังหวัด

หน่วยงานในจงัหวัด

CC QDT

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์

CC QDT

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์

ค าอธิบายระบบ เป็นระบบงานว่าด้วยงานสารบรรณ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี พ.ศ. 2526 และระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ซึ่งก าหนดเพิ่มเติมว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือ ผ่านระบบส่ือสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนกิส์” รองรับการรับหนังสือเข้า ส่งต่อ ส่งคืน การส่งหนังสือออก ตามโครงสร้างของ หน่วยงาน ซึ่งสามารถสร้างขึ้นได้โดยไม่จ ากัดล าดับชั้น ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถ ตรวจสอบสถานะของหนังสือได้

รองรับหนังสือทุกประเภทตามระเบียบส านักนายก อาทิ หนังสือเข้า หนังสือออก หนังสือเวียน ประกาศ

รองรับการจัดเก็บหนังสือผ่านการ Scan ลงระบบบริหารงานเอกสาร

รองรับรายงานประเภทต่างๆ

ระบบรองรับการส่งข้อมูลผ่าน Web Service

ระบบงานเดิม

หนังสือจากหน่วยงาน ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ งานสารบรรณ

การรับหนงัสือ

หน่วยงานต่าง ๆ

หนังสือส่ง ลงทะเบียน ล่งต่อหนังสือ งานสารบรรณ

การสง่หนงัสือ

หน่วยงานต่าง ๆ

ระบบงานใหม่

ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ ด าเนินการหนังสือ

งานสารบรรณ หน่วยงานต่าง ๆ

การรับหนงัสือ

หนังสือต่าง ๆ ล่งต่อหนังสือ ตรวจสอบ ส่งหนังสือ

งานสารบรรณ หน่วยงานต่าง ๆ ว

กรณีมีการส่งต่อไปยังหน่วยงานอื่น

หน่วยงานต่าง ๆ

ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ

หนังสือจากหน่วยงาน

การสง่หนงัสือ

สามารถตรวจสอบรายละเอียดของหนังสือได ้

สามารถติดตามการด าเนินการของหนงัสอืได้

สามารถตรวจสอบหนังสือ และ การด าเนินการต่าง ๆ ได้

สามารถค้นหาหนังสือที่ต้องการได้

ประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงาน หนังสือเวียน / หนังสือเพื่อทราบ ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนกิส์ ไม่ส่งต้นฉบับ (Hard Copy) หนังสือเพื่อด าเนินการ / หนังสือเพือ่อนุมัติ ส่งเรือ่งผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ เดินเรื่องควบคู่กับเอกสารต้นฉบบั หนังสือลับ ไม่น าเรื่องหนังสือลับเข้าสู่ระบบ และไม่สง่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้เดินเรื่องด้วยเอกสารต้นฉบับ (ปิดผนึก) เหมือนเดิม

ยกตัวอย่าง กรณี เอกสารเวียน 1 เรื่อง/วัน ในเรื่องมี 3 หน้า ต้องเวียนเพื่อทราบตามหน่วยงาน (50 หน่วยงาน) ต่อวันใช้ = 150 แผ่น ต่อเดือนใช้ (150 X 22 วัน) = 3,300 แผ่น ต่อปี (3,300 X 12 เดือน) = 39,600 แผ่น กระดาษ/แผน่ราคา = 0.23 บาท คิดเป็นเงินต่อปี = 9,108 บาท กรณีมี 5 เรื่อง /วัน คิดเป็นเงินต่อปี = 45,540 บาท หมายเหตุ เอกสารเวียนในระบบคิดเป็น 10% โดยประมาณจากเอกสารทั้งหมด เท่านั้น ยังไม่รวมเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ต้องส าเนาเพิ่มเติมไปยังหน่วยงานที่เก่ียวข้อง และค่าใชจ้่ายอื่น ๆ เชน่ ค่าส่งแฟกซ์, ค่าโทรศัพท,์ ค่ายานพาหนะ ฯ เป็นต้น

ตัวอย่างการประมาณมลูค่าของการใชง้านกระดาษในองค์กร

เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจ า /ค้นหาเอกสารและติดตามงาน ได้รวดเร็ว

ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ / แก้ปัญหาการส าเนาเอกสารซ้ าซ้อน

ลดการใช้ ยานพาหนะ, แฟกซ์, โทรศัพท์ เอกสารไม่สญูหาย / ช ารดุ ลดขั้นตอนการท างานที่ไม่จ าเป็นออก เพิ่มประสิทธภิาพของข้าราชการ และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ถือเป็นการบรูณาการด้านบริหารงานเอกสารส านักงาน (e-Office GOV)

ประโยชน์ที่ได้รับ

เพ่ือให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งาน ต้องได้รับการสนับสนนุ ดังนี้

การวางระบบแนวปฏิบัติการท างาน ส าหรับผู้ปฏิบัติงาน (ผู้ใชง้าน) - ก าหนดแนวทางการปฏิบัติงานให้เป็นรูปแบบเดียวกันทัง้องค์กร - พิจารณาตามความส าคัญของเอกสารว่าต้องส าเนาหรือไม่ เพื่อลด การใชก้ระดาษ ความร่วมมือในการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้บริหารให้การสนับสนนุ พร้อมก าหนดนโยบายแนวทางในการปฏิบัติงาน - ผู้ปฏิบัติ ยอมรับและปฏิบัติตามนโยบายพร้อมพัฒนาศักยภาพสู่เทคโนโลยี สารสนเทศ

ถาม/ตอบ

ค าถามที่ถามบ่อย ?

ค าถามที่1. ไม่สามารถใช้งานบางเมนขูองระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตอบ เนื่องจากระบบฯ ดังกล่าวได้พัฒนาขึ้นให้ใช้งานได้ดีกับเว็บบราวเซอร์ เฉพาะ Internet Explorer เท่านัน้ และเวอร์ชั่นที่เหมาะสมของ I.E. ไม่ควรเกิน I.E. เวอร์ชั่น 8 ดังนั้น หากใช้ I.E. เวอร์ชั่นสูงกว่า I.E. 8 สามารถแก้ไขโดย 1) เปิด Internet Explorer 2) พิมพ์ URL : 123.242.165.137 เพื่อเข้าระบบฯ 3) เลือกเมนู Tools Compatibility View Settings 4) คลิกปุ่ม Add (เรียบร้อย)

ค าถามที่ถามบ่อย ?

ค าถามที่2. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เริ่มใช้งานจริงภายในจังหวัดตากเมื่อใด ตอบ หลังจากได้จัดอบรมการใช้งานระบบฯ เมื่อวันที ่2 – 3 กรกฎาคม 2557 ณ ห้องตากสนิมหาราช ชั้น 5 ศาลากลางจงัหวัดตาก แล้ว เพื่อให้การใชง้านระบบฯ เป็นไปอย่างมปีระสิทธิภาพ และระบบฯ มคีวามเสถียรมากที่สุด จังหวดัจึงเห็นว่าแต่ละหน่วยงานในจังหวัดควรได้ทดลองใช้งานเพื่อทดสอบระบบฯ และติดตามปัญหาการใช้งาน ทั้งนี้ ทางจังหวัดจะมีหนังสือแจ้งเวยีนเพื่อประกาศให้ใช้งานอย่างเป็นทางการ พร้อมรายละเอียดแนวทางการใชง้านของจังหวัดที่ชัดเจน ในโอกาสต่อไป