การปฏบตงานสารบรรณ

งานสารบรรณและธรการ กองกลาง

มหาวทยาลยเชยงใหม

งานสารบรรณ หมายถง

งานสารบรรณ : ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแต

การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา จนถงการทาลาย

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

* ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

* ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2 ) พ.ศ. 2548

การสง

การเกบ

รกษา การจดทา

การรบ

การยม การทาลาย

ระบบงานสารบรรณ

แนวปฏบตเกยวกบ การรบหนงสอ

1. จดลาดบความสาคญของหนงสอ (ชนความลบ , ทวไป)

2. จดลาดบความเรงดวนของหนงสอ (ดวนทสด , ดวนมาก , ดวน)

3. ตรวจเอกสาร (เปดซองเอกสาร /ตรวจสอบสงทสงมาดวย (ถาม) / ตรวจความถกตองของหนงสอ (คาขนตน/วน เดอน ป/คาลงทาย)

4. หากตรวจสอบแลวไมถกตอง ใหตดตอหนวยงานหรอสวนราชการเจาของเรองทออกหนงสอ เพอใหหนวยงานนน

ดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน

5. ประทบตรารบหนงสอ

6. ลงทะเบยนรบในทะเบยนรบหนงสอ (เลขรบ วน เดอน ป และเวลาทรบ /รายละเอยดชอเรอง/ ชอหนวยงานเจาของเรอง)

7. จดแยกหนงสอ เพอสงใหหนวยงานปฏบต

8. ใหผรบเรองไปปฏบต ลงชอ วน เดอน ป ทรบหนงสอไปปฏบต

แนวปฏบตเกยวกบ การรบหนงสอ

การประทบตรารบหนงสอ

รปแบบตราประทบรบหนงสอ เปนรปสเหลยมผนผา

ตวอยางตราประทบ

แนวปฏบตเกยวกบ การสงหนงสอ

1. ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงไปดวยใหครบถวน (เจาของเรอง)

2. ลงทะเบยนหนงสอสง โดยกรอกรายละเอยด ดงน

- วน เดอน ป ทจะสงหนงสอออก เลขทะเบยนสง

- ใหลงตาแหนง/หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลเจาของหนงสอและลงตาแหนง/หรอสวนราชการ

/หรอชอบคคลของผทหนงสอนนไปถง

- ลงชอเรองของหนงสอฉบบนน

3. กอนบรรจซอง ใหตรวจสอบความเรยบรอยอกครงหนง แลวจงปดผนก

4. ดาเนนการจดสง (สงทางไปรษณย , เจาหนาทเดนสง )

5. การสงทางไปรษณย ใหปฏบตตามระเบยบของการสอสารฯ

6. ใหกรณเจาหนาทเดนสง ตองจดใหมสมดทะเบยนสงหนงสอ หรอใบรบหนงสอ แลวใหผรบลงชอ วน เดอน ป ไวเปนหลกฐาน

แนวปฏบตเกยวกบ การเกบหนงสอ

ขนตอนการดาเนนการ 1. การเกบระหวางปฏบต

2. การเกบไวเพอใชการตรวจสอบ

3. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว

แนวปฏบตเกยวกบ การเกบหนงสอ

อายการเกบหนงสอ ปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอ ดงตอไปน

1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาล หรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอ ระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน 3. หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทจะตองใชสาหรบศกษา คนควา หรอหนงสออนใดในลกษณะเดยวกนใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไป หรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด 4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองทสามารถคนไดจากทอน ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป 5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญ ซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจา เมอดาเนนการเสรจแลว ใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป 6. ในกรณหนงสอทเกยวกบการเงน ซงไมใชเปนเอกสารสทธ หากเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ป ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง เพอขอทาลายได

แนวปฏบตเกยวกบ การยมหนงสอ

การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน

1. ผยมจะตองแจงใหสวนราชการเจาของเรองทราบใหชดเจนวาเรองทจะยมไปนนจะนาไปใชในราชการใด

2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทของสวนราชการเจาของเรองเกบไวเปนหลกฐาน

3. ผยมจะตองลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอ และเจาหนาทเจาของเรองจะตองเกบไวเปนหลกฐาน เพอใชการตดตามทวงถาม

4. บตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

5. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ

- ผยมและผใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอ ผทไดรบมอบหมาย

6. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน

- ผยมและผใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอ ผทไดรบมอบหมาย

**บคคลภายนอก (ไมใชสวนราชการ) จะไมอนญาตใหยมหนงสอ เวนแต จะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวน

ราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

แนวปฏบตเกยวกบ การทาลายหนงสอ

1. สารวจเอกสารเพอขอทาลาย

2. จดทาบญชหนงสอขอทาลาย

3. การพจารณาของหวหนาสวนราชการระดบกรม

4. การตรวจสอบเอกสารของคณะกรรมการการทาลายเอกสาร

5. การพจารณาของหวหนาสวนราชการระดบกรม เมอไดรบรายงานจากคณะกรรมการทาลายเอกสาร

6. การพจารณาของกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

7. วธการทาลาย

8. การรายงาน

งานสารบรรณ

1.ประเภทและรปแบบของหนงสอ

ราชการ

2. หลกในการ รางหนงสอราชการ

ประเภทของหนงสอราชการ

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก

3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

4. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ

5. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

1. ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ

หนงสอภายนอก

หนงสอภายใน

หนงสอประทบตรา

หนงสอ สงการ

หนงสอประชาสมพนธ

หนงสอ ทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปน

หลกฐานในราชการ

หนงสอราชการม 6 ชนด

1 2 3 4 5 6

แบบฟอรมหนงสอประเภทตาง ๆ

(แบบฟอรมหนงสอตาง ๆ)

ประเภทของหนงสอราชการ

1. หนงสอภายนอก หมายถง

หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ

เปนหนงสอ ตดตอระหวางสวน

ราชการ หรอสวนราชการทมถง

หนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ

หรอทมถงบคคลภายนอก

ใชกระดาษตราครฑ

2. หนงสอภายใน หมายถง

หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ

นอยกวาหนงสอภายนอก

เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง

ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน

ใชกระดาษบนทกขอความ

ลกษณะการใชหนงสอประทบตรา แทนการลงชอ ใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวาง

สวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ

ประเภทของหนงสอราชการ

1. การขอรายละเอยดเพมเตม

2. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร

3. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน

4. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลว ใหสวนราชการทเกยวของทราบ

5. การเตอนเรองทคาง

6. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนด โดยทาเปนคาสง

3. หนงสอประทบตรา หมายถง

หนงสอทใชประทบตราแทนการ

ลงชอของหวหนาสวนราชการ

ระดบกรมขนไป โดยใหหวหนา

สวนราชการระดบกอง หรอผ ท

ไดรบมอบหมายจากหวหนาสวน

ราชการระดบกรมขนไปเปน

ผรบผดชอบ ลงชอยอกากบตรา

ประเภทของหนงสอราชการ

คาส ง บรรดาขอความท

ผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย

(ใชกระดาษ

ระเบยบ

บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศย

อานาจของกฎหมายหรอไม

กได เพอถอเปนหลกปฏบตงาน เปนการประจา

(ใชกระดาษตราครฑ)

ขอบงคบ

บรรดาขอความทผมอานาจหนาท

กาหนดใหใชโดยอาศยอานาจของ

กฎหมายทบญญตใหกระทาได

(ใชกระดาษตรา

ครฑ)

4. หนงสอส งการ

ประเภทของหนงสอราชการ

ประกาศ บรรดาขอความ

ททางราชการประกาศหรอ

ชแจง ใหทราบหรอ แนะแนวทาง

ปฏบต

(ใชกระดาษตราครฑ)

แถลงการณ บรรดาขอความ ททางราชการแถลง เพอทาความเขาใจ ในกจการของทางราชการ

หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจน

โดยทวกน

(ใชกระดาษตราครฑ)

ขาว

บรรดาขอความ ททางราชการ

เหนสมควรเผยแพรใหทราบ

5. หนงสอประชาสมพนธ

ประเภทของหนงสอราชการ

คอ หนงสอททางราชการทาขน (นอกจากหนงสอ 1-5) หรอ หนงสอทหนวยงานอนใด

ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปน

หลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ

1. หนงสอรบรอง 2. รายงานการประชม

3. บนทก 4. หนงสออน

6. หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอรบรอง

คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอ

วตถประสงคอยางหนงอยางใด ใหปรากฏแกบคคลโดยทวไป

ไมจาเพาะเจาะจง

(ใชกระดาษตราครฑ)

รายงานการประชม

คอ การบนทกความคดเหนของ

- ผมาประชม

- ผเขารวมประชม

- และมตของทประชม

ไวเปนหลกฐาน

ประเภทของหนงสอราชการ

บนทก

คอ ขอความซงผใตบงคบบญชา

เสนอตอผบงคบบญชา หรอ

ผบงคบบญชาสงการ แกผใต

บงคบบญชา หรอขอความท

เจาหนาท หรอหนวยงานระดบตา

กวาสวนราชการระดบกรม ตดตอกน

ในการปฏบตงาน

(ใชกระดาษบนทกขอความ)

ประเภทของหนงสอราชการ

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปน

หลกฐานในทางราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ

และ *สอกลางบนทกขอมลดวย (พ.ศ.2548) หรอ หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอ

เจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามท

กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมาย

เฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน

สอบสวน และคารอง เปนตน

* สอกลางบนทกขอมล หมายถง สงใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทาง

อเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมลเทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซดอานอยางเดยว

หรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน

รปแบบของหนงสอราชการ

สานกเลขาธการคณะรฐมนตร ไดมมตคณะรฐมนตร เมอวนท 7 กนยายน 2553

เหนชอบใหหนวยงานภาครฐทกหนวยงานดาเนนการตดตงรปแบบตวพมพ

(ฟอนต) สรรบรรณ และรปแบบตวพมพ (ฟอนต) อน ๆ ทงหมด จานวน

13 รปแบบตวพมพ เพอใหเอกสารของสวนราชการเปนไปอยางมมาตรฐาน และ

ถอเปนแนวปฏบตในการจดพมพหนงสอราชการและการพมพหนงสอราชการ

ทมรปแบบเปนมาตรฐานเดยวกน โดยไดกาหนดรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ

(Th Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท ในการจดพมพหนงสอราชการ

(หนงสอสานกนายกรฐมนตร ท นร 0106/ว 2019 ลงวนท 30 พ.ย. 2553)

การพมพหนงสอราชการโดยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

สวนราชการ/หนวยงาน ในจงหวดเชยงใหม

จงหวดเชยงใหม ไดมหนงสอแจงใหสวนราชการและหนวยงานรฐวสาหกจ

ในจงหวด ใชตวพมพ Th Niramit AS และใหจดพมพตวเลขไทย ในการ

เสนอหนงสอราชการ

(หนงสอจงหวดเชยงใหม ท ชม 0016.3/49073 ลงวนท 27 ธ.ค.2553)

การพมพหนงสอราชการโดยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

การพมพหนงสอราชการโดยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

1. TH Chamornman 2. TH Krub

3. TH Srisakdi

4. TH Niramit AS

5. TH Charm of AU

6. TH Kodchasal

7. TH Sarabun PSK

8. TH K2D July8

9. TH Mali Grade 6 10. TH Chakra Petch 11. TH Baijam

12. TH KoHo

13. TH Fah Kwang

ครฑตามระเบยบงานสารบรรณ

๓ ซ

.ม.

๑.๕ ซ

.ม.

บนทกขอความ

ขนาดครฑสง 1.5 ซม.

หนงสอภายนอก

ขนาดครฑสง 3 ซม.

ครฑเลก ครฑใหญ

รปแบบของหนงสอราชการ (การพมพหนงสอภายนอก)

1. การพมพ “ท” และ “สวนงานเจาของหนงสอ”

ใหพมพตรงกบแนวเทาของตราครฑ

2. การพมพชอเดอน ใหตวอกษรตวแรกอยตรงกบแนว

เทาขวาของตราครฑ

3. การพมพเรอง คาขนตน อางถง สงทสงมาดวย

ใหมระยะบรรทดระหวางกนเทากบระยะบรรทดปกต

(1 Enter + Before 6 pt)

4. การยอหนาขอความ ภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป

ใหมระยะยอหนาตามคาไมบรรทด ระยะการพมพ 2.5 ซม.

5. การพมพคาลงทาย ใหพมพตวอกษรตวแรก

อยตรงกบแนวกงกลางของตราครฑ

6. การพมพชอเตมผลงนามในหนงสอ (ชอ สกล) และตาแหนง

ใหถอคาลงทายเปนหลก โดยใหอยกงกลางซงกนและกน

รปแบบของหนงสอราชการ (การพมพสวนหวของบนทกขอความ)

1. คาวา “บนทกขอความ” พมพดวยอกษรตวหนาขนาด ๒๙ พอยท และปรบคาระยะบรรทดจาก ๑ เทาเปนคาแนนอน ๓๕ พอยท

2. คาวา “สวนงาน ท วนท เรอง” พมพดวยอกษรตวหนาขนาด ๒๐ พอยท การพมพคาวา “วนท” ใหพมพตรงกบตวอกษร “ข”

และใหพมพตวอกษรตวแรกของชอเดอน ตรงกบแนวหลงของตวอกษร “ม” ของคาวา “บนทกขอความ”

3. ใชจดไขปลาแสดงเสนบรรทดเปนชองวางหลงคา สวนงาน ท วนท และเรอง

รปแบบของหนงสอราชการ (หนงสอบนทกขอความ)

การพมพ สวนหว

บนทกขอความ ทไมถกตอง

การพมพ สวนหว

บนทกขอความ ทไมถกตอง

การพมพ สวนหว

บนทกขอความ ทไมถกตอง

การพมพ สวนหว

บนทกขอความ ทไมถกตอง

การพมพ สวนหว

บนทกขอความ ทไมถกตอง

ดาวนโหลดแบบฟอรมหนงสอทกประเภทไดท

เวบไซต กองกลาง general.oop.cmu.ac.th

(แบบฟอรมหนงสอตาง ๆ)

หลกในการรางหนงสอ

40

คนสวนใหญจะคดวา คนทพดจารเรองด พดเกง กนาจะรางหนงสอได

ถงแมภาษาจะไมสละสลวย สานวนไมถกใจ กสามารถมาปรบแตงได

แตจากการทไดสมผสกบคนประเภทน จรง ๆ แลว ไมใชเปนอยางทคด

เพราะจากการไดอานเรองทคนเหลานเขยนมา ไมสามารถเขาใจไดวา

เขาจะบอกอะไร ตองการอะไร แตพอสอบถามดวยวาจา เขาสามารถ

ตอบหรออธบายใหเราเขาใจได

“แตทาไมเขาจงไมสามารถเขยนออกมาอยางทเขาพดได” นเปน

ประเดนสาคญของการรางหนงสอวา เปนหรอไมเปน

การรางหนงสอราชการเปนเรองยากหรอไม ?

41

ขอเสนอแนะในการรางหนงสอ (ใหเปน)

1. ผรางหนงสอราชการ ควรฝกฝนในการรางหนงสอ ชอบทจะเปนคนอานหนงสอหรอบทความ เพอจะไดนาสานวน ภาษา หรอขอความทสามารถมาประยกตใชใหเปนประโยชนตอการรางหนงสอราชการในแตละประเภทไดดยงขน

2. ผรางหนงสอราชการ ควรอดทนตอการถกตตง หรอการใหแกไขหนงสอจากบงคบบญชา และนาขอผดพลาด หรอขอทแกไขมาเปนบทเรยน ทงนใหคดไปในทางทดทวา “การแกไขหนงสอเปนเรองธรรมดาทผบงคบบญชาจะปรบปรง เพอใหถอยคาหรอสานวนในหนงสอฉบบนนมความไพเราะและนาอานมากยงขน”

3. ผรางหนงสอราชการ ควรมจดมงหมายทหวงผล คอ รางอยางมจตวญญาณ เชน ถาตองการใหทราบถงเหตการณ กตองรางใหผอานเขาใจเหมอนกบรเหตการณนนดวยตนเอง หรอถาตองการขอความรวมมอเรองใด กตองรางใหผอาน คลอยตามและยนดใหความรวมมอในเรองนน ๆ

42

1. ศกษาและจดทารปแบบของหนงสอราชการ ใหถกตองและแมนยา

2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก ภายใน ประทบตรา ฯลฯ

3. จบประเดนของเรองทจะราง

4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว

5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ

6. กรณจาเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยาง ใหระบใหชดเจนเพอใหผรบคนหา

มาตรวจสอบไดสะดวก

7. ใชถอยคากะทดรด ไดใจความ

8. ใชถอยคาเปนภาษาราชการ

9. การใชถอยคาปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห

10. หลกเลยงถอยคาทเปนคาซอน /คาฟมเฟอย / คาทาลาย / คาบงคบ

การรางหนงสอราชการเปนเรองยากหรอไม ?

43

11. การใชอกขระวธ / ตวสะกด / ตวการนต และวรรคตอน

12. ใชคาราชาศพทใหถกตอง

13. ระมดระวงในการใชคาทมความหมายใกลเคยงกน

14. หลกเลยงการใชคาทเปนภาษาตางประเทศ

15. ไมใชคาทใชในโฆษณา

16. การใชคาสรรพนามใหเหมาะสม

17. การยกตวอยางโดยใชคาตอไปน คอ คาวา เชน / ไดแก / อาท

18. การใชคาทมกใชผด ไดแก คาวา “จะ” “จก” “ใคร” “ไป” “มา”

19. การตดคา เมอสนสดบรรทด

20. ตรวจทานความถกตองอกครงหนง (กอนสงพมพ)

การรางหนงสอราชการเปนเรองยากหรอไม ?

44

การใชคาทมกใชผด

การใช "ไป" และ "มา"

ใหคานงถงผรบหนงสอเปนสาคญ

เชน : จงขอเรยนเชญทาน ไปเปนวทยากร : คณะมนษยศาสตร ขอสงผแทนมารวมประชม

45

การใชคาทมกใชผด การใช "จะ" และ "จก" จะ : (ใชกรณทวไป) คาเบา จก : (ใชในคาข คาสง คาบงคบ) คาหนก

เชน : จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา จะขอบคณยง : จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา จกขอบคณยง

46

การใชถอยคาระหวางผใหญกบผนอย

ขอควรคานงในการรางหนงสอ

ผใหญใชกบผนอย

จงแจงมา

จงสงมา

จงขอความรวมมอมา

ขอใหสง

ใหทานไปตดตอ ขอไดอนญาตตามความประสงคดวย

ผนอยใชกบผใหญ

จงเรยนมา

จงรายงานมา

จงเสนอมา

โปรดสง

โปรดไปตดตอ

โปรดพจารณาอนญาตดวย

47

การใชถอยคาทไมเหมาะสม

ขอควรคานงในการรางหนงสอ

คาทไมเหมาะสม

โรงเรยนของทาน

จงหวดของทาน

2 อาทตย

ไมมขอเทจจรงอะไรเพมเตม

รสกยนดจะเรยนใหทราบวา

เรยนเสนอมา

คาทเหมาะสม

โรงเรยนน

จงหวดน

2 สปดาห

ไมมขอเทจจรงอนใดเพมเตม

ขอเรยนวา

เรยนมา

48

การใชภาษา ขอควรคานงในการรางหนงสอ

ภาษาทวไป / ภาษาราชการ

ใคร

ทไหน

ไดไหม

เมอไหร

ทาไม

ตองการ

ผใด

ทใด

ไดหรอไม

เมอใด

เพราะอะไร เหตใด

(มความ) ประสงค

ภาษาทวไป / ภาษาราชการ

ยงไมไดทาเลย

ขอเตอนวา

ขอใหดาเนนการ

ในเรองน

เหมอนกน

ยงไมไดดาเนนการ

แตอยางใด

ขอเรยนใหทราบวา โปรดพจารณาดาเนนการ

ในการน

เชนเดยวกน

49

ขอควรคานงในการรางหนงสอ การตดคาในหนงสอ

50

องคประกอบของการรางหนงสอ

2 มสมพนธภาพ

มความเชอมโยงของ

เนอความ เปนไป

ตามลาดบและตอเนองกน

มเอกภาพ 1

มจดมงหมายทสาคญเพยง

เรองเดยว เนอหาไมปะปน

จนทาใหผรบหนงสอสบสน

4 มอารมณคงท

ผรางจะตองรกษาระดบของความคด

หรออารมณใหคงท

3 มความกระจาง

เนอความชดเจน ไมคลมเครอ ผอาน

สามารถเขาใจไดตรงตามความ

ประสงคของผเขยน และเขาใจได

รวดเรว ไมเกดปญหาในการตความ

มความนาพอใจตดตาม 5 เชญชวนใหผอานตดตามเรองราว

ตงแตตนจนจบ

51

โครงสรางในการรางหนงสอ ตอนท 1 (คาขนตน) 1. กรณเปนเรองทเคยตดตอกนมากอน

จะตองดถงเรองเดมวาเคยเปนมาอยางไร ใหขนตนดวยคาวา “ตามท ... ” ลงทายดวยคาวา “นน”

2. หากเปนเรองทเกดขนใหม หรอเรองทไมเคยมการตดตอกน

ใหเขยนความประสงค หรอ ความมงหมาย ทมเหตผลทชดเจน ใหขนตนคาวา “ดวย...” หรอ “ เนองจาก ...”

ตอนท 2 (จดประสงค) 1. ใหแจงจดประสงคทมหนงสอไป เชน การขอความรวมมอ การขอความอนเคราะห การขอความเหน การสอบถาม

2. กรณมจดประสงคหลายประเดน ใหเขยนจดประสงคแยกเปนขอ ๆ

ตอนท 3 (คาลงทาย) ใหขนตน คาวา “จง ............. และตอทายดวยขอความทไดระบใหปฏบตตาม หรอ รองขอตามขอความทไดระบไวใน

ตอนท 2 ใหชดเจน

การเขยนขอความ

ในสวนทายหนงสอ

คาแจง จงเรยนมาเพอโปรดทราบ/จงเรยนมาเพอทราบ จงเรยนมาเพอแจงใหทราบไวลวงหนา

คาขอ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมตตอไปดวย จงเรยนมาเพอโปรดนาเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอตามสมควรดวย จงเรยนมาเพอพจารณา หากเหนชอบโปรดอนมต..........

คาซกซอม

จงเรยนมาเพอขอซกซอมความเขาใจ และถอปฏบตตอไป

คายนยน จงเรยนมาเพอทราบและขอยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทนดวย

คาสง จงเรยนมาเพอถอปฏบตตอไป จงเรยนมาเพอพจารณาดาเนนการตอไปดวย

คาเตอน จงเรยนมาเพอโปรดดาเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย

คากาชบ จงเรยนมาเพอโปรดปฏบตตามมตคณะรฐมนตร

เปนสวนทายของการเขยนเนอหา ควรจะยอหนาบรรทดใหมขนตนดวยคาวา “จง” แลวตามดวยขอความ ทบอกถงจดประสงค ซงสวนสรปจะตองใหสมพนธกบจดประสงคในตอนตน

การใชคาสรรพนาม กบบคคลระดบตาง ๆ

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการ

คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอ ตาแหนงหรอชอบคคล ตวอยาง กราบเรยน ประธานศาลฎกา เรยน อธการบดมหาวทยาลยขอนแกน เรยน นายเสมอชาต มศานต

คาลงทาย ใหลงตามฐานะของผรบหนงสอ ตวอยาง ขอแสดงความนบถอ ใชลงทายถงบคคลทมคาขนตนวา “เรยน” ขอแสดงความนบถออยางยง ใชลงทายถงบคคลทมคาขนตนจดหมายวา “กราบเรยน” ขอนมสการดวยความเคารพ ใชลงทายหนงสอถงพระภกษทวไป

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการ

ตวอยาง

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย

(รายละเอยดตามเอกสารแนบ)

• ใหลงลายมอชอของเจาของหนงสอและพมพชอเตมของเจาของหนงสอไวใตลายมอชอ

• การพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ ใหใชคานาหนานามวา

นาย นาง นางสาว หนาชอเตมใตลายมอชอ

ขอแสดงความนบถอ

ลายมอชอ

(นาย/นาง/นางสาว........................)

ตาแหนง

การลงชอ และตาแหนง ในหนงสอ

เวนแตกรณดงตอไปน

๑. กรณสตรทไดรบพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ หรอมสามทไดรบเครองราชอสรยาภรณ ทานผหญง หรอคณหญง (หรอคณ) แลวแตกรณ ไวหนาชอเตมใตลายมอชอ

๒. กรณทเจาของลายมอชอมบรรดาศกด หรอฐานนดรศกด ใหพมพคาเตม ของบรรดาศกด หรอฐานนดรศกด ไวหนาชอเตมใตลายมอชอ

ขอแสดงความนบถอ

ลายมอชอ

(ทานผหญง/คณหญง..........................)

ตาแหนง

ขอแสดงความนบถอ

ลายมอชอ

(หมอมหลวง/หมอมเจา..........................)

ตาแหนง

การลงชอ และตาแหนง ในหนงสอ

การลงชอ และตาแหนง ในหนงสอ

๓. กรณเจาของลายมอชอมยศทตองใชยศประกอบชอ

ใหพมพ คาเตมของยศ ไวหนาลายมอชอ

และพมพ ชอเตม ไวใตลายมอชอ

๔. กรณทมกฎหมายหรอระเบยบกาหนดใหใชตาแหนงทางวชาการ เปนคานาหนา ใหถอปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน

“หลกเกณฑตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการใชตาแหนง ทางวชาการ เปนคานาหนานาม พ.ศ. 2536”

ขอแสดงความนบถอ

วาทรอยตร ลายมอชอ

(........ชอ – สกล.......)

ตาแหนง

ขอแสดงความนบถอ

ลายมอชอ

(ศาสตราจารย ดร. ................................)

ตาแหนง

การลงชอ และตาแหนง ในหนงสอ

๑.ตาแหนงทางวชาการ

๒.ยศ

๓.บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอ คานาหนานามสตรทไดรบพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ และมสทธใชคานาหนานามนนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอประกาศของทางราชการ

ขอแสดงความนบถอ

รอยเอก ลายมอชอ

(ศาสตราจารย หมอมหลวง........ชอ – สกล.......)

ตาแหนง

เรยน ศาสตราจารย รอยเอก หมอมหลวง..........................

การใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม ประกอบคานาหนานามอยางอน ใหเรยงลาดบกอนหลง ดงน

มขนตอนสาคญ 3 ประการ คอ 1. ขนตอนกอนบนทกเสนอ 2. ขนตอนการบนทกเสนอ 3. ขนตอนการนาเสนอ * การจดเรองเขาแฟม เพอนาเสนอ

หลกการบนทกเสนอหนงสอ

Low

เนองจากผบงคบบญชามเรองทจะตองพจารณา/วนจฉย/สงการ ในแต

ละวนเปนจานวนมาก ทาใหตองใชเวลาในการศกษาและดรายละเอยด

ของเอกสารในแตละเรองทนาเสนอ ดงนน จงเปนหนาทของผบนทก

เสนอเรองทจะตอง ยอเรอง สรปประเดนทสาคญ หรอเรยบเรยง

ขอความใหมของเรองทจะนาเสนอใหชดเจน เพอใหผบงคบบญชา

สามารถ ศกษาหรอ เขาใจวตถประสงคของเรองในหนงสอฉบบนน ๆ

ไดงาย และพจารณาสงการไดรวดเรวมากยงขน

Low

จดลาดบความสาคญ/ความ

เรงดวน ของหนงสอแตละ

เรองกอนบนทกเสนอ

อานเรองทงหมดใหละเอยด

เพอจะไดทราบวตถประสงคของเรองท

ชดเจน

ขนตอนกอนบนทกเสนอ

ควรตงประเดนของเรองทจะบนทกเสนอใหไดวา ใคร อะไร ทไหน เมอไร

ทาไม อยางไร

จบประเดน

และสาระสาคญ

ของเรองใหได

กรณทเปนเรองเคย

ตดตอกนมากอนควรหา

เรองเดมเพอนามาประกอบ

การบนทกเสนอทกครง

เรองใดทมการอางกฎ /ระเบยบ/ ทเกยวของ ใหนากฎหรอระเบยบนน ๆ มา

ประกอบการบนทกเสนอดวย

ขนตอนการบนทกเสนอหนงสอ

ขอความทจะบนทกเสนอไมจาเปนตองเรยงลาดบตามขอความเดมของหนงสอทมมา หรอยก

ขอความของหนงสอเดมมาทงหมด แตอาจลาดบ

ความใหม หรอแยกประเดนเปนขอ ๆ เพอใหผบงคบบญชา พจารณาหรอสงการ ไดงายยงขน

ขอความตอนใดทเปน

ความสาคญของเรอง

ประสงคจะให

ผบงคบบญชาสงการ

ควรขดเสนใตหรอเนน

ตวอกษรเขม

ยอเรองใหสน

กระชบ และลาดบ

ความเปนมา

กอนหลง

ใหเขาใจงาย

1 2 3

ควรเสนอความเหน

ประกอบการพจารณาสงการ

4

ควรเสนอแนะ

ทางออก สาหรบการ

พจารณาสงการ

5

ขนตอนการนาเสนอหนงสอ

เสนอเรองตาม

ประเภทชนความลบ

ลบ

ลบมาก

ลบทสด

ตรวจสอบเอกสาร/ขอมลประกอบเรอง

ใหถกตองและ

ครบถวนกอน

นาเสนอ

เสนอเรองตาม

ระดบชนความเรว

ดวนทสด

ดวนมาก

ดวน

1 2 3

รจกกาลเทศะ

ในการเสนอเรอง

4

การจดเรองเขาแฟม เพอนาเสนอ

เรองทมชนความลบ

ใหแยกแฟมนาเสนอ

จากแฟมทวไป

และเสนอตาม

ระเบยบวาดวยเรอง

ความลบของทาง

ราชการ

เรองทมชนความเรว

ใหแยกแฟมนาเสนอ

จากแฟมทวไป

และใหผเสนอเรอง

ตดตามเปนพเศษ

ตองมใบคมเรอง

และบนทกชอเรอง

ในทกแฟมท

นาเสนอ

1 2 3

เรองใดท

ผบงคบบญชา

นาออกไปพจารณา

เปนพเศษ

ใหผเสนอเรองบนทก

ไวในใบคมเรอง

ของแฟมทนาเสนอ

นนๆ

4

สาหรบ

เรองทวไป/ เรองไมเรงดวน/ ไมมชนความลบ ใหนาเสนอใน

แฟมเดยวกนได

5

ขอขอบคณ

งานสารบรรณและธรการ กองกลาง มหาวทยาลยเชยงใหม โทร 0 5394 3013 – 14