ค มอการปฏบตงาน งานสารบรรณ

และ การจดเกบเอกสาร

2

ค ำน ำ

การจดท าคมอในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร น ส านกงานสาธารณสขอ าเภอเมองชมพร จดท าขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร การด าเนนงานของหนวยงานในสงกด ใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออ านวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ท าใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารส านกงานมประสทธภาพมากยงขน

ทงน ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารขน จากคมอและเอกสารการใหความรตางๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการด าเนนงาน การปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ และการจดเกบเอกสาร เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกนและพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการด าเนนงาน และน ามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป

ส านกงานสาธารณสขอ าเภอเมองชมพร หวงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนตอหนวยงานตาง ๆ ในสงกด ในการด าเนนภารกจตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

ส านกงานสาธารณสขอ าเภอเมองชมพร

3

สำรบญ หนำ

บทท 1 บทน ำ 4 บทท 2 ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ 6 ระเบยบทเกยวของ 6 ความหมายของงานสารบรรณ 6 ความหมายของหนงสอราชการ 6 ชนดของหนงสอราชการ 7 การรบ – สง หนงสอ 11 การเกบและท าลายหนงสอราชการ 13 บทท 3 หลกกำรเขยนหนงสอตดตอรำชกำร 20 สวนประกอบของหนงสอราชการ 20 การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ 20 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป 21 การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป 22 หลกการรางหนงสอ 24 บทท 4 กำรเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ 26 การเสนอหนงสอ 26 เลขทหนงสอออก 27 การจาหนาซอง 29 บทท 5 กำรจดเกบเอกสำร 31 ประเภทของเอกสาร 31 การบรหารงานเอกสารหรอการจดเกบเอกสาร 32 บทท 6 ควำมรเกยวกบกำรจดเกบเอกสำร 35 วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร 35 ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร 40 หมวดหมเอกสารตามหวขอเรอง 44 ภำคผนวก ค าขนตน สรรพนาม และค าลงทายในหนงสอราชการ 53 รหสพยญชนะประจ ากระทรวง ทบวง กรมฯ 56 รหสพยญชนะประจ าจงหวด 57 ตวอยางแบบหนงสอราชการชนดตาง ๆ

4

บทท 1

บทน ำ

กำรบรหำรงำนเอกสำร (งำนสำรบรรณ,ธรกำร)

การปฏบตงานในส านกงานของบคลากรระดบปฏบตการนน เปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาท เพราะการท างานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบทตองด าเนนการ เชน การโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห ขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญประชมและวาระการประชม การน าเสนอ การจดเกบเอกสารเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทดจงจะประสบความส าเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการชวยจ าไดอกดวย

ควำมส ำคญและขอบขำยของงำนธรกำร 1. ขอบขำยของงำนธรกำร

1.1 รบ-สงหนงสอ 1.2 รางหนงสอ 1.3 พมพหนงสอ 1.4 ผลตส าเนาเอกสาร 1.5 จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 1.6 บนทกเสนอหนงสอ 1.7 ตรวจทานหนงสอ 1.8 การท าลายหนงสอ

2. ควำมส ำคญของงำนธรกำร 2.1 เปนดานหนาของหนวยงาน

2.2 เปนหนวยสนบสนน 2.3 เปนหนวยบรการ

3. บทบำทของเจำหนำทธรกำร 3.1 ตองรระเบยบทเกยวของ 3.2 ตองมมนษยสมพนธ 3.3 ตองมน าใจ เกอกล 3.4 ตองมความรอบคอบ 3.5 ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

5

4. ควรมควำมรเกยวกบงำนสำรบรรณ ไดแก 4.1 ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ.2526,2548 4.2 ความรเรองรหส อกษรยอประจ าหนวยงานตาง ๆ 4.3 ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการคอระบบการน าเสนอหนงสอ 4.4 ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยนหนงสอเสนอใหหนวยงาน

รบผดชอบไดอยางถกตอง

6

บทท 2

ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ

2.1 ระเบยบทเกยวของ

ปจจบนงานสารบรรณ มระเบยบท เกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2548 ซงเปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

2.2 ควำมหมำยของงำนสำรบรรณ

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมายของค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา คดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย และ ในป พ.ศ. 2548 มการประกาศระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมค านยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสารบรรณดงน “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน และ “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร ดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

2.3 ควำมหมำยของหนงสอรำชกำร

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1) หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2) หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการหรอบคคลภายนอก 3) หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

4) หนงสอทหนวยงานจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5) เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ

7

6) ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบ ท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพม เตม(ระเบ ยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ขอ 4 ใหเพมค านยามวา “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามค าวา “หนงสอ” และสวนราชการ” ในขอ 6 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

2.4 ชนดของหนงสอหนงสอรำชกำร

1) หนงสอภำยนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษตราครฑ - ใชตดตอระหวางสวนราชการ - สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

2) หนงสอภำยใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก - ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกบ ใชกระดาษบนทกขอความ ขอแตกตำง หนงสอภำยใน กบ หนงสอภำยนอก

หนงสอภำยนอก หนงสอภำยใน

1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ และแบบประทบตรา

1. ไป – มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน

8

หนงสอภำยนอก หนงสอภำยใน

6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมา

7. หามใชอกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอสวนราชการ วน เดอน ป 8. ค าลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 7. ใชค ายอของต าแหนงหรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมค าลงทาย

3) หนงสอประทบตรำแทนกำรลงชอ คอหนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผ ทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผ รบผดชอบลงชอยอก ากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการ กบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก - การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน - การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ - การเตอนเรองทคาง - เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอประทบตรา

4) หนงสอสงกำร ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนดไดแก

4.1 ค ำสง คอ บรรดาขอความทผ บงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ

4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผ มอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษครฑ

4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผ มอ านาจก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษครฑ

9

5) หนงสอประชำสมพนธ ใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนด ไดแก

5.1 ประกำศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปนแจงความ

5.2 แถลงกำรณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

5.3 ขำว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ

6) หนงสอท เจำหนำทท ำขนหรอรบไวเปนหลกฐำนในรำชกำร คอหนงสอททางราชการจดท าขนนอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ โดยลงชอค าขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............”

6.2 รำยงำนกำรประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผ เขารวมประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอขอความ ทผ ใตบงคบบญชาเสนอตอผ บงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผ ใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

6.3 หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใช เวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และค ารอง เปนตน

6.4หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผ รบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

10

ชนควำมเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได

หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหม ส าเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหผ ลงชอ ลงลายมอชอหรอ ลายมอชอยอ และใหผ ราง ผ พมพ ผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ

ถาเปนเรองไมส าคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยางเดยวโดยไมตองเปนเอการยนยนตามไปกไดตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรขอ 7 วาดวยงานสารบรรณทใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากการจะด าเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถด าเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ไดในกรณทตดตอราชการดวยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ใหผ สงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผ รบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผ รบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองส าคญจ าเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหท าเอกสาร ยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทยโทรทศน เปนตน ใหผ รบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจ าเปนตองยนยนเปนหนงสอใหท าหนงสอยนยนตามไปทนท

ชนของหนงสอลบ

1) ลบท สด ไดแก ความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคลซงหากความลบดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผ ไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอพนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมำก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอยภายในราชอาณาจกรอยางรายแรง

11

3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผ ไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวใหทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานน

กำรรบ – สงหนงสอ

หนงสอรบ รบเขำมำจำกภำยนอก 1. การรบหนงสอ จากไปรษณย และหนวยงานภายนอก ทงหนงสอทางราชการ และหนงสอ

อน ๆ 2. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลงและใหผ เปด

ซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของ แลวจงด าเนนการตอ

3. ประทบตราหนงสอ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา 4. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนรบหนงสอ 5. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานทเกยวของลงชอรบเอกสาร 6. เสนอผบงคบบญชาทราบและสงการ

12

Flow Chart แสดงขนตอนกำรรบหนงสอ

แผนการปฏบตงานสารบรรณ (Flow Chart)

ผ รบผดชอบ กจกรรม ระเบยบทเกยวของ

งานรบหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เอกสารทวไป

เอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆ งานสารบรรณ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลคทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสารประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

จดสงไปใหฝายทเกยวของเพอด าเนนการตอไป

เสนอผ เกยวของโดยตรง ด าเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

ชนความเรว ชนความลบ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

หนงสอสง สงออกไปภำยนอก

1. ใหเจาของเรองตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

13

2. เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวลงทะเบยนหนงสอสง เรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ / สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก สงได 2 วธ คอ โดยทางไปรษณย หรอสงโดยสมดสงหนงสอ / ใบรบ ถาเปนใบรบใหน ามาผนกตดกบส าเนาคฉบบ

Flow Chart แสดงขนตอนกำรสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอสงทสงมาดวย

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

จดสงเรองใหหนวยงานตาง ๆ

น าสงไปรษณย

ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนน าสงการเงนเบกจาย เกบส าเนา

ใบน าสงเขาแฟม

รวบรวมส าเนาคนเจาของเรอง

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

14

กำรเกบ และท ำลำย หนงสอรำชกำร

กำรเกบหนงสอรำชกำร

การเกบหนงสอราชการ แบงออกเปนกรรเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

กำรเกบระหวำงปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ประการส าคญจะตองจดแฟมส าหรบเกบไวใหเพยงพอ อาจมแฟมดงน 1. แฟมก าลงด าเนนการ บรรจเรองทอยระหวางปฏบต หรอยงจดท าไมเสรจตามภาระหนาท (ใชแฟมเดยวกพอ) 2. แฟมรอตอบ เรองในแฟมนระบายมาจากแฟมก าลงจดท าเปนเรองทปฏบตเสรจในภาระหนาทของเจาหนาทขนตอนหนงแลว แตเรองยงปฏบตไมจบตองรอการตอบจากสวนราชการอนอย 3. แฟมรอเกบ เรองในแฟมนเปนเรองตาง ๆ ทเจาหนาทปฏบตจดท าเสรจแลวเพอรอสงเกบตามระเบยบตอไป ควรจดหาแฟมรอเกบไวใหมากพอกบจ านวนหนงสอเรองตางๆ และจดท าสารบาญเรองไวทหนาปกหนาดานในดวย 4. แฟมระเบยบปฏบต เรองในแฟมนเปนเรองทเกยวกบระเบยบราชการตาง ๆ หากจดแบงเปน 2 ประเภท คอ ระเบยบทวไปและระเบยบเกยวกบการเงน โดยแยกแฟมเกบแลวท าสารบาญเรองประจ าแฟมไวทปกหนาดานในดวย จะสะดวกตอการคนหา

กำรเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก โดยน าเรองจากแฟมรอเกบในระหวางปฏบตไปด าเนนการจดเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามระเบยบตอไป ซงตองจดท าบญชหนงสอสงเกบ ทะเบยนหนงสอเกบ บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง และบญชฝากหนงสอก ากบดวย

กำรเกบหนงสอเพ อใชในกำรตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของราชการตามระเบยบตอไปน

15

การเกบหนงสอราชการ เจาหนาทตองระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากช ารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาช ารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน ขอสงเกต ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณฉบบใหม ไดก าหนดเพมเตมไววาทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดท าขนพรอมทงสงบญชมอบหนงสอครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต 2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป ก าหนดไวเปนอยางอน 3. หนงสอราชการทมความจ าเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดท าบญชครบ 25 ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (หมายเหต เรองการเกบหนงสอ ตามระเบยบใหมยงไมไดก าหนดวธการเกบไวอยางชดแจง เขาใจวาจะออกแนวปฏบตเกยวกบเรองนเพมเตมอกในโอกาสตอไป)

กำรท ำลำย

ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทนใหเจาหนาทผ รบผดชอบในการเกบหนงสอ ส ารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ บญชหนงสอขอท าลายใหจดท าตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ

ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตจะแตงตงจาก ขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผ ใดไมเหนดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว

16

Flow Chart แสดงขนตอนกำรท ำลำยหนงสอ

หนวยเกบส ารวจและจดท าบญชหนงสอขอท าลาย

เสนอแตงต งคณะกรรมการท าลายหนงสอจาก

หวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการท าลายหนงสอ

พจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอท าลาย

หวหนาสวนราชการระดบกรมพจารณา

หนงสอตามรายงานของคณะกรรมการ

ท าลายหนงสอ

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณา

ใหความเหนตามรายงานของ

หวหนาสวนระดบกรม

- หนงสอทควรท าลายท าลายโดย

คณะกรรมการ

- รายงานผลการท าลายตอหวหนา

สวนราชการระดบ

กรม

- หนงสอทไมควรท าลายสงไปเกบ

ไวท

1.หนวยเกบ

2.ฝากเกบไวทหอ

จดหมายเหต

แหงชาต กรม

ศลปากร

17

คณะกรรมกำรท ำลำยหนงสอ มหนาทดงน

1. พจารณาหนงสอทจะขอท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย 2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบในตราก าหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการแกไข 3. ในกรณ ทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดใหท าลาย ใหกรอกเครองหมาย (x) ลงในชองการพจารณาของบญชขอท าลาย 4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ 5. ควบคมการท าลายหนงสอซงผ มอ านาจอนมตใหท าลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอผ มอ านาจอนมตทราบ เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน 1. ถาเหนวาเรองใดยงไมควรท าลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการท าลายงวดตอไป 2. ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรท าลายใหสงบญชหนงสอขอท าลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในหนงสอขอท าลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอท าลายทราบดงน 1. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนน ด าเนนการท าลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในก าหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการท าลายหนงสอได 2. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนน ๆ ท าการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด ๆ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวม ตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

18

กำรใชตรำครฑ ตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด - ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลมซอนกน เสนผานศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ

กำรควบคมและเรงรดงำนสำรบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณด าเนนไปโดยเรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามล าดบขน และเพอใหงานสารบรรณด าเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหด าเนนการดงน 1.1 เพอใหงานราชการด าเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบด าเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไว ส าหรบการปฏบตราชการของสวนราชการ นน ๆ 1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความคดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน 1.3 งานทประทบตราค าวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบด าเนนการใหเสรจโดยทนท ส าหรบงานทมก าหนดเวลา ใหเรงด าเนนการใหแลวเสรจภายในก าหนดเวลา 1.4 ส าหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหาชนหนงกอน 2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอด าเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน 3 งวด คอ ประจ าสปดาห ประจ าเดอน และประจ าป 2.1 การเรงรดประจ าสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

19

2.2 การเรงรดประจ าเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนด าเนนการเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดด าเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชาใหเตอนเปนหนงสอ 2.3 การเรงรดประจ าป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจ าเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการท าลายตามระเบยบทก าหนดไวหรอไมอกดวย 2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองค านงถงเวลาทก าหนดไว

20

บทท 3 หลกกำรเขยนหนงสอตดตอรำชกำร

สวนประกอบของหนงสอรำชกำร

หนงสอราชการมโครงสรางส าคญ 4 สวนดงน 1. สวนหวหนงสอ 2. สวนเหตทมหนงสอไป 3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป 4. สวนทายของหนงสอ สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ชอเรอง และค าขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะของผ รบหนงสอ สวนเหตทมหนงสอไป ตองเขยนเรมตนดวยค าเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไป ใชสรรพนามใหเหมาะสม สวนจดประสงคทมหนงสอไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและจดมงหมายทมหนงสอไป สวนทายหนงสอ ตองเขยนค าลงทายในหนงสอภายนอก ภายใน ใหถก และเขยนรายการอน ๆ ในหนงสอทกชนดใหถกตอง

1.กำรเขยนขอควำมในสวนหวหนงสอ

สวนหวของหนงสอมสงส าคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก “เรอง “ และ “ค าขนตน” 1. “เรอง” คอ ใหสรปใจความส าคญของหนงสอใหสนทสด แลวน ามาก าหนดเปนชอเรอง ชอเรองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสอถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณก าหนดวา กรณทเปนหนงสอตอเนอง ปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม เพอเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสอฉบบเดม เขยนชอเรองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยค าใหด ถกตองกได กรณหนงสอฉบบเดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงน หรอสงของใด ๆ เชน หนงสอฉบบเดม อาจใชชอเรองวา “ขออนมต……” ถาหนงสอทตอบใชชอเรองเดม เสมอนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมค าวา “การ” ลงไปขางหนาเปน “ การขออนมต...”

21

ในกรณปฏ เสธ ไมควรใช ชอเรองในลกษณะปฏ เสธวา “ไมอนมต….” “ไมอนเคราะห” ใหใชค าวา “การ” น าหนา 2. ”ค ำขนตน” ใชทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.กำรเขยนขอควำมในสวนเหตทมหนงสอไป

เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผ มหนงสอไปแจงไปยงผ รบหนงสอเปนการบอกกลาววาเหตใดจงตองมหนงสอไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากค าขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหน และเรองสบเนองตอมาอกตอนหนงแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรองสบเนองตอมาอกตอนหนง และผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ

ค าเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป จะเรมตนดวยค าใดค าหนง ใน 5 ค าน คอ ดวย ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผ มหนงสอไปกบผ รบหนงสอเกยวกบเรองนน โดยเกรนขนมาลอย ๆ เนองจำก ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผ ม หนงสอไปกบผ รบหนงสอเกยวกบเรองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป เพอใหผ รบด าเนนการอยางใดอยางหนง ตำมท อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผ มหนงสอไปกบผ รบหนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมค าวา “นน” อยทายตอนแรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสอไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทมหนงสอไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสอไป (ทเรมดวยค าวา “จง” ) ไมได

การเขยนเหตทมหนงสอไป อาจมทมาจากหลายทาง เชน จากผ มหนงสอไป เหตจากบคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผ รบหนงสอ

ตวอยำง ดวยกลมโรงเรยนเพชรชนแดนจะไดสงของบรจาค เพอชวยเหลอขาราชการครทประสบภยจากเหตรายในภาคใต

จงเรยนขอความรวมมอมาเพอโปรดรบบรจาคสงของจากผ มจตศรทธา แลวสงใหกลมโรงเรยนเพชรชนแดนดวย จะขอบคณมาก

22

ดวยทานเปนผ สอบแขงขนไดในการสอบแขงขนเพอเขารบราชการ ในต าแหนงพนกงานราชการ และถงล าดบททจะบรรจเขารบราชการแลว

จงขอใหทราบไปรายงานตว ณ กล ม โรง เรยน เพชรชนแดนภายในวน ท........................................... หากทานมไดไปรายงานตวภายในก าหนดน ถอวาทานสละสทธในการบรรจเขารบราชการ

3. กำรเขยนขอควำมในสวนจดประสงคทมหนงสอไป

ลกษณะของจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใดอยางหนง ตอไปน

ลกษณะ ควำมมงหมำย

ลกษณะ ควำมมงหมำย ค าแจง เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมต เพอใหด าเนนการ เพอให

ความรวมมอ เพอถอปฏบต ค าขอ เ พ อพ จ า รณ า เพ อ ใ ห ช ว ย เห ล อ เ พ อ ใ ห ค วาม รวม ม อ

เพอใหด าเนนการ ค าซกซอม เพอใหเขาใจ ค าชแจง เพอใหเขาใจ ค ายนยน เพอใหแนใจ ค าสง เพอใหปฏบต ค าเตอน เพอไมใหลมปฏบต ค าก าชบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวรระมดระวง ค าถาม เพอขอทราบ ค าหารอ เพอขอความเหน

23

ตวอยำง ค าแจง จงเรยนมาเพอทราบ จงขอแจงใหทราบไวลวงหนา

ค าขอ จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนมตใหดวย จงเรยนมาเพอโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย จงเรยนมาเพอขอไดโปรดใหความรวมมอในการนตามสมควรดวย จงเรยนมาเพอกรณาอนมตในขอ............... จงเรยนมาเพอกรณาพจารณา หากเหนสมควรกรณาอนมตในขอ..

ค าซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

ค าชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบ จงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย

ค ายนยน จงขอเรยนยนยนมาเพอทราบ จงขอเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน

ค าสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป จงเรยนมาเพอด าเนนการตอไป ค าเตอน จงขอเรยนเตอนมาเพอโปรดด าเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรองนแตประการใด จงขอเรยนเตอนมา บดนถงก าหนดช าระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดน าเงนจ านวน................. บาท ไปช าระภายในวนท........................................................

ค าก าชบ จงเรยนมาเพอจดไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป จงเรยนมาเพอโปรดก าชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนน ขนอก

ค าถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา.........................................

ค าหารอ จงขอเรยนหารอมาวา............................................... จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

24

กำรรำงหนงสอ

กำรรำงหนงสอ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผ รบหรอผ ทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ

เหตท ตองรำงหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได

หลกกำรรำงหนงสอ คอ ผ รางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไห ร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผ รบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอ ไมควรใช ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผ ทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

กำรรำงหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผ รางจะตองพจารณาดวยวา หนงสอนนควรจะถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผ รบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผ รบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผ ใดกตาม ใหใชถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผ รบ ถาเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

กำรรำงหนงสอท มลกษณะเปนกำรสงกำร ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกน ใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเขาใจผด และควรใชถอยทผ รบค าสงสามารถปฏบตไดเพอใหค าสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเอจ าเปน และท าใหผปฏบตรความหมายชด ชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควร

25

พจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลวประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน

กำรรำงหนงสอประชำสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมพล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยค าสภาพ

ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แตเพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจ าเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

26

บทท 4 กำรเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

1. กำรเสนอหนงสอ

1. กำรเสนอหนงสอ คอการน าหนงสอราชการทเจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา เพอพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการนน ๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผ รวบรวมเรองเสนอ ซงโดยปกตไดแกเจาหนาทสารบรรณ ควรแนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดล าดบความส าคญของหนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาว โดยเฉพาะเรองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3.กำรตรวจเอกสำรทจะน ำเสนอกอนลงนำม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจากฝายใดกตาม ควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบ ดงน

3.1 ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททางราชการ เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใชค ายอหรอค าเตม ถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตอง เหมาะสม 3.2 เจาหนาทผ เกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง 3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนน ๆ เสนอมาดวย 3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตาม ใหตรวจสอบใหตรงกนทงสองฉบบ

4.วธกำรจดเขำแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปนประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน 4.1 เรองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เชน เพยงลงชอเทานน ควรเรยงไวขางหนา 4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแก หรอมการตดสนใจตองเอาไวทหลง หรอแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธพจารณาตกลงใจหรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน 4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความ อน ๆ ไวตางหาก

27

4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

2. เลขทหนงสอออก

รหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรองในชอง “ท...” ของหนงสอราชการ ทงหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญชนะสองตวแลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรอง ซงมกฎเกณฑ ดงน 1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด การก าหนดตวพยญชนะนอกจากทก าหนดไวน ใหปลดส านกนายกรฐมนตรซงเปนผ รกษาการตามระเบยบเปนผ ก าหนดรหสตวพยญชนะ ส าหรบจงหวดใหก าหนดโดยหารอกบกระทรวงมหาดไทย เพอมใหการก าหนดอกษรสองตวนซ าซอนกน 1.1 รหสตวพยญชนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวงหรอ ทบวง ใหก าหนดไวดงน 1.2 รหสตวพยญชนะประจ าจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหก าหนดไวดงน 2. เลขประจ าของสวนราชการเจาของเรอง ประกอบดวยเลขสตว ใหก าหนดดงน 2.1 ตวเลขสองตวแรก ส าหรบกระทรวงหรอทบวง หมายถง สวนราชการระดบกรม โดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงล าดบถดไป ในกรณกระทรวงหรอทบวงใด มกรมหรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบส าหรบสวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ใหใชตวเลข 00 2.1.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง ส านก กอง หรอ สวนราชการทมฐานะเทยบกองโดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบสวนราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการหากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงล าดบถดไป ในกรณทมส านก กอง สวนราชการทมฐานะเทยบกองหรอหนวยงานระดบกอง ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบ

28

ถามกองหรอหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรม เปนผก าหนดตวเลขสองตวหลง โดยใชตวเลขในล าดบตอจากกองหรอหนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนราชการ ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนกลาง ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร กองกลาง นร 1201 2.2 ส าหรบราชการสวนภมภาค 2.2.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถง อ าเภอหรอกงอ าเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดยปกตใชส าหรบอ าเภอเมองเรยงไปตามล าดบตามทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ส าหรบหนวยงานในสวนราชการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตวแรกใหใชตวเลข 00 2.2.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในราชการสวนภมภาคทสงกดจงหวดหรออ าเภอตามหนงสอท นร 0105/ว9381 ลว 28 เมษายน 2546 ก าหนด ดงน ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนภมภาค สพป.พช.เขต 1 ศธ 04106/ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน ศธ 04106.21/ 2.3 ใหมการปรบปรงเลขประจ าของเจาของเรองใหเปนไปตามล าดบ ตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทก ๆ 5 ป โดยถอเอาปพทธศกราชทลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก 2.4 ในกรณกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด ประสงคจะใหรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใด ทมไดเปนสวนราชการซงอยในสงกดใชรหสตวพยญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด แลวแตกรณใหใชตวเลขสองตวแรกเรมจาก 51 เรยงไปตามล าดบ หากกระทรวงหรอทบวงมสวนราชการระดบกรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรมตงแต 100 สวนราชการขนไป การก าหนดเลขประจ าของรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใดทมไดเปนสวนราชการตามวรรคหนง ใหใชตวเลขสามตว โดยเรมจาก 510 เรยงไปตามล าดบ 3. เลขประจ าของเจาของเรองซงสวนราชการใดก าหนดขนเพมเตมจากทก าหนดใน 1 และ 2 ใหแจงใหปลดส านกนายกรฐมนตรทราบดวย 4. การก าหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลข ประจ าของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะก าหนดตวพยญชนะเพมขน ใหก าหนดได

29

ไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะดงกลาวจะตองไมซ ากบรหสตวพยญชนะทก าหนดไวในภาคผนวกน แลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรอง 5. ส าหรบสวนราชการต ากวาระดบกรม หรอจงหวด หากจ าเปนตองออกหนงสอราชการเอง หรอเพอประโยชนแกการปฏบตงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดบกรมเจาสงกดหรอจงหวดก าหนดตวเลขรหสใหไมกนสามต าแหนง โดยใหใสจดหลงเลขประจ าของเจาของเรองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหสทก าหนดขนดงกลาว การใหเลขรหสตามวรรคหนง ถาสามารถจดเรยงสวนราชการตามล าดบตวพยญชนะและสระไดกใหเรยงตามนน

3. กำรจำหนำซอง

การจาหนาซองจดหมายราชการใหใชตามหลกการของกรมไปรษณยโทรเลข ทใหค าแนะน าดงน “การจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาในประเทศเพอใหใชไดกบเครองคดแยกจดหมาย - ใ ช พ น ท ด าน ห น า แ ล ะ ด าน ห ล ง ซ อ ง ต าม ราย ล ะ เอ ย ด ใน ระ เบ ย บ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 - ใหระบชอ และทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซาย ดานจาหนา บรเวณดานขางครฑและเหนอเลขทหนงสอ – จาหนาได 2 แบบ คอ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรอจาหนาลงบนปายจาหนา แลวน ามาผนกในบรเวณพนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง - จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใชตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสด า หรอน าเงน - พมพหรอเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอารบกในชองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวนกรณการใชปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว - ไมตองลงลายมอชอผ รบผดชอบในการฝากสง ทมมลางซายดานหนาซอง - ในกรณทใชซองแบบเดม ทไมมชองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนา ดวยการพมพหรอใชปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ต าแหนงคอ 1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา 2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผ รบ

30

กอนน ำสง พบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซองตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอมโลหะ พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคง ดวยกาวหรอเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนกดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรอใชเชอกพนตาไก

31

บทท 5 กำรจดเกบเอกสำร

ควำมรทวไปเกยวกบเอกสำร

1. ควำมหมำยและประเภทของเอกสำร เอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง “หนงสอส าคญ” เอกสารคอขอความทสามารถน ามาอาน แปล ตความหรอใชเปนสงอางอง เพอการปฏบตงาน ใชเปนหลกฐานในการตดตอราชการหรอธรกจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรอขอมลทจดท าขน บนทกใบสงซอสนคา รปภาพ คมอหรอเอกสารอนใด ซงจดท าขนหรอใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรอขาวสารทจดท าขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฎออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรอเครองหมายอนใดทสามารถน ามาใชประโยชน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถอวาเปนทางการ เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใชอางองในภายหลงเพอประโยชนในการปฏบตงาน เอกสารเปรยบเหมอนหนวยความจ าของหนวยงาน ซงชวยใหการท างานคลองตวและเปนเครองมอในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใชเครองมออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานท าใหมประสทธภาพมากยงขน เชน การจดเกบเอกสารดวยเครองจดเกบ และคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใชโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครองคอมพวเตอร เปนตน

ประเภทของเอกสำร เอกสารทใชในการปฏบตงานโดยทวไปแบงออกเปน 3 ประเภทคอ

1. หนงสอเขำ หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรอหนวยงานอนทกประเภททสงเขามายงส านกงานจากทตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลานไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรอโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความส าคญกบเอกสารเหลาน และตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลานจะมสวนส าคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงสอออก เปนเอกสารทหนวยงานจดท าขน แลวสงไปใหบคคลหรอหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสาร เพอตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดท าขนภายในส านกงานเอง เชน ส าเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตาง ๆ งบการเงน และสญญาตาง ๆ เปนตน หนงสอเหลานท าขนโดยมส าเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผ รบ สวนส าเนาเปนฉบบทใชเกบและใชเ ปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

32

3. หนงสอตดตอภำยใน หมายถง เอกสารทใชตดตอระหวางแผนก หรอฝาย ภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบฟอรมซงออกไวใชส าหรบกจการหนง ๆ โดยเฉพาะ หนงสอชนดนจดท าขนเพอใหการท างานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เชน ค าสง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน สามารถใชเปนหลกฐานตอไปได หนงสอตดตอภายในของราชการเปนหนงสอทใชตดตอกน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความ นอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความส าคญอก 4 ประเภทดงน 1.1 เอกสารส าคญมาก 1.2 เอกสารส าคญ 1.3 เอกสารทมประโยชน 1.4 เอกสารเบดเตลด

กำรบรหำรงำนเอกสำรหรอกำรจดกำรเอกสำร

การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งานซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจ าในงานส านกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จ าเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการด าเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามล าดบขนตอน คอ การวางแผน การก าหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการท าลายเอกสาร

การบรหารงานเอกสารเปนหวใจส าคญยงของการด าเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงานเอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการด าเนนงานใหต าลงได โดยควรมการก าหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองค านงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองค านงถงปรมาณหนงสอเอกสารในปจจบนแลว ยงตองค านงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอย ๆ ดวย

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมวตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะท าใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทก าหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการท าลายเอกสาร

33

วงจรเอกสำร (The Document Cycle)

ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลว กจะท าใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจ าเปนอยางยงตองด าเนนการอยางมระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงน าไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการท างาน

1) กำรผลต (Creation) เอกสารทเขามาในส านกงานจากแหลงตาง ๆ หรอการ ผลตเอกสารขนมาเอง ในการท าใหเอกสารเกดขนนถอเปนชนก าเนนของเอกสารตงแต การคด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา การอดส าเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในส านกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตาง ๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกร ท าใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

2) กำรใชประโยชน (Utilizations) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการด าเนนงานใน สวนตาง ๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทก าหนดไวในแตละองคกร โดยจะตองดแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซงมความส าคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางชนยงไมมประโยชนในการน าขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางชนมความจ าเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคอการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3) กำรจดเกบ (Storage) เมอด าเนนการผลตเอกสารขนมาและด าเนนการท

จ าเปนแลวส าเนาเรองเดมหรอเอกสารทจ าเปนตองน าไปแยกเปนประเภท หรอเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมช ารดเสยหาย เพอความสะดวกในการเรยกใชภายหลง โดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอม ค านงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เชน สถานทจดเกบ อปกรณส าหรบการเกบ ระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดท าคมอไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4.) กำรเรยกใชหรอกำรสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการด าเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะท าใหการตดสนใจสามารถท าไดทนท เอกสารตาง ๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกน ามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคน จะตองท าไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

34

5) กำรก ำหนดสภำพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารส าคญเอาไว เพอประโยชนในการน ามาใชไดทนททตองการ จงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการก าจดเอกสารเมอมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาหรอประโยชนในการอางอง มนอย กจ าเปนตองด าเนนการก าจดหรอคดเลอกออกไปเพอด าเนนการท าลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการท าลาย เพอชวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน

35

บทท 6

ควำมรเกยวกบกำรจดเกบเอกสำร

ควำมหมำยของกำรจดเกบเอกสำร

กำรเกบเอกสำร (Filing) คอกระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพอใหงายตอการคนหาไดงายในทนททตองการ สะดวก รวดเรว ทนเวลา กระบวนการจดเกบประกอบดวยการจ าแนก จดเรยง รกษา คนหาและน ามาใชประโยชน มระเบยบแบบแผน เปนระบบ (System) มแหลงเกบทงาย และปลอดภย ชวยใหการปฏบตงานประจ าวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใชจาย การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Classifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพอรวบรวมใหเอกสารอยในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

วตถประสงคของกำรจดเกบเอกสำร

ปจจบนมการจดท าระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบความตองการขององคกรไมวาจะเปนการเกบเอกสารทมาจากภายนอก ส าเนาเอกสารทผลตขนมาเอง หรอเอกสารอน ๆ ซงแตละอยางมวธการเกบทแตกตางกนออกไป ดงนนเอกสารทงหมดทจะเกบไวจะตองไดรบการปฏบตใหถกตองในเรองการจดการ การคนหา การยมเอกสารรวมทงการสงคนใหถกตอง ท าใหเกดความคลองตวในการปฏบตงาน ขจดปญหาทอาจเกดขนซงเปนอปสรรคตอการด าเนนงาน ฉะนนไมวาจะเกบเอกสารดวยระบบใดกตามจะตองมวตถประสงคของการเกบ ดงน

1. เพอความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรยบเสมอนหนวยบนทกความจ าของ หนวยงานเอกสารใชเปนสงอางองเปนหลกฐานในการตอสคดความ การฟองรองในศาล ซงถาผ ใดมพยานหลกฐานทดกอาจจะชนะคดความนนได ดงนนจงตองเกบเอกสารใหมสภาพดใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทนททตองการเพราะการเกบเอกสารตองการความรวดเรว ตอเนองทนตอเหตการณ ส านกงานจงจ าเปนตองมระบบการเกบเอกสารทสามารถคนหาไดทนทเมอตองการใชงาน

2. เปนแหลงรวมความจ าตาง ๆ ส านกงานจ าเปนตองแยกการจดเกบเอกสาร ออกเปนหนวยหนง เพอท าหนาทเปนสมองของหนวยงานนน ๆ ใชทบทวนความจ า ใชวางแผนแกปญหา หรอตดสนใจ ใชพจารณาความดความชอบของบคลากร ใชปรบปรงงานเอกสาร จงเปนบนทกความจ าของหนวยงาน สงทตองปฏบตหรอเคยด าเนนการเรองใดเรองหนงในอดตอาจใชเปน

36

บรรทดฐานการปฏบตงานในปจจบนได ฉะนนงานการจดเกบเอกสารจะตองปฏบตตอเนองสม าเสมอประจ าทกวน

3. เพอใหมแหลงเกบเอกสารทปลอดภยและถาวร ไมเกดการช ารดเสยหาย ส าหรบเอกสารทเกยวกบขอเทจจรง รายการด าเนนงานทอยในระยะทยงมความตองการเอกสารนนอย ควรมการจดเกบเอกสารใหครบถวน ไมช ารดและสญหาย หากเอกสารทตองการจะใชในภายหลงไดจดเกบไวไมครบถวนหรอสญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏบตงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มความส าคญตอการด าเนนงานเปนอยางมาก หากไมมระบบจดเกบเอกสารทดจะกระจดกระจายและสญหายได ท าใหเกดอปสรรคในการด าเนนงาน

4. เพอรวบรวมเอกสารทเกยวของสมพนธกนไวในแหลงเดยวกน การจดเกบ เอกสารนอกจากจะตองมระบบการจดเกบและคนหาทเปนมาตรฐาน เพอใหถกตองเปนระเบยบแลว การเกบเอกสารจ าเปนอยางยงทจะตองรวบรวมเกบไวเปนแหลงเดยวกน เพราะถาแตละหนวยงาน เปนผ เกบเอกสารของตนเอง หากหนวยงานอนตองการเอกสารเพอน าไปใชกจะไมสะดวกเทาทควร ฉะนนจงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหม และจดเกบรวบรวมไวในแหลงเดยวกน

5. ท าใหมมาตรฐานเดยวกนในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารแทบทก หนวยงานมกจะเปนระบบเฉพาะตว เมอเจาหนาทผ รบผดชอบไมอยหรอไมมาปฏบตงานกจะไมสามารถคนหาเอกสารทตองการได หรออาจตองใชเวลานาน ขาดประสทธภาพ ระบบจดเกบเอกสารทดตองมการก าหนดหลกในการปฏบตไวอยางแนนอนตายตว เพอใหพนกงานทกคนมความเขาใจในเรองการจดเกบ การคนหา และการยมเอกสาร รวมทงการสงคนไดถกตอง ตามขนตอนทวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏบตงานแลว ควรก าหนดมาตรฐานของเครองมอเครองใช วธการท างาน และมคมอทใชในการปฏบตงานดวย

6. เพอความเรยบรอยและสะอาดตา การจดเกบเอกสารจะมความครบถวน สมบรณได จะตองมความเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม มระบบทไมซบซอน คนหาไดงาย รวดเรว มลกษณะยดหยนได เพอขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนทดแกผใชบรการ

ปญหำตำง ๆ ในกำรจดเกบเอกสำร 1. ใชระบบการจดเกบทไมมมาตรฐาน หรอไมเหมาะสมกบงาน 2. ขาดเจาหนาทรบผดชอบในการจดเกบ คนหาหรอเจาหนาทขาดความร 3. ไมมระบบการยมเอกสารไปใชและระบบตดตามทวงถามทเหมาะสม 4. ขาดเครองมอเครองใช เนอทเกบเอกสารไมเพยงพอหรอไมเหมาะสมกบงาน

5. ไมมการวางแผนและก าหนดระยะเวลาในการเกบและท าลาย

37

6. ผบงคบบญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรอเหนความส าคญของ การจดเกบและการด าเนนการดานเอกสารนอยไป หรอมองขามความจ าเปน 7. การมเอกสาร “สวนตว” เกบเอาไวมากเกนความจ าเปน 8. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการท าใหบงเกดขน 9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสรมใหผปฏบตงานในราชการไทย เกบเอกสารทก ชนดเปนระยะเวลายาวนานเกนความจ าเปน หรอเกบมากกนอยางไมม มาตรฐานทจะจ ากดเอกสารเมอถงเวลาอนสมควร 10. ลกษณะนสยประจ าชาตของคนไทยซงไมชอบจ ากด หรอท าลายสงใด และ เพราะ “เสยดาย” วตถทใชท าเอกสารขนมาหรอรปเลมอนสวยงาม 11. เกดจากทศนคตหรอความเชอทวา “การทมกองเอกสารวางอยเตมโตะเปน ลกษณะของผ ทมความสามารถสง และมงานอยในความรบผดชอบมากมาย เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลส าคญ นาเลอมใสแกผพบเหน โดยทวไป” 12. มสาเหตมาจากการท างานประจ าวนอยมาก จนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรง การจดเกบเอกสารซงหมดความส าคญในการใชงานอกตอไป

กำรควบคมเอกสำร

การควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต การจดเกบ และการก าจดหรอท าลายเอกสารเมอหมดความจ าเปนทจะตองใชอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคมเอกสารออกเปน 3 ขนตอน คอ

1. การควบคมหรอการท าลายเอกสารบงเกดขน คอ การควบคมปรมาณการพมพส าเนา การโรเนยวหนงสอ หรอเอกสาร การถายส าเนา การออกแบบฟอรม

2. การควบคมในการจดเกบ ควรจ าแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงทไดกลาวมาแลวขางตน คอเอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลว เอกสารซ งมความส าคญ และเอกสารซงสมควรท าลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวในบรเวณทท างานประจ าวน เอกสารทไมใชบอยๆ เชน เอกสารทส าคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรอศนยเกบเอกสารกลาง เมอครบระยะเวลาทใชอางองแลวควรเสนอขออนมตท าลายโดนดวนเพอเปนการประหยดเนอทเกบเอกสาร และไมท าใหส านกงานรงรงไมเปนระเบยบ

38

การด าเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คอ (1) เอาเอกสารแตละแฟมหรอแตละกองออกมาส ารวจ (2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใชงานบอย หรอ หมดคาในการใชออกจาก เอกสารทยงตองการใชเปนประจ าวน (3) จดกลมประเภทของหวเรองการจ าแนกแฟมในตเอกสารหรอชนเสยใหม เพอใหการคนหางายเมอตองการใชภายหลง (4) วางมาตรฐานการด าเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม ดงน ก. ถาเปนเอกสารซงยงด าเนนการไมเสรจ คอยตอบรบหรอสอบหลกฐานตองรอไปอกนาน ควรเกบเขาต เอกสารในลนชกท 1 หรอ 2 แตถาเปนเรองทตองท าใหเสรจในวนนนหรอวนรงขน ไมจ าเปนตองเกบ อาจทงคางอยในแฟมหรอในกระบะเกบเอกสารบนโตะกได ข. ส าหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจ าเปนท จะตองใชอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในลนชกท 3 หรอ 4 กได ค. เอกสารทมความส าคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรอเกยวกบหลกฐานทางการเงน หรอเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจ าเปนตองเกบไวระยะหนง แตไมควรเกบไว ณ สถานทท างาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรอหนวยงานนน ง. ควรจะมคณะกรรมการก าหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรอกอง หรอมหนวยงานซงจะรบผดชอบในการก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรอหนวยงานนนๆ เพอใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถอเปนหลกในการจดเกบตอไป

3. การควบคมในการก าจดเอกสารซงไมมคา การทไมมกฎเกณฑก าหนดใหมการส ารวจเอกสารเพอหาทางก าจดเอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป ท าใหปรมาณเอกสารเพมมากขนทกท จนเกดการกองเอกสาร(Piling) อยทวไปตามหนวยงานราชการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด เพอทจะหาทางท าลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไป จงสมควรทจะไดมการก าหนดใหเจาหนาทปฏบตงานส ารวจเอกสารเพอจ ากดอยางนอยปละครง โดยท าเปนรายการเสนอขออนมตท าลายตอผบงคบบญชาระดบกอง การท าลายเอกสารจะท าไดโดย การเผา ขาย ใชเครองท าลายเอกสารไฟฟา (ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะท าลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละชนดเปนส าคญ

39

การท าลายเอกสาร ในการท าลายเอกสารนน หลกส าคญคอจะตองมการก าหนดระยะเวลาในการ จดเกบเอกสารตางๆ ทงน เพอจะไดมการส ารวจเพอเปนการคดเลอกและเสนอขออนมตท าลายตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสอเขา -ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดม การด าเนนการตามนนเรยบรอยแลว

- เกบไว 2 ป ไดแกแบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผลเกยวกบการปฏบตงานเปนการภายใน

- เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณอกษร (ใหเกบตอไปอก 7 ป หลงจากเสรจสนลงตามสญญานนๆ แลว) บญชพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนนๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรอกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรอเกบเอาไวในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสำร

เอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจ าแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คอ 1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไม

เสรจรวมทงเอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจ าเปนทจะตองใชในการอางองอยบอยๆ 2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจ าเปนทจะตองใชในการ

อางองโตตอบเอกสารอยในบางครง 3) เอกสารซงมความส าคญ หมายถง เอกสารบางอยางทมทางประวตศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคด หรอเกยวกบหลกฐานการเงน 4) เอกสารซงสมควรท าลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป หรอเอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป นอกเหนอไปจากนเราอาจจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คอ เอกสารทวไปและเอกสารลบ การจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะมความสมพนธอยางใกลชดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร

40

ระบบมำตรฐำนในกำรจดเกบเอกสำร การจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการจ าแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน 1) จ ำแนกตำมหวขอเรอง คอ กรณทเราจ าแนกเอกสารออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาทความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจ าแนกตามบรการทใหแกผ อน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ 1. หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ 2. หมวดท 3 มตคณะรฐมนตร ค าสง ระเบยบ คมอ 3. หมวดท 3 การโตตอบ 4. หมวดท 4 การบรหารทวไป

5. หมวดท 5 การบรหารบคคล 6. หมวดท 6 เบดเตลด

7. หมวดท 7 การประชม 8. หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน 9. หมวดท 9 พสค ครภณฑ ทดน และสงกอสราง 10. หมวดท 10 สถต และรายงาน เพอใหผอานสามารถเขาใจและปฏบตในการจ าแนกเอกสารโดยถกตอง จงจะขอใหค าอธบายในการคดเลอกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน

หมวดท 1 การเงนงบประมาณ ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซงอาจแยกหวขอไดดงน

- งบประมาณ - เงนเดอน คาจาง - เงนสะสม เงนยม - เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล - เงนคาใชสอย เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาตอบแทน เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาบ าเหนจบ านาญ - เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน

41

หมวดท 2 ค าสง ระเบยบ คมอ มต ครม. ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบค าสงของฝายและกอง ค าสงของหวหนา

หนวยงาน ค าสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและมตตางๆ

หมวดท 3 โตตอบ เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารทเรองนนเกยวของอย เชน เรองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ” หรอถาเปนเรองโตตอบเกยวการแตงตงโอนยายบคคล กจดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล” ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ” น กไดแกเอกสารโตตอบเรองการบรจาค หรอการขอความรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบและเรอง หรอค าสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอ านาจหนาทใหท าหนาทแทนหรอการรกษาการในต าแหนงใดต าแหนงหนง หมวดท 5 บรหารบคคล ในหวขอนก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนราชประวต การพจารณาความดความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ การสอบเลอนขน การก าหนดต าแหนงใหม ฯลฯ

หมวดท 6 เบดเตลด ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวดใดหมวดหนงทตงไวเปนเรองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวดเบดเตลดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา

หมวดท 7 ประชม ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประชมทวๆ ไป แตถาเปนการประชมเกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทก าหนดไว กใหน ามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองน าไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน

42

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอบรรยายเกยวกบเรองใดเรองหนง ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซอและจดหาพสดครภณฑส านกงานตางๆ แบบแปลนสงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเกด-ตาย รายงานการใชน ามนเชอเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน ส าหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาในหมวดตางๆ เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรอ 13 ตามล าดบ

2) จ ำแนกตำมรำยชอของหนวยงำนหรอบคคลซงเกยวของดวย เชน อาจจ าแนกเปนกรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน

3) จ ำแนกตำมสถำนทตงของหนวยงำน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เชน สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจ าหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการด าเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรองทส าคญ เรากอาจจ าแนกยอยลงไปไดอก เชน

สรรพากร เขต 9 1 สรรพากรจงหวดนครศรธรรมราช 2 สรรพากรจงหวดนราธวาส ผแทนฝายขายภาค 1 1 กรงเทพฯ 2 สมทรปราการ 3 ชยนาท

43

4) จ ำแนกโดยใชเลขรหสแทนเรองหนงๆ เชน แฟมประเภทท 01 เปนเรอง เกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจ าเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และท าคมอประกอบเพอความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย การจะใชระบบใดระบบหนงจ าแนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนส าคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจ าแนกเอกสารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใชระบบอ านวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรอคนหาเอกสารเขาใจไดด โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจ าแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน

ขอคดเกยวกบการจ าแนกเรอง 1. ก าหนดหวขอเรองทสน กะทดรดแตคลมใจความทงหมด 2. หวขอเรองแตละเรองไมควรซ าซอนหรอใกลเคยงกน 3. หวขอเรองแตละเรองควรมความหมายเดนชด ตความหมายไดเปน อยางเดยว 4. ควรใชภาษางายๆ ทรจกกนโดยทวไป

องคประกอบในกำรจดเกบเอกสำรทด 1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงานในอนาคตได 2. ผ เชยวชาญดานเกบเอกสารจะเปนผก าหนดระบบการเกบเอกสารทด 3. เปนระบบทถกก าหนดขนโดยค านงถงการประหยดเวลาและคาใชจายดวย 4. เปนระบบซงท าใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยางรวดเรว 5. เปนระบบซงท าใหการจดเกบเอกสารเรยงล าดบตามความส าคญและล าดบ กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรอเอกสารพวกหนง 6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน 7. เปนระบบทเหมาะสมกบการด าเนนงานของหนวยงานนน

44

วธกำรจดเกบเอกสำรทด 1. จ าแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอ านวยประโยชนใหแก การปฏบตงานของหนวยงานนน 2. ก าหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในตเอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใชเสมอในตลนชกหรอลนชกในระดบสายตา ( โดยเฉพาะ ต เหลกสลนชก) - เกบเอกสารทจะใชอางองนานๆครง ไวในตทบหรอตไมครงกระจก 3. การจ าแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอ เรยงจากซายไปขวา 4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน 5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน ) 6. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร 7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดยเครงครด 8. เมอคนเอกสารและน าออกมาใชเสรจแลว ควรรบน าไปเกบทเดม 9. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงาน จะตองใส “บตรยม”หรอ “แฟมยม” ไวแทนจนกวาจะน าเอาเอกสารหรอแฟมทยมไปมาคน

10. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชนลางสดของตหรอชนเกบเอกสาร

11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลอนยายเอกสารทยงไมได แยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซอต เอกสารเพมโดยไมจ าเปน เพราะจะท าใหเกดปญหาความไม พอเพยงของพนทปฏบตงาน ควรพยายามใชต ชน และเครองเกบเอกสารท มอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน

หมวดหมเอกสำรตำมหวขอเรองของกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

รหสหมวดใหญ หมวด 1 กำรเงน งบประมำณ รหสหมวดยอย 1.1 ระเบยบการเงน

รหส 1.1.1................................................................. 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.2 เงนเดอน คาจางประจ า 1.2.1................................................................. 1.2.2.................................................................

45

1.2.3................................................................. 1.3 คาจางชวคราว 1.3.1................................................................. 1.3.2................................................................. 1.3.3................................................................. 1.4 คาตอบแทน ใชสอยและวสด

1.4.1................................................................. 1.4.2................................................................. 1.4.3................................................................. 1.5 คาสาธารณปโภค

1.5.1................................................................. 1.5.2................................................................. 1.5.3................................................................. 1.6 คาครภณฑทดนและสงกอสราง

1.6.1................................................................. 1.6.2................................................................. 1.6.3................................................................. 1.7 เงนอดหนน

1.7.1................................................................. 1.7.2................................................................. 1.7.3................................................................. 1.8 รายจายอนๆ

1.8.1................................................................. 1.8.2................................................................. 1.8.3................................................................. 1.9 งบกลาง

1.9.1................................................................. 1.9.2................................................................. 1.9.3................................................................. 1.10 การเงนทวไป

1.10.1............................................................... 1.10.2...............................................................

46

1.10.3............................................................... 1.11 รายได

1.11.1............................................................... 1.11.2............................................................... 1.11.3............................................................... 1.12 บญชและการตรวจสอบ

1.1.1................................................................. 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.13 การมอบอ านาจในการอนมตเงน

1.13.1ผ มอ านาจในการเกบรกษาเงน เบก-จาย

1.13.2.............................................................. 1.13.3.............................................................. 1.14 ระเบยบหลกเกณฑการจดท างบประมาณ

1.14.1ระเบยบการจดท างบประมาณ

1.14.2.............................................................. 1.14.3.............................................................. 1.15 งบประมาณ

1.15.1งบประมาณ

1.15.2.............................................................. 1.15.3.............................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 2 ค ำสง มต ครม. ประกำศ ระเบยบ พ.ร.บ. พรก. พรฎ. คมอ รหสหมวดยอย 2.1 ค าสง ( มหาวทยาลย กระทรวง ทบวง กรม กอง ) รหส 2.1.1................................................................. 2.1.2................................................................. 2.1.3.................................................................

2.2 ระเบยบ ประกาศ ( มหาวทยาลย กระทรวง กรม กอง ) 2.2.1.................................................................

2.2.2................................................................. 2.2.3.................................................................

2.3 มต ครม. 2.3.1.................................................................

47

2.3.2................................................................. 2.3.3................................................................. 2.4 พ.ร.บ. พรก. 2.4.1.................................................................

2.4.2................................................................. 2.4.3................................................................. 2.5 คมอ

2.5.1................................................................. 2.5.2.................................................................

2.5.3................................................................ หมายเหต ถามแฟมด าเนนการกอนทออกเปน ค าสง ระเบยบ ประกาศ ใหเกบในหมวด 2 รหสหมวดใหญ หมวด 3 โตตอบทวไป ขอควำมรวมมอ ประชำสมพนธ หนงสอเวยน รหสหมวดยอย 3.1 โตตอบทวไป

รหส 3.1.1 ตอบขอบคณการรบบรจาคหนงสอ – วารสาร 3.1.2................................................................. 3.1.3................................................................. 3.2 ขอความรวมมอ

3.2.1 ขอความรวมมอหนวยงานภายใน

3.2.2 ขอความรวมมอหนวยงานภายนอก

3.3 ขาวสารประชาสมพนธ 3.3.1................................................................. 3.3.2................................................................. 3.4 เวยนภายในเพอทราบ

3.5 เวยนภายนอกเพอทราบ ( เชน ค าสง มตครม. ระเบยบ

ประกาศ ของหนวยงานอน) รหสหมวดใหญ หมวด 4 บรหำรทวไป รหสหมวดยอย 4.1 การจดแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบ

รหส 4.1.1................................................................. 4.1.2.................................................................

4.1.3.................................................................

48

4.2 มอบหมาย ปฏบตราชการแทน รกษาราชการแทน

4.2.1................................................................. 4.2.2.................................................................

4.2.3................................................................. 4.3 กรรมการตางๆ

4.3.1................................................................. 4.3.2.................................................................

4.3.3................................................................. 4.4 หลกและการปฏบตราชการ

4.4.1 หลกการปฏบตภายใน 4.4.2 หลกการปฏบตทวไป

4.4.3 การเดนทางไปปฏบตราชการ 4.4.4 เวร-ยาม การดแลสถานทราชการ 4.4.5................................................................. 4.5 สถานทตงราชการ 4.6 สมาคม ชมรม มลนธ สโมสร ขาราชการ รหสหมวดใหญ หมวด 5 บรหำรบคคล รหสหมวดยอย 5.1 ระเบยบบรหารบคคล

รหส 5.1.1 ระเบยบการลา 5.1.2................................................................. 5.2 การสมคร 5.2.1................................................................. 5.2.2................................................................. 5.3 สอบบรรจ แขงขน คดเลอก 5.3.1................................................................. 5.3.2................................................................. 5.4 ก าหนดต าแหนง อตราเงนเดอน อตราก าลง 5.4.1................................................................. 5.4.2.................................................................

5.5 บรรจ แตงตง เลอนขน เลอนระดบ เลอนเงนเดอน ปรบวฒ คณวฒ

5.5.1.................................................................

49

5.5.2................................................................. 5.6 โอน ยาย ยมตว การลาตางๆ

5.6.1................................................................. 5.6.2................................................................. 5.7 เครองราชอสรยาภรณ เกยรตคณ

5.7.1................................................................. 5.7.2................................................................. 5.8 วนย สอบสวน

5.8.1................................................................. 5.8.2................................................................. 5.9 ทะเบยน ประวต

5.9.1................................................................. 5.9.2................................................................. 5.10 ลกจาง

5.10.1............................................................... 5.10.2...............................................................

5.11 เกษยณ 5.11.1...............................................................

5.11.2............................................................... 5.12 สวสดการ การตอหนงสออายเดนทาง

5.12.1............................................................... 5.12.2...............................................................

5.13 บ าเหนจ บ านาญ 5.13.1...............................................................

5.13.2............................................................... รหสหมวดใหญ หมวด 6 ประชม รหสหมวดยอย 6.1 ประชม ( สภามหาวทยาลย กระทรวง กอง ฯลฯ)

รหส 6.1.1................................................................. 6.1.2................................................................. 6.2 ประชมคณะกรรมการ

6.2.1................................................................. 6.2.2.................................................................

50

รหสหมวดใหญ หมวด 7 กำรพฒนำบคลำกร (ทนฝกอบรม ดงำน บรรยำย) รหสหมวดยอย 7.1 ทนฝกอบรมภายในประเทศ

รหส 7.1.1................................................................. 7.1.2................................................................. 7.2 ทนฝกอบรมตางประเทศ 7.2.1................................................................. 7.2.2................................................................. 7.3 ดงานภายในประเทศ 7.3.1................................................................. 7.3.2.................................................................

7.4 ดงานตางประเทศ 7.4.1.................................................................

7.4.2................................................................. 7.5 อบรม บรรยาย วทยากร

7.5.1................................................................. 7.5.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 8 วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสรำง รหสหมวดยอย 8.1 ระเบยบเกยวกบพสด

รหส 8.1.1................................................................. 8.1.2................................................................. 8.2 วสด 8.2.1................................................................. 8.2.2................................................................. 8.3 ครภณฑ 8.3.1................................................................. 8.3.2................................................................. 8.4 ทดน สงกอสราง 8.4.1................................................................. 8.4.2................................................................. 8.5 การจางเหมาบรการ 8.5.1................................................................. 8.5.2.................................................................

51

รหสหมวดใหญ หมวด 9 รำยงำน สถต และแบบสอบถำม รหสหมวดยอย 9.1 รายงาน

รหส 9.1.1............................................................... 9.1.2............................................................... 9.2 สถต

9.2.1............................................................... 9.2.2............................................................... 9.3 แบบสอบถาม 9.3.1............................................................... 9.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 10 โครงกำร แผนงำน วจย รหสหมวดยอย 10.1 โครงการ

รหส 10.1.1............................................................... 10.1.2............................................................... 10.2 แผนงาน 10.2.1............................................................... 10.2.2............................................................... 10.3 วจย 10.3.1............................................................... 10.3.2...............................................................

หมายเหต ถามเรองด าเนนการทงหมดเกยวกบโครงการ แผนงาน ใหใสหมวด 10 เชน การเงน

การประชม

52

ภำคผนวก

53

ค ำขนตน สรรพนำม ค ำลงทำย ในหนงสอรำชกำร และค ำทใชในกำรจำหนำซอง

ผรบหนงสอ ค ำขนตน สรรพนำม ค ำลงทำย ค ำทใชในกำรจำ

หนำซอง 1.พระราชวงศ 1.1พระบาทสมเดจ พระเจาอยหว

ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเ ก ล า โ ป ร ดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาค าว า ขอ เดชะม า ไวท า ย ช อ เ จ า ข อ งหนงสอ)

ขอพระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.2 สมเดจพระบรมราชนนาถ

ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาค าวา ขอเดชะมาไวทายชอเจาของหนงสอ)

ขอพระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.3 สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจ พระยพราช (สยามมกฎราชกมาร) สมเดจพระบรมราชกมาร

ข อ พ ระ ร า ช ท า นก ร า บ บ ง ค ม ท ล (อ อ ก พ ร ะ น า ม ) ท ร า บ ฝ า ล ะ อ อ ง พระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

54

ค ำขนตน สรรพนำม ค ำลงทำย ในหนงสอรำชกำร และค ำทใชในกำรจำหนำซอง

ผรบหนงสอ ค ำขนตน สรรพนำม ค ำลงทำย ค ำทใชในกำรจำ

หนำซอง 1.4 สมเดจเจาฟา ขอพระราชทาน

กราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝา พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ) ควรมควรแลวแตจะโปรด

ขอพระราชทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.5 พระบรมวงศ ชนพระองคเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.6 พระเจาวรวงศเธอ(ทมไดทรงกรม) พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

กราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล (ระบพระนาม)

1.7 พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม)

ทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนาม)

1.8 ชนอนวงศ ชนหมอมเจา

ทล (ออกพระนาม) ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด ทล (ระบพระนาม)

2.พระภกษ 2.1สมเดจพระสงฆราชเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม)

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

ขอประทานกราบทล

2.2สมเดจพระสงฆราช

กราบทบ ฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม (หญง) เกลาระหมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล(ระบพระนาม)

55

ผรบหนงสอ ค ำขนตน สรรพนำม ค ำลงทำย ค ำทใชในกำรจำ

หนำซอง 2.3 สมเดจพระราชาคณะ รองสมเดจพระราชาคณะ

นมสการ พระคณเจา กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพอยางยง

นมสการ

2.4 พระราชาคณะ นมสการ พระคณทาน กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพอยางสง

นมสการ

2.5 พระภกษสงฆทวไป

นมสการ ทาน ผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพ

นมสการ

3.บคคลธรรมกา 3.1 ประธานองคมนตร

กราบเรยน

ขาพเจา กระผม – ผม ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถออยางยง

กราบเรยน

นายกรฐมนตร

กราบเรยน ขาพเจา

กระผม – ผม

ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถออยางยง

กราบเรยน

ประธานรฐสภา ประธานสภา ผแทนราษฎร ประธานวฒสภา ประธานศาลฎกา ประธานศาลรฐธรรมนญ ประธานศาลปกครองสงสด ประธานกรรมการการเลอกตง ประธานกรรมการสทธ มนษยชนแหงชาต ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต 3.3 บคลธรรมดา นอกจาก 3.1

เรยน ขาพเจา – กระผม –ผม ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถอ

เรยน

56

รหสพยญชนะ รหสพยญชนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอ

ทบวง ใหก าหนดไว ดงน สวนรำชกำร รหสพยญชนะ

ส านกนายกรฐมนตร นร กระทรวงกลาโหม กห กระทรวงการคลง กค กระทรวงการตางประเทศ กต กระทรวงการทองเทยวและกฬา กก กระทรวงการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย พม กระทรวงเกษตรและสหกรณ กษ กระทรวงคมนาคม คค กระทรวงทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม ทส กระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ทก กระทรวงพลงงาน พน กระทรวงพาณชย พณ กระทรวงมหาดไทย มท กระทรวงยตธรรม ยธ กระทรวงแรงงาน รง กระทรวงวฒนธรรม วธ กระทรวงวทยาศาสตรและเทคโนโลย วท กระทรวงศกษาธการ ศธ กระทรวงสาธารณสข สธ กระทรวงอตสาหกรรม อก ส านกราชเลขาธการ รล ส านกพระราชวง พว ส านกงานพระพทธศาสนาแหงชาต พศ ส านกงานคณะกรรมการพเศษเพอประสานงานโครงการอนเนองมาจากพระราชด าร กร ส านกงานคณะกรรมการรวจยแหงชาต วช ราชบณฑตยสถาน รถ ส านกงานต ารวจแหงชาต ตช ส านกงานอยการสงสง อส ส านกงานตรวจเงนแผนดน ตผ ส านกงานราชเลขาธการสภาผแทนราษฎร สผ ส านกงานเลขาธการวฒสภา สว

57

รหสตวพยญชนะประจ ำจงหวด และกรงเทพมหำนคร ใหก ำหนดไวดงน

จงหวด รหสพยญชนะ จงหวด รหสพยญชนะ กระบ กบ พะเยา พย กรงเทพมหานคร กท พระนครศรอยธยา อย กาญจนบร กจ พงงา พง ก าแพงเพชร กส พทลง พท ขอนแกน ขก พจตร พจ จนทบร จบ พษณโลก พล ฉะเชงเทรา ฉช เพชรบร พบ ชลบร ชบ เพชรบรณ พช ชยนาท ชน แพร พร ชยภม ชย ภเกต ภก ชมพร ชพ มหาสารคาม มค เชยงราย ชร มกดาหาร มห เชยงใหม ชม แมฮองสอน มส ตรง ตร ยโสธร ยส ตราด ตง ยะลา ยล ตาก ตก รอยเอด รอ นครนายก นย ระนอง รน นครปฐม นฐ ระยอง รย นครพนม นพ ราชบร รบ นครราชสมา นม ลพบร ลบ นครศรธรรมราช นศ ล าปาง ลป นครสวรรค นว ล าพน ลพ นนทบร นบ เลย ลย นราธวาส นธ ศรสะเกษ ศก นาน นน สกลนคร สน บรรมย บร สงขลา สข ปทมธาน ปท สตล สต ปราจนบร ปจ สมทรปราการ สป

58

จงหวด รหสพยญชนะ จงหวด รหสพยญชนะ ปตตาน ปน สมทรสงคราม สส สมทรสาคร สค หนองคาย นค สระแกว สก หนองบวล าภ นภ สระบร สบ อางทอง อท สงหบร สห อ านาจเจรญ อจ สโขทย สท อดรธาน อด สพรรณบร สพ อตรดตถ อต สราษฎรธาน สฎ อทยธาน อน สรนทร สร อบลราชธาน อบ

59

แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๑๑ )

ชนความเรว (ถาม)

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน

จ.เพชรบรณ 67150

(วน เดอน ป)

เรอง…………………………………………………………….

(ค าขนตน)

อางถง (ถาม)

สงทสงมาดวย (ถาม)

(ขอความ)……………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………… ( ค าลงทาย )

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. 056 – 761009 โทรสาร. 056 – 761009

60

ชนความลบ (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

แบบหนงสอภายใน ( ตามระเบยบขอ ๑๒)

ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน งานธรการ โทร.056- 761009 ท........................................................ วนท............................................................... เรอง ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(ค าขนตน)

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………..

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง)

61

แบบหนงสอรบรอง ชนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๒๔ )

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน

จ.เพชรบรณ 67150

(ขอความ)หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานท

จะใหการรบรองพรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………….

ใหไว ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( สวนน ใชส าหรบเรองส าคญ ) ( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง)

( ประทบตราชอสวนราชการ )

(ลงชอผไดรบการรบรอง)

(พมพชอเตม)

รปถาย (ถาม)

62

แบบหนงสอประทบตรา ชนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๑๔ )

ชนความเรว (ถาม) ท ศธ 04106.21/ ……..

ถง………………………………………………………………..

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………..

( ลงชอสวนราชการทออกหนงสอ )

( ตราชอสวนราชการ )

(วน เดอน ป )

(ลงชอยอก ากบตรา)

(สวนราชการเจาของเรอง)

โทร. 074 – 326091 - 7

โทรสาร. 074 - 326098

63

แบบค าสง

ชนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๑๖ )

ค าสง กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

ท…………/ (เลขปพทธศกราชทออกค าสง)

เรอง…………………………………………………………………...

…………………………………………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………..

ทงน ตงแต …………………………………………………..

สง ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง)

64

แบบระเบยบ ( ตามระเบยบขอ ๑๗ )

ระเบยบกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ )

พ…ศ………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองการออกระเบยบ และ

อางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ(ถา

ม)………………………………………………………………………………………………

ขอ ๑. ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ…………………………………………………….

พ.ศ…………………………….”

ขอ ๒. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต……………………………………………………………………………..เปนตน

ไป ……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

………………………………………………..

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการตาม

ระเบยบไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ )

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……..

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง)

65

แบบขอบงคบ ( ตามระเบยบขอ ๑๘ )

ขอบงคบ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ )

พ…ศ………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถง

กฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ(ถาม)………………………………………………………………………………………………

ขอ ๑. ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ……………………………………………พ. ศ………………………….”

ขอ ๒. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต……………………………………………………………………เปนตนไป …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการไป

ก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ )

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

(ต าแหนง)

66

แบบประกาศ ( ตามระเบยบขอ ๒๐ )

ประกาศ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………….

ประกาศ ณ วนท…………………………………………….พ.ศ………………………………….

(ลงชอ)

(พมพชอเตม)

(ต าแหนง)

67

แบบขาว ( ตามระเบยบขอ ๒๒ )

ขาว กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม)

…………………………………………………

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………..

(สวนราชการทออกขาว)

(วน เดอน ป)

68

แบบแถลงการณ ( ตามระเบยบขอ ๒๑ )

แถลงการณกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม) …………………………………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………….

(สวนราชการทออกแถลงการณ)

(วน เดอน ป)

(ต าแหนง)

69

แบบรายงานการประชม ( ตามระเบยบขอ ๒๕ )

รายงานการประชม………………………

ครงท……………….

เมอ……………………………..

ณ ……………………………………………………….

…………………………………………………

ผมาประชม

๑.

๒.

๓.

ผไมมาประชม (ถาม)

๑.

๒.

๓.

ผเขารวมประชม (ถาม)

๑.

๒.

เรมประชมเวลำ

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………..

เลกประชมเวลา

…………………………………………………..

ผจดรายงานการประชม

70

แบบตรารบหนงสอ

(ตามระเบยบขอ ๓๗)

ครฑ ขนำด 3 เซนตเมตร ครฑ ขนำด 1.5 เซนตเมตร

(ชอสวนราชการ)

เลขรบ……………………………………..

วนท………………………………………..

เวลา………………………………………..

71

งานธรการไดก าหนดแนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ ดวย เครองคอมพวเตอร ตามแบบฟอรมทแนบ เนองจากปจจบนไดมการน าเครองคอมพวเตอร มาใชในการพมพหนงสอราชการแทนเครองพมพดดธรรมดามากขน เนองจากสามารถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอความไดรวดเรว ท าใหหนงสอราชการมความสะอาดสวยงามและสนเปลองเวลานอย แตปญหาทพบอยเสมอวา หนงสอทพมพดวยเครองคอมพวเตอรมปญหาเกยวกบการตงระยะบรรทดในการพมพ ซงตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพดวยเครองพมพดดธรรมดา และผพมพมกเขาใจผดวาเครองคอมพวเตอรไมสามารถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมอนกบเครองพมพดดธรรมดา ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการดวยเครองพมพดดธรรมดาไว ๓ ระยะดวยกน ดงน ๑. ระยะ ก = ระยะ ปด ๑ ๒. ระยะ ข = ระยะ ปด ๑ บดขน ๒ ๓. ระยะ ค = ระยะ ปด ๒ จากระยะบรรทดขางตน สามารถน ามาเทยบเคยงเพอก าหนดระยะบรรทดส าหรบใชในการพมพหนงสอราชการดวยเครองคอมพวเตอรไดดงน ๑. วธทหนง เคาะปม Enter เพอพมพขอความบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลอนเคอรเซอรไปในต าแหนงทายสดของบรรทดกอน เคาะปม Enter ๑ ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมอครจะกลายเปนระยะ ค ถาตองการปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนาดตดอกษรใหลดลงจากทพมพงานอย จากทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ขนาดตวอกษร ๑๖ กปรบลดเหลอ ๘ ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข ๒. วธทสอง คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ “ระยะหาง” โดยก าหนดคากอนหนาและหลงจากเปน ๖ พ. ซงเทากบ ระยะ ข ถาก าหนดคาเปน ๑๒ พ. จะเทากบ ระยะ ค ๓. วธท๓ คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ “ระยะหางบรรทด” ดงน ๓.๑ หนงเทา = ระยะ ก ๓.๒. ๑.๕ บรรทด = ระยะ ข ๓.๓ สองเทา = ระยะ ค

72

-๒- ๔. นอกจากเรองการก าหนดคาระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการแลว ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะเคาะยอหนาไว ๑๐ จงหวะเคาะ เมอน ามาใชกบเครองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ตวอกษรขนาด ๑๖ ใหตงคา แทบ ทระยะ ๒ เซนตเมตร ระยะเคาะของยอหนาจะใกลเคยงกบ ๑๐ จงหวะเคาะ

และขอความรวมมอจากทกงาน / ฝาย ในการใชตวเลขไทย พมพหนงสอราชการ

เทคนคอกเทคนคหนงของ การพมพระหวางบรรทดคอใหเอา curser

ไปวางไวตรงตวสดทายของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ บรรทด

73

ท ชพ ๐๑๓๒/ ส ำนกงำนสำธำรณสขอ ำเภอเมองชมพร หม ๔ ต ำบลทำยำง อ ำเภอเมองชมพร จงหวดชมพร ๘๖๐๐๐

(วน เดอน ป)

เรอง ………………………………………………

เรยน ………………………………………………..

อำงถง (ถำม)…………………………………………..

สงทสงมำดวย (ถำม)………………………………….

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอแสดงควำมนบถอ ฝำยบรหำรทวไป งำนธรกำร โทร. ๐ ๗๗๕๕ ๓๕๐๗ โทรสำร ๐ ๗๗๕๕ ๓๕๐8

เทคนคกำรพมพระหวำงบรรทดคอ ใหเอำ curser ไปวำงไวตรงตวสดทำยของบรรทด แลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทำกบ 1 ½ บรรทด

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

74

บนทกขอความ

สวนราชการ ส ำนกงำนสำธำรณสขอ ำเภอเมองชมพร จงหวดชมพร โทร. ๐-๗๗๕๕-๓๕๐๗ ท ๐๑๓๒/ วนท ....................................................................... เรอง ..........................................................................................................

เรยน .......................................................................................................

๑. เรองเดม ............................................................................................................................. ........

.................................................................... .............................................................................................

............................................................................................................................. ....................................

๒. ขอเทจจรง ............................................................................................................................. ........

........................................................................................................... ......................................................

............................................................................................................................. ....................................

๓. ขอพจำรณำ

..................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................... ............................................................................................................................. ....................................

75

ค ำสง......................................... ท...................../………….

เรอง ............................................................................................. ……………………..

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................

............................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ...........................

............................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงนตงแต.....................................................................

สง ณ วนท...................เดอน........................ พ.ศ.

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)