View
228
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
BAB 3
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Profil Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1961 PT. Bersaudara didirikan oleh dua bersaudara yakni Husni
Ahmad dan Nur Fuad Ahmad. Yang berlokasi di Jl.Sawah Besar 12, Jakarta Pusat. PT.
Bersaudara bergerak dibidang distributor pengadaan alat-alat kesehatan. Pada tahun
1970 PT. Bersaudara mulai melaksanakan langkah ekspansi dalam hal distribusi.
Kemudian pada tahun 1980 PT. Bersaudara berpindah lokasi kantornya menjadi di Jl.
Penjernihan Raya No.38 Bendungan Hilir, Jakarta Pusat. Pada tahun yang sama PT.
Bersaudara mengembangkan bisnisnya dengan merengkuh pasar regional. Dan pada
tahun 1990 PT. Bersaudara mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas
pemenuhan di bidang instalasi, pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan
medis dan laboraturium. Saat ini PT.Bersaudara memperkerjakan karyawan sebanyak
280 orang pada kantor pusat dan memiliki 10 kantor cabang yang memperkerjakan 20
orang karyawan pada setiap kantor cabang.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi
Memenuhi kebutuhan pasar akan alat kesehatan berstandar internasional.
3.1.2.2 Misi
Menjadi perusahaan penyedia alat kesehatan terkemuka di kawasan regional.
44
45
3.1.3 Strategi Perusahaan
Strategi utama PT. Bersaudara adalah sebagai berikut :
• Fokus pada pelayanan after sales kepada pelanggan, melakukan promosi dan
memberikan diskon kepada pelanggan tetap.
• Dalam pemilihan pemasok perlu dilakukan tender kecil untuk memilih produk yang
memenuhi standar kualitas dan memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh
Departemen Kesehatan, garansi produk dan pelayanan yang diberikan, kecepatan
pengiriman produk serta harga yang ditawarkan.
3.2 Stuktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bersaudara
PRESIDENT DIRECTOR
GENERAL DIRECTOR
OPERATION DIRECTOR II
OPERATION DIRECTOR I
MARKETING DIRECTOR
FINANCE DIRECTOR
SALES MANAGER
SURGICAL DIVISION
TEACHING AID DIVISION
KID DIVISION ENT DIVISION
GENERAL DIVISION
USG DIVISION
EYE / PA DIVISION
ANAESTHESI / ICU DIVISION
ABRI / DEPKES
BRANCHES COORDINATOR
TECHNICAL MANAGER
PURCHASHING MANAGER
PRODUCT MANAGER
TENDER MANAGER
IT DIVISION CHIEF OF TECHNICIAN
COORDINATOR AREA MANAGER
LOGISTIC / WORKSHOP
PERSONNEL MANAGER
ACCOUNTING MANAGER
CASHIER
TAX / BANK GARANTIE
FINANCE MANAGER
46
3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada PT.
Bersaudara akan dijelaskan sebagai berikut:
• President Director
- Mengarahkan organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
- Mengangkat dan memberhentikan direktur.
- Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan melalui laporan yang diterima.
- Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan
tahunan.
- Memimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
• Finance Director
- Mengatur dan mengawasi seluruh aktivitas yang menyangkut dengan finance
dan accounting perusahaan.
- Memberikan laporan keuangan dan akuntansi perusahaan secara periodik kepada
President Director.
• Finance Manager
- Mengatur keuangan perusahaan.
- Memberikan laporan keuangan perusahaan secara periodik kepada Finance
Director.
• Accounting Manager
- Mengatur aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan, seperti
pajak, garansi bank, penjualan, pembelian.
47
- Memberikan laporan accounting perusahaan secara periodik kepada Finance
Director.
• Tax / Bank Garantie
- Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dan membuat garansi bank
untuk jaminan.
- Memberikan laporan pajak dan garansi bank secara periodik kepada Accounting
Manager.
• Cashier
- Menerima pembayaran dari penjualan serta membayar tagihan-tagihan.
- Memberikan laporan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara periodik
kepada Finance Director.
• Marketing Director
- Mengatur dan mengawasi seluruh aktivitas pemasaran dan penjualan.
- Memberikan laporan pemasaran dan penjualan secara periodik kepada President
Director.
• Sales Manager
- Mengatur aktivitas pemasaran dan penjualan pada setiap divisi marketing.
- Memberikan laporan penjualan secara periodik kepada Marketing Director.
• Surgical Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat bedah.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat bedah secara periodik kepada Sales
Manager.
48
• Teaching Aid Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat peraga.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat peraga secara periodik kepada Sales
Manager.
• ENT Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat THT.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat THT secara periodik kepada Sales
Manager.
• Kid Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kesehatan anak.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan anak secara periodik kepada
Sales Manager.
• General Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan yang tidak ada divisi khususnya.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan khusus yang tidak ada divisi
khususnya secara periodik kepada Sales Manager.
• USG Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kebidanan, periksa
kehamilan, liver, radiologi.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat USG secara periodik kepada Sales
Manager.
49
• Eye / PA Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat mata (penglihatan).
- Memberikan laporan penjualan alat-alat pemeriksaan mata secara periodik
kepada Sales Manager.
• Anaesthesi / ICU Division
- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat yang digunakan
secara intensif kepada pasien seperti alat bantu pernafasan, monitor kerja
jantung.
- Memberikan laporan penjualan alat-alat ICU secara periodik kepada Sales
Manager.
• Operation Director I
- Mengatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah timur.
- Menandatangani kontrak dengan pemasok.
- Memberikan laporan operasional wilayah timur secara periodik kepada President
Director.
• Operation Direction II
- Mengatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah barat.
- Menandatangani kontrak dengan pemasok.
- Memberikan laporan operasional wilayah barat secara periodik kepada President
Director.
50
• Tender Manager
- Mengatur berkas-berkas serta kelengkapan untuk pelelangan, serta untuk
mengikuti tender.
- Memberikan laporan tender secara periodik kepada Operation Director.
• Product Manager
- Mengatur dan membantu pelanggan untuk mendapatkan spesifikasi produk yang
dibutuhkan.
- Memberikan laporan produk secara periodik kepada Operation Director.
• Purchasing Manager
- Mengatur aktivitas pembelian di perusahaan.
- Memberikan laporan pembelian secara periodik kepada Operation Director.
• Technical Manager
- Mengatur kerja para teknisi di perusahaan.
- Memberikan laporan teknikal secara periodik kepada Operation Director.
• Chief Of Technician
- Melayani pelanggan dalam merakit dan install produk, serta akan melakukan
perbaikan bila terjadi kerusakan pada produk.
- Memberikan laporan perbaikan produk secara periodik kepada Technical
Manager.
51
• ABRI / Depkes
- Melayani penjualan khusus untuk Departemen Kesehatan.
- Memberikan laporan tender khusus Departemen Kesehatan secara periodik
kepada Operation Director.
• Branches Coordinator
- Mengkoordinasi kantor-kantor cabang di daerah.
- Memberikan laporan kinerja kantor cabang secara periodik kepada Operation
Director.
• IT Division
- Membuat, mengimplementasikan serta merawat software, hardware dan aplikasi
yang digunakan dalam perusahaan.
- Memberikan laporan teknologi informasi yang beroperasi di perusahaan secara
periodik kepada Operation Director.
• General Director
- Mengatur dan mengawasi kinerja perusahaan serta bagian logistik perusahaan.
- Memberikan laporan kinerja perusahaan dan logistik secara periodik kepada
President Director.
• Coordinator Area Manager
- Mengkoordinasi para manager yang ada di perusahaan.
52
• Personnel Manager
- Mengkoordinasi sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
- Memberikan laporan SDM yaitu berupa laporan absensi dan penggajian, secara
periodik kepada General Director.
• Logistic / Workshop
- Mengawasi keluar-masuk produk, alokasi produk serta persediaan produk di
gudang.
- Memberikan laporan persediaan secara periodik kepada General Director.
53
3.3 Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
3.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan
3.3.1.1 Analisis Lima Daya Porter
Gambar 3.2 Lima (5) Faktor Persaingan Porter pada PT. Bersaudara
Pendatang Baru : - PT. Java Medika - PT. Mesava
Pemasok : - 3B - Aloka - Argusa - Asico - Ardo - Akrus - Amplaid - Adam Rouilly - BTL - Bionet - Bio Systems - Chinesport - Cosmogamma - Celcom Inc - Comeg - Datascope - F.Bosch - Gaumard - Haag Streit - Hanbyul - Hanshin Medical - Innokas - Konken - Leica - Lawton - Metrax - Medel - Newport - Nidek - OMS - OG Giken Colto - Sibel - Skylux - Soring - Spencer - Sigma
Pelanggan : - Depart emen
kesehatan - Rumah Sakit - Puskesmas - Klinik
Pesaing : - PT. Graha Ismaya - PT. Bhineka Husada
Raya - PT. Riva Jaya - PT. Vondako
Produk Subtitusi : - Alat-alat kesehatan non-
medis - Alat-alat kesehatan
produksi China
Kekuatan tawar‐menawar pemasok
Ancaman pendatang baru
Kekuatan tawar‐
menawar pelanggan
Ancaman produk subtitusi
54
• Pesaing
Persaingan dalam bidang industri ini berhubungan dengan mendapatkan
tender dari Departemen Kesehatan, serta dalam menarik pelanggan lain dari rumah
sakit, Puskesmas dan klinik. Semua perusahaan pesaing adalah perusahaan yang
bergerak dibidang yang sama yaitu distributor alat-alat kesehatan seperti PT. Graha
Ismaya, PT. Bhineka Husada Raya, PT. Riva Jaya dan PT. Vondako.
Perusahaan pesaing ini dapat menjadi ancaman bagi perusahaan karena
beberapa dari perusahaan tersebut dapat menawarkan beberapa keunggulan yang
menjadi nilai kompetitif mereka seperti penawaran harga produk yang lebih murah,
teknologi yang digunakan dalam mendapatkan pelanggan dan menunjang proses
bisnisnya lebih handal.
Selain itu, dengan adanya pesaing-pesaing yang mempunyai tingkat daya
saing yang tinggi, mengakibatkan tingkat pelanggan yang membeli produk dari PT.
Bersaudara menjadi menurun.
• Pendatang Baru
Pendatang baru yang dimaksud adalah semua perusahaan yang bergerak
dibidang yang sama seperti PT. Java Medika dan PT. Mesava. Para pendatang baru
ini bukan merupakan suatu ancaman bagi PT. Bersaudara sebab mereka merupakan
perusahaan-perusahaan yang baru mencoba untuk bersaing dibidang distributor alat-
alat kesehatan. Untuk memulai bisnis yang serupa membutuhkan modal yang relatif
besar, pendatang baru belum memiliki pengalaman dibidang tersebut. Serta tidak
55
mudah bagi pendatang baru untuk bersaing dalam bisnis ini karena para pemain lama
lebih mendominasi dan dipercaya oleh para pelanggan.
• Produk Substitusi
Ancaman produk pengganti dari PT. Bersaudara dapat datang dari
perusahaan-perusahaan yang memproduksi alat-alat kesehatan non-medis. Produk
kesehatan non-medis seperti Terapi batu giok yang berfungsi untuk memperlancar
peredaran darah, Detox kaki yang berfungsi untuk mengeluarkan racun dari dalam
tubuh melalui kaki, Terapi Biodisc yang berfungsi untuk meningkatkan kemampuan
organ tubuh menyerap cairan.
Ancaman lain berasal dari alat-alat kesehatan yang diimpor dari China.
Dimana produk kesehatan dari China menawarkan harga yang lebih murah
dibandingkan dengan produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara.
• Pelanggan
Pelanggan PT. Bersaudara adalah mereka yang bergerak dibidang
pelayanan kesehatan seperti Departemen Kesehatan, rumah sakit, Puskesmas dan
klinik. Para pelanggan ini biasanya menginginkan produk yang bermutu tinggi, serta
pengiriman produk yang tepat waktu dan pelayanan after sales yang terjamin.
Pelayanan after sales menjadi sangat penting sebab alat-alat kesehatan
mulai dari perakitan hingga perbaikan dibutuhkan keahlian khusus dan ketelitian
dalam penanganan produk tersebut. Misalnya apabila produk yang dibeli pelanggan
56
mengalami kerusakan maka tidak dapat diperbaiki disembarang tempat sehingga
pelanggan sangat membutuhkan tenaga ahli yang mengerti mengenai perbaikan
produk tesebut.
• Pemasok
PT. Bersaudara merupakan perusahaan distributor yang bergerak
dibidang pengadaan alat-alat kesehatan, untuk itu perusahaan membutuhkan
pemasok-pemasok untuk memasok produk yang akan ditawarkan kepada
pelanggan. Para pemasok tersebut adalah 3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo,
Akrus, Amplaid, Adam Rouilly, BTL, Bionet, Bio Systems, Chinesport,
Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard, Haag Streit,
Hanbyul, Hanshin Medical, Innokas, Konken, Leica, Lawton, Metrax, Medel,
Newport, Nidek, OMS, OG Giken Colto, Sibel, Skylux, Soring, Spencer, Sigma.
Beberapa pemasok diatas termasuk pemasok tunggal pada PT.
Bersaudara antara lain 3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo, Akrus, Amplaid, Bionet,
Bio Systems, Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard,
Haag Streit, Hanbyul, Hanshin Medical, Konken, Leica, Lawton, Metrax,
Newport, Nidek, OG Giken Colto, Skylux, Soring, Spencer, Sigma
Para pemasok tersebut berasal dari berbagai negara. Antara lain dari
negara Jerman, Jepang, Swiss, Korea, Perancis, Brazil, USA, Itali, Inggris,
Taiwan, Spanyol, Austria, dan Finlandia.
57
Keberadaan pemasok bagi PT. Bersaudara memang penting namun
dengan banyaknya pemasok yang menawarkan produk serupa dan memiliki
kualitas yang sama bermutu maka dapat diasumsikan bahwa kekuatan pemasok
disini cukup rendah sehingga memudahkan bagi perusahaan untuk
mempertimbangkan penggantian pemasok.
3.3.1.2 Analisis PEST Perusahaan
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi
perusahaan, diantaranya :
• Politik
Keadaan politik sangat mempengaruhi kinerja PT. Bersaudara. Kondisi
politik yang belum stabil di Indonesia merupakan salah satu faktor yang
menyebabkan keamanan di dalam negeri menjadi tidak kondusif dan dikarenakan
banyaknya persaingan dalam perebutan kekuasaan antar politik di dalam negeri dan
kurangnya kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, sehingga sering terjadi
demonstrasi-demonstrasi yang berakhir menjadi kerusuhan.
Selain itu kebijakan pemerintah yang memberikan subsidi kepada rumah
sakit pemerintah, namun kenyataannya dana subsidi yang diberikan tidak di
alokasikan secara tepat untuk kepentingan rumah sakit dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat. Hal ini juga berdampak pada tingginya biaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit swasta, karena rumah sakit swasta di Indonesia tidak
mendapatkan subsidi dari pemerintah.
58
Adapun undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi
faktor politik bagi PT. Bersaudara adalah :
- UU tentang Otonomi Daerah, dimana PT. Bersaudara harus menyesuaikan harga
bersaing dengan kompetitor-kompetitor yang berada di daerah tersebut.
- UU tentang Nomor Registrasi Produk, dimana PT. Bersaudara harus memilih
produk-produk yang telah memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh
Departemen Kesehatan.
- UU tentang Pajak, dimana PT. Bersaudara harus membayarkan 30% dari laba
yang diperolehnya selama satu tahun.
- UU tentang Pajak Impor
Besarnya PPh Pasal 22 Impor adalah sebagai berikut :
• Importir yang memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 2,5% x Nilai
Impor.
• Importir yang tidak memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 7,5% x
Nilai Impor.
- Peraturan Bea Cukai, dimana PT. Bersaudara harus mengikuti peraturan
pengiriman barang sesuai peraturan yang berlaku di Bea Cukai seperti peraturan
NSW (National Single Window) yaitu peraturan yang mengharuskan data produk
yang akan di impor harus terdaftar dalam database di Bea Cukai.
59
• Ekonomi
PT. Bersaudara merupakan pemain global dalam bisnis distributor alat-alat
kesehatan. Maka dengan adanya krisis ekonomi global saat ini, menjadi peluang bagi
PT. Bersaudara. Untuk membeli produk-produk yang dilelang oleh pemasok dari
luar negeri. Sehingga mendapat produk dengan harga yang lebih murah, dengan
demikian perusahaan akan memperoleh keuntungan lebih besar dari penjualan
produk tersebut.
Kenaikan nilai tukar uang di dunia memiliki dampak negatif bagi
perusahaan karena transaksi pembelian yang dilakukan oleh PT. Bersaudara
menggunakan mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). Dimana jika
harga mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥) menguat maka
mempengaruhi kenaikan harga pembelian produk sehingga PT. Bersaudara harus
mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk membeli produk. Hal ini mengakibatkan
PT. Bersaudara harus menekan harga jual agar harga yang ditawarkan dapat bersaing
dengan harga yang ditawarkan pesaing.
Faktor ekonomi lain yang dapat mempengaruhi bisnis PT. Bersaudara yaitu
pendapatan masyarakat Indonesia yang masih rendah. Hal ini tentu saja berdampak
pada daya beli masyarakat, sebab mereka yang berpenghasilan rendah akan sulit
untuk memenuhi kebutuhan hidup termasuk dalam memperoleh layanan kesehatan,
terutama untuk masyarakat miskin di rumah sakit swasta.
60
• Sosial
Faktor sosial yang mempengaruhi PT. Bersaudara salah satunya adalah
ketidakpercayaan masyarakat terhadap pengobatan di Indonesia. Terbukti dengan
banyaknya pasien yang berobat keluar negeri, apalagi dicontohkan oleh para pejabat
yang mempercayakan pengobatan diluar negeri. Hal ini dimungkinkan juga karena
kurang canggihnya peralatan rumah sakit di Indonesia.
Faktor sosial lain yaitu telah ada program Askeskin, namun para pasien
kurang mampu tetap sulit mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Pasien kurang
mampu yang telah memiliki surat keterangan kurang mampu dari RT/RW ataupun
dari kelurahan tetap dipersulit dalam memperoleh pelayanan di rumah sakit.
Sekalipun surat keterangan tidak mampu dapat diterima oleh pihak rumah sakit,
namun mereka harus menunggu untuk mendapatkan kamar bagi pasien yang
membutuhkan rawat inap.
Kurangnya pengetahuan masyarakat miskin mengenai kesehatan, terutama
yang ada di daerah. Mereka cenderung kurang memperhatikan kesehatan, karena
bagi mereka memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari lebih penting dari pada
memikirkan kesehatan.
Kondisi Indonesia yang berupa kepulauan mengakibatkan banyak
masyarakat yang sulit untuk mengakses pusat kesehatan. Serta kurangnya
61
transportasi yang ada khususnya di Indonesia bagian timur, menyebabkan
masyarakat enggan untuk pergi berobat.
Semakin meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap pengobatan-
pengobatan alternatif yang menggunakan alat-alat non-medis. Saat ini di Indonesia
semakin tumbuh subur praktek pengobatan alternatif. Bahkan telah menjadi topik
yang sering dibahas pada media cetak dan media elektronik, hal ini tentu membantu
penyebarluasan informasi mengenai praktek pengobatan alternatif kepada
masyarakat selain penyebarluasan informasi dari mulut ke mulut.
Selain itu, budaya masyarakat Indonesia yang memiliki kepercayaan
terhadap hal-hal mistis yang masih lekat dan masih diyakini sampai saat ini. Sebab
bagi mereka kepercayaan tersebut merupakan warisan turun-temurun dari nenek
moyang yang harus tetap dilestarikan.
• Teknologi
Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi
serta manfaat yang ditawarkan membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih
teknologi yang cepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis
perusahaan. PT. Bersaudara saat ini sudah menggunakan aplikasi AbiPro untuk
menunjang proses bisnisnya, dalam aplikasi AbiPro terdapat modul keuangan,
persediaan, pembelian, dan penjualan, serta menggunakan jaringan intranet untuk
memudahkan para karyawan dalam memperoleh data dan menggunakan VPN
62
(virtual private network) untuk menghubungkan antara kantor pusat dan kantor
cabang.
Ilmu kedokteran yang semakin canggih menuntut tersedianya alat-alat
kesehatan yang juga harus mampu mengimbangi hal tersebut. Menyadari hal itu, PT.
Bersaudara terus-menerus melakukan pengembangan jaringan kerjasama dengan
pemasok agar dapat memenuhi tuntutan pasar akan alat-alat kesehatan yang canggih.
Saat ini produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara antara lain telah
menggunakan teknologi sistem laser pada produk surgical CO2, Surgical Diode;
Sistem pinomatic, dinomatic, dan mini-pinomatic pada produk anaesthesia
machines.
3.3.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
3.3.2.1 Analisis SWOT Perusahaan
Analisis SWOT merupakan alat yang dapat mengetahui keberadaan perusahaan
dan lingkungannya. Untuk dapat mengetahui strategi bisnis yang diterapkan pada PT.
Bersaudara maka diperlukan analisis kekuatan dan kelemahan serta peluang dan
ancaman yang dihadapi oleh perusahaan.
63
Analisis SWOT terhadap PT. Bersaudara adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Data SWOT pada PT. Bersaudara
Faktor Internal Faktor Eksternal Kekuatan • Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa
daerah. • Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • Memilki modal sendiri. • After Sales Services yang prima. • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. • Variasi produk sangat lengkap. • Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. • Tim marketing yang handal. • Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. • Menjual produk kesehatan yang berstandar
internasional dan memiliki nomor registrasi produk. • Menawarkan pembayaran yang variatif.
Peluang • Pertumbuhan yang signifikan dibidang
pelayanan kesehatan. • Program kredit yang ditawarkan oleh bank
untuk pembelian produk. • Pemasok semakin bersaing dalam harga dan
delivery time. • Perkembangan SI/TI memicu setiap industri
untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan.
• Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat t inggi.
• Adanya krisis ekonomi global.
Kelemahan • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory antar
kantor cabang dengan kantor pusat. • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan baik. • Manajemen piutang belum baik. • Mayoritas karyawan menganut agama yang sama
(muslim). • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang memiliki
hubungan keluarga.
Ancaman • Ketidakstabilan kurs mata uang asing terutama
Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). • Masuknya produk China yang harganya jauh
lebih murah. • Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. • Ketidakstabilan politik dalam negeri. • Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain.
64
Tabel 3.2 Matriks SWOT PT. Bersaudara
Faktor Internal Faktor Eksternal
Kekuatan (S) S1. Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa
daerah. S2. Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. S3. Memilki modal sendiri. S4. After Sales Services yang prima. S5. Hubungan kekeluargaan dal am organisasi. S6. Variasi produk sangat lengkap. S7. Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. S8. Tim marketing yang handal. S9. Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. S10. Menjual produk kesehat an yang berstandar
internasional dan memiliki nomor registrasi produk. S11. Menawarkan pembayaran yang variati f.
Kelemahan (W) W1. Kurangnya kecepatan pengi riman
data inventory antar kantor cabang dengan kantor pusat.
W2. Jenjang kari r karyawan tidak terpantau dengan baik.
W3. Manajemen piutang belum baik. W4. Mayoritas karyawan menganut
agama yang sama (muslim). W5. Level eksekuti f dipegang ol eh
mereka yang memiliki hubungan keluarga.
Peluang (O) O1. Pertumbuhan yang sigini fikan dibidang pelayanan
kesehatan. O2. Program kredit yang ditawarkan ol eh bank untuk
pembelian produk. O3. Pemasok semakin bersaing dalam harga dan delivery
time. O4. Perkembangan SI/TI memicu setiap industri untuk
meningkatkan teknologi dalam perusahaan. O5. Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi. O6. Adanya krisis ekonomi global.
Startegi SO - Membuka cabang baru, terutama di daerah yang belum
terdapat kantor cabang dan pertumbuhan penduduk tinggi. (S1-O1) (S1-O5)
- Membeli produk yang dilelang oleh pemasok. (S3-O6) - Menerapkan sistem yang memudahkan komunikasi
pelanggan dengan perusahaan. (S7-O4) - Menerapkan standarisasi dalam pemilihan pemasok.
(S10-O3) - Kerjasama dengan banyak bank untuk memfasilitasi
pembayaran online. (S11-O2) (S11-O4)
Strategi WO - Menerapkan database terintegrasi.
(W1-O4) - Menerapkan sistem yang menyimpan
data karyawan sert a keahlian yang dimilikinya. (W2-O4)
- Mengembangkan sistem keuangan untuk meningkatkan kualitas arus kas. (W3-O4)
Ancaman (T) T1. Ketidakstabilan kurs mata uang asing terut ama Dollar
Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). T2. Masuknya produk China yang harganya jauh lebih
murah. T3. Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. T4. Ketidakstabilan politik dalam negeri. T5. Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain.
Strategi ST - Membeli mata uang asing pada bank dengan cara
SWAP, agar perusahaan tidak berpengaruh pada ketidakstabilan kurs mata uang asing. (S3-T1)
- Meningkatkan promosi produk untuk produk yang ditawarkan. (S8-T2)
Strategi WT - Mengembangkan manajemen piutang
(W3-T3)
65
3.3.2.1.1 Teknik Perhitungan SWOT
Matrik strategi eksternal EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary)
pada Tabel 3.3 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada
perusahaan yang berupa peluang (opportunities) dan ancaman (Threats) yang dihadapi
perusahaan.
Tabel 3.3 Perhitungan EFAS
FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING PELUANG • Pertumbuhan yang signifikan dibidang
pelayanan kesehatan. • Program kredit yang ditawarkan oleh
bank untuk pembelian produk. • Pemasok semakin bersaing dalam
harga dan delivery time. • Perkembangan SI/TI memicu setiap
industri untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan.
• Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi.
• Adanya krisis ekonomi global.
0,15
0,10
0,10
0,05
0,05
0,15
3 2 2 2 2 3
0,45
0,20
0,20
0,10
0,10
0,45
Total Peluang 0,60 + 1,50 ANCAMAN • Ketidakstabilan kurs mata uang asing
terutama Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥).
• Masuknya produk China yang harganya jauh lebih murah.
• Keterlambatan pelanggan membayar tagihan.
• Ketidakstabilan politik dalam negeri. • Pembajakan karyawan oleh
perusahaan lain.
0,15
0,10
0,05
0,05 0,05
-2
-3
-3
-3 -3
-0,30
-0,30
-0,15
-0,15 -0,15
Total Ancaman 0,40 - 1,05 TOTAL EFAS 1,00 + 0,45
66
Berdasarkan analisis SWOT di atas, maka dapat dibuat analisis IFAS (Internal
Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.4 digunakan untuk merumuskan
faktor-faktor strategis internal perusahaan yang berupa kekuatan (Strength) dan
kelemahan (Weakness) yang terdapat pada perusahaan dengan menghitung bobot dan
rating.
Tabel 3.4 Perhitungan IFAS
FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING KEKUATAN • Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar
dibeberapa daerah. • Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • Memilki modal sendiri. • After Sales Services yang prima. • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. • Variasi produk sangat lengkap. • Memiliki hubungan yang baik dengan
pelanggan. • Tim marketing yang handal. • Pemegang produk kesehatan dengan merek
terkenal. • Menjual produk kesehatan yang berstandar
internasional dan memiliki nomor registrasi produk.
• Menawarkan pembayaran yang variatif.
0,05
0,05
0,05 0,10 0,03
0,05 0,10
0,05 0,02
0,15
0,05
3 3 2 4 2 3 4 3 1
4 3
0,15
0,15
0,10 0,40 0,06
0,15 0,40 0,15 0,02
0,60
0,15 Total Kekuatan 0,70 + 2,33 KELEMAHAN • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory
antar kantor cabang dengan kantor pusat. • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan
baik. • Manajemen piutang belum baik. • Mayoritas karyawan menganut agama yang
sama (muslim). • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang
memiliki hubungan keluarga.
0,10
0,05
0,10 0,02
0,03
-2
-3
-2 -3
-3
-0,20
-0,15
-0,20 -0,06 -0,09
Total Kelemahan 0,30 - 0,70 TOTAL IFAS 1,00 + 1,63
67
Tahap Analisis
Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Bersaudara terhadap
faktor strategi ekternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi
yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi
dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT. Bersaudara untuk
mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan. Setelah nilai diketahui
dari tabel EFAS dan IFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi PT.
Bersaudara dengan perusahaan lain.
Untuk mencari posisi PT. Bersaudara yakni dilakukan dengan mencari selisih
EFAS dan IFAS .
Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan = 2,33 – 0,70 = 1,63
Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,50 – 1,05 = 0,45
Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,63 ; 0,45 )
68
Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada Gambar 3.3
Gambar 3.3 Diagram Analisis SWOT
Berbagai Peluang
Berbagai Ancaman
Kekuatan Internal Kelemahan Internal
Kuardan 3: Mendukung Strategi turn‐around
Kuardan 4: Mendukung strategi Defensif
Kuardan 2: Mendukung strategi diversif ikasi
Kuardan 1: Mendukung strategi agres if
0,45
1,63
(X,Y) = (1,63 ; 0,45)
69
3.3.2.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
PT. Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distributot alat-alat
kesehatan. Perusahaan ini terdiri dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Value
Chain Shop pada perusahaan PT. Bersaudara ini dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 3.4 Analisis Rantai Nilai pada PT. Bersaudara
Berdasarkan analisis value chain terbagi atas 2 jenis aktifitas yaitu:
1. Aktifitas primer
• Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan mengidentifikasi peluang, ancaman dan
potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Antara lain :
- Pertumbuhan yang signifikan dibidang pelayanan kesehatan.
Knowledge Application
Problem Spesification
Business Acquisition
Marketing The capability
Allocation of resource
Configure Solution
Execute Solution
Resource value management
Relationship value management
C L I E N T S
Client
value chain
External resource
External resource
Support activities
Infrastructure, technology, human resource
Primary actvities
70
- Keinginan pelanggan terhadap produk yang lebih murah.
- Kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai produk dan pelayanan
yang diberikan perusahaan.
• Problem Spesification
Dalam kegiatan ini perusahaan membuat penanganan masalah yang
sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Antara lain :
- Memberikan pelayanan after sales.
- Menawarkan produk berstandar internasional dan memiliki nomor registrasi
yang dikeluarkan departemen kesehatan.
• Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja
yang sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat terselesaikan atau teratasi,
kemudian mencari solusinya dan menciptakan suatu Knowledge Application
yang baru. Jika perusahaan tidak mampu membuat Knowledge Application yang
baru, maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar, misalnya
konsultan yang dapat membuat suatu strategi baru yang dapat memecahkan
masalah yang ada.
• Allocation of Resources
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam
menerapkan strategi baru. Perusahaan memiliki modal sendiri untuk memenuhi
kebutuhan operasional perusahaan.
71
• Marketing the Capability
Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan produk dari
perusahaan kepada pelanggan, atau kepada calon pelanggan dengan cara demo
produk, mengikuti pameran alat-alat kesehatan, serta menjadi sponsor.
• Configure Solution
Menerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan dengan
perusahaan.
• Execute Solution
Dengan menerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan
dengan perusahaan, diharapkan memenuhi keinginan pelanggan dan calon
pelanggan. Dalam sistem informasi tersebut pelanggan dengan mudah dapat
memperoleh informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang diberikan oleh
perusahaan.
2. Aktifitas Pendukung
• Technology
- Menggunakan VPN (Virtual Private Network) untuk menghubungkan kantor
pusat dengan kantor cabang.
- Menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) pada kantor pusat.
- Menggunakan aplikasi Abipro untuk Finance, Sales & Marketing,
Purchashing, Inventory.
- Menggunakan Windows Server 2005 dan Windows XP Professional.
72
• Human Resources
- Perekrutan
Perekrutan yang diambil dari calon-calon karyawan yang
mengirimkan CV, kemudian bagian personalia akan melakukan tes
wawancara dan tes psikologi.
- Pelatihan
Pelatihan dilakukan dalam jangka waktu tertentu untuk melatih
karyawan agar dapat mengoperasikan sistem yang ada di PT. Bersaudara dan
pelatihan kepada para teknisi untuk dapat merakit, install, serta memperbaiki
produk-produk baru.
- Penilaian kinerja
PT. Bersaudara melakukan rapat kerja yang dilakukan secara periodik
dalam kurun waktu 6 bulan untuk menilai kinerja karyawan, baik karyawan
dari kantor pusat maupun kantor cabang.
- Absensi
PT. Bersaudara menggunakan sistem sidik jari untuk absensi
karyawan, dengan sistem sidik jari dapat meminimalkan terjadinya
kecurangan dalam absensi karena setiap karyawan memiliki pola sidik jari
yang berbeda. Dalam sistem absensi terdapat sistem waktu kerja yang dapat
disesuaikan dengan jam kerja PT. Bersaudara.
73
- Penggajian
Sistem penggajian mencakup perhitungan gaji yang disesuaikan
dengan jumlah kehadiran karyawan, apabila karyawan tidak hadir maka
sistem secara otomatis akan melakukan pemotongan gaji.
• Infrastructure
Infrastuktur merupakan saran dan prasarana yang diperlukan oleh PT.
Bersaudara seperti gedung, fasilitas dan perlengkapan, jaringan, hardware,
software, aplikasi AbiPro, mobil dan gudang untuk tempat penyimpanan produk
yang dikirimkan oleh pemasok sebelum didistibusikan kepada pelanggan.
3.3.2.3 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor merupakan faktor-faktor terpenting yang mempengaruhi
kesuksesan PT. Bersaudara untuk mencapai sasaran.
Critical Success Factor pada PT. Bersaudara yaitu :
• After sales service yang prima
After sales service menjadi faktor yang kritis karena alat-alat kesehatan yang
ditawarkan oleh PT. Bersaudara membutuhkan keahlian khusus dan ketelitian dalam
penanganan produk, mulai dari perakitan hingga perbaikan.
• Tersedianya spare part
Selain menjual alat-alat kesehatan, PT. Bersaudara juga menjual spare part
dari produk yang dijual. Sehingga pada saat produk mengalami kerusakan dan telah
74
habis masa garansinya atau spare part produk perlu diganti maka pelanggan dapat
dengan mudah untuk membeli spare part dari produk yang telah dibeli. Sebab spare
part alat-alat kesehatan tidak dijual disembarang tempat.
• Memiliki modal sendiri
Adanya krisis global tidak mempengaruhi PT. Bersaudara, sebab PT.
Bersaudara memiliki modal yang cukup besar untuk menjalankan bisnisnya sehingga
PT. Bersaudara tidak melakukan pinjaman modal kepada pihak bank yang dapat
menyebabkan PT. Bersaudara berkewajiban untuk membayar hutang serta bunga
pinjaman kepada pihak bank.
• Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA
Sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas pemenuhan dibidang instalasi,
pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan medis dan laboratorium.
Dengan adanya sertifikasi tersebut membuat banyak pelanggan mengakui kelebihan
yang dimiliki PT. Bersaudara. pelanggan yang mengutamakan pelayanan yang baik
serta membutuhkan produk yang berkualitas lebih memilih untuk membeli produk
dari PT. Bersaudara.
• Menjual produk kesehatan yang berstandar internasional
Dengan semakin banyaknya variasi produk yang ditawarkan oleh pemasok,
PT. Bersaudara semakin selektif dalam memilih produk karena produk yang akan
dijual oleh PT. Bersaudara harus memiliki standar internasional serta memiliki
nomor registrasi produk sesuai dengan ketentuan perusahaan.
75
• Agen tunggal di Indonesia
Hampir dari semua pemasok produk, PT. Bersaudara, merupakan agen
tunggal di Indonesia. Sehingga menjadi faktor yang kritis bagi perusahaan. Sebab
sebagai agen tunggal di Indonesia maka secara otomastis para pelanggan Indonesia
yang ingin membeli produk dari pemasok tersebut, harus melalui PT. Bersaudara.
3.3.2.4 Goals and Problems
Faktor terpenting dari sasaran masalah yang ada merupakan penjabaran yang
dibuat berdasarkan fakta yang telah dikumpulkan untuk membuat suatu pemecahan
masalah yang bermanfaat bagi unit organisasi didalam perusahaan untuk mengambil
sebuah langkah strategi yang baik terhadap kondisi yang harus dilakukan guna perbaikan
kinerja perusahaan dimasa mendatang.
76
Tabel 3.5 Goals and Problems
Goals Problems Business Solutions KPI (Key Performance
Indicator)
IT/IS Problems IT/IS IT/IS Solutions
Menambah kantor cabang
Kurangnya SDM untuk di kantor cabang
Merekrut karyawan yang bersedia ditempatkan di kantor cabang.
Peningkatan jumlah kantor cabang sebanyak 10 kantor cabang pertahun
Menerapkan sistem perekrutan.
Sulit mengembangkan sistem perekrutan.
Outsourcing
Menjual produk dengan harga terjangkau
Semakin canggihnya teknologi, membuat produk semakin mahal
Membeli produk yang dilelang pemasok
Meningkatkan penjualan sebesar 20% pertahun
Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.
T ingkat kepuasan setiap pelanggan berbeda-beda.
- Menyediakan produk yang dibutuhkan pelanggan.
- Menghubungi pelanggan apabila ada produk baru, dan memberikan harga khusus kepada pelanggan baru.
- Memberikan ketepatan waktu dalam pengiriman produk.
Peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 30% pertahun.
Menerapkan sistem yang dapat memberikan kemudahan komunikasi pelanggan dengan perusahaan.
T idak tersedianya sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan.
Menerapkan sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan berbasis web.
Meningkatkan penjualan produk.
- Semakin ketatnya persaingan.
- Kurangnya promosi produk.
- Meningkatnya harga produk
- Membuat iklan lewat media elektronik, brosur, maupun demo produk.
- Meninjau program promosi. - Mengurangi profit.
Peningkatkan penjualan sebesar 20% pertahun.
Menerapkan promosi melalui media online.
T idak tersedianya media promosi online.
Menerapkan promosi online.
77
Goals Problems Business Solutions KPI (Key Performance
Indicator)
IT/IS Problems IT/IS IT/IS Solutions
Memperluas pangsa pasar.
Belum adanya kantor cabang di beberapa provinsi.
- Membangun kantor cabang di beberapa provinsi.
- Kejasama dengan perusahaan setempat.
- Menerapkan mobil marketing. - Mengembangkan layanan
customer service phone.
Peningkatan jumlah pelanggan sebesar 40% pertahun.
- Menambah jaringan untuk kantor cabang baru.
- Menerapkan sistem tollfree phone.
- Menerapkan sistem automatic fax.
- Dibeberapa daerah kesulitan mendapat jaringan.
- Sulit menerapkan sistem tollfree phone.
- Sulit menerapkan sistem automatic fax.
- Menambah bandwidth jaringan.
- Outsourcing
Memberikan kemudahan pembayaran tagihan.
Kurangnya karyawan yang melakukan penagihan.
Menambah SDM pada bagian keuangan, khusus untuk melakukan tagihan.
Peningkatan pembayaran tagihan 10 %
Memperluas jaringan kerjasama dengan pemasok.
Sulit memilih pemasok yang berkompeten.
Menjalin kerjasama yang baik dengan pemasok.
Peningkatan variasi produk 15% pertahun.
78
3.3.2.5 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas di dalam perusahaan yang dapat
mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi
dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Bersaudara.
Tabel 3.6 Dekomposisi Area, Fungsi , Aplikasi dan Proses Bisnis
Area Fungsional
Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis
Fina
nce
Pengelolaan keuangan
Ms.Excel Membuat anggaran Abipro (Finance) Memproses arus kas Abipro (Finance) Menerima purchase order Abipro (Finance) Membuat bukti pengeluaran uang Abipro (Finance) Menerima garansi bank Abipro (Finance) Membuat faktur pajak Abipro (Finance) Membuat jadwal pembayaran Abipro (Finance) Menerima slip gaji Abipro (Finance) Menerima bukti transfer gaji
Kasir Abipro (Finance) Mengkonfirmasi jadwal pembayaran Abipro (Finance) Menerima bukti pengeluaran uang Abipro (Finance) Membuat giro keluaran Abipro (Finance) Menerima faktur pembelian Abipro (Finance) Menerima faktur penjualan Abipro (Finance) Menerima giro masukan Abipro (Finance) Membuat bukti terima uang Abipro (Finance) Membuat bukti pelunasan
Pencatatan akuntansi
Abipro (Finance) Membuat jurnal Abipro (Finance) Menerima persediaan produk Abipro (Finance) Membuat fixed assets Abipro (Finance) Membuat neraca
Sale
s &
Mar
ketin
g
Promosi Ms.Excel Membuat anggaran pemasaran Menentukan strategi pemasaran Adobe Acrobat Reader Adobe Photoshop
Merancang media pemasaran
Melakukan promosi Pelayanan pelanggan
Ms.Excel Membuat spesifikasi produk Ms.Excel Menerima komplain Ms.Excel Menerima kartu garansi Ms.Excel Membuat tanda terima komplain Ms.Excel Menerima surat pengambilan produk Ms.Excel Menerima surat pengembalian after service Ms.Excel Membuat surat penyerahan produk service
Penjualan produk
Ms.Excel Membuat anggaran penjualan Abipro (Sales) Menerima sales order Abipro (Sales) Membuat surat permintaan produk Abipro (Sales) Menerima konfirmasi surat jalan penjualan Abipro (Sales) Membuat faktur penjualan
79
Area Fungsional
Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis
Ope
ratio
n
Pengelolaan IT Ms.Excel Membuat anggaran IT Windows Server 2005 Memonitor kinerja database Firewall Menjaga security database Memasang jaringan sistem perusahaan Memonitor jaringan Memonitor penggunaan aplikasi Mengadakan pelatihan
Pemesanan produk Abipro (Purchasing) Menerima surat permintaan pembelian produk Abipro (Purchasing) Membuat purchase order
Pembelian produk Ms.Excel Membuat angaran pembelian Abipro (Purchasing) Membayar down payment Abipro (Purchasing) Membuat kontrak Abipro (Purchasing) Membuat garansi bank Abipro (Purchasing) Menerima giro keluaran Abipro (Purchasing) Mengkonfirmasi garansi bank Abipro (Purchasing) Menerima faktur penjualan Abipro (Purchasing) Menerima bukti pengeluaran uang Abipro (Purchasing) Menerima bukti setor
Perbaikan produk Ms.Excel Membuat anggaran teknisi Ms.Excel Membuat surat pengambilan produk Ms.Excel Membuat surat pengambilan spare part Ms.Excel Membuat pengembalian after service Melakukan pelatihan
Gen
eral
Pengendalian persedi aan Ms.Excel Membuat anggaran persediaan Abipro (Inventory) Menerima surat permintaan produk Abipro (Inventory) Membuat surat permintaan pembelian produk Abipro (Inventory) Menerima surat jalan pembelian Abipro (Inventory) Membuat surat jalan penjualan Ms.Excel Menerima surat pengambilan produk Ms.Excel Menerima surat pengambilan spare part Ms.Excel Menerima surat pengembalian after service Abipro (Inventory) Membuat stock opname
Personalia Ms.Excel Membuat anggaran personalia Perekrutan karyawan Memilih CV calon karyawan
Melakukan tes psikologi Melakukan tes wawancara Merekrut karyawan
Pelatihan karyawan Melakukan pelatihan Penilaian kinerja Ms.excel Mengadakan penilaian kinerja karyawan Absensi karyawan Fingerprint Mengecek kehadiran karyawan
Fingerprint Mencatat surat dokter Fingerprint Mencatat izin Fingerprint Mencatat lembur
Penggajian karyawan Payroll Menerima konfirmasi kehadiran Payroll Menghitung gaji Payroll Menghitung pajak penghasilan
80
Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang
terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau
beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create),
diubah (update) dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan.
Adapun subjek data pada divisi-divisi pada PT. Bersaudara :
Tabel 3.7 Subjek Data
Departemen Subjek Data
Pres
iden
t Dir
ecto
r
Finance Director
Finance Manager
Finance Staff Anggaran Arus kas Purchase order Garansi bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Pajak Gaji Bukti transfer gaji
Chasier Bukti pengeluaran uang Faktur pembelian Faktur penjualan Bukti terima uang Bank Bukti pelunasan
Accounting Manager
Accounting Staff
Jurnal Fixed assets Produk Neraca
81
Departemen Subjek Data Pr
esid
ent D
irec
tor
Marketing Director
Sales Manager Sales Staff Anggaran Promosi Sales order Faktur Penjualan Produk Spare part Pelanggan Pajak Surat permintaan produk Surat jalan penjualan Komplain Tanda terima komplain Kartu garansi Surat pengambilan produk Surat pengembalian after service Surat penyerahan produk service
Operation Director
Information Technology Division Anggaran Purchashing Manager
Purchashing Staff
Anggaran Surat permintaan pembelian produk Purchase order Kontrak Garansi bank Bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Faktur pembelian Produk Spare part Pemasok
Technical Manager
Chief of Technician
Komplain Kartu garansi Produk Spare Part Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service
82
Departemen Subjek Data
Pres
iden
t Dir
ecto
r General Director
Inventory Manager (Logistic)
Inventory Staff
Surat permintaan produk Surat permintaan pembelian produk Surat jalan penjualan Surat jalan pembelian Produk Spare part Stock opname Pelanggan Pemasok Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service
Personnel Manager
Personnel Staff
Anggaran Karyawan Penilaian kinerja Absensi Izin Sakit Lembur Cuti Gaji Pajak Pelatihan Jadwal pelatihan Materi pelatihan Hasil pelatihan
83
3.3.2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Perusahaan
Pelanggan
Purchase_Order
Pajak
Garansi_Bank Tanda_Terima
_Komplain
Surat_Permintaan_Produk
PemasokFaktur _Penjualan
Anggaran
Bukti_Pengeluaran
_Uang
Neraca
Kar yawan
Absensi
Gaj i
Surat_Jalan_Pembelian
Pelatihan
Komplain
Kartu_Garansi
Materi l_Pelatihan
Jadwal_Pelatihan
Hasi l_Pelatihan
Arus_Kas
Jurnal
Sak it Izin
Bukti_Terima_Uang
Promos i
Faktur_Pembel iaan
Fixed_Assets
S tock_Opname
LemburCuti
Bank
Surat_Jalan_Penjualan
Produk
Produk
Sales_Order
Bukti_Trans fer
_Gaji
Sparepart Surat_Pengambilan_Sparepart
Surat_Pengembal ian_After_Ser vice
Surat_Pengambilan_Pr oduk
Surat_Penyerahan_Produk _Service
Kontrak
Surat_Permintaan_Pembel ian_Pr oduk
Bukti_Pelunasan
Bukti_Setor
Penilaian_K inerja
Gambar 3.5 Entity Relation Diagram (ERD) pada PT. Bersaudara
84
3.3.2.5.2 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
85
86
3.3.3 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan
Saat ini SI/TI menjadi nilai lebih dari perusahaan, sebab dengan SI/TI dapat
mempersingkat rantai nilai sebuah proses bisnis. Mulai dari pengembangan sumber daya
manusia serta pengelolaan rantai nilai suplai sampai penyaluran produk dan jasa kepada
pelanggan.
Dalam pemanfaatan SI/TI pada lingkungan eksternal perusahaan, PT. Bersaudara
telah mempergunakan email sebagai saran untuk menyampaikan informasi kepada
pelanggan mengenai produk yang ditawarkan. Email juga dimanfaatkan untuk pemasok
mengirimkan penawaran produk, apabila perusahaan ingin memesan produk kepada
pemasok dapat pula dikirim melalui email.
3.3.4 Analisis Lingkungan Internal SI /TI Perusahaan
Database
Finance
Inventory
Sales &
Marketing
Purchashing
AbiPro
87
Gambar 3.6 Diagram Aplikasi PT. Bersaudara
Ms.Office 2007
Technical
Database
FingerPrint Payroll
Personnel
Database
Ms.Office 2007 Windows Server 2005
IT
Database
88
Saat ini PT. Bersaudara telah menerapkan aplikasi AbiPro untuk
menghubungkan data bagian Finance, Sales & Marketing, Purchashing dan Inventory
untuk mendukung proses keuangan, penjualan, pembelian dan persediaan.
Untuk bagian Personnel telah diterapkan aplikasi fingerprint untuk absensi
karyawan, serta aplikasi payroll untuk sistem penggajian.
Pada bagian IT menggunakan aplikasi Microsoft Office 2007 untuk membuat
laporan, serta Windows Server 2005 untuk mengontrol dan meningkatkan kinerja
database.
Sedangkan untuk bagian technical hanya menggunakan aplikasi Microsoft Office
2007 untuk membuat laporan dan surat –surat yang berhubungan dengan perbaikan
produk.
3.3.4.1 Spesifikasi Hardware dan Software pada Perusahaan
Di bawah ini akan dijelaskan masing-masing spesifikasi hardware dan software
yang ada pada PT. Bersaudara.
Tabel 3.9 Spesifikasi Hardware dan Software pada PT. Bersaudara
Jenis Keterangan Jumlah Hardware PC
Desktop • Intel Pentium IV 3.0 Ghz • Viewsonic Monitor LCD, ukuran 16 inch • Memory DDRAM 512 MB • Harddisk 80 GB • DVD ROM 52x • VGA 256 Mb Ati Radeon • Mouse Optical • Keyboard standar
59
89
Jenis Keterangan Jumlah Hardware Notebook
• Processor Intel Core 2 Duo • Harddisk 80 GB • Memory 1 GB • OS Windows XP Professional
Printer • HP Laserjet • HP Deskjet
5
6 10
SERVER File Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor
3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.
• Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang mendukung
RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual
Channel) Database Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor
3.0 GHz with 512KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.
• Motherboard klasi fikasi server yang mendukung RAID
• Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel)
• Harddisk 160 GB 1500 RPM (SCSI) Web Mail Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor
3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.
• Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang mendukung
RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual
Channel) Application Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor
3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.
• Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang mendukung
RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual
Channel)
4
90
Jenis Keterangan Jumlah Connecting Device • Hub
• Router • Switch • Gateway • VPN • Modem Jetcoms 128 kbps (+ Firewall) • Modem Fastnet 512 kbps (+ Firewall) • Modem Speedy 512 kbps (+ Firewall)
8 3 1 1 1 1 1 1 1
Security Sistem • Firewall 1 Software Application • Microsoft Office 2007 : Word, Excel, PowerPoint
• Adobe Acrobat Reader • Adobe Photoshop • Symantec Anti Virus • AbiPro
System Operating System Software : Windows XP Professional Windows Server 2005
3.3.4.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan
Semua komputer PT. Bersaudara terhubung dengan jaringan Local Area
Network (LAN). Jaringan komputer yang digunakan pada PT. Bersaudara adalah server
based dengan topologi star. Hal ini dibuktikan dengan pemakaian beberapa unit hub.
Jaringan komputer pada PT. Bersaudara menggunakan jaringan yang
terdistribusi. Didalam jaringan tersebut terdapat beberapa server yang dapat mendukung
kinerja PT. Bersaudara. Jaringan komputer ini juga memiliki sambungan internet untuk
memudahkan karyawan memperoleh data dan informasi yang diperlukan. Dan juga
untuk proteksi dari jaringan luar dipasang firewall yang melindungi server dengan
jaringan internet.
91
Gambar 3.7 berikut ini menjelaskan mengenai arsitektur jaringan pada PT. Bersaudara.
Firewall RouterGateway
File Serv er
Web MailServer
Dat abas eServer
Applic at ionS erver
Sw itch
Internet
Hub (Lantai 2.2)
Hub (Lantai 3.2)
GeneralD irect or
MarketingDirec tor
Produc tManager
LogisticAc countingManager
Pers onnelManager
OperationDirect or I
Pres identDirec tor
Financ eDirec tor
AreaManager
TenderManager
AB RI/Depkes
BranchesCoordinat or
OperationDirec tor II
Pr int er
ITDivis ion
SalesManager
Kantor Cabang Makassar
Kant or Cabang Medan
Kantor Cabang Pekanbaru
K antor Cabang Bandung
Kantor Cabang Yogy ak arta
Kantor Cabang Bali
Kant or Cabang Palu
Kant or Cabang Surabaya
Kantor Cabang J ambi
Kantor Cabang Kendari
P rivateWireless
P rinter
Printer Printer
Print er
P rinter
Print er
Print er
Printer Printer
Print er
ModemJ et coms
(128 kbps ) + Firewall
ModemFastnet
(512 kbps ) + Firewall
ModemSpeedy
(512 kbps ) + Firewall
Satellite
V PNPusat
VPN
VPN
VPN
VPN
VPN
VPN
V PN
VPN
VPN
VPN
PrivateWireless
Hub (Lant ai 2. 1)
Hub (Lant ai 1.1)
FinanceManager
FinanceStaff (3)
Print er
Hub (Lantai 1.2)
Purc hashingStaff (3)
PurchashingManager
Printer
Pers onnelSt af f (5)
Logis ticSt aff (3)
Hub (Lantai 2.3)
Ac countingS taff (2)
Hub (Lantai 3. 1)
Chas ier
Hub (Lantai 3.3)
S alesStaff (12)
SalesStaff (12)
Printer
TechnicalManager
Priv at eWireles s
Print er
Teknisi(2) Printer
Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan PT. Bersaudara
92
3.3.4.3 Portopolio Aplikasi Perusahaan
Portopolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi
yang digunakan saat ini, apakah termasuk kategori high potential, strategic, key
operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing
aplikasi pada binis perusahaan.
Pada PT. Bersaudara terdapat beberapa aplikasi yang digunakan sebagai key
operational. Antara lain adalah aplikasi AbiPro, aplikasi AbiPro ini berfungsi untuk
menjalankan proses bisnis PT. Bersaudara yang dipakai pada beberapa fungsi bisnis
seperti finance, sales and marketing, purchashing, dan inventory.
Aplikasi yang digunakan sebagai support pada PT. Bersaudara adalah Microsoft
Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint), aplikasi ini digunakan untuk berbagai macam
laporan dan untuk persentasi penawaran produk kepada pelanggan. Aplikasi Adobe
Acrobat Reader dan Adobe Photoshop digunakan oleh bagian sales and marketing
untuk menawarkan berbagai macam produk berupa brosur dan katalog produk.
Berikut ini adalah portpolio aplikasi pada PT. Bersaudara :
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
(*) AbiPro (Finance, Sales and Marketing, Purchashing, Inventory)
(*) Adobe Photoshop (*) Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint) (*) Adobe Acrobat Reader
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Gambar 3.8 Portopolio Aplikasi Saat Ini
Keterangan :
(*) : Aplikasi yang sedang berjalan
93
Dari analisis portopolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa PT.
Bersaudara belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic yang dapat mendukung
perencanaan SI/TI perusahaan. PT. Bersaudara juga tidak memiliki aplikasi yang
bersifat High Potential yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi
perusahaan dimasa mendatang. Selama ini aplikasi yang ada hanya berfokus pada
kegiatan operasional sehari-hari serta aplikasi Support.
3.4 Permasalahan yang Dihadapi PT. Bersaudara
Pada akhir Bab 3 ini, setelah melakukan analisis maka didapatkan suatu
kesimpulan yang berhubungan dengan perusahaan yaitu :
Melalui analisis PORTER didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar
perusahaan yakni pesaing yang memiliki keunggulan kompetitif, selain itu ancaman
produk pengganti yang berasal dari China yang menawarkan produk lebih murah
dibanding dengan produk yang ditawarkan PT. Bersaudara.
Melalui analisis PEST didapatkan bahwa ketidakstabilan kurs mata uang asing,
dan ketidakstabilan politik dalam negeri yang menjadi ancaman PT. Bersaudara. Cara
penanggulangannya akan dibahas pada bab 4.
Melalui analisis SWOT didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar perusahaan
tidak terlalu besar, lebih kecil dari peluang yang ada. Dan melalui diagram SWOT
didapatkan bahwa perusahaan berada pada kuardan 1 yakni posisi strategi agresif, untuk
strategi bisnis mendatang pada diagram SWOT.
94
Melalui analisis Value Chain didapatkan bahwa untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan akan kemudahan informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang
diberikan, maka dibutuhkan sistem informasi yang mengubungkan perusahaan dengan
pelanggan maupun calon pelanggan. Akan lebih dibahas pada bab 4.
Melalui analisis Goals and Problems didapatkan belum tersedianya aplikasi yang
menghubungkan pelanggan dengan perusahaan, belum tersedianya media promosi
online, serta belum tersedianya sistem perekrutan.
Melalui analisis Area, fungsi dan proses bisnis didapatkan kurang fokusnya tugas
dan tanggung jawab dibeberapa divisi. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab 4.
3.5 Usulan Terhadap Masalah yang Dihadapi
Dari analisis diatas, maka didapatkan beberapa hal yang perlu dilalukan, yaitu :
• Menerapkan aplikasi CRM (Customer Relationship Managment)
• Menerapkan aplikasi HRMS (Human Resource Managment System)
• Melakukan pemecahan divisi.
Recommended