CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN -...

MICROSOFT EXCEL

CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUANThS. Nguyễn Thị Hải Bình

BM. Mạng và HTTT, ĐH GTVT

Email: calmseahn@gmail.com

Website: calmseahn.weebly.com

MICROSOFT WORD LÀ GÌ?

• Phần mềm ứng dụng trong bộ tin học văn phòngMicrosoft Office

• Tính năng• Soạn thảo, lưu trữ văn bản

• Tạo chữ nghệ thuật

• Tạo bảng

• Xây dựng đồ thị, …

KHỞI ĐỘNG VÀ ĐÓNG MS EXCEL

• Khởi động chương trình• Cách 1: Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel

• Cách 2: Desktop/Microsoft Excel

• Đóng chương trình• Chọn lệnh Exit trong tab FILE

• Hoặc nhấn nút Close (x) trên góc phải thanh tiêu đề

• Hoặc dùng tổ hợp phím Alt + F4

Microsoft Excel 2013

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

• Tạo bảng tính mới – New

• Lưu bảng tính vào ổ đĩa cứng – Save

• Tạo bản sao của bảng tính – Save As

• Đóng bảng tính đang mở - Close

• Mở một bảng tính đã có - Open

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

• Bảng tính – workbook• Bảng tính là tệp tin của Excel

• Trong bảng tính có nhiều trang bảng tính (Worksheet hay Sheet)

• Bảng tính có tối đa 255 Sheet

• Trang bảng tính – worksheet (sheet)• Sheet được tạo bởi các dòng – row và các cột – column

• Phần giao nhau của các dòng và cột là các ô – cell

• Một sheet có• 256 cột được đánh số A, B, C, …, AA, AB, …, IV

• 65536 dòng được đánh số 1, 2, …, 65536

Trang bảng tính – worksheet

Cột - Column

Dòng - Row

Ô - Cell

THAO TÁC TRÊN SHEET

• Thêm một sheet mới• Cách 1:

• Cách 2:• Kích chuột phải (Right click) vào phần chứa tên của một trang

bảng tính

• Chọn Insert

THAO TÁC TRÊN SHEET

• Đổi tên sheet• Cách 1:

• Right click vào sheet muốn đổi tên

• Chọn Rename

• Cách 2:• Double click vào phần tên của sheet

muốn đổi tên

THAO TÁC TRÊN SHEET

• Che dấu (hide) một sheet• Right click vào sheet cần che dấu

• Chọn Hide

• Hiện thị (Unhide) một sheet• Right click vào một sheet bất kỳ

• Chọn Unhide

• Chọn sheet muốn hiển thị từ cửa sổ

THAO TÁC TRÊN SHEET

• Di chuyển (move) hoặc copy một sheet• Right click vào sheet cần di chuyển hoặc copy

• Chọn Move or Copy

THAO TÁC TRÊN SHEET

• Xoá một sheet• Right click vào sheet cần xoá

• Chọn Delete

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Địa chỉ của ô: <Tên cột><Số thứ tự dòng>• Ví dụ: A1, B5

• Ô hiện hành• Ô được bao quanh bởi hình chữ nhật

• Nhập dữ liệu cho ô• Đưa chuột vào ô muốn nhập

• Kết thúc nhập dữ liệu bằng phím Enter

• Xuống dòng trong ô bằng tổ hợp phím Alt + Enter

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Chọn các ô• Chọn một ô

• Click vào ô muốn chọn

• Hoặc dùng phím mũi tên

• Chọn một khối liên tục• C1: Giữ và kéo chuột từ ô đầu tiên tới ô cuối cùng

• C2: • Đưa chuột tới ô đầu tiên của khối

• Giữ phím Shift

• Bấm chuột vào ô cuối cùng của khối

• C3:• Đưa chuột tới ô đầu tiên của khối

• Giữ phím Shift

• Sử dụng các phím mũi tên để chọn

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Chọn các ô• Chọn các khối không liên tục

• Chọn 1 ô

• Giữ phím Ctrl

• Click vào các ô cần chọn tiếp theo

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Bước 1: Lựa chọn ô (hoặc khối) cần sao chép nội dung

• Bước 2: • C1. Nhấn chuột tại biểu tượng copy (trên tab HOME)

• C2. Dùng tổ hợp phím Ctrl + C

• C3. Right click, chọn Copy

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần copy

• C1. Dùng tổ hợp phím Ctrl + V

• C2. Right click, chọn Paste

• C3. Chọn Paste trên tab HOME

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Lựa chọn cách sao chép (Paste Special)

• Copy tất cả các yếu tố liên quan tới dữ liệu nguồn (giá trị, côngthức, định dạng, …)

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Lựa chọn cách sao chép (Paste Special)

• Chỉ copy giá trị

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Lựa chọn cách sao chép (Paste Special)

• Chỉ copy công thức

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Sao chép nội dung các ô – copy• Lựa chọn cách sao chép (Paste Special)

• Chỉ copy cột sang hàng và ngược lại

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Di chuyển nội dung các ô – cut• Bước 1: Lựa chọn ô (hoặc khối) cần di chuyển nội dung

• Bước 2: • C1. Nhấn chuột tại biểu tượng cut (trên tab HOME)

• C2. Dùng tổ hợp phím Ctrl + X

• C3. Right click, chọn Cut

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Di chuyển nội dung các ô – cut• Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần di chuyển tới

• C1. Dùng tổ hợp phím Ctrl + V

• C2. Right click, chọn Paste

• C3. Chọn Paste trên tab HOME

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Xoá nội dung các ô• Bước 1: Chọn ô cần xoá nội dung

• Bước 2:• C1. Bấm phím Delete (chỉ xoá nội dung, không xoá định dạng)

• C2. Chọn Clear trên tab HOME• Clear All: xoá tất cả các yếu tố liên quan tới ô

• Clear Format: xoá định dạng

• Clear Contents: xoá nội dung

• Clear Comments: xoá chú thích

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Chèn thêm các ô• Bước 1: Chọn ô muốn chèn thêm các ô xung quanh

• Bước 2:• C1. Right click, chọn Insert

• C2. Insert trên tab HOME

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Chèn thêm các ô

Ví dụ: Shift cells down

Ví dụ: Shift cells right

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Xoá các ô• Bước 1: Chọn ô muốn xoá

• Bước 2: • C1. Right click, chọn Delete

• C2. Chọn Delete Cell trên tab HOME

THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

• Xoá các ô

Dữ liệu gốc

Shift cells left

Shift cells up

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chọn các dòng – cột• Chọn 1 dòng – cột

• Click vào ô chứa số thứ tự của dòng (hoặc ô chứa tên của cột)

• Chọn nhiều dòng (cột) liền kề nhau• C1. Giữ và kéo chuột từ dòng (cột) đầu tiên tới dòng (cột) cuối

cùng cần chọn

• C2. • Chọn dòng (cột) đầu tiên

• Giữ phím Shift

• Click vào dòng (cột) cuối cùng cần chọn

• Chọn nhiều dòng (cột) rời rạc• Giữ phím Ctrl

• Chọn lần lượt từng dòng (cột)

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chọn toàn bộ bảng tính• C1. Ctrl + A

• C2. Click vào ô giao nhau của dòng tên cột và cột số thứtự hàng

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chèn thêm 1 dòng – C1• Bước 1. Chọn 1 dòng

• Bước 2. • C1. Right click, chọn Insert

• C2. Chọn Insert Sheet Row từ

chức năng Insert trên tab HOME

* Ghi chú: Dòng mới được chèn vào

bên trên dòng được chọn ở bước 1

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chèn thêm 1 dòng – C2• Bước 1. Chọn 1 ô

• Bước 2. Right click, chọn Insert

• Bước 3. Chọn Entire row từ cửa sổ Insert

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chèn n dòng• Bước 1. Chọn n dòng liên tiếp

• Bước 2. Thao tác giống chèn 1 dòng

• n dòng mới được chèn vào ngay bên trên dòng đầutiên trong số các dòng được chọn ở bước 1

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Chèn thêm cột• Tương tự chèn dòng

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Xoá dòng – cột• Bước 1. Chọn dòng (cột) cần xoá

• Bước 2. • C1. Right click, chọn Delete

• C2. Chọn Delete Sheet Rows (Columns)

từ chức năng Delete trên tab HOME

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Thay đổi kích thước dòng (cột)• Thay đổi kích thước 1 dòng

• Bước 1: • Đưa chuột ra cột chứa số thứ tự của dòng

• Di chuyển chuột tới ranh giới giữa dòng cần thay đổi kích thướcvà dòng bên cạnh

• Bước 2: Giữ và kéo chuột để thay đổi kích thước

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Thay đổi kích thước dòng (cột)• Thay đổi kích thước nhiều dòng

• Bước 1: Lựa chọn các dòng cần thay đổi kích thước

• Bước 2: • Di chuyển chuột ra cột chứa số thứ tự của dòng

• Đưa chuột vào ranh giới giữa 2 dòng bất kỳ trong khối các dòngvừa chọn

• Bước 3: Giữ và kéo chuột để thay đổi kích thước

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Cố định dòng tiêu đề• Vào tab VIEW Freeze Panes

• Freeze Panes: cố định tất cả các dòng nằm trên ô được chọn vàcác cột nằm về bên trái ô được chọn

• Freeze Top Row: cố định dòng đầu tiên của Sheet

• Freeze First Column: cố định cột đầu tiên của Sheet

THAO TÁC TRÊN DÒNG – CỘT

• Bỏ cố định dòng tiêu đề• Vào tab VIEW

• Chọn Unfreeze Panes từ chức năng Freeze Panes

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Định dạng Font

• Định dạng màu nền

• Định dạng đường viền

• Căn vị trí chữ trong ô

• Hoà nhập các ô – Merge

• Tự động cuộn dữ liệu – Wrap text

• Sao chép nhanh định dạng

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Định dạng Font• C1. Tab HOME nhóm lệnh Font

• C2. • Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Font

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Định dạng màu nền• C1. Tab HOME Font

• C2. • Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Fill

Thay đổi màu nềncủa ô

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Định dạng đường viền• C1. Tab HOME Font

• C2. • Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Border

Thay đổi kiểuđường viền của ô

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Căn vị trí chữ trong ô• C1. Tab HOME Nhóm lệnh Alignment

Căn lề chữ theo chiều dọc

Căn lề chữ theo chiều ngang

Xác định hướng chữ

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Căn vị trí chữ trong ô• C2.

• Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Aligment

Căn lề chữ theochiều dọc vàchiều ngang

Xác định hướng chữ

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Hoà nhập các ô – Merge• Bước 1: Chọn ô cần nhập

• Bước 2 - C1. Vào tab HOME Nhóm lệnh Alignment Chọn Merge & Center

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Hoà nhập các ô – Merge• Bước 2 - C2.

• Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Aligment

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Tự động cuộn dữ liệu – Wrap text• Cho phép tự động cuộn dữ liệu xuống dòng trong một ô

khi dữ liệu nhập vào vượt quá độ rộng của một ô

• Bước 1: Chọn ô cần cuộn dữ liệu

• Bước 2 – C1. Vào tab HOME Nhóm lệnh Alignment Chọn Wrap Text

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Tự động cuộn dữ liệu – Wrap text• Bước 2 - C2.

• Right click, chọn Format Cells

• Hoặc nhấn vào nút mở rộng của nhóm lệnh Font, chọn tab Aligment

CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN

• Sao chép nhanh định dạng• Vào tab HOME Nhóm lệnh Clipboard Chức năng

Format Painter

CÁC KIỂU DỮ LIỆU

• Kiểu dữ liệu của ô được xác định ở • Nhóm lệnh Number trên tab HOME

• Hoặc ở tab Number của Format Cells

CÁC KIỂU DỮ LIỆU

• Kiểu tổng quát- General

• Kiểu số - Number

• Kiểu tiền tệ - Currency

• Kiểu ngày tháng – Date

• Kiểu thời gian - Time

KIỂU TỔNG QUÁT - GENERAL

• Là dạng dữ liệu tổng quát nhất của Excel

• Cho phép hiển thị dữ liệu dạng văn bản

• Chú ý• Nếu dữ liệu có độ dài vượt quá độ rộng của ô

• Nếu ô kế tiếp rỗng thì dữ liệu tràn sang ô kế tiếp

• Nếu ô kế tiếp có chứa dữ liệu thì dữ liệu ở ô hiện hành bị chekhuất

• Giải pháp:• Tăng độ rộng của ô

• Hoặc sử dụng Wrap Text

KIỂU SỐ - NUMBER

• Cho phép hiển thị dữ liệu dạng số bao gồm: số âm, số dương, số thập phân, phần tram

• Ghi chú:• Nếu độ dài số lớn hơn độ rộng ô thì sẽ hiển thị các dấu

######

• Giải pháp: tăng độ rộng ô

• Thay đổi cách hiển thị dữ liệu kiểu số• Click nút mở rộng của nhóm lệnh Number

• Chọn tab Number của cửa sổ Format Cells

• Chọn kiểu dữ liệu Number

KIỂU TIỀN TỆ - CURRENCY

• Cho phép thêm các kí hiệu tiền tệ vào đằng trướcdữ liệu

KIỂU NGÀY THÁNG - DATE

• Cho phép hiển thị dữ liệu dạng ngày tháng

• Chú ý• Việc nhập liệu phụ thuộc vào định dạng ngày tháng của

máy tính

• Thay đổi định dạng ngày tháng của máy tính bằng cách:• Vào Control Panel/Change date, time, or number formats

• Chọn định dạng ngày tháng cho phù hợp

KIỂU THỜI GIAN - TIME

• Cho phép hiển thị dữ liệu dạng ngày tháng

• Bao gồm giờ, phút, giây