DELEGIRANJE Zagreb, 20. travnja 2010. Pripremio: Željko Modrić, prof

1

DELEGIRANJEDELEGIRANJE Zagreb, 20. travnja 2010. Zagreb, 20. travnja 2010.

Pripremio: Željko Modrić, prof.Pripremio: Željko Modrić, prof.

2

CILJEVI:CILJEVI:

Upoznati se s osnovnim obilježjima delegiranjaPrepoznati situacije kada je delegiranje potrebnoSpoznati koji načini i stupnjevi delegiranja postojePrepoznati koje aktivnosti treba, a koje ne treba delegiratiRazvijati osobne vještine za umijeće delegiranja

3

OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJAOSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA“Delegiranje znači povjeriti osobne moći ili funkcije drugoj osobi i pridobiti tu osobu da obavi zadatke koje bi inače vi sami morali obaviti” Jenks J.M & Kelly J.M

Nije samo puko prebacivanje zadatka, već od člana tima traži:

Preuzimanje izvođenja zadatkaovlašćujući ga da djeluje u naše ime

zadržavajući i dalje našu odgovornost.

Sve se može potpuno delegirati-osim odgovornosti.Sve se može potpuno delegirati-osim odgovornosti.

4

OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJAOSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA

Ključna riječ za suvremeno poimanje pojma delegiranje je

POVJERENJE!POVJERENJE!

5

OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJAOSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA

ŠTO MOŽE OLAKŠATI DELEGIRANJE?

MISIJAMISIJA

VIZIJAVIZIJA

STRATEGIJASTRATEGIJA

6

OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJAOSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA

Prednosti učinkovitog delegiranja:Prednosti učinkovitog delegiranja:

Ušteda vašeg vremena, Davanje zadataka osobi ili timu koji je najbolji

za to, Učinkovito korištenje eksperata koji imaju više

znanja, Veća motivacija tima, Jačanje vaše uloge kao vođe tima, Poboljšanje vještina vođenja.

7

OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJAOSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA

Opasnosti neučinkovitog delegiranja:Opasnosti neučinkovitog delegiranja:

Gubljenje vremena na nadgledanje drugih, Nedodjeljivanje poslova osobama ili timu koji

su najbolji za to, Neučinkovito korištenje vještina tima ili

znanja, Tim i pojedinci ne razvijaju nove vještine, Tim i pojedinci su demotivirani jer ne dobivaju

željenu i prihvatljivu odgovornost.

8

POSLOVI/ODGOVORNOSTI MENADŽERAPOSLOVI/ODGOVORNOSTI MENADŽERA

Poslovi koje drugi moraju učiniti

Poslovi koje bi trebali učiniti drugi, a menadžer pomaže u hitnim slučajevima

Poslovi koje može osobno učiniti, ali mogu i drugi ako im se pruži prilika

Poslovi koje bi morao osobno učiniti, ali u kojima mu drugi mogu pomoći

Poslovi koje mora osobno učiniti

9

KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?

Nosite li posao kući?

10

KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?

Ostajete li u uredu i nakon završetka radnog vremena?

11

KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?

Radite li vikendom kako biste nadoknadili propušteno?

12

KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO?

Ciljevi nadilaze individualne sposobnosti i mogućnosti.

Osobne i ciljeve organizacije postići:Planiranim

KoordiniranimUčinkovitim radom podređenih.

Delegiranjem!!!

13

NAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJANAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJA

Precizno opisati delegirani posao. Osigurati odgovarajuće kompetencije osobi

kojoj je posao delegiran. Provjeriti razumije li osoba što treba činiti. Obvezna kontrola delegiranog posla. Definiran način povratne informacije prema

osobi koja delegira. Ocijeniti obavljeni delegirani posao. Odgovarajuća nagrada za izvršitelja (kada je

moguće i potrebno).

14

NAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJANAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJA

4 STUPNJA DUBINE DELEGIRANJA:4 STUPNJA DUBINE DELEGIRANJA:

1. Zaposlenik izvještava o činjenicama, nadređeni donosi odluke.

2. Zaposlenik predlaže mjeru, nadređeni donosi odluku.

3. Zaposlenik provodi mjeru i izvještava nadređenog.

4. Zaposlenik provodi mjeru bez obveze izvještavanja nadređenog.

15

ŠTO TREBA DELEGIRATI?ŠTO TREBA DELEGIRATI?

16

ŠTO TREBA DELEGIRATI?ŠTO TREBA DELEGIRATI?

Zadaće koje se svakodnevno ponavljaju-rutinske zadaće.

Nevažne odluke koje se često ponavljaju. Zadatke koji nadređenom oduzimaju puno

vremena. Zadatke za koje su zaposlenici kvalificiraniji

od nadređenoga. Zadatke koji su specijalizirani, a za koje

imamo dobro osposobljenu osobu. Zadatke za koje je netko jako zainteresiran

ili voli taj posao.

17

ŠTO TREBA DELEGIRATI?ŠTO TREBA DELEGIRATI?

Pri donošenju odluke komu delegirati:Pri donošenju odluke komu delegirati:

Jednostavne zadatke može preuzeti svatko.

Neki zadaci zahtijevaju posebne sposobnosti.

Razvijaju li se zadacima nove sposobnosti.

Hoćete li time uštedjeti vrijeme.

Kolika je financijska vrijednost posla.

18

ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?

19

ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?

Planiranje i donošenje važnih odluka.

Pravila rada i postupanja.

Određene protokolarne i stresne situacije (svečanost, vjenčanje, pogreb…).

20

PROBLEMI KOD DELEGIRANJAPROBLEMI KOD DELEGIRANJA DELEGIRANJE JE IZOSTALO- bojite se neuspjeha

podređenih, vjerujete da vi možete zadatak obaviti brže i bolje, bojite se da će to drugi shvatiti kao prebacivanje tereta na druge osobe i zamjerit će vam.

DELEGIRALI STE POGREŠAN ZADATAK- pretežak za vas, želite se osloboditi odgovornosti, niste u potpunosti sagledali sposobnost koja je potrebna i sposobnost pojedinca.

UPLEĆETE SE/PODREĐENI PREKORAČUJE OVLASTI- dvosmjerni problem s čestim uzrokom-niste uspostavili čvrstu strukturu s jasnim ograničenjem delegiranja.

21

ŠTO MENADŽERI NE ŽELE PRIZNATIŠTO MENADŽERI NE ŽELE PRIZNATI

To će smanjiti moj autoritet, a izgubit ću cjelovit nadzor.

U stvari, uspješno delegiranje povećava vaš autoritet jer vam ostavlja više vremena da se bavite stvarima na kojima je baziran stvarni, a ne formalni autoritet.

Bojim se da će me smatrati suvišnim na budem li stalno “zatrpan” poslom.

Ovo samo ukazuje na nedostatak samopouzdanja, ali i na krive vrijednosti i atmosferu organizacije.

Nisam siguran što je moj posao i moja odgovornost, pa onda ne mogu uspješno ni delegirati.

U ovom slučaju se i vaš šef ponaša neadekvatno, a vaša komunikacija s njim je loša.

Bojim se da će podređeni posao obaviti bolje od mene pa će se tako pokazati moja nesposobnost.

Učinak menadžera cijeni se prvenstveno po učinku njegovih ljudi. Ako su zaposleni uspješni i vi ste.

Osjećam se sigurnijim kad radim jednostavne, rutinske i poznate poslove.

Očito se niste pripremili za svoj posao i bježite od odgovornosti. Bavljenje ovim poslovima smanjuje vaš autoritet; ni po čemu se ne razlikujete od ljudi kojima rukovodite.

22

VJEŽBA:VJEŽBA:

Trebate li više delegirati?

Individualno ispuniti upitnik. U paru prokomentirati rezultate. Više od 13 DA-trebate poboljšati umijeće

delegiranja. Zajednički pogledati tvrdnje “Što menadžeri

ne žele priznati”. Predložiti i izdvojiti 3 savjeta za poboljšanje

vještine delegiranja.

23

TEMELJNI OSOBNI STAVOVI O TEMELJNI OSOBNI STAVOVI O DELEGIRANJUDELEGIRANJUPresudni za uspješno delegiranje i upravljanje:Presudni za uspješno delegiranje i upravljanje:

Spremnost za prihvaćanje tuđih ideja.

Spremnost na povjeravanje zadataka drugima.

Spremnost za preuzimanje rizika i mogućih pogrešaka.

Spremnost za stvaranje povjerenja u podređene.

24

POTICAJNA PITANJA:POTICAJNA PITANJA:

Oslobađa li vam delegiranje vrijeme za važnije aktivnosti?

Koliko često obavljate poslove niže kompetencije?

Što ćete konkretno učiniti na pojačavanju delegiranja?

Što je lakše: Jednom na pravi način objasniti kako se neko posao obavlja ili ga stalno obavljati jer drugi to ne znaju tako dobro kao vi?

25

Ako su veliki ljudi preopterećeni Ako su veliki ljudi preopterećeni sitnim i beznačajnim stvarima, to je sitnim i beznačajnim stvarima, to je isključivo njihova vlastita greška.isključivo njihova vlastita greška. Ian HamiltonIan Hamilton

H V A L A!H V A L A!