Digitalisering i det offentlige michael fray konica minolta

DIGITALISERING I DET OFFENTLIGE

Michael Fray, chefkonsulent ITS & ECM

2

AGENDA

Hvad er digitalisering Status på papirfri arbejdsgange ECM som næste skridt Konica Minolta og digitalisering

3

DIGITALISERING

Undgå papir i arbejdsgange Få så mange henvendelser som muligt digitalt – via den billigste kanal Start så mange processer som muligt digitalt Få digitaliseret papir mv. så tidligt i processen som muligt

4

PROCESSER MED PAPIR..

Er svære at styre Er svære at deltage i ”remote” Er tilbøjelige til at skabe forsinkelser Koster ofte unødig tid

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

5

DIGITALISERING - FORUDSÆTNING FOR

Automatisering – Fjernelse af den ineffektivitet papir giver, VIL give besparelser og øget

produktivitet – og ja, det er også godt for miljøet.. Mobilitet – Den mobile medarbejder kan ikke komme til informationer fra f. eks. sin

tablet, hvis informationer og dokumenter ikke er digitale. – Informationer, billeder og andet data skal fanges digitalt så hurtigt som

muligt for at effektivisere processer. Finde informationer med mening på det rette tidspunkt – AAA! – (Any time, Any Where, Any Device)

6

HÆNDERNE OP – ELLER PENGENE UD AF VINDUET

Hvor mange mener, at det at fjerne papir fra processer vil medføre effektivitet? Hvor mange arbejder målrettet med kanalstrategier? Hvor mange arbejder med mobilitet? Hvor mange arbejder målrettet på at fjerne papiret fra arbejdsgangene? Hvor mange arbejder både med at digitalisere borgervendte OG interne arbejdsgange? Hvor mange har fået fjernet så meget papir som muligt fra alle arbejdsgange? Hvor mange arbejder målrettet på at automatisere så mange arbejdsgange som muligt?

Økonomi • Indkøb • Fakturagodkendelse • Månedsafslutning • Debitorstyring • Kreditorstyring • Auditeringer • Udgiftsafregninger • Kørselsafregninger

HR • Rekruttering • Introduktionsforløb • Politikker og procedurer • Medarbejderudvikling • Opsigelser • Selvbetjening • Personalesager

Borgerservice • Håndtering af sager • Selvbetjening • Reperationer • Garantihåndtering • Ordrehåndtering • Service Requests

Facility Management / Anlæg • Anlægsplanlægning • Styring af arbejdsordrer • Vedligehold af bygninger og områder • Inventarstyring • Sikkerhed • Beredskabsplaner

IT • Helpdesk • Indkøb • Styring af kontrakter • Drift • Beredskabsplaner • Procedurer

Administration • Kvalitetssikring • Posthåndtering • Indkøb • Arkiver • Flådestyring • Anlægsaktiver

Juridisk • Kontraktstyring • Compliance • Auditering • Sagshåndtering

Salg og Marketing • PR • Kampagnestyring • Produktstyring • Opfølgning • Salgsplaner • Tilbud • Ordreoptagelse • Ordrehåndtering

7

HVAD MED DISSE PROCESSER?

8

STATUS PÅ PAPIRFRI ARBEJDSGANGE

“Winning the Paper Wars” – AIIM International , July 2013

9

KEY FINDING #1

74% har gang i optimeringstiltag, der vil have gavn af at være papirfri Kun 24% af dem har en politik eller en “leveregel” til at drive papiret ud af arbejdsgangene

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

10

KEY FINDING #2

Gennemsnitligt, forbedres svartider til kunder, borgere, kollegaer og partnere med en faktor 4.0x Dem med mere erfaring med papirfri processer, rapporterer endnu større forøgelse med op til faktor 4.6x- (10% helt op til faktor 10x!)

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

11

KEY FINDING #3

Gennemsnitligt, forøges produktiviteten for administrativt arbejde med 29,7% stigende til 35,4% for dem med mere erfaring

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

12

KEY FINDING #4

Næsten halvdelen (47%) af virksomhederne har kun gjort 5% fremskridt mod at skabe papirfri processer 18% er slet ikke startet endnu

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

13

KEY FINDING #5

2/3 af de der tager papirfri processer til sig, realiserer deres ROI indenfor 18 måneder 50% indenfor kun 12 måneder

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

14

KEY FINDING #6

Fysiske underskrifter og juridisk holdbarhed er blandt de største papirfri bekymringer hos ansatte med juridisk ansvar og i nogen grad hos økonomifolk Overordnet er dog, inkl. dem med juridisk ansvar, 37% for og 26% imod (Ledere og topledelse mest for)

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

15

INVESTERINGSPLANER

Workflow og BPM er det område flest vil bruge flere penge på

Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013

16

ITS PLANEN HOS KONICA MINOLTA

IT Products • Hard- & software • Provisioning • IT solutions

IT Consultancy • Infrastructure specialist • Operation & support • Management, projects & ITIL

Managed IT services • Cloud services • Managed office services

Business Applications • ECM • CRM

17

EGEN SCENE TIL ECM

18

ECM?

Enterprise Content Management

Virksomhed Indhold Håndtering

19

ECM!

Enterprise Content Management

Virksomhed Indhold Håndtering

20

DEFINITION PÅ ECM

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

21

STRATEGIER, METODER OG VÆRKTØJER

Strategi Metoder Værktøjer

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

22

OPSAMLE, LAGRE, HÅNDTERE, BEVARE OG LEVERE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

23

OPSAMLE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

24

LAGRE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

25

HÅNDTERE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

26

BEVARE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

27

LEVERE

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

AIIM Intl. – ECM Roadmap

28

INDHOLD

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

Økonomi • Indkøb • Fakturagodkendelse • Månedsafslutning • Debitorstyring • Kreditorstyring • Auditeringer • Udgiftsafregninger • Kørselsafregninger

HR • Rekruttering • Introduktionsforløb • Politikker og procedurer • Medarbejderudvikling • Opsigelser • Selvbetjening • Personalesager

Kundeservice • Håndtering af sager • Selvbetjening • Reperationer • Garantihåndtering • Ordrehåndtering • Service Requests

Facility Management • Anlægsplanlægning • Styring af arbejdsordrer • Vedligehold af bygninger og områder • Inventarstyring • Sikkerhed • Beredskabsplaner

IT • Helpdesk • Indkøb • Styring af kontrakter • Drift • Beredskabsplaner • Procedurer

Corporate / administration • Kvalitetssikring • Posthåndtering • Indkøb • Arkiver • Flådestyring • Anlægsaktiver

Juridisk • Kontraktstyring • Compliance • Auditering • Sagshåndtering

Salg og Marketing • PR • Kampagnestyring • Produktstyring • Opfølgning • Salgsplaner • Tilbud • Ordreoptagelse • Ordrehåndtering

29

RELATERET TIL ORGANISATORISKE PROCESSER

Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at

opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,

som er relateret til organisatoriske processer.

KONICA MINOLTA - ECM ”PRODUCT MAP”

AIIM Intl. – ECM Roadmap

DET HANDLER OM EFFEKTIVITET

Digital Archive

• Hurtig genfinding • Fælles adgang • Fælles hukommelse • Fundament for fremtiden

Integration

• Hurtigere genfinding • Udveksling af data med forretningssystemer

• Færre fejl • Dokument generering med forretningssystemer

Digital Processes

• Strømligning • Medarbejdere har klare arbejdsgange

• Nemmere nye arbejdsgange

• Intet arbejde forsvinder eller glemmes

• Hurtigere håndtering

Automation

• Trivielle opgaver automatiseres

• Mere fokus på vigtige opgaver

• Medarbejder tilfredshed

• Meget hurtigere håndtering

32

DET SKAL VÆRE LET…

33

SPØRGSMÅL

TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN

Michael Fray E-mail: michael.fray@konicaminolta.dk Telefon: +45 42 14 30 77 LinkedIn: linkedin.com/in/michaelfray Twitter: @michaelfraydk LinkedIn gruppe: ECM - Enterprise Content Management i Danmark