Effektivt projektarbete

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Effektivt projektarbete

Dag 2Caroline Murray Carlsson

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Skapa vision och mål

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Om du vill bygga ett skepp, samla inte ihop människor för att hämta virke och ge dem inte arbetsupp-gifter. Lär dem hellre att längta efter havets oändliga storhet.

Antoine de Saint-Exupéry

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

VisionVisionen ska vara

GripbarEngagerandeUtmanandeUppnåbar om vi anstränger oss

Tydliggöra nyttan

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Vision• För att skapa visionen, dröm er framåt• Hitta nyckelord• Formulera visionen

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Att sätta målEtt mål skall vara SMART• Specifikt • Mätbart• Accepterat• Realistiskt• Tidssatt

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Ge exempel på projektmål!

• För ägare• För projektets kunder• För projektmedarbetare

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

ProjektorganisationenStyrgrupp

Projektledare

Styrgrupp

Projektgrupp

Referensgrupp

Arbets-grupp

Arbets-grupp

Arbets-grupp

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Projektets faser

Projekt-idé

Projekt-förslag

För-studie

Projekt-plan

Start Genom-förande Avslut Upp-

följning

Projekt-idébank

Planering Dokumentation

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Verktyg för lyckade projekt

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Planeringsverktyg

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

AktivitetsplaneringBestäm starttid, sluttid och uppföljning för projektet.Skriv ner vilka aktiviteter som ska genomföras.Ordna dem inbördes.Skriv ner fasta tidpunkter och räkna bakåt.Markera tider som t ex jul, påsk, semester.

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

EtappmålNaturliga avstämningspunkter eller kontrollstationer inför beslut i styrgruppen.2-6 veckor per etapp ger en bra överskådlighet.

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

ResursplaneringBeräkna resurser: TimmarPengar MaskinerLokalerMaterial

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

EkonomiUtgå från projektets förstudie, mål och omfattning.Undervisa alla inblandade i projektets ekonomi.Låt medarbetarna uppskatta kostnaden för sina delarGör upp en kostnadsbudget. Bryt ned i mindre delar.Uppdatera på ett sätt så alla förstår.Skapa varningsrutiner

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

TidshållningBörja och sluta alltid i tidRäkna ut vad väntetiden kostarKom överens om reglerHa en klocka synlig för alla

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Time boxing• Bryta efter utsatt tid oavsett resultat.

Leverans till exempel var 14 dag oavsett om man uppnått målet.

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Kommunikationsplanering• Vem ska veta?• Vad är viktigt för dem?• När ska de veta?• Hur ska de få reda på det?

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

RiskmatrisKonsekvens

Sannolikhet

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

ReservplanerVilka kritiska punkter finns?Vad kan gå snett?Vad gör ni då?

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Aktivitetslista

Aktivitet Ansv Resultat Budget Tider Anm.

Tim Kr Start Klar

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Gantt-schemaProjektnamn: Nytt försäljningskontor Datum: 091110 Namn: C. Murray

Aktiviteterv30 v31 v32 v33 v34 v35 v36

Undersöka och hitta lokal

Göra plan för förändringar i lokal

Handla upp hantverkshjälp

Genomföra förändringar

Välja och handla upp telesystem

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Flödeschema

START

Beslut att gå och lägga sig

Klä av sig

Borsta tänderna

Se på nyheterna

Släcka lampor

Krypa ner i sängen

Läsa Släcka sänglampa

21

5

1 0,5 15

Uppgift Milstolpe/etappmål

Beslut

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Dokumentera i projektplan• Bakgrund, syfte och mål• Särskilda förutsättningar, ev risker, avgränsningar • Aktivitetsplan/åtgärdsplan• Resursplanering• Tidsplanering• Projektorganisation• Information/förankring

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Agil projektledning

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Nya tider, nya krav• I större utsträckning än förut behöver

projektledningen metoder för att snabbt anpassa projektet till förändrade krav.

• Agil projektledning = Lättrörlig projektledning.

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Agil projektledning• En oerhört noggrann uppföljning av

projektets statusoch• En möjlighet att snabbt förändra

planen

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Agil värdesätter• Individer och samspel framför metoder,

processer och verktyg• Snabba leveranser framför omfattande

dokumentation• Kundsamarbete framför

kontraktsförhandlingar• Anpassning till förändring framför att följa en

statisk plan

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Agila principer• Gör kunden nöjd genom tidiga och

värdeskapande leveranser• Anpassning och förändring är naturligt, även i

projektets slutskede• Leverera resultat ofta

Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

Agila principer• Självgående individer är den viktigaste

framgångsfaktorn• Kommunikation ansikte mot ansikte är det

bästa sättet att förmedla information• Gruppen utvärderar och anpassar

regelbundet sitt sätt att arbeta