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Electronic Resource Management(ERM) in Bibliotheken(ERM) in Bibliotheken
eine knappe Einführung
vonvon
Mario Kowalak (UB FU Berlin)
Vortrag bei den 19. Gemeinsamen Bibliothekstagen für Niedersachsen und Sachsen-AnhaltStadtbibliothek Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Agenda
Wo liegt das Problem?Wo liegt das Problem?
Herausforderung E-Ressourcen
Lösung ERMS!?Lösung ERMS!?
Missverständnisse ...
Aufklärungsversuche Aufklärungsversuche
ERMS – ein (Zwischen-)Fazit
2Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Wo liegt das Problem?
• wachsendes Angebotg
• wachsende Nachfrage ("Google Generation")
• wachsende Kosten
h d d= wachsende Bedeutung innerhalb der bibliothekarischen Aufgaben u. Dienstleistungen
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
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Quelle: “How UC Berkeley Collection Dollars Are Spent”(http://www.lib.berkeley.edu/Collections/facts.html#ucb_spend)
Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Wachsende Unübersichtlichkeit Wachsende Unübersichtlichkeit …
• dynamische Materie (Wechsel innerh. Packages, bei Verlag, Vendor, B di Li )Beendigung von Lizenzen usw.)
• Mengenproblem (oft Hunderte von „selbständigen“ bibliographischen Einheiten in einem Paket“)bibliographischen Einheiten in einem „Paket )
• Vielzahl von Bezugs-, Geschäfts- und Vertragsmodellen (Parallel-Abo mit u ohne Aufpreis E-only konsortial Nationallizenzen (Parallel-Abo mit u. ohne Aufpreis, E-only, konsortial, Nationallizenzen, sim. Users …)
• Differenzierung von Zugangsrechten / komplexe
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Differenzierung von Zugangsrechten / komplexe Nutzerverwaltung
Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Grafik / Quelle: Electronic Resource ManagementReport of the DLF ERM Initiative
6Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Konsequenzen …
• konventionelle Bibliotheksverwaltungssoftware (ILS) ist nicht für das Management von E-Ressourcen ausgerichtet
• trad. (einzelmedienbezogene) Katalogisierung aufgrund der häufig beträchtlichen bibliogr. Mengen arbeitsökonomisch kaum vertretbar
• unterschiedliche bibliothekarische Bereiche sind mit unterschiedlichen Aufgaben in die GGe u. das Management für E-Ressourcen eingebunden
Gefahr: separate = doppelte Datenhaltung/-bearbeitung
Lücken und Mängel beim Datenaustausch
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Lücken und Mängel beim Datenaustausch„Datensilos“?!
Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Konsequenzen …
„Makroverwaltung“ (Paketebene) statt „Mikroverwaltung“
Vision: Daten einmal anfassen!
Daten zentral erfassen und pflegen (lassen) Central Knowledge Base = „CKB“ …
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
„The goal … is a system that supports management of the information and workflows necessary t ffi i tl l t l t to efficiently select, evaluate, acquire, maintain, and provide access to e-resources in acco dance ith thei b siness and Die Lösung:
ERMS
accordance with their business and license terms.“
Quelle:Quelle:Electronic Resource Management Report of the DLF ERM Initiative, Appendix A: Functional Requirements for Electronic Resource Management
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Electronic Resource Management
Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERM-Initiative (ERMI)
2001 (ff.): Statusreport zum Management von E-Ressourcen in (nordamerikanischen) Bibliotheken (Tim Jewell, Univ. of Washington);Aufbau eines Web Hubs zur Sammlung von Praktiken u AnforderungenAufbau eines Web Hubs zur Sammlung von Praktiken u. Anforderungenin Bezug auf ERM (mit Adam Chandler, Cornell Univ.)
Digital Library Federation (DLF) veranstaltet mehrere Konferenzen u Digital Library Federation (DLF) veranstaltet mehrere Konferenzen u. Workshops zu ERM
2004 August: Final Report der DLF ERMI bildet Grundlage für die 2004, August: Final Report der DLF ERMI bildet Grundlage für die Entwicklung eigener oder kommerzieller ERM-Systeme (ERMS)
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
DLF ERMI Final Report, 2004 (http://www.diglib.org/pubs/dlf102/)
Festlegung von
• Functional requirements• Workflow diagram• Entity relationship diagram (Datenmodell)• Entity relationship diagram (Datenmodell)• Data dictionary for elements• Spezifikationen zu XML und Schnittstellen
11Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Die Geschichte des El t i R Electronic Resource Managements und der ERM-Systeme ist (aber auch) Systeme ist (aber auch) eine Geschichte von Missverständnissen ...
12Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Missverständnis Nr. 1
One (size) fits all ...
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Missverständnis Nr. 2
ERMS kann alles -ERMS kann alles oder: ERM = URM
G afik Q elle
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Grafik - Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:3-ball_cascade_movie.gif&filetimestamp=20070128185935
Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Missverständnis Nr. 3
Was ist überhaupt E-Ressourcen-Was ist überhaupt E RessourcenManagement?
Und was macht professionelle ERMS aus?
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Electronic Resource Management ist ein weites Feld …g
Die Fragen, Vorstellungen, Bedürfnisse und Anforderungen, die im Zusammenhang mit ERM entwickelt werden, können je nach Ausgangslage und Zielstellung der Bibliothek sehr verschiedenartig Ausgangslage und Zielstellung der Bibliothek sehr verschiedenartig sein.
Anwendungen reichen z.B. von händisch gepflegten Excel-Listen und g g p gLinksammlungen bis zu datenbankgestützten Systemen mit integrierten Knowledge Bases.
16Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage für Niedersachsen und Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Lohnt sich ein (professionelles kommerzielles) ERMLohnt sich ein (professionelles, kommerzielles) ERM-System für meine Organisation?
Das ist abhängig vom Umfang und der Komplexität der auftretenden Fälle (Einzelquellen Pakete Vendors etc )!auftretenden Fälle (Einzelquellen, Pakete, Vendors, etc.)!
Nicht das "beste" ERM-System am Markt auswählen, sondern die Lösung, die am besten zu den Zielen und Strukturen der Organisation passt!Organisation passt!
17Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERMS
Di iBibLink
Im Umfeld von großen akademischen Bibliotheken / Bibliothekssystemen ist ein
f i ll ERMS
ERM
DigiBibResolverprofessionelles ERMS nur eine Komponente unter mehreren bzw. nur ein Aktionsfeld im Rahmen des ERM
Discovery Repository
Aktionsfeld im Rahmen des integrierten Electronic Resource Managements ...
ILS/OPACLayer
p y
... bzw. eine Etappe auf dem Weg zu einem integrierten und einheitlichen Ressourcenmanagement ("URM")
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ILS ERMS Link-Resolver
OPAC A-Z-Liste DigiBib
Initiierung
Test Aktivierung Aktivierung Aktivierung
EntscheidungDeaktivierung Deaktivierung DeaktivierungJa
Nein
ErwerbungVertrags-bedingungen
Rechnungs-bearbeitung
Aktivierung Aktivierung Aktivierung Aktivierung
bedingungenZugangsdatenNutzungsdaten
EntscheidungDeaktivierung Deaktivierung Deaktivierung Deaktivierung
Abbestell ng
Subskription
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Abbestellung
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Professionelle ERM-Komponenten basieren auf "Central Knowledge Bases" (CKBs):auf "Central Knowledge Bases" (CKBs):
• Link Resolver, ERMS "Wissen" über E-Resourcen-Pakete diverser Publisher u aResourcen-Pakete diverser Publisher u.a.
• Portalsoftware ("DigiBib") Configuration Codes für FederatedSearchSearch
Vendor / HostVendor / Host
Bsp.:
Bibliothek
Publisher
Publisher
Publisher
Bsp.:E-Journal-Package …
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PublisherDaten einmal anfassen …
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Professionelle ERM-Komponenten basieren auf und verwenden eingeführte(n) Standards und Schnittstellen (z.B.:)eingeführte(n) Standards und Schnittstellen (z.B.:)
Tool Standard
Link Resolver OpenURL
FederatedSearch
Z39.50;SRU/SRWSearch SRU/SRW
ERMS DLF ERMI Specifications;COUNTER;;SUSHI;
ONIX Publications Licenses (bis 2008: NISO License Expression Working Group – LEWG);
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CORE (Draft, 2010)
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ERMS – ein (Zwischen-)Fazit
ERM-Systeme haben ein yeingeschränktes Leistungsspektrum.
Sie sind wesentliche Komponenten und übernehmen Teilaufgaben in einem vielgestaltigen und komplexen Electronic Resource Management-Umfeld.
Sie sind eine wichtige Säule künftiger "URM"-Konzepte.
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERMS – ein (Zwischen-)Fazit
Probleme & SchwächenProbleme & Schwächen
• viele Daten / Prozesse müssen z.Zt. parallel in anderen Systemen (weiter)gepflegt werdeny ( )g p g
• Datenexport in unterschiedliche Nachweis- und Discovery-Systeme mit z.T. hohen Fehlerquoten (erfordert manuelle Kontrollen, Nacharbeiten)
• Komplexität bei Finanzierung / Lizenzierung von Ressourcen (u.a. bei Konsortien) teilweise nicht ausreichend abbildbar
• Standards z.T. noch nicht ausreichend verbreitet bzw. nicht i k t t t ( B COUNTER d SUSHI)
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immer konsequent umgesetzt (z.B. COUNTER und SUSHI)
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERMS – ein (Zwischen-)Fazit
Probleme & SchwächenProbleme & Schwächen
CKBs:
• Fehlerbehebung teilweise aufwändig und langwierig (lokale Korrekturen sind keine gute Lösung)
• Kooperation / Kooperationsbereitschaft bei Datenlieferanten (Publisher, Vendors) teilweise noch zu wenig ausgeprägt
• Kleinere Publisher und periphere Publikationen fehlen häufigHandarbeit, Lokalisierung ...
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ERMS – ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale
InitiierungRenewal
TrialRoutine-betrieb ERM-
Workflow
Ver-Nachweis
Workflow
handlung
Lizenzierung
Nachweis
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERMS – ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale
CD-ROM-Admin
Zsen.katalogisierer
Erwerbungsleiterin
g
Manager für E-Ressourcen
… aus individuellem Expertenwissen wird „Organisationswissen“!
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
ERMS – ein (Zwischen-)Fazit
Theorie und Praxis der ERM-Systeme klaffen streckenweise (noch) auseinander:
• Manche Funktionalitäten sind noch nicht ausgereift
• Viele sinnvolle Funktionalitäten sind in der Praxis bisher kaum erprobt und angewendet worden (z.B. OverlapAnalysis, Trial Management, Reporting, Queuing, integrierte Ticketsysteme, Workflow Management)g y g )
• Verbreitung und Einhaltung von Standards!• bessere Datenqualität/-aktualität!• keine Datensilos!• Daten teilen nicht duplizieren!
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• Daten teilen, nicht duplizieren!
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Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Am Ende gilt:
“… it is all a bit of a gamble, but luck does tend to favor the prepared.“
Collins, Maria: Evolving Workflows: Knowing when to Hold'em, Knowing when to Fold'em', The Serials Librarian, 57: 3, p. 261-271
28Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011
Electronic Resource Management in Bibliothekeng
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Fragen, Anregungen, Kritik …?
ko alak@ b f berlin dekowalak@ub.fu-berlin.de
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